HR Tech Story : มารู้จัก Applicant Tracking System ระบบที่จะช่วยให้การเปิดรับสมัครงาน ง่ายกว่าที่เคย

ทีมงาน Recruitment มักจะถูกเข้าใจผิด และตกเป็นฝ่ายสุดท้ายของหลายๆ บริษัทที่จะได้รับการอนุมัติให้มองหาซอฟต์แวร์มาใช้ เพราะผู้บริหารมักจะมองว่าไม่ค่อยมีความจำเป็นมากนัก เอาไว้ก่อนก็ได้

ดังนั้นวันนี้เราจะขอชวนผู้อ่าน HR Note ทุกท่านมาทำความรู้จักกับ Software อีกประเภท ที่จะเข้ามามีบทบาทในการทำ HR Transformation ที่เรียกว่า ATS หรือ “Applicant Tracking System”

ระบบ ATS ประกอบไปด้วยอะไรบ้าง?

เราอยากให้ทุกคนมองกระบวนการรับสมัครแบ่งเป็นสองส่วนก่อนคือ ก่อนเข้าทำงาน และ หลังเข้าทำงาน หรือที่ในภาษาซอฟต์แวร์ เรียกว่า…

1. Recruiting 

ระบบตรงนี้จะช่วยให้คุณสามารถบริหารจัดการงานได้อย่างเป็นระบบตั้งแต่ขั้นตอนการรับสมัคร จนผ่านการคัดเลือก 

เราจะขอเล่าตามขั้นตอนเพื่อให้ทุกท่านเข้าใจได้ง่ายขึ้นดังนี้

a. การเปิดรับสมัคร

ตัวระบบจะสามารถสร้าง Link สำหรับให้ผู้สมัครยื่น Resume กรอกข้อมูลต่างๆ ตามที่เรากำหนดไว้ได้ ซึ่งคุณสามารถ Post ไว้บนหน้าเว็บไซต์ของบริษัท หรือตามเว็บไซต์จัดหางานอื่นๆ ได้เลย สิ่งที่คุณต้องทำคือเตรียม Job Describtion ตามตำแหน่งนั้นๆ ไว้ให้พร้อม และเมื่อถึงเวลาก็แค่เข้าไปในระบบ และตั้งค่าเปิด-ปิดรับสมัครเท่านั้นเอง ซึ่งในกรณีที่คุณต้องการให้ผู้สมัครทำแบบทดสอบบางอย่างก่อน ตัวระบบเองก็สามารถรองรับการสร้างแบบทดสอบออนไลน์ และ ช่วยเราประเมินผลได้ด้วยเช่นกัน

b. การเก็บข้อมูลผู้สมัคร

คุณสามารถลืมงานกระดาษ และ การกรอกข้อมูลซ้ำซ้อน  ไปได้เลย เมื่อตัวระบบจะช่วยนำข้อมูลทั้งหมดที่ผู้สมัครให้ไว้มาเรียบเรียงเป็นฐานข้อมูลให้คุณได้ทำการเปรียบเทียบ และเลือกคนที่ใช่ที่สุดเพื่อเรียกมาทดสอบ หรือ สอบ ษณ์ ต่อไปได้ และแน่นอนว่าเมื่อเป็นรูปแบบฐานข้อมูล Digital การกรอง หรือ Filter ข้อมูลก็จะทำให้คุณเป็นอิสระจากการคุ้ยกระดาษกองโตไปได้เลย

c. ส่งขอออนุมัติเรียกสัมภาษณ์

แน่นอนว่าก่อนจะทำการนัดมาสัมภาษณ์ คุณอาจจะต้องส่ง Profile ผู้สมัครให้ทีมงาน และ หัวหน้าส่วนงานที่เกี่ยวข้องพิจารณาก่อน ระบบจะช่วยเวียนเอกสารและขอคำอนุมัติจากบุคคลเหล่านั้นได้ง่ายๆ ตามโครงสร้างองค์กรที่คุณได้ตั้งค่าเอาไว้ และคุณจะสบายยิ่งไปกว่านั้นอีก เพราะเมื่อเราได้รับความเห็นชอบให้นัดสัมภาษณ์แล้วเรียบร้อย คุณก็แค่ไปกดปุ่มเปลี่ยนสถานะเป็น “นัดสัมภาษณ์” ระบบก็จะส่งอีเมลอัตโนมัติไปหาผู้สมัคร เพื่อทำการนัดวัน พร้อมกับส่งอีเมลแจ้งหัวหน้าส่วนงานที่จะต้องมาเป็นผู้สัมภาษณ์ด้วยเช่นกัน

d. วันสัมภาษณ์

ลืมการกรอกใบสมัครด้วยปากกาหน้าห้องสัมภาษณ์ไปได้เลย ในเมื่อคุณมีข้อมูลทุกอย่างอยู่ในระบบอยู่แล้ว สิ่งเดียวที่คุณต้องทำก็แค่การ Print มันออกมาเท่านั้นเอง

e. บรรจุผ่านการคัดเลือก

เมื่อคุณได้คนที่ถูกใจแล้ว สิ่งที่ต้องทำก็เพียงแค่กลับไปเปลี่ยนสถานะผู้สมัครเป็น “ผ่านการคัดเลือก” เพื่อรับเขาเข้าเป็นพนักงานเท่านั้นเอง

 

2. Onboarding

ไม่ใช่แค่กระบวนการรับสมัครเท่านั้นที่วุ่นวาย แต่อย่าลืมว่าเมื่อพนักงานใหม่จะต้องเข้ามาเริ่มงานวันแรก เราจะต้องเตรียมอะไรให้เขาบ้าง ทั้งอุปกรณ์ หลักสูตรการสอน พี่เลี้ยง และ การประเมินผ่านโปร ซึ่งเราเรียกกระบวนการเหล่านี้ว่า Onboarding

ไม่ใช่แค่กระบวนการรับสมัครเท่านั้นที่วุ่นวาย แต่อย่าลืมว่าเมื่อพนักงานใหม่จะต้องเข้ามาเริ่มงานวันแรก เราจะต้องเตรียมอะไรให้เขาบ้าง ทั้งอุปกรณ์ หลักสูตรการสอน พี่เลี้ยง และ การประเมินผ่านโปร ซึ่งเราเรียกกระบวนการเหล่านี้ว่า Onboarding

a. อุปกรณ์ต้องพร้อม

การนั่งรอฝ่าย IT Setup computer สร้างอีเมลบริษัท ในวันแรกของการทำงานอาจจะเป็นที่คุ้นเคยสำหรับหลายๆคน แต่ถ้าคุณมี Onboarding System แล้วล่ะก็ ระบบจ มี Checklist ไว้ให้เลยว่าใครจะต้องเตรียมอะไรไว้ให้บ้าง ไม่ว่าจะเป็นบัตรประจำตัว เสื้อ uniform นามบัตร แจ๊กเกต กระเป๋า รองเท้าเซฟตี้ หรืออะไรก็ตามที่พนักงานในตำแหน่งนั้นๆ ต้องใช้

b. ความรู้ต้องพร้อม

หลายๆบริษัทอาจจะมีการปฐมนิเทศ ครั้งแรก แล้วก็จบไป แต่ก็คล้ายๆกับการเครียมอุปกรณ์ล่ะครับ ระบบก็จะมี Checklist ให้ ซึ่งใน Onbording System เก่งๆ อาจจะเป็นในรูปแบบของตารางสอนเลยด้วยซ้ำ ไม่ว่าจะเป็นหลักสูตร ความรู้พื้นฐาน กติกานโยบายบริษัท และ ทักษะตามตำแหน่ง ที่พนักงานใหม่จำเป็นต้องรู้ และระบบจะช่วยลงเวลาให้กับ พนักงานรุ่นพี่ที่จะมาเป็นผู้อบรมให้อีกด้วย หรือพี่เลี้ยงในแต่ละส่วนด้วย

c. ผู้ประเมินต้องพร้อม

ระยะเวลาในช่วง Probation ต่างหากคือตัวตัดสินว่าพนักงานใหม่รายนั้นๆจะได้รับการบรรจุหรือเปล่า ดังนั้นการวัดผล การประเมินจึงเป็นสิ่งที่สำคัญ ไม่ว่าจะเป็น การประเมินผ่านโปร หรือ การประเมิน On The Job training ซึ่ง ระบบ Onboarding ที่ครบเครื่องก็จะเป็นเครื่องมือที่ช่วยให้คุณสามารถบริหารจัดการงานในส่วนนี้ได้ง่ายขึ้น มากทีเดียว

3. Process Setup & Measurement

การรับสมัครพนักงานในตำแหน่ง และ วีชาชีพที่ต่างกันก็อาจจะทำให้ รายละเอียดในกระบวนการคัดเลือกพนักงานนั้นต่างกันไปด้วย บางตำแหน่งอาจมีการทดสอบแค่ 1 ระดับ บางตำแหน่งอาจมีการทดสอบถึง 3 ระดับด้วยกัน

ดังนั้นระบบที่ดีจะต้องยืดหยุ่นมากพอให้คุณสามารถปรับ  และ สถานะผู้สมัครให้เหมาะสมกับองค์กรคุณ ( เช่น ผู้สมัครใหม่ > HR กรองแล้ว > ผ่านแบบทดสอบA > สัมภาษณ์ครั้งที่ 1 > สัมภาษณ์ครั้งที่ 2 > ต่อรองค่าตอบแทน > เซ็นสัญญาแล้ว) และนั่นหมายถึงการมองภาพใหญ่ของกระบวนการ ว่า มีผู้สมัครกี่ราย ที่อยู่ระหว่างแต่ละขั้นตอน และเราควรจะรับผู้สมัครกี่คนจึงจะได้พนักงานใหม่ตามต้องการ รวมไปถึง ช่องทางรับสมัครไหน ที่ทำให้เราได้ผู้สมัครที่มีคุณสมบัติใกล้เคียงกับที่เราอยากได้มากที่สุด เพราะสุดท้ายเราก็จะต้องไปประเมินเป็นค่าใช้จ่ายในการใช้บริการเว็บไซต์จัดหางานอีกครั้งอยู่ดี

“New concept of recruiting”

นอกจากนี้ ด้วยทักษะการทำงานใหม่ๆที่เกิดขึ้นในยุค Age of disruption ก็ทำให้มี ATS System ที่มี Concept ต่างออกไปจากเดิมและน่าสนใจมากๆ เช่น การคัดสรรบุคลากร จาก Skill set ระบบ ATS รูปแบบใหม่ตัวหนึ่งที่อยากจะมาแนะนำในวันนี้มีชื่อว่า “Toggl Hire”

Toggle Hire จะทำงานคล้ายกับระบบรับสมัครงานทั่วไป แต่มี Concept ให้เราได้เลือก “Skill set” ของผู้สมัครในแต่ละตำแหน่งที่เราต้องการ เช่น เราจะเปิดรับสมัคร ตำแหน่ง โปรแกรมเมอร์ A ซึ่งเขาจะต้องเขียนโปรแกรมด้วยภาษา X และ Y รวมถึง ต้องพูดภาษาจีนได้ ระบบที่มีฐานข้อมูลผู้สมัครอยู่แล้วก็จะไปดึงข้อมูลของคนที่ทำแบบทดสอบได้คะแนนตาม Skill Set นั้นๆ ในระดับที่เราพอใจ กรองออกมาให้เราได้พิจารณาได้ หรือถ้ายังไม่เคยมีฐานข้อมูลผู้สมัครมาก่อน ระบบก็จะช่วยเราออกแบบชุดแบบทดสอบเพื่อให้ผู้สมัครใหม่ได้ทำแบบเราแทบไม่ต้องทำอะไรเลย เพราะชุดคำถามในแบบทดสอบดังกล่าว จะถูกผูกไว้กับ Skill set ต่างๆอยู่แล้ว (ดูตัวอย่างในภาพประกอบ)

ซึ่ง ASAP Project มองว่า Trend แบบนี้ จะเติบโตเพิ่มมากขึ้นในอนาคต เพราะเราจะต้องให้ความสำคัญกับการ Re-skill และเรียนรู้ทักษะะ digital ใหม่ๆเพิ่มเติมอีกมาก

 

ที่มาภาพประกอบจาก “Toggle hire” สามารถดูเพิ่มเติมได้ที่ Link

และสามารถดู Review เกี่ยวกับ Toggle Hire เพิ่มเติมได้ที่ https://www.youtube.com/watch?v=2iofbUPO5HQ&t=231s

เมื่อคุณอ่านมาถึงตรงนี้และมีความคิดอยากจะเริ่มมองหา ATS ดีๆซักตัวมาลองใช้งาน นี่คือประเด็นที่เราแนะนำให้คุณลองพิจารณาดูครับ

1.ช่องทางในการรับสมัคร

ไม่ใช่ ATS ทุกๆตัวจะสามารถเชื่อมต่อ หรือทำงานร่วมกับช่องทางการรับสมัครทุกๆแบบได้ ใช่ครับหากมันสามารถเชื่อมต่อกันได้โดยตรง การจัดการในส่วนนี้ก็จะง่ายมากๆ แต่หากไม่ได้ จะยังพอมีวิธีอะไรให้คุณสามารถทำได้บ้าง อย่างการนำลิงค์ของ ATS ไปแปะไว้ในประกาศ บน platform นั้นๆ (ซึ่งเมื่อคลิกเข้าไปจะเป็นหน้าคล้ายแบบสอบถามให้ผู้สมัครกรอกข้อมูล ตามภาพประกอบ) ดังนั้นลองดูว่าเราใช้ช่องทางอะไรประกาศรับสมัครอยู่บ้าง
และ ATS ที่คุณมองหาจะช่วยอำนวยความสะดวกให้คุณได้มากน้อยเพียงใด

2.ความยืดหยุ่นของชุดข้อมูล

ในยุคที่ Data ของผู้สมัครเป็นเหมือนทองคำ คุณอาจจะต้องพิจารณาว่า ช่องข้อมูล หรือ Fields (what is it) ที่ตัวระบบมีมาให้นั้นเพียงพอกับสิ่งที่คุณต้องการเก็บหรือไม่ ถ้าหากไม่เพียงพอ คุณสามารถสร้างเพิ่มได้ไหม และ มีข้อจำกัดมากน้อยเพียงใด ATS บางตัวอาจสร้างเพิ่มไม่ได้เลย บางตัวอาจเพิ่มได้เฉพาะแบบ Free text เท่านั้น   หรือบางตัวอาจอนุญาตให้คุณสร้าง drop down choice ของคุณเองได้อย่างอิสระ (ซึ่งหากดูภาพประกอบทางด้านล่างจะเห็นว่าคุณสามารถสร้าง รูปแบบของช่องข้อมูลได้หลายแบบด้วยกัน) แต่ก็อย่าสร้างเพลินจนมากไปทำให้ผู้สมัครรู้สึกเหนื่อยกับการกรอกข้อมูลนะครับ

3.ฟีเจอร์ครอบคลุมความต้องการ

ATS แต่ละตัวก็จะมีฟีเจอร์ที่โดดเด่นแตกต่างกันไป คุณอาจจะต้องลิสต์รายการความต้องการของคุณออกมาก่อนแล้วลองเปรียบเทียบดูอีกครั้งว่าคุณจำเป็นต้องใช้ฟีเจอร์เหล่านั้นมากน้อยแค่ไหน เช่น

  1. คุณจำเป็นต้องใช้ข้อสอบออนไลน์และการตรวจวัดผลไหม
  2. คุณจำเป็นต้องมีระบบแจ้งเตือนอัตโนมัติผ่านทางช่องทางต่างๆหรือไม่
  3. คุณต้องมีการแนบสื่ออย่างไฟล์ VDO ด้วยหรือไม่
  4. คุณต้องการระบบที่มี Portal ให้ผู้สมัครเข้ามากรอกข้อมูล ที่สามารถปรับแต่งๆหน้าตาให้เข้ากับ Brand ของบริษัทได้

4.รายงาน

แน่นอนว่าการเห็นสถิติการดำเนินงานคือสิ่งที่ทำให้คุณมีข้อมูลมาปรับปรุงระบบการทำงานโดย
รวมได้ ดังนั้นเลือกซอฟต์แวร์ที่สามารถให้รายงานได้ตามมิติที่คุณต้องการเห็น และ ละเอียดมากพอตามความจำเป็น เช่น

  1. ช่องทางการรับสมัครช่องไหน มีผู้สมัครเข้ามาเยอะที่สุด
  2. ช่องทางไหนทำให้ได้ผู้สมัครที่มีคุณภาพดีที่สุด
  3. ความคืบหน้าในการสรรหาผู้สมัคร หรือ การ Onboarding ให้กับพนักงานชุดใหม่
    (ดูภาพประกอบจะเป็นหน้าแสดงสถานะของผู้สมัครว่ามี ผู้สมัครจำนวนกี่คนในแต่ละขั้นตอนการรับสมัคร)

5.ค่าบริการ

สุดท้ายเราคงต้องพิจารณาถึงการลงทุน แต่สิ่งที่เราอยากชี้ให้ผู้อ่านทุกท่านเห็นคือ software ประเภทนี้มีการคิดค่าบริการที่ค่อนข้างหลากหลาย เริ่มต้นได้ตั้งแต่ใช้ฟรีด้วยซ้ำ หรือตัวกลางๆก็อาจจะอยู่ที่ประมาณ $20 หรือ 600 กว่าบาท ต่อเดือน เพียงแต่ว่าเราต้องพิจารณาให้ดีในเรื่องของรูปแบบราคาค่าใช้จ่ายที่อาจมีทั้ง

  1. คิดค่าใช้จ่ายแบบรายเดือน
  2. คิดค่าใช้จ่ายตาม User ของทีม HR
  3. คิดค่าใช้จ่ายตาม User ช่วงจำนวนผู้สมัคร
  4. คิดค่าใช้จ่ายตาม จำนวนตำแหน่งงานที่เปิดรับสมัคร

ดังนั้นการเปรียบเทียบแบบตรงไปตรงมาก็อาจจะไม่สามารถใช้ได้ในทุกกรณี

 

นอกจากจะมีระบบดีๆที่ช่วยให้ HR ประหยัดเวลาในขั้นตอนการรับสมัครพนักงานเพิ่มขึ้นแล้ว อีกสิ่งหนึ่งที่ HR อย่างเราควรจะสนใจด้วยเช่นกัน ก็คือการพัฒนาองค์กรและโครงสร้างการทำงานอย่างเป็นระบบ จะมี HRD Software อะไรที่น่าสนใจบ้าง สามารถติดตามอ่านบทความได้ที่นี่  https://th.hrnote.asia/hrtech/hrdsoftware-201030/

และเช่นเดียวกันอีกเครื่องมือที่ HR ไม่ควรพลาด เพราะหนีไม่พ้นการต้องคอยประสานงานและสร้างปฏิสัมพันธ์ให้คนภายในองค์กร นั่นก็คือ Engagement Tools นั่นเอง สามารถอ่านบทความเพิ่มเติมได้ที่นี่ https://th.hrnote.asia/hrtech/engagement-tools-for-hr-11092020/

 

สุดท้ายนี้ การจะตอบคำถามตนเองว่าควรจะใช้หรือไม่ใช้ ATS นั้น ขึ้นอยู่กับหลายๆ ปัจจัยตามที่เราได้กล่าวมาแล้ว ไม่ว่าอย่างไรก็ตาม หาก HR ของเราสามารถเอาเวลาในการจัดระเบียบข้อมูลผู้สมัคร ไปให้ความสำคัญกับการทำข้อสอบที่วัดระดับผู้สมัครได้จริง การทำให้ทุกการสัมภาษณ์เต็มไปด้วยคุณภาพ และคัดกรองคนได้จริง หรือการพัฒนาความรู้และระดับทักษะของคนในองค์กรเดิมได้ มากกว่าปัจจุบันที่ไม่มีเครื่องมือมาช่วยเหลือเลย ASAP Project มองว่าเครื่องมืออย่าง ATS นั้นก็จะคุ้มค่าการลงทุนอย่างแน่นอน!

 

 

หมายเหต: ที่มาภาพประกอบตัวอย่างจาก “Zoho Recruit” สามารถดูรายละเอียดเพิ่มเติมและทดลองใช้ได้ฟรีที่  Link

 

 

 

บทความที่เกี่ยวข้อง