HR Tech Story : อยากพัฒนาองค์กรและโครงสร้างการทำงานให้เป็นระบบ ต้องรู้จักใช้ HRD Software

นอกเหนือจากงานในส่วนของการลงเวลาเข้าออก การลา และการคิดค่าตอบแทน หรือที่เรียกรวมๆว่า HRM (HR Management) ในฐานะบริษัทที่ปรึกษาทางด้านซอฟต์แวร์ ASAP Project มักจะได้พบทีมงาน HR หลายๆท่าน ที่มีความตั้งใจที่จะยกระดับ และหาเครื่องมือใหม่ๆมาเพื่อบริหารจัดการในส่วนของ HRD (HR Development) หรืองานพัฒนาบุคลากร ซึ่งเจ้าหน้าที่  HR ส่วนใหญ่มักจะใช้เวลาไปในการจัดการเอกสารค่อนข้างมาก และทุกอย่างถูกจัดเก็บและหยิบใช้แบบ manual โดยตลอด แต่ทุกท่านทราบไหมครับว่าทำไมงาน HRD ส่วนใหญ่ถึงไม่ค่อยถูกหยิบมา Transform กันมากนัก นั่นเพราะพวกเขาไม่เคยทราบเลยว่า ในโลกนี้มีซอฟต์แวร์ที่จะช่วยพวกเขาได้ ดังนั้นในบทความนี้ ASAP Project จะมาชวนแฟนๆ HR Note ทุกท่านไปรู้จักกับ HRD Software กันมากขึ้น ผ่านประสบการณ์ ในฐานะที่ปรึกษาด้านซอฟต์แวร์ของเราครับ

 

ก่อนอื่น เรามาดูกันก่อนว่าพื้นฐานเนื้องานของ HRD หลักๆแล้ว ประกอบไปด้วยระบบย่อยๆอะไรบ้าง
แล้วซอฟต์แวร์ประเภท HRD นี้จะสามารถช่วยคุณได้อย่างไรบ้าง?

1.Training Management System  หรือ ระบบบริหารการจัดฝึกอบรม

ไม่ว่าจะเป็นการอบรมภายในบริษัท On the job training หรือ แม้กระทั่งการส่งพนักงานไปอบรมนอกบริษัท ทีมงาน HRD ที่เรามีโอกาสคุยด้วย หลายๆท่านมักจะต้องง่วนอยู่กับการสร้าง และ จัดหลักสูตรเก็บไว้เป็นเอกสารมากมาย ซึ่งมักจะสร้างปัญหาความสับสนสุดคลาสสิกเช่น

  • ไฟล์ใดคือฉบับล่าสุด
  • อะไรต้องเรียนก่อน เรียนหลัง
  • แล้วพนักงานคนไหน ผ่านหลักสูตรอะไรไปแล้วบ้าง
  •  ใครมีทักษะอะไร ถึงระดับไหน แล้วเหมาะกับตำแหน่งอะไรบ้าง

Training Management System จะช่วยลดภาระในเรื่องดังกล่าวและทำให้คุณสามารถมองเห็นภาพรวมของพนักงานทั้งบริษัทได้ว่า พวกเขาผ่านการอบรมถึงขั้นใดแล้ว สามารถขยับไปทำตำแหน่งใดได้บ้าง ทักษะความรู้ใดยังเป็นสิ่งที่ขาดมากน้อยในองค์กร (ตัวอย่างเช่นในภาพประกอบทางด้านล่าง จาก “Trainual”  ) และยิ่งไปกว่านั้นคือ คุณยังสามารถจัดเก็บทุกอย่างได้ในรูปแบบดิจิตอล แม้กระทั่งกระบวนการเรียนการสอน และ การสอบวัดผลในหัวข้อนั้นๆ ก็สามารถเกิดขึ้นในระบบเองหรือเชื่อมต่อกับแอพพลิเคชั่นเฉพาะทางอื่นๆ ได้อีกด้วย

ลองนึกภาพดูนะครับ เวลาที่คุณต้องการให้พนักงานมีทักษะบางอย่างสำหรับโปรเจ็คใหม่ๆ หรือเตรียมพร้อมรับโจทย์ใหม่ๆของธุรกิจในอนาคต จะดีแค่ไหนถ้าคุณสามารถเข้าไปในฐานข้อมูล แล้วมองหาพนักงานที่ผ่านการอบรมและทดสอบ Skill นั้นๆ ด้วยคะแนนสูงสุดเรียงตามลำดับ และแน่นอนว่าคุณก็จะสามารถดึงรายงานต่างๆ เพื่อส่งให้กับกรมพัฒนาฝีมือแรงงานได้แบบสบายๆ ในกรณีของกฎหมายฝีมือแรงงานต่างๆ

Source Link: https://trainual.grsm.io/free-trial-asap
และเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับ Trainual ได้ที่ Link https://www.youtube.com/watch?v=UQroZfhR-ZY

2. Performance Management System (PMS) หรือ ระบบประเมินผล

เราอาจจะคุ้นชินกับภาพ ทีมงาน HR เดินเข้าออกตามแผนกต่างๆเพื่อทวงถามถึงใบประเมินในทุกๆสิ้นเดือน หรือสิ้นปี แต่สิ่งเลวร้ายที่สุด คือ เมื่อพวกเขาต้องนำผลการประเมินบนกระดาษ “ทุกใบ” กลับมากรอกอีกครั้งบนคอมพิวเตอร์เพื่อทำงานต่อ ทุกอย่างจะง่ายขึ้นมากๆหากคุณมีระบบประเมินผลที่ยืดหยุ่นได้ตามนโยบายของบริษัท

ระบบ PMS หรือ Performance Management System ที่ดี จะต้องมาจากการแผนงาน และตัวชี้วัดที่ถูกต้อง ทำได้จริง วัดผลได้ โดยแผนงานนี้อาจจะอิงได้จากหลายหลักการคิด เช่น แนวคิดการทำกลยุทธ์องค์แบบ Balanced Scorecard ที่ค่อยๆ ไล่ลงมาจาก Vision, Mission ขององค์กร แตกออกมาเป็น Objective ตัวชี้วัด โปรเจ็ค และกิจกรรม โดยจะสามารถวางเป้าหมายและวิธีวัดผลงานแต่ละเรื่องของแต่ละคนได้ จนได้ KPI รายบุคคล หรือจะอิงแนวคิดใหม่ๆ อย่าง OKR (Objective Key Result) ซึ่งสนใจแต่เป้าหมายด้านผลลัพธ์ที่แต่ละคนจะสามารถทำได้ไม่ว่าจะใช้วิธีการ หรือทำโปรเจ็คอะไรก็ตาม

ระบบ PMS ในตลาดไทยถือว่ามีผู้เล่นน้อยมาก เพราะพัฒนายาก ใช้เวลา และต้องอาศัยที่ปรึกษาผู้มีความรู้ความเชี่ยวชาญในศาสตร์นี้อย่างแท้จริง
ในทางตรงกันข้าม แม้ในตลาดต่างชาติที่ผู้พัฒนามากกว่า แต่อาจจะมี User experience ที่ต่างไปจากความคาดหวังของผู้ใช้ชาวไทย ซอฟต์แวร์ประเภทนี้ถือว่ามีราคาค่อนข้างสูง (ถ้าทั้งระบบเต็มๆน่าจะมีค่าตัวถึง 6 หลักแน่นอน!) ด้วยต้นทุนการผลิตไม่เหมือนซอฟต์แวร์ทั่วไป มีทั้งแบบ Subscription หรือการเช่าใช้รายปีตามจำนวนผู้ใช้งาน และแบบ Perpetual License หรือแบบจ่ายก้อนใหญ่ในปีแรก และค่าบริการรายปีในปีที่ 2 เป็นต้นไป

เครื่องมือที่ดี ควรจะเปิดให้เข้าถึงระบบได้อย่างหลายๆ สถานที่ได้ ใช้ผ่านมือถือได้เพื่อความสะดวก มีการแจ้งเตือนให้เข้ามาประเมินตามระยะเวลาที่ตกลง ประมวลผลได้อย่างถูกต้อง มีเครื่องมือที่จะช่วยให้สร้างแผนงานและเกณฑ์การวัดที่ทำได้ง่าย ไม่ซับซ้อน (ดีที่สุดคือ Import ผ่าน Excel ได้!) และที่สำคัญ คือมีการตั้งค่าการมองเห็นที่ละเอียดมากพอ ว่าใครจะควรจะเห็นผลการทำงานของใคร และไม่เห็นของใคร เพราะแน่นอนว่า เรื่องนี้เป็นเรื่องที่ Sensitive และส่งผลต่ออนาคตในอาชีพการงานของพนักงานทุกคน

หากจะสรุปโดยย่อแล้ว  ระบบ PMS คือระบบที่ใช่ในการประเมินประสิทธิภาพ และประสิทธิผลในการทำงานของบุคลากร ตามแผนงานและตัวชี้วัดที่วางไว้ แล้วทำอย่างไร เราจึงจะสามารถเลือกระบบประเมินผลที่ดีและเหมาะกับเรา? 3 ประเด็นหลักทางด้านล่างนี้ คือสิ่งที่ควรจะพิจารณาเสมอๆครับ

A. เครื่องมือสำหรับการตั้งค่า และ กำหนดกติกานโยบาย

จากประสบการณ์ของ ASAP Project แต่ละองค์กรมีแผนงาน และวิธีการชี้วัดที่แตกต่างกันออกไปในเชิงเนื้อหา แต่ประเภทตัวชี้วัดนั้นไม่ต่างกันมาก ได้แก่ 

  • ประสิทธิภาพของการทำงาน (เช่น มีความคืบหน้าได้กี่ % ของโปรเจ็ค) 
  • ประสิทธิผล (เช่น ได้ลูกค้ากี่ราย เขียนคอนเท้นได้กี่เรื่อง) 
  • รายได้ (ใช้กับงานขายและยอดขาย)
  • งบประมาณ (เช่น ประสิทธิภาพในการใช้งบของภาครัฐ)

เพราะฉะนั้น ระบบ PMS ที่ดีควรจะมีให้เราเลือกตัวชี้ผลได้ในหลายประเภท เพื่อให้เหมาะกับงานในแต่ละด้าน นอกจากนั้น ยังควรจะสามารถกำหนดความถี่ในการวัด หรือระยะเวลา จาก-ถึง ได้อีกด้วย

นอกจากตัวชี้วัดแล้ว การวางแผนงานหรือกลยุทธ์ที่จะถูกวัด ก็ควรจะทำได้หลายระดับ แตกงานออกมาได้ตามโครงสร้างองค์กร ตามฝ่ายงานและกลุ่มงาน จนกระทั่งถึงรายบุคคล รวมถึงสามารถให้น้ำหนัก (ความสำคัญในเชิงผลกระทบว่างานไหนสำคัญกว่ากัน)
ของแต่ละงาน ทำให้การวัดผลนั้นสามารถมองได้ทั้งภาพใหญ่และภาพย่อยตามผู้กระทำจริงๆ

อย่างไรก็ตาม ไม่ว่าซอฟต์แวร์จะถูกออกแบบมาสวยงามแค่ไหน ใช้งานง่ายแค่ไหน แต่ถ้าเนื้อหาข้างใน (แผนงานและตัวชี้วัด) นั้นไม่สามารถนำมาใช้งานได้จริง ทำให้เห็นประสิทธิภาพการทำงานของฝ่ายใดเพี้ยนไป ไม่สามารถตอบโจทย์ฝ่ายบริหารได้ การมีเครื่องมือสวยๆไว้ใช้ก็ไม่ได้มีความหมายใดๆ (ใช้เวลากับตรงนี้ก่อนแล้วค่อยหาซอฟต์แวร์จะดีกว่าครับ!)

B. ช่องทางการกรอกข้อมูลที่สะดวกสุดๆ สำหรับทุกคน

ส่วนใหญ่แล้ว การประเมินเป็นเรื่องที่จะถูกมองว่าใช้เวลา เพราะฉะนั้น ระบบควรจะสามารถเปิดให้เข้าถึงแบบประเมินของพนักงานแต่ละคนได้ในช่องทางที่สะดวกที่สุด เช่น ทางมือถือ และ Web browser และมีการแจ้งเตือนทางช่องทางต่างๆ (อาจจะต้องแจ้งกันหลายครั้ง) แบบประเมินที่แต่ละฝ่าย แต่ละตำแหน่งจะได้รับก็ควรจะต่างกัน วิธีการใส่ข้อมูลควรจะมี User Interface ที่ดีเพื่อให้การลงคะแนนทำได้ง่าย ราบรื่น และเร็วที่สุดเท่าที่จะทำได้ แต่ก็ไม่ควรจะเอื้อต่อความขี้เกียจทำจนเกินไป 

เพื่อให้สิ่งที่คุณควรจะต้องทำ คือแค่เข้าไปให้ข้อมูลประเมินลูกน้องหรือหัวหน้าของคุณตามความเป็นจริง แล้วปล่อยที่เหลือให้เป็นหน้าที่ของระบบ

C. รายงานการประเมินและวิเคราะห์

เมื่อข้อมูลทั้งหมดถูกกรอกเข้าไปเรียบร้อยแล้ว ระบบจะคำนวนผลตามที่คุณตั้งค่าไว้และแสดงผลออกมาเป็นรายงานที่ช่วยให้คุณวิเคราะห์ผลลัพธ์ได้ทั้งแบบรายตัวพนักงาน รายทีม หรือมองทั้งภาพใหญ่ขององค์กร ซึ่งในหลายๆ ครั้ง ผลของการประเมินด้วยซอฟต์แวร์ก็มักจะถูกหยิบไปใช้ในการพิจารณาค่าตอบแทนพิเศษ การปรับขึ้นเงินเดือน หรือปรับนโยบายบริหารในรอบปีถัดไปด้วยเช่นกัน

3. ระบบบริหารเส้นทางอาชีพ และการวางแผนสืบทอดตำแหน่ง (Career Path และ Succession Plan)

เมื่อเราสามารถดูได้ว่าแต่ละตำแหน่งและระดับ มีทักษะ ความรู้อะไรที่จำเป็น ก็สามารถเริ่มที่จะวางแผนได้ว่าใครบ้างในองค์กรที่มีทักษะ และความรู้เพียงพอที่จะมาทดแทนตำแหน่งได้ ในขณะเดียวกัน พนักงานแต่ละคนก็สามารถเห็นเส้นทางอาชีพของตนเองได้ ว่าจะสามารถขยับขยายไปในสายอาชีพหรือตำแหน่งใดได้บ้าง และจะต้องใช้เวลาอีกเท่าใด โดยดูจากทักษะความรู้ที่ตำแหน่งนั้นๆ จำเป็นต้องมี

4. แผนพัฒนารายบุคคล (Individual Development Plan)

 ต่อเนื่องจากระบบต่างๆ ข้างต้น ระบบ HRD ควรที่จะสามารถสร้างแผนพัฒนารายบุคคลให้กับพนักงานแต่ละคนได้ โดยดูจากทักษะความรู้ที่ตำแหน่งของคนนั้นๆ ต้องมี และสิ่งที่พนักงานในตำแหน่งแต่ละคนมีอยู่ปัจจุบัน จากการวัดผลจริง สิ่งที่ค่อนข้างยากในการปฏิบัติจริง ไม่ใช่การระบุทักษะความรู้ที่จำเป็นในแต่ละตำแหน่งเสียทีเดียว แต่คือการคิดวิธีวัดผลที่ถูกต้อง และคอร์สเนื้อหาการสอนที่สอดคล้องกับทักษะความรู้ในแต่ละระดับที่ต้องคิดและวางออกมาให้แต่ละคนต่างหาก 

มีหลายๆ องค์กรที่ต้องการจะไปให้ถึงการสร้าง IDP รายบุคคล แต่เราต้องบอกตรงนี้เลยว่า รายละเอียดที่ไม่เกี่ยวกับซอฟต์แวร์นั้นค่อนข้างมีปริมาณมากเลยทีเดียว เพราะฉะนั้น ก่อนที่จะมองหาซอฟต์แวร์ อยากให้ทุกคนเห็นภาพก่อน ว่าจะเริ่มสร้างเนื้อหา และการสอนการเรียนรู้ที่จำเป็นได้อย่างไร เมื่อเห็นภาพแล้ว ซอฟต์แวร์จะเป็นเครื่องมือและแพลตฟอร์มที่จะช่วยให้การสร้างและออกแบบแผนพัฒนาง่ายขึ้นและยั่งยืนต่อไปได้

เมื่อคุณอ่านมาถึงตรงนี้แล้วคุณอาจจะมองว่าแล้วเราจะรู้ได้อย่างไรว่า HRD System ตัวไหนที่น่าจะเหมาะสมกับบริษัทของเรา ASAP Project ขอแนะนำปัจจัยการพิจารณาที่คุณสามารถคิดตามได้ง่ายๆดังนี้

1.ตั้งค่าได้ยืดหยุ่นตามนโยบายบริษัท 

ไม่ว่าบริษัทของคุณจะใช้ทฤษฏี KPI, OKR, ประเมินแบบ 180 หรือ 360 องศา ก็จะต้องเริ่มจากการหยิบนโยบายการวัดผลของบริษัทมาตั้ง แล้วมองดูว่าซอฟต์แวร์เจ้าไหนคือคนที่สามารถรองรับนโยบายของคุณได้บ้าง เช่น

  • คุณอาจจะต้องการตัวเลือกที่ยืดหยุ่น วางเกณฑ์การประเมินได้หลายชั้นเพื่อตอบสนองนโยบายที่ซับซ้อน
  • คุณต้องการให้มีการประเมินจากหัวหน้าสู่ลูกน้องอย่างเดียว หรือเปิดโอกาสให้ลูกน้องได้ประเมินหัวหน้าด้วย
  • คุณจะทำการประเมินแบบรายบุคคลเท่านั้น หรือ มีการรับผิดชอบร่วมกันเป็นทีมด้วยหรือไม่

2.รองรับโครงสร้างของบริษัทได้

ไม่ใช่ซอฟต์แวร์ทุกตัวที่จะสามารถรองรับโครงสร้างบริษัทที่ซับซ้อนได้เสมอไป ข้อแนะนำของเราคือ คุณควรจะมองโครงสร้างบริษัทของคุณออกเป็น 2 มิติ ตามวิธีคิดแบบซอฟต์แวร์คือ

  • Vertical องค์กรของคุณมีระดับที่ซับซ้อน มีสายบังคับบัญชากันหลายชั้นหรือไม่ หรือเป็นแบบ Flat Organization
  • Horizontal องค์กรของคุณมีจำนวนกลุ่ม ฝ่าย หรือ แผนก มากแค่ไหน และปริมาณพนักงานในแต่ละกลุ่มเยอะหรือไม่

ซึ่งซอฟต์แวร์บางตัวอาจจะรองรับได้ดีทั้งสองมิติ หรือ อาจจะเป็นเพียงมิติใดมิติหนึ่ง

3. ลำดับการอนุมัติ

ต่อเนื่องจากโครงสร้างบริษัท ลำดับการอนุมัติก็เป็นอีกจุดหนึ่งที่คุณควรพิจารณาในมิติของ Vertical และ Horizontal ด้วยเช่นกัน

4. ให้รายงานที่มีประสิทธิภาพ

หัวใจของซอฟต์แวร์ HRD อยู่ที่คุณภาพของรายงานที่ซอฟต์แวร์จะสามารถให้เราได้ บางตัวอาจจะเก่งมากน้อยแตกต่างกันไป แต่ทั้งหมดคือข้อมูลที่คุณต้องการจะมองเห็นหรือเปล่า  ข้อมูลเหล่านั้นส่งผลต่อการตัดสินใจและทำให้คุณสามารถพัฒนาบุคลากรได้จริงหรือไม่ สิ่งเหล่านี้ต่างหากที่สำคัญจริงๆ

5. User Friendly

ปฏิเสธไม่ได้เลยว่านี่คือหนึ่งในปัจจัยสำคัญไม่แพ้เรื่องอื่นๆ เพราะ ซอฟต์แวร์ HRD ต้องการความร่วมมือในการใช้งานจากทุกภาคส่วนในองค์กร จึงจะประสบความสำเร็จ แต่ ASAP Project ของเตือนไว้ตรงนี้นะครับว่า อย่าให้ “ความสวย” ของซอฟต์แวร์หลอกเราได้เด็ดขาด  แต่ให้พิจารณาที่ “ความใช้ง่าย เข้าถึงได้ง่าย” ต่างหาก

6. HRD ≠ HRM

จากประสบการณ์ของเราแล้ว คำถามยอดฮิตที่เราจะได้รับบ่อยๆก็คือ “มีซอฟต์แวร์ HR ที่ทำได้ดีทั้ง HRM และ HRD สองอย่างในตัวเดียวหรือไม่” คำตอบคือ “มีครับ” แต่มักจะเป็นซอฟต์แวร์ที่มีขนาดใหญ่หน่อย เก่งหน่อย ซึ่งแน่นอนว่าค่าตัวก็มักจะสูงตามไปด้วย และไม่ได้เหมาะกับองค์กรในทุกระดับ ดังนั้นคำแนะนำของเราคือ คุณไม่จำเป็นต้องเลือกซอฟต์แวร์ที่ทำได้ทั้งสองอย่างในตัวเดียวกันเสมอไป การเลือกซอฟต์แวร์ HRM และ HRD แยกจากกันเป็นเรื่องปกติ และดีเสียอีก ที่คุณสามารถพิจารณาแต่ละอย่างให้ตอบโจทย์องค์กรของคุณได้อย่างอิสระ ภายใต้งบประมาณที่สามารถลงทุนได้ เพราะคุณก็ยังสามารถตั้งต่างฐานข้อมูลพนักงานด้วยรหัสชุดเดียวกันได้ไม่ยากนัก

 

นอกจากจะพัฒนาองค์กรและโครงสร้างการทำงานอย่างเป็นระบบแล้ว อีกสิ่งหนึ่งที่ HR อย่างเราต้องสนใจด้วยเช่นกันคือระบบที่ช่วยให้การสมัครงานเป็นเรื่องง่าย สามารถติดตามอ่านบทความได้ที่นี่ https://th.hrnote.asia/hrtech/hr-tech-story-applicanttrackingsystem-11052020/

และเช่นเดียวกันอีกเครื่องมือที่ HR ไม่ควรพลาด เพราะหนีไม่พ้นการต้องคอยประสานงานและสร้างปฏิสัมพันธ์ให้คนภายในองค์กร นั่นก็คือ Engagement Tools นั่นเอง สามารถอ่านบทความเพิ่มเติมได้ที่นี่ https://th.hrnote.asia/hrtech/engagement-tools-for-hr-11092020/

 

สุดท้ายนี้ ประเด็นสำคัญที่สุดที่ ASAP Project อยากจะฝากผู้อ่านทุกๆท่านเอาไว้ว่า ก่อนที่จะลงมือเลือกหรือใช้งานซอฟต์แวร์ HRD นั้น อย่าลืมว่านโยบายการบริหารบุคคล และกลยุทธ์ในการวัดผลที่ดีคือหัวใจของทุกอย่าง ถ้าปราศจากสองอย่างนี้แล้ว ไม่ว่าจะเป็นซอฟต์แวร์ที่เก่งแค่ไหนก็คงจะไม่สามารถสร้างนิยามของคำว่า “HR Transformation” ที่ประสบความสำเร็จ ได้อย่างแน่นอน ในบทความหน้า เราจะพาทุกท่านมารู้จักกับเครื่องมือ HR ที่น่าสนใจอีกมากมาย อย่าลืมติดตามกันนะครับ! 

บทความที่เกี่ยวข้อง