นอกจากการใช้เทคโนโลยีเพื่อการบริหารจัดการในส่วนของ HRM, HRD และ ATS ที่เราได้มีโอกาสแนะนำกันไปในบทความก่อนหน้านี้กันไปแล้ว จริงๆแล้วงานบริหารบุคลกรยังมีอีกส่วนหนึ่งที่เทคโนโลยีมีบทบาทสำคัญ ในการเข้ามาเพิ่มประสิทธิภาพในองค์กร อย่าง Engagement tools หรือ เครื่องมือในการเพิ่ม “การมีปฏิสัมพันธ์ ” ระหว่างพนักงานและองค์กร
Engagement คืออะไร ?
Engagement หรือ การมีปฏิสัมพันธ์ การมีส่วนร่วม มีบทบาทสำคัญอย่างยิ่งในงานบริหารบุคลากร หรือ HR ไม่ว่าจะในองค์กรขนาดใหญ่หรือเล็ก ที่จะเป็นตัวกำหนดแนวทางการปฏิบัติงานร่วมกันของทุกๆคนในองค์กร เพื่อให้พวกเขารู้สึก เข้าใจกันและกันมาขึ้น ทั้งระหว่างพนักงานกับพนักงาน พนักงานกับผู้บริหาร และพนักงานกับตัวองค์กรเอง ซึ่งทั้งหมดนี้ส่งผลโดยตรงต่อความกระตือรือล้น และแน่นอน ประสิทธิภาพการทำงานของทีมงานทั้งหมด
และนี่คือสถิติสี่อย่างที่น่าสนใจที่เราอยากหยิบมาเล่าให้ฟังกันครับ
- เชื่อไหมครับว่า จาก Research ของ Bain & Co. กว่า 90% ของผู้นำองค์กร ต่างก็เห็นด้วยว่าการมีกลยุทธเพื่อผลักดัน Engagement ในองค์กร ส่งผลต่อความสำเร็จของบริษัทโดยตรง แต่มีเพียง 25% เท่านั้นที่มีกลยุทธดังกล่าวจริงๆ (Bain&CO.)
- พนักงานที่มี Engagement สูง มีอัตราการลาออกต่ำกว่ากลุ่มที่มี Engagement ตำ่ถึงกว่า 87% (Daily Infografic)
- 70% ของแรงงานในอเมริกา พบว่าตัวเองไม่รู้สึก Engage กับองค์กรเลย (Gallup)
- มีพนักงานเพียงแค่ 40% ของบริษัทเท่านั้นที่ทราบว่า เป้าหมายขององค์กร รวมถึง กลยุทธในการดำเนินธุรกิจนั้นคืออะไร (Daily Infografic)
ด้วยสถิติทางด้านบนนี้ ก็จะนำมาสู่คำถามที่ว่า
การเพิ่ม Engagement ช่วยส่งผลดีให้กับองค์กรอย่างไรบ้าง?
- เพิ่มความพึงพอใจของพนักงาน (Employee satisfaction)
- ยืดอายุการทำงานของพนักงาน (Retention)
- ลดอัตราการลาออก (Lower turnover)
- เพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน (Productivity)
- เพิ่มมวลรวมรายได้
- ลดอัตราการลางาน
- เพิ่มความจงรักภักดีต่อองค์กร (Employee loyalty)
เมื่อคุณอ่านมาถึงจุดนี้และได้เข้าใจถึงความสำคัญของการมี Engagement ที่ดีในองค์กรแล้วนั้น คุณคงมีคำถามในใจว่า
HR Tech: Engagement Tools อะไร ช่วยเพิ่ม Engagement ได้บ้าง
ในบทความนี้ ASAP Project มีเครื่องมือที่น่าสนใจถึง 3 ตัวมาฝากผู้อ่าน HR Note ทุกท่านทางด้านล่าง ดังนี้ครับ
1. Happily
Happily เป็นเครื่องมือที่พัฒนาโดยคนไทย ซึ่งจะช่วยสร้างชุดคำถามย่อยๆ
ให้พนักงานแต่ละคนได้ทำในทุกๆวัน เพื่อสำรวจสภาวะทางด้านอารมณ์ แรงจูงใจ แรงผลักดันในการทำงาน เพื่อให้ทีมงาน HR และ ผู้บริหารได้เข้าใจ แนวโน้มความรู้สึกของพนักงานภายในองค์กรได้ดีขึ้น
นอกจากนี้ยังมีลูกเล่นในส่วนอื่นๆอีก เช่น การเก็บสะสมแต้มจากการทำแบบสอบถาม และ กิจกรรมต่างๆระหว่างพนักงานภายในองค์กร เพื่อนำไปแลกรับของรางวัล เช่น ถ้าคุณทำแบบสอบถามครบทุกๆวันคุณจะได้รับรางวัลมูลค่า 1 เหรียญ หรือ สามารถได้รับผ่านการโหวตจากเพื่อนๆพนักงานคนอื่นๆ ผ่านการทำกิจกรรมบางอย่าง หรือ การที่เจ้านายมอบให้เพื่อแสดงความขอบคุณที่ทุ่มเทในการทำงาน ซึ่งหากว่าคุณสะสมครบ X เหรียญ คุณก็จะสามารถนำไปแลก Starbuck card หรือของรางวัลอื่นๆ ที่ทางบริษัทสามารถกำหนดเอาไว้ได้
Happily ถูกออกแบบมาบนพื้นฐานของการศึกษาพฤติกรรมมนุษย์ และ Gamification ดังนั้นฟีเจอร์หลายๆอย่างจึงมีความหมายเพื่อสร้าง Engagement และ แรงจูงใจในการทำงาน และแน่นอน เพื่อวัดความสุขของพนักงานได้เป็นอย่างดี
2. Fingerprint for success
คุณอาจจะพอคุ้นเคยกับแบบทดสอบบุคลิกภาพของ 16 Personalities ที่หลายๆคนอาจจะเคยทำแล้ว และได้คำตอบเป็นตัวอักษรสี่ตัวอย่าง INTJ หรือ ENTP ซึ่งพอจะบ่งบอกทัศนคติที่ต่างกันออกไปของแต่ละคนได้ ซึ่งเราคงต้องยอมรับว่า การที่เราทราบว่าเพื่อนร่วมงานของเรามีบุคลิกในรูปแบบไหน ทำให้เราสามารถเข้าใจความคิดของเขาได้ดีขึ้น
แต่ในวันนี้เรามีเครื่องมืออีกหนึ่งตัว ที่อยากจะแนะนำให้รู็จักคือ Fingerprint for success ที่สามารถเปิดให้ คนในองค์กรของเราได้ทำแบบทดสอบ
โดยตัวระบบจะใช้ชุดคำถาม ซึ่งให้คุนเรียงลำดับความสำคัญ 1-5 หรือเรียงว่าคุณลักษณะแบบไหนใกล้เคียงกับความเป็นจริงของคุณมากที่สุด
ซึ่งระบบจะช่วยประเมินออกมาว่า ผู้ทดสอบนั้น มี Attitude Passion และ Motivation ในการทำงานแบบไหน พร้อมทั้งหาค่าเฉลี่ย ความเหมือน ความต่าง ระหว่างแต่ละคน ในกลุ่มงาน หรือ ในบริษัทเดียวกัน แม้กระทั่งนำไปเปรียบเทียบกับผู้นำองค์กร ว่าทีมของคุณนั้น มีคุณลักษณะใกล้เคียง หรือ แตกต่างกับพวกเขามากน้อยแค่ไหน และตัวระบบจะช่วยแนะนำ วิธีการปรับตัวเข้าหากัน หรือ วิธีการทำงานร่วมกันกับคนที่มีทัศนคติต่างกันสุดๆ ซึ่งทั้งหมดนี้ จะทำให้เราเข้าใจเพื่อนร่วมงานของเรามากขึ้นมากๆ และจะนำไปสู่ความร่วมมือที่ดีขึ้นในการทำงานเป็นทีมต่อไปครับ
คุณสามารถดูรีวิวเพิ่มเติมได้ที่นี่ https://www.youtube.com/watch?v=5iboziUC8Oo&t=4s
3. Officevibe
Officevibe จะทำงานคล้ายๆกับตัว Happily คือเป็นรุปแบบของ แบบสอบถามสั้นๆ และถี่ๆ หรือที่เรียกว่า Pulse Servey ซึ่งจะคอยสำรวจความสุขของทีมงานว่าเป็นอย่างไรบ้าง และจะช่วยจัดช่องทางในการให้ Feedback ระหว่างพนักงานด้วยกัน หรือ ระหว่างพนักงานและ Manager ภายใต้ความปลอดภัยที่ตัวระบบจะซ่อนไม่ให้เห็นว่าใครเป็นคนที่ชูประเด็นดังกล่าวขึ้นมา หรือแม้กระทั่งมีการเปิดช่องให้พนักงานสามารถ Request 1-1 session เพื่อให้ทีมงานของเราสามารถเปิดใจในการอธิบายถึงประเด็นต่างๆได้ตรงไปตรงมามากขึ้น
นอกจากนี้ การจัดการทั้งหมดของตัวซอฟต์แวร์ จะถูกวางแผนภายใต้ เป้าหมายในการทำงานที่เราสามารถกำหนดค่าเองได้ ส่วนที่เหลือก็ปล่อยให้เป็นหน้าที่ของตัวระบบที่จะช่วยแนะนำ เนื้อหา และ ชุดคำถามต่างๆออกมาให้ได้
และที่น่าสนใจมากๆ คือการแบ่งเกณฑ์การวัดผลของ Officevibe ถูกพัฒนาร่วมกันกับบริษัทที่ปรึกษาระดับโลกอย่าง Deliotte อีกด้วย
คุณสามารถดูรีวิว Officevibe เพิ่มเติมได้ที่นี่ https://www.youtube.com/watch?v=Ifa__djYSC4
นอกจาก Engagement Tools เครื่องมือดีๆที่ทำให้ HR สามารถสร้างปฏิสัมพันธ์คนในองค์กรให้ดียิ่งขึ้นแล้ว อีกสิ่งหนึ่งที่ HR อย่างเราต้องเจอเป็นประจำไม่หยุดหย่อย นั่นก็คือการรับสมัครพนักงาน ซึ่งมีระบบ ATS หรือ Application Tracking System ที่จะช่วยชีวิต HR ทำให้ขั้นตอนในการรับสมัครพนักงานเป็นเรื่องง่ายๆและสนุก อ่านบทความได้ที่นี่ https://th.hrnote.asia/hrtech/hr-tech-story-applicanttrackingsystem-11052020/
และเช่นเดียวกัน HR จะมีวิธีในการพัฒนาองค์กรและโครงสร้างระบบให้ดีขึ้นได้อย่างไร จะมี HRD Software แบบไหนบ้างที่ตอบโจทย์ ตามอ่านบทความได้ที่นี่ https://th.hrnote.asia/hrtech/hrdsoftware-201030/
สุดท้ายนี้แม้ว่าเราจะสามารถเลือกเครื่องมือที่น่าสนใจต่างๆมาช่วยจัดการได้มากมาย แต่เราต้องไม่ลืมหัวใจสำคัญของการสร้าง Engagement ภายในองค์กร ซึ่งคือ ”คน” เครื่องมือนั้นทำหน้าที่สนับสนุน คอยกระตุ้น และ วัดผล ให้กับเรา แต่มันจะไม่มีความหมายเลยถ้าสุดท้าย ทุกคนเอาแต่คุยกันผ่านเครื่องมือเหล่านี้ แต่ ไม่สนใจที่จะร่วมกิจกรรมใดๆของบริษัทเลย
ดังนั้น ทาง HR เอง ก็ควรจะต้องคิดกิจกรรมต่างๆ ควบคู่กันไปด้วยเพื่อให้ทุกคนได้มีส่วนร่วมกันอย่างเต็มที่ทั้งบนระบบนั้นๆ และในชีวิตการทำงานจริงครับ
