Job Description (JD) หรือ คำบรรยายลักษณะงาน นี้เปรียบเสมือนหางเสือเรือที่จะนำพาเรือไปถูกทิศไม่หลงทาง หากองค์กรใดใส่ใจ Job Description เป็นอย่างดี ปัญหาต่างๆ ในระบบการทำงานก็มักจะไม่เกิดขึ้น เพราะ Job Description ที่ดีนั้นจะสามารถบ่งบอกบทบาทและหน้าที่ของแต่ละคนในองค์กรได้อย่างชัดเจน ไม่ทำงานทับซ้อน ล้ำเส้น แสดงโครงสร้างการทำงานทั้งบริษัทได้อย่างกระจ่าง เห็นความลื่นไหลของระบบงาน และที่สำคัญทำให้ทุกส่วนสามารถทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ เปรียบได้กับเครื่องจักรที่เฟืองแต่ละตัวต่างก็มีหน้าที่ของตัวเอง แน่นอนว่าถ้าเฟืองใดเกิดปัญหาขึ้น เครื่องจักรย่อมสะดุดได้เช่นกัน
|
Job Description หรือที่นิยมเรียกกันสั้นๆ ว่า JD ก็คือคำบรรยายลักษณะงานของแต่ละตำแหน่ง ภาษาไทยทางการอาจเรียกว่า “ใบพรรณนาหน้าที่งาน” หรืออาจเรียกให้เข้าใจขึ้นว่า “เอกสารแสดงหน้าที่ความรับผิดชอบ” ซึ่งจะต้องระบุคุณสมบัติ ขอบเขตการทำงาน ภาระหน้าที่ ความรับผิดชอบ รวมถึงโครงสร้างของการบริหารงานให้ชัดเจนที่สุด JD ที่ดีนั้นจะสามารถระบุได้ว่าตำแหน่งนั้นจะต้องทำงานอะไรบ้าง ตำแหน่งนี้อยู่โครงสร้างไหนของบริษัท มีสายการบังคับบัญชาอย่างไร รวมไปถึงฝ่าย HR สามารถรู้ได้ว่าควรจะพัฒนาทักษะอะไรให้ตำแหน่งนี้เกิดความก้าวหน้าด้วย |
ฝ่ายทรัพยากรบุคคล (HR) ที่ต้องทำหน้าที่สรรหาบุคลากรนั้นอาจจะต้องเป็นหัวเรี่ยวหัวแรงหลักในการจัดทำ Job Description แต่ละตำแหน่งให้เหมาะสมแล้ว Job Description ที่ดีนั้นก็ไม่ควรเขียนขึ้นโดยฝ่ายทรัพยากรบุคคลเพียงฝ่ายเดียว เพราะไม่มีทางที่ฝ่ายทรัพยากรบุคคลจะรู้รายละเอียดในการทำงานของทุกฝ่ายได้หมดแน่ ๆ
สิ่งที่ฝ่ายทรัพยากรบุคคลควรทำมากที่สุดก็คือการเป็นเจ้าภาพหลัก ประสานงานแต่ละส่วนในการจัดทำ Job Description แต่ละตำแหน่งนี้ โดยให้ผู้ปฎิบัติงานจริงในตำแหน่งนั้นๆ เขียนลักษณะงานตามที่เกิดขึ้นจริง แล้วก็ต้องให้หัวหน้างานระดับสูงดูภาพรวมของ Job Description ว่าสอดคล้องกับนโยบายบริษัทหรือเป้าหมายความสำเร็จอื่นๆ หรือไม่ จากนั้นฝ่ายทรัพยากรบุคคลจึงจัดทำ Job Description สุดท้ายเพื่อเป็นมาตรฐานของบริษัทอีกครั้ง
Job Description (JD) มีประโยชน์อย่างไร
วัตถุประสงค์ของ Job Description (JD)
- กำหนดหน้าที่ ความรับผิดชอบ ขอบเขตของตำแหน่งงาน และคุณสมบัติที่จำเป็นในตำแหน่งงานนั้น
- เป็นเกณฑ์ในการบริหารงานบุคคลขององค์กร ตั้งแต่คัดเลือกพนักงานใหม่ พิจารณาโยกย้าย ไปจนถึงการเลื่อนตำแหน่ง เพื่อความก้าวหน้าทางสายอาชีพ
- เป็นหลักในการประเมินการทำงานของแต่ละตำแหน่ง
- ทำให้เห็นโครงสร้างของบริษัทอย่างชัดเจน การทำงานไม่ซ้ำซ้อนกัน
ประโยชน์ของ Job Description (JD)
- ใช้สร้างมาตรฐานในการ สรรหา คัดสรร ว่าจ้าง คนที่มีคุณสมบัติตรงกับความต้องการเข้าทำงานในตำแหน่งที่เหมาะสม
- ใช้เป็นเกณฑ์ประเมินศักยภาพการทำงานของพนักงาน
- ใช้ประเมินโครงสร้างในการทำงาน เช็คความลื่นไหลของระบบการทำงาน
- ช่วยให้บริษัทอุดรูรั่วในทักษะที่ขาดได้ ทั้งยังช่วยให้ฝ่ายบุคคลวางแผนพัฒนาทักษะที่จำเป็นให้ดียิ่งขึ้นสำหรับแต่ละตำแหน่งด้วยเช่นกัน
- ช่วยให้ทุกฝ่ายเข้าใจฟังก์ชั่นในการทำงานได้อย่างชัดเจน
- สร้างความยุติธรรมในการจ้างงานให้กับทั้งพนักงานและบริษัทเอง
|
Salary V.S. Bonus + ตั้งฐานเงินเดือนที่เหมาะสม : Job Description ที่ดีจะต้องละเอียด ชัดเจน ครบถ้วน และเข้าใจง่าย นั่นจะทำให้ฝ่ายทรัพยากรบุคคลสามารถประเมินฐานเงินเดือนที่เหมาะสมกับแต่ละตำแหน่งได้อย่างเป็นธรรมอีกด้วย + ประเมินโบนัสได้ถูกต้อง : Job Description ที่ดีจะทำให้ฝ่ายทรัพยากรบุคคลสามารถประเมินประสิทธภาพในการทำงานได้ดียิ่งขึ้น และยังทำให้เรามองเห็นศักยภาพของพนักงานแต่ละคนได้ชัดเจนยิ่งขึ้นเช่นกัน ทั้งยังทำให้บริษัทสามารถประเมินโบนัสประจำปีให้เหมาะสมกับแต่ละคนได้อีกด้วย |
HR มีข้อสงสัยหรือคำถามเกี่ยวกับประเด็นนี้
Q: จะเริ่มต้นปรับวิธีการเขียน job description ของที่บริษัทยังไงได้บ้าง
เราเริมรู้สึกว่าการเขียน job description ของที่บริษัทมันดูโบราณมากเลยเมื่อเทียบกับของบริษัทอื่นๆ ที่เราเห็นตามเว็บประกาศหางาน ตอนนี้อยากปรับเรื่องนี้ครั้งใหญ่เลย ทุกท่านมีคำแนะนำอย่างไรบ้างคะ
A: โละ Job Description ของเก่าทั้งหมด และลงมือเขียนใหม่ให้กับทุกตำแหน่ง
โดยเปลี่ยนการเขียน Job Description จากการบอกว่าตำแหน่งนี้ต้องทำอะไร เป็นตำแหน่งนี้มีความสำคัญอย่างไรกับองค์กร สร้าง Impact ได้ในระดับไหน และความท้าทายของตำแหน่งนี้คืออะไร..
Job Description (JD) ที่ดี ควรมีลักษณะดังนี้
+ เขียนจากผู้รู้/ผู้ทำงานจริง : Job Description ที่ดีไม่ใช่เอกสารที่ทำขึ้นเพื่อให้เป็นมาตรฐานบริษัทแต่ใช้งานไม่ได้จริง ไม่ได้ต้องการคำสวยหรูที่อ่านแล้วไม่เข้าใจ JD ที่ดีนั้นควรเขียนขึ้นจากผู้รู้หรือผู้ที่ปฎิบัติงานจริง เพื่อให้คำบรรยายลักษณะงานชัดเจนและครบถ้วนที่สุด และนำไปใช้งานได้จริง เป็นประโยชน์ต่อบริษัท
+ กระชับ ได้ใจความ : ถึงแม้ว่าความหมายของ Job Description ก็คือการบรรยายลักษณะของงาน แต่การเขียนบรรยายนั้นไม่ควรเวิ่นเว้อ พูดในสิ่งที่ไม่เกี่ยวข้อง ซึ่ง JD ที่ดีควรกระชับ ได้ใจความ ตรงประเด็น เข้าใจง่าย เพื่อไม่ให้คนที่เข้ามาทำงานในตำแหน่งนี้เกิดความสับสนในการทำงาน รวมถึงไม่ทับซ้อนหรือขัดแย้งกับผู้ร่วมงานคนอื่นด้วย
+ เข้าใจง่าย : JD ไม่ควรสื่อสารด้วยคำที่ยาก กำกวม ซับซ้อน ไม่ชัดเจนแน่นอน อย่างเช่นคำว่า อาจจะ, น่าจะ, จะแจ้งให้ทราบในอนาคต ฯลฯ ส่วนหากมีการใช้ศัพท์เทคนิค อักษรย่อ หรือแม้แต่ภาษาต่างประเทศ ก็ควรมีการอธิบายเพิ่มเติม หรือขยายความด้วยวิธีใดก็ตามที่ทำให้เข้าใจได้ง่ายขึ้น
+ ครบถ้วน : ความซื่อตรงและซื่อสัตย์ต่อกันเป็นสิ่งที่ควรยึดถือ องค์กรเองก็ควรจะสื่อสารตรงไปตรงมากับพนักงานทุกคนเช่นกัน การเขียน JD ในแต่ละตำแหน่งไม่ครบถ้วนสมบูรณ์ ตกหล่น หรือแม้แต่จงใจตกหล่นแล้วมาเติมในภายหลัง อาจสร้างความเสียหายต่องานนั้นได้ รวมถึงสร้างความไม่พอใจให้กับพนักงานในตำแหน่งนั้นได้เหมือนกัน ทางที่ดีควรเขียน JD ให้ครบตั้งแต่แรก เพื่อความยุติธรรมต่อทั้งสองฝ่าย
ใครว่า JD ไม่สำคัญ หากฝ่ายทรัพยากรบุคคล (HR) เขียน JD ไม่เคลียร์แล้ว นอกจากคนทำงานในตำแหน่งนั้นๆ จะมึนงงกับบทบาทหน้าที่ของตัวเอง JD ที่ไม่เคลียร์อาจทำให้เกิดการทำงานทับซ้อนกันได้ หรือไม่ก็เกิดพื้นที่สีเทาที่ไม่รู้ว่าใครกันแน่ที่จะต้องรับผิดชอบทำงานส่วนนี้อย่างแท้จริง หากเกิดกรณีดังกล่าวขึ้นนั้นอาจส่งผลกระทบต่อความสัมพันธ์ระหว่างพนักงานในบริษัทได้ อาจเกิดการทะเลาะกัน เกี่ยงงานกัน หรือไม่ก็แก่งแย่งชิงดีชิงเด่น สร้างความบาดหมางในการทำงานได้ บางทีอาจจะทำให้งานของบริษัทออกมาแย่ หรือองค์กรเสื่อมเสียชื่อเสียง ซึ่งไม่มีใครคาดเดาหายนะที่เกิดจากการทำ JD ที่ผิดพลาดได้ อาจกลายเป็นปัญหาใหญ่ที่เกิดจากเพียงน้ำผึ้งหยดเดียว
HR มีข้อสงสัยหรือคำถามเกี่ยวกับประเด็นนี้
Q: อยากได้คำแนะนำ เครื่องมือที่จะนำมาใช้ในการทบทวน JD
ตอนนี้มีแผนงานในการทบทวนรายละเอียดของ JD ทั้งองค์กร แต่ติดปัญหา คือ ในองค์กรยังขาดมุมมอง หรือขาดเข้าใจในการปรับปรุง หากจะทำให้เป็นเครื่องมือ ที่สามรถนำไปใช้งานได้ง่ายสำหรับผู้ที่ยังไม่มีพื้นฐานการทำ เช่น ขั้นตอนของการวิเคราะห์งาน หรือการที่ HR อยากได้ข้อมูลจากต้นสังกัด จะมีแนวทางแบบไหนบ้างครับA: เรื่องนี้ค่อนข้างใหญ่เลยครับสำหรับ JD ทั้งองค์กร ผมขออธิบายพอให้เห็นภาพใหญ่ๆ สำหรับการทำนะครับ
ก่อนอื่นต้องทำความเข้าใจก่อนว่า JD จะถูกเขียนงานหน่วยงานนั้นๆ ไม่ใช่ HR เป็นคนเขียน JD บทบาทของ HR คือเอา JD หน่วยงานมาวิเคราะห์ สอบถามเพิ่มเติม ถึงลักษณะงานและความสำคัญของงานที่สอดคล้องกับตำแหน่งงานนั้นๆ ครับ โดยผมจะเริ่มจากโครงสร้างองค์กร…
โครงสร้างของ Job Description (JD) ควรประกอบไปด้วย
+ ตำแหน่ง / สังกัด (ฝ่าย หรือ แผนก)
+ คุณสมบัติ / ทักษะที่จำเป็นต่อการทำงาน
+ หน้าที่และความรับผิดชอบในการทำงาน
+ โครงสร้างตำแหน่ง / สายงานบริหาร / สายงานบังคับบัญชา
+ อัตราจ้าง / เงินเดือน
Job Description ที่ดีควรเขียนให้เป็นมาตรฐานแบบครั้งเดียวจบหรือไม่?
การสร้างมาตรฐานเป็นสิ่งที่ดีและควรทำ แต่การที่ไม่ยอมปรับมาตรฐานให้ทันการเปลี่ยนแปลง หรือให้เหมาะสมกับสถานการณ์จริง ก็เป็นสิ่งที่ไม่ควรทำเช่นกัน กรณีนี้เราจะเห็นได้ชัดว่าบริษัทที่ไม่ใส่ใจ Job Description อย่างละเอียด จะไม่สามารถสื่อสารการทำงานตำแหน่งนั้นๆ ได้ชัดเจน เหตุสำคัญอาจมาจากความขี้เกียจของฝ่ายบริหารงานบุคคล ตลอดจนความไม่ใส่ใจของผู้บริหาร บริษัทลักษณะนี้มักจะเขียน JD ขึ้นมาเพื่อให้เป็นมาตรฐานเท่านั้น แต่ถามว่าใช้งานจริงได้หรือเปล่านั้น ก็อาจไม่แน่ใจ คำบรรยายลักษณะงานมักจะเป็นคำพูดกลางๆ ไม่ลงลึกในการทำงานนัก และคนเขียนอาจจะไม่ใช่คนทำงานจริง ลักษณะงานที่เกิดขึ้นอาจเป็นการก็อปปี้มาจากบริษัทอื่นๆ โดยไม่ปรับเปลี่ยนให้เหมาะสมกับตัวเองเลยด้วยซ้ำ ที่สำคัญ JD เหล่านี้มักจะถูกเขียนขึ้นเพียงครั้งเดียว ไม่มีการแก้ไข และใช้กันต่อๆ ไปอย่างมึนงง
JD ที่มีการเปลี่ยนแปลงบ่อยนั้นไม่ดีหรือเปล่า?
ยุคปัจจุบันนี้ฝ่ายทรัพยากรบุคคลหลายแห่งหันมากระตือรือร้นและใส่ใจในรายละเอียดของ Job Description ในแต่ละตำแหน่งมากขึ้น และมีการปลูกฝังแนวความคิดใหม่ที่ว่า JD ที่ดีควรมีการอัพเดท ปรับปรุง เปลี่ยนแปลง เสมอๆ ให้เหมาะสมกับสถานการณ์ การทำงานจริงในตำแหน่งนั้น หรือแม้แต่ทักษะที่ควรเพิ่มเติมเพื่อให้การทำงานมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น ยิ่งเราปรับเปลี่ยน Job Description ให้ชัดเจนและละเอียดมากขึ้นเท่าไร เราก็จะสามารถหาบุคคลากรที่เหมาะสมได้มากเท่านั้น โอกาสความสำเร็จก็จะมากขึ้นตาม และทำให้การทำงานของฝ่ายทรัพยากรบุคคลง่ายขึ้นได้ด้วย
รวมศัพท์ JD ที่เหมาะสมกับระดับงาน
Job Description ที่ดีควรใช้คำที่แสดงถึงการ action หรือเห็นภาพของการกระทำหน้าที่นั้นๆ ได้อย่างชัดเจน เพื่อผู้ปฎิบัติตามจะรู้บทบาท ความรับผิดชอบ และสิ่งที่ควรกระทำ ตามตำแหน่งและสถานะของตน มาลองดูตัวอย่างคำศัพท์ที่แนะนำให้ใช้สำหรับเขียน JD ในแต่ละระดับงานกัน
| ผู้จัดการ | หัวหน้าแผนก | พนักงาน |
| วางแผน | ควบคุม สั่งงาน | จัดหา จัดเตรียม |
| รับผิดชอบ | แนะนำ เสนอแนะ | จัดทำ บันทึก |
| บริหาร | ติดตาม รายงาน | ติดต่อ รายงาน |
| พิจารณา | กำหนด แจ้ง | รวบรวม ปรับปรุง |
| ตัดสินใจ | ประชุม ชี้แจง | คำนวณ สรุป |
| อนุมัติ | ตรวจสอบ วิจัย | โต้ตอบ |
| ประเมินผล | มอบหมายงาน | ดำเนินการ |
| ให้คำปรึกษา | ประสานงาน | ปฏิบัติงาน |
บทสรุป
- แต่ละองค์กรต่างก็มีการประกอบธุรกิจที่แตกต่างกันไป ตำแหน่งงานในองค์กรมีทั้งที่เหมือนและแตกต่างกัน แต่รายละเอียดในการทำงานแต่ละที่ก็มักจะไม่เหมือนกันเสียทีเดียว ฉะนั้นแต่ละองค์กรควรมี Job Description เป็นของตัวเอง เขียนขึ้นเพื่อให้เหมาะสมกับตำแหน่งงาน ลักษณะงาน และหน้าที่ของพนักงานแต่ละคน
- Job Description ที่ดีนั้นไม่ควรเกิดจากการเขียนโดยฝ่ายใดฝ่ายหนึ่ง ควรเกิดจากการร่วมมือกันเขียนรายละเอียดร่วมกัน ทั้งในส่วนของพนักงานในตำแหน่งนั้นๆ, หัวหน้างาน, ผู้บริหาร, ไปจนถึงฝ่ายทรัพยากรบุคคล
- Job Description ควรเขียนอย่างชัดเจน สั้น กระชับ เข้าใจง่าย ไม่ซับซ้อน ถูกต้อง และครบถ้วน
- ควรอัพเดท Job Description อย่างสม่ำเสมอ ปรับปรุง เปลี่ยนแปลง ตามลักษณะการทำงานจริง รวมถึงสอดคล้องกับสถานการณ์ปัจจุบันให้มากที่สุดด้วย
