HIGHLIGHT
|
ฝ่ายทรัพยากรบุคคล (HR) ที่ต้องทำหน้าที่สรรหาบุคลากรนั้นอาจจะต้องเป็นหัวเรี่ยวหัวแรงหลักในการจัดทำ Job Description แต่ละตำแหน่งให้เหมาะสมแล้ว Job Description ที่ดีนั้นก็ไม่ควรเขียนขึ้นโดยฝ่ายทรัพยากรบุคคลเพียงฝ่ายเดียว เพราะไม่มีทางที่ฝ่ายทรัพยากรบุคคลจะรู้รายละเอียดในการทำงานของทุกฝ่ายได้หมดแน่ ๆ
สิ่งที่ฝ่ายทรัพยากรบุคคลควรทำมากที่สุดก็คือการเป็นเจ้าภาพหลัก ประสานงานแต่ละส่วนในการจัดทำ Job Description แต่ละตำแหน่งนี้ โดยให้ผู้ปฎิบัติงานจริงในตำแหน่งนั้นๆ เขียนลักษณะงานตามที่เกิดขึ้นจริง แล้วก็ต้องให้หัวหน้างานระดับสูงดูภาพรวมของ Job Description ว่าสอดคล้องกับนโยบายบริษัทหรือเป้าหมายความสำเร็จอื่นๆ หรือไม่ จากนั้นฝ่ายทรัพยากรบุคคลจึงจัดทำ Job Description สุดท้ายเพื่อเป็นมาตรฐานของบริษัทอีกครั้ง
Job Description (JD) มีประโยชน์อย่างไร
วัตถุประสงค์ของ Job Description (JD)
- กำหนดหน้าที่ ความรับผิดชอบ ขอบเขตของตำแหน่งงาน และคุณสมบัติที่จำเป็นในตำแหน่งงานนั้น
- เป็นเกณฑ์ในการบริหารงานบุคคลขององค์กร ตั้งแต่คัดเลือกพนักงานใหม่ พิจารณาโยกย้าย ไปจนถึงการเลื่อนตำแหน่ง เพื่อความก้าวหน้าทางสายอาชีพ
- เป็นหลักในการประเมินการทำงานของแต่ละตำแหน่ง
- ทำให้เห็นโครงสร้างของบริษัทอย่างชัดเจน การทำงานไม่ซ้ำซ้อนกัน
ประโยชน์ของ Job Description (JD)
- ใช้สร้างมาตรฐานในการ สรรหา คัดสรร ว่าจ้าง คนที่มีคุณสมบัติตรงกับความต้องการเข้าทำงานในตำแหน่งที่เหมาะสม
- ใช้เป็นเกณฑ์ประเมินศักยภาพการทำงานของพนักงาน
- ใช้ประเมินโครงสร้างในการทำงาน เช็คความลื่นไหลของระบบการทำงาน
- ช่วยให้บริษัทอุดรูรั่วในทักษะที่ขาดได้ ทั้งยังช่วยให้ฝ่ายบุคคลวางแผนพัฒนาทักษะที่จำเป็นให้ดียิ่งขึ้นสำหรับแต่ละตำแหน่งด้วยเช่นกัน
- ช่วยให้ทุกฝ่ายเข้าใจฟังก์ชั่นในการทำงานได้อย่างชัดเจน
- สร้างความยุติธรรมในการจ้างงานให้กับทั้งพนักงานและบริษัทเอง
|
Salary V.S. Bonus + ตั้งฐานเงินเดือนที่เหมาะสม : Job Description ที่ดีจะต้องละเอียด ชัดเจน ครบถ้วน และเข้าใจง่าย นั่นจะทำให้ฝ่ายทรัพยากรบุคคลสามารถประเมินฐานเงินเดือนที่เหมาะสมกับแต่ละตำแหน่งได้อย่างเป็นธรรมอีกด้วย + ประเมินโบนัสได้ถูกต้อง : Job Description ที่ดีจะทำให้ฝ่ายทรัพยากรบุคคลสามารถประเมินประสิทธภาพในการทำงานได้ดียิ่งขึ้น และยังทำให้เรามองเห็นศักยภาพของพนักงานแต่ละคนได้ชัดเจนยิ่งขึ้นเช่นกัน ทั้งยังทำให้บริษัทสามารถประเมินโบนัสประจำปีให้เหมาะสมกับแต่ละคนได้อีกด้วย |
HR มีข้อสงสัยหรือคำถามเกี่ยวกับประเด็นนี้
Q: จะเริ่มต้นปรับวิธีการเขียน job description ของที่บริษัทยังไงได้บ้าง
เราเริมรู้สึกว่าการเขียน job description ของที่บริษัทมันดูโบราณมากเลยเมื่อเทียบกับของบริษัทอื่นๆ ที่เราเห็นตามเว็บประกาศหางาน ตอนนี้อยากปรับเรื่องนี้ครั้งใหญ่เลย ทุกท่านมีคำแนะนำอย่างไรบ้างคะ
A: โละ Job Description ของเก่าทั้งหมด และลงมือเขียนใหม่ให้กับทุกตำแหน่ง
โดยเปลี่ยนการเขียน Job Description จากการบอกว่าตำแหน่งนี้ต้องทำอะไร เป็นตำแหน่งนี้มีความสำคัญอย่างไรกับองค์กร สร้าง Impact ได้ในระดับไหน และความท้าทายของตำแหน่งนี้คืออะไร..
Job Description (JD) ที่ดี ควรมีลักษณะดังนี้
+ เขียนจากผู้รู้/ผู้ทำงานจริง : Job Description ที่ดีไม่ใช่เอกสารที่ทำขึ้นเพื่อให้เป็นมาตรฐานบริษัทแต่ใช้งานไม่ได้จริง ไม่ได้ต้องการคำสวยหรูที่อ่านแล้วไม่เข้าใจ JD ที่ดีนั้นควรเขียนขึ้นจากผู้รู้หรือผู้ที่ปฎิบัติงานจริง เพื่อให้คำบรรยายลักษณะงานชัดเจนและครบถ้วนที่สุด และนำไปใช้งานได้จริง เป็นประโยชน์ต่อบริษัท
+ กระชับ ได้ใจความ : ถึงแม้ว่าความหมายของ Job Description ก็คือการบรรยายลักษณะของงาน แต่การเขียนบรรยายนั้นไม่ควรเวิ่นเว้อ พูดในสิ่งที่ไม่เกี่ยวข้อง ซึ่ง JD ที่ดีควรกระชับ ได้ใจความ ตรงประเด็น เข้าใจง่าย เพื่อไม่ให้คนที่เข้ามาทำงานในตำแหน่งนี้เกิดความสับสนในการทำงาน รวมถึงไม่ทับซ้อนหรือขัดแย้งกับผู้ร่วมงานคนอื่นด้วย
+ เข้าใจง่าย : JD ไม่ควรสื่อสารด้วยคำที่ยาก กำกวม ซับซ้อน ไม่ชัดเจนแน่นอน อย่างเช่นคำว่า อาจจะ, น่าจะ, จะแจ้งให้ทราบในอนาคต ฯลฯ ส่วนหากมีการใช้ศัพท์เทคนิค อักษรย่อ หรือแม้แต่ภาษาต่างประเทศ ก็ควรมีการอธิบายเพิ่มเติม หรือขยายความด้วยวิธีใดก็ตามที่ทำให้เข้าใจได้ง่ายขึ้น
+ ครบถ้วน : ความซื่อตรงและซื่อสัตย์ต่อกันเป็นสิ่งที่ควรยึดถือ องค์กรเองก็ควรจะสื่อสารตรงไปตรงมากับพนักงานทุกคนเช่นกัน การเขียน JD ในแต่ละตำแหน่งไม่ครบถ้วนสมบูรณ์ ตกหล่น หรือแม้แต่จงใจตกหล่นแล้วมาเติมในภายหลัง อาจสร้างความเสียหายต่องานนั้นได้ รวมถึงสร้างความไม่พอใจให้กับพนักงานในตำแหน่งนั้นได้เหมือนกัน ทางที่ดีควรเขียน JD ให้ครบตั้งแต่แรก เพื่อความยุติธรรมต่อทั้งสองฝ่าย
JD ที่ไม่ใส่ใจ สร้างปัญหาได้อย่างไม่น่าเชื่อ
ใครว่า JD ไม่สำคัญ หากฝ่ายทรัพยากรบุคคล (HR) เขียน JD ไม่เคลียร์แล้ว นอกจากคนทำงานในตำแหน่งนั้นๆ จะมึนงงกับบทบาทหน้าที่ของตัวเอง JD ที่ไม่เคลียร์อาจทำให้เกิดการทำงานทับซ้อนกันได้ หรือไม่ก็เกิดพื้นที่สีเทาที่ไม่รู้ว่าใครกันแน่ที่จะต้องรับผิดชอบทำงานส่วนนี้อย่างแท้จริง
หากเกิดกรณีดังกล่าวขึ้นนั้นอาจส่งผลกระทบต่อความสัมพันธ์ระหว่างพนักงานในบริษัทได้ อาจเกิดการทะเลาะกัน เกี่ยงงานกัน หรือไม่ก็แก่งแย่งชิงดีชิงเด่น สร้างความบาดหมางในการทำงานได้ บางทีอาจจะทำให้งานของบริษัทออกมาแย่ หรือองค์กรเสื่อมเสียชื่อเสียง ซึ่งไม่มีใครคาดเดาหายนะที่เกิดจากการทำ JD ที่ผิดพลาดได้ อาจกลายเป็นปัญหาใหญ่ที่เกิดจากเพียงน้ำผึ้งหยดเดียว
HR มีข้อสงสัยหรือคำถามเกี่ยวกับประเด็นนี้
Q: อยากได้คำแนะนำ เครื่องมือที่จะนำมาใช้ในการทบทวน JD
ตอนนี้มีแผนงานในการทบทวนรายละเอียดของ JD ทั้งองค์กร แต่ติดปัญหา คือ ในองค์กรยังขาดมุมมอง หรือขาดเข้าใจในการปรับปรุง หากจะทำให้เป็นเครื่องมือ ที่สามรถนำไปใช้งานได้ง่ายสำหรับผู้ที่ยังไม่มีพื้นฐานการทำ เช่น ขั้นตอนของการวิเคราะห์งาน หรือการที่ HR อยากได้ข้อมูลจากต้นสังกัด จะมีแนวทางแบบไหนบ้างครับ
A: เรื่องนี้ค่อนข้างใหญ่เลยครับสำหรับ JD ทั้งองค์กร ผมขออธิบายพอให้เห็นภาพใหญ่ๆ สำหรับการทำนะครับ
ก่อนอื่นต้องทำความเข้าใจก่อนว่า JD จะถูกเขียนงานหน่วยงานนั้นๆ ไม่ใช่ HR เป็นคนเขียน JD บทบาทของ HR คือเอา JD หน่วยงานมาวิเคราะห์ สอบถามเพิ่มเติม ถึงลักษณะงานและความสำคัญของงานที่สอดคล้องกับตำแหน่งงานนั้นๆ ครับ โดยผมจะเริ่มจากโครงสร้างองค์กร…
โครงสร้างของ Job Description (JD) ควรประกอบไปด้วย
+ ตำแหน่ง / สังกัด (ฝ่าย หรือ แผนก)
+ คุณสมบัติ / ทักษะที่จำเป็นต่อการทำงาน
+ หน้าที่และความรับผิดชอบในการทำงาน
+ โครงสร้างตำแหน่ง / สายงานบริหาร / สายงานบังคับบัญชา
+ อัตราจ้าง / เงินเดือน
Standard V.S. Update
Job Description ที่ดีควรเขียนให้เป็นมาตรฐานแบบครั้งเดียวจบหรือไม่?
การสร้างมาตรฐานเป็นสิ่งที่ดีและควรทำ แต่การที่ไม่ยอมปรับมาตรฐานให้ทันการเปลี่ยนแปลง หรือให้เหมาะสมกับสถานการณ์จริง ก็เป็นสิ่งที่ไม่ควรทำเช่นกัน
กรณีนี้เราจะเห็นได้ชัดว่าบริษัทที่ไม่ใส่ใจ Job Description อย่างละเอียด จะไม่สามารถสื่อสารการทำงานตำแหน่งนั้นๆ ได้ชัดเจน เหตุสำคัญอาจมาจากความขี้เกียจของฝ่ายบริหารงานบุคคล ตลอดจนความไม่ใส่ใจของผู้บริหาร บริษัทลักษณะนี้มักจะเขียน JD ขึ้นมาเพื่อให้เป็นมาตรฐานเท่านั้น แต่ถามว่าใช้งานจริงได้หรือเปล่านั้น ก็อาจไม่แน่ใจคำบรรยายลักษณะงานมักจะเป็นคำพูดกลางๆ ไม่ลงลึกในการทำงานนัก และคนเขียนอาจจะไม่ใช่คนทำงานจริง ลักษณะงานที่เกิดขึ้นอาจเป็นการก็อปปี้มาจากบริษัทอื่นๆ โดยไม่ปรับเปลี่ยนให้เหมาะสมกับตัวเองเลยด้วยซ้ำ
ที่สำคัญ JD เหล่านี้มักจะถูกเขียนขึ้นเพียงครั้งเดียว ไม่มีการแก้ไข และใช้กันต่อๆ ไปอย่างมึนงง
JD ที่มีการเปลี่ยนแปลงบ่อยนั้นไม่ดีหรือเปล่า?
ยุคปัจจุบันนี้ฝ่ายทรัพยากรบุคคลหลายแห่งหันมากระตือรือร้นและใส่ใจในรายละเอียดของ Job Description ในแต่ละตำแหน่งมากขึ้น และมีการปลูกฝังแนวความคิดใหม่ที่ว่า JD ที่ดีควรมีการอัพเดท ปรับปรุง เปลี่ยนแปลง เสมอๆ ให้เหมาะสมกับสถานการณ์ การทำงานจริงในตำแหน่งนั้น หรือแม้แต่ทักษะที่ควรเพิ่มเติมเพื่อให้การทำงานมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น
ยิ่งเราปรับเปลี่ยน Job Description ให้ชัดเจนและละเอียดมากขึ้นเท่าไร เราก็จะสามารถหาบุคคลากรที่เหมาะสมได้มากเท่านั้น โอกาสความสำเร็จก็จะมากขึ้นตาม และทำให้การทำงานของฝ่ายทรัพยากรบุคคลง่ายขึ้นได้ด้วย
เขียน JD อย่างไร ? รวมศัพท์ JD ที่เหมาะสมกับระดับงาน
Job Description ที่ดีควรใช้คำที่แสดงถึงการ action หรือเห็นภาพของการกระทำหน้าที่นั้นๆ ได้อย่างชัดเจน เพื่อผู้ปฎิบัติตามจะรู้บทบาท ความรับผิดชอบ และสิ่งที่ควรกระทำ ตามตำแหน่งและสถานะของตน มาลองดูตัวอย่างคำศัพท์ที่แนะนำให้ใช้สำหรับเขียน JD ในแต่ละระดับงานกัน
| ผู้จัดการ | หัวหน้าแผนก | พนักงาน |
| วางแผน | ควบคุม สั่งงาน | จัดหา จัดเตรียม |
| รับผิดชอบ | แนะนำ เสนอแนะ | จัดทำ บันทึก |
| บริหาร | ติดตาม รายงาน | ติดต่อ รายงาน |
| พิจารณา | กำหนด แจ้ง | รวบรวม ปรับปรุง |
| ตัดสินใจ | ประชุม ชี้แจง | คำนวณ สรุป |
| อนุมัติ | ตรวจสอบ วิจัย | โต้ตอบ |
| ประเมินผล | มอบหมายงาน | ดำเนินการ |
| ให้คำปรึกษา | ประสานงาน | ปฏิบัติงาน |
ใช้ AI ช่วยเขียน Job Description ได้อย่างไร
ปัจจุบัน Generative AI เช่น ChatGPT, Gemini หรือ Copilot สามารถช่วย HR และหัวหน้างานร่าง Job Description ได้รวดเร็วขึ้น ตั้งแต่การจัดโครงสร้าง สรุปหน้าที่ แนะนำคำกริยาที่เหมาะกับระดับตำแหน่ง ไปจนถึงปรับภาษาให้กระชับและอ่านง่าย อย่างไรก็ตาม AI ควรทำหน้าที่เป็น “ผู้ช่วยร่าง” ไม่ใช่ผู้ตัดสินว่าตำแหน่งนั้นต้องทำอะไร เพราะเครื่องมือไม่รู้บริบทการทำงาน อำนาจตัดสินใจ และความคาดหวังที่แท้จริงของแต่ละองค์กร
แนวทางนี้สอดคล้องกับเครื่องมือเขียน Job Description ด้วย AI ของ LinkedIn และ Indeed ซึ่งใช้ข้อมูลตั้งต้นเพื่อสร้างฉบับร่างให้ผู้ใช้นำไปตรวจ แก้ไข และตัดสินใจอีกครั้ง ดังนั้นคุณภาพของ JD ยังขึ้นอยู่กับข้อมูลที่ป้อนและวิจารณญาณของมนุษย์เป็นสำคัญ
AI ช่วยงานส่วนใดของการเขียน JD ได้บ้าง
- จัดโครงสร้างฉบับร่าง : เรียงเป้าหมายของตำแหน่ง หน้าที่หลัก คุณสมบัติ ทักษะ และสายการบังคับบัญชาให้เป็นระบบ
- ปรับภาษาให้อ่านง่าย : ลดประโยคซ้ำ คำกว้าง หรือศัพท์ภายในที่ผู้สมัครภายนอกอาจไม่เข้าใจ
- แนะนำคำกริยาที่ชัดเจน : เปลี่ยนข้อความคลุมเครือให้เห็นการกระทำ เช่น วางแผน วิเคราะห์ ประสานงาน ตรวจสอบ หรืออนุมัติ
- แยกคุณสมบัติที่จำเป็น : ช่วยจัด Must-have และ Nice-to-have เพื่อไม่ให้ประกาศงานมีเงื่อนไขมากเกินความจำเป็น
- สร้างหลายเวอร์ชัน : ปรับฉบับสำหรับใช้ภายในองค์กร ประกาศรับสมัคร หรือสื่อสารกับผู้สมัคร โดยยังยึดข้อมูลตำแหน่งเดียวกัน
- ตรวจความสอดคล้องเบื้องต้น : ช่วยเปรียบเทียบหน้าที่ ทักษะ และตัวชี้วัดว่ามีส่วนใดขัดกันหรือขาดข้อมูลหรือไม่
ข้อมูลที่ควรเตรียมก่อนสั่ง AI เขียน Job Description
ก่อนเริ่มใช้งาน HR ควรรวบรวมข้อมูลจากผู้ปฏิบัติงานจริงและ Hiring Manager ให้ครบ ได้แก่ ชื่อตำแหน่ง เป้าหมายของตำแหน่ง หน้าที่หลัก ขอบเขตอำนาจตัดสินใจ ผู้บังคับบัญชาและผู้ใต้บังคับบัญชา ตัวชี้วัดผลงาน ทักษะจำเป็น รูปแบบการทำงาน สถานที่ทำงาน และคุณสมบัติที่กฎหมายหรือวิชาชีพกำหนด
ยิ่งข้อมูลตั้งต้นเฉพาะเจาะจง AI ก็ยิ่งร่าง JD ได้ใกล้เคียงงานจริง หากป้อนเพียงชื่อตำแหน่ง เครื่องมืออาจสร้างเนื้อหาทั่วไปจากรูปแบบที่พบบ่อย ซึ่งอาจไม่ตรงกับโครงสร้างหรือวิธีทำงานขององค์กร
ช่วยร่าง Job Description ภาษาไทยสำหรับตำแหน่ง [ชื่อตำแหน่ง] ในธุรกิจ [ประเภทธุรกิจ] โดยใช้ข้อมูลต่อไปนี้
เป้าหมายของตำแหน่ง : [ระบุผลลัพธ์หลักที่ตำแหน่งนี้ต้องสร้าง]
รายงานต่อ : [ชื่อตำแหน่งผู้บังคับบัญชา]
หน้าที่หลัก : [ระบุงานที่ทำจริง 5-8 ข้อ]
ขอบเขตการตัดสินใจ : [เรื่องที่ตัดสินใจได้เองและเรื่องที่ต้องขออนุมัติ]
ตัวชี้วัดผลงาน : [KPI หรือผลลัพธ์ที่คาดหวัง]
ทักษะและคุณสมบัติจำเป็น : [Must-have]
คุณสมบัติเพิ่มเติม : [Nice-to-have]
รูปแบบการทำงาน : [On-site, Hybrid หรือ Remote]
ขอให้จัดผลลัพธ์เป็น 1) สรุปตำแหน่ง 2) หน้าที่และความรับผิดชอบ 3) คุณสมบัติ 4) ทักษะ 5) ตัวชี้วัดเบื้องต้น ใช้ประโยคกระชับและคำกริยาที่เห็นการกระทำ หลีกเลี่ยงถ้อยคำที่สื่อถึงเพศ อายุ หรือคุณลักษณะส่วนบุคคลที่ไม่เกี่ยวกับงาน และหากข้อมูลไม่เพียงพอให้ตั้งคำถามเพิ่มเติมแทนการสมมติ
Checklist ตรวจ JD ที่ AI ร่างก่อนนำไปใช้จริง
- ตรงกับงานจริงหรือไม่ : ให้ผู้ปฏิบัติงานและหัวหน้างานยืนยันหน้าที่ ความรับผิดชอบ และขอบเขตการตัดสินใจ
- มีข้อมูลที่ AI สมมติขึ้นหรือไม่ : ตรวจชื่อตำแหน่ง เครื่องมือ ทักษะ ประสบการณ์ และ KPI ทุกข้อกับข้อมูลขององค์กร
- แยก Must-have กับ Nice-to-have แล้วหรือยัง : ตัดเงื่อนไขที่ไม่จำเป็น เพราะอาจทำให้พลาดผู้สมัครที่มีศักยภาพ
- ภาษาเป็นกลางและไม่กีดกันหรือไม่ : หลีกเลี่ยงการระบุเพศ อายุ รูปลักษณ์ เชื้อชาติ ศาสนา หรือคุณลักษณะที่ไม่เกี่ยวข้องกับความสามารถในการทำงาน
- หน้าที่กับระดับตำแหน่งสอดคล้องกันหรือไม่ : พนักงาน หัวหน้า และผู้จัดการควรมีคำกริยา ขอบเขตอำนาจ และความรับผิดชอบต่างกันอย่างเหมาะสม
- เปิดเผยข้อมูลลับหรือไม่ : ไม่ควรป้อนข้อมูลส่วนบุคคล รายชื่อลูกค้า แผนธุรกิจ หรือข้อมูลภายในที่องค์กรไม่อนุญาตให้ส่งไปยังเครื่องมือภายนอก
- สอดคล้องกับนโยบายและกฎหมายหรือไม่ : HR ต้องตรวจเงื่อนไขการจ้าง คุณสมบัติ และข้อความในประกาศก่อนเผยแพร่ทุกครั้ง
การใช้ AI โดยไม่มีการตรวจสอบอาจทำให้ความคลาดเคลื่อนหรืออคติเดิมถูกขยายผลได้ อ่านเพิ่มเติมเกี่ยวกับความรับผิดชอบขององค์กรได้ในบทความ AI Hiring Bias ใครต้องรับผิดชอบถ้า AI คัดคนผิด?
ใช้ ChatGPT หรือ AI เขียน Job Description ได้หรือไม่
ใช้ได้ โดยเหมาะที่สุดสำหรับการสร้าง First Draft จัดโครงสร้าง และปรับภาษา แต่ HR ไม่ควรคัดลอกคำตอบไปใช้ทันที ฉบับสุดท้ายควรผ่านการตรวจร่วมกันระหว่างผู้ปฏิบัติงาน หัวหน้างาน และ HR เพื่อยืนยันว่ารายละเอียดตรงกับงานจริง ไม่สร้างคุณสมบัติเกินจำเป็น และสื่อสารกับผู้สมัครได้อย่างเป็นธรรม
กล่าวให้สั้นที่สุดคือ AI ช่วยให้เขียน JD ได้เร็วขึ้น แต่มนุษย์ยังต้องรับผิดชอบให้ JD ถูกต้อง เมื่อใช้ทั้งข้อมูลจากคนทำงานจริงและความสามารถของ AI ร่วมกัน องค์กรจะได้คำบรรยายลักษณะงานที่ทันสมัย ชัดเจน และนำไปใช้ได้จริง
บทสรุป
แต่ละองค์กรต่างก็มีการประกอบธุรกิจที่แตกต่างกันไป ตำแหน่งงานในองค์กรมีทั้งที่เหมือนและแตกต่างกัน แต่รายละเอียดในการทำงานแต่ละที่ก็มักจะไม่เหมือนกันเสียทีเดียว ฉะนั้นแต่ละองค์กรควรมี Job Description เป็นของตัวเอง เขียนขึ้นเพื่อให้เหมาะสมกับตำแหน่งงาน ลักษณะงาน และหน้าที่ของพนักงานแต่ละคน
Job Description ที่ดีนั้นไม่ควรเกิดจากการเขียนโดยฝ่ายใดฝ่ายหนึ่ง ควรเกิดจากการร่วมมือกันเขียนรายละเอียดร่วมกัน ทั้งในส่วนของพนักงานในตำแหน่งนั้นๆ, หัวหน้างาน, ผู้บริหาร, ไปจนถึงฝ่ายทรัพยากรบุคคล
Job Description ควรเขียนอย่างชัดเจน สั้น กระชับ เข้าใจง่าย ไม่ซับซ้อน ถูกต้อง ครบถ้วน และสุดท้ายควรอัพเดท Job Description อย่างสม่ำเสมอ ปรับปรุง เปลี่ยนแปลง ตามลักษณะการทำงานจริง รวมถึงสอดคล้องกับสถานการณ์ปัจจุบันให้มากที่สุดด้วย
