HR Event Planning – 7 เรื่องที่ HR ต้องคิด ก่อนจัด Event ที่พนักงานอยากมีส่วนร่วม

หลายคนอาจไม่ได้มองว่า “การจัดอีเวนต์” คือหน้าที่ของ HR แต่ในความเป็นจริง HR แทบทุกคนล้วนต้องจัดงานบางอย่างให้องค์กรอย่างเลี่ยงไม่ได้ ไม่ว่าจะเป็นงานปฐมนิเทศพนักงานใหม่, Townhall, Training / Workshop ไปจนถึง Team Building หรือแม้แต่งานเลี้ยงประจำปี

เวลาจัดงานเหล่านี้ ไม่ได้แค่ต้องเลือกสถานที่หรือสร้างบรรยากาศให้สนุกเท่านั้น แต่ต้องออกแบบประสบการณ์ของพนักงานให้ส่งผลต่อความรู้สึก ความผูกพัน และภาพขององค์กรโดยตรง

เพราะในอีกมุมหนึ่ง HR คือ Architecture หรือสถาปนิก ผู้ออกแบบประสบการณ์การทำงานที่ดี ค่อย ๆ สร้างองค์กรให้เป็นที่ที่พนักงานอยากทำงานด้วย

และเพราะงานอีเวนต์ของ HR คือหนึ่งในไม่กี่โมเมนต์ ที่ทำให้คนทั้งองค์กรรู้สึกไปในทิศทางเดียวกัน ดังนั้น ก่อนจัดงานครั้งต่อไป HR ควรคิดให้ครบในประเด็นสำคัญเหล่านี้ เพื่อให้ผลลัพธ์ออกมาตรงเป้า ไม่ใช่แค่จัดให้จบไปหนึ่งงาน

1. วัตถุประสงค์ของงานต้องชัด

HR ต้องรู้ว่าจะจัดงานนี้เพื่ออะไร ? เช่น เพื่อสร้าง Engagement, เพื่อเสริมสร้างความสามัคคี, เพื่อให้ผู้บริหารสื่อสารเรื่องสำคัญ หรือแค่งานเลี้ยงประจำปี เพราะวัตถุประสงค์จะเป็นตัวกำหนดทุกอย่างตั้งแต่รูปแบบงาน งบประมาณ ไปจนถึงตัวชี้วัดความสำเร็จ

นอกจากนั้นต้องรู้ว่าจะจัดให้ใคร เช่น งานนี้เป็นงานของพนักงานทุกคน หรือแค่พนักงานใหม่ หรือแค่ผู้บริหาร การรู้กลุ่มเป้าหมายจะส่งผลต่อภาษา กิจกรรม อาหาร เวลา และระดับความเป็นทางการของงานโดยตรง

2. งบประมาณต้องคิดเผื่อ ไม่ใช่คิดพอดี

ค่าใช้จ่ายคือเรื่องใหญ่ เมื่อคิดจะจัดแล้ว ควรคำนวณให้ครอบคลุมตั้งแต่ค่าสถานที่ อาหาร ของรางวัล ไปจนถึงงบฉุกเฉิน พร้อมกำหนดขั้นตอนอนุมัติให้ชัด เพื่อควบคุมค่าใช้จ่ายไม่ให้บานปลาย

สิ่งที่ HR มักพลาดกันบ่อยไม่ใช่การใช้เงินเกินงบ แต่ลืมคิดต้นทุนบางส่วนตั้งแต่แรก เช่น ค่าเดินทาง ค่าล่วงเวลา หรือค่าใช้จ่ายยิบย่อยหน้างาน ซึ่งสุดท้ายจะกลายเป็นงบแฝงที่ควบคุมยากกว่าที่คิด

3. เวลาและสถานที่ต้องเหมาะสม ไม่ใช่แค่เวลาไหนที่ว่างก็จัดเลย

เพื่อให้พนักงานอยากมาจากใจจริง ไม่ใช่มาเพราะจำเป็น ก็ต้องเลือกวันเวลาจัดงานให้สอดคล้องกับ Workload และความสะดวกของพนักงานด้วย

ดังนั้น HR ควรสื่อสารรายละเอียดให้ชัดตั้งแต่ต้น เช่น วันเวลา สถานที่ Dress Code Agenda วิธีเดินทาง และช่องทางติดต่อผู้ประสานงาน
หากเป็นการจัดนอกเวลางาน อย่าลืมพิจารณาเรื่องค่าตอบแทน และความสมัครใจในการเข้าร่วมให้เหมาะสมด้วย

4. ออกแบบงานให้ทุกคนเข้าถึงได้

HR ต้องมีข้อมูลก่อน จึงจะออกแบบงานที่ทุกคนเข้าถึงได้จริง ๆ เช่น เรื่องอาหารการกิน ที่ต้องรู้ว่าใครแพ้อาหารอะไร หรือใครไม่ทานอะไรด้วยเหตุผลเรื่องศาสนา, สถานที่จัดงานเหมาะสำหรับพนักงานผู้พิการไหม ไปจนถึงกิจกรรมที่มีในงานจะต้องไม่ละเมิดความเชื่อ วัฒนธรรม หรือทำให้ใครรู้สึกอับอาย

5. บริหารความเสี่ยงด้านความปลอดภัย พฤติกรรม และข้อมูลส่วนบุคคล

เตรียมแผนฉุกเฉิน จุดปฐมพยาบาล และผู้ประสานงานให้พร้อม และกำหนดพฤติกรรมที่ควรหรือไม่ควรทำ เช่น หากงานนั้นมีแอลกอฮอล์ ก็ควรสื่อสารถึงการไม่เมามายจนคุกคามผู้อื่น รวมถึงขอความยินยอมหากมีการถ่ายภาพหรือใช้ข้อมูลส่วนบุคคล (PDPA) จากพนักงานด้วย

6. สัญญาจัดซื้อจัดจ้างต้องรอบคอบ

เรื่องเงินคือเรื่องใหญ่ ควรตรวจสอบใบเสนอราคา เงื่อนไขการยกเลิก ความรับผิดชอบ ประกันภัย และความน่าเชื่อถือของผู้ให้บริการทุกครั้ง
หลายครั้งปัญหาไม่ได้เกิดจากการเลือก Vendor ผิด แต่เกิดจากรายละเอียดในสัญญาที่ไม่ชัดตั้งแต่ต้น เช่น ขอบเขตงานไม่ครบ หรือเงื่อนไขรับผิดชอบไม่ตรงกัน ซึ่งมักจะไปโผล่เป็นปัญหาในวันงานจริง

7. จัดงานเสร็จแล้ว อย่าลืมวัดผลด้วย

HR ไม่ใช่แค่จัดเสร็จก็จบไป แต่หลังงานอย่าลืมวัดจำนวนผู้เข้าร่วมงานว่ามาครบหรือไม่ คิดเป็นกี่เปอร์เซ็นต์ หากมีแบบประเมินความพึงพอใจให้พนักงานให้ Feedback สะท้อนปัญหาที่เกิดขึ้น เพื่อนำไปปรับปรุงในครั้งถัดไปด้วยยิ่งดี หรือมีวิธีอื่นที่จะช่วยประเมินผลได้อีกบ้าง หากในกรณีที่กิจกรรมนั้นอาจไม่เหมาะกับการให้พนักงานทำแบบประเมินตรง ๆ

HREX แหล่งรวมเครื่องมือสร้าง Employee Experience ที่เดียว ครบวงจร

หาก HR ต้องดูแลงานอีเวนต์หลายอย่างพร้อมกัน แล้วรู้สึกว่าทำเองทั้งหมดอาจไม่ไหว

การมีตัวช่วยที่เชี่ยวชาญเข้ามาเสริม อาจทำให้งานออกมาดีขึ้นทั้งในแง่ประสบการณ์ของพนักงานและความเรียบร้อยของงาน

HREX รวบรวมบริการ HR Solution ที่ช่วยให้งานอีเวนต์ขององค์กรเป็นเรื่องง่ายขึ้น ไม่ว่าจะเป็น

• MICE Venue สถานที่จัดประชุม อีเวนต์ และกิจกรรมองค์กร พร้อมบริการครบวงจร
• Catering บริการอาหารสำหรับองค์กร ที่ยืดหยุ่นและจัดการได้สะดวก
• Corporate Gift ของขวัญสำหรับองค์กรในหลากหลายรูปแบบ
• และอื่น ๆ อีกมากมาย

สามารถเข้าไปเลือกดูและเปรียบเทียบผู้ให้บริการที่เหมาะกับองค์กรของคุณในแพลตฟอร์ม HR Products & Services ของ HREX ได้เลย

สรุป

งานอีเวนต์ที่ HR จัดขึ้น เป็นหนึ่งในเครื่องมือสำคัญที่ช่วยออกแบบประสบการณ์ของพนักงาน ตั้งแต่วัตถุประสงค์ กลุ่มเป้าหมาย งบประมาณ ไปจนถึงรายละเอียดเล็ก ๆ ในวันงาน ล้วนส่งผลต่อความรู้สึกของพนักงาน และภาพขององค์กรในสายตาคนทำงาน

อีเวนต์ที่ดีต้องทำให้พนักงานเข้าใจสิ่งที่องค์กรต้องการสื่อ รู้สึกมีส่วนร่วม และเกิดความผูกพันมากขึ้น

สำหรับ HR การวางแผนให้รอบตั้งแต่ต้น จะช่วยให้งานออกมาเรียบร้อย และสร้างคุณค่าให้ทั้งพนักงานและองค์กรในระยะยาว
เพราะสุดท้ายแล้ว สิ่งที่ HR จัด ไม่ได้จบแค่ในวันงาน แต่จะยังอยู่ในความรู้สึกของพนักงานไปอีกนาน

Sources: cvent 2020onsite staffany