6 HR Metric พื้นฐานที่นายจ้างและ HR ควรรู้จัก พร้อมตัวอย่าง วิธีใช้และการคํานวณ

หากพูดถึงเรื่อง Data แล้ว HR อย่างเรา ๆ ก็คงคิดว่าเป็นเรื่องของ IT หรือเป็นเรื่องที่ไกลตัว และอาจจะไม่มีความจำเป็น แต่รู้หรือไม่ว่า HR เป็นแผนกที่ถือข้อมูลภายในที่เกี่ยวกับบุคลากรในองค์กรทั้งหมดที่สามารถตรวจเจอทุกปัญหาที่ซ่อนอยู่ใต้พรม สร้างโปรเจกต์ใหม่ ๆ เพื่อพัฒนา เพิ่มประสิทธิภาพ ลดการสูญเสียและลดค่าใช้จ่ายให้กับองค์กรได้อย่างมหาศาล 

หลังจบบทความนี้ ผมสัญญาว่าคุณจะได้ไอเดียใหม่ ๆ จากการนำ Data ผ่าน HR Metric เพื่อไปใช้พัฒนาองค์กรของคุณได้อย่างแน่นอน 

เรามาเข้าใจก่อนว่า HR Metric คืออะไร 

HR Metric หรือ ตัวชี้วัดทรัพยากรบุคคลเป็นวิธีการวัดว่ากิจกรรมทางด้านทรัพยากรบุคคลขององค์กรของคุณมีส่วนช่วยในการดําเนินธุรกิจอย่างไร เป็นการคํานวณค่าใช้จ่ายและประโยชน์ของด้านทรัพยากรมนุษย์ของธุรกิจ 

เช่น จํานวนคนในขั้นตอนต่าง ๆ ใน Pipeline การปฏิบัติตามกฎหมายแรงงาน การเก็บรักษาพนักงาน การจัดการประสิทธิภาพความพึงพอใจของพนักงานหลังเสร็จสิ้นการฝึกอบรมโปรแกรม Metric เล็ก ๆ น้อย ๆ เหล่านี้ มีส่วนสำคัญที่ช่วยให้องค์กรของคุณตัดสินใจได้อย่างแม่นยำ และปรับเปลี่ยนทิศทางได้อย่างมาประสิทธิภาพมากขึ้น 

ถ้าหากบริษัทของคุณเป็นบริษัทขนาดเล็กหรือขนาดกลาง  Metric 6 ข้อต่อไปนี้ คือสิ่งสำคัญมากที่สุด ที่ HR จำเป็นต้องมีข้อมูลเหล่านี้ไว้ในมือ 

1. Average Revenue Per Employee (ARPE)

เป็นการคำนวณหา ‘รายได้ของบริษัทต่อพนักงานหนึ่งคน’ HR Metric ตัวนี้จะใช้ชี้วัดว่าประสิทธิภาพในการทำเงินขององค์กรของคุณสอดคล้องกันกับจำนวนพนักงานอย่างไร และเป็นการกำหนด ‘มูลค่าต่อพนักงาน’ ขององค์กรของคุณได้อีกด้วย โดยหลักการก็คือหากบริษัทต้องการเพิ่มยอดต่อเดือนให้มากขึ้น 

HR มีหน้าที่อยู่ 2 วิธีคือ จ้างงานเพิ่มตามตำแหน่งที่จำเป็นเพื่อให้ยอดเป็นไปตามเป้าที่กำหนดหรือเพิ่ม ARPE ด้วยแผนการพัฒนาต่าง ๆ โดยการคำนวณหา ARPE สามารถทำได้โดย 

โดยค่า  ARPE นั้นไม่มีค่าที่แน่นอน เพราะทั้งนี้ทั้งนั้นขึ้นอยู่กับธุรกิจแต่ละประเภทที่แตกต่างกัน แต่ประเด็นสำคัญก็คือ ARPE ต้องมีค่ามากกว่าเงินเดือนของพนักงาน โดยส่วนตัวผมกำหนดคร่าว ๆ ไว้ที่ 2.5-3 เท่า ของเงินเดือน 

คำถามที่มักจะเจอกันก็คือแล้วถ้า ARPE ขององค์กรลดลงทั้ง ๆ ที่  Performance ของพนักงานนั้นไม่ได้ตกลงนั้นมีสาเหตุมาจากอะไร แล้วในฐานะ HR จะแก้ไขอย่างไร 

รวม ๆ แล้วในองค์กรแต่ละแห่งจะแบ่งพนักงานออกเป็น 2 กลุ่มหลัก ๆ ก็คือ Revenue Runner และ Non-Revenue Runner โดยกลุ่ม Revenue Runner ก็จะประกอบไปด้วยกลุ่มที่หาเงินให้กับบริษัท เช่น Sales / Marketing / Business Development และ Non-Revenue Runner ก็จะเป็นกลุ่ม Operation หลังบ้านที่ไม่ได้เกี่ยวข้องกับการหาเงิน โดยถ้าเกิดเหตุการณ์ที่ ARPE ลดลงแต่ Performance ของพนักงานไม่ได้ลดลง มักจะเกิดจาก 

1. เซลล์หาเงินได้น้อยลง ในขณะที่ Operation ไม่ได้มีประสิทธิภาพที่ลดลง 
2. เซลล์หาเงินได้เท่าเดิม ในขณะที่มีการเติมคนฝั่ง Operation มากเกินไป
3. จำนวนของพนักงานใน Revenue Runner มีการเปลี่ยนแปลง เช่น คนเก่าลาออก รับคนใหม่เข้ามา 
4. การตั้ง Target KPI ของยอดขาย ไม่สมดุลกับจำนวนพนักงาน 

ซึ่งทั้งหมดนี้เราสามารถตรวจสอบได้จากการคำนวณ HR Metric ในฝั่ง ARPE นี้ได้ รวมไปถึงการทำแผนพัฒนาโดย HR ที่สามารถทำให้  ARPE ขององค์กรเพิ่มขึ้นได้มีหลาย Project มากมากเช่น Recruitment Program, Talent Acquisition Program, Internal Referral Program โดย Focus ที่ Objective ของการหา Candidate ที่มีความรู้ความสามารถมาช่วยพัฒนางานด้านต่าง ๆ ในองค์กรได้มากยิ่งขึ้น อาจจะเริ่มโดยการ วิเคราะห์ Job Description และ Job Requirement ให้ตรงกับสายงาน และเพิ่มความน่าสนใจมากยิ่งขึ้น, การคัดกรองผู้สมัครงาน รายการคำถามในการสัมภาษณ์งานเพื่อคัดสรรพนักงานเข้ามาและทำการวัดประสิทธิภาพการทำงานโดยใช้ ARPE เป็นหนึ่งใน Factor เพื่อดูว่าลักษณะของพนักงานที่เรารับเข้ามานั้น ส่งผลให้ ARPE เพิ่มขึ้นหรือลดลงอย่างไรเพื่อนำไปสร้างแผนพัฒนาการรับสมัครพนักงานในอนาคต 

2. Cost Per Recruit

HR Metric ตัวนี้ คือ ‘ค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นจริงต่อการจ้างพนักงานหนึ่งคน’ โดยเริ่มตั้งแต่ Recruit จน Onboarding ค่าใช้จ่ายที่อาจเกิดขึ้นได้ เช่น ค่า Agency, ค่าเช่าพื้นที่ประกาศงานบน Website, ค่ายิง Ads สำหรับการจ้างงาน ค่าเสียเวลาสำหรับผู้สัมภาษณ์ ค่า Software ที่ใช้ ค่าใช้จ่ายในการ Training 

คำนวณได้โดย 

เช่น ผมต้องการจ้าง Sales Manager 1 ตำแหน่ง ด้วย Budget เงินเดือนที่ 100,000 THB/Month  ผมใช้บริการ Headhunter ผมวางประกาศใน Jobsdb.com และ LinkedIn และผมต้องใช้ Regional Sales Director กับ HR Director เป็นผู้สัมภาษณ์งาน โดยผมได้ Candidate ที่ผ่านการคัด Resume มาแล้ว 10 คน เพื่อเข้าสู่รอบสัมภาษณ์และผมได้ Sales Manager คนใหม่ผ่านช่องทาง Agency ทำให้ผมมี Total Expense on Recruitment ดังนี้ 

• ค่าสมาชิกรายเดือนของ Website รับสมัครงาน ( แล้วแต่ Package ) 
• Agency Fees ( ขึ้นอยู่กับสัญญา ส่วนใหญ่จะเท่ากับเงินเดือน 1 เดือนแรก ) 
• ค่าเสียเวลาของผู้สัมภาษณ์ โดยผมมีผู้สัมภาษณ์ 2 ท่าน เงินเดือนต่อท่านสมมติว่าเป็น 200,000 บาท ใช้เวลาสัมภาษณ์ Candidate 15 คน เฉลี่ยคนละ 30 นาที ทำให้ Director 2 ท่านนี้ เสียเวลาในการทำงานไปแล้วท่านละ 450 นาที หรือ 7.5 ชั่วโมง 

ค่าเสียเวลาของ Director 1 ท่าน คือ 

คำนวณตามเคสตัวอย่างของผมก็คือ

ค่าเสียเวลา = [( 200,000 / 30 ) / 8 ] x 7.5

ค่าเสียเวลา = 6249.98 หรือ 6250

• ค่า Training พนักงานใหม่ 

ค่าใช้จ่ายด้านบนทั้งหมดอาจปรับเปลี่ยนได้กรณีของการได้มาซึ่งพนักงาน 1 ตำแหน่ง โดยผมจะเอาค่าใช้จ่ายทั้งหมดนี้บวกกันแล้วนำไป ใส่ไว้ในส่วนของ Total Expense on Recruitment ซึ่งเราจะเห็นค่าใช้จ่ายจริง และสามารถหาวิธีลดค่าใช้จ่ายหรือปรับเปลี่ยนแผนการของการรับพนักงานใหม่ให้สอดคล้องกับ Direction ของบริษัทได้ครับ 

โดยการพิจารณาว่า Cost Per Recruit นั้น มากไปหรือน้อยไปอย่างไร ผมขอแจ้งตรงนี้ว่าเราอาจจะไม่มีค่ากลางว่ามันควรเป็นเท่าไหร่ แต่ผมแนะนำได้ว่า Cost Per Recruit นั้น ‘ไม่ควรเกินจำนวนเงินเดือนของพนักงานตำแหน่งนั้น ๆ x 1.5 เดือน’ ถ้าหากเกินจากนี้ ผมมองว่านั้นอาจจะเป็นราคาที่เราต้องจ่ายสูงเกินไปสำหรับการรับพนักงาน 1 ตำแหน่ง 

โดยผมอาจจะแนะนำให้ทาง HR ลองใช้บริการจาก Agency ภายนอก เพราะว่าในเบื้องต้น Agency เหล่านี้จะมี Pool of Candidate อยู่แล้วที่จะช่วยให้เราลดเวลาการในการสรรหาคนได้ รวมทั้งค่าใช้จ่ายในการได้มาซึ่งพนักงานหนึ่งคน อาจจะอยู่ที่ จำนวนเงินเดือน 1 เดือนของพนักงานรายนั้น ๆ หรือ  10% ของเงินเดือนของพนักงานรายนั้น ๆ เป็นเวลา 10 เดือน หรืออาจจะมีความต่างเล็กน้อยขึ้นอยู่กับแต่ละ Agency และการตกลง ซึ่งข้อดีของการจ้าง Agency นั้นอาจจะทำให้ Time to fill นั้นลดงลง ซึ่งถือว่าเป็นการลดค่าใช้จ่ายขององค์กรของการไม่มีพนักงานในตำแหน่งนั้น ๆ ซึ่งนั่นอาจจะหมายถึงค่าใช้จ่ายที่มากกว่าก็ได้ 

3. Turnover Rate of Employee

HR Metric ตัวที่ 3 คือ ‘อัตราการลาออกของพนักงาน’ ตัวเลขนี้มีความสำคัญมาก ๆ ต่อองค์กร ในทุก ๆ มิติ เป็นตัวเลขที่บอกว่าพนักงานนั้นมีความสุขกับบริษัทมากน้อยแค่ไหน Career Path ที่มีเป็นอย่างไร เงินเดือน Competitive หรือไม่ บรรยากาศการทำงานเป็นอย่างไร โดยค่าเฉลี่ยของ Turnover Rate ควรจะอยู่ที่ราวๆ 10% -20% หากคำนวณแล้วพบว่าเกิน 20% คุณในฐานะ HR ต้องหาให้เจอว่าอะไรคือเหตุผลที่ทำให้ Turnover Rate สูง โดยสามารถคำนวณได้จาก 

ยกตัวอย่างเช่น จำนวนพนักงานในเดือน มีนาคม 2562 มีทั้งหมด 72 คน และในเดือน มีนาคม 2563 มีพนักงานทั้งหมด 100 คน ทำให้จำนวนพนักงานโดยเฉลี่ยจะอยู่ที่ ( 72+100 ) / 2 = 86 คน ถ้ามีพนักงานลาออก 13 คนในช่วงเวลานั้น ทำให้  Turnover Rate จะอยู่ที่ 

(13/86)x100 = 15.11% 

โดยการคำนวณ Turnover Rate นั้น สามารถคำนวณได้ตามเวลาที่ต้องการได้เช่น รายเดือน รายไตรมาส รายครึ่งปี และรายปี และเพื่อให้ข้อมูลนั้นชัดเจนมากยิ่งขึ้นควรทำ Turnover Rate แยกตามแผนกด้วย เพราะตรวจสอบว่าแผนกไหนมี Turnover Rate สูง ซึ่งตอนที่ผมได้ทำการเก็บ Metric นี้ ผมได้คำนวณลึกไปถึง ‘แยกตามหัวหน้างาน’ ด้วยว่า ลูกน้องใครลาออกมาก ตัวเลขนี้สามารถช่วยให้คุณมองเห็นปัญหาที่แท้จริงของการลาออกได้มากขึ้นก็เป็นได้ 

ประสบการณ์ทำงานยังสำคัญอยู่ไหม เมื่อคนรุ่นใหม่ทำงานไม่กี่ปีก็ลาออก

4. การขาดงาน หรือ ลา

บางบริษัทใช้ HR Metric จำนวนวันที่พนักงานลาต่อปีเพื่อประเมินสุขภาพและสุขภาวะของพนักงาน ซึ่งหลาย ๆ ครั้งที่พนักงานป่วยบ่อย ๆ อาจจะมีสาเหตุมาจากทางครอบครัวหรือทางการงานก็ได้ โดยกฎหมายแรงงานของไทยกำหนดให้วันลาป่วยไม่เกิน 30 วันต่อปี ซึ่งนั่นคือ ประมาณ 12.4% ของวันทำงานที่แท้จริงทั้งปีโดยสังเขป แต่ถ้าหากมีพนักงานคนไหนใช้สิทธิ์ลาป่วยเต็มจำนวน HR อาจจะต้องลงไปดูอาการหน่อยแล้วว่าเป็นอย่างไรบ้าง เพราะจริง ๆ แล้ว อัตราการใช้วันลาป่วยนั้นควรจะอยู่ที่ 3%-6% จากวันทำงานที่แท้จริง โดยสามารถคำนวณได้จาก 

โดยสามารถคำนวณเป็นรายเดือน รายไตรมาส รายครึ่งปี และรายปีได้ และสามารถแยกตามแผนกได้เช่นเดียวกับ Turnover rate แต่จุดที่อยากจะเน้นย้ำก็คือ การลาใด ๆ ตามกฎหมายถือว่าพนักงานได้ใช้สิทธิภายใต้กฎหมายแรงงาน HR มีหน้าที่จัดการให้การลาหยุดของพนักงานนั้นไม่ส่งผลกระทบต่อการทำงานในภาพใหญ่ และหลีกเลี่ยงการตั้งข้อสังเกตที่อาจจะทำให้เกิดข้อพิพาทระหว่าง HR และ พนักงานได้ 

5. อายุงาน

ทำไม HR Metric เรื่องของอายุงานหรือ Length of Serving ถึงสำคัญ เพราะอายุงานเป็นหนึ่งในปัจจัยที่สามารถใช้ระบุเรื่องของ ‘ความพึงพอใจในการทำงาน’ ‘ความสุขในการทำงาน’ แน่นอนว่าถ้าอายุงานของพนักงานยิ่งยาว เสถียรภาพในการบริหารงานและการปฎิบัติงานก็จะคงที่ และสามารถคาดการณ์ได้ รวมถึงยังลดค่าใช้จ่ายในการจ้างงานตำแหน่งใหม่เพื่อทดแทนได้อีกด้วย โดยสามารถคำนวณได้จาก 

แน่นอนว่าสามารถคำนวณอายุงานของพนักงานเป็นรายบุคคลได้แล้วสามารถนำมาหาค่าเฉลี่ยของทั้งบริษัทหรือรายแผนกได้เช่นเดียวกัน ซึ่งการคำนวณอายุงานของพนักงานแยกตามแต่ละแผนกนั้นทำให้ HR มองเห็นปัญหาได้ว่า Length of serving ของแต่ละแผนกนั้นอายุเป็นอย่างไร ปัญหาคืออะไร เพื่อที่ HR นั้นจะเข้าไปมาบทบาทช่วยเหลือในการแก้ปัญหาและเพิ่มค่าเฉลี่ยอายุงานของแผนกนั้น ๆ อย่าลืมว่า พนักงานอายุงานยิ่งนานยิ่งเป็นผลดีกับทั้ง HR และองค์กร รวมถึงยังสามารถเป็น Key Success Factor ให้กับ Employer Branding ในอนาคตได้อีกด้วย 

โดยอายุงานของพนักงานนั้นมีความสำคัญทั้งทางตรงและทางอ้อมต่อทั้งแผนก HR และองค์กรเป็นอย่างมาก เพราะถ้าหากพนักงานนั้นมีอายุงานที่ต่ำ HR จะต้องทำ Recruitment Replace ตำแหน่งที่ว่างลงแทบจะตลอดเวลา ทำให้เสียรายจ่ายในเรื่องของ Recruitment และก็เสียเวลาในการพัฒนาพนักงานที่เป็น Talent อีกด้วย 

6.Overtime Rate

หากบริษัทของท่านมี HR Metric คือการจ่าย Overtime การคำนวณ Overtime Rate ก็จำเป็น 

การคำนวณ Overtime Rate เป็นสิ่งที่จำเป็นมาก เพราะหากบริษัทมีการจ่ายค่าล่วงเวลาที่มากเกินไป นั่นหมายถึง การจัดการตารางงาน หรือ Time Management ยังทำได้ไม่ดีหรือการ Assign งานที่มากจนเกินไปก็ส่งผลเสียในระยะยาวต่อพนักงานและบริษัทก็ต้องเสียค่าใช้จ่ายอีกด้วย โดยสามารถคำนวณได้จาก

โดย Overtime Rate สามารถคิดได้เป็นรายบุคคล รายแผนกหรือทั้งบริษัทได้ทั้งนั้น ผมจะยกตัวอย่างการคำนวณรายแผนก เช่น แผนก Aftersales มียอดเงินจ่ายสุทธิทั้งแผนกทั้งหมด 780,000 บาท โดยเป็นค่าจ้างล่วงเวลาอยู่ที่ 195,000 บาท ทำให้ Overtime Rate จะอยู่ที่  ( 195,000 – 780,000 ) x 100 = 25%  นั่นหมายถึง 1 ใน 4 ของ Payroll นั้นเป็นค่าจ้างล่วงเวลา แล้วถ้าอยากรู้ว่าค่าจ้างล่วงเวลาที่จ่ายไปนั้นคุ้มค่าหรือไม่ ให้นำไปคำนวณเพิ่มในหัวข้อ ARPE ว่า ถ้าการจ่ายค่าจ้างล่วงเวลาไป 25% นั้น ทำให้ ARPE เพิ่มขึ้นกี่เปอร์เซนต์ ดีกว่าหรือแย่กว่าเวลางานปกติ 

ตัวอย่างการใช้ HR Metric

ผมขออนุญาตเอ่ยถึงการนำ HR Metric บางข้อที่เคยทำแล้วนำไปใช้จริงจากประสบการณ์ของผม ในบริษัทที่ผมเคยทำงานนั้นได้มีแผนก Sales ซึ่งเป็นที่ทางบริษัทมีการ Recruit ประจำ และเรียกได้ว่ามี Turnover rate สูงอยู่แล้ว โดยโครงสร้างการบริหารทีมจะแบ่งเป็นทั้งหมด 7 ทีม ผ่านการดูแลโดย Sales Manager 7 ท่าน โดยทางผมก็ได้ทำการเก็บ Metric แบบละเอียดในทีมทั้งในเรื่องของ ARPE, การขาดลา และ Turnover rate ปรากฎว่าสิ่งที่ได้ข้อมูลมาก็คือ 

• ARPE ของทั้ง  7 ทีมมีความแตกต่างกันในระดับที่รับได้ โดยเราก็ได้สร้างโปรเจ็คมาเพื่อพัฒนา ARPE ของแต่ละทีมให้สูงขึ้น ทั้งเรื่องของ Training ต่าง ๆ ซึ่งผลลัพธ์ก็เป็นไปตามความคาดหวัง 
• การขาดลาอยู่ในระดับที่ปกติเฉลี่ยที่ 4%-7%
• Turnover Rate มีความแตกต่างกันโดยมีทีมเซลล์อยู่ 1 ทีมที่ Turnover Rate สูงกว่าอีก 6 ทีมที่เหลือ 

ซึ่งด้วยประเด็น Turnover Rate ที่สูงนี้ มีทั้งเรื่องของ Senior Sales ที่ประสิทธิภาพดีลาออก เซลล์ใหม่ที่รับเข้ามา อายุงานไม่ถึง 90 วัน ขอลาออกวนกันแบบนี้ไปเรื่อย ๆ โดยเหตุการณ์นี้ไม่เกิดขึ้นกับทีมเซลล์อื่น ๆ ดังนั้นเราก็เลยจัด Intensive Exit Interview คือเป็นการสัมภาษณ์ก่อนออกจากงานเพื่อเก็บ Feedback แบบพิเศษ เพื่อเก็บข้อมูลว่ามันเกิดอะไรขึ้นบ้าง ปรากฎว่า ทุก ๆ การเก็บข้อมูลนั้นมีการ Mention ถึง  Sales Manager ผู้ดูแลทีมในหลาย ๆ ประเด็น ซึ่งทางผู้ที่เกี่ยวข้องก็ได้เข้าไปตรวจสอบซึ่งก็เป็นจริงตามผลที่ได้จาก Exit interview ทำให้เราสามารถจัดการปัญหาที่ต้นเหตุได้อย่างแท้จริง 

นี่เป็นอีกหนึ่งกรณีศึกษาที่เราสามารถใช้ Data ที่เกี่ยวข้องกับ HR Metric ในการดูแลจัดการพนักงานซึ่งช่วยลดปัญหา ลดค่าใช้จ่าย เพิ่มประสิทธิภาพให้กับทุกแผนกและองค์กรได้ แค่ HR รู้จักนำ Data ที่เรามีอยู่ในมือนั้นมา วิเคราะห์และมองหาปัญหาที่เกิดขึ้น

บทสรุป

HR Metric ที่ผมได้กล่าวไปข้างต้นนั้น เป็น Metric ที่ HR มีความจำเป็นที่จะต้องเก็บ Data เหล่านี้เพื่อให้แผนก  HR นั้นสามารถ Detect ถึงปัญหาที่เกิดขึ้นที่เกี่ยวกับบุคลากร ประสิทธิภาพในการทำงาน ค่าใช้จ่ายที่แท้จริงที่แผนก HR จำเป็นต้องใช้ 

ซึ่งนั่นหมายถึงแผนก HR จะมีความพร้อมในการปรับเปลี่ยนตัวเองให้เป็น  Business Partner ขององค์กรในยุคปัจจุบันที่มีการเปลี่ยนแปลงที่รวดเร็วมากและเพื่อสามารถตอบรับทุกๆ Objective ของบริษัทให้มีโอกาสสำเร็จได้มากขึ้น ให้  HR ใช้ Big data เพื่อการพัฒนาในอนาคตต่อไป และแน่นอนว่า HR Metric ที่เกี่ยวข้องกับ HR นั้นยังไม่หมดเพียงเท่านี้ ในบทความต่อไปผมจะเจาะลึกถึง Metric ของ HR ที่เกี่ยวข้องโดยตรงกับ Recruitment เพื่อแนะนำให้ HR ทุกท่านนั้นมีระบบและวิธีการจัดการการสรรหาบุคลากรให้มีประสิทธิภาพสูงสุดครับ