รู้จักทฤษฎี POLC – ทฤษฎีการจัดการที่สร้างประสิทธิภาพให้กับองค์กร

POLC คือหลักการบริหารจัดการ 4 ด้าน ได้แก่ Planning (การวางแผน), Organizing (การจัดองค์กร), Leading (การนำ) และ Controlling (การควบคุม) กรอบคิดนี้ช่วยให้ผู้บริหารมองงานตั้งแต่การกำหนดเป้าหมาย จัดสรรคนและทรัพยากร นำทีม ไปจนถึงติดตามผลและแก้ไขสิ่งที่คลาดเคลื่อนจากแผน

แม้ POLC จะเป็นแนวคิดคลาสสิก แต่ยังนำมาใช้ได้กับองค์กรปัจจุบัน ทั้งการบริหารโครงการ การทำงานแบบ Hybrid และงาน HR เพราะเป็นกรอบที่เรียบง่าย ยืดหยุ่น และช่วยเชื่อมกลยุทธ์เข้ากับการลงมือทำ บทความนี้จะอธิบายว่า POLC คืออะไร มีองค์ประกอบอะไรบ้าง พร้อมตัวอย่างและการเปรียบเทียบกับ POCCC, POSDC และ PDCA

แนวคิด POLC มักเชื่อมโยงกับ Louis A. Allen ที่ปรึกษาด้านการจัดการชาวอเมริกัน ผู้เขียนหนังสือ Management and Organization ในปี ค.ศ. 1958 และเป็นการจัดกลุ่มหน้าที่หลักของผู้บริหารให้เข้าใจง่าย ปัจจุบันตำราด้านการจัดการ เช่น Principles of Management ของ OpenStax ยังคงใช้องค์ประกอบ Planning, Organizing, Leading และ Controlling เป็นโครงสร้างพื้นฐานในการอธิบายการบริหารองค์กร

แนวคิดและทฤษฎีด้านการบริหารจัดการ (Management Concept)

POLC คืออะไร

POLC คือกรอบหน้าที่หลักในการบริหารที่ครอบคลุม 4 องค์ประกอบ ได้แก่ P – Planning / การวางแผน, O – Organizing / การจัดองค์กร, L – Leading / การนำ และ C – Controlling / การควบคุม ทั้ง 4 ด้านทำงานเชื่อมโยงกัน ไม่จำเป็นต้องเป็นขั้นตอนเส้นตรงเพียงครั้งเดียว แต่ผู้บริหารสามารถย้อนกลับไปปรับแผน โครงสร้าง วิธีนำทีม หรือตัวชี้วัดได้ตามสถานการณ์

P – Planning การวางแผน

การวางแผน คือ การกำหนดกิจกรรมตลอดจนภาระกิจต่างๆ ที่ต้องปฏิบัติเอาไว้ในแต่ละช่วงเวลา เพื่อให้เป็นแนวทางตลอดจนทิศทางในการปฏิบัติงาน การวางแผนควรต้องมีการกำหนดวัตถุประสงค์และขั้นตอนที่จะทำให้บรรลุผลตามที่ต้องการ ซึ่งการวางแผนนั้นมีหลายประเภทได้แก่

• การวางแผนเชิงกลยุทธ์ (Strategic Planning) : การวางแผนกลยุทธ์นั้นจำเป็นต้องใส่ใจรายละเอียดมากมาย ตั้งแต่เรื่องของคู่แข่ง, โอกาสและอุสรรคทางธุรกิจ, ไปจนถึงจุดแข็งและจุดอ่อนขององค์กร ตลอดจนตำแหน่งทางการตลาดเมื่อเทียบกับคู่แข่ง การวางแผนเชิงกลยุทธ์นี้ไม่ใช่แค่การวางแผนการทำงาน แต่เป็นการวางแผนยุทธศาสตร์ในการทำธุรกิจที่มีแผนครอบคลุมหลายมิติ ตลอดจนมีการวางพันธกิจอย่างชัดเจนเพื่อเป็นแนวทางของการใช้กลยุทธ์บริหารจัดการรวมไปถึงปฏิบัติการนั่นเอง การวางแผนเชิงกลยุทธ์นั้นมักใช้ปฏิบัติงานกับฝ่ายบริหาร ตลอดจนระดับหัวหน้างาน
• การวางแผนเชิงยุทธวิธี (Tactical Planning) : การวางแผนเชิงยุทธวิธีนี้จะเน้นไปยังการปฏิบัติการเป็นหลัก ใส่ใจการปฏิบัติการทุกขั้นตอนที่จะทำให้การทำงานประสบผลสำเร็จได้ด้วยดี การวางแผนเชิงยุทธวิธีนี้มักต่อยอดมาจากการวางแผนเชิงกลยุทธ์ที่ต้องให้สอดคล้องกัน และมักใช้กับฝ่ายปฏิบัติในระดับหัวหน้าและลูกน้องนั่นเอง
• การวางแผนเชิงบริหารจัดการ (Operational Planning) : การวางแผนเชิงบริหารจัดการนี้จะเน้นไปยังกระบวนการในการทำงาน ตลอดจนการประสานให้การทำงานแต่ละแผนกสอดคล้องกันเสียมากกว่า และทำให้การทำงานราบรื่นทั้งในส่วนแผนกและองค์รวม เน้นระบบ ระเบียบ และการแก้ไขปัญหาด้านระบบการทำงาน มักนำไปใช้ตั้งแต่ฝ่ายบริหารไปจนถึงฝ่ายปฏิบัติการในระดับหัวหน้า เพื่อให้การทำงานภาพรวมสอดคล้องและราบรื่น

O – Organizing การจัดการองค์กร

การจัดการองค์กร คือ การกำหนดโครงสร้างตำแหน่ง กำหนดบทบาท หน้าที่ ตลอดจนการทำงานของทุกภาคส่วนให้สอดคล้อง ราบรื่น และไม่ทับซ้อนกัน การจัดการองค์กรยังรวมไปถึงการจัดระเบียบในการทำงานที่จะทำให้การทำงานไม่สะดุด จัดสรรคนให้เหมาะสมกับงาน จัดการงานให้เป็นระบบระเบียบ เพื่อให้เกิดประสิทธิภาพในการทำงานมากที่สุด

L – Leading ภาวะการเป็นผู้นำ

ภาวะการเป็นผู้น้ำ คือ ภาวะในการควบคุมการทำงานให้สำเร็จลุล่วง โดยต้องสามารถสร้างแรงจูงใจให้ทุกคนอยากร่วมทำงานได้ ต้องบริหารงานบุคคลได้ดี ต้องเข้าใจการทำงานของตนเองและผู้ใต้บังคับบัญชา รวมถึงมีทักษะในการแก้ไขปัญหาได้ดี และมีการตัดสินใจที่รอบคอบ ฉับไว ดีเยี่ยม สามารถที่จะนำพาทุกคนบรรลุเป้าหมายไปสู่ความสำเร็จได้

C – Controlling การควบคุม

การควบคุม คือ การดูแลบุคลากรตลอดจนการทำงานต่างๆ ให้เป็นไปตามแผนงานที่วางไว้ ตลอดจนการติดตามประเมินผลว่าการปฏิบัติงานนั้นเป็นไปตามที่วางไว้หรือไม่ บรรลุวัตถุประสงค์หรือเปล่า มีความสำเร็จมากน้อยเพียงไร การควบคุมนั้นยังหมายถึงการจัดการกับปัญหาอย่างมีประสิทธิภาพ เพื่อให้เกิดผลกระทบกับการทำงานน้อยที่สุดอีกด้วย

กรอบปฏิบัติการของ POLC (POLC Framework)

เมื่อเราทราบนิยามตลอดจนความหมายของทฤษฎีการจัดการสมัยใหม่ POLC อย่างชัดเจนเรียบร้อยแล้ว เราลองมาดูกรอบปฏิบัติการของทฤษฎีนี้กันดีกว่าว่าแต่ละตัวแต่ละขั้นตอนจะมีหลักการที่นำไปปฏิบัติอย่างไรบ้าง

ตัวอย่างการใช้ POLC ในงาน HR

ตัวอย่างเช่น ฝ่าย HR ต้องการลดระยะเวลาสรรหาพนักงาน (Time to Hire) จาก 45 วันเหลือ 30 วันภายใน 6 เดือน สามารถใช้หลักการ POLC ได้ดังนี้

1. Planning: วิเคราะห์ขั้นตอนที่ใช้เวลานาน กำหนดเป้าหมาย 30 วัน วางแผนช่องทางสรรหา และกำหนด KPI ของแต่ละช่วง
2. Organizing: แบ่งหน้าที่ระหว่าง Recruiter, Hiring Manager และผู้อนุมัติ พร้อมกำหนดกรอบเวลาและเครื่องมือที่ทุกฝ่ายใช้ร่วมกัน
3. Leading: สื่อสารเป้าหมายกับผู้เกี่ยวข้อง นัดติดตามงาน แก้ปัญหาคอขวด และสร้างความร่วมมือระหว่าง HR กับหน่วยงานต้นสังกัด
4. Controlling: ตรวจสอบ Time to Hire, Conversion Rate และ Candidate Drop-off เป็นรายสัปดาห์ แล้วปรับขั้นตอนที่ยังล่าช้า

กรอบเดียวกันนี้สามารถนำไปใช้กับการวางแผนอัตรากำลัง การอบรมพนักงาน การประเมินผล การสร้าง Employee Engagement หรือโครงการเปลี่ยนแปลงองค์กรได้ โดยเปลี่ยนเป้าหมาย ผู้รับผิดชอบ และตัวชี้วัดให้เหมาะกับงาน

POLC ยังใช้ได้กับองค์กรยุคใหม่หรือไม่

POLC ยังใช้ได้ แต่ควรมองเป็นวงจรที่ปรับได้ต่อเนื่องมากกว่าสูตรตายตัว องค์กรที่ทำงานรวดเร็วหรือมีทีม Hybrid สามารถกำหนดแผนระยะสั้น กระจายอำนาจการตัดสินใจ และติดตามผลผ่านข้อมูลแบบ Real-time ได้ โดยยังคงหน้าที่หลักทั้ง 4 ด้านไว้

• Planning: ใช้ข้อมูลและ Scenario Planning เพื่อรับมือความไม่แน่นอน
• Organizing: ออกแบบบทบาทและช่องทางสื่อสารให้ชัดเจนสำหรับทีมข้ามสายงานหรือทีม Hybrid
• Leading: เน้นความไว้วางใจ การสื่อสารสองทาง และการโค้ช มากกว่าการสั่งการเพียงอย่างเดียว
• Controlling: ใช้ Dashboard, KPI หรือ OKR เพื่อติดตามผล โดยไม่เปลี่ยนการควบคุมให้กลายเป็นการจับผิดพนักงาน

POLC ต่างจาก POCCC, POSDC และ PDCA อย่างไร

แต่ละแนวคิดมีส่วนที่คล้ายกัน แต่ตอบโจทย์ต่างกัน การเลือกใช้จึงควรพิจารณาจากวัตถุประสงค์ของงาน ไม่จำเป็นต้องเลือกเพียงโมเดลเดียว

คำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับ POLC

POLC ย่อมาจากอะไร และมีอะไรบ้าง

POLC ย่อมาจาก Planning, Organizing, Leading และ Controlling หรือการวางแผน การจัดองค์กร การนำ และการควบคุม ซึ่งเป็นหน้าที่หลักที่ผู้บริหารต้องทำให้เชื่อมโยงกัน

POLC เหมาะกับใคร

POLC เหมาะกับผู้บริหาร หัวหน้างาน HR และเจ้าของโครงการ รวมถึงพนักงานที่ต้องวางแผน ประสานคน และรับผิดชอบผลลัพธ์ของงาน ไม่ได้จำกัดเฉพาะผู้บริหารระดับสูง

POLC ต่างจาก PDCA อย่างไร

POLC ใช้อธิบายหน้าที่การบริหารองค์กรและคนในภาพรวม ส่วน PDCA เน้นวงจรการลงมือทำ ตรวจสอบ และปรับปรุงกระบวนการอย่างต่อเนื่อง ทั้งสองแนวคิดจึงสามารถใช้ร่วมกันได้

จุดเด่นของทฤษฎีการจัดการ POLC

• ครบกระบวนการ : มีการใส่ใจกระบวนการตั้งแต่ต้นจนจบ ตั้งแต่ การวางวิสัยทัศน์, พันธกิจ, เป้าหมาย ไปจนถึงการปฏิบัติการ และสรุปสุดท้ายด้วยการประเมินผลปฏิบัติการ
• สร้างกลยุทธ์ : กลยุทธ์ในการปฏิบัติการถือเป็นหัวใจสำคัญของขั้นการวางแผนเพื่อนำไปปฏิบัติการ กลยุทธ์นั้นจะทำให้การปฏิบัติการเฉียบคมขึ้นได้ โดดเด่น และมีโอกาสสัมฤทธิ์ผลได้สูง ซึ่งจุดนี้เองที่สร้างความแตกต่างในการปฏิบัติการของทฤษฎีนี้ที่ทำให้แตกต่างจากการปฏิบัติการปกติที่ไม่เน้นการวางกลยุทธ์
• ชูภาวะผู้นำ : ให้ความสำคัญกับภาวะการเป็นผู้นำ (Leading) ซึ่งเป็นปัจจัยสำคัญในการบริการจัดการทุกอย่างให้เป็นไปตามแผนที่วางไว้ได้อย่างมีประสิทธิภาพ เพราะบางครั้งหากแผนการดีแค่ไหนก็ตาม แต่ขาดการบริหารจัดการที่ดีก็อาจทำให้ไม่ประสบความสำเร็จได้
• ใส่ใจภาวะผู้ตาม : ใส่ใจภาวะผู้นำที่ดีคือต้องมีการสื่อสารและประสานงานกับผู้ใต้บังคับบัญชาที่ชัดเจน สร้างความเข้าใจอันดี และบริหารการทำงานอย่างมีประสิทธิภาพ ขณะเดียวกันก็ต้องรู้จักวิธีสร้างแรงจูงใจในการทำงานให้เกิดขึ้นด้วย
• จัดการโครงสร้างองค์กรให้เป็นระเบียบ : เน้นย้ำเรื่องการจัดการองค์กรซึ่งเป็นการวางโครงสร้างที่สำคัญ ตั้งแต่การวางโครงสร้างตำแหน่ง ไปจนถึงการมอบหมายงานที่ไม่ทับซ้อน
• มาตรฐานชัดเจน : เน้นตรวจสอบการปฏิบัติการอย่างสม่ำเสมอว่าตรงตามมาตรฐานที่วางไว้ ตลอดจนตรงตามแผนการทำงานที่กำหนดไว้หรือไม่ ถ้าไม่ได้มาตรฐานหรือไม่ตรงก็ให้รีบปรับแก้ไขให้เป็นไปตามที่กำหนด เพื่อให้เกิดการทำงานอย่างราบรื่นและมีประสิทธิภาพ

บทสรุป

POLC คือกรอบการบริหารที่เรียบง่ายแต่ครอบคลุม ตั้งแต่การวางแผน จัดองค์กร นำทีม ไปจนถึงควบคุมและติดตามผล จุดสำคัญไม่ได้อยู่ที่การทำครบ 4 ขั้นตอนเพียงครั้งเดียว แต่อยู่ที่การทำให้ทั้ง 4 ด้านเชื่อมโยงกันและปรับตามข้อมูลหรือสถานการณ์จริง

สำหรับ HR และหัวหน้างาน POLC ช่วยเปลี่ยนเป้าหมายที่เป็นนามธรรมให้กลายเป็นบทบาท แผนงาน วิธีสื่อสาร และตัวชี้วัดที่ชัดเจน เมื่อใช้ควบคู่กับ Feedback และการทบทวนผลอย่างสม่ำเสมอ องค์กรจะรักษาทิศทางพร้อมปรับปรุงวิธีทำงานได้อย่างต่อเนื่อง