POSDC คืออะไร? 5 ขั้นตอนกระบวนการบริหาร พร้อมตัวอย่าง

POSDC คือกรอบกระบวนการบริหารที่ช่วยให้ผู้บริหารมองงานอย่างเป็นระบบตั้งแต่การวางแผน จัดโครงสร้าง จัดสรรบุคลากร อำนวยการ ไปจนถึงควบคุมและติดตามผล ประกอบด้วย Planning, Organizing, Staffing, Directing และ Controlling แม้แนวคิดนี้มีรากฐานจากทฤษฎีการบริหารยุคคลาสสิก แต่ยังนำมาปรับใช้กับการบริหารองค์กร ทีม โครงการ และงาน HR ในปัจจุบันได้

บทความนี้จะอธิบายว่า POSDC คืออะไร แต่ละขั้นตอนทำอะไร มีที่มาอย่างไร ต่างจาก POLC, POCCC, POSDCORB และ PDCA ตรงไหน พร้อมตัวอย่างใช้งานจริงและข้อจำกัดที่ควรรู้

POSDC คืออะไร

POSDC เป็นตัวย่อของหน้าที่ทางการบริหาร 5 ด้าน ดังนี้

หากถามว่า กระบวนการบริหาร หมายถึงอะไร คำตอบคือการเชื่อมเป้าหมาย คน ทรัพยากร การลงมือทำ และการติดตามผลเข้าด้วยกัน เพื่อให้องค์กรบรรลุวัตถุประสงค์อย่างมีประสิทธิภาพ POSDC จึงไม่ควรถูกมองเป็นรายการงาน 5 ข้อที่ทำแยกกัน แต่เป็นวงจรที่ข้อมูลจากการควบคุมจะย้อนกลับไปช่วยปรับแผน โครงสร้าง และการจัดคนในรอบต่อไป

ที่มาของ POSDC และข้อควรรู้

แนวคิดเรื่องหน้าที่ของผู้บริหารมีรากฐานจากทฤษฎีการบริหารยุคคลาสสิก โดย Henri Fayol อธิบายหน้าที่การบริหารในรูป Planning, Organizing, Commanding, Coordinating และ Controlling ซึ่งเป็นพื้นฐานของ POCCC

ต่อมา Harold Koontz และ Cyril O’Donnell จัดกลุ่มหน้าที่ผู้บริหารเป็น Planning, Organizing, Staffing, Directing และ Controlling หนังสือ Principles of Management: An Analysis of Managerial Functions ตีพิมพ์ครั้งแรกในปี 1955 ขณะที่บทความของ Koontz ในปี 1957 ก็อธิบายหน้าที่ทั้ง 5 ด้านนี้อย่างชัดเจน กรอบดังกล่าวจึงมักถูกเชื่อมโยงกับแนวคิด POSDC

อย่างไรก็ตาม ควรหลีกเลี่ยงการฟันธงว่า POSDC เกิดจากนักทฤษฎีคนใดคนหนึ่งเพียงลำพัง เพราะแนวคิดนี้พัฒนาต่อยอดจากสายทฤษฎีหน้าที่การบริหารหลายยุค และบางตำราอาจจัดลำดับองค์ประกอบต่างกัน จุดสำคัญสำหรับผู้นำไปใช้คือการเข้าใจหน้าที่ของแต่ละองค์ประกอบมากกว่าการยึดตัวย่อเป็นสูตรตายตัว

กระบวนการบริหาร POSDC 5 ขั้นตอน

1. P – Planning: การวางแผน

Planning คือการกำหนดเป้าหมายและวิธีไปถึงเป้าหมาย เริ่มจากการทำความเข้าใจสถานการณ์ปัจจุบัน วิเคราะห์ข้อมูลและความเสี่ยง กำหนดผลลัพธ์ที่ต้องการ แล้วแตกออกมาเป็นแผนงาน ผู้รับผิดชอบ ทรัพยากร ระยะเวลา และตัวชี้วัด

คำถามสำคัญในขั้นนี้ ได้แก่

• เป้าหมายที่ต้องการบรรลุคืออะไร และวัดผลอย่างไร
• สถานการณ์ปัจจุบัน ปัญหา และข้อจำกัดคืออะไร
• ต้องทำกิจกรรมใด ใครเป็นผู้รับผิดชอบ และใช้ทรัพยากรเท่าไร
• มีความเสี่ยงหรือทางเลือกสำรองอะไรบ้าง

แผนที่ดีควรมีทิศทางชัดเจน แต่ไม่แข็งจนปรับไม่ได้ เพราะข้อมูลและเงื่อนไขของธุรกิจสามารถเปลี่ยนระหว่างการดำเนินงาน

2. O – Organizing: การจัดองค์กร

Organizing คือการออกแบบโครงสร้าง บทบาท ความรับผิดชอบ และความสัมพันธ์ในการทำงาน เพื่อให้แผนเกิดขึ้นจริง ครอบคลุมทั้งการแบ่งงาน การจัดทีม การมอบอำนาจ การกำหนดผู้ตัดสินใจ การจัดสรรงบประมาณ เครื่องมือ และช่องทางประสานงาน

องค์กรควรตรวจสอบว่างานไม่ซ้ำซ้อน ไม่มีช่องว่างความรับผิดชอบ และผู้รับผิดชอบแต่ละคนมีอำนาจตัดสินใจสอดคล้องกับหน้าที่ โดยเฉพาะทีมข้ามสายงานหรือ Hybrid ที่ต้องกำหนดช่องทางสื่อสารและจังหวะการทำงานให้ชัดเจน

3. S – Staffing: การจัดสรรและบริหารบุคลากร

Staffing คือการทำให้องค์กรมีคนที่เหมาะสมในจำนวนและเวลาที่เหมาะสม ตั้งแต่การวางแผนอัตรากำลัง สรรหา คัดเลือก จัดวางคน ปฐมนิเทศ พัฒนาทักษะ ประเมินผลงาน วางผู้สืบทอดตำแหน่ง ไปจนถึงรักษาบุคลากรที่มีศักยภาพ

จุดนี้ทำให้ POSDC ต่างจากกรอบบางแบบ เพราะแยกงานด้านคนออกมาเป็นองค์ประกอบเฉพาะ ผู้บริหารจึงต้องตอบให้ได้ว่า

• งานนี้ต้องใช้ทักษะและจำนวนคนเท่าไร
• ควรสรรหาจากภายนอก พัฒนาคนภายใน หรือปรับกระบวนการก่อน
• พนักงานต้องได้รับเครื่องมือ การฝึกอบรม และการสนับสนุนอะไร
• จะวัดความพร้อมและผลงานของบุคลากรอย่างไร

อ่านเพิ่มเติมเรื่อง การพัฒนาทรัพยากรมนุษย์ (HRD)

4. D – Directing: การอำนวยการ

Directing คือการทำให้คนและทรัพยากรเคลื่อนไปตามทิศทางที่กำหนด ครอบคลุมการตัดสินใจ มอบหมายงาน สื่อสาร สร้างแรงจูงใจ โค้ช แก้ปัญหา และประสานงานระหว่างฝ่าย

การอำนวยการในองค์กรปัจจุบันไม่ควรหมายถึงการออกคำสั่งฝ่ายเดียว ผู้นำต้องทำให้ทีมเข้าใจเป้าหมาย รับฟังข้อมูลจากผู้ปฏิบัติงาน เปิดพื้นที่ให้ตัดสินใจในระดับที่เหมาะสม และให้ Feedback อย่างต่อเนื่อง โดยเฉพาะเมื่อทำงานแบบ Agile หรือ Hybrid

5. C – Controlling: การควบคุมและติดตามผล

Controlling คือการกำหนดมาตรฐาน วัดผลจริง เปรียบเทียบกับเป้าหมาย และดำเนินการแก้ไขเมื่อเกิดความคลาดเคลื่อน การควบคุมที่ดีจึงไม่ใช่การจับผิดบุคลากร แต่เป็นระบบ Feedback ที่ช่วยให้ทีมมองเห็นสถานการณ์และตัดสินใจได้เร็วขึ้น

ขั้นตอนพื้นฐานประกอบด้วย

1. กำหนดเป้าหมาย มาตรฐาน หรือ KPI
2. เก็บข้อมูลผลการดำเนินงาน
3. เปรียบเทียบผลจริงกับเป้าหมาย
4. วิเคราะห์สาเหตุและดำเนินการแก้ไข
5. นำสิ่งที่เรียนรู้กลับไปปรับ Planning, Organizing หรือ Staffing

ตัวอย่างการใช้ POSDC ในองค์กร

สมมติว่าฝ่าย HR ต้องการปรับระบบ Onboarding เพื่อให้พนักงานใหม่ทำงานได้เต็มประสิทธิภาพเร็วขึ้นและลดการลาออกในช่วงทดลองงาน สามารถใช้ POSDC ได้ดังนี้

ตัวอย่างนี้แสดงให้เห็นว่า POSDC ใช้ได้ทั้งระดับองค์กร โครงการ และกระบวนการ HR โดยเปลี่ยนเป้าหมาย ผู้รับผิดชอบ และตัวชี้วัดให้เหมาะกับบริบท

POSDC ยังใช้ได้กับองค์กรยุคใหม่หรือไม่

POSDC ยังใช้ได้ เพราะทุกองค์กรยังต้องวางแผน จัดระบบ จัดคน นำทีม และติดตามผล แต่ไม่ควรใช้แบบเส้นตรงหรือรวมอำนาจไว้ที่ผู้บริหารเพียงคนเดียว องค์กรยุคใหม่ควรประยุกต์ดังนี้

• วางแผนเป็นรอบสั้น: ใช้ข้อมูลล่าสุด ทบทวนสมมติฐาน และปรับแผนตามสถานการณ์
• ออกแบบโครงสร้างให้คล่องตัว: สร้างทีมข้ามสายงานและกำหนดสิทธิ์ตัดสินใจให้ชัด
• มอง Staffing มากกว่าการสรรหา: รวมถึง Reskill, Upskill, Internal Mobility และการใช้เทคโนโลยีช่วยงาน
• Directing ผ่านการนำและการโค้ช: เน้นความไว้วางใจ การสื่อสารสองทาง และการมีส่วนร่วม
• ควบคุมด้วยข้อมูล: ใช้ Dashboard, KPI หรือ OKR เพื่อติดตามแนวโน้มและแก้ปัญหา ไม่ใช้ตัวเลขเพื่อจับผิด

ข้อควรระวังคือ หากองค์กรตีความ POSDC เป็นคำสั่งจากบนลงล่างทุกขั้น อาจทำให้การตัดสินใจช้า ลดความคิดริเริ่ม และไม่เหมาะกับสภาพแวดล้อมที่เปลี่ยนเร็ว

POSDC ต่างจาก POLC, POCCC, POSDCORB และ PDCA อย่างไร

แต่ละกรอบมีรากฐานและจุดเน้นต่างกัน ไม่จำเป็นต้องเลือกใช้เพียงแบบเดียว

POSDC ช่วยตอบว่า “ผู้บริหารต้องดูแลหน้าที่อะไรบ้าง” ส่วน PDCA ช่วยตอบว่า “จะปรับปรุงงานหนึ่งเรื่องเป็นวงจรอย่างไร” จึงสามารถใช้ POSDC วางระบบบริหารและใช้ PDCA ปรับปรุงแต่ละกระบวนการภายในระบบนั้นได้

ประโยชน์และข้อจำกัดของ POSDC

ประโยชน์ของ POSDC

• ช่วยให้เห็นกระบวนการบริหารตั้งแต่เป้าหมายจนถึงการติดตามผล
• ทำให้บทบาท ความรับผิดชอบ และอำนาจตัดสินใจชัดเจนขึ้น
• แยก Staffing ออกมา ทำให้การวางกำลังคนและพัฒนาบุคลากรไม่ถูกมองข้าม
• เชื่อมแผน คน ทรัพยากร และตัวชี้วัดไว้ในกรอบเดียวกัน
• นำไปประยุกต์ใช้ได้ทั้งระดับองค์กร ทีม โครงการ และงาน HR
• ช่วยสร้างข้อมูล Feedback สำหรับปรับแผนและแก้ไขปัญหาอย่างต่อเนื่อง

ข้อจำกัดของ POSDC

• เป็นกรอบภาพรวม จึงไม่ได้บอกวิธีแก้ปัญหาเฉพาะอย่างละเอียด
• อาจดูเป็นขั้นตอนตายตัว หากผู้ใช้ไม่มองว่าแต่ละหน้าที่ทำงานย้อนกลับและเชื่อมโยงกัน
• คำว่า Directing และ Controlling อาจนำไปสู่การบริหารแบบรวมศูนย์ หากไม่ปรับให้เหมาะกับวัฒนธรรมยุคใหม่
• ไม่ได้เน้นลูกค้า นวัตกรรม หรือความเปลี่ยนแปลงโดยตรง จึงควรใช้ร่วมกับข้อมูลตลาดและเครื่องมืออื่น

FAQ: คำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับ POSDC

POSDC ย่อมาจากอะไร ?

POSDC ย่อมาจาก Planning, Organizing, Staffing, Directing และ Controlling หรือการวางแผน การจัดองค์กร การจัดสรรบุคลากร การอำนวยการ และการควบคุม

กระบวนการบริหาร หมายถึงอะไร ?

กระบวนการบริหาร หมายถึงกิจกรรมที่เชื่อมการกำหนดเป้าหมาย การจัดงานและทรัพยากร การบริหารคน การนำไปปฏิบัติ และการติดตามผล เพื่อให้องค์กรบรรลุวัตถุประสงค์ POSDC เป็นหนึ่งในกรอบที่ใช้อธิบายกระบวนการดังกล่าว

POSDC กับ POLC ต่างกันอย่างไร ?

POSDC แยก Staffing เป็นหน้าที่เฉพาะและใช้ Directing ส่วน POLC รวมงานด้านคนไว้ใน Organizing และใช้ Leading ซึ่งครอบคลุมการสร้างแรงจูงใจ การสื่อสาร และภาวะผู้นำมากกว่า

POSDC เหมาะกับใคร ?

เหมาะกับผู้บริหาร หัวหน้างาน HR เจ้าของกิจการ และผู้จัดการโครงการที่ต้องวางแผน จัดทีม มอบหมายงาน และรับผิดชอบผลลัพธ์ ไม่จำกัดเฉพาะผู้บริหารระดับสูง

POSDC ต้องทำตามลำดับเสมอหรือไม่ ?

ไม่จำเป็นต้องเป็นเส้นตรงเพียงครั้งเดียว แม้การวางแผนมักเป็นจุดเริ่มต้น แต่ข้อมูลจากการดำเนินงานและการควบคุมสามารถทำให้องค์กรย้อนกลับไปปรับแผน โครงสร้าง หรือกำลังคนได้ตลอดเวลา

บทสรุป

POSDC คือกรอบกระบวนการบริหาร 5 ด้านที่ช่วยเปลี่ยนเป้าหมายให้กลายเป็นโครงสร้าง ทีม การลงมือทำ และผลลัพธ์ที่ติดตามได้ จุดเด่นคือการให้ความสำคัญกับ Staffing หรือการบริหารคนอย่างชัดเจน จึงยังมีประโยชน์ต่อผู้บริหารและ HR ในปัจจุบัน

หัวใจสำคัญไม่ได้อยู่ที่การทำครบทุกตัวอักษรแบบตายตัว แต่อยู่ที่การเชื่อม Planning, Organizing, Staffing, Directing และ Controlling ให้เป็นระบบที่เรียนรู้และปรับตัวได้ เมื่อใช้ร่วมกับการมีส่วนร่วมของทีม ข้อมูลแบบ Real-time และวงจรปรับปรุงอย่าง PDCA กรอบคลาสสิกนี้ก็ยังช่วยให้องค์กรบริหารงานได้อย่างมีทิศทาง