3 ขั้นตอน Layoff ด้วยจิตเมตตา – จะเตรียมตัวอย่างไรหากต้องจากกันด้วยดี

หลังจากช่วงวิกฤตโควิดในประเทศไทยนั้น ยอดผู้ป่วยอาจจะไม่ได้พุ่งสูงเหมือนที่เคยเป็น แต่ในอีกสิ่งที่มีความน่ากังวลใจพอๆกัน คือทิศทางเศรษฐกิจในอนาคตของประเทศไทยที่หลายฝ่ายคาดการณ์ว่าจะต้องใช้เวลาอีกสักพักใหญ่ๆมากจึงจะสามารถฟื้นคืนสู่ภาวะปกติได้ ซึ่งก่อนที่ธุรกิจจะเงยหัวขึ้นมาได้ หลายธุรกิจจำเป็นต้องปรับตัว ทั้งในแง่กลยุทธ์ การทำงาน หรือแม้กระทั่งการวางแผนกำลังพล และหลายๆครั้ง ก็จำเป็นที่จะต้องทำการปลดคนออก ซึ่งทุกครั้งที่เกิดขึ้น ก็ล้วนแล้วแต่ก่อความลำบากใจ ทั้งพนักงานและ HR แม้ว่าจะเป็นนักทรัพยากรบุคคลผู้ช่ำชองแล้วก็ตามที ดังนั้น บทความนี้จะชวนคุณคิดในสามเรื่อง เพื่อให้การจากกันนั้นเป็นไปได้ด้วยดี

1. ประเมินผลกระทบที่จะเกิดขึ้นจากการลดคนด้วยการทำ Stakeholder Analysis

การทำการลดคนทุกครั้งนั้น องค์กรมักจะมีการประเมินผลทางธุรกิจอยู่แล้ว จึงจะมีการตัดสินใจออกนโยบายในการลดคน หรือปรับลดต่างๆ แต่อีกสิ่งหนึ่งที่อาจจะหลงลืมไปคือ การประเมินผลกระทบด้านอื่นๆที่อาจจะเกิดขึ้นนอกเหนือจากทางธุรกิจ โดยขอแนะนำให้ทำ Stakeholder Analysis เพื่อที่จะระบุผู้ที่เกี่ยวข้องกับการที่จะมีการปลดพนักงานออก ไม่ว่าจะเป็น เพื่อนร่วมงาน เพื่อนพนักงานต่างหน่วยงาน ผู้บังคับบัญชา ผู้ใต้บังคับบัญชา ลูกค้า หรือ คู่ค้าที่พนักงานท่านดังกล่าวได้ติดต่อประสานงานอยู่ โดยสามารถแยกออกเป็น 4 ประเภท ดังนี้

1.1 กลุ่มได้รับผลกระทบในงานมาก และมีความสัมพันธ์ใกล้ชิดกับผู้ที่จะถูกปลดออก

ยกตัวอย่างเช่น ตัวพนักงานที่ถูกปลด เพื่อนร่วมงาน เจ้านาย หรือลูกน้องของผู้ที่จะถูกปลดออก และอื่นๆ คนกลุ่มนี้จะต้องได้รับการสื่อสาร และให้กำลังใจ และความช่วยเหลืออย่างใกล้ชิด โดยหากเป็นไปได้ HR ควรตรวจสอบ ลักษณะของงานที่อาจต้องเปลี่ยนแปลง การ Review Job Description การถ่ายเทงานจากคนที่ถูกปลด รวมไปถึง Workload ต่างๆที่เพิ่มขึ้น และมีการสื่อสารไปยังพนักงานที่ได้รับผลกระทบเหล่านั้นให้เตรียมตัวก่อนที่จะต้องเผชิญกับปัญหาเหล่านั้น

1.2 กลุ่มได้รับผลกระทบในงานมาก แต่ไม่ได้มีความใกล้ชิดกับผู้ที่จะถูกปลดออก

ยกตัวอย่างเช่น หน่วยงานต่างแผนกที่ต้องทำงานร่วมกับคนที่ถูกปลดออก หรือแม้กระทั่งลูกค้า หรือคู่ค้าที่พนักงานดังกล่าวได้ประสานงานอยู่ คนกลุ่มนี้จำเป็นที่จะต้องได้รับการสื่อสาร และ HR ในฐานะ Business partner ควรช่วยในการตรวจสอบ Workflow การทำงาน และ Contact point ใหม่ เพื่อให้งานเป็นไปได้อย่างราบรื่น และไม่ก่อให้เกิดภาระที่มากขึ้นมากเกินไปกับคนกลุ่มนี้

1.3 กลุ่มไม่ได้รับผลกระทบต่องานมาก แต่มีความสัมพันธ์ใกล้ชิดกับผู้ที่จะถูกปลดออก

ยกตัวอย่างเช่น เพื่อนร่วมงานต่างแผนกที่สนิทสนม เป็นต้น คนกลุ่มนี้ต้องได้รับการสื่อสารข้อมูลที่ชัดเจน และเที่ยงตรง เพื่อป้องกันการเกิดข่าวลือในองค์กรที่จะนำไปสู่การทำลายขวัญและกำลังใจของพนักงานในบริษัทได้คนกลุ่มนี้ต้องได้รับการสื่อสารข้อมูลที่ชัดเจน และเที่ยงตรง เพื่อป้องกันการเกิดข่าวลือในองค์กรที่จะนำไปสู่การทำลายขวัญและกำลังใจของพนักงานในบริษัทได้

1.4 กลุ่มไม่ได้รับผลกระทบต่องานมาก และไม่ได้มีความใกล้ชิดกับผู้ที่จะปลดออก

ยกตัวอย่างเช่น พนักงานร่วมบริษัท คนกลุ่มนี้ควรได้รับการสื่อสารในภาพใหญ่ทั้งในแง่ของธุรกิจ ทั้งมุมมองของ สาเหตุ ผลกระทบ หรือข้อมูลทางการเงิน และความจำเป็นของบริษัท อย่างตรงไปตรงมา เพื่อไม่ให้เกิดข่าวลือ และให้พนักงานสามารถเตรียมตัวที่จะสู้ไปด้วยกันกับบริษัทได้อย่างถูกทิศทาง

 

การทำ Stakeholder Analysis นี้นอกจากจะทำให้พนักงานและผู้เกี่ยวข้องได้รับผลกระทบน้อยลงแล้ว ยังเป็นการช่วยองค์กรให้สามารถการดำเนินธุรกิจได้อย่างต่อเนื่องและไม่สะดุด ซึ่งเป็นสิ่งสำคัญที่จะใช้ผ่านวิกฤตขององค์กรไปได้

2. มีความเข้าอกเข้าใจ (Empathy) ต่อพนักงานที่ถูกปลดออก

การที่พนักงานถูกปลดออกนั้น เขาได้รับผลกระทบอย่างมากอยู่แล้ว HR เราควรทำความเข้าใจเขา และช่วยเหลือในแง่ต่างๆที่สามารถทำได้ ไม่ว่าจะเป็นการเตรียมการข้อกฎหมายให้ครบถ้วน ด้วยความจริงใจ ให้ข้อมูลเรื่องของสิทธิที่เกี่ยวข้อง

.

หากเราจำกันได้เมื่อไม่กี่เดือนที่ผ่านมา Brian Chesky CEO ของ Airbnb ได้รับความชื่นชมอย่างมากในการออกจดหมายหาพนักงาน บางคนอาจจะมองว่า มันเป็นเพราะเงินชดเชยจำนวนมหาศาล และสวัสดิการที่ยังให้พนักงานต่อ ทำให้เกิดคำชมเหล่านี้ แต่ก็ปฎิเสธไม่ได้ว่าจุดเริ่มต้นของวิธีคิดที่นำไปสู่การตัดสินใจนี้คือการเข้าอกเข้าใจ (Empathy) พนักงาน เช่น เข้าใจว่าพนักงานต้องหางานใหม่ จึงมีบริการช่วยหางานใหม่ เข้าใจว่าพนักงานต้องมีภาระเรื่องค่ารักษาพยาบาล จึงออกค่ารักษาพยาบาลให้จนสิ้นปี 2020

.

แต่หากธุรกิจเราไม่ได้มีเงินถุงเงินถังขนาดนั้น สิ่งที่ HR เราสามารถทำได้คือ ให้คำแนะนำเกี่ยวกับกฎหมายที่เกี่ยวข้อง ทั้งในแง่ของเงินชดเชยการเลิกจ้าง การเบิกเงิน หรือการคงเงินในกองทุนสำรองเลี้ยงชีพ รวมไปถึงสิทธิต่างๆในระบบประกันสังคม และอาจหมายรวมถึงการช่วยพนักงานเก่าเหล่านี้ Review CV เพื่อที่เขาเหล่านี้จะนำไปหางานใหม่ได้อีกด้วย

Toolbox :Check list ของสิ่งที่สามารถทำได้หลังจากการปลดพนักงานเพื่อแสดงถึง Empathy

1.ทำการบ้านล่วงหน้า หาข้อมูลพนักงานท่านที่กำลังจะคุย

  • ข้อมูลบนหน้ากระดาษ ผลงาน ประวัติครอบครัว ประวัติการรักษาพยาบาล
  • ข้อมูลที่ไม่อยู่บนหน้ากระดาษ เช่น ความสัมพันธ์ต่างๆกับคนในองค์กร สาเหตุการเลิกจ้าง

.

2.ฟังอย่างตั้งใจ พูดเล่าสาเหตุให้สั้น กระชับ ควรพูดน้อยกว่าเขาในช่วง 10 นาทีแรก

.

3.ทำความเข้าใจ และค้นพบให้เจอว่าอะไรเป็นสิ่งที่เขากังวล หรือห่วงที่สุด ลองตรวจสอบแง่มุม

  • ผลกระทบต่อครอบครัว ภาระทางการเงิน
  • การงาน ความก้าวหน้าในงาน
  • สุขภาพ สภาพจิตใจ

.

4.ชี้แจงสิทธิต่างๆ โดยเน้นการต่อยอดและขยายความในสิ่งที่เขากังวล

  • สิทธิต่างๆที่เขาได้รับ
  • กองทุนประกันสังคม
  • กองทุนสำรองเลี้ยงชีพ (คงไว้/ถอนออก/การโอนไปที่ใหม่)
  • เงินชดเชยการเลิกจ้าง/สินจ้างแทนการบอกกล่าวล่วงหน้า
  • การเสนอความช่วยเหลือในการเริ่มต้นชีวิตใหม่
  • ช่วย Review CV รวมไปถึงการให้เทคนิคในการสัมภาษณ์งาน
  • Refer ต่อไปยังบริษัทอื่น ในเครือข่ายของ HR

.

5.ชี้แจงขั้นตอน และสิทธิต่างๆ เพิ่มเติม โดยเน้นการต่อยอดและขยายความในสิ่งที่เขากังวล

.

6.ให้กำลังใจ และชี้มุมมองการเดินต่อไปข้างหน้า

 

3.วางแผนการสื่อสารอย่างชัดเจน รัดกุม และจริงใจ

บางครั้งการบอกเลิกจ้างก็เป็นขั้นตอนที่สามารถสร้างความดราม่า ให้กับทั้งพนักงานที่ถูกปลดออก และ  HR ที่ได้รับหน้าที่นั้น ดังนั้น ก่อนที่จะทำการพูดคุยกับเรื่องการเลิกจ้าง ควรมีการวางแผน ในการสื่อสาร ว่าจะพูดคุยเรื่องอะไรบ้าง ด้านใดบ้าง โดย HR ควรจะใช้แต้มต่อที่รู้จักพนักงานในการพูดคุย และสื่อสารเรื่องดังกล่าว โดยไม่กล่าวโทษทั้งตัวพนักงาน ตัวบริษัท รวมไปถึงผู้บริหาร โดยชี้ให้เห็นสิ่งที่เกิดขี้นต่อองค์กรตามความเป็นจริง ขั้นตอนต่างๆที่จะเกิดขึ้นและความท้าทายที่เขาต้องได้เผชิญในเวลาอันใกล้ และที่สำคัญที่สุดต้องสื่อสารด้วยความจริงใจและปรารถนาดี จะทำให้ขั้นตอนการบอกข่าวร้ายยากๆนี้ ผ่านพ้นไปได้ โดยยังมีมิตรไมตรีที่ดีต่อกัน

วิธีการแจ้งข่าวกับพนักงาน

วางแผนการสื่อสาร

ไม่กล่าวโทษ

ชี้ให้เห็นสิ่งที่เกิดขี้นตามความเป็นจริง

ชี้แจงสิ่งที่จะตามมา

สื่อสารด้วยความจริงใจและปรารถนาดี

สุดท้ายนี้การเลิกจ้างอาจจะเป็นสิ่งที่จำเป็นเพื่อที่จะรักษาธุรกิจในภาวะวิกฤตนี้ แต่การรักษาความสัมพันธ์ของบริษัท กับพนักงานที่ยังอยู่ และพนักงานที่ได้รับผลกระทบก็เป็นสิ่งที่จำเป็นต่อการเจริญเติบโตของบริษัทในระยะยาวเช่นเดียวกัน จึงควรไตร่ตรองให้รอบคอบ โดยมองบริบทของบริษัทของท่านให้ครบถ้วน ก่อนที่จะลงมือทำอะไรลงไป เพราะสิ่งที่ท่านทำ จะส่งผลต่อความทรงจำของพนักงานทั้งที่ยังอยู่ในองค์กร และที่ออกไปแล้ว ตลอดชั่วชีวิตการทำงานของเขาแน่นอน

 

ผู้เขียน:  วัฒนศักดิ์ วิบูลย์ชัยกุล

นักพัฒนาองค์กรและทรัพยากรมนุษย์เชิงกลยุทธ์ ในบริษัทก่อสร้างชั้นนำของประเทศไทย
ด้วยประสบการณ์ Full-loop function ในสายงาน HR มากกว่า 10 ปี ในกลุ่มบริษัทอุตสาหกรรมที่หลากหลายทั้ง Petrochemicals,Automotive Retail , Sales and Marketing และ Construction

ยินดีแลกเปลี่ยน ปรึกษา ปัญหา HR ได้ที่ Facebook ส่วนตัว: https://www.facebook.com/oneung.wiboonchaikul

 

 

関連タグ

บทความที่เกี่ยวข้อง