ออฟฟิศไม่ใช่ Safe Zone ! เมื่อปี 2023 อาจเป็นปีที่น่ารำคาญที่สุดของคนทำงาน

HIGHLIGHT

  • เมื่อสถานการณ์ โควิด-19 ดีขึ้น องค์กรส่วนใหญ่เริ่มยกเลิกนโยบาย Work From Home จึงเป็นเรื่องยากทั้งกับพนักงานเก่าที่คุ้นเคยกับการทำงานจากบ้าน และพนักงานใหม่ที่ไม่เคยทำงานในออฟฟิศแบบเต็มเวลามาก่อน
  • ผู้เชี่ยวชาญจึงมองว่าปี ค.ศ. 2023 จะเป็นปีที่น่ารำคาญที่สุดของคนทำงาน เพราะคนที่คุ้นเคยกับการอยู่คนเดียวจะต้องรับมือกับพฤติกรรมของคนอื่นในสังคมอีกครั้ง ซึ่งอาจเป็นพฤติกรรมที่สร้างความรำคาญให้เราก็ได้ เช่น การซุบซิบนินทา, การเปิดเพลงดังเกินไป, ปัญหากลิ่นตัวของเพื่อนร่วมงาน หรือแม้แต่กฎเกณฑ์ขององค์กรที่จะมาบังคับใช้กับชีวิตของเราอีกครั้ง
  • HR ต้องตระหนักว่าโลกการทำงานได้เปลี่ยนไปแล้ว กฎเกณฑ์ที่เคยได้ผลในอดีตไม่สามารถบังคับใช้ได้ในปัจจุบันอีกต่อไป เราต้องรู้จักปรับตัวโดยอาจเริ่มจากการทำแบบสำรวจกับพนักงาน และนำมาปรับใช้เพื่อสร้างกฎใหม่ที่ตอบโจทย์พฤติกรรมของพนักงานมากที่สุด
  • อีกกลไกที่สำคัญมากคือขั้นตอนรับมือกับพนักงานที่เข้ามาทำงานในออฟฟิศเป็นครั้งแรก ไม่ว่าจะเป็นพนักงานใหม่ที่เพิ่งเรียนจบ หรือพนักงานเก่าที่ทำงานมาแล้ว 2-3 ปี แต่เริ่มงานในช่วงที่เกิดโรคระบาดจนเพิ่งมีโอกาสได้กลับเข้ามาทำงานในออฟฟิศเป็นครั้งแรก ฝ่ายบุคคลต้องคอยสนับสนุนให้ทุกฝ่ายปรับตัวได้ง่ายที่สุด
  • ผู้เชี่ยวชาญแนะนำว่าเราควรให้ความสำคัญกับสวัสดิการพนักงานเป็นพิเศษ เพื่อให้พวกเขารู้สึกคล้ายกับการอยู่บ้านมากที่สุด ขณะเดียวกันก็ต้องยึดถือค่านิยมขององค์กร ไม่ปล่อยให้พนักงานเอาแต่ใจเกินควร เพราะท้ายสุดแล้วการเน้นย้ำวัฒนธรรมองค์กรให้แข็งแรงก็ถือเป็นปัจจัยสำคัญที่จะช่วยให้องค์กรเติบโตอย่างยั่งยืน

ต้องยอมรับว่าสถานการณ์โควิด-19 ในปัจจุบันดีขึ้นมาก ผู้คนเริ่มกลับมาใช้ชีวิตได้ตามปกติเหมือนช่วงก่อนเกิดโรคระบาดนี้ขึ้น และองค์กรส่วนใหญ่ก็เริ่มให้พนักงานกลับมาทำงานที่ออฟฟิศแบบเต็มเวลา หรือในอัตราที่มากกว่า 2-3 ปีก่อนอย่างก้าวกระโดด เหตุการณ์นี้แม้จะทำให้การดำเนินงานคล่องตัวขึ้น แต่ก็ทำให้พนักงานต้องปรับตัวครั้งใหญ่อีกครั้ง ไม่ต่างจากช่วงที่เปลี่ยนมาเป็น Hybrid Working แถมยังมีพนักงานรุ่นใหม่อีกจำนวนหนึ่งที่เพิ่งได้เข้าทำงานในออฟฟิศเป็นครั้งแรก ดังนั้นการทำให้ทุกคนสามารถอยู่ร่วมกับวิถีชีวิตแบบใหม่ถือเป็นเรื่อง “จำเป็นอย่างยิ่ง” ที่ HR จะต้องรีบบริหารจัดการหากต้องการให้องค์กรก้าวไปข้างหน้าได้อย่างแข็งแรง

ปี 2023 จึงเป็นยุคสมัยที่เปรียบดั่งการเริ่มต้นใหม่อีกครั้งของคนทำงาน เรากำลังจะได้พบกับมิตรภาพที่คุ้นเคย,​ ความสนุกสนานที่คุ้นเคย, ปัญหาที่คุ้นเคย และความรำคาญที่คุ้นเคย 

ลองถามตัวเองดูสิว่าพร้อมหรือยัง ? หากยังตอบไม่ได้ ลองอ่านบทความนี้ และเริ่มต้นใหม่ไปพร้อมกับ HREX.asia ได้เลย !

Contents

ทำไมปี ค.ศ. 2023 จึงเป็นปีที่น่ารำคาญที่สุด ?​  

ลองคิดตามว่าหากเราเป็นคนที่ชอบอยู่คนเดียว และมั่นใจว่าสามารถทำหน้าที่ได้ดีกว่าเมื่อได้อยู่ในห้องเงียบ ๆ แต่หัวหน้าเพิ่งสั่งว่าตั้งแต่สัปดาห์หน้าเป็นต้นไป เราจะต้องกลับไปทำงานที่ออฟฟิศที่ขาดความเป็นส่วนตัวอีกครั้ง เราจะสามารถคิดงานได้เหมือนเดิม หรือมีความกังวลเรื่องการเข้าสังคมหรือไม่ ?

นี่คือปัญหาที่กำลังเกิดขึ้นในปี 2023 และปัญหานี้อาจนำไปสู่การลาออกของพนักงานได้ อ้างอิงจากผลสำรวจของ Quality Logo Products ตามรายงานของ CNBC ที่ระบุว่ามีคนถึง 57% ที่คิดเรื่องลาออกเมื่อต้องเจอเพื่อนร่วมงานที่น่ารำคาญ ซึ่งในความเป็นจริงแล้ว การทำงานแบบไฮบริดก็มีโอกาสเกิดปัญหาแบบเดียวกัน แต่การกลับมาทำงานในออฟฟิศจะให้ความรู้สึกที่เข้มข้นไปอีกขั้น ทั้งนี้ผู้เชี่ยวชาญมองว่าสาเหตุสำคัญคือพนักงานบางคนลืมไปแล้วว่าการอยู่ร่วมกับคนอื่นในออฟฟิศต้องทำตัวอย่างไร

รวมแหล่งเรียนออนไลน์เพื่อการพัฒนาศักยภาพ (Online Learning for Developing Yourself)

มีเด็กจบใหม่หลายคนที่ต้องทำงานผ่านโลกออนไลน์ตลอดระยะเวลาประมาณ 2-3 ปีที่ผ่านมา และคุ้นเคยกับการทำงานโดยไม่ถูกจับตามองอย่างใกล้ชิด เป็นการทำงานภายใต้แนวคิดว่าขอให้ได้ผลลัพธ์ตามที่ถูกมอบหมายก็พอ เนื่องจากการทำงานที่บ้านนั้น ต่างคนต่างตั้งกฎและจัดสมดุลชีวิตได้เอง จะทำงานตรงไหนก็ได้ จะเปิดเพลงเสียงดังแค่ไหนก็ได้ จะออกไปธุระข้างนอกแล้วกลับมาคิดงานตอนค่ำก็ได้ แต่พอกลับมาทำงานในออฟฟิศ ทุกคนต้องทำงานให้เสร็จในเวลาที่กำหนด (Office Hours) เท่านั้นหาก ต้องการเอาเวลาว่างไปทำอย่างอื่น

บรรยากาศที่เปลี่ยนแปลงไปนี้ทำให้คนต้องการปัจจัยโดยรอบที่ตอบสนองวิถีชีวิตของตนเช่นกัน จึงคาดหวังว่า HR จะเป็นตัวกลางที่คอยแก้ปัญหาให้อย่างทันท่วงทีหากมีเหตุที่ทำให้ขุ่นข้องหมองใจเกิดขึ้น

HR จะต้องทำหน้าที่หลายส่วนมากขึ้น ไม่ว่าจะเป็นเรื่องใหญ่หรือเรื่องเล็กน้อยที่เกี่ยวข้องกับอารมณ์ของพนักงาน เช่น ปัญหาถังขยะล้น, ของในตู้เย็นหาย หรือเอกสารตกหล่น เป็นต้น

คุณสัตตยา สมิธ (Sathya Smith) CEO และผู้ก่อตั้งบริษัท Piper ให้ความเห็นว่าพนักงานในปัจจุบันเป็นกลุ่มคนที่ให้ความสำคัญกับเรื่องความสุขในการทำงานและการจัดสมดุลย์ชีวิตมาก พวกเขาจะแสดงออกทันทีหากต้องเจอกับความไม่ถูกต้องในที่ทำงาน (Toxic Workplace Culture) ทั้งนี้ควรปรับรากฐานขององค์กรให้ทุกฝ่ายสามารถแลกเปลี่ยนความเห็นได้อย่างสุภาพ ครบทุกแง่มุม ซึ่ง HR ต้องชี้แจงถึงวิธีแก้ปัญหาให้ทุกคนได้เห็นอย่างชัดเจน การคุยกันลับหลังนอกจากจะไม่ช่วยแก้ปัญหาแล้ว ยังทำให้เกิดความไม่เชื่อมั่นในองค์กร จนทำให้บางคนคิดว่าออฟฟิศไม่ใช่ Safe Zone อีกต่อไป

ปัญหาหลัก ๆ ที่ทำให้การกลับมาทำงานในออฟฟิศเป็นเรื่องน่ารำคาญ

เพื่อให้เห็นภาพมากขึ้น เราสามารถอธิบายถึงปัญหาที่จะเกิดเมื่อต้องกลับมาทำงานที่ออฟฟิศดังนี้

ปัญหาเรื่องการใช้ของส่วนรวม

การใช้ของส่วนรวมเป็นปัญหาที่เกิดขึ้นอยู่ประจำในที่ทำงาน เช่น คนที่หยิบเอากรรไกร, ดินสอ, ปากกาส่วนกลางไปใช้แล้วไม่นำกลับมาคืนที่เดิม ตลอดจนปัญหาสุดอมตะอย่างการแช่ของในตู้เย็นแล้วมีบางคนหยิบไปโดยไม่บอกกล่าว ฯลฯ บางคนอาจมองว่าเป็นเรื่องเล็ก แต่การใช้ทรัพยากรในที่ทำงานอย่างปลอดภัยก็เป็นสิทธิ์ที่ทุกคนควรจะได้รับ

ปัญหาเรื่องการแต่งกาย

ไม่แปลกที่การทำงานอยู่บ้านจะให้ความสะดวกสบายมากกว่า เพราะเราสามารถแต่งตัวตามต้องการ หรืออย่างน้อยก็ใส่แค่ท่อนบนเมื่อต้องเข้าประชุมออนไลน์ แต่พอกลับมาทำงานที่ออฟฟิศ เราไม่สามารถใส่เสื้อยืด กางเกงขาสั้น รองเท้าแตะได้อีกต่อไป แต่เราต้องกลับมาใส่รองเท้าหุ้มข้อ ใส่ถุงเท้า และใส่เสื้อเชิ้ต กางเกงขายาว ตามความเหมาะสม

สิ่งเหล่านี้กลายเป็นความไม่คุ้นเคยของพนักงานหลายคน โดยเฉพาะคนที่น้ำหนักตัวเปลี่ยนแปลงจนไม่สามารถใส่ชุดทำงานตัวเดิมได้อีกแล้ว การลงทุนซื้อเครื่องแต่งกายใหม่ทั้งหมด หรือแม้แต่การลดน้ำหนักให้กลับมาใส่ชุดเดิมได้ ถือเป็นเรื่องที่แค่ฟังก็ดูน่าหงุดหงิดและน่ารำคาญแล้ว !

ปัญหาเรื่องเสียงรบกวน

พนักงานออฟฟิศที่อยู่บ้านคนเดียวจะเคยชินกับการคิดงานเงียบ ๆ เพราะมีสมาธิและได้จดจ่ออยู่กับเนื้อหามากกว่าการทำงานในที่พลุกพล่าน อย่างไรก็ตามการอยู่ในออฟฟิศทำให้เราไม่มีทางเลือกมากนัก เราอาจได้ยินเสียงคนตัดเล็บ, เสียงคนโหวกเหวกโวยวาย, เสียงคนกินข้าว หรือแม้แต่เสียงประชุมที่ไม่เกี่ยวข้องกับเราเลยด้วยซ้ำ

ปัญหานี้อาจทำให้คนที่เคยทำงานได้ดีตอนอยู่บ้านกลายเป็นคนที่สร้างสรรค์งานไม่ได้ เพราะมีสภาพแวดล้อมที่ขัดแย้งกับลักษณะนิสัยส่วนตัว

WHERE WORDS FAIL, MUSIC SPEAKS : ประโยชน์ของเสียงเพลงในที่ทำงาน

ปัญหาเรื่องพื้นที่

พนักงานที่อยู่ในออฟฟิศขนาดเล็กมักเจอกับปัญหาเวลาที่ต้องคอยขยับตัวเมื่อมีคนเดิน ซึ่งหากเป็นเรื่องงานก็ยังพอรับได้ แต่มักมีพนักงานที่ชอบเดินเล่นไปคุยกับคนโน้นทีคนนี้ที ซึ่งจะทำให้เราเสียสมาธิ ไม่สามารถทำงานได้อย่างต่อเนื่อง ปัญหานี้นอกจากจะต้องแก้เรื่องมารยาทของพนักงาน แล้วองค์กรยังควรพิจารณาถึงการขยายพื้นที่ให้เหมาะสมกับการทำงานอีกด้วย

ปัญหาเรื่องการซุบซิบนินทา

ทุกคนรู้ดีว่าการซุบซิบนินทาจะได้อรรถรสที่สุดก็ตอนที่ทุกคนได้คุยกันแบบเห็นหน้าเห็นตา ดังนั้นจะเป็นอย่างไรถ้ากลุ่มเพื่อนสนิทที่ห่างกันมานานได้กลับมาล้อมวงกันเต็ม ๆ อีกครั้ง !?

ปัญหานี้นอกจากจะทำให้เกิดเสียงรบกวนแล้ว ยังทำให้เกิดความไม่สบายใจในกลุ่มพนักงานคนอื่นที่ไม่เกี่ยวข้อง เพราะคำนินทาล้วนมาพร้อมกับพลังลบ เป็นการพูดคุยเอาสนุกมากกว่านำไปสู่สิ่งที่เป็นประโยชน์ต่อองค์กรจริงๆ

ปัญหาเรื่องกลิ่นไม่พึงประสงค์

หัวข้อนี้อาจดูเป็นเรื่องไร้สาระ แต่รู้ไหมว่าเรื่องกลิ่นเป็นเรื่องที่มีอิทธิพลต่อการทำงานของเราเป็นอย่างสูง และไม่ได้หมายความถึงกลิ่นเหม็นเท่านั้น เพราะกลิ่นอื่น ๆ เช่น กลิ่นน้ำหอมที่มากเกินไปก็สามารถทำให้รู้สึกเวียนหัวได้เช่นกัน

ปัญหาข้างต้นเป็นปัญหาที่เกิดขึ้นทั้งโดยรู้ตัวและโดยไม่รู้ตัว ดังนั้นก่อนที่เราจะไปรู้สึกแย่หรือตั้งคำถามกับพฤติกรรมของเพื่อนร่วมงาน อย่าลืมสำรวจตัวเองว่าได้ทำพฤติกรรมที่สร้างความไม่พอใจให้ผู้อื่นด้วยหรือไม่ หากเคย ก็ควรแก้ไข เพราะสถานการณ์ของโลกธุรกิจในปัจจุบันคือการกลับมาอยู่ออฟฟิศแบบเต็มเวลา การปรับตัวเข้ากับสังคมจึงเป็นประเด็นที่พนักงานและ HR มองข้ามไม่ได้เลย

เราจะแก้ไขเรื่องที่น่ารำคาญในปี ค.ศ. 2023 ได้อย่างไรบ้าง ?

ปัญหาทั้งหมดเมื่อเกิดขึ้นแล้ว เราไม่ควรเอาเวลาไปพิจารณาว่าเป็นเรื่องเล็กหรือใหญ่ เพราะความคิดของแต่ละคนไม่เหมือนกัน สิ่งที่เข้ามากระทบใจจึงแตกต่างกันตามไปด้วย ดังนั้นหน้าที่ของ HR คือการเข้าไปรับฟังปัญหาแล้วหาแนวทางแก้ไขหรือรีบให้มุมมองใหม่ ๆ กับพนักงาน เพื่อช่วยให้พวกเขารับมือกับสถานการณ์ได้ดีขึ้น

HR สามารถลดความน่ารำคาญและความวุ่นวายในออฟฟิศได้ด้วยกลยุทธ์เหล่านี้

Healthy Boundary : ชีวิตดีแน่แค่รู้จักตีกรอบ สร้างขีดจำกัด และกำหนดขอบเขตการทำงาน

ตั้งบรรทัดฐานและขีดจำกัดของแต่ละอย่าง (Set Boundaries)

พฤติกรรม (Behavior) , ทัศนคติ (Attitude) และค่านิยม (Values) เป็นสิ่งที่เราไม่สามารถบังคับได้แบบ 100% ดังนั้นสิ่งที่ HR สามารถทำได้คือการตั้งกฎและเน้นย้ำให้ชัดเจนด้วยช่องทางสื่อสาร (Communication Tools) ที่หลากหลายเพื่อให้ครอบคลุมพนักงานมากที่สุด ไม่ต้องกังวลว่าจะมีคนไม่เห็นด้วย ตราบใดที่เป็นการวางแผนโดยเอาผลประโยชน์ของส่วนรวมเป็นที่ตั้ง เช่น การเขียนกฎว่าพนักงานทุกคนต้องเขียนชื่อบนอาหารที่นำใส่ตู้เย็น, ชี้แจงว่านับจากนี้จะมีกล้องวงจรปิดในห้องอาหาร, อธิบายว่าแม่บ้านจำเป็นต้องทิ้งอาหารในตู้เย็นที่แช่ทิ้งไว้เกิน 5 วัน เป็นตัน

กลยุทธ์นี้แม้จะยุ่งยากอยู่บ้าง แต่ก็ช่วยให้ทุกคนอยู่ร่วมกันได้ง่ายขึ้นกว่าเดิม

เรื่องจากการพูดคุยกับคนกลุ่มเล็ก ๆ

วิธีการที่ง่ายที่สุดคือการจับกลุ่มพูดคุยอย่างเป็นทางการ โดยอาจเริ่มจากแผนกใดแผนกหนึ่ง หรือทีมใดทีมหนึ่งก็ได้ แล้วค่อยใช้ผลลัพธ์เป็นรากฐานในการต่อยอดไปสู่คนในกลุ่มอื่นต่อไป

หัวข้อที่ฝ่ายบุคคลต้องให้ความสำคัญก็คือการให้ความรู้เกี่ยวกับข้อแตกต่างระหว่างการทำงานที่บ้านกับการทำงานในออฟฟิศ เราต้องเปิดโอกาสให้พนักงานแสดงความเห็นว่ามีวิธีใดบ้างที่จะช่วยให้พวกเขาสามารถปรับตัวเข้ากับการทำงานในออฟฟิศได้อย่างสบายใจมากขึ้น

เราไม่จำเป็นต้องคิดว่าข้อเรียกร้องบางอย่างขัดแย้งกับวัฒนธรรมดั้งเดิมขององค์กรหรือไม่ ให้มองว่าองค์กรควรเปิดรับข้อมูลใหม่ ๆ ที่เกิดขึ้นจากความเปลี่ยนแปลงของสถานการณ์โลกมากกว่า อย่างไรก็ตามต้องเน้นย้ำว่าการพูดคุยมีวัตถุประสงค์เพื่อหาจุดร่วมให้ทุกฝ่าย ไม่ใช่การพูดคุยเพื่อหาเรื่อง ดังนั้นเราต้องยุติการสนทนาทันทีหากพบว่าการพูดคุยกำละงทำให้เกิดพลังลบภายในทีม

พูดถึงปัญหาในที่สาธารณะ

คุณเอมี่ กัลโล่ (Amy Gallo) ผู้เชี่ยวชาญด้านทรัพยากรบุคคลจาก Harvard Business School กล่าวว่า HR สามารถพูดถึงปัญหาที่เกิดขึ้นภายในองค์กรกับคนหมู่มากได้เลย แต่ต้องมีศิลปะในการพูด โดยใช้วิธีเหล่านี้

1. ใช้วิธีพูดโดยเอาตัวเองเป็นที่ตั้ง เช่น การพูดว่า “ฉันคิดว่าสิ่งที่คุณพูดเป็นเรื่องไม่ถูกต้อง และไม่ว่าจะเกิดขึ้นโดยตั้งใจหรือไม่ตั้งใจ คำพูดดังกล่าวได้ทำให้ฉันรู้สึกไม่พอใจ”

จะเห็นว่าประโยคข้างต้นมีคำที่บอกว่าฝ่ายตรงข้ามอาจกระทำโดยตั้งใจหรือไม่ตั้งใจก็ได้ การพูดแบบนี้จะเปิดโอกาสให้อีกฝ่ายมีโอกาสอธิบาย ทำให้บทสนทนามีความผ่อนคลายมากขึ้น ไม่เป็นการตีกรอบหรือพุ่งเป้าในแง่ร้ายจนเกินไป

2. ใช้วิธีพูดโดยเอาประเด็นสำคัญเป็นที่ตั้ง เช่นการพูดว่า “คำพูดวิพากษ์วิจารณ์งานของคนอื่นอย่างไร้มารยาทเป็นสิ่งที่ผิดมาก มันไม่เกิดประโยชน์กับใครเลยสักนิด”

การพูดแบบนี้จะทำให้อีกฝ่ายเห็นว่าเป้าหมายขององค์กรคืออะไร และการกระทำของตนไม่ได้ส่งผลเสียแค่กับคนกลุ่มเล็กเท่านั้น แต่ยังมีอิทธิพลและส่งผลต่อคุณค่าขององค์กรในภาพรวมอีกด้วย

3. ใช้วิธีตั้งคำถามกลับไป เช่นการพูดว่า “ฉันไม่แน่ใจว่าได้ยินคำที่คุณพูดถูกหรือไม่ ลองพูดให้ฟังอีกครั้งได้ไหม”

การพูดแบบนี้จะเปิดโอกาสให้อีกฝ่ายกลับไปทบทวนเนื้อหาที่สื่อออกมาอีกครั้ง

วิธีรับมือกับพนักงานใหม่ (Onboarding Process) ในปี ค.ศ.2023 เพื่อหลีกเลี่ยงสถานการณ์ที่น่ารำคาญ

อย่างที่กล่าวไปข้างต้นว่าปี 2023 จะมีพนักงานมากมายที่เซ็นสัญญากับองค์กรมาแล้ว 2-3 ปี มีผลงานเป็นที่ประจักษ์แต่ไม่เคยทำงานในออฟฟิศมาก่อน การกลับมาทำงานในออฟฟิศแบบเต็มเวลาจึงถือเป็นของใหม่ที่ทำให้เราต้องกลับมาหาวิธีรับมือไม่ต่างจากพนักงานใหม่ที่เพิ่งเซ็นสัญญาเข้ามาเลยด้วยซ้ำ

เหตุนี้ Onboarding Process จึงเป็นขั้นตอนสำคัญที่ทุกองค์กรต้องนำมาใช้ เพื่อเตรียมพร้อมให้พนักงานทุกฝ่ายสามารถเข้าถึงกระบวนการทำงาน และเข้าใจวัฒนธรรมองค์กรอย่างครบถ้วนอีกครั้ง ส่วนจะต้องทำอย่างไรบ้างหาคำตอบได้ที่นี่

ช่วงก่อนและหลังมาทำงานที่ออฟฟิศวันแรก

ไม่ใช่แค่พนักงานเท่านั้นที่ต้องเตรียมพร้อมสำหรับการเข้ามาทำงานที่ออฟฟิศ แต่ HR เองก็ต้องเตรียมตัวเหมือนกัน  เริ่มตั้งแต่การเตรียมเอกสารที่จำเป็นให้ครบ จัดโต๊ะทำงานให้เหมาะสม โดยพิจารณาจากการใช้พื้นที่ในองค์รวม ไม่กว้างและไม่แคบจนเกินไป

ในที่นี้ ฝ่ายบุคคลควรสื่อสารกับทุกฝ่ายที่เกี่ยวข้องเป็นระยะ ทั้งการบอกให้ทีมรู้ว่าพฤติกรรมในการสัมภาษณ์ของผู้สมัครเป็นอย่างไร มีลักษณะนิสัยที่โดดเด่นหรือน่าเป็นห่วงตรงไหน เพื่อให้สมาชิกคนอื่นสามารถเตรียมตัวได้อย่างถูกต้อง ขณะเดียวกันก็ต้องสื่อสารกับพนักงานใหม่ว่าวัฒนธรรมองค์กรเป็นอย่างไร มีกฎใดที่ต้องให้ความสำคัญเป็นพิเศษทั้งแบบลายลักษณ์อักษร และแบบ Unwritten Rules 

HR ควรช่วยให้การสื่อสารของคนในทีมง่ายที่สุด เพื่อช่วยให้การปรับตัวง่ายขึ้น ไม่ต้องเสียเวลากับเรื่องนี้มากกว่าการสร้างสรรค์ผลงานอย่างที่ควรจะเป็น

ช่วงหลังจากมาทำงานที่ออฟฟิศหนึ่งสัปดาห์

HR ต้องเข้ามาตรวจเช็คว่าพนักงานใหม่สามารถปรับตัวเข้ากับการทำงานในออฟฟิศได้หรือไม่ และได้ส่งเอกสารกับเข้าร่วมงานอบรมที่จำเป็นครบถ้วนหรือยัง

หากพบว่ามีเรื่องใดที่ตกหล่น ให้นำไปใส่ในเช็คลิสต์เพื่อกำหนดให้พนักงานทำในสัปดาห์ต่อไปทันที เราอาจใช้วิธีจัดประชุมระหว่างพนักงานฝ่ายบุคคลและหัวหน้าทีมก็ได้เพื่อสอบถามว่าประสบการณ์ทำงาน (Employee’s Experience) เป็นอย่างไร เหมือนหรือแตกต่างจากที่คิดเอาไว้หรือไม่ และมีจุดไหนบ้างที่อยากปรับปรุงเพื่อช่วยให้การทำงานง่ายขึ้น ในที่นี้ผู้ฟังต้องเปิดใจและเข้าใจว่าการกลับมาทำงานในออฟฟิศไม่ใช่เรื่องง่ายสำหรับคนรุ่นใหม่ ซึ่งคุ้นเคยกับการอยู่คนเดียวมากกว่าจากสถานการณ์โควิด-19 ที่ผ่านมา

ช่วงหลังจากทำงานที่ออฟฟิศไปแล้ว 90 วัน

เป็นช่วงเวลาที่องค์กรควรทำแบบสำรวจความพึงพอใจอย่างเป็นทางการ เพราะเป็นช่วงที่พนักงานควรจะปรับตัวได้แล้ว และเป็นช่วงท้ายของการทดลองงาน (Probation Period) ซึ่งขั้นตอนนี้ควรทำผ่านระบบออนไลน์มากกว่าการพูดคุยแบบซึ่งหน้า เพราะจะช่วยให้ผู้ตอบกล้าพูดในเรื่องส่วนตัวมากกว่า ในที่นี้ HR ควรนำข้อมูลที่ได้ไปพัฒนาต่อยอดในอนาคต  เพราะการปรับองค์ความรู้ของฝ่ายบุคคลช่วงหลังโควิด-19 ก็ถือเป็นเรื่องจำเป็นเช่นกัน

จากนั้นเมื่อขั้นตอนเหล่านี้เสร็จสิ้น HR ควรพูดคุยกับทุกฝ่ายให้ชัดเจนว่าเป้าหมายในการทำงานคืออะไร ก่อนเน้นย้ำว่าฝ่ายบุคคลจะทำหน้าที่คอยสนับสนุนอยู่เสมอ ดังนั้นหากพนักงานคนใดมีเรื่องไม่สบายใจ และต้องการให้ช่วย ก็สามารถติดต่อได้ตลอดเวลา

วิธีนี้จะเป็นประโยชน์ทั้งกับพนักงานใหม่ที่ยังไม่คุ้นเคยกับออฟฟิศ และพนักงานเก่าที่ยังปรับตัวระหว่างการทำงานที่บ้านกับการทำงานที่ออฟฟิศไม่ได้ไปพร้อม ๆ กัน

เปลี่ยนที่ทำงานให้เหมือนอยู่ที่บ้าน สร้างความสุขให้พนักงานด้วยการใช้ Employee Benefits 

จะเห็นว่าปัญหาที่เกิดขึ้นของการกลับมาทำงานที่ออฟฟิศก็คือความคุ้นเคยกับการอยู่คนเดียว เพราะทำให้เกิดสมาธิและจดจ่อกับงานได้มากกว่าการทำงานท่ามกลางคนหมู่มากที่ต้องอาศัยสติสัมปชัญญะเป็นพิเศษ อีกมุมหนึ่งการอยู่บ้านได้มอบความสะดวกสบายมากกว่า เพราะไม่จำเป็นต้องเปลี่ยนชุด ไม่จำเป็นต้องพูดคุยกับใครหากไม่ต้องการ และสามารถมีพฤติกรรมอย่างไรก็ได้ โดยไม่ต้องสนใจคนรอบข้างตราบใดที่ยังสร้างสรรค์ผลงานได้ตามที่ถูกมอบหมาย องค์ประกอบเหล่านี้ทำให้คนเริ่มตั้งคำถามว่าหากเราสามารถทำงานได้ตามเป้าหมายเหมือนเดิม การกลับไปทำงานที่ออฟฟิศจะดีกว่าที่เป็นอยู่อย่างไร ?

ดังนั้นสิ่งที่ฝ่ายบุคคลต้องทำก็คือการออกแบบนโยบายและโครงสร้างองค์กรให้ใกล้เคียงกับการทำงานที่บ้านมากขึ้น ไม่ว่าวัฒนธรรมองค์กรแบบเดิมจะเป็นอย่างไร ให้คิดว่าปีค.ศ. 2023 เป็นปีที่เหมาะกับการเปลี่ยนแปลงและยกระดับนโยบายให้ทันสมัยมากที่สุด ซึ่งกลยุทธ์ที่ควรนำมาใช้ก็คือการให้คุณค่ากับสวัสดิการพนักงาน (Employee Benefit) เช่นหากพบว่าพนักงานมีปัญหาเรื่องการเข้างานตรงเวลา เพราะเคยชินกับการจัดตารางเวลาเอง ก็ให้ออกแบบนโยบายเข้างานแบบยืดหยุ่น (Flexible Hours) หรือหากในอดีตองค์กรมีนโยบายกำหนดรูปแบบเครื่องแต่งกาย (Dress Code) อย่างเคร่งครัด เราก็ควรพิจารณาถึงการผ่อนปรนให้พนักงานสามารถแต่งตัวอย่างสบายใจมากขึ้น โดยตั้งอยู่บนพื้นฐานของความสุภาพเรียบร้อยและถูกกาลเทศะก็พอ

การสร้างเสริมประสบการณ์ที่ดีให้พนักงาน (Employee Experience)

องค์กรสามารถใช้สวัสดิการที่แปลกใหม่ไม่ซ้ำใครก็ได้ หากคิดว่าเป็นวิธีที่ช่วยให้พนักงานทำงานได้อย่างมีความสุขมากขึ้น เช่นบางองค์กรในสหรัฐอเมริกาเริ่มอนุญาตให้พนักงานดื่มเครื่องดื่มแอลกอฮอล์ในที่ทำงานได้เลย แต่ต้องควบคุมตัวเองให้มีสติ ไม่รบกวนผู้อื่น หรือบางแห่งก็จัดทำห้องพักผ่อนให้พนักงานสามารถใช้นอนหลับได้เลยตามสบาย

การปรับตัวแบบนี้อาจเป็นสิ่งที่ใหม่สำหรับคนทำงาน และเคยถูกมองว่าเป็นพฤติกรรมที่ไม่เหมาะสม แต่ในเมื่อโลกการทำงานเปลี่ยนไป การปรับตัวเข้าหาความเปลี่ยนแปลงก็เป็นอีกหน้าที่หนึ่งที่จะช่วยให้องค์กรของเราพัฒนาได้อย่างยั่งยืน

หากคุณไม่รู้ว่าจะคิดค้นสวัสดิการให้เหมาะสมได้อย่างไร เราขอแนะนำให้เข้ามาใช้เว็บเสิร์จเอ็นจิ้นของ HREX.asia แพลตฟอร์มที่จะช่วยให้คุณทำงานง่ายกว่าที่เคย เพราะที่นี่ได้รวบรวมบริการและผลิตภัณฑ์เอาไว้มากกว่า 100 อย่างมากที่สุดในไทย ! ไม่ว่าจะต้องการตัวช่วยแบบไหน ที่นี่มีครบ

บทสรุป

การปรับตัวกับทุกอย่างไม่ใช่เรื่องง่าย ไม่ว่าจะเป็นเรื่องของชีวิต เรื่องการทำงาน หรือการคบหามิตรสหาย แต่สิ่งสำคัญที่สุดที่ต้องตระหนักเสมอก็คือ “ใจเขาใจเรา” ไม่ทำในสิ่งที่ตนเองก็ไม่ชอบ ขณะเดียวกันก็ต้องยอมรับว่าเราเป็นพนักงาน เป็นลูกจ้างที่รับเงินจากองค์กร ดังนั้นองค์กรมีสิทธิ์เลือกวิธีการทำงานที่พิจารณาแล้วว่าจะช่วยผลักดันเป้าหมายขององค์กรได้มากกว่า

ขณะเดียวกันตัวพนักงานเองก็มีสิทธิ์ตามความเหมาะสม และองค์กรก็มีหน้าที่สนับสนุนให้พนักงานใช้ชีวิตได้อย่างมีความสุขตามสมควร

สรุปได้ว่าหากเรามองทุกอย่างด้วยสายตาที่เป็นกลางและนึกถึงส่วนรวมเป็นหลัก ปี ค.ศ. 2023 ก็จะไม่ใช่ปีที่น่ารำคาญจนเกินไป กลับกันมันจะกลายเป็นจุดเริ่มต้นของเรื่องราวใหม่ ๆ ที่จะคอยผลักดันให้องค์กรของคุณก้าวไปได้ไกลกว่าที่เคย

Follow me!

Relation Tags