ทำไม HR ต้องใช้ HR Tech ในการบริหารทรัพยากรบุคคล

ในยุคที่เทคโนโลยีเข้ามามีบทบาทในทุกด้านของชีวิตประจำวัน การบริหารทรัพยากรบุคคลหรือ HR ก็เป็นอีกหน่วยงานที่หนีไม่พ้น กระทั่งองค์กรทั่วโลกเริ่มหันมาใช้ HR Tech หรือ เทคโนโลยีด้านทรัพยากรบุคคล เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพและปรับปรุงกระบวนการทำงานกันแล้ว

แล้วทำไม HR ต้องใช้ HR Tech แล้ว ? บทความนี้หาคำตอบให้

HR Tech คืออะไร

HR Tech ย่อมาจาก HR Technology หมายถึง การใช้เทคโนโลยีมาช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของฝ่ายทรัพยากรมนุษย์ (HR) เปรียบเสมือนผู้ช่วยอัจฉริยะที่ช่วยให้กระบวนการทำงานต่าง ๆ เป็นไปอย่างรวดเร็ว สะดวก ลดภาระงาน และเพิ่มประสิทธิภาพโดยรวม

ทั้งนี้ Gartner เผยผลสำรวจที่บอกว่า 48% ของ HR วางแผนที่จะเพิ่มงบประมาณ HR Tech ในปี 2024 เป็นอันดับที่  1 ถึง 3 ปีซ้อน

โดยผู้นำด้าน HR มองว่า เทคโนโลยีเป็นกุญแจสำคัญในการผลักดันผลลัพธ์ทางธุรกิจ ช่วยให้องค์กรเติบโต และลดต้นทุน เช่น ระบบการทำงานอัตโนมัติหรือการใช้เทคโนโลยีใหม่ ๆ อย่าง AI (Artificial Intelligence) ที่จะช่วยให้งานมีประสิทธิภาพ แม่นยำ และตอบโจทย์ความต้องการขององค์กรยุคใหม่มากขึ้น

เรียกว่า เรากำลังเข้าสู่ยุคใหม่ของ HR Tech เป็นที่เรียบร้อย

ประวัติศาสตร์ HR Tech ความสัมพันธ์ของเทคโนโลยีกับการบริหารคน

การใช้ HR Tech ต้องคำนึงถึงอะไรบ้าง

แม้ว่าการใช้ HR Tech จะมีช่วยองค์กรในหลากหลายด้าน ทว่าการสำรวจของ Gartner ยังพบว่า การใช้ HR Tech นั้นจะประสบความสำเร็จในการลดต้นทุนเพียงเล็กน้อย (32%) หรือไม่ประสบความสำเร็จเลย (26%)

ฮานน์ นีย์เบิร์ก​ (Hanne Nieberg) Director จาก Gartner HR practice ให้เหตุผลว่า การเปลี่ยนแปลงในการใช้ HR Tech จะต้องใช้เวลา เนื่องจากการนำเทคโนโลยีมาใช้งานเป็นโปรเจกต์ที่ซับซ้อน ใช้เวลาหลายปี ทำให้ผลลัพธ์จากการลงทุนที่คาดหวังอาจยังไม่ปรากฏทันที “การพูดถึงเทคโนโลยีใหม่ ๆ สร้างความคาดหวังที่สูงเกินจริงจนยากจะทำให้สำเร็จได้เร็ว”

ฉะนั้น เพื่อให้การลงทุน HR Tech ประสบความสำเร็จ ผู้นำ HR จำเป็นต้องคำนึงถึงองค์ประกอบ ดังนี้

• ประเมินผลประโยชน์ที่เป็นไปได้อย่างรอบคอบ
• พิจารณาข้อเสนอของผู้ให้บริการอย่างละเอียด
• สร้างมาตรการการวัดผลตั้งแต่ต้นอย่างชัดเจน
• เร่งการนำไปใช้ของผู้ใช้งาน (User) โดยเปิดช่องทางรับข้อเสนอแนะจากพนักงานเสมอ
• จัดสรรทรัพยากรอื่น ๆ เพื่อสนับสนุนการเปลี่ยนแปลง เช่น อินเทอร์เน็ต, อุปกรณ์ต่าง ๆ 
• ปรับงบการลงทุนใน  HR Tech ให้สอดคล้องกับความพร้อมทางดิจิทัลของผู้ใช้งาน

ประเภทของ HR Tech ที่ได้รับความนิยม

เทคโนโลยีที่ใช้ในการบริหารทรัพยากรบุคคลมีหลายประเภท โดหลัก ๆ ที่นิยมใช้ในปัจจุบัน มีดังนี้:

1. ซอฟต์แวร์การจัดการข้อมูลพนักงาน (HRIS)

Human Resource Information System เป็นระบบที่ช่วยในการจัดการข้อมูลของพนักงาน เช่น ข้อมูลส่วนบุคคล การเข้าทำงาน การประเมินผล และการพัฒนาทักษะ ทำให้สามารถติดตามและวิเคราะห์ข้อมูลพนักงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ เช่น ATHM, Humanica, TIGERSOFT, empeo ฯลฯ

2. ระบบการสรรหาบุคลากรออนไลน์ (ATS)

Applicant Tracking System เป็นระบบที่ช่วยในการจัดการกระบวนการสรรหาและคัดเลือกพนักงาน ตั้งแต่การประกาศตำแหน่งงาน การรับสมัคร และการประเมินผู้สมัคร ทำให้กระบวนการสรรหามีความรวดเร็วและแม่นยำมากยิ่งขึ้น เช่น โปรแกรมฟรีอย่าง ATS จาก Reerecoen 

3. เทคโนโลยีการพัฒนาทักษะและการประเมินผล (LMS)

Learning Management System เทคโนโลยีเกี่ยวกับการเทรนนิ่ง รวมถึงการใช้เครื่องมือออนไลน์ในการประเมินผลการทำงานของพนักงาน การให้คำแนะนำ และการพัฒนาทักษะต่าง ๆ ผ่านแพลตฟอร์มการเรียนรู้ออนไลน์ เช่น Conicle, FrogGenius ฯลฯ 

4. แพลตฟอร์มการสื่อสารภายในองค์กร

การใช้แพลตฟอร์มการสื่อสารภายในองค์กร เช่น Slack, Microsoft Teams หรือ Lark ช่วยให้การสื่อสารระหว่างทีมมีประสิทธิภาพและรวดเร็วมากขึ้น ลดปัญหาการสื่อสารที่ไม่ชัดเจนและการผิดพลาดในงาน

ประโยชน์ของ HR Tech

การนำ HR Tech มาใช้ในการบริหารทรัพยากรบุคคลมีประโยชน์หลากหลายประการ ได้แก่:

• การเพิ่มประสิทธิภาพในการบริหารงาน: เทคโนโลยีช่วยลดขั้นตอนการทำงานที่ซับซ้อนและทำให้สามารถจัดการข้อมูลได้อย่างมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น
• การลดข้อผิดพลาด: การใช้เทคโนโลยีช่วยลดข้อผิดพลาดที่เกิดจากการทำงานด้วยมือ ซึ่งช่วยเพิ่มความแม่นยำในการทำงาน
• การเพิ่มความรวดเร็วในการทำงาน: เทคโนโลยีช่วยให้การทำงานมีความรวดเร็วมากยิ่งขึ้น โดยเฉพาะในการสรรหาและคัดเลือกพนักงาน
• การสร้างประสบการณ์ที่ดีให้กับพนักงาน: เทคโนโลยีช่วยให้พนักงานสามารถเข้าถึงข้อมูลและบริการต่าง ๆ ได้อย่างสะดวกสบาย

ความท้าทายของ HR Tech

แม้ว่าเทคโนโลยีจะมีประโยชน์มากมาย แต่การนำเทคโนโลยีมาใช้ในการบริหารทรัพยากรบุคคลก็มีความท้าทายเช่นกัน ได้แก่:

• การฝึกอบรมและปรับตัวของพนักงาน: พนักงานบางคนอาจมีความไม่คุ้นเคยกับการใช้เทคโนโลยีใหม่ ๆ จำเป็นต้องมีการฝึกอบรมและการสนับสนุนเพื่อให้พนักงานสามารถปรับตัวได้
• การรักษาความปลอดภัยของข้อมูล: การจัดการข้อมูลพนักงานที่มีความละเอียดอ่อนต้องมีการรักษาความปลอดภัยที่เข้มงวด เพื่อป้องกันการรั่วไหลของข้อมูล
• การจัดการกับการเปลี่ยนแปลงที่รวดเร็ว: เทคโนโลยีมีการเปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็ว องค์กรต้องมีความสามารถในการปรับตัวและนำเทคโนโลยีใหม่ ๆ มาใช้ได้อย่างมีประสิทธิภาพ

การหา HR Tech เข้ามาใช้ในองค์กร ต้องคำนึงถึงอะไรบ้าง

แนวโน้มในอนาคตของ HR Tech

การใช้เทคโนโลยีในการบริหารทรัพยากรบุคคลมีแนวโน้มที่จะเติบโตอย่างต่อเนื่องในอนาคต แนวโน้มสำคัญ ๆ ได้แก่:

• การพัฒนาเทคโนโลยี VR และ AR: VR และ AR จะถูกนำมาใช้ในการฝึกอบรมและพัฒนาทักษะของพนักงาน
• การใช้เทคโนโลยี Blockchain: Blockchain จะช่วยในการจัดเก็บข้อมูลพนักงานอย่างปลอดภัยและมีความโปร่งใส
• การใช้ AI และ Machine Learning: AI และ Machine Learning จะเข้ามามีบทบาทในการสรรหาและคัดเลือกพนักงาน รวมถึงการประเมินผลและการพัฒนาทักษะ

HR มีข้อสงสัยหรือคำถามเกี่ยวกับประเด็นนี้

Q: HR จะประยุกต์ใช้ AI ยังไงได้บ้าง ?

มองไปทางไหนก็มีแต่เรื่อง AI แถมยังมีหลายตัว หลายโปรแกรมเหลือเกิน แล้ว HR จะใช้งานอย่างไรได้บ้าง​

A: สื่งที่ AI ช่วยงาน HR จะเน้นไปในเรื่องการบริหารจัดการ รวมถึงงานบริการต่าง ๆ ในองค์กร

1. AI สามารถช่วยงานด้านตรวจสอบประวัติผู้สมัคร การเก็บรวบรวมข้อมูลจากโปรไฟล์โซเชียลมีเดียต่างๆ รวมถึงประวัติงานออนไลน์ของพนักงาน

2. AI สามารถใช้ระบุทักษะ (Competency)ของพนักกงานแต่ละกลุ่มงานได้ รวมถึงทักษะที่ควรส่งเสริมเพิ่มเติมให้พนักงานแต่ละคน เป็นการจัดหลักสูตรฝึกอบรมเฉพาะตัวบุคคลให้แก่พนักงาน

3. AI ช่วยงานธุรการได้ รวมถึงการสื่อสารภายในองค์กร การส่งเอกสาร การติดตามอีเมล และงานอื่นๆ ที่เป็นงานบริการในสำนักงาน

,,, (คลิกดูคำตอบทั้งหมด👇)

บทสรุป

เพราะ ประวัติศาสตร​์ใช้ HR Tech ยังไม่สิ้นสุดที่ตรงนี้ แถมยังมีหลายปัจจัยที่ทำให้การพัฒนาทางเทคโนโลยียังไม่หยุดยั้ง เรื่องราวของ HR Tech จึงนับว่ายังมี “อนาคต” ที่มากมายรอเราอยู่ เว้นแต่เพียงว่า HR อย่างเราก็เริ่มใช้มันเมื่อไหร่ เพื่อให้องค์กรเติบโตไปพร้อม ๆ กับเทคโนโลยี

หากต้องการใช้ HR Tech ในด้านต่าง ๆ สามารถเข้ามาค้นหาได้ที่ HREX