HIGHLIGHT
|
การกำหนดขีดจำกัดและขอบเขตการทำงาน (Set Boundaries) ไม่ใช่เรื่องใหม่ในโลกธุรกิจ แต่ก็ถือเป็นเรื่องที่นำมาปฏิบัติจริงได้ยาก เพราะจำเป็นต้องฝึกฝนผ่านประสบการณ์และการอบรมเป็นระยะเพื่อสร้างความคุ้นชิน แถมต้องมีความเชื่อมั่นว่าขีดจำกัดที่เราตั้งไว้จะแข็งแรงจนไม่มีใครก้าวล่วงจนสามารถกลายเป็นเกราะกำบังให้เรากลับมาโฟกัสกับการพัฒนาชิ้นงานให้ดีขึ้นได้อย่างเป็นรูปธรรม
10 กลยุทธ์ที่คุณต้องรู้เพื่อสร้างขอบเขตการทำงานที่มีคุณภาพ (Healthy Boundary) มีอะไรบ้าง หาคำตอบได้ที่นี่
10 วิธีสร้างขีดจำกัดและขอบเขตการทำงาน (10 Rules of Boundary)
ยิ่งเราตีกรอบการทำงานให้ชัดเจน เราก็จะยิ่งทำงานเป็นมืออาชีพมากขึ้น แนวทางนี้ไม่ได้จำกัดแค่กับพนักงานเท่านั้น แต่ยังรวมถึง HR, ผู้นำ, ผู้บริหาร ตลอดจนทุกฝ่ายที่เกี่ยวข้อง โดยเราสามารถเริ่มต้นได้ด้วยวิธีดังต่อไปนี้
1. จัดลำดับความสำคัญโดยอ้างอิงจากความต้องการของตัวเองและองค์กร
ในฐานะพนักงานบริษัท เราไม่สามารถเอาความต้องการของตัวเองเป็นที่ตั้งเพียงอย่างเดียว แต่ต้องนำเป้าหมายขององค์กรมาพิจารณาควบคู่กันไปด้วย เช่นถ้าทีมกำหนดว่าการบริการลูกค้า (Customer Service) เป็นจุดเด่นที่ทุกคนต้องมี เราก็ต้องตั้งขีดจำกัดในจุดที่ตัวเองได้พยายามตามแนวทางขององค์กรก่อน ไม่ใช่คิดถึงแค่ความสบายส่วนตัวแล้วหาข้ออ้างมาเอาเปรียบคนอื่น
2. เข้าใจรูปแบบงาน และรู้จักขอความช่วยเหลือจากทีม
ต้องเข้าใจว่างานที่กำลังทำอยู่มีความสำคัญกับองค์กรแค่ไหน และศักยภาพของเราสามารถแบกรับงานได้เท่าไหร่โดยอ้างอิงจากประสบการณ์ที่ผ่านมา จากนั้นให้นำข้อมูลนี้ไปประกอบการพิจารณาหากถูกสั่งงานที่อยู่นอกเหนือจากความรับผิดชอบหลัก ที่สำคัญคือก่อนปฏิเสธงานใดก็ตาม ต้องคิดก่อนว่ามีวิธีอื่นที่ทำให้งานสำเร็จด้วยดีอีกหรือไหม ไม่ควรปล่อยงานทิ้งไว้เฉย ๆ โดยเปล่าประโยชน์เด็ดขาด
3. กล้าใช้วันลาเมื่อต้องการพักผ่อน
พนักงานบริษัททุกคนล้วนมีวันลาประจำปีตามสิทธิ์ ซึ่งทุกคนควรใช้สิทธิ์นี้เพื่อเพิ่มโอกาสพักผ่อนและหาความรู้เพิ่มเติมตามที่สนใจ ผู้เชี่ยวชาญแนะนำว่าการใช้วันลาเปรียบเหมือนการถอยหลังออกมาก้าวหนึ่งเพื่อดูว่าเราอยู่ในสถานการณ์แบบไหน กลยุทธ์นี้จะช่วยให้เราเข้าใจเนื้องานมากกว่าการดันทุรังตามหน้าที่อย่างมีนัยสำคัญ
4. สื่อสารภายในองค์กรให้มากที่สุด
องค์กรที่ดีต้องมีศักยภาพในการสื่อสาร ไม่ใช่แค่การออกคำสั่งจากบนลงล่าง แต่เป็นการแลกเปลี่ยนข้อมูลของคนทุกระดับ วิธีนี้จะทำให้ผู้บริหารสามารถอธิบายความจำเป็นของแต่ละคำสั่งได้ดีขึ้น ขณะที่พนักงานก็สามารถอธิบายถึงข้อจำกัดต่าง ๆ อย่างมีเหตุผล การสื่อสารจึงเป็นวิธีหาพื้นที่กลางให้ทุกฝ่ายอยู่ร่วมกันได้อย่างสันติ
5. เปิดเผยตารางงานให้คนในทีมเห็น
ปัจจุบันมีเครื่องมือวางแผนการทำงานมากมายที่ช่วยให้เราทำงานง่ายขึ้น เช่นระบบ Task List กับ Content Calendar บนแพลตฟอร์มกลางที่ทุกคนในทีมเข้าถึงได้อย่าง Notion หรือ ClickUp การใช้โปรแกรมดังกล่าวจะทำให้คนอื่นเห็นว่าอีกฝ่ายถืองานใดอยู่บ้างและมีเวลาเหลือสำหรับคำสั่งใหม่มากน้อยแค่ไหน
6. รู้เท่าทันอารมณ์ของตัวเอง
ก่อนที่จะกำหนดขีดจำกัดและขอบเขตการทำงานขึ้นมา เราต้องรู้ก่อนว่ามีสาเหตุใดบ้างที่ทำให้อารมณ์ของเราขุ่นมัว เพื่อหลีกเลี่ยงสถานการณ์ที่อาจทำให้เกิดความรู้สึกนั้น การสร้างขีดจำกัดจะไม่มีประโยชน์เลยหากเราไม่แก้ไขตั้งแต่รากของปัญหา อย่างไรก็ตามในโลกความเป็นจริงนั้นเราไม่สามารถทำงานด้วยความสบายใจเพียงอย่างเดียว แต่จะมีบางครั้งที่เราต้องก้าวข้ามความรู้สึกในแง่ลบเพื่อทำงานให้สำเร็จลุล่วงไปได้ ดังนั้นการพัฒนาด้านความฉลาดทางอารมณ์ (Emotional Intelligence) จึงเป็นสิ่งที่วัยทำงานต้องมี
7. ซื่อสัตย์กับความรู้สึก
เป็นเรื่องธรรมดาหากฝ่ายบุคคล (HR) หรือหัวหน้าทีมต้องการเจรจาเพื่อปรับแก้ขีดจำกัดของเราให้เหมาะกับเนื้องานมากขึ้น กรณีนี้เราต้องกลับมาพิจารณาว่าสามารถยอมรับข้อเสนอของอีกฝ่ายได้จริง หรือมีองค์ประกอบอื่น ๆ มาทำให้รู้สึกไขว้เขว
ผู้นำที่ดีต้องรู้จักเปิดใจและสังเกตว่าภาระที่มอบหมายสอดคล้องกับ Job Description ที่พนักงานสมัครเข้ามาหรือไม่ ส่วนพนักงานก็ต้องกล้าลุกขึ้นสู้หากสัมผัสถึงความผิดปกติ ให้คิดว่าการเจรจาเพื่อสร้างขอบเขตการทำงานขึ้นใหม่เป็นแนวทางให้เราเข้าใกล้คำว่ามืออาชีพไปอีกขั้น
8. ให้เกียรติขีดจำกัดและข้อกำหนดในการทำงานของผู้อื่น
ก่อนที่จะกำหนดขีดจำกัดของตัวเองขึ้นมา เราต้องให้เกียรติขอบเขตการทำงานของผู้อื่นเสียก่อน ภาพแสดงตรงนี้จะกระตุ้นให้อีกฝ่ายปฏิบัติแบบเดียวกันกลับมา โดยเราสามารถถามขีดจำกัดของเพื่อนร่วมงานอย่างตรงไปตรงมา หรือสังเกตเองผ่านรูปแบบการทำงาน (Working Pattern) ของทีมในแต่ละวัน
9. สร้างความสัมพันธ์ที่แข็งแรงและมีคุณภาพ
การทำความรู้จักกับเพื่อนร่วมงานทั้งในทีมและในแผนกอื่น ๆ เป็นสิ่งที่เราถูกสอนกันอยู่เสมอ แต่สิ่งที่เราอาจลืมไปก็คือความสัมพันธ์ที่สร้างขึ้นใหม่นั้นควรเป็นความสัมพันธ์ที่มีคุณภาพ ไม่ใช่ความสัมพันธ์ที่ทำให้ชีวิตเราแย่ลง (Toxic Relationship) เราต้องแยกให้ได้ว่าความสัมพันธ์ใดบ้างที่ควรจำกัดไว้แค่ในออฟฟิศ และความสัมพันธ์ใดบ้างที่สามารถยกระดับไปสู่ชีวิตส่วนตัว วิธีนี้จะช่วยปกป้องไม่ให้ปัญหาในที่ทำงานส่งผลกระทบต่อชีวิตประจำวันมากเกินไป
10. ไม่ทุ่มเทกับงานโดยเปล่าประโยชน์เด็ดขาด
สิ่งสุดท้ายที่ต้องทำหลังจากสร้างขีดจำกัดและกำหนดขอบเขตการทำงานเรียบร้อยแล้ว คือการยอมรับว่าเส้นแบ่งของเราถูกก้าวข้ามได้เสมอ ดังนั้นสิ่งที่ต้องให้ความสำคัญก็คือการเช็คว่าเราได้รับเครดิตอย่างที่ควรจะได้แล้วหรือไม่ เพราะการทำงานนอกเหนือจากหน้าที่หลักต้องอาศัยความทุ่มเทมากเป็นพิเศษ การทักท้วงเรื่องนี้จึงเป็นการเน้นย้ำถึงสิทธิ์ของพนักงานเพื่อให้ผู้นำและ HR ยังคงตระหนักถึงการออกนโยบายและสร้างวัฒนธรรมองค์กรที่เป็นประโยชน์กับทุกฝ่ายโดยแท้จริง
วิธีกำหนดขีดจำกัดและขอบเขตสำหรับการทำงานแบบไฮบริด
แม้สถานการณ์โควิด-19 จะดีขึ้นมาก แต่ก็ทำให้เกิดความเปลี่ยนแปลงมากมายที่ส่งผลกระทบต่อการทำงานจนปัจจุบัน หนี่งในนั้นคือการทำงานที่บ้าน (Hybrid Working) ซึ่งมีทั้งข้อดี-ข้อเสีย ขึ้นอยู่กับว่าเราสามารถบริหารจัดการได้ดีแค่ไหน และไม่แปลกเลยที่คนส่วนใหญ่จะชอบทำงานจากที่บ้าน เพราะไม่ต้องตื่นแต่เช้าฝ่ารถติด แถมยังมีเวลาเหลือไปใช้ชีวิตในแง่มุมอื่น ๆ อย่างที่ไม่เคยเป็นมาก่อน
ผลสำรวจจาก Conference Board Survey กล่าวว่าคนยุคมิลเลนเนียลส์ 55% ตั้งคำถามถึงการกลับไปทำงานที่ออฟฟิศว่าเป็นทางเลือกที่ดีที่สุดจริงหรือไม่ เพราะคนเริ่มปรับตัวกันได้แถมยังมีผลลัพธ์ที่มีประสิทธิภาพไม่น้อยไปจากเดิม ขณะที่ผลสำรวจจาก Owl Labs กล่าวว่านโยบาย Work From Home ช่วยลดอัตราลาออก (Employees Retention) ได้มากกว่าการทำงานแบบเดิม 13% แต่ก็ยอมรับว่า Hybrid Workplace ทำให้เกิดสภาวะ ‘Blurred The Line’ ที่คนแยกไม่ออกระหว่างเวลาทำงาน (Work Time) และเวลาอยู่บ้านพักผ่อน (Home Time) นานไปก็เกิดเป็นความเครียดสะสม จุดนี้เองที่ทำให้เราต้องใส่ใจเรื่องการสร้างขีดจำกัดและขอบเขตการทำงาน
Forbes กล่าวว่า เวลาที่เราได้อยู่กับตัวเองเยอะ ๆ คือช่วงที่เหมาะสำหรับการเริ่มสร้างขีดจำกัดให้ตัวเองที่สุด เพราะจะไม่ถูกกดดันจากบรรยากาศรอบตัวเหมือนตอนทำงานที่ออฟฟิศ เวลาส่วนตัวแบบนี้ยังช่วยให้เราได้ตกตระกอนเรื่องรูปแบบงาน, เรื่องเพื่อน รวมถึงเนื้อหาอื่น ๆ โดยวิธีที่ผู้เชี่ยวชาญแนะนำก็คือการเอาตัวเองไปอยู่ในจุดที่เพื่อนร่วมงานอยู่ เพื่อศึกษาว่ารูปแบบการสื่อสารของตนมีปัญหาหรือไม่ และหากมี จะแก้ไขได้อย่างไร
ตัวอย่างของการสร้างขัอจำกัดและขอบเขตเพื่อให้การทำงานแบบไฮบริดมีคุณภาพขึ้น ประกอบด้วย
- แบ่งพื้นที่ทำงานกับพื้นที่นั่งเล่นให้ชัดเจน และหากเป็นไปได้พื้นที่นั้นควรมีทางเข้า-ออกเพื่อจำลองสถานการณ์จริง
- อธิบายกับครอบครัวให้ชัดเจนว่าการทำงานที่บ้านไม่เหมือนกับวันหยุดที่สามารถใช้เวลาได้ตามใจ
- กำหนดเวลาทำงานให้ชัดเจน โดยอ้างอิงจากเวลาทำงานตามปกติ หรือกำหนดเป็นตัวเลข เช่นฉันจะทำงานวันละ 9 ชั่วโมงเท่านั้น เป็นต้น
- สร้างทัศนคติว่าหากทำงานหนักได้ ก็ต้องพักผ่อนได้ แต่ถ้าไม่รู้ว่าจะบังคับตัวเองอย่างไร ก็ให้ใช้วิธีกำหนดกิจกรรมเพิ่มเติม เช่นการซื้อตั๋วชมภาพยนตร์ล่วงหน้าเพื่อบังคับให้ตัวเองลุกออกจากโต๊ะทำงาน
ประโยชน์ที่เกิดขึ้นเมื่อรู้จักกำหนดขีดจำกัดและขอบเขตการทำงาน
องค์กรที่มีรูปแบบการทำงานดีจะให้ความสำคัญกับสิทธิ์ส่วนบุคคลเป็นพิเศษ ความเข้าใจเรื่องนี้จะสะท้อนออกมาผ่านการสื่อสาร (Communication), การเจรจา (Negotiation) ตลอดจนวัฒนธรรมองค์กร (Company’s Culture) ที่ส่งเสริมกันโดยเอาประโยชน์ส่วนรวมเป็นที่ตั้ง เราสามารถสรุปประโยชน์ของการกำหนดขีดจำกัดและขอบเขตการทำงานออกมาดังนี้
การกำหนดขีดจำกัดและขอบเขตการทำงานจะทำให้พนักงานในทีมรู้สึกเป็นตัวของตัวเอง (Authentic Selves) มากขึ้น
เมื่อทุกฝ่ายรับรู้ร่วมกันว่าจะไม่มีใครเอาเปรียบภายในองค์กร ทุกคนก็จะกล้านำเสนอความเป็นตัวเองออกมาอย่างเต็มที่ ไม่ต้องกลัวว่าจะเจอการร้องขอที่ไม่เป็นธรรม หรือถูกตั้งคำถามในสิ่งที่เราเชื่อมั่น ทุกคนจะรู้ว่าพฤติกรรมแบบไหนที่อาจทำให้อีกฝ่ายไม่พอใจ กล่าวได้ว่าการตีกรอบอย่างเหมาะสมคือรากฐานของการสร้าง “ที่ทำงานที่ดี” (Healthy Workplace)
การกำหนดขีดจำกัดและขอบเขตการทำงานจะทำให้พนักงานในทีมจัดสมดุลชีวิต (Work Life Balance) ได้ดีขึ้น
เมื่อเรารู้ว่าขีดจำกัดของการทำงานคืออะไร เราก็จะรู้ว่ามีเวลาเหลือให้กับกิจกรรมอื่น ๆ มากน้อยแค่ไหน เราสามารถนำข้อมูลตรงนี้ไปวางแผนพัฒนาตัวเองเพิ่มเติม เช่นสมัครเรียนออนไลน์, ออกกำลังกาย, เข้าคอร์สดูแลสุขภาพ ฯลฯ โดยผลสำรวจจาก IWG ผู้เชี่ยวชาญด้านการทำงานแบบไฮบริด กล่าวว่าพนักงานในสหรัฐอเมริกากว่า 80% ยินดีอยู่กับองค์กรต่อไปหากให้ความสำคัญกับการจัดสมดุลชีวิต และพนักงานจะเลือกองค์กรที่มีเวลาทำงานยืดหยุ่น (Flexible Hours) มากกว่าองค์กรที่ให้วันลาเพิ่มด้วยซ้ำ
แม้การขยายองค์กรจะเป็นเป้าหมายที่แสดงถึงความสำเร็จ แต่ผู้บริหารจะเอาแต่คิดถึงเรื่องธุรกิจอย่างเดียวไม่ได้ เพราะกลไกทุกอย่างต้องขับเคลื่อนด้วยทรัพยากรบุคคล (Human Resources) หากคนของเรารู้สึกว่าการทำงานเป็นภาระ ก็ไม่มีทางที่องค์กรจะพัฒนาไปได้ไกล
การกำหนดขีดจำกัดและขอบเขตการทำงานจะทำให้ทีมสื่อสารกันได้ดีขึ้น
ลองนึกตามดูว่าเวลาขอความช่วยเหลือจากใครสักคน บางครั้งเราต้องพยายามชักแม่น้ำทั้งห้ามาอธิบาย เพราะความเกรงใจและเพื่อหว่านล้อมให้ได้ในสิ่งที่ต้องการ ทัศนคตินี้ทำให้การพูดคุยใช้เวลามากเกินความจำเป็น ในทางกลับกันหากเรารู้ว่าขีดจำกัดที่ตรงไหน มีแง่มุมใดบ้างที่เขาจะยอม และแง่มุมใดบ้างที่เขาจะปฏิเสธ เราก็ไม่ต้องเสียเวลาไปร้องขอเพราะรู้อยู่แก่ใจว่าเป็นการข้ามเส้นอีกฝ่าย
การรับรู้ข้อจำกัดของกันและกันจะช่วยให้เราทำงานไวขึ้น เช่นหากเราบอกว่ามีเวลาแค่ 10 นาที เราก็จะรีบเข้าเนื้อหาแบบไม่อ้อมค้อม ไม่พูดไปเรื่อยจนเสียเวลาโดยเปล่าประโยชน์ หรือหากเราตั้งวัตถุประสงค์การประชุมให้ชัดเจน ไม่คุยในหัวข้อที่อยู่นอกเหนือจากประเด็นที่กำหนดเอาไว้ เราก็จะมีเวลาไตร่ตรองเนื้อหาและมีแนวทางปฏิบัติที่กระชับสอดรับกับเป้าหมายมากกว่าเดิม
บทสรุป
การกำหนดขอบเขตเป็นสิ่งจำเป็นในทุกแง่มุมของชีวิต เพราะจะช่วยดูแลสภาพกายและใจของเราให้สมบูรณ์แข็งแรง พร้อมรับมือกับสถานการณ์ต่าง ๆ เสมอ ไม่ว่าจะเป็นด้านการทำงาน, การสื่อสาร หรือแม้แต่ความสัมพันธ์กับคนรอบตัว ในทางกลับกันชีวิตที่ปราศจากขีดจำกัดอาจทำให้เราเข้าสู่สภาวะ “สุดโต่ง” ที่ใช้พลังงานมากจนเกินควรและไม่เกิดประโยชน์กลับมาอย่างคุ้มค่า ทั้งนี้ต้องเข้าใจก่อนว่าการทำงานที่ดีคือการเป็นคนที่สามารถจัดสมดุลระหว่างเวลางานกับเวลาพักให้เป็นระบบ เพราะเราต่างเป็นมนุษย์ที่ไม่สามารถทำงานตลอดเวลาได้ คนที่เข้าใจเรื่องนี้ก่อนจึงพัฒนาตัวเองได้เร็วกว่าคนที่พยายามแบบไม่วางแผนอะไรเลย
ในเบื้องต้นองค์กรสามารถช่วยเหลือทั้งด้วยการทำแบบสอบถามเพื่อรับฟังความเห็น (Feedbacks) และการจัดอบรมให้พนักงานมีความรู้เท่าทันกับทุกกระแสที่เกิดขึ้นในโลกการทำงาน หากคุณยังไม่เคยเข้าสู่โลกของการอบรม หรือไม่รู้ว่าจะเริ่มต้นใช้บริการและผลิตภัณฑ์ HR อย่างไร เราขอแนะนำ HREX แพลตฟอร์มค้นหา HR Products & Services ที่ครบเครื่องที่สุดในเมืองไทย ไม่ว่าคุณจะเป็นองค์กรเล็กหรือใหญ่ เราก็มีตัวช่วยให้คุณแบบคลิกเดียวจบ !
