ประชุมสำคัญอย่างไร ? ควรประชุมบ่อยแค่ไหน

รู้หรือไม่ ? คนทำงานส่วนใหญ่ใช้เวลาไปเกือบ 40% ของชั่วโมงทำงานทั้งหมดไปกับการประชุม และหากนำจำนวนชั่วโมงที่ใช้ไปกับการประชุมโดยเฉลี่ยสัปดาห์ละ 1 ชั่วโมง มาคิดเป็นรายปี คุณจะใช้เวลาในการประชุมไปทั้งหมดปีละ 75 ชั่วโมงเลยทีเดียว ไม่ต้องพูดถึงตำแหน่งสูงๆที่ยิ่งตำแหน่งสูงมากเท่าไหร่ จำนวนเวลาประชุมก็ยิ่งมากขึ้นเท่านั้น แล้วมันจำเป็นไหมที่เราต้องประชุมกันนานๆ ต้องประชุมกันทุกคน ต้องประชุมกันทุกวัน ?

แน่นอนว่าการประชุมที่ดีและมีคุณภาพนั้นช่วยทำให้ทุกคนทำงานที่ยังอยู่บน Direction ไม่หลงทิศทาง และรับรู้ว่ากำลังทำอะไรอยู่ เพื่อจะได้วางแผนการทำงานหรือพัฒนาทักษะที่จำเป็นได้ ถ้าถามว่าการประชุมสำคัญไหม คำตอบก็คือ สำคัญมากทีเดียว เพราะการประชุมเป็นเสมือนเครื่องมือที่ช่วยทำให้สมาชิกในทีมและคนในองค์กรมองเห็นเป้าหมายร่วมกัน และสามารถทำงานได้อย่างสอดคล้อง องค์กรเข้าใจพนักงานมากขึ้น และพนักงานก็เข้าใจองค์กร

ทำไมการประชุมบ่อย ๆ นาน ๆ ถึงไม่ค่อยได้อะไร ?

แต่การประชุมที่ดีไม่ควรทำให้เสียเวลาเปล่า หลาย ๆ ครั้งเรามักพบว่าการประชุมส่วนใหญ่มักไม่ค่อยได้อะไร หรือไม่มีประสิทธิภาพเท่าที่ควร บางครั้งประชุมสั้นไป จับใจความอะไรไม่ได้ หรือประชุมนานไปและผู้เข้าร่วมประชุมก็ไม่ได้มีส่วนเกี่ยวข้องกับหัวข้อการประชุมนั้นๆ เป็นการเสียเวลาในการทำงานแทนที่จะได้ประโยชน์ หรือบางทีประชุมแต่พนักงานไม่ได้พูดอะไรสักคำ ทำได้เพียงนั่งฟังอย่างเดียว นั่นอาจไม่ใช่การประชุมที่มีประสิทธิภาพนัก ทำให้บางครั้งการประชุมกลายเป็นเรื่องที่น่าเบื่อ เป็นเรื่องที่ต้องทำ และเผลอๆอาจกลายเป็นการโต้เถียงที่ไม่มีข้อสรุป

จริงๆแล้ว คนส่วนใหญ่อาจจะไม่ได้เกลียดการประชุม แต่แค่ไม่ชอบการประชุมที่เปลืองเวลาและไม่เกิดประโยชน์ การประชุมที่ดีก็คือการรู้ว่าประชุมไปเพื่ออะไร อะไรคือเป้าหมายของการประชุมหรือการสนทนาในครั้งนี้ และถ้าจะให้ดี การประชุมทุกครั้งควรทำให้พนักงานรับรู้ว่าจะใช้เวลาในการประชุมเท่าไหร่ เพราะหากไม่มีกำหนดเวลาที่ชัดเจน ก็จะทำให้การประชุมนั้นดำเนินต่อไปเรื่อยๆ ยืดเยื้อ ไม่มีข้อสรุป ถ้าในหนึ่งวันต้องมีประชุมติดๆกันถึงสามครั้งและไม่มีกำหนดเวลาที่ชัดเจน ในหนึ่งวันนั้นก็จะเต็มไปด้วยการประชุมอย่างเดียวโดยที่ยังไม่ได้เริ่มทำงานเลย

การประชุมนั้นมีหลายประเภท ขึ้นอยู่กับวัตถุประสงค์ของการจัดประชุม

เช่น หากต้องการสอบถามความคืบหน้าของงานเพียงสั้นๆ หรือให้ Feedback งานนิดหน่อย ซึ่งเป็นลักษะ Agile Team Meeting ก็ไม่ควรจะต้องใช้เวลานานจนเกินไป เพียงใช้เวลาสั้นๆสัก 10 – 20 นาที ก็พอจะรวบรัดประเด็นสำคัญได้ และไม่ต้องกินเวลาในการทำงานมากจนเกินไปด้วย แต่หากทีมต้องการปรับเปลี่ยนแผนงานหรือประกาศแจ้งข้อมูลเพิ่มเติมสำหรับการทำงาน หรือเทรนโปรแกรมใหม่สำหรับพนักงาน วิธีที่ดีที่สุดก็ควรประชุมทีมรวมที่ใช้เวลามากขึ้นอาจจะเป็น 0.5 – 1 ชั่วโมง เพื่อแจ้งรายละเอียดที่ครบถ้วน และเพื่อ Make Sure ว่าทุกคนจะได้รับทราบข้อมูลพร้อมกันไม่ตกหล่น ลดความซ้ำซ้อนของการประชุม

ประชุมควรมีการสรุป
ประชุมควรการเสนอความเห็น
ประชุมควรมีการทำให้เกิดความเข้าใจตรงกัน

ประชุมควรจะมีอะไรก็ตามที่ไม่ใช่ความน่าเบื่อและการมานั่งเฉย ๆ โดยไม่ทำอะไร อย่าให้การประชุมกลายเป็นสิ่งรบกวนเวลาในการทำงาน และหากทุกๆการประชุมนั้นดีและมีประสิทธิภาพ ก็ไม่จำเป็นต้องประชุมกันบ่อยๆ เพราะยิ่งประชุมบ่อย ก็ยิ่งทำให้เหนื่อยและดูดพลังและความสนุกในการทำงานไป บางครั้งการได้รับข้อมูลเยอะเกินไปทั้งที่ไม่ใช่ข้อมูลที่ทุกคนต้องรับรู้ มันจะทำให้การประชุมครั้งต่อไปน่าเบื่อ และมันอาจจะไม่ได้น่าเบื่อเพราะคนจัดประชุม แต่น่าเบื่อเพราะคนที่ร่วมประชุมก็ไม่สามารถทำอะไรกันได้เลยต่างหาก

หากคุณไม่รู้ว่าจะหารูปแบบการอบรมที่เหมาะกับองค์กรอย่างไร หรือไม่รู้ว่าตัวช่วยต่าง ๆ ที่เห็นตามท้องตลาดนั้นมีความคุ้มค่ากับธุรกิจหรือไม่ คุณสามารถหาคำตอบด้วยตัวเองได้ที่ HREX.asia แพลตฟอร์มที่รวบรวมบริการและผลิตภัณฑ์ HR ไว้มากกว่า 100 อย่าง ใหญ่ที่สุดในเมืองไทย ! ไม่ว่าคุณจะหาตัวช่วยในด้านไหน ที่นี่มีให้ครบแบบเว็บเดียวจบ !