ใบเตือนพนักงาน 2569: 7 สิ่งที่ HR ควรทำ พร้อมตัวอย่างและข้อกฎหมาย

อัปเดตล่าสุด: 17 กรกฎาคม 2569

เมื่อพนักงานฝ่าฝืนข้อบังคับ มาทำงานสาย ขาดงาน หรือทำผิดซ้ำ การพูดคุยด้วยวาจาอาจไม่เพียงพอ หนังสือเตือนพนักงาน หรือ หนังสือตักเตือนพนักงาน (Warning Letter) จึงเป็นเครื่องมือที่ช่วยให้พนักงานเข้าใจข้อเท็จจริง สิ่งที่ต้องปรับปรุง และผลที่จะตามมาหากยังทำผิดซ้ำ

อย่างไรก็ตาม ใบเตือนไม่ควรถูกใช้เพื่อกดดัน กลั่นแกล้ง หรือบีบบังคับให้พนักงานลาออก เพราะนอกจากจะทำลายความไว้วางใจแล้ว ยังอาจนำไปสู่ข้อพิพาทแรงงานได้ บทความนี้สรุปตั้งแต่วิธีออกใบเตือนให้เป็นธรรม ใบเตือนมีอายุกี่ปี ต้องเตือนกี่ครั้ง รวมถึงตัวอย่างและ Checklist ที่ HR นำไปใช้ได้จริง

ใบเตือนพนักงาน หรือหนังสือเตือนพนักงาน คืออะไร

ใบเตือนพนักงาน หรือ หนังสือเตือนพนักงาน คือหนังสือที่นายจ้างหรือผู้ได้รับมอบหมายใช้อธิบายว่าพนักงานกระทำผิดข้อบังคับ ระเบียบ หรือคำสั่งใด พร้อมแจ้งให้แก้ไขและไม่กระทำผิดซ้ำ เอกสารนี้มีทั้งบทบาทด้านการบริหารคนและบทบาทเป็นหลักฐาน หากภายหลังเกิดข้อพิพาทหรือมีการพิจารณาโทษทางวินัย

ผู้ลงนามในหนังสือควรเป็นผู้มีอำนาจตามโครงสร้างหรือได้รับมอบหมายจากนายจ้าง เช่น ผู้จัดการ ผู้บังคับบัญชา หรือฝ่าย HR ตามระเบียบของบริษัท จึงไม่ควรสรุปเหมารวมว่าหัวหน้างานทุกคนออกหนังสือเตือนไม่ได้ สิ่งสำคัญคือองค์กรต้องกำหนดอำนาจให้ชัดเจนและใช้มาตรฐานเดียวกันกับพนักงานทุกคน

ควรออกหนังสือเตือนพนักงานเมื่อไร

โดยทั่วไป หนังสือตักเตือนเหมาะกับความผิดทางวินัยที่ไม่ร้ายแรง แต่มีข้อเท็จจริงชัดเจนและจำเป็นต้องแจ้งให้ปรับปรุงอย่างเป็นทางการ เช่น มาสายหรือขาดงานโดยไม่มีเหตุอันสมควร ฝ่าฝืนขั้นตอนการทำงาน ไม่ปฏิบัติตามคำสั่งที่ชอบด้วยกฎหมาย หรือทำผิดระเบียบเดิมซ้ำ

ก่อนออกหนังสือ HR ควรตรวจข้อเท็จจริง เปิดโอกาสให้พนักงานชี้แจง และเทียบเคียงกับข้อบังคับเกี่ยวกับการทำงาน หากเป็นเพียงผลงานไม่ถึงเป้าหมาย องค์กรควรแยกให้ออกจากการกระทำผิดทางวินัย และพิจารณาแผนพัฒนาผลงานหรือการบริหารผลการปฏิบัติงานให้เหมาะสม

กฎหมายแรงงานเกี่ยวกับหนังสือเตือนพนักงาน

หลักที่ HR ควรรู้มาจากพระราชบัญญัติคุ้มครองแรงงาน พ.ศ. 2541 โดย มาตรา 118 วางหลักเรื่องค่าชดเชยเมื่อเลิกจ้าง ส่วน มาตรา 119 ระบุกรณีที่นายจ้างอาจเลิกจ้างโดยไม่จ่ายค่าชดเชย

สำหรับความผิดไม่ร้ายแรง มาตรา 119 (4) กล่าวถึงกรณีลูกจ้างฝ่าฝืนข้อบังคับเกี่ยวกับการทำงาน ระเบียบ หรือคำสั่งของนายจ้างที่ชอบด้วยกฎหมายและเป็นธรรม หลังได้รับคำเตือนเป็นหนังสือแล้ว หากทำผิดซ้ำตามเงื่อนไขของกฎหมาย นายจ้างอาจพิจารณาเลิกจ้างโดยไม่จ่ายค่าชดเชยได้ ส่วนกรณีร้ายแรง กฎหมายเปิดทางให้ไม่ต้องเตือนก่อน แต่ต้องพิจารณาจากข้อเท็จจริงอย่างรอบคอบ

อ่านรายละเอียดเพิ่มเติมได้ที่ สรุป พ.ร.บ.คุ้มครองแรงงาน ที่ HR ควรรู้

ใบเตือนมีอายุกี่ปี

คำตอบคือไม่เกิน 1 ปี นับจากวันที่พนักงานกระทำผิด ไม่ใช่นับจากวันที่ HR ออกหนังสือเตือน ตัวอย่างเช่น พนักงานกระทำผิดวันที่ 1 สิงหาคม 2569 แต่องค์กรออกหนังสือวันที่ 5 สิงหาคม 2569 ระยะเวลาของคำเตือนให้นับจากวันที่ 1 สิงหาคม 2569

เมื่อเกิน 1 ปี หนังสือฉบับนั้นอาจยังเก็บไว้เป็นประวัติการบริหารงานบุคคลได้ตามความจำเป็นและนโยบายคุ้มครองข้อมูล แต่ไม่ควรนำมาอ้างเป็นคำเตือนที่ยังมีผลตามมาตรา 119 (4) โดยอัตโนมัติ

เตือนกี่ครั้งถึงเลิกจ้างได้

กฎหมายไม่ได้กำหนดว่าต้องครบ 3 ใบ หากเป็นความผิดไม่ร้ายแรงและพนักงานทำผิดซ้ำในเรื่องเดียวกันภายในช่วงที่หนังสือเตือนยังมีผล หนังสือเตือนเพียงหนึ่งฉบับอาจเกี่ยวข้องกับการพิจารณาตามมาตรา 119 (4) ได้ อย่างไรก็ตาม หากข้อบังคับบริษัทกำหนดขั้นตอน เช่น ตักเตือนด้วยวาจา หนังสือเตือนครั้งที่ 1 ครั้งที่ 2 และขั้นสุดท้าย องค์กรควรปฏิบัติตามขั้นตอนของตนอย่างสม่ำเสมอ

ความผิดร้ายแรงต้องออกใบเตือนไหม

หากข้อเท็จจริงเข้าข่ายความผิดร้ายแรงตามกฎหมาย นายจ้างอาจพิจารณาเลิกจ้างโดยไม่ต้องเตือนก่อน แต่คำว่า “ร้ายแรง” ไม่ได้เกิดจากการเขียนคำนี้ลงในใบเตือนเพียงอย่างเดียว ศาลหรือพนักงานตรวจแรงงานจะพิจารณาพฤติการณ์ ผลกระทบ เจตนา หลักฐาน และความเป็นธรรมประกอบกัน หากไม่แน่ใจควรให้ฝ่ายกฎหมายหรือผู้เชี่ยวชาญตรวจสอบก่อนดำเนินการ

4 กฎหมายแรงงานที่ HR ควรรู้ หากต้องการเลิกจ้างอย่างเป็นธรรม

ใบเตือนพนักงานต้องมีอะไรบ้าง

กฎหมายไม่ได้กำหนดแบบฟอร์มตายตัว แต่หนังสือเตือนที่นำไปใช้ได้จริงควรมีรายละเอียดเพียงพอให้พนักงานรู้ว่าตนทำอะไรผิด ต้องแก้ไขอย่างไร และจะเกิดอะไรขึ้นหากทำผิดซ้ำ โดยควรประกอบด้วย

• ชื่อบริษัท เลขที่เอกสาร และวันที่ออกหนังสือ
• ชื่อ ตำแหน่ง แผนก และรหัสพนักงานของผู้รับหนังสือ
• วัน เวลา สถานที่ และข้อเท็จจริงของเหตุการณ์
• ข้อบังคับ ระเบียบ หรือคำสั่งที่พนักงานฝ่าฝืน
• หลักฐานที่เกี่ยวข้อง เช่น เวลาเข้าออกงาน อีเมล รายงาน หรือคำให้การ
• พฤติกรรมหรือวิธีปฏิบัติที่องค์กรคาดหวังให้แก้ไข
• ข้อความห้ามกระทำผิดซ้ำ และผลทางวินัยหากยังฝ่าฝืน
• ช่องให้พนักงานชี้แจงและลงชื่อรับทราบ
• ชื่อ ลายมือชื่อ และตำแหน่งของผู้มีอำนาจออกหนังสือ รวมถึงพยานเมื่อจำเป็น

วิธีเขียนหนังสือเตือนพนักงานให้ชัดเจนและเป็นธรรม

1. ตรวจข้อเท็จจริงก่อน รวบรวมหลักฐานและรับฟังคำชี้แจงจากพนักงาน ไม่ตัดสินจากคำบอกเล่าหรืออารมณ์
2. ระบุเหตุการณ์ให้เฉพาะเจาะจง เขียนวัน เวลา สถานที่ และพฤติกรรมที่เกิดขึ้น หลีกเลี่ยงถ้อยคำกว้าง ๆ เช่น “ทัศนคติไม่ดี” โดยไม่มีตัวอย่าง
3. อ้างข้อบังคับให้ตรง ระบุข้อที่ฝ่าฝืนและตรวจว่าข้อบังคับหรือคำสั่งนั้นชอบด้วยกฎหมายและเป็นธรรม
4. บอกสิ่งที่ต้องแก้ไข กำหนดพฤติกรรมที่คาดหวัง วิธีติดตามผล และระยะเวลาที่เหมาะสม
5. แจ้งผลหากทำผิดซ้ำ ใช้ข้อความตามข้อบังคับบริษัทและกฎหมาย ไม่ข่มขู่หรือกำหนดโทษเกินกว่าที่องค์กรมีอำนาจ
6. เปิดโอกาสให้ชี้แจง ให้พนักงานอ่านเอกสาร ถามข้อสงสัย และบันทึกคำชี้แจงไว้
7. ส่งมอบและเก็บหลักฐาน จัดทำอย่างน้อย 2 ฉบับสำหรับองค์กรและพนักงาน พร้อมบันทึกวันที่และวิธีส่งมอบ

ตัวอย่างใบเตือนพนักงานกรณีทำผิด

เรื่อง: หนังสือตักเตือนกรณี [ระบุพฤติกรรม]

เรียน: [ชื่อ-นามสกุล ตำแหน่ง]

ตามที่เมื่อวันที่ [วัน/เวลา] ณ [สถานที่] ท่านได้ [บรรยายข้อเท็จจริงอย่างเฉพาะเจาะจง] ซึ่งเป็นการฝ่าฝืนข้อบังคับเกี่ยวกับการทำงานข้อ [เลขข้อ/ชื่อระเบียบ]

บริษัทจึงขอให้ท่าน [ระบุสิ่งที่ต้องแก้ไข] และห้ามมิให้กระทำผิดในลักษณะดังกล่าวซ้ำ หากมีการกระทำผิดซ้ำ บริษัทจะพิจารณาดำเนินการทางวินัยตามข้อบังคับและกฎหมายต่อไป

ทั้งนี้ ท่านสามารถบันทึกคำชี้แจงและลงลายมือชื่อเพื่อรับทราบหนังสือฉบับนี้ได้

ตัวอย่างข้างต้นเป็นโครงสร้างเบื้องต้น ควรปรับให้ตรงกับข้อเท็จจริง ข้อบังคับ และอำนาจของแต่ละองค์กร

พนักงานไม่เซ็นใบเตือน ทำอย่างไร

ลายเซ็นของพนักงานโดยทั่วไปใช้ยืนยันว่าได้รับทราบ ไม่ได้แปลว่ายอมรับผิดทุกข้อความ หากพนักงานปฏิเสธการลงชื่อ HR ไม่ควรบังคับหรือถือว่าการไม่เซ็นเป็นความผิดใหม่โดยอัตโนมัติ ควรอ่านหรือส่งมอบหนังสือต่อหน้าพยาน บันทึกว่าพนักงานปฏิเสธลงชื่อ ให้พยานลงชื่อรับรอง และส่งสำเนาผ่านช่องทางที่ตรวจสอบได้ เช่น อีเมลบริษัทหรือไปรษณีย์ลงทะเบียน

Checklist ก่อนออกหนังสือเตือน

• ตรวจสอบข้อเท็จจริงและหลักฐานครบแล้ว
• ให้พนักงานมีโอกาสชี้แจงแล้ว
• ระบุข้อบังคับหรือคำสั่งที่เกี่ยวข้องตรงกับเหตุการณ์
• ใช้มาตรฐานเดียวกับกรณีใกล้เคียงในองค์กร
• ผู้ลงนามมีอำนาจออกหนังสือเตือน
• ระบุพฤติกรรมที่ต้องแก้ไขและผลของการทำผิดซ้ำชัดเจน
• ตรวจชื่อ วันที่ ตัวเลข และภาษาในเอกสารแล้ว
• เตรียมสำเนา วิธีส่งมอบ และพยานเมื่อจำเป็น
• กรณีซับซ้อนหรืออาจนำไปสู่การเลิกจ้าง ได้ปรึกษาฝ่ายกฎหมายแล้ว

7 สิ่งที่ HR ควรทำเมื่อต้องส่งใบเตือนพนักงาน (Warning Letter)

1. พูดคุยกับพนักงานเป็นการส่วนตัว

โปรดจำไว้ว่าการตักเตือนเป็นเรื่องส่วนตัวระหว่างองค์กรกับพนักงาน การดำเนินการเรื่องนี้ควรสนทนาในพื้นที่ส่วนตัวที่พนักงานรู้สึกปลอดภัย ไม่ใช่เป็นการตักเตือนต่อหน้าสาธารณะ ไม่เช่นนั้นอาจก่อให้เกิดความอับอายหรือความไม่พึงพอใจได้ แนะนำว่าควรมีการพูดคุยกับพนักงานล่วงหน้าก่อนที่จะส่งใบตักเตือนอย่างเป็นทางการ เพื่อป้องกันการผิดใจหรือตกใจที่อาจจะเกิดขึ้น

2. มอบใบตักเตือนเร็วที่สุดหลังเกิดเหตุ

ช่วงเวลาในการออกใบเตือนพนักงานที่มีประสิทธิภาพที่สุด คือการออกเร็วที่สุดหลังเกิดเหตุการณ์ใด ๆ ขึ้นมา เพื่อที่ว่าพนักงานจะยังตระหนักถึงความผิดของตัวเอง และอาจลดการปะทะทางอารมณ์ระหว่างการตักเตือนในทางอ้อมด้วย พนักงานก็จะปรับปรุงตัวทันที

3. เน้นย้ำผลลัพธ์หากพนักงานไม่ปรับปรุงตัว

HR ควรแจ้งให้พนักงานเข้าใจอย่างตรงไปตรงมาว่าต้องปรับปรุงเรื่องใด และองค์กรจะดำเนินการทางวินัยอย่างไรหากทำผิดซ้ำ โดยอ้างอิงข้อบังคับของบริษัทและกฎหมาย ไม่ควรรับปากหรือข่มขู่ว่าครบจำนวนใบเตือนแล้วจะเลิกจ้างได้โดยอัตโนมัติ

4. ขอลายเซ็นพนักงาน

การขอลายเซ็นกำกับไม่ใช่การบังคับ หากพนักงานไม่ยินยอมก็ไม่มีปัญหา แต่จะดีกว่าถ้าพนักงานยินยอมเซ็นกำกับว่ารับทราบการตักเตือน และเข้าใจผลกระทบตามมาหากยังกระทำผิดซ้ำเดิม หากพนักงานไม่เซ็นยินยอม อาจทำการอ่านแจ้งต่อหน้าพยาน เช่น หัวหน้างาน แล้วขอลายเซ็นพยานแทน พร้อมทั้งส่งเอกสารการตักเตือนแนบไปทางอีเมล จดหมาย หรือช่องทางที่พนักงานจะได้รับหนังสืออย่างแน่นอน

5. ใช้ข้อมูลที่เป็นข้อเท็จจริงเสมอ

กระบวนการตักเตือนควรดำเนินการโดยปราศจากอารมณ์และอคติส่วนตัวอย่างสิ้นเชิง สิ่งสำคัญคือการเตรียมข้อมูล ข้อเท็จจริง หรือหลักฐานที่แสดงออกถึงการกระทำผิดของพนักงาน เช่น ตัวเลข KPIs เวลาเข้า-ออกงาน ฯลฯ จะมีประโยชน์ในการเจรจามากกว่า หากพนักงานเองมีอารมณ์ แต่ HR เองก็ควรสงบสติอารมณ์

6. พิสูจน์อักษรให้ถูกต้อง

เนื่องจากใบเตือนพนักงาน หรือ หนังสือตักเตือนพนักงาน สามารถเป็นหลักฐานสำคัญหากเกิดกรณีฟ้องร้อง HR เองควรตรวจสอบเอกสารให้ถูกต้องที่สุด ตั้งแต่วันที่ ชื่อ เหตุผล บทลงโทษ ฯลฯ และไม่ควรมีคำสะกดผิด โดยเฉพาะเอกสารดังกล่าวจะต้องมีลายเซ็นของผู้บังคับบัญชาด้วย ตรวจสอบให้รอบคอบก่อนส่งเสมอ

7. ปรึกษาฝ่ายกฎหมาย

หากไม่แน่ใจเกี่ยวกับความถูกต้องทางกฎหมาย HR ควรปรึกษาฝ่ายกฎหมาย ทนายความ หรือผู้เชี่ยวชาญด้านทรัพยากรบุคคลเพื่อป้องกันความผิดพลาดทางกฎหมายที่อาจเกิดขึ้นนั่นเอง

HR มีข้อสงสัยหรือคำถามเกี่ยวกับประเด็นนี้

Q: ทำยอดขายไม่ได้ โดนใบเตือนจะถูกไล่ออกได้หรือไม่

ได้ใบเตือนโดยมีเนื้อหาว่าทำผิดร้ายแรง ไม่สามารถทำยอดขายตามที่กำหนดได้ แล้วให้เซ็นต์รับความผิด ในกรณีนี้ ตัวพนักงานสามารถที่จะไม่เซนต์ได้หรือไม่ และถ้าเซ็นไปแล้วทางบริษัทสามารถเลิกจ้างโดยไม่ต้องจ่ายเงินชดเชยได้หรือไม่

A: ผลงานต่ำกว่าเป้าไม่ใช่ความผิดร้ายแรงโดยอัตโนมัติ

การทำยอดขายไม่ถึงเป้าโดยลำพังไม่ได้ทำให้การเลิกจ้างเป็นกรณีไม่จ่ายค่าชดเชยโดยอัตโนมัติ ต้องดูข้อเท็จจริง ข้อตกลงการจ้าง และกระบวนการบริหารผลงาน พนักงานมีสิทธิไม่ลงชื่อยอมรับผิด แต่บริษัทสามารถแจ้งหนังสือต่อหน้าพยานและเก็บหลักฐานการรับทราบไว้ได้ กรณีที่อาจนำไปสู่การเลิกจ้างควรปรึกษาผู้เชี่ยวชาญด้านกฎหมายแรงงาน

,,, (คลิกดูคำตอบทั้งหมด👇)

คำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับใบเตือนพนักงาน

หนังสือเตือนกับใบเตือนพนักงานต่างกันไหม

โดยทั่วไปใช้เรียกเอกสารประเภทเดียวกัน อาจเรียกว่า หนังสือเตือน หนังสือตักเตือน หรือใบเตือนพนักงาน สิ่งสำคัญไม่ใช่ชื่อเอกสาร แต่คือเนื้อหาต้องระบุข้อเท็จจริง การฝ่าฝืน สิ่งที่ต้องแก้ไข และผลของการทำผิดซ้ำอย่างชัดเจน

เตือนด้วยวาจาแทนหนังสือเตือนได้ไหม

การเตือนด้วยวาจาใช้ในกระบวนการบริหารวินัยได้ แต่หากนายจ้างต้องการอาศัยหลักตามมาตรา 119 (4) สำหรับความผิดไม่ร้ายแรง กฎหมายระบุถึงการเตือนเป็นหนังสือ จึงควรจัดทำเอกสารและหลักฐานการส่งมอบให้ครบถ้วน

ใบเตือนย้อนหลังได้ไหม

องค์กรอาจออกหนังสือภายหลังวันที่เกิดเหตุได้เมื่อจำเป็นต้องตรวจสอบข้อเท็จจริง แต่ควรดำเนินการโดยไม่ล่าช้าเกินสมควร และต้องระบุวันที่กระทำผิดจริงให้ชัด เพราะระยะเวลา 1 ปีนับจากวันที่กระทำผิด

ใบเตือนจากคนละความผิดนำมารวมกันได้ไหม

การอาศัยมาตรา 119 (4) ต้องพิจารณาว่าเป็นการทำผิดซ้ำตามคำเตือนหรือไม่ หนังสือเตือนคนละเรื่องจึงไม่ควรถูกนำมารวมเป็นเหตุเลิกจ้างโดยอัตโนมัติ ต้องดูความเกี่ยวเนื่องของพฤติกรรมและข้อบังคับเป็นรายกรณี

พนักงานเขียนคำชี้แจงในใบเตือนได้ไหม

ควรเปิดโอกาสให้พนักงานเขียนคำชี้แจงหรือแนบเอกสารเพิ่มเติม การลงชื่อรับทราบไม่จำเป็นต้องหมายถึงการยอมรับข้อกล่าวหาทั้งหมด การมีพื้นที่สำหรับคำชี้แจงช่วยให้กระบวนการเป็นธรรมและมีหลักฐานครบทั้งสองฝ่าย

หมายเหตุ: บทความนี้ให้ข้อมูลทั่วไปด้านการบริหารงานบุคคล ไม่ใช่คำปรึกษากฎหมาย กรณีมีข้อพิพาทหรือมีแผนเลิกจ้างควรปรึกษาทนายความหรือผู้เชี่ยวชาญด้านกฎหมายแรงงาน

ตัวอย่างใบเตือนพนักงาน (Warning Letter) ที่แต่ละองค์กรใช้งานจริง

มีหลายสำนักและองค์กรที่แจกเทมเพลตตัวอย่างใบเตือนพนักงานให้ดาวน์โหลดฟรี ๆ ในที่นี้เราได้รวบรวมบางส่วนมาให้ผู้อ่านได้กดโหลดภายในคลิกเดียว

ตัวอย่างใบเตือนพนักงาน โรงพยาบาลรามาธิบดี (ราชการ) doc

ตัวอย่างใบเตือนพนักงาน Keikokusyo pdf

ตัวอย่างใบเตือนพนักงาน Better-Account pdf

ตัวอย่างใบเตือนภาษาอังกฤษ (Warning Letter) Templatelab

บทสรุป

หนังสือเตือนพนักงานที่ดีไม่ใช่เพียงเอกสารสำหรับลงโทษ แต่เป็นเครื่องมือสื่อสารว่าพนักงานทำผิดเรื่องใด ต้องปรับปรุงอย่างไร และองค์กรจะติดตามผลแบบใด HR จึงควรยึดข้อเท็จจริง เปิดโอกาสให้ชี้แจง ใช้มาตรฐานเดียวกัน และจัดทำหลักฐานอย่างรอบคอบ

ประเด็นสำคัญคือ หนังสือเตือนมีผลไม่เกิน 1 ปีนับจากวันที่กระทำผิด กฎหมายไม่ได้กำหนดว่าต้องเตือนครบ 3 ครั้ง และการเลิกจ้างโดยไม่จ่ายค่าชดเชยต้องพิจารณาเงื่อนไขตามมาตรา 119 รวมถึงข้อบังคับและข้อเท็จจริงของแต่ละกรณี การดำเนินการอย่างเป็นธรรมตั้งแต่ต้นช่วยลดความขัดแย้งและทำให้ระบบวินัยสนับสนุนการพัฒนาพนักงานได้จริง