ทำไมการฝึกอบรม (Job Training) จึงสำคัญกับองค์กรและ HR

หน้าที่ของฝ่ายทรัพยากรบุคคล (HR) นั้นไม่ได้หยุดอยู่แค่เรื่องของการสรรหาพนักงานให้เข้ามาร่วมงานกับองค์กรเท่านั้น เพราะนั่นเป็นเพียงจุดเริ่มต้นของกระบวนการการทำงานทั้งหมด ต่อจากนั้นฝ่าย HR จะต้องคอยบริหารจัดการทรัพยากรบุคคลให้ดีที่สุด รวมถึงร่วมพัฒนาศักยภาพของพนักงานให้ก้าวหน้าอยู่เสมอด้วย นั่นทำให้หนึ่งในหน้าที่สำคัญอีกอย่างของฝ่ายทรัพยากรบุคคลก็คือ “การฝึกอบรมพนักงาน (Training)” ที่จะช่วยให้บุคลากรสามารถทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ ตลอดจนพัฒนาองค์ความรู้ใหม่ๆ อยู่เสมอ เพื่อความก้าวหน้าของพนักงานแต่ละคน และความก้าวหน้าของบริษัทไปพร้อมกัน

การฝึกอบรม (Training) คือ กระบวนการเปลี่ยนแปลงพฤติกรรมอย่างมีระบบ เพื่อให้บุคคลได้เกิดความรู้ ความเข้าใจ ในเรื่องใดเรื่องหนึ่ง กระทั่งเปลี่ยนพฤติกรรมไปตามวัตถุประสงค์ที่กำหนด ตลอดจนพัฒนาความสามารถจนเกิดทักษะและความชำนาญ

ลักษณะของการฝึกอบรม (Job Training) ในองค์กร

การจัดฝึกอบรมในองค์กรนั้นอาจมีทั้งรูปแบบที่เป็นทางการและไม่เป็นทางการ บางครั้งอาจไม่ต้องมีขั้นตอนอะไรมาก ไม่จำเป็นต้องใช้สถานที่ในการจัด หรือไม่ต้องมีพิธีรีตรองอะไรให้ยุ่งยาก ขณะเดียวกันก็มีการฝึกอบรมอย่างจริงจังที่ต้องมีการจัดการรายละเอียดมากมายด้วยเช่นกัน ซึ่งการฝึกอบรมในองค์กรนั้นมีลักษณะใหญ่ๆ ดังนี้

1. การฝึกอบรมสำหรับการเริ่มต้นงานใหม่ (Orientation Training)

การฝึกอบรมสำหรับพนักงานใหม่นี้มีอยู่ 3 ลักษณะใหญ่ ๆ ที่ต้องใส่ใจรายละเอียดต่างกันไปดังนี้

• 1.1 การฝึกอบรมพนักงานใหม่ที่เพิ่งจบการศึกษา : การฝึกอบรมสำหรับเด็กจบใหม่อาจจะต้องใส่ใจรายละเอียดตั้งแต่ขั้นตอนพื้นฐาน และไม่ควรยากจนเกินไปนัก เพื่อให้เขาเริ่มปรับตัวในการทำงานได้ดี สำหรับเด็กจบใหม่อาจต้องปูพื้นฐานเรื่องวัฒนธรรมองค์กร ระบบ ระเบียบ ตลอดจนความรู้เบื้องต้นต่างๆ

• 1.2 การฝึกอบรมพนักงานใหม่ที่มีประสบการทำงานแล้ว : สำหรับพนักงานใหม่ที่เคยผ่านงานมาแล้ว อาจไม่ต้องมีการฝึกอบรมในเรื่องพื้นฐานมาก แต่โฟกัสไปที่การฝึกอบรมเรื่องานเลยเพื่อให้พร้อมทำงานให้เร็วที่สุด หรือไม่หากเป็นงานที่คุ้นเคยอยู่แล้วก็อาจฝึกแบบทำงานจริงเพื่อให้พนักงานใหม่ได้ลองปรับตัวให้เข้ากับระบบการทำงานของบริษัท เป็นต้น สำหรับพนักงานใหม่นี้อาจเพิ่มเติมเรื่องวัฒนธรรมองค์กร และระบบ ระเบียบ การทำงานเข้าไปด้วย
• 1.3 การฝึกอบรมพนักงานใหม่ที่ย้ายหน่วยงานภายในองค์กร : สำหรับพนักงานในองค์กรที่มีการย้ายแผนกหรือหน่วยงานที่ไม่ต้องเทรนด์เรื่องความสามารถเฉพาะทาง อาจไม่ต้องทำการฝึกอบรมอะไรมาก และอาจไม่ต้องมีการชี้แจงเรื่องวัฒนธรรมองค์กรใหม่ อาจมุ่งไปที่เรื่องการฝึกทักษะในการทำงานโดยตรง หรือให้ฝึกไปพร้อมกับการทำงานจริงเพื่อเป็นการปรับตัวไปเลย

2. การฝึกอบรมเพื่อพัฒนาศักยภาพเดิมให้มีขีดความสามารถเพิ่มขึ้น (Skill Development Training)

การฝึกอบรมลักษณะนี้เป็นการเพิ่มพูนทักษะการทำงานของพนักงานให้ก้าวหน้าและมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น ทั้งยังเป็นประโยชน์ต่อการพัฒนาองค์กรโดยรวมด้วย การฝึกอบรมในส่วนนี้อาจเป็นการฝึกอบรบเฉพาะทางที่ไม่เหมือนกัน ฝ่าย HR ควรสั่งเกตศักยภาพของพนักงานแต่ละคน รวมถึงภาพรวมของแต่ละแผนก ว่าควรเสริมการอบรมตรงจุดใดด้วย

3. การฝึกอบรมเพื่อเพิ่มเติมองค์ความรู้ใหม่ (Unfamiliar Knowledge Training)

การฝึกอบรมลักษณะนี้คือการเสริมองค์ความรู้ใหม่ๆ ให้กับพนักงานในองค์กร โดยควรเป็นองค์ความรู้ที่เขาไม่คุ้นเคยหรือมีทักษะมาก่อน ในขณะเดียวกันองค์ความรู้นั้นก็ควรเป็นประโยชน์ต่อการพัฒนางานในบริษัท และทำให้องค์กรก้าวหน้าด้วย ฝ่าย HR ควรหูตากว้างไกลอยู่เสมอ สรรหาการอบรมใหม่ๆ ที่เป็นประโยชน์มาให้กับพนักงาน เพื่อให้พนักงานไม่หยุดอยู่กับที่ มีการพัฒนาอย่างต่อเนื่อง และเมื่อมีความก้าวหน้าก็ทำให้พนักงานมุ่งมั่นในการทำงานได้ยิ่งขึ้นด้วย

HR ที่มีข้อสงสัยหรือมีคำถามเกี่ยวกับประเด็นนี้

Q. คิดว่าเราควรปรับแผนพัฒนาบุคคลอย่างไรบ้าง หลังได้ผลกระทบของโรค covid-19

โควิคส่งผลกระทบกับเราในหลากหลายทางมาก ก็เลยต้องกลับมาจัดลำดับความสำคัญของสิ่งที่เราจะมาโฟกัสกันใหม่ เลยอยากฟังไอเดียจากเพื่อนๆ ในหลากหลายบริษัทว่ามีการปรับแผนไปอย่างไรบ้าง อะไรที่ยังคงทำอยู่และอะไรที่ต้องเปลี่ยนไปแบบพลิกหน้ามือคะ

A. ควรจัดสรรทรัพยากรให้มีความคุ้มค่า

หมายถึง เงิน คน เครื่องจักร วัตถุดิบ และการบริหารจัดการ คนที่เป็นผู้บริหาร หัวหน้างาน หรือผู้ที่มีส่วนในการบริหารงาน จำเป็นจะต้องมีการวินิจฉัยองค์กร ว่าปัจจุบัน มีถานณ์การเป็นอย่างไร เพื่อวางแผนกับสถานการณ์โควิดซึ่งไม่รู้จะสิ้นสุดเมื่อไหร่…

รูปแบบของการฝึกปฎิบัติงานในองค์กร

รูปแบบของการฝึกปฎิบัติงานในองค์กรนั้นมีอยู่ 4 ลักษณะใหญ่ๆ ด้วยกัน ฝ่ายบุคคลสามารถพิจารณาให้ถ้วนถี่ว่ารูปแบบใดเหมาะกับการฝึกปฎิบัติงานในแต่ละคนหรือแต่ละตำแหน่งมากที่สุด

การฝึกปฎิบัติงานไปพร้อมการทำงานจริง (On Job Training / OJT)

การฝึกปฎิบัติงานลักษณะนี้คือการให้พนักงานคนนั้นๆ ได้ทดลองทำงานจริงไปพร้อมกับการเรียนรู้เลย โดยใช้ประสบการณ์เป็นเครื่องมือสำคัญในการเรียนรู้และพัฒนาทักษะการทำงาน การฝึกปฎิบัติลักษณะนี้มักจะเหมาะกับธุรกิจที่ไม่มีความเสี่ยงสูง หรือไม่ต้องใช้ความชำนาญเฉพาะทางมากนัก รวมถึงมีแนวโน้มในการสร้างความเสียหายน้อยให้กับสังคมหรือคนทั่วไป

ทำอย่างไรให้การฝึกปฎิบัติงานไปพร้อมการทำงานจริง (On Job Training : OJT) มีประสิทธิภาพมากที่สุด

การฝึกปฎิบัติงานแบบแยกส่วน (Off Job Training)

การฝึกปฎิบัติงานลักษณะนี้มักจะเป็นการฝึกที่แยกส่วนจากการทำงานจริง ซึ่งมักเป็นการเตรียมตัวและฝึกฝนความชำนาญก่อนการเริ่มทำงานจริง การฝึกลักษณะนี้บางครั้งอาจเป็นเพียงการปูพื้นฐานความรู้ ระบบการทำงานในองค์รวม ก่อนที่แต่ละคนจะเริ่มทำงานจริง หรือบางครั้งก็เป็นการจัดการฝึกฝนอย่างจริงจัง โดยเฉพาะความสามารถเฉพาะทางทั้งหลาย เพื่อเวลาทำงานจริงจะได้พร้อมและเกิดความผิดพลาดให้น้อยที่สุด

บางครั้งอาจจะเป็นการทำงานเสมือนจริง ในสถานการณ์ที่จำลองขึ้น หรือบางครั้งก็เป็นการอบรมการใช้เครื่องมือให้ถูกวิธี ก่อนที่จะลงมือปฎิบัติงานจริง เป็นต้น การฝึกปฎิบัติลักษณะนี้เหมาะกับงานที่มีความเสี่ยงสูง ต้องการความชัดเจน แน่นอน ตลอดจนงานที่มีความเสี่ยงต่อชีวิต แต่บางครั้งองค์กรใหญ่ๆ ก็อาจมีการฝึกงานลักษณะนี้เป็นพื้นฐานในงานทุกรูปแบบอยู่แล้ว โดยไม่มีข้อจำกัดเรื่องเวลาในการเริ่มต้นงานใดๆ

การฝึกปฎิบัติงานแบบเรียนรู้ด้วยตนเอง (Self Development Job Training)

ในยุคที่เทคโนโลยีก้าวไกลยิ่งขึ้น และทุกองค์กรต้องการประหยัดเวลาให้มากที่สุด การฝึกปฎิบัติงานในรูปแบบเรียนรู้ด้วยตนเองนี้จึงเริ่มมีบทบาทมากขึ้นเรื่อยๆ ฝ่าย HR (และฝ่ายต่างๆ) อาจจะจัดทำชุดการเรียนรู้ด้วยตัวเองไว้ให้พนักงานแต่ละแผนกเรียนรู้ไปตามความถนัดที่ต่างกัน หรืออาจเป็นการสร้างระบบ E-Learning แบบออนไลน์ ที่เป็นชุดการเรียนรู้ให้พนักงานทุกคนสามารถเรียนรู้ได้ด้วยตนเองในทุกสถานที่

ทั้งนี้การทำ E-Learning มักเป็นความรู้พื้นฐานขององค์กรที่พนักงานสามารถเรียนรู้ได้ด้วยตนเองแบบไม่ยากนัก หรือเป็นชุดเรียนรู้ที่จะช่วยเสริมทักษะสำหรับการทำงานในแต่ละตำแหน่งที่จะช่วยเพิ่งศักยภาพตลอดจนปรับความเข้าใจและระบบการทำงานให้ตรงกัน การฝึกปฎิบัติงานลักษณะนี้มักจะเหมาะกับงานทั่วๆ ไป ที่ไม่จำเป็นต้องกังวลเรื่องทักษะมากนัก

ขณะเดียวกันก็เหมาะกับการเทรนด์ที่มีองค์ความรู้มาก ๆ เพราะใน E-Learning สามารถบรรจุความรู้ลงไปได้ และผู้เรียนสามารถย้อนกลับมาดูได้ตามต้องการ หรือใช้เวลาเรียนรู้ได้ตามต้องการ

การฝึกปฎิบัติงานแบบผสมผสาน (Mixed Pattern Job Training)

บางครั้งบางลักษณะงานอาจต้องการการฝึกฝนแบบผสมผสานทั้งแบบ การฝึกปฎิบัติงานไปพร้อมการทำงานจริง (On Job Training / OJT) หรือ การฝึกปฎิบัติงานแบบแยกส่วน (Off Job Training) เพื่อเตรียมตัวให้พร้อมอย่างชำนาญและเริ่มต้นทำงานจริงให้มีประสิทธิภาพมากที่สุด

โดยเฉพาะสายงานที่เกี่ยวกับวิทยาศาสตร์ ตลอดจนอุตสาหกรรมการผลิตทั้งหลาย ที่การผิดพลาดแม้เพียงน้อยนิดอาจสร้างผลกระทบอันใหญ่หลวงในหลายมิติได้ นอกจากนี้องค์กรยุคปัจจุบัน (โดยเฉพาะองค์กรระดับใหญ่) ยังเสริมการฝึกปฎิบัติงานแบบเรียนรู้ด้วยตนเอง (Self Development Job Training) เข้ามาด้วย ทั้งแบบบังคับให้เรียนรู้ตามตำแหน่งงาน และแบบศูนย์เรียนรู้รวมที่แชร์ความรู้ให้พนักงานสามารถเลือกเรียนรู้ได้ด้วยความสนใจของตนเอง และสิ่งที่ตัวเองต้องการพัฒนาศักยภาพให้ดีขึ้น

CHECK!!

การฝึกอบรมแบบระบบห้องเรียน (Classroom Training)

ทำไมต้องมีการฝึกอบรม

โลกยุคนี้หมุนเวียนเปลี่ยนแปลงเร็วมาก องค์ความรู้หลายอย่างก็เปลี่ยนอย่างว่องไวไปตามกัน ตลอดจนการแข่งขันของบริษัทต่างๆ ก็ทวีความรุนแรงมากขึ้นเรื่อยๆ ฉะนั้นการฝึกอบรมจึงมีความสำคัญอย่างยิ่งเพราะแต่ละองค์กรต่างก็ต้องปรับเปลี่ยนวิธีการทำงานเพื่อให้มีประสิทธิภาพที่สุดอยู่เสมอ

วัตถุประสงค์ของการฝึกอบรม

1. เพื่อถ่ายทอดองค์ความรู้ให้กับพนักงาน ทั้งองค์ความรู้พื้นฐานไปจนถึงองค์ความรู้ใหม่ๆ ที่เป็นประโยชน์ต่อการพัฒนาศักยภาพบุคคล
2. ปรับระบบการทำงานขององค์กรให้มีทิศทางเดียวกัน
3. เพิ่มขีดความสามารถของบุคลากรให้สามารถแข่งขันกับคนอื่นๆ หรือบริษัทคู่แข่งได้
4. เพิ่มศักยภาพขององค์กรให้สูงขึ้น
5. ถ่ายทอดองค์ความรู้ใหม่ๆ ให้แก่พนักงาน
6. เพื่อต้องการลดต้นทุนในการประกอบการให้มากที่สุด ด้วยวิธีเพิ่มศักยภาพการทำงานให้ดีที่สุด

ประโยชน์ของการฝึกอบรม

1. บุคลากรสามารถพัฒนาขีดความสามารถของตนเองเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพของการทำงานให้ดียิ่งขึ้น และสร้างผลสำเร็จได้ดียิ่งขึ้น
2. องค์กรมีองค์ความรู้ใหม่ๆ เกิดขึ้น เป็นประโยชน์ต่อการทำงานขององค์กร
3. องค์กรมีทิศทางการทำงานที่ชัดเจน ไม่สะเปะสะปะ ไปถึงเป้าหมายได้ง่ายขึ้น
4. สามารถช่วยเพิ่มประสิทธิภาพขององค์กรได้
5. สามารถช่วยลดต้นทุนในการประกอบการได้ เนื่องจากการทำงานที่มีประสิทธิภาพมากขึ้น
6. พนักงานมีความกระตือรือร้นที่จะพัฒนาตัวเองอยู่ตลอดเวลา

ทำไมทุกองค์กรต้องจัดทำเส้นทางการฝึกอบรม Training Roadmap

บทสรุป

การฝึกฝนอบรม (Job Training) สำหรับพนักงานนั้นเป็นสิ่งจำเป็นอย่างยิ่ง เพราะกระบวนการนี้จะทำให้พนักงานเกิดความเข้าใจในการทำงาน ปฎิบัติงานได้อย่างถูกต้องและมีประสิทธิภาพ หากไม่มีการฝึกฝนอบรมเลยอาจเกิดผลเสียขึ้นต่องานได้เช่นกัน และเกิดผลกระทบอันใหญ่หลวงต่อองค์กรในที่สุด ในขณะเดียวกันการฝึกฝนอบรมเพิ่มเติมเพื่อเพิ่มศักยภาพให้กับพนักงานได้มีการพัฒนาตัวเองอยู่เสมอนั้นก็มีความจำเป็นเช่นกัน นอกจากพนักงานจะมีประสิทธิภาพเพิ่มขึ้นแล้ว องค์กรก็จะมีศักยภาพเพิ่มขึ้นด้วย และหน้าที่ในการดูแลการฝึกฝนอบรมต่างๆ นั้นถือเป็นภาระกิจสำคัญของฝ่ายทรัพยากรบุคคล (HR) ที่จะไม่หยุดนิ่งในการหยุดพัฒนาบุคลากรตลอดจนองค์กรด้วยเช่นกัน