ทำอย่างไรให้การฝึกปฎิบัติงานไปพร้อมการทำงานจริง (On Job Training : OJT) มีประสิทธิภาพมากที่สุด

โลกทุกวันนี้เปลี่ยนแปลงไปเร็วมาก การทำธุรกิจในแต่ละวันก็ต้องก้าวตามให้ทัน ดังนั้นเวลาจึงถือเป็นสิ่งสำคัญในการทำงานอย่างมาก นั่นทำให้การฝึกปฎิบัติงานในยุคนี้ต้องปรับตัวจากยุคก่อน จากที่เคยมีเวลาฝึกฝนปฎิบัติงานก่อนลงมือทำงานจริง ก็ปรับมาเป็นการฝึกปฎิบัติงานไปพร้อมการทำงานจริงที่เรียกกันว่า On Job Training (OJT) ซึ่งนอกจากจะทำให้ไม่เสียเวลาแล้วยังช่วยประหยัดงบประมาณได้มากทีเดียว ดังนั้นหลายบริษัทเลยหันมาการฝึกปฎิบัติงานไปพร้อมการทำงานจริงมากขึ้นเรื่อยๆ เพื่อให้องค์กรและบุคลากรเกิดประสิทธิภาพมากที่สุด

ทำไมการฝึกอบรม (Job Training) จึงสำคัญกับองค์กร

ขั้นตอนในการทำ OJT

การฝึกปฎิบัติงานไปพร้อมการทำงานจริง (On Job Training : OJT) นั้นปัจจุบันมีการใส่ใจอย่างจริงจังมากขึ้นเรื่อยๆ โดยเฉพาะบริษัทที่ได้รับรองมาตรฐาน ISO ต่างๆ ที่การทำ OJT ในบางครั้งก็ต้องมีระบบระเบียบแบบแผนชัดเจนกันเลยทีเดียว สำหรับขั้นตอนตลอดจนหลักปฎิบัติการของการทำ OJT มีดังต่อไปนี้

1.ขั้นตอนสำรวจข้อมูลเบื้องต้น

หากจะเริ่มทำ OJT จริงๆ ควรจะต้องมีการสำรวจข้อมูลเบื้องต้นเพื่อเตรียมความพร้อมกันก่อน การสำรวจนั้นต้องรอบด้าน เริ่มตั้งสำรวจพนักงานที่เข้ามาใหม่ว่ามีความสามารถหรือศักยภาพอยู่ในระดับใด เพื่อนที่จะทำ OJT ได้ถูกต้องและเหมาะสมที่สุด รวมถึงวางแผนมอบหมายงานตามศักยภาพตลอดจนวางตัวผู้ฝึกสอนหรือพี่เลี้ยงให้เหมาะสมด้วย ในส่วนงานของบริษัทนั้นก็ควรสำรวจด้วยว่ามีความพร้อมที่จะทำ OJT มากน้อยเพียงไร และมีคนคอยกำกับดูแลพนักงานใหม่ได้หรือใหม่ เป็นต้น

2.ขั้นตอนการวางแผนดำเนินการให้ครอบคลุม

หลังจากสำรวจข้อมูลมาครบถ้วนแล้วก็ต้องนำมาวางแผนการทำ OJT ให้ครอบคลุมและชัดเจน ตั้งแต่การกำหนดระยะเวลาในการทำ OJT, ขอบเขตของงานและหน้าที่ที่ต้องรับผิดชอบ, สายการบังคับบัญชา, หัวหน้าและพี่เลี้ยงที่คอยดูแล, ตลอดจนอุปกรณ์หรือเครื่องมือต่างๆ ที่จำเป็นต่อการทำงาน เป็นต้น

3.ขั้นตอนการสื่อสารให้ทุกคนเข้าใจ

หลังจากวางแผนเสร็จแล้วก็ควรแจ้งให้ทุกคนทราบถึงรายละเอียดของกระบวนการทั้งหมดด้วย สื่อสารให้ชัดเจน และสิ่งสำคัญที่สุดคือทุกคนต้องทำความเข้าใจได้ตรงกัน และดำเนินไปสู่เป้าหมายเดียวกัน ในขั้นตอนนี้ควรทำการสอบถาม พูดคุย กับผู้ที่รับผิดชอบดูแลพนักงานใหม่ให้พร้อมด้วย และเปิดใจรับกระบวนการ OJT นี้โดยที่ไม่คิดว่าเป็นภาระ เพื่อให้การทำ OJT เกิดความราบรื่นไม่ติดขัด นอกจากนี้ก็ยังต้องเตรียมการสื่อสารกับพนักงานใหม่ ตั้งแต่เอกสารตลอดจนข้อมูลที่จำเป็น รวมไปถึงการปฐมนิเทศให้พนักงานใหม่เข้าใจองค์กรตลอดจนการทำงานตลอดระยะเวลาฝึกงานจริงแบบ OJT นี้

4.ขั้นตอนการปฎิบัติการ

สิ่งที่สำคัญที่สุดในช่วง OJT ก็คือขั้นตอนที่ลงมือปฎิบัติงานจริง ระยะปฎิบัติงานนั้นก็ขึ้นอยู่กับความยากง่ายของแต่ละทักษะด้วย ขั้นตอนนี้ผู้ที่รับหน้าที่เป็นหัวหน้าหรือแม้กระทั่งพี่เลี้ยงควรดำเนินการตามแผนที่วางไว้ให้มากที่สุด ทั้งนี้เพื่อทดสอบศักยภาพให้ครบตามที่ได้วางไว้ ตลอดจนทำให้การประเมินผลมีความผิดพลาดน้อยที่สุดอีกด้วย

5.ขั้นตอนการติดตามและประเมินผล

ระหว่างการทำงานควรมีการติดตามผลอย่างสม่ำเสมอ และควรมีการวางระบบการประเมินผลการทำงานการทำ OJT ครั้งนี้อย่างชัดเจนด้วย โดยการประเมินอาจทำหลายครั้งระหว่างการทำ OJT ไปเรื่อยๆ หรือทำในขั้นตอนสุดท้ายก็แล้วแต่การวางแผนและความสะดวกของแต่ละหน่วยงาน แต่ควรมีหลักเกณฑ์การประเมินที่ชัดเจน มีกรอบเดียวกัน เข้าใจตรงกัน เพื่อให้ผลประเมินออกมาอย่างถูกต้องที่สุด เพื่อที่จะทำให้เกิดประสิทธิภาพในการทำ OJT มากที่สุด

ข้อได้เปรียบสำหรับองค์กรในการทำ OJT

1.การเตรียมการไม่ยุ่งยากซับซ้อนและไม่เสียเวลา (Simplicity & Save Time)

การทำ OJT นั้นก็คือการทำงานจริงอยู่แล้ว ดังนั้นไม่ต้องเตรียมอะไรใหม่ให้เสียเวลา สามารถใช้ข้อมูลหรือการเตรียมงานเดิมสำหรับพนักงานมาใช้กับพนักงานใหม่ได้เลย เพราะเป็นสิ่งเดียวกันที่ต้องรู้ และต้องปฎิบัติตามอยู่แล้ว ขณะเดียวกันสิ่งที่ทำอยู่ทุกวันเป็นองค์ความรู้ติดตัวอยู่แล้ว ผู้สอนงานหรือแม้กระทั่งพี่เลี้ยงไม่ต้องเสียเวลาเตรียมตัวอะไรใหม่ สามารถถ่ายทอดประสบการณ์จริงสู่พนักงานใหม่ได้เลย

2.ประหยัดงบประมาณ (Economy)

การฝึกปฎิบัติงานแบบ OJT นั้นไม่ต้องเตรียมการอะไรมาก นั่นทำให้บริษัทประหยัดงบประมาณลงได้มากเช่นกัน นำงบประมาณไปใช้ในการทำงานจริงเลย ไม่ต้องเสียงบประมาณเพิ่มในการฝึกฝน หรือจัดสถานที่ใหม่  ขณะเดียวกันพนักงานใหม่ที่เข้าระบบ OJT ก็สามารถเป็นฟันเฟืองทำประโยชน์ให้ธุรกิจเช่นเดียวกับพนักงานปกติด้วย

3.ได้ทำงานในสถานที่จริง (Actual Work Station)

การได้ทำงานในสถานที่จริงนั้นถือเป็นการปรับตัวให้เข้ากับการทำงานจริงไปในตัว ไม่ต้องมาเสียเวลาปรับตัวใหม่อีกครั้งหลังจากการฝึกปฎิบัติงานในรูปแบบอื่น ขณะเดียวกันพนักงานใหม่ก็ได้ฝึกฝนการจัดการกับปัญหาและสถานการณ์จริงไปด้วย รวมถึงได้ฝึกใช้งานอุปกรณ์การทำงานจริง ตลอดจนวัตถุดิบที่ต้องทำงานจริง สามารถสร้างความคุ้นเคยกับระบบงานได้อย่างรวดเร็ว

4.สร้างผลผลิตและผลประกอบการได้ทันที (Immediate Productivity)

ประโยชน์อย่างหนึ่งของ OJT ก็คือการไม่ต้องเสียวัตถุดิบไปเปล่าประโยชน์กับการฝึกการทำงานรูปแบบอื่น เพราะ OJT คือการทำงานจริง ดังนั้นพนักงานใหม่สามารถผลิตผลผลิตตลอดจนสร้างผลประกอบการให้กับองค์กรได้ทันทีพร้อมกับพนักงานคนอื่นๆ ทำให้บริษัทไม่เสียโอกาสทางธุรกิจด้วย

5.เรียนรู้ได้รวดเร็ว (Quick Learning)

เนื่องจากการฝึกงานแบบ OJT นั้นเป็นการทำงานในสภาพแวดล้อมจริง ดังนั้นจะช่วยส่งเสริมการเรียนรู้ที่รวดเร็วตามไปด้วย อีกทั้งยังทำให้พนักงานใหม่มีสมาธิจดจ่อในการทำงานมากขึ้น เพราะไม่อยากสร้างความผิดพลาดที่จะส่งผลต่อการประเมินผลหรือความเสียหายในธุรกิจ นั่นทำให้เกิดการเรียนรู้ได้อย่างรวดเร็วและรอบคอบได้เช่นกัน เพราะ OJT ไม่ใช่ฝึกงานบนสนามทดสอบ แต่เป็นการทำงานบนสนามจริง

6.เรียนรู้ได้หลายทักษะในคราวเดียวกัน (Muti-skill)

ข้อดีของ OJT ในการทำงานจริงนั้นก็คือการได้เรียนรู้หลายทักษะไปในตัวอย่างอัตโนมัติ นอกจากทักษะในงานของตนเองก็ยังต้องเรียนรู้ทักษะในการทำงานร่วมกับคนอื่น ทั้งในและนอกองค์กร ทักษะการแก้ปัญหา ทักษะการสื่อสาร หรือแม้กระทั่งทักษะในการอดทนต่อสภาวะการทำงานที่กดดัน เป็นต้น สิ่งเหล่านี้จะทำให้พนักงานใหม่เรียนรู้ได้หลายอย่างไปพร้อมกันในเวลาเดียวกัน

ข้อเสียเปรียบสำหรับองค์กรในการทำ OJT

1.สร้างผลเสียหรือผลกระทบต่อธุรกิจได้ง่าย

การฝึกงานแบบ OJT ที่ทำงานจริงนั้นทำให้เราไม่สามารถเห็นศักยภาพในการทำงานจริงของพนักงานใหม่ก่อนได้เลย ดังนั้นจึงมีความเสี่ยงในการสร้างผลเสียตลอดจนผลกระทบต่อธุรกิจได้สูง หากเลือกคนทำงานที่ไม่มีประสิทธิภาพเข้ามา

2.ไม่สามารถปกปิดความลับของบริษัทได้ เพราะต้องเปิดเผยทั้งหมดในการทำงานจริง

การฝึกงานแบบ OJT ที่ทำงานจริงนั้น พนักงานใหม่จะต้องรู้ถึงข้อมูลที่แท้จริงทุกอย่างเพื่อให้ทำงานได้ บางข้อมูลที่เป็นความลับของบริษัท อาจเสี่ยงต่อการรั่วไหลได้ หากเลือกคนที่ไม่น่าไว้ใจเข้ามาร่วมงานกับองค์กร ซึ่งองค์กรยังไม่มีโอกาสเรียนรู้พนักงานคนนั้นได้อย่างลึกซึ้งในเวลาอันสั้น

3.ใช้เวลาในการทำความเข้าใจนาน

หากเป็นงานที่ละเอียดซับซ้อน การทำงานจริงเลยอาจจะยังไม่พร้อม พนักงานใหม่ไม่มีเวลาทบทวนและจดจำรายละเอียดได้ครบถ้วนในเวลาอันรวดเร็ว บางครั้งอาจทำให้เกิดความผิดพลาดในการทำงานได้ เนื่องจากพนักงานใหม่ยังไม่เข้าใจในระบบหรือเนื้องานที่แท้จริง

4.ขาดประสิทธิภาพในการติดตามผลและประเมินผล

เนื่องจากเป็นการฝึกงานจากการทำงานจริงเลย บางครั้งหัวหน้าหรือแม้แต่พี่เลี้ยงซึ่งก็มักจะเป็นพนักงานที่ทำงานจริงอยู่แล้วอาจไม่มีเวลามาติดตามผลหรือประเมินผลอย่างใกล้ชิด เพราะแต่ละคนอาจจะมีงานหนักอยู่แล้ว บางครั้งอาจทำให้เกิดการประเมินผลแบบขอไปที หรือไม่มีเวลาใส่ใจเท่าที่ควร รวมถึงไม่มีเวลา feedback ข้อผิดพลาดที่เกิดขึ้นได้ทันท่วงทีด้วย และหากไม่สังเกตการทำงานทั้งกระบวนการก็มีส่วนทำให้การประเมินผลผิดพลาดได้เช่นกัน

แนวความคิดยุคดิจิตอลที่เป็นประโยชน์ต่อการฝึกงานแบบ OJT

หนึ่งในแนวความคิดระดับสากลที่กำลังมาแรงสำหรับองค์กรยุคใหม่ในการทำงานยุค Digital Age นี้ ก็คือแนวความคิด “Fail Fast – กล้าที่จะทำ กล้าที่จะผิดพลาด” ไม่กลัวการทำพลาด เพราะยุคนี้ทุกองค์กรต่างต้องเรียนรู้สิ่งใหม่ตลอดเวลา มีสิ่งให้เรียนรู้อีกมากมาย รวมถึงมีสิ่งใหม่ที่อาจจะต้องทดลองหรือสร้างด้วยตนเองเพื่อความสำเร็จในวันข้างหน้า หากจะก้าวไว การมีแนวความคิดกล้าที่จะผิดพลาดจะทำให้องค์กรกล้าทดลองทำอะไรใหม่ๆ เมื่อเกิดการผิดพลาดก็ยอมรับ ศึกษา เรียนรู้ เพื่อหาทางแก้ไขปัญหาให้ไวที่สุด ไม่ใช่การมานั่งโทษกัน จับผิดผู้ทำผิดพลาด หรือแม้แต่กระทั่งลงโทษผู้ที่ทำผิดพลาด เพราะนั่นจะทำให้องค์กรไม่เกิดการกล้าทำอะไรใหม่ๆ การรีบผิดพลาดอาจจะทำให้เราลุกขึ้นไวกว่าคนอื่น และเรียนรู้ได้ไวกว่าคนอื่นด้วย และอาจทำให้การทำงานมีประสิทธิภาพมากขึ้นกว่าที่คิด

เปลี่ยนมุมมองให้ลองคิดบวกเพิ่มขึ้น มองความผิดพลาดให้เป็นเรื่องทัศนคติบวก มองให้เป็นเคสตัวอย่างในการที่จะสอนเราในคราวต่อไป มองความผิดพลาดเป็นโอกาสที่จะได้เรียนรู้อะไรใหม่ และมองความผิดพลาดเป็นแรงผลักดันในการทำให้เกิดความสำเร็จใหม่ที่ยอดเยี่ยมกว่า

การพัฒนาทรัพยากรมนุษย์ในยุคดิจิตอล (Human Resource Development in Digital Age)

Trainer V.S. Mentor : บุคคลสำคัญที่สุดในกระบวนการฝึกงานแบบ OJT

การฝึกงานแบบ OJT ที่ดีไม่ใช่แค่การบอกให้พนักงานใหม่เริ่มทำงานเลยโดยที่เขาไม่รู้อะไร ไม่มีคนสอนงาน ไม่มีคนบอกงานชัดเจน ไม่มีคนดูแล นั่นอาจทำให้การทำงานมีโอกาสผิดพลาดขึ้นได้ สำหรับองค์กรที่มีความพร้อมในการฝึกงานตามระบบ OJT อาจตั้งคนที่มีความรับผิดชอบในการดูแลอย่างเป็นระบบ ตั้งแต่

• ครูฝึก (Trainer) ที่อาจเป็นระดับหัวหน้างานคอยสอนการทำงาน และดูภาพรวมของการทำงานให้
• พี่เลี้ยง (Mentor) ที่อาจเป็นระดับพนักงานด้วยกันเอง หรืออาจเป็นระดับอาวุโส (Senior) กว่า ที่จะคอยเป็นคู่คิด ที่ปรึกษา ตลอดจนสอนในรายละเอียดลงลึกขึ้นในกระบวนการทำงานจริง ณ เวลาทำงานจริง

หากองค์กรที่มีขนาดเล็กลง Trainer กับ Mentor อาจเป็นคนคนเดียวกันก็ได้ แต่ทั้งนี้ควรมีการตั้งคนดูแลอย่างเป็นทางการ และต้องสอบถามคนที่มาทำหน้าที่ด้วยว่าเต็มใจและสามารถทำหน้าที่ได้หรือไม่ หากได้ Trainer กับ Mentor ที่ไม่ตั้งใจ ไม่เต็มใจ ก็อาจทำให้ OJT ไม่ประสบความสำเร็จได้ ซึ่งการจะทำ OJT นั้น องค์กรก็ควรต้องมีความพร้อมด้วย หากไม่มีความพร้อมก็อาจทำให้เสียเวลาเปล่า และขาดประสิทธิภาพในที่สุด

บทสรุป

การฝึกปฎิบัติงานไปพร้อมการทำงานจริง (On Job Training : OJT) นั้นเปิดโอกาสให้พนักงานใหม่ได้เรียนรู้การทำงานได้ดีและไวที่สุดวิธีหนึ่ง จริงอยู่ว่าที่ OJT นั้นมีทั้งข้อดีและข้อเสีย แต่การเตรียมตัวให้ดีนั้นอาจทำให้ OJT เกิดประโยชน์ได้มากกว่าเสียประโยชน์ และที่สำคัญเกิดประโยชน์กับองค์กรได้มากที่สุดอีกด้วย ทั้งยังไม่เสียเวลาและเสียงบประมาณมาก หากใส่ใจ OTJ อย่างจริงจังก็อาจทำให้การทำงานมีประสิทธิภาพมากที่สุดได้เช่นกัน