กระบวนการจัดกิจกรรมสร้างทีมสัมพันธ์ (Team Building Process) อย่างมีประสิทธิภาพ

ความหมายของคำว่า “ทีม (Team)” นั้นมีมากกว่าแค่การมารวมตัวกันของคนหลายคนเพื่อทำงานหรือกิจกรรมอะไรบางอย่างร่วมกัน เพราะหัวใจสำคัญของความเป็นทีมนั้นก็คือการที่ทุกคนมีเป้าหมายและความมุ่งมั่นเดียวกัน พร้อมที่จะช่วยเหลือกัน ฟันฝ่าอุปสรรคต่างๆ เพื่อมุ่งไปสู่ความสำเร็จด้วยกัน และเมื่อถึงวันที่สำเร็จแล้วทุกคนจะพร้อมใจยินดีและร่วมฉลองด้วยกัน นั่นทำให้ความเป็นทีมนั้นมีคุณค่ามากกว่าแค่การเป็นกลุ่มคนที่ร่วมทำงานกันเท่านั้น

และนั่นก็ทำให้หลายองค์กรจึงหันมาให้ความสำคัญกับระบบทำงานแบบทีม รวมถึงใส่ใจในกระบวนการสร้ามสปิริตทีมอย่างจริงจังผ่านกระบวนการ “การสร้างทีมสัมพันธ์ (Team Building)” เพื่อให้เกิดการสร้างความเป็นทีมอย่างมีระบบและมีประสิทธิผลมากที่สุด ซึ่งท้ายที่สุดแล้วความเป็นทีมนี่แหละที่จะสร้างความสำเร็จให้กับองค์กรด้วยเช่นกัน

ขั้นตอนกระบวนการสร้างทีมสัมพันธ์ (Team Building Process)

การสร้างทีมสัมพันธ์อาจจะต่างจากการทำกิจกรรมกลุ่มสัมพันธ์ก็ตรงที่มีการกำหนดวัตถุประสงค์และเป้าหมายของการจัดกิจกรรมที่ชัดเจน รวมถึงมีการวางแผนไปจนถึงใส่ใจในรายละเอียดในแต่ละกิจกรรมอย่างจริงจัง ไม่เพียงเท่านั้นทุกขั้นตอนของการทำกิจกรรมนั้นยังต้องสามารถนำมาวิเคราะห์ประเมินผลได้ และกิจกรรมที่ทำจะต้องสร้างผลสัมฤทธิ์ในเรื่องของทีมได้อย่างมีประสิทธิภาพด้วย ซึ่งขั้นตอนในการสร้างทีมสัมพันธ์แบ่งรายละเอียดในช่วงต่างๆ ได้ดังนี้

ช่วงที่ 1 : ก่อนจัดกิจกรรม (Before Activity Period)

• กำหนดเป้าหมายและวัตถุประสงค์ให้ชัดเจน : ควรกำหนดเป้าหมายในการสร้างทีมสัมพันธ์ให้ชัดเจนตั้งแต่ต้น ว่าต้องการสร้างทีมสัมพันธ์อย่างไร เพื่ออะไร และควรใช้กระบวนการอะไร ทั้งนี้เพื่อให้องค์กรทราบเป้าหมายของตัวเอง ตลอดจนผู้จัดกิจกรรมสร้างทีมสัมพันธ์จะได้รู้วัตถุประสงค์ที่แท้จริง เพื่อที่จะจัดกิจกรรมตลอดจนลงรายละเอียดได้อย่างถูกต้องด้วย
• สำรวจผู้ที่จะมาร่วมกิจกรรม : ขั้นแรกสุดของกระบวนการสร้างทีมสัมพันธ์นั้นก็คือการสำรวจผู้ที่จะมาร่วมกิจกรรม โดยควรรู้ตั้งแต่เรื่องของช่วงอายุ, จำนวน, เพศ, ลักษณะนิสัยเบื้องต้น (ถ้ามีข้อมูล), ความสนใจ, ตลอดจนข้อมูลที่จำเป็นต่างๆ ทั้งนี้เพื่อเป็นประโยชน์ในการออกแบบกิจกรรมต่างๆ, จัดกลุ่มผู้ร่วมกิจกรรมให้เหมาะสม, รวมไปถึงการประเมินจำนวนคนที่จะมาช่วยเหลือจัดกิจกรรมด้วย
• คัดเลือกกิจกรรมต่างๆ ให้เหมาะสม : ขั้นตอนสำคัญอย่างยิ่งอย่างหนึ่งก็คือการคัดเลือกกิจกรรมให้เหมาะสม เพื่อที่จะได้ทำกิจกรรมบรรลุเป้าหมายที่วางไว้ ปัจจุบันวิธีตลอดจนประเภทของกิจกรรมที่ถูกนำมาใช้ในการสร้างทีมสัมพันธ์นั้นมีอยู่มากมาย แต่ละกิจกรรมต่างก็มีวัตถุประสงค์ของตัวเองที่ชัดเจน ตลอดจนวิธีทำกิจกรรมที่แตกต่างกัน ดังนั้นควรเลือกกิจกรรมให้เหมาะสมและสอดคล้องกับวัตถุประสงค์ที่วางไว้ บางกิจกรรมอาจจะดีสำหรับบางองค์กร บางลักษณะคน บางกิจกรรมอาจจะทำสำเร็จกับอีกองค์กรหนึ่ง แต่อาจไม่เหมาะกับอีกองค์กรก็ได้ ดังนั้นนักจัดกิจกรรมควรคิดให้ถี่ถ้วน รวมถึงศึกษาข้อมูลต่างๆ ให้รอบคอบ ก่อนที่จะออกแบบกิจกรรมต่างๆ

ช่วงที่ 2 : ระหว่างการจัดกิจกรรม (Activity Period)

• อธิบายวัตถุประสงค์ให้ผู้ร่วมกิจกรรมทราบ : สิ่งสำคัญของการทำกิจกรรมสร้างทีมสัมพันธ์ก็คือทุกกิจกรรมนั้นล้วนแล้วแต่มีที่ไปที่มา และมีเหตุผลในการทำที่ชัดเจน ผู้จัดกิจกรรมควรอธิบายวัตถุประสงค์ของการจัดกิจกรรมให้ทราบด้วย เพราะนี่เป็นส่วนหนึ่งของกระบวนการสำคัญเช่นกัน แต่อย่างไรก็ดี ขั้นตอนนี้อาจขึ้นอยู่กับกิจกรรมด้วย บางกิจกรรมหากผู้เข้าร่วมรู้วัตถุประสงค์ก่อนก็อาจทำให้ผู้เข้าร่วมรู้สึกเหมือนการแข่งขันที่ต้องการชนะโดยใช้วิธีที่อาจไม่เหมาะในการทำงานจริง หรือการบอกวัตถุประสงค์ก่อนในบางครั้งก็อาจชี้ทางมากเกินไป ทำให้วัตถุประสงค์ของการจัดกิจกรรมคลาดเคลื่อนได้

• อธิบายวิธีการเล่นกิจกรรมให้ละเอียด : อย่างที่ทราบกันดีกว่ากิจกรรมสร้างทีมสัมพันธ์นั้นมีรายละเอียดที่แน่นอนและทุกกระบวนการนั้นสำคัญทั้งหมด ขั้นตอนในการอธิบายวิธีการทำกิจกรรมให้เข้าใจตรงกันอย่างชัดเจนนั้นจึงเป็นสิ่งที่สำคัญและจำเป็นอย่างยิ่ง ทั้งนี้เพื่อให้ผู้ร่วมกิจกรรมปฎิบัติในแต่ละขั้นตอนให้ถูกต้อง เพื่อที่จะทำให้การวัดผลตลอดจนประเมินผลได้ถูกต้องชัดเจนตามไปด้วย และบรรลุวัตถุประสงค์ของการจัดกิจกรรมนี้
• สังเกตการณ์อย่างละเอียดรอบคอบ : การทำกิจกรรมสร้างทีมสัมพันธ์นั้นต้องนำข้อมูลทุกอย่างมาประกอบกันเพื่อสรุปผล ดังนั้นสิ่งสำคัญอย่างยิ่งระหว่างทำกิจกรรมต่างๆ นั้นผู้จัดกิจกรรมจะต้องสังเกตการณ์อย่างละเอียดรอบคอบ ตลอดจนเป็นที่ปรึกษาและคอยช่วยเหลือผู้ร่วมกิจกรรมเป็นอย่างดี การสังเกตการณ์นั้นตั้งแต่เรื่องของพฤติกรรม, การสื่อสาร, วิธีคิด, วิธีแสดงออก, ไปจนถึงการบรรลุเป้าหมายที่ตั้งไว้
• สรุปผลในการทำกิจกรรมกลุ่มครั้งนี้ : อย่างที่กล่าวกันไปแล้วว่าทุกกิจกรรมในการสร้างทีมสัมพันธ์นั้นมีการคิดขึ้นมาเพื่อวัตถุประสงค์บางอย่าง และมีกระบวนการที่ชัดเจนตลอดทุกขั้นตอน รวมถึงต้องสามารถสรุปผลของการจัดกิจกรรมได้ด้วย ซึ่งหลังจากทำกิจกรรมเสร็จแล้วก็ควรมีการสรุปผลการจัดกิจกรรมให้ทุกคนทราบร่วมกัน รวมถึงวิเคราะห์สิ่งที่เป็นประโยชน์จากการร่วมกิจกรรมในครั้งนี้ให้ได้ด้วย เพื่อที่จะให้ทุกคนสามารถเข้าใจเนื้อหาที่ต้องการสื่อสารในแต่ละกิจกรรมได้

ช่วงที่ 3 : หลังจากจัดกิจกรรม (After Activity Finish)

• ประเมินผลการจัดกิจกรรมทั้งหมดให้ผู่ร่วมกิจกรรมได้ทราบ : หลังจัดกิจกรรมการสร้างทีมสัมพันธ์ทุกอย่างเสร็จสิ้นแล้วก็ควรมีการสรุปกิจกรรมในองค์รวมให้ทุกคนทราบอีกครั้ง ทั้งนี้เพื่อให้ทุกวันเข้าใจวัตถุประสงค์ตลอดจนผลลัพธ์ที่ตรงกัน รวมถึงเป็นการสร้างสปิริตในการทำงานเป็นทีมร่วมกันอีกด้วย
• ประเมินผลการจัดกิจกรรมโดยละเอียดกับผู้ว่าจ้าง : สุดท้ายแล้วผู้ที่รับผิดชอบในการจัดกิจกรรมควรประเมินผลทั้งหมดอย่างละเอียดอีกครั้งกับองค์กรที่ว่าจ้าง ซึ่งบางครั้งอาจต้องประเมินผลรายบุคคลด้วย ทั้งนี้เพื่อที่จะได้รู้ข้อดี ข้อบกพร่อง ข้อควรปรับปรุง ตลอดจนข้อสรุปของกระบวนการทั้งหมด เพื่อที่จะนำไปใช้ประโยชน์ในอนาคตต่อไป

นักจัดกิจกรรมคนสำคัญ

ในการจัดกิจกรรมทุกครั้งการใส่ใจนักจัดกิจกรรมก็เป็นสิ่งที่จำเป็นอย่างมาก นักจัดกิจกรรมที่ดีจะสามารถช่วยให้กิจกรรมดำเนินไปได้อย่างราบรื่น ตรงตามวัตถุประสงค์ และสรุปผลได้อย่างมีประสิทธิภาพ สำหรับนักจัดกิจกรรมที่จำเป็นและมีส่วนสำคัญในการจัดกิจกรรมแต่ละครั้งที่ขาดไม่ได้นั้นมีดังนี้

• ผู้นำกิจกรรม (Activity Leader) : ผู้นำกิจกรรมก็คือหัวหน้าที่รับผิดชอบบริหารจัดการการจัดกิจกรรมทั้งหมด รวมถึงการออกแบบกิจกรรมให้เหมาะสม และสรุปกิจกรรมให้ได้ด้วย บางครั้งผู้นำกิจกรรมอาจจะคอยจัดการและสังเกตการณ์อยู่ภายนอก ไม่ร่วมกิจกรรมใดๆ แต่ก็มีบ่อยครั้งที่ผู้นำกิจกรรมมักเป็นผู้ดำเนินกิจกรรมไปพร้อมกันด้วย เพราะนี่คือผู้ที่เข้าใจภาพรวมทั้งหมด ตลอดจนกระบวนการทุกกระบวนการอย่างลึกซึ้งที่สุด และผู้นำกิจกรรมก็จะต้องสรุปผลทั้งหมดของการจัดกิจกรรมอีกด้วย
• ผู้ช่วยจัดกิจกรรม (Supporter and Evaluator) : ผู้ช่วยจัดกิจกรรมนั้นมีความสำคัญไม่แพ้กัน เพราะการจัดกิจกรรมแต่ละครั้งไม่สามารถจัดคนเดียวได้ ก็ต้องทำงานเป็นระบบทีมเช่นเดียวกัน ผู้ช่วยจัดกิจกรรมนี้จะต้องรู้ทุกอย่างไม่ต่างจากผู้นำกิจกรรม คอยช่วยเหลือผู้ร่วมกิจกรรมให้ได้ ที่สำคัญผู้ช่วยจัดกิจกรรมก็มักจะเป็นผู้ที่คอยสังเกตการณ์ เก็บข้อมูล และร่วมประเมินผลไปในตัว ดังนั้นควรเลือกคนที่มีความรู้หรือมีประสบการณ์ในการจัดกิจกรรมด้วย เพราะผู้ช่วยในกิจกรรมเชิงจิตวิทยานั้นไม่ใช่แค่คนมาออกแรงหรือคอยรับใช้ แต่จะต้องเป็นผู้ควบคุมกิจกรรมให้ดำเนินไปได้อย่างราบรื่นและเก็บข้อมูลเพื่อนำมาสรุปผล จำนวนของผู้ช่วยจัดกิจกรรมจะมากหรือน้อยนั้นก็ขึ้นอยู่กับผู้ร่วมกิจกรรมอีกที ต้องจัดให้เหมาะสมกัน
• ผู้ดำเนินกิจกรรม (Moderator) : ผู้ดำเนินกิจกรรมนั้นมีหน้าที่คล้ายพิธีการในการสื่อสารผู้เข้าร่วมกิจกรรมทุกคนให้เข้าใจตรงกัน รวมถึงช่วยดำเนินกิจกรรมให้เป็นไปด้วยความสะดวกเรียบร้อย ตลอดจนแก้ไขปัญหาเฉพาะหน้า และสรุปกิจกรรมให้ผู้เข้าร่วมกิจกรรมเข้าใจ บางครั้งผู้ดำเนินกิจกรรมก็มักจะเป็นผู้นำกิจกรรมด้วย หรือบางทีก็เป็นคนละคนที่มีหน้าที่แยกกันชัดเจน คุณสมบัติสำคัญของผู้ที่จะมาดำเนินกิจกรรมนั้นมีลักษณะเหมือนกับหน้าที่พิธีกรทั้งสิ้น ควรมีทักษะในการสื่อสารที่ดี มีทักษะในการแก้ไขปัญหาเฉพาะหน้าที่ยอมเยี่ยม น้ำเสียงต้องชวนฟัง เรียบเรียงประโยคให้เข้าใจได้ง่าย มีวิธีการพูดโน้มน้าวจูงใจที่ดี มีวิธีการอธิบายที่เข้าใจชัดเจน บางครั้งก็ควรสร้างความครื้นเครงได้ เพื่อไม่ให้เกิดความน่าเบื่อหน่าย บางครั้งกิจกรรมสร้างทีมสัมพันธ์นั้นประสบผลสำเร็จลุล่วงไปได้ด้วยดี ทำให้การสร้างทีมสัมพันธ์มีประสิทธิภาพ ก็มาจากการมีผู้ดำเนินกิจกรรมที่เก่งและมีความรู้ด้วยนั่นเอง

ประเภทของกิจกรรมสร้างทีมสัมพันธ์ที่นิยมใช้

การจัดกิจกรรมนั้นมีหลากหลายรูปแบบ รวมถึงมีหลากหลายวัตถุประสงค์ และมีหลากหลายวิธีการในการดำเนินการด้วย โดยกิจกรรมต่างๆ นั้นแบ่งเป็นประเภทต่างๆ ได้ดังนี้

กิจกรรมละลายพฤติกรรม (Ice Breaking)

เป็นกิจกรรมยอดนิยมที่มักต้องนำมาใช้เป็นหนึ่งในกระบวนการเสมอ โดยเฉพาะกับผู้ร่วมกิจกรรมที่ไม่รู้จักกัน หรือรู้จักกันเพียงแค่ตามหน้าที่การงาน กิจกรรมลักษณะนี้มีวัตถุประสงค์ในการสร้างความรู้จักคุ้นเคยกัน ละลายกำแพงระหว่างกัน เกิดความไว้ใจกัน เพื่อให้สามารถทำงานหรือทำกิจกรรมร่วมกันได้ กิจกรรมนี้มักเป็นกิจกรรมเริ่มต้นก่อนที่จะทำกิจกรรมอื่นๆ และมักเป็นกิจกรรมเชิงนันทนาการผสมผสานเชิงจิตวิทยาเล็กน้อยเพื่อให้เกิดการละลายพฤติกรรมได้อย่างเหมาะสม

กิจกรรมเพื่อการเรียนรู้ในด้านต่างๆ (Classroom Activities Games)

กิจกรรมนี้มักถูกออกแบบมาหลากหลายรูปแบบตามแต่ละวัตถุประสงค์ มักเป็นกิจกรรมเกมกึ่งสาระ หรือบางทีก็มีสาระไปเลย ที่สามารถปรับเปลี่ยนพฤติกรรม ความเข้าใจ ตลอดจนทัศนคติได้ กิจกรรมในกลุ่มนี้มักมีเป้าหมายชัดเจน มีวัตถุประสงค์ที่กำหนดไว้ และมีบทสรุปหลังจากทำกิจกรรมลุล่วง แต่ละกิจกรรมจะถูกออกแบบไว้เป็นอย่างดีเพื่อนำผลการกระทำต่างๆ มาวิเคราะห์และสรุปผลได้ รวมถึงนำประโยชน์จากการทำกิจกรรมไปใช้ได้ในชีวิตจริงเช่นกัน

เปิดประสบการณ์ Team Building แนวใหม่ สร้าง First Impression ให้งานปฐมนิเทศด้วย Topgolf

กิจกรรมสันทนาการ (Recreation Games)

กิจกรรมสันทนาการก็มีหลากหลายประเภทเช่นกัน แต่วัตถุประสงค์นั้นอาจไม่ใช่เชิงสาระแต่เป็นเชิงอารมณ์เสียมากกว่า สร้างความสนุกสนาน ร่าเริง ผ่อนคลาย ตลอดจนสร้างความสัมพันธ์ที่ดีระหว่างกัน กิจกรรมสันทนาการบางครั้งก็ถูกนำมาใช้ร่วมกับกิจกรรมละลายพฤติกรรม หรือบางทีก็ใช้เพื่อเบรกคั่นกลางระหว่างการจัดกิจกรรมเครียดๆ เพื่อให้ผู้ร่วมกิจกรรมเกิดการผ่อนคลาย และทำกิจกรรมต่อไปได้ดีขึ้นด้วย อุปกรณ์สำคัญสำหรับกิจกรรมเชิงสันทนาการนั้นก็มักเป็นดนตรีและเสียงเพลงที่จะช่วยทำให้เกิดความเพลิดเพลินได้ง่ายและผ่อนคลายได้เป็นอย่างดีทีเดียว

 กิจกรรมเข้าจังหวะ (Rhythmic Activities)

กิจกรรมเข้าจังหวะนี้คล้ายกับกิจกรรมเชิงสันทนาการ แต่จะเน้นเล่นกับจังหวะดนตรีต่างๆ มากกว่า เช่น การเคลื่อนไหวต่างๆ ให้เข้ากับจังหวะเพลง หรือการปรบมือเป็นจังหวะ ตลอดจนกิจกรรมที่ทำให้ต้องสนใจในตัวดนตรีไปพร้อมกันด้วย ไม่ใช่ดนตรีเป็นแค่ส่วนประกอบเฉยๆ ซึ่งบางครั้งกิจกรรมเข้าจังหวะนอกจากจะผ่อนคล้ายแล้วก็ฝึกสมาธิได้ดี รวมถึงเป็นการเรียกสมาธิเพื่อให้เกิดความพร้อมในการทำกิจกรรมต่อไปได้ดีอีกด้วย

กิจกรรมทดสอบสมรรถภาพ (Self – Testing Activities)

ลักษณะของกิจกรรมนี้เป็นกิจกรรมที่ต้องมีการออกแรง ขยับร่างกายอย่างจริงจัง มีการเคลื่อนไหวตลอดเวลา ใช้ศักยภาพของร่างกายในด้านต่างๆ กิจกรรมนี้บางครั้งอาจจะเป็นการลุยกลางแจ้ง เป็นกิจกรรมที่ช่วยลดการใช้สมองได้ดี เพราะบางครั้งการทำงานเป็นทีมก็ต้องใช้ใจหรือลดกระบวนการคิดที่ละเอียดเกินไปลงบ้าง ซึ่งกิจกรรมประเภทนี้นอกจากจะสร้างความสนุกสนานแล้วก็ยังสร้างความสามัคคีได้อย่างดีเยี่ยมอีกด้วย กิจกรรมลักษณะนี้อาจจะเป็นการเข้าฐานต่างๆ หรือการทดสอบร่างกายในวิธีต่างๆ ด้วย

กิจกรรมกลางแจ้งเสริมกระบวนการเรียนรู้ (Outdoor Learning Activities)

กิจกรรมกลางแจ้งลักษณะนี้ต่างจากกิจกรรมทดสอบสมรรถภาพก็ตรงที่เน้นไปที่กระบวนการเรียนรู้มากกว่าการใช้แรงกาย กิจกรรมลักษณะนี้ที่เห็นภาพชัดเจนที่สุดก็คือ Walk Rally ซึ่งมีภาระกิจในการทำกิจกรรมตลอดจนแก้ปัญหาต่างๆ ไปพร้อมกับการออกแรง ซึ่งบางครั้งการสร้างทีมสัมพันธ์ก็สามารถนำกิจกรรมลักษณะนี้มาใช้ให้เป็นประโยชน์ได้เช่นกัน

บทสรุป

การจัดกิจกรรมสัมพันธ์นั้นมีมากมายหลากหลายรูปแบบ แต่สิ่งสำคัญก็คือการเลือกกิจกรรมที่เหมาะสมกับวัตถุประสงค์ที่วางไว้ ตลอดจนเหมาะกับผู้ร่วมกิจกรรมในแต่ละครั้ง นอกจากนั้นขั้นตอนในการจัดกิจกรรมก็มีความสำคัญไม่แพ้กันที่ต้องออกแบบและจัดลำดับให้ดีเพื่อให้การจัดกิจกรรมสร้างทีมสัมพันธ์ประสบความสำเร็จสูงสุด ท้ายที่สุดจะต้องสามารถสรุปกิจกรรมทุกอย่างได้ รวมถึงการวิเคราะห์ผลสรุปว่าสามารถบรรลุวัตถุประสงค์ที่วางไว้หรือไม่ และสามารถนำไปใช้ประโยชน์อะไรในการทำงานต่อไปได้ และสิ่งสำคัญคือสามารถสร้างการทำงานระบบทีมให้เกิดขึ้นได้จริงในองค์กรได้หรือไม่ และการทำกิจกรรมสร้างทีมสัมพันธ์สามารถทำให้คนในองค์กรเกิดการทำงานระบบทีมที่มีประสิทธิภาพ ทำให้องค์กรบรรลุความสำเร็จได้อย่างดีเยี่ยม นั่นแสดงถึงความสำเร็จของการสร้างทีมนั่นเอง

สร้างทีมงาน (Team Work) ให้มีศักยภาพเพื่อการทำงานระบบทีม (Teamwork) ที่มีประสิทธิภาพ