เป็นหัวหน้าที่ Productive แค่แยกให้ออกว่าอะไรคือ “งานด่วน” และอะไรคือ “งานสำคัญ”

เคยสงสัยไหมว่าทำไมผู้บริหารที่เก่งๆ สามารถทำอะไรได้มากมายในหนึ่งวัน ทำอะไรก็ Productive ไปเสียหมด นอกจากนี้ยัง Manage งานและเวลาของตัวเองได้เป็นรายวัน รายสัปดาห์ รายเดือน และรายปี แถมยังทำได้ Flow และ Active มากๆอีกด้วย เคล็ดลับของผู้บริหารเหล่านี้คืออะไร ? พวกเขามีเวลามากกว่าเราหรือเปล่า ?

คำตอบคือ พวกเขาไม่ได้มีเวลามากกว่าเราหรือขยันกว่าเรา แต่เป็นเพราะพวกเขาสามารถแยกแยะได้ว่าอะไรคือ “งานสำคัญ” และอะไรคือ “งานด่วน” ซึ่งแนวคิดแบบนี้ มีจุดเริ่มต้นมาจากบิดาผู้ให้กำเนิดตารางเวลาในการทำงานแบบ Productive คือ Dwight Eisenhower ที่ทำให้เกิด Matrix อันโด่งดังจนกลายมาเป็นแม่แบบของการจัดลำดับความสำคัญในการทำงาน ที่เรารู้จักคุ้นเคบกันดีว่า The Eisenhower Box นั่นเอง

Credit Picture from : https://jamesclear.com/eisenhower-box

1. Urgent and important : งานที่ทั้งด่วนและสำคัญ เป็นงานที่คุณต้องรีบตัดสินใจทำทันที
2. Important, but not urgent : งานสำคัญแต่ไม่ด่วน งานที่สามารถเลื่อนไปทำหลังจากงานด่วนได้ 
3. Urgent, but not important : งานด่วนแต่ไม่สำคัญ งานที่สามารถกระจายไปให้คนอื่นทำได้
4. Neither urgent nor important : งานที่ไม่ด่วนและไม่สำคัญ งานที่คุณไม่จำเป็นต้องเสียเวลาทำ

งานสำคัญ (Important) และงานด่วน (Urgent) มันสร้างความสับสนและทำให้หลายคนมองความสำคัญของ 2 สิ่งนี้สลับไปสลับมาอยู่เสมอ ทั้งๆที่มันเป็นสองสิ่งที่ต่างกันมาก

  • งานด่วน คือ งานที่ต้องรีบตัดสินใจในเวลาอันสั้น แต่ไม่ได้สำคัญและไม่จำเป็นต้องใช้เวลาในการทำหรือในการคิดมากนัก มันก็คืองาน Daily task ที่มี deadline และต้องทำทุกวันนั่นเอง หากไม่รีบทำก็จะไฟลนก้น ซึ่งถ้านำไปคิดในเชิงเป้าหมายระยะยาวขององค์กรแล้ว งานด่วนมีนัยยะสำคัญค่อนข้างน้อย และไม่ได้ส่งผลลัพธ์ที่ยิ่งใหญ่ต่อองค์กรเท่าไหร่นัก
  • งานสำคัญ คือ งานที่ไม่ต้องรีบทำก็ได้แต่เป็นงานที่ส่งผลต่อเป้าหมายในองค์กรมากที่สุด ซึ่งต้องใช้เวลาโฟกัสมากเป็นพิเศษ ไม่ใช่งานที่สามารถทำเสร็จภายในวันเดียว อาจเรียกได้ว่าเป็น “Deep Work” ที่ต้องอาศัย Systematic Thinking และต้องอาศัย Passion และความกระตือรือร้นของคุณ เป็นงานที่คุณเป็นคนคิดและลงมือทำเอง และผลลัพธ์ของมันจะ Impact ส่งผลต่อองค์กรมาก

หลายคนส่วนใหญ่เป็น Burnout Syndrome ก็เพราะมัวแต่ทำงานด่วนจนไม่มีเวลาไปโฟกัสงานสำคัญ สุดท้ายจึงติดอยู่ในวงจรงานด่วนที่ถาโถมและมีเพิ่มเข้ามาทุกวันจนขยับไปไหนไม่ได้ ทางแก้ก็คือ ต้องรีบหาทางป้องกันไม่ให้มีงานด่วนจนล้นมือ จนไม่มีช่องว่างให้งานสำคัญ อย่ารอให้ Deadline มาถึงแล้วค่อยทำ แต่รีบทำให้เสร็จ และเผื่อเวลาที่เหลือไปโฟกัสให้งานที่สำคัญ ส่วนงานสำคัญนั้นไม่มี Deadline แต่อาศัยความต่อเนื่องและสม่ำเสมอ ยกตัวอย่างเช่น การรักษาความสัมพันธ์กับลูกค้า ความสัมพันธ์ทางธุรกิจ หรือการพัฒนาตัวเอง การเรียนรู้ทักษะและ New Skills ต่างๆ ทั้งหมดนั้นคือเรื่องที่ไม่ต้องรีบทำ แต่สำคัญมาก มันคือการลงทุนในตัวเอง ลงทุนในองค์กร เพื่อผลลัพธ์ที่ดีและมั่นคงในระยะยาว
ถ้าคุณให้ความสำคัญกับ “งานสำคัญ” มากๆ งานด่วนก็จะลดลงเพราะคุณวางแผนการทำงานและบริหารเวลาเป็น แยกให้ออกว่าเรื่องไหนสำคัญ เรื่องไหนต้องใช้เวลาวางแผน และเรื่องไหนที่ไม่สำคัญ สามารถกระจายงานให้คนอื่นช่วยทำได้ เพื่อผลลัพธ์สุดท้ายในการทำงานที่ Flow , Productive และ Active
“ Urgent is reactive, but Important is productive”

 

คุณมีปัญหาหรือคำถามที่ต้องการคำตอบใช่หรือเปล่า?

หากคุณรู้สึกว่าได้รับเทคนิคดี ๆ จากบทความนี้และอยากได้รับความช่วยเหลือเพิ่มเติมอีก

สามารถตั้งคำถามได้ในชุมชนของเรา ! แล้วคุณจะได้รับคำตอบมืออาชีพจากผู้เชี่ยวชาญ