Agile คำสำคัญของยุค และกระบวนการทำงานแห่งอนาคต

ณ ยุคสมัยแห่งความเปลี่ยนแปลง ที่เทคโนโลยีดิจิทัลพัฒนาอย่างรวดเร็ว จนเกิดเป็นสภาวะ Digital Disruption ในทุกวงการ ทำให้ทุกธุรกิจต้องมีการปรับตัวให้ผลลัพธ์ที่เกิดขึ้นจากการทำงานมีประสิทธิภาพมากขึ้น โดยอาศัยการใช้เทคโนโลยีต่าง ๆ ไม่ว่าจะเป็นเทคโนโลยีในการสื่อสาร เทคโนโลยี Cloud, Big Data และอื่น ๆ เข้ามาช่วยในการทำธุรกิจ องค์กรที่จะอยู่รอดได้ไม่ได้วัดกันที่ความสามารถเท่านั้น ยังเป็นเรื่องของความเร็ว ปัจจัยเรื่องความใหญ่โตของธุรกิจหรือองค์กรไม่ใช่ข้อได้เปรียบโดยสิ้นเชิงอีกต่อไป หมดยุค “ปลาใหญ่กินปลาเล็ก” เข้าสู่ยุค “ปลาเร็วกินปลาใหญ่” อย่างเต็มตัว ธุรกิจ Startup จำนวนไม่น้อยที่ก้าวสู่ความสำเร็จระดับมโหฬารได้จากความพร้อมในการปรับตัว และมีกระบวนการทำงานที่เปี่ยมประสิทธิภาพ

หนึ่งในเคล็ดลับหรืออาวุธลับของความสำเร็จของเหล่า “ปลาเล็ก” ที่รอวันกลายเป็น “ปลาใหญ่ในยุคสมัยแห่ง Disruption” นี้คือ แนวคิดการทำงานที่เรียกว่า “Agile”

Agile คือ Mindset หรือวิธีคิด เป็น Mindset นึงที่ทุกคนในบริษัทมีร่วมกัน ถึงแม้จะเป็นบริษัทใหญ่ แต่ทีมงานจะพยายามทำงานเป็นทีมเล็กๆ อย่างเช่น ในแต่ละทีมจะมีวง Agile และ Scrum (สกรัม) ที่เป็น Working Team อยู่ โดยแต่ละทีมจะมีจุดโฟกัสที่ไม่เหมือนกัน ดังนั้นแต่ละทีมยังคงความเป็นทีมเล็กๆ ยัง Keep Momentum แบบเดิมอยู่

หากถามว่า Agile มาช่วยอย่างไรในการทำงาน ต้องบอกว่าแก่นแท้ของ Agile คือความพร้อมที่จะเปลี่ยนแปลงเสมอ มันเกิดมาเพื่อสิ่งนี้ ไม่ว่าจะเปลี่ยนแปลงเพราะมันเป็นสิ่งที่ User ต้องการ หรือว่าเราต้องแก้ไขปัญหา กับสิ่งที่เป็นเรื่องใหม่ ซึ่งทีมที่ทำแพลตฟอร์ม สร้าง Product (ผลิตภัณฑ์) ก็จะมีธรรมชาติที่พร้อมจะปรับเปลี่ยน ปรับตัว แล้วก็เปลี่ยนแปลงให้ทันกับสิ่งที่เป็นความต้องการของ User อยู่แล้ว ในมุมนึง Agile จึงเป็นสิ่งที่ทำให้การทำงานมีความไวต่อการเปลี่ยนแปลง ไวต่อการตรวจสอบ


ด้วยตัววิธีคิดของ Agile คือการ Flexible Process (ยืดหยุ่นกระบวนการ) เพราะฉะนั้นจึงเป็นวิธีการที่ค่อนข้างเหมาะกับบริษัทที่เพิ่งเริ่ม และสเกลอยู่ในขนาดเล็กถึงขนาดกลาง

ตัวอย่างหนึ่งที่ชัดเจนสำหรับคำว่า Flexible (ยืดหยุ่น) ในที่นี้คือ เมื่อมีการ Feedback (ข้อเสนอ) เพื่อหา Solution (แก้ปัญหา)  ขึ้นมาในระหว่างกระบวนการทำงาน ทีมงานสามารถที่จะนำไปทดลองได้ทันที โดยมีกำหนดการทดลองที่ชัดเจนและมีการประเมินกันแบบรอบด้านว่า Solution นั้นได้ผลดีจริงหรือไม่ แก้ปัญหาได้หรือเปล่า การทำงานด้วยรูปแบบนี้จึงเหมือนเป็นการลองผิดลองถูกไปเรื่อย ๆ เพื่อหา Solution ที่เหมาะกับองค์กรหรือทีมมากที่สุด 

รูปแบบการทำงานด้วย Agile จะเริ่มต้นด้วยการวางแผนและ Sprint งาน (รอบงาน) เป็นรายสัปดาห์ โดยในแต่ละสัปดาห์หัวหน้าทีมก็จะมีการ Assign (มอบหมาย) ให้แต่ละคนในทีมว่าต้องทำอะไรบ้าง ซึ่งการที่มีการแบ่งงานแบบนี้ ทำให้ Resources ค่อนข้างมีความชัดเจน ข้อดีก็คือ พอ Resource มีความชัดเจน ก็จะสามารถแทร็คงานได้อย่างางละเอียด เวลาเกิดปัญหามันจะเห็นได้ง่ายขึ้น แล้วก็สามารถที่จะ Maintain (ดูแล) ได้ง่าย

เปรียบได้กับเวลาสร้างรถ เราไม่จำเป็นต้องสร้างรถจนเสร็จ 1 คันแล้วค่อยไปถาม User ว่า ชอบไหม เราอาจจะ Validate ตั้งแต่การออกแบบรถแล้ว เราไปถาม User เลย ในมุมผม เราจะแบ่งงานออกเป็นชิ้น ๆ มองชิ้นเล็ก ๆ นี่เป็น Sprint (รอบงาน) แต่ละ Sprint มันก็จะมี Key ที่เราจะ Improve (ปรับปรุง) ว่าเราจะทำอะไร และเราคาดหวังกับ Output เรื่องอะไร ตอนที่ Product (ทีมผลิตภัณฑ์), Development Team (ทีมพัฒนาซอฟแวร์) และ QA (Quality Assurance – ทีมตรวจสอบคุณภาพ) ทำงานด้วยกัน เราก็จะมีการทดสอบและตรวจสอบตลอด อย่างทีม Product จะทำ Feature (คุณสมบัติย่อยของโปรแกรม) ตัวนึง เราก็จะมีทีมเข้าไปช่วยตรวจสอบ โดยยึดฝั่ง User เป็นหลัก ถ้า Persona (ลักษณะผู้ใช้) เป็น Enterprise เขาจะมอง Feature พวกนี้ยังไง เขาจะใช้งานยังไง Agile ก็จะมาช่วยเรื่องความเร็วใน Process เหล่านั้น

อย่างไรก็ตาม กระบวนการทำงานจะเกิดความรอบด้านไม่ได้เลย หากขาดการประเมินผลที่รอบคอบ อีกกระบวนการหนึ่งที่ขาดไม่ได้สำหรับวิธีการ Agile ก็คือ ขั้นตอนการ “Retro” ผ่านการประชุมสรุปการทำงานที่เพิ่งผ่านไป โดยจะมีการนำเสนอปัญหาที่เกิดขึ้นจากรอบงาน หรือกระบวนการทำงานว่ามีอะไรบ้างจากแต่ละภาคส่วนของทีม ซึ่งส่งผลดีคือ ทำให้งานมี Improvement (การปรับปรุง) ฉะนั้นโอกาสที่ผลงานที่ออกมาเป็น Output ก็จะมีโอกาสผิดพลาดน้อยลงและตอบโจทย์ที่ตั้งไว้ได้อย่างตรงจุดมากที่สุด


เมื่อมาถึงตรงนี้ ก็มีคำถามหนึ่งที่ผุดขึ้นมา ว่าที่สุดแล้ว “Agile” คือคำตอบสุดท้ายสำหรับความสำเร็จหรือไม่?

คุณปูน-นกรณ์ พฤกษ์พิพัฒน์เมธ CEO แห่ง Conicle เคยให้คำตอบเกี่ยวกับประเด็นนี้ไว้อย่างน่าสนใจว่า “ไม่ว่าจะ Agile หรือ Scrum เราไม่สามารถทำตามทฤษฎีแบบ 100% ได้ แต่ 2 ประเด็นที่จะต้องพยายามคิดอยู่เสมอก็คือลูกค้าอยากได้อะไร และมีอะไรบ้างที่จะเป็นประโยชน์ต่อลูกค้า ซึ่งก็จะกลายเป็นสิ่งที่ตอบโจทย์ลูกค้า แม้ว่าจะไม่ใช่สิ่งที่เขาคิดถึงหรืออยากได้สิ่งนั้นมาแต่แรกก็ตาม ทุกอย่างจะไม่มีความหมายเลย ถ้าสิ่งที่เราทำทั้งหมดไม่ลู่เข้าสู่การตอบโจทย์การแก้ปัญหา หรือขาด Value Proposition (คุณค่าที่ชัดเจน) ที่จะส่งให้กับลูกค้า ในแง่ของ Agile Process จึงมีจุดเริ่มต้นจาก การคิดกันขึ้นมาก่อนว่า ตัวกลุ่ม User เขามีปัญหาอะไร แล้วเราก็ออกแบบเป็น Product แล้วก็พัฒนามันขึ้นมา Customer Centric นั่นคือ Key to Success ” 

แม้จะมีความเชื่ออยู่ค่อนข้างมากว่า การทำงานรูปแบบ Agile สามารถตอบโจทย์ของโลกยุคดิจิทัล แต่ก็ดังตัวอย่างจากทีม Conicle ก็สะท้อนนัยบางอย่างออกมาอย่างค่อนข้างชัดเจนว่า ด้วยแนวคิดรวบยอดของ Agile ก็คือความ Flexible ที่พร้อมเสมอสำหรับการเปลี่ยนแปลง ก็เป็นการบ่งบอกเอาไว้กลาย ๆ แล้วว่า เมื่อถึงจุดหนึ่ง “Agile” ที่เคยเป็นคำตอบสุดท้ายของธุรกิจ โดยเฉพาะกลุ่ม Startup ในปัจจุบัน ที่สุดแล้วก็จะมีวิธี กระบวนการ หรือว่า Mindset แบบใหม่ที่เหมาะสมกว่า สอดคล้องกับสภาพความเป็นไปในสนามรบธุรกิจมากกว่าเช่นเดียวกัน

“Agile” จึงอาจจะเป็นวิธีที่ดี…แต่อาจจะไม่ใช่วิธีที่ใช่สำหรับทุกองค์กรเสมอไป…แต่ก็ไม่ผิดอะไรมิใช่หรือที่ถ้าจะนำไปทดลอง และปรับใช้กับบริษัทของคุณดูบ้าง… หากลองแล้วไม่ใช่…หรือไม่ได้ผลดีดังที่คาด ก็ยังมีวิธีการอีกมากรอให้ได้นำไปปรับใช้เช่นกัน เพราะดังที่กล่าวไปตั้งแต่ต้นว่า ทุกวันนี้ บริษัทที่จะอยู่รอดและประสบความสำเร็จได้ต้องเป็น “ปลาเร็ว” ที่พร้อมเสมอสำหรับทุกการเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้น

 

บทความชิ้นนี้เขียนโดยทีมเนื้อหาของ Conicle บริษัท Start-up EdTech สัญชาติไทย เจ้าของแพลตฟอร์มการเรียนรู้สำหรับพัฒนาบุคลากรในองค์กรที่ประสบความสำเร็จอย่างสูงเพื่อแสดงถึงสัญญาณแห่งการเปลี่ยนแปลงที่กำลังเกิดขึ้นในโลกแห่งการเรียนรู้