HIGHLIGHT
|
รับพนักงานเข้ามาซักคนต้องทำอะไรบ้าง ?
สุภาษิตที่เราคุ้นเคยกันว่า “เริ่มต้นดี มีชัยไปกว่าครึ่ง” สามารถใช้ได้ในหลากหลายสถานการณ์มากจริงๆ แม้กระทั่งการ Onboard พนักงานใหม่ของออฟฟิสด้วยซ้ำ
ในมุมคนทำงาน พวกเราทุกคนน่าจะจำประสบการณ์ในวันแรกที่เริ่มงานได้ มีทั้งดี ไม่ดี ชอบ ไม่ชอบ แปลกๆ ตื่นเต้น น่าเบื่อ และอีกความรู้สึกมากมาย คนที่มาเริ่มงานใหม่(แม้แต่ผมเอง) สิ่งที่เรามักจะมองก่อนเลยโดยไม่ได้ตั้งใจก็คือเรื่องบรรยากาศและสิ่งแวดล้อมรอบตัวเช่น ที่นั่ง เพื่อนร่วมงาน หัวหน้าเรา ทีมงานเราก่อน ถึงจะไปสนใจเรื่องงาน ซึ่งถึงแม้จะกล้าบอกว่าสนใจเรื่องงานมากกว่า แต่ปฏิเสธไม่ได้เลยว่า สิ่งแวดล้อมก็ส่งผลต่อการทำงานเช่นกัน โดยเฉพาะอย่างยิ่งความสัมพันธ์กับเพื่อนร่วมงาน
ในมุมของบางบริษัทอาจจะคิดว่า
- การ Onboard คนใหม่ให้เป็นหน้าที่ของหัวหน้างานตรง
- ให้หัวหน้างานเป็นคนสอนงานทั้งหมด
- งานส่วนที่เหลือให้เรียนรู้เอาจากการทำงานจริง
ด้วยหลักการข้างต้น มันก็ไม่ได้เสียหาย และเอาจริงก็สามารถทำได้และเกิดผล แต่บริษัทอาจจะลืมว่าพนักงานก็เป็นคน มีความต้องการทางสังคมและมีอารมณ์ความรู้สึก
จากมุมมองข้างต้น ถ้าดูในระยะยาว สิ่งที่อาจจะเกิดขึ้นได้ในองค์กรกับพนักงานใหม่นี้ อาจเป็นไปได้ดังนี้
- ใช้เวลานานกว่าจะสามารถทำงานได้อย่างคล่องแคล่ว
- ต้องใช้เวลามากขึ้นในการสร้างความสัมพันธ์กับเพื่อนร่วมงาน
- ทำงานได้ตรงตามเป้าหมายของหัวหน้างาน แต่ไม่ตรงตามความต้องการของบริษัท
- ทำงานเป็นทีมได้ลำบาก
- เกิด Bias/การเมืองในองค์กรได้
- พนักงานไม่รู้ถึงความสำคัญของตัวของเขา และไม่รู้สามารถรับรู้ถึงความก้าวหน้าในงานได้
สิ่งที่กำลังจะสื่อก็คือ การ Onboard คนใหม่ ไม่ใช่หน้าที่ของหัวหน้างานเพียงคนเดียว แต่คือหน้าที่ของทุกคนที่ต้องทำงานร่วมกับพนักงานใหม่ ยิ่งถ้าเป็นบริษัทเล็ก ก็อาจถือได้ว่าเป็นหน้าที่ของทุกคนในบริษัทด้วยซ้ำ
องค์กรควรเตรียมพร้อม Onboarding พนักงานอย่างไร
ข้อควรปฏิบัติเมื่อคนใหม่เข้ามาเริ่มงาน ควรมีการเตรียมตัวอย่างไรบ้างสำหรับบริษัท แบ่งได้เป็น ส่วนดังนี้
1.ก่อนพนักงานเข้าทำงาน
1.วิเคราะห์หน้าที่ความรับผิดชอบจาก Job Description อีกครั้งเพื่อหา
a.สิ่งที่ต้องการจากพนักงานใหม่ (Expectation) <- Project ไหน หรือจะให้คนใหม่ทำอะไรเป็นพิเศษ
b.ตัวชี้วัดผลงานขั้นพื้นฐาน (Generic Performance Indication) <- เปลี่ยนแปลงได้เพื่อให้เหมาะกับพนักงาน
c.ทีมงานที่ต้องทำงานด้วย (Contact Point) <- ทั้งในและนอกบริษัท
2.วางตารางนัดเพื่อให้คนใหม่ได้เจอ พูดคุยและประชุมกับทีมงานที่ต้องทำงานด้วย โดยเริ่มวางตามลำดับดังนี้
a.ผู้จัดการโดยตรงของพนักงาน เพื่อนำข้อ 1. ทั้งหมดไปพูดคุยและอาจปรับตามความเหมาะสม
b.ผู้เชี่ยวชาญเฉพาะด้าน (Subject Matter Expert) ใน Product หรือเนื้องานที่พนักงานใหม่จะต้องทำ เช่น Marketing ของ Product A, ผู้เชี่ยวชาญงานและระบบ Payroll
c.ทีมงานที่ต้องร่วมงานด้วยตลอดเวลาหรือมากกว่า 80% เพื่อให้รู้งานคร่าวๆ รวมไปถึงสิ่งที่ทีมอื่นจะช่วยเหลือ และสิ่งที่เราต้องช่วยทีมอื่น
d.ทีมงานที่ดูแลงานอื่นๆ ที่ควรรู้แต่ไม่ได้อยู่ในความรับผิดชอบ เพื่อให้การทำงานของพนักงานใหม่ราบรื่น เช่น หลักการวางแผนของ Finance หรือขั้นตอนการขายสินค้า เป็นต้น
3.กำหนด Buddy: ที่จะคอยช่วยเหลือหลักคือเป็นสะพานเชื่อมความสัมพันธ์กับคนในที่ทำงาน ถ้าเป็นทีมเดียวกันได้จะยิ่งดี และต้องพูดคุยเพื่อให้เกิดความเข้าใจที่ตรงกัน Buddy จะทำหน้าที่ช่วยเหลือในเรื่องงานเล็ก ๆ น้อย ๆ และความเป็นอยู่ทั่วไปในออฟฟิศ เช่น วัฒนธรรมของทีม สถานที่ทานอาหาร สิ่งอำนวยความสะดวกรอบออฟฟิสและบริเวณใกล้เคียง
4.กำหนดชัดเจนว่าใครจะเป็นคนหลักในการรับพนักงานในวันแรก เรียงตามลำดับที่แนะนำดังนี้
a.HR <- ถ้าในองค์กรมี
b.Buddy
c.ผู้จัดการ
5.เตรียมอุปกรณ์การทำงานที่ควรจะมีให้พร้อม และทดสอบว่าสามารถใช้งานได้เต็มที่
6.นัดแนะเวลาให้คนใหม่เข้ามาโดยต้องมีอะไรให้ทำทันทีหรือไม่ต้องรอนานเกินไป สามารถสลับสับเปลี่ยนระหว่างการรับอุปกรณ์การทำงานกับการประชุมได้ เพื่อให้คนใหม่ไม่เข้ามาสายเกินไป และไม่ต้องนั่งรอว่างๆ นานเกินไป
2.วันแรกที่พนักงานเข้าทำงาน
- เมื่อพนักงานมาถึง คนที่ไปรับ (ข้อ 4.) ควรพาพนักงานใหม่ไปพบกับปะทักทายกับผู้คนในออฟฟิสทั้งที่ทำงานด้วยและไม่ได้ทำงานด้วย แนะนำ Buddy และพาไปหาหัวหน้างานท้ายสุด
- รับอุปกรณ์การทำงาน ทั้งบัตรพนักงาน คอมพิวเตอร์ และ Setup Email หรือ Collaboration Tools อื่นๆ ให้ใช้งานได้ปกติ
- หัวหน้างาน Brief ข้อ 1. ให้พนักงานฟัง และเริ่มลำดับตามแผนการประชุมที่วางไว้
- Buddy สามารถมาคอยพูดคุยถามไถ่ ช่วยเหลือและแนะนำให้รู้จักกับทีมงานคนอื่นๆ เพื่อเริ่มต้นสร้างความสัมพันธ์ไว้
- หลังจากทุกการประชุม หัวหน้างานควรเช็คความเข้าใจในงานของพนักงานใหม่ เพื่อให้งานออกมามีประสิทธิภาพมากที่สุด
จะเห็นได้ว่าจริง ๆ แล้ว การรับพนักงานใหม่เข้าทำงาน จะเกี่ยวข้องกับหลายทีม หลายฝ่ายมาก เพราะหากเริ่มไม่ดี จะทำให้พนักงานไม่รู้ว่าเวลาทำงานจริง ต้องไปหาใคร หรือใครจะช่วยเหลือเขาได้ วิธีเหล่านี้จะช่วยให้พนักงานสามารถทำงานได้เร็วขึ้น และไม่รู้สึกประหม่าหรือกดดันเพียงเพราะไม่รู้จักใคร