เมื่อโลกเปลี่ยน ธุรกิจก็ต้องเปลี่ยนตาม ระบบการทำงานก็ต้องปรับตัวเพื่อให้ทันกับธุรกิจ รวมถึงรูปแบบการทำงานแบบเดิม ๆ ก็ย่อมจะเปลี่ยนไป อีกทั้งการทำงานรูปแบบโครงการ (Project) ก็เพิ่มมากขึ้น แล้วเราในฐานะ HR จะทำอย่างไรดี ให้บริษัทสามารถติดตามผลงานของพนักงาน หรืองานโครงการที่เกิดขึ้นในแต่ละวัน วันนี้เลยอยากมาแนะนำการทำ ระบบการบันทึกการทำงาน (Timesheet Management) ทำง่าย ๆ ไม่ต้องยุ่งยาก แล้วยังช่วยให้งานในแต่ละแผนกหรืองานโครงการที่กำลังทำมีความคืบหน้าเพียงใด โดยเมื่อรวมข้อมูล (Data) ทั้งเดือน เราจะได้เห็นงานที่เป็นประจำ (Routine) ความสำเร็จของโครงการปัญหาที่เกิดขึ้นในแต่ละวันของการทำงาน และ ปัญหาที่เกิดขึ้นของ Project อีกด้วย
เราต้องยอมรับว่ามาการของวิกฤติไวรัส COVID-19 เป็นตัวเร่งปฏิกริยาให้บริษัทต่าง ๆ ต้องทำ Digital Transformation ซึ่งเป็นการเปลี่ยนแปลงให้ บริษัทเอกชน และภาคราชการก็ต้องปรับตัว หันมาใช้เทคโนโลยีดิจิทัลในการทำงานกันมากขึ้น มีการทำงาน เทคโนโลยีดิจิทัลทั้งภาคเอกชน จนให้บริษัทน้อยใหญ่ ราชการเองก็ต้องปรับตัว ณ ที่พักอาศัย (Work from Home) มากขึ้น และทำให้ Remote Working เกิดความนิยมมากขึ้นอีกด้วย เพราะบางบริษัทมีการปรับนโยบายที่พนักงานสามารถนั่งทำงานได้ทุกที่ในออฟฟิศ (Flexible Office) และพนักงานไม่จำเป็นต้องเข้าสำนักงานก็สามารถทำงานได้ จนมีคำนิยามว่า Work everywhere กลับมาถูกพูดอีกครั้ง
แล้วสิ่งที่เปลี่ยนแปลงไปมันส่งผลอย่างไรกับฝ่ายบุคคลบ้าง จึงขอยกอย่างเล็กน้อยเผื่อฝ่ายบุคคลอาจเริ่มนำไปปรับใช้กันครับ เช่น
- การปรับระบบการใช้ Digital Signature ร่วมกับแผนกเทคโลยีสารสนเทศในการออกประกาศต่าง ๆ รวมถึงการอนุมัติเอกสารภายในของผู้บริหาร
- การทำเงินเดือนอาจเปลี่ยนเป็นใช้ระบบ E-Payment แทนการตีเช็คธนาคาร (Cheque) และนำฝากเข้าธนาคาร ในการเปลี่ยนจากระบบการใช้เช็ค (Cheque) เป็นระบบ E-payment แทน ทั้งนี้อาจต้องคุยกับทางแผนกบัญชีและการเงินในการเปลี่ยนวิธีการสั่งจ่ายกับทางธนาคาร รวมถึงพูดคุยถึงระบบโอนเงิน (Transfer money) กับทางธนาคารอีก เท่ากับช่วยบริษัทลดค่าใช้จ่ายในการซื้อ Cheque และประหยัดเวลาผู้บริหารสามารถอนุมัติการสั่งจ่ายเงินผ่านระบบ Online ได้เลยครับ
- การจัดฝึกอบรม อาจต้องเปลี่ยนการเรียนรู้โดยใช้สื่อออนไลน์ (Virtual Learning) ในการสอนและให้ความรู้พนักงาน รวมทั้งการหาหลักสูตรออนไลน์ เพื่อส่งพนักงานเข้าอบรม ซึ่งราคาก็จะประหยัดกว่าการเข้าเรียนแบบ Classroom และบางหลักสูตรก็ยังสามารถเรียนตอนไหนก็ได้อีกด้วยนะครับ
แล้วระบบการบันทึกการทำงาน (Timesheet Management) คืออะไร?
จริง ๆ แล้ว คือกระบวนการออกแบบ จัดเก็บ ประมวลข้อมูล และการนำมาใช้งาน ซึ่งเริ่มจากกระบวนการบันทึกการทำงานประจำวัน (Timesheet) เพื่อสรุปว่าตนเองได้ทำงานอะไรบ้างในแต่ละวัน ใช้เวลาเท่าไหร่ในการทำงานในแต่ละงานหรือ Project ที่เรากำลังดำเนินการอยู่ครับ ซึ่งอาจจะส่งสรุปเป็นรายวันหรือรายสัปดาห์ก็ได้ให้กับแผนกที่รับผิดชอบในการติดตามการทำงานหรือความสำเร็จของโครงการ ซึ่งนอกจากนี้เองยังเอาไปใช้ในการประเมินผลงานก็ได้ ทางฝ่ายบุคคลยังเอาไปสรุปค่างานหรือดูภาระงาน (Work load) ของพนักงานได้ด้วย ซึ่งสามารถอ่านเพิ่มเติมในบทความการคำนวนได้ใน “การทำ Work from Home จะทำอย่างไรให้รู้ว่าบริษัทได้งาน [Timesheet management]”
จากนโยบายเหล่านี้เองทางผู้บริหารอาจให้ทางฝ่ายบุคคล ช่วยดูแลพนักงานและติดตามผลงานพนักงาน รวมถึงมีหน้าที่รวบรวมและเก็บข้อมูลใบบันทึกการทำงาน (Timesheet) พร้อมแนะนำให้คำปรึกษารวมถึงจัดทำคู่มือการเขียนให้กับพนักงาน
เราจึงขอแนะนำวิธีการเขียนง่าย ๆ ผ่าน Concept ที่ว่า “เขียนฟอร์มอย่างไร ให้นายเข้าใจและเรากลับมาอ่านแล้วรู้เรื่อง?” ซึ่งเมื่อผู้บังคับบัญชาอ่านใบบันทึกการทำงาน (Timesheet) ก็สามารถตรวจสอบ จะทำให้เห็นผลการทำงานของพนักงานอย่างชัดเจน รวมถึงตัวพนักงานกลับมาอ่านงานตนเองก็จะเห็นว่าตนเองทำอะไรไปบ้างในช่วงการทำงาน ณ ที่พักอาศัยครับ
ฝ่ายทรัพยากรบุคคลเองก็สามารถใช้จุดนี้เองในการรวบรวม Data และสามารถมาสรุปผลลัพธ์เหล่านี้ได้อีกด้วย โดยวันนี้จะขอแนะนำวิธีการใบบันทึกการทำงาน แบบง่าย ๆ สำหรับ HR ซึ่งสามารถทำผ่าน Word หรือ Excel แล้วเก็บใน Share Drive หรือ ส่งหัวหน้างาน โดยบริษัทที่ไม่ต้องลงทุนเพิ่มเติม ทั้งนี้ถ้าองค์กรที่มีความพร้อมอาจทำผ่าน Program อื่นก็ได้ ดังตัวอย่างนี้
| วันที่
(Date) |
รายละเอียดงาน
(Task) |
ผลลัพธ์ของงาน (Outcome) | สรุปการสังเกตุอาการ (Health) เช้า/บ่าย |
จากตัวอย่าง ถ้ามองว่ายังไม่เพียงพอหรือละเอียดพอ ทางฝ่ายทรัพยากรบุคคลสามารถปรับเพิ่มได้ครับ นอกจากนี้ขอแนะนำการเขียนง่ายด้วย 5 วิธีดังนี้
การเขียนนี้ขอให้นึกเสมอทุกครั้งที่เขียนว่าจะอย่างไรให้คนอื่นอ่านเข้าใจ และนายอ่านรู้เรื่อง หรืออาจจะเขียนง่ายๆ ด้วย SMART ดังนี้
แต่ที่แน่ ๆ ขอแนะนำให้ฝ่ายบุคคล ควรทำคู่มือการให้พนักงานเข้าใจและเป็นต้นแบบให้พนักงาน รวมถึงการสอนและทำความเข้าใจรวมถึง บอกวัตถุประสงค์ของการทำ เพื่อลดกระแสต่อต้านของพนักงาน
เช่น การทำใบสรุปการทำงานจะช่วยผลักดันให้เห็นผลงานได้ชัดเจนมากขึ้น และสามารถนำไปคุยกับหัวหน้างาน รวมถึงอาจใช้เพื่อเป็นหลักฐานการทำงานและผลงานเพื่อใช้ประเมินประจำปีก็ได้ (มีแต่ประโยชน์เลยใช่ไหมหละ)
อีกทั้งหัวหน้างานเองก็จะได้รู้การทำงานของทีม ในช่วงการ Work from Home หรือ Remote Working รวมถึงช่วยยังสามารถวิเคราะห์งานของทีม ว่าทำได้เต็มประสิทธิภาพหรือ อาจจะทำงานมากเกินไปหรือไม่ครับ
นอกจากนี้กรณีที่พนักงานมีการลงข้อมูลเรื่องสุขภาพ หัวหน้างานเองก็จะได้ใช้ไว้คุยกันพนักงานเรื่องการดูแลสุขภาพของพนักงาน และแสดงความห่วงใยต่อลูกทีมของท่านอีกด้วยครับ (แบบนี้ก็จะเห็นข้อดีมากขึ้นอีก) เมื่อเห็นผลลัพธ์ (Outcome) แบบนี้เรามาตั้งใจสอนและเขียนใบบันทึกการทำงาน (Timesheet) กันเถอะครับ
คุณ ปิยะ วิทยาวโรจน์กิจ
HR Director, Sakol Energy Public Company Limited Head of HR&OD Consultant,
CONSYNC Group Co., Ltd.
