หลังจากผ่านช่วงเวลาที่ยากลำบากจากสถานการณ์โควิด-19 หลายองค์กรได้ปรับเปลี่ยนวิธีการทำงานให้ยืดหยุ่นมากขึ้น การทำงานในรูปแบบ Work From Home (WFH) กลายเป็นส่วนหนึ่งของชีวิตการทำงานประจำวัน พนักงานบางกลุ่มสามารถทำงานจากที่บ้านได้ทุกวัน ขณะที่บางกลุ่มต้องเข้าออฟฟิศเพียง 1-3 วันต่อสัปดาห์
การเปลี่ยนแปลงนี้ส่งผลต่อกระบวนการบริหารงาน HR โดยเฉพาะอย่างยิ่งการบันทึกเวลาทำงาน ซึ่งเดิมทีอาจต้องพึ่งพาระบบเดิม เช่น เครื่องลงเวลาที่ติดตั้งในสำนักงาน แต่ปัจจุบันต้องปรับให้สอดคล้องกับการทำงานแบบ Hybrid ที่ต้องการความยืดหยุ่นมากขึ้น
ในกรณีนี้ทำให้หลายองค์กรนำเอาระบบการลงเวลาทำงานผ่านมือถือมาใช้สำหรับพนักงานในกลุ่มนี้ โดยบริษัท myHR ได้จัดเตรียม ZeeMe ซึ่งเป็นเครื่องมือที่จะให้พนักงานสามารถบันทึกเวลาการทำงานผ่านมือถือได้ด้วยการจดจำใบหน้า และสถานที่ ถ้าพนักงานไม่ได้อยู่ในสถานที่ที่องค์กรกำหนดจะถือว่าการบันทึกเวลาการทำงานในครั้งนั้น จะต้องผ่านการอนุมัติของหัวหน้าอีกครั้ง
ระบบยังมีการเก็บทั้งภาพใบหน้า, สถานที่สแกนใบหน้า, วันเวลาที่สแกนใบหน้า เข้าสู่ระบบ และส่งขึ้น Cloud ทันที
ในกรณีที่ ระบบ Internet ไม่พร้อม ระบบจะเก็บข้อมูลลงในมือถือก่อน จากนั้นจะส่งข้อมูลไปยัง Cloud ให้อัตโนมัติเมื่อระบบ Internet สามารถทำงานได้
นอกจากพนักงานจะสามารถบันทึกเวลาทำงานผ่านระบบ ZeeMe ได้แล้ว หากใช้งานร่วมกับ myHR Plus และ myHR Lite พนักงานยังสามารถเข้าถึงฟังก์ชันอื่น ๆ ของระบบ HRMS ได้ เช่น รับข่าวสารองค์กร, บันทึกการลา, ขอทำงานล่วงเวลา, สวัสดิการ, ขออบรม, ดูสลิปเงินเดือนและ 50 ทวิ รวมถึงขอปรับปรุงค่าลดหย่อน
นอกจากนี้หัวหน้างานยังสามารถใช้ ZeeMe ในการอนุมัติเอกสาร ตรวจสอบเวลาทำงานของพนักงาน และจัดการงาน HR อื่น ๆ ได้อีกด้วย
ดังนั้นจะเห็นได้ว่านอกเหนือจากพนักงานที่ WFH แล้ว ยังสามารถนำ ZeeMe ไปใช้กับพนักงานที่ทำงานนอกสถานที่ต่าง ๆ ได้อย่างมีประสิทธิภาพด้วย เพราะสามารถบันทึกเวลาการทำงานผ่าน ZeeMe ได้ในทุก ๆ ที่ ทุกเวลาอีกทั้งสามารถบันทึกผลการปฏิบัติงานได้อีกด้วย โดยพนักงานในกลุ่มนี้ที่เหมาะกับการใช้ ZeeMe เช่น
- พนักงานที่ทำงานในสาขาต่าง ๆ แต่มีปริมาณคนไม่มากไม่คุ้มกับการลงทุนเครื่องบันทึกเวลาทำงาน
- พนักงานขาย และสำรวจตลาด
- พนักงานซ่อมบำรุงตามสถานที่ต่าง ๆ ของลูกค้า เช่น ซ่อมลิฟท์, เครื่องจักร, เครื่องทำความเย็น
- พนักงานก่อสร้างที่ต้องเคลื่อนย้ายไซต์งานตลอดเวลา
- พนักงานรักษาความปลอดภัย และแม่บ้านที่ทำงานนอกสำนักงาน
มือถือในปัจจุบันนั้นเป็นเครื่องมือที่มีประสิทธิภาพมากที่สุด ที่ทำให้เราสามารถเข้าถึงพนักงานได้ใกล้ชิดมากที่สุด เราจึงได้ออกแบบให้ ZeeMe เป็นเครื่องมือหลัก หรือเป็นช่องทางหลักในการทำ Employee Engagement รวมทั้งบริการพิเศษอื่น ๆ ที่องค์กรสามารถจัดเตรียมให้พนักงานได้อีกด้วย เช่น
- MeePoint : ระบบให้คะแนนพนักงานเพื่อแลกของรางวัล
- KeenProfile : ระบบสำรวจความพึงพอใจพนักงาน
- OCAP & Salary Hero : ระบบเบิกเงินเดือนล่วงหน้า
- TEBB : ระบบสวัสดิการแบบยืดหยุ่น
จากที่กล่าวมาข้างต้นจะเห็นได้ว่าโลกเข้ามาถึงยุคที่พนักงาน หลาย ๆ กลุ่มสามารถทำงานในทุก ๆ สถานที่ ทุกเวลา ทำให้เราต้องประยุกต์นำเอามือถือ (Smart Phone) มาใช้ในการทำงานด้าน HR มากขึ้น ซึ่งที่สำคัญข้อมูลต่าง ๆ เมื่อพนักงานต้องบันทึกเวลาการทำงาน หรือบันทึกคำร้องเอกสารต่าง ๆ ผ่านระบบข้อมูลเหล่านั้นจะถูกส่งขึ้นไปยัง Cloud Server
ดังนั้นระบบรักษาความปลอดภัยข้อมูล และการจัดเตรียมช่องทางการเชื่อมต่อไปยังระบบอื่น ๆ นั้นต้องมีประสิทธิภาพ ได้มาตรฐานและยืดหยุ่นที่สุด ซึ่งทาง myHR ได้พัฒนาระบบ ZeeMe ให้ทำงานโดยผ่านมาตรฐาน ISO27001 และ IS027701 อีกทั้งยังมีการทำ Penetration Test (Pentest) ระบบ ในทุก ๆ ปี เพื่อให้ลูกค้าทุกรายสามารถมั่นใจได้ว่า ระบบเรามีระบบรักษาความปลอดภัยที่ได้มาตรฐานระดับโลก
ส่วนการเชื่อมต่อกับระบบอื่น ๆ เราได้จัดเตรียมช่องทางการเชื่อมต่อไว้หลากหลายรูปแบบเช่น SFTP หรือ API ไว้ให้เป็นที่เรียบร้อยแล้ว เพื่อให้ระบบนี้สามารถนำข้อมูลไปใช้ต่อได้อย่างรวดเร็ว และทันเวลามากที่สุด ส
ถึงเวลาเชื่อมโยงระบบการทำงานผ่านมือถืออย่างสมบูรณ์ผ่าน ZeeMe แล้ว !
หมดยุคของการบันทึกเวลาทำงานแบบเดิม ๆ แล้ว ด้วยคุณสมบัติที่กล่าวไป หาก HR ท่านไหนสนใจรูปแบบการทำงานอันเป็นเอกลักษณ์ของ ZeeMe รวมถึงบริการอื่น ๆ ของ myHR สามารถขอรายละเอียดเพิ่มเติม และทดลองใช้งานได้เลยทางลิงก์นี้
บทความโดย
คุณวราวุธ เลิศสิรินันท์ CEO, myHR
