กฎ 80/20 คืออะไร ?

กฎ 80:20 หรือที่รู้จักกันในชื่อ “กฎพาเรโต” (Pareto principle) หมายถึง 80 % ของผลลัพธ์นั้นเกิดขึ้นมาจากตัวแปร 20 % หรือ การกระทำด้วยแรงเพียงน้อยนิด 20 % แต่ได้ผลมากถึง 80 % ซึ่งบางครั้งก็อาจเรียกกฎ 80 /20 ว่าเป็น law of the vital few หรือหมายถึง ส่วนเล็ก ๆน้อย ๆ ที่สำคัญและส่งผลต่อส่วนอื่น ๆ เป็นจำนวนมาก ซึ่งสามารถนำไปปรับใช้ได้กับทุก ๆ สถานการณ์จนอาจเรียกได้ว่าเป็นกฎครอบจักรวาล ไม่ว่าจะเป็นเรื่องการบริหารจัดการงาน ความสัมพันธ์และการติดต่อกับผู้คน หรือแม้แต่ในเรื่องการดูแลตัวเอง เช่น การกิน การนอน การออกกำลังกาย เป็นต้น

หลักการพาเรโตเป็นหลักการที่ช่วยให้มองเห็นและจดจ่อกับสิ่งที่สำคัญจริง ๆ เพียงไม่กี่อย่าง สามารถใช้เวลาไปอย่างคุ้มค่ากับการพัฒนาจุดแข็งและพัฒนาทักษะและความเชี่ยวชาญในเรื่องที่สำคัญมากกว่าทุมเทเวลาที่มีไปกับการพยายามแก้ไขจุดอ่อนทั้งหมด ซึ่งเป็นเรื่องที่ไม่จำเป็น

ที่มาของกฎ 80/20 หรือหลักการพาเรโต

หลักการพาเรโตเป็นเครื่องมือทางสถิติที่ได้รับการยอมรับอย่างกว้างขวาง ซึ่งเป็นผลจากการสังเกตการณ์ของนักเศรษฐศาสตร์ชาวอิตาลี นามว่า Vilfredo Pareto เมื่อปี 1906 ว่า 80 เปอร์เซ็นต์ของรายได้ในอิตาลีมาจากประชากรจำนวน 20 เปอร์เซ็นต์ ซึ่งปรากฏว่าอัตราส่วน 80:20 นี้เป็นจริงในวงการอื่น ๆ ด้วยเช่นกัน และยังสามารถนำมาปรับใช้กับชีวิตประจำวันได้เป็นอย่างดี

มันไม่จำเป็นว่าคุณต้องทำ 80/20 เป๊ะ ๆ ตามสถิติหรืออัตราส่วนดังกล่าว แค่เข้าใจว่ามันเป็นเพียง Indicators หรือตัววัดตัวหนึ่งเท่านั้น เพราะ Concept หลัก ๆ ของกฏ 80/20 ก็คือ หาส่วนเล็ก ๆ ที่ทำให้ได้ผลลัพธ์มหาศาล อาจสอดคล้องกับสำนวนไทยบ้านเราที่ว่า “ยิงปืนนนัดเดียวได้นกสองตัว”

แต่หลักการพาเรโตนั้นมักถูกเข้าใจผิดว่า หมายถึง การทำงานน้อย ๆ ผลิตน้อย ๆ และใช้เวลาน้อย ๆ เพราะผลลัพธ์ที่ได้จากการทำน้อย ๆไว้ก่อนโดยไม่ได้วางแผนการทำงาน ก็อาจจะได้งานออกมาที่มีข้อผิดพลาดมากขึ้น และสุดท้ายต้องเสียเวลามากกว่า 80 % ไปกับการแก้ไข จริง ๆ แล้วหลักการพาเรโต หมายถึงทำงานอย่างฉลาดเพื่อให้ได้ผลลัพธ์ที่ดีและมีประสิทธิภาพ เพื่อจะได้เหลือเวลาไว้ไปทำอย่างอื่นที่มีประโยชน์

กฎ 80/20 มีความสำคัญอย่างไร ?

สิ่งที่สำคัญที่สุดของหลักการ 80/20 ก็คือ ความสามารถในการวางเป้าหมายและทำให้ได้ แต่ขั้นตอนในการทำนี่แหละคือสิ่งที่สำคัญ ว่าจะทำอย่างไรที่ไม่ต้องทำถึง  100 % หรือ 80 % แต่ผลลัพธ์ที่ได้นั้นได้มากถึง 80-100 % ซึ่งวิธีการที่ว่าก็คือ 20% ของการทำงานนั่นเอง

“การวางแผนจึงเป็นสิ่งสำคัญมากสำหรับหลักการ 80/20 “

เรียนรู้การใช้หลักการ 80/20 เพื่อเพิ่มกำไรในองค์กร เพื่อใช้เวลาอย่างถูกต้องและมีคุณค่าในทีม ทำความเข้าใจว่าอะไรคือสิ่งที่สำคัญจริง ๆ อะไรคือสิ่งจำเป็นในตอนนี้ และเป้าหมายที่แท้จริงขององค์กรคืออะไร

ตัวอย่างหลักการพาเรโตที่มักจะเกิดขึ้นบ่อย ๆ

และนี่คือเหตุผลว่าเราควรจะโฟกัสที่ 20 % ไม่ใช่ 80 % เพราะเราไม่มีเวลามากพอที่จะทำทุกอย่าง แต่เราควรเลือกทำบางอย่างที่สำคัญจริง ๆ และทำให้ได้ผลลัพธ์เพิ่มขึ้น ซึ่ง กฎ 80/20 นี้จะช่วยจัดลำดับความสำคัญของสิ่งต่าง ๆ และทำให้เราเลือกทุ่มเทและโฟกัสกับงานได้อย่างถูกจุด

ประโยชน์ของการใช้หลักการพาเรโต 

6 แนวทางในการนำกฎ 80/20 (หลักการพาเรโต) ไปใช้ในองค์กรของคุณ

1. โฟกัสงานที่ส่งผลต่อผลลัพธ์ที่ต้องการมากที่สุด แล้วทำมันเป็นอย่างแรก

ในองค์กรไม่ว่าจะใหญ่หรือเล็ก ก็ล้วนเต็มไปด้วยแผนการทำงาน เป้าหมายองค์กรที่ต้องการไปให้ถึง แต่บางครั้งเป้าหมายที่ตั้งไว้นั้นดูเหมือนจะอยู่ไกลความเป็นจริง เต็มไปด้วยงานแทรก และไม่รู้ว่างานไหนหรือกิจกรรมใดที่ทำให้ไปถึงเป้าหมายช้า คนในบริษัทต้องถามตัวเองให้ได้ว่างานที่กำลังทำอยู่นี้มันส่งผลลัพธ์ต่อเป้าหมายองค์กรมากแค่ไหน

แล้วอะไรคือผลลัพธ์ที่ต้องการมากที่สุด เพื่อนำไปตัดสินใจในเรื่องสำคัญ ๆ วิธีนี้จะทำให้ได้โฟกัสกับงานที่สำคัญจริง ๆ และเป็นงานที่ทำให้ไปถึงเป้าหมายได้เร็วขึ้น ช่วยส่งผลให้โปรเจกต์ที่กำลังทำเดินไปข้างหน้าได้อย่างรวดเร็ว โดยไม่ต้องเสียเวลาไปกับงานอื่น ๆ ที่ไม่ได้ส่งผลต่อโปรเจกต์ที่กำลังทำมากนัก และอาจทำให้เสียเวลายิ่งกว่าเดิม

2. หาให้เจอว่ามีความสัมพันธ์ทางธุรกิจใด ที่ส่งผลให้องค์กรของคุณไปข้างหน้าได้ไกลกว่าเดิม

บางครั้งองค์กรก็ต้องรักษาความสัมพันธ์ทางธุรกิจ เพื่อว่าในอนาคตองค์กรของคุณอาจจำเป็นที่จะต้องการความช่วยเหลือ หรือเครือข่ายความสัมพันธ์ที่ทำให้การดำเนินงานง่ายและสะดวกขึ้น แต่หากองค์กรของคุณรักษาความสัมพันธ์ไปกับทุก ๆ คน นั่นอาจเป็นการเสียทั้งกำลังกาย กำลังคน และเวลาไปอย่างเปล่าประโยชน์ได้ หากความสัมพันธ์ทางธุรกิจนั้นไม่ได้ช่วยให้ผลกำไรขององค์กรงอกเงย

เพราะจริง ๆ แล้วมีเพียง 20% ของความสัมพันธ์ทางธุรกิจเท่านั้นที่ส่งผลต่อองค์กรของคุณ หรือที่ทำให้องค์กรก้าวหน้าได้จริง ๆ ฉะนั้นใช้เวลาในการโฟกัสเครือข่ายความสัมพันธ์ทางธุรกิจที่สำคัญต่อองค์กรของคุณ ที่ทำให้องค์กรเติบโตและก้าวหน้าและเพื่อประหยัดงบประมาณและเวลาไปกับสิ่งที่สำคัญจริงๆ

3. อะไรที่ทำให้งานไม่เดิน

กำจัดสิ่งรบกวน 20% เพื่อโฟกัสกับงาน 80 % ปัญหาที่ไม่ว่าจะองค์กรเล็กหรือองค์กรใหญ่ต้องเจอก็คือ พนักงานทำงานไม่ทัน บางขั้นตอนชะงักกะทันหัน หรือต้องมารีบทำตอน Deadline ใกล้จะมาถึง เสียเวลาไปเป็นจำนวนมากกับโครงการใหญ่ ๆ แต่ต้องมารีบทำตอนท้าย ๆ ส่งผลให้ผลลัพธ์ของงานบางครั้งก็ออกมาไม่มีประสิทธิภาพเท่าที่ควร  ปัญหาที่เกิดขึ้นนั้นอาจจะมาจากการเสียสมาธิไปกับสิ่งรบกวนในที่ทำงาน ซึ่งแน่นอนว่าเราไม่สามารถควบคุมเองได้ทั้งหมด

ไม่ว่าจะเป็น เสียงพูดคุยเล็ก ๆ น้อยในที่ทำงาน พนักงานที่เดินผ่านไปมาระหว่างโต๊ะทำงาน เสียงโทรศัพท์โทรเข้าโทรออก อุณหภูมิแอร์ในที่ทำงานที่หนาวมาก หรืออาจจะเป็นสถานการณ์ที่พนักงานพบเจอ กำลังอยู่ในช่วงที่สภาพจิตใจไม่ดี เป็นต้น ลองจดรายการสิ่งที่รบกวนการทำงานหรือทำให้เสียสมาธิ แล้วดูว่าอะไรคือ 20% ของทั้งหมดที่ส่งผลต่อการทำงานของพนักงานมากที่สุด กำจัดสิ่งรบกวนนั้นเพื่อให้พนักงานได้โฟกัสกับเรื่องที่สำคัญจริง ๆ

บทสรุป

กฎ 80/20 หรือหลักการพาเรโตนี้ประโยชน์สำหรับการจัดการงานและต้องการมองหาส่วนที่สำคัญที่สุดสำหรับองค์กร เพื่อมุ่งเป้าหมายและทุ่มเทเวลาไปอย่างเหมาะสม และเพื่อผลลัพธ์ที่ดีมีประสิทธิภาพ หลักการนี้สามารถนำไปประยุกต์ใช้ได้แทบทุกวงการ และเป็นประโยชน์มากสำหรับผู้ที่ต้องการเพิ่มเวลาให้กับตัวเองมากขึ้น เพื่อใช้เวลาไปอย่างคุ้มค่า และลดงานที่ไม่จำเป็นหรือสิ่งรบกวนที่ส่งผลต่องานหลักที่สำคัญ เพื่อสุดท้ายแล้วจะเหลือเพียงแก่นที่สำคัญจริง ๆ ซึ่งเป็นเพียง 20% ที่ส่งผลมากที่สุด สำหรับผู้ที่สามารถพบ “ส่วนเล็ก ๆ น้อย ๆ ที่สำคัญที่สุดแต่ส่งผลต่อส่วนอื่น ๆ อีกเป็นจำนวนมาก” ย่อมมีเวลามากกว่า มีคุณภาพชีวิตที่ดีกว่า และมีความเครียดน้อยกว่าด้วยเช่นกัน