เทคนิคให้พนักงานโฟกัสที่งานสำคัญทีละอย่าง เพราะการทำงานได้หลายอย่างไม่ได้แปลว่าทำงานเก่ง

คนทำงานเก่งคือคนที่ทำงานเยอะ ทำแทบจะทุกอย่างในบริษัท จริงไหม ?

หากองค์กรของคุณให้ความสำคัญกับค่านิยมทำงานหลายอย่างหรือ Multitask เพราะอาจมีความจำเป็น เช่น Start up หรือองค์กรเล็กๆ ที่ยังมีพนักงานไม่เยอะหรืออยู่ในตลาดที่มีการแข่งขันสูง จำเป็นที่ต้องมีภาระหน้าที่หลายอย่างเพื่อ drive องค์กร หรือเพราะมีเวลาน้อย แต่หน้าที่รับผิดชอบเยอะจึงจำเป็นต้องทำพร้อมกันหลายอย่าง หรืออาจจะเป็นด้วยเหตุผลอื่นก็ได้ เช่น เพราะอยากทำหลายอย่างเองเพราะมันแสดงให้เห็นว่าเป็นคนมีความสามารถและมีความรับผิดชอบสูง

แต่ ! นั่นอาจเป็นเรื่องเข้าใจผิดเพราะความจริงแล้วการทำงานหลายอย่างนั้นเพิ่มโอกาสที่จะทำงานได้ผิดพลาดมากถึง 50% เลยทีเดียว และเผลอๆอาจจะต้องใช้เวลาอีก 50% ที่จะต้องมาแก้ไขข้อผิดพลาดจากงานหลายอย่างที่ทำไปด้วยความรีบเร่ง สุดท้ายก็อาจจะกลายเป็นว่างานออกมาไม่ดีสักอย่างแล้วจะทำอย่างไรให้พนักงานในองค์กรเจอความ balance และไม่เป็นบ้าจากการทำงานไปเสียก่อน ?

ให้พนักงานจัดสรรเวลาการทำงานเอง แต่ต้องมีความชัดเจน โฟกัสเรื่องใดเรื่องหนึ่ง

การแบ่งงานให้เป็นก้อน (เหมือน Time Boxing) จะกำหนดช่วงระยะเวลาที่ชัดเจนสำหรับงานแต่อย่างที่ต้องทำว่างานไหน ต้องทำตั้งแต่กี่โมงถึงกี่โมง ที่สำคัญคือพนักงานคนนั้นต้องเชื่อในปฏิทินและทำตามจริงๆด้วย เมื่อกำหนดงานและระยะเวลาที่ชัดเจนในปฏิทินแล้วก็ต้องทำตามที่ระบุไว้ เช่น หากกำหนดว่างานชิ้นนี้จะใช้เวลาทำ 1 ชั่วโมง ก็ทำ 1 ชั่วโมงจริงๆ เพราะยังมีงานอื่นที่ต้องทำอีก อาจจะมีกำหนดเวลาพักเบรคสั้นๆบ้างก็ได้ ซึ่งวิธีนี้จะเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานหลายอย่างในเวลาเดียวกันได้เป็นอย่างดีและยังช่วยลดอาการย้ำคิดย้ำทำลงไป เพราะได้ทำงานเสร็จไปเป็นอย่างๆเรียบร้อยแล้ว

ต้องแยกให้ออกระหว่างทำหลายอย่างกับทำทุกอย่าง

บางครั้ง Multitasker อาจขาด skill ของการรับรู้ว่าอะไรคือเรื่องสำคัญที่ต้องทำก่อน เพราะเขา take มันไว้ทั้งหมด และคิดว่าทุกงานนั้นเป็นงานด่วน งานสำคัญ และจะมีความรู้สึกว่าต้องทำงานทุกอย่างให้เสร็จทั้งหมด ซึ่งนี่อาจทำให้งานล้นมือ และมีงานค้างเป็นจำนวนมาก วิธีแก้คือจัดลำดับความสำคัญของงานก่อน กำหนดระยะเวลาที่จะทำ และสามารถตัดงานที่ไม่จำเป็นออกไปเลยก็ได้ จะได้รู้ว่าอะไรที่จำเป็นต้องทำที่สุด และอะไรที่ไม่จำเป็นต้องเสียเวลาทำเลย

อยู่ในสภาพแวดล้อมที่ดีที่ทำให้ไม่เสียสมาธิในการทำงาน

องค์กรของคุณต้องรู้และตอบให้ได้ว่าเป็น The best place to work สำหรับพนักงานหรือเปล่า เพราะสภาพแวดล้อมส่งผลต่องประสิทธิภาพการทำงานมากเช่นกัน หากอยู่ในองค์กรที่พนักงานสามารถ distract ได้ง่ายๆ เช่น มีเสียงโทรศัพท์ดังตลอดเวลา พนักงานยืนคุยกันข้ามหัวอยู่บ่อยๆ หรือนั่งอยู่ติดกับประตูทางเดินที่มีคนเดินผ่านไปมาตลอด ฯลฯ หากพิจารณาว่างานนั้นจำเป็นต้องใช้สมาธิสูง อีกทั้งยังต้องรับผิดชอบงานอีกหลายอย่าง ก็ควรจะกำหนดสภาพแวดล้อมที่เอื้อต่อการทำงานด้วยเช่นกัน ไม่อย่างนั้นงานที่มอบหมายไปก็อาจจะออกมาไม่ดีสักอย่าง

Multitasking อาจถือว่าเป็น Skill ที่สำคัญที่จำเป็นสำหรับองค์กรแตกต่างกันไปตามลักษณะและประเภทของงาน แต่ก็ต้องพิจารณาและแยกแยะด้วยเช่นกันว่า การทำหลายอย่างที่ว่านั้นหมายถึง มีภาระหน้าที่มอบหมายให้ทำหลายอย่าง แต่พนักงานจะจัดลำดับความสำคัญก่อนหลังเองได้ และเลือกที่จะโฟกัสทำทีละอย่างให้ออกมาดี หรือทำหลายอย่างในที่นี้คือทำทุกอย่างไปพร้อมๆกันโดยไม่ตัดออกสักอย่าง และไม่รู้ว่างานไหนคืองานที่สำคัญที่สุดกันแน่ ซึ่งนี่ถือเป็นหน้าที่ขององค์กรที่จะนิยามค่านิยมของการทำงานหลายอย่างที่สำคัญโดยไม่จำเป็นต้องทำทุกอย่างที่อาจจะไม่สำคัญเลยก็ได้