5 ส. / 5S คืออะไร มีอะไรบ้าง พร้อมตัวอย่างการใช้งานเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพองค์กร

5 ส. หรือ 5S เป็นหลักการจัดระเบียบสถานที่และกระบวนการทำงานที่หลายองค์กรคุ้นเคย แต่การจัด Big Cleaning Day เพียงครั้งเดียวยังไม่ถือว่าเป็น 5 ส. อย่างครบถ้วน เพราะหัวใจสำคัญคือการกำหนดมาตรฐานและทำซ้ำอย่างต่อเนื่องจนกลายเป็นนิสัยการทำงาน

ทว่าสิ่งหนึ่งที่ทุกคนเข้าใจผิดก็คือ 5 ส. ไม่ได้มีประโยชน์แค่การทำความสะอาดเพียงอย่างเดียว แต่เป็นกระบวนการสร้างพื้นฐานที่ความเป็นระเบียบเรียบร้อยในองค์กร เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน และประสบความสำเร็จตามเป้าหมายต่อไป

ฉะนั้นก่อนฝ่ายทรัพยากรบุคคล หรือ ฝ่ายทรัพยากรมนุษย์ (Human Resources : HR) จะจัดอบรมกิจกรรม 5 ส. กับพนักงาน เราจำเป็นต้องเข้าใจถึงหลักการและประโยชน์ที่แท้จริงเสียก่อน

5 ส. คืออะไร และ 5S หมายถึงอะไร

5 ส คืออะไร? 5 ส หรือ 5S (มักเขียนติดกันว่า 5ส) คือเครื่องมือจัดระเบียบและสร้างมาตรฐานในสถานที่ทำงาน หากถามว่า 5 ส มีอะไรบ้าง คำตอบคือ สะสาง สะดวก สะอาด สุขลักษณะ และสร้างนิสัย โดยมีเป้าหมายเพื่อลดความสูญเปล่า ลดต้นทุน (Cost) และเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน (Efficiency)

โดยมากนิยมใช้ในวงการอุตสาหกรรม ก่อนขยับขยายมาใช้ในทุกประเภทธุรกิจ เพราะเป็นแนวทางที่เป็นระบบ เหมาะสำหรับการนำมาเพื่อปรับปรุงแก้ไขการทำงานและรักษาสิ่งแวดล้อมในสถานที่ทำงาน 

มีคนเคยเปรียบเทียบว่า 5 ส.​ เปรียบเสมือนรากต้นไม้ที่เป็นพื้นฐานสำคัญของแนวคิดการพัฒนาองค์กรตามหลักการอื่น เช่น LEAN, ISO, TPM, QCC, Six Sigma, PDCA หรือ Kaizen ฯลฯ 5 ส. จึงเป็นพื้นฐานของหลักการพัฒนาองค์กรทุกระบบก็ว่าได้ 

ฉะนั้นถ้าเรามีรากฐานที่แข็งแรง องค์กรก็จะเติบโตอย่างมั่นคงต่อไป 

จุดเริ่มต้น 5 ส. / 5S ที่หลากหลาย

ถึงแม้จุดเริ่มต้นของ 5 ส. จะไม่มีหลักฐานชัดเจน แต่ก็มีเรื่องเล่ามากมายที่กล่าวถึงต้นกำเนิดของหลักการนี้ 

ไล่ตั้งแต่ย้อนกลับไปไกลถึงศตวรรษที่ 16 โดยช่างต่อเรือชาวเวนิส เขาพยายามปรับปรุงกระบวนการต่อเรือให้เร็วขึ้น จากเดิมที่ใช้เวลาเป็นวันหรือสัปดาห์ ก็ปรับปรุงให้เสร็จภายในไม่กี่ชั่วโมง

บางตำราก็บอกว่าเกิดขึ้นในประเทศสหรัฐอเมริกาจาก “กิจกรรมทำความสะอาดบ้าน” ในสถานที่ทำงาน เพราะมองว่าออฟฟิศก็เปรียบเสมือนบ้านหลังหนึ่ง

แต่สิ่งที่ทำให้ 5 ส. เป็นที่รู้จักในวงกว้างก็คือ ช่วงสงครามโลกครั้งที่ 2 จากประเทศญี่ปุ่น นำทีมโดยบริษัทรถยนต์โตโยต้าที่ประยุกต์แนวคิดของตะวันตกมาสร้างระเบียบหลักการจนกลายเป็นรูปแบบ 5 ส. ตามปัจจุบัน

ขณะที่ประเทศไทย เริ่มต้นใช้ 3 ส. ก่อนในปี 2522 โดยบริษัท เอ็นเอชเค สปริง (ประเทศไทย) จำกัด แล้วค่อยประกาศใช้ 5 ส. ครบถ้วนในปี 2524 ก่อนที่บริษัทจะนิยมปฏิบัติตามกันมาจนถึงปัจจุบัน

ทำไมต้องทำ 5 ส. / 5S

เพื่อน ๆ เคยหาเอกสารไม่เจอไหม? รู้สึกว่าตัวเองทำงานซ้ำซ้อน? ออฟฟิศวุ่นวายไม่สามัคคี? หรือสภาพแวดล้อมเต็มไปด้วยขยะ? ฯลฯ

ปัญหาเหล่านี้จะหมดไป ถ้าเราดำเนินการตามหลัก 5 ส. อย่างเคร่งครัด เพราะ 5 ส. เป็นเครื่องมือที่สร้างความระเบียบเรียบร้อยในองค์กร ใช้งานง่าย ไม่ยุ่งยาก ใคร ๆ ก็สามารถปฏิบัติตามได้

ปัจจัยสำคัญก็คือ การเริ่มต้นต้องอาศัยความร่วมมือจากทุกฝ่ายในองค์กร ทั้งพนักงานทั่วไป แม่บ้าน ไปจนถึงผู้บริหารสูงสุด แต่ที่สำคัญมากกว่านั้น ทุกคนจะต้องปฏิบัติจนกลายเป็นเรื่องปกติ เป็นกิจวัตรประจำวัน หรือเป็นวัฒนธรรมองค์กรนั่นเอง

หากทุกคนพร้อมใจปฏิบัติตาม ไม่รู้สึกว่าเป็นภาระหรือการบังคับ 5 ส.​ ก็จะเกิดประโยชน์สูงสุด และก่อให้เกิดความสามัคคีในองค์กรอีกทางหนึ่งด้วย

5 ส. มีอะไรบ้าง พร้อมอธิบายแต่ละขั้นตอน

องค์ประกอบ 5 ส. มีรายละเอียดที่แตกต่างกันไป จึงจำเป็นต้องเข้าใจหน้าที่ของแต่ละขั้นตอนเพื่อนำไปใช้ให้เกิดประโยชน์สูงสุด ตารางนี้สรุปคำตอบของคำถามว่า 5 ส. มีอะไรบ้าง ก่อนลงรายละเอียดในแต่ละข้อ

สะสาง คืออะไร (Seiri หรือ Sort)

สะสาง คือการแยกสิ่งที่ต้องการจัดระเบียบให้ชัดเจนระหว่าง “สิ่งจำเป็น” และ “สิ่งไม่จำเป็น” หรือแยกสิ่งต่าง ๆ ให้อยู่เป็นหมวดหมู่ชัดเจนว่าเกี่ยวข้องกับการปฏิบัติงานหรือไม่ นับเป็นขั้นตอนที่ต้องใช้เวลาและความตั้งใจเป็นอย่างมาก เพราะเราต้องกล้าตัดสินใจอย่างเด็ดขาดว่าอะไรคือสิ่งที่มีประโยชน์ หรือสปาร์คจอยจริง ๆ ฉะนั้นความรู้สึกเสียดายจึงเป็นอุปสรรคใหญ่ของขั้นตอนนี้

สะดวก คืออะไร (Seiton หรือ Set in Order)

สะดวก คือการนำสิ่งที่สะสางมาจัดวางอย่างเป็นระเบียบ โดยคำนึงถึงกระบวนการใช้งานและความปลอดภัย พูดง่าย ๆ ก็คือการนำมาวางในพื้นที่ที่หยิบใช้งานง่าย อาจทำป้ายระบุว่าคืออะไร อยู่หมวดหมู่ไหน หรือเก็บไว้ตรงไหน

ส. 2 จึงเป็นขั้นตอนที่ทำให้เราไม่ต้องเสียเวลากับเรื่องเล็ก ๆ น้อยๆ อีกต่อไป

สะอาด คืออะไร (Seiso หรือ Shine)

สะอาด คือการทำความสะอาด ปัดกวาด เช็ดถูตามที่เราเข้าใจนั่นแหละ เป็นการสร้างสภาพแวดล้อมการทำงานให้น่ารื่นรมย์และน่าทำงาน สิ่งนี้มีผลต่อบรรยากาศและช่วยให้พนักงานรู้สึกดีต่อสถานที่ทำงาน 

ยิ่งไปกว่านั้นหากเป็นการทำความสะอาดเครื่องจักรโรงงาน ก็จะเพิ่มประสิทธิภาพและยืดอายุการใช้งานให้นานกว่าเดิม

สุขลักษณะ คืออะไร (Seiketsu หรือ Standardize)

สุขลักษณะ คือผลลัพธ์ที่เกิดจากการปฏิบัติ 3 ส. แรก เราจึงควรปรึกษาหารือว่าอะไรคือมาตรฐานสุขลักษณะที่พนักงานต้องการ เพื่อที่ว่าทุกคนจะได้ปฏิบัติรักษาความเป็นระเบียบเรียบร้อยตามมาตรฐานนั้น ๆ 

และเมื่อองค์กรมีสุขลักษณะที่ดีเกิดขึ้น ประสิทธิภาพของพนักงานก็จะดีตามไปด้วย

สร้างนิสัย คืออะไร (Shitsuke หรือ Sustain)

สร้างนิสัย คือการทำให้ระเบียบวินัยเกิดขึ้นจริง นับเป็นขั้นตอนที่สำคัญมากและยากที่สุด เพราะคำว่า “นิสัย” ไม่ได้เกิดขึ้นจากการทำเพียงครั้งเดียว แต่เกิดจากการหมั่นปฏิบัติซ้ำ ๆ เป็นประจำจนกลายเป็นเรื่องปกติ

สรุปการทำ 5 ส. จึงเป็นหน้าที่ของทุกคนที่จะต้องช่วยกัน เพื่อสร้างบรรยากาศที่ดีในการทำงาน พัฒนาคุณภาพ และเพิ่มประสิทธิภาพของพนักงานโดยรวมให้ดียิ่งขึ้น

ตัวอย่างการใช้ 5 ส. / 5S ในที่ทำงาน 

5 ส. เป็นเครื่องมือพื้นฐานที่สามารถประยุกต์ใช้ได้กับสถานที่ทำงานทุกประเภท ไม่ว่าจะเป็นออฟฟิศ โรงงาน หน่วยงานราชการ โรงพยาบาล หรือแม้กระทั่งห้องนอนของเราเอง 

และนี่เป็นภาพตัวอย่างเล็ก ๆ น้อย ๆ ในการจัดระเบียบห้องทำงานของช่าง

จากภาพจะเห็นว่า ห้องทำงานเดิมเต็มไปด้วยขยะและอุปกรณ์ต่าง ๆ ปะปนกันไปหมด ซึ่ง 5 ส. เข้ามาจัดระเบียบดังนี้

• ส – สะสาง : แยกอุปกรณ์และชั้นวางที่ไม่จำเป็นออกไป เหลือไว้แต่สิ่งที่ใช้งานจริง ๆ เท่านั้น
• ส – สะดวก : จัดหมวดหมู่อุปกรณ์โดยแยกประเภทตามชั้นวาง สีกล่อง ฉลาก และตีเส้นพื้นที่สำหรับทำงาน
• ส – สะอาด : ทำความสะอาดพื้น โต๊ะ ชั้นวาง อุปกรณ์ และทิ้งสิ่งของที่ไม่จำเป็น
• ส – สุขลักษณะ : สภาพแวดล้อมหลังทำความสะอาดดูปลอดโปร่ง เป็นมาตรฐานสุขลักษณะที่ดี
• ส – สร้างนิสัย : หมั่นรักษาความสะอาดในสภาพแวดล้อมนี้เป็นประจำ

เมื่อสถานที่ทำงานเป็นระเบียบเรียบร้อยแบบนี้ ก็จะเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานให้กับพนักงาน ไม่ต้องเสียเวลาค้นหาอุปกรณ์ที่ต้องการ เวลาเกิดปัญหาก็สามารถจัดการได้ทันที และเมื่อเกิดการปฏิบัติซ้ำ ๆ เป็นประจำ ก็จะส่งเสริมการสร้างนิสัยการมีวินัยต่อไป 

ตัวอย่าง 5 ส. ในออฟฟิศและงานดิจิทัล

ปัจจุบันพื้นที่ทำงานไม่ได้มีเฉพาะโต๊ะ ตู้เอกสาร หรือห้องประชุม แต่รวมถึงโฟลเดอร์กลาง ระบบคลาวด์ อีเมล และเครื่องมือออนไลน์ด้วย องค์กรจึงสามารถประยุกต์ 5 ส. กับงานดิจิทัลได้ดังนี้

ตัวอย่าง 5 ส. ในโรงงานและคลังสินค้า

• สะสาง: ใช้ป้ายแดงแยกเครื่องมือ วัตถุดิบ และอะไหล่ที่ไม่จำเป็นออกจากพื้นที่ทำงาน
• สะดวก: ตีเส้นแบ่งพื้นที่ จัดทำป้ายตำแหน่ง และวางของตามความถี่ในการใช้งาน
• สะอาด: ทำความสะอาดพร้อมตรวจหารอยรั่ว ความร้อน เสียง หรือการสั่นที่ผิดปกติของเครื่องจักร
• สุขลักษณะ: ใช้ภาพมาตรฐาน สี และ Checklist เดียวกันในแต่ละกะ
• สร้างนิสัย: กำหนดผู้รับผิดชอบ รอบตรวจ และประชุมสั้นเพื่อแก้ปัญหาที่พบ

วิธีเริ่มกิจกรรม 5 ส. ให้ทำได้จริงในองค์กร

1. กำหนดปัญหาและข้อมูลตั้งต้น เช่น ใช้เวลาค้นหาเอกสารนาน พื้นที่จัดเก็บไม่พอ หรือเกิดอุบัติเหตุจากสิ่งกีดขวาง
2. เลือกพื้นที่นำร่อง เริ่มจากจุดที่มีปัญหาชัดเจนและวัดผลได้ ก่อนขยายไปทั้งองค์กร
3. แต่งตั้งเจ้าของพื้นที่และให้ทีมมีส่วนร่วม ผู้ใช้งานจริงควรร่วมออกแบบมาตรฐาน เพราะเข้าใจกระบวนการมากที่สุด
4. ดำเนินการ 3 ส. แรก สะสาง สะดวก และสะอาด พร้อมบันทึกภาพก่อนและหลัง
5. สร้างมาตรฐานที่มองเห็นได้ ใช้ป้าย สี แผนผัง รูปภาพ หรือ Checklist ที่เข้าใจตรงกัน
6. ตรวจติดตามและปรับปรุง ทบทวนผลเป็นรอบ เชื่อมกับ PDCA และแก้ที่สาเหตุของปัญหา ไม่ใช่เพียงทำให้พื้นที่ดูเรียบร้อย

Checklist และ KPI สำหรับประเมินกิจกรรม 5 ส.

คะแนนตรวจ 5 ส. ไม่ควรวัดเฉพาะความสวยงาม แต่ควรสะท้อนความปลอดภัย เวลา ต้นทุน และความสะดวกในการทำงาน ตัวอย่างตัวชี้วัดที่องค์กรนำไปปรับใช้ได้มีดังนี้

หมายเหตุ: เป้าหมายควรอ้างอิงข้อมูลตั้งต้นและความเสี่ยงของแต่ละพื้นที่ ไม่ควรกำหนดตัวเลขเดียวกันทั้งองค์กรโดยไม่มีบริบท

ข้อผิดพลาดที่ทำให้กิจกรรม 5 ส. ไม่ยั่งยืน

• ทำ 5 ส. เท่ากับวันทำความสะอาดใหญ่: พื้นที่อาจเรียบร้อยชั่วคราว แต่ปัญหาจะกลับมาหากไม่มีมาตรฐานและรอบติดตาม
• ให้ผู้บริหารหรือคณะกรรมการกำหนดทุกอย่าง: หากผู้ใช้งานพื้นที่ไม่มีส่วนร่วม มาตรฐานอาจไม่สอดคล้องกับงานจริง
• ให้คะแนนจากความสวยงามเพียงอย่างเดียว: ควรวัดเวลาที่ประหยัดได้ ความปลอดภัย คุณภาพ และปัญหาที่ลดลงร่วมด้วย
• เริ่มพร้อมกันทั้งองค์กร: การทดลองในพื้นที่นำร่องช่วยให้เห็นปัญหาและปรับวิธีก่อนขยายผล
• ไม่มีเจ้าของพื้นที่: เมื่อไม่มีผู้รับผิดชอบ มาตรฐานมักค่อย ๆ หายไปหลังจบกิจกรรม

5 ส. / 5S เพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน

อย่างที่ย้ำในบทความนี้บ่อย ๆ ว่า 5 ส. ไม่ใช่แค่เรื่องของการทำความสะอาด แต่เป้าหมายที่แท้จริงของมันคือการเพิ่มศักยภาพของพื้นที่ให้เกิดประสิทธิภาพสูงสุด ในที่นี้เราจะกล่าวถึงปัจจัยที่จะช่วยให้การประยุกต์ใช้ 5 ส. เกิดประสิทธิภาพมากขึ้น ได้แก่

• ความรับผิดชอบ – ทุกคนต้องเชื่อมั่นและทำตามหลักการนี้อย่างใจจริง ไม่ใช่ทำครั้งเดียวหรือทำไปเพราะคนอื่นสั่งให้ทำ ยิ่งถ้าหากร่วมมือร่วมใจกันทุกคนแล้วล่ะก็ การสร้างวินัยก็ไม่ใช่เรื่องยากอีกต่อไป
• การแข่งขัน – เป็นการเพิ่มความท้าทายและความตื่นเต้นแก่พนักงาน หลาย ๆ องค์กรจึงมักมีการประกวดกิจกรรม 5 ส. เป็นประจำทุกปี
• การปรับปรุง – ความยั่งยืนจะเกิดขึ้นถ้าเราปรับปรุงพัฒนาอย่างต่อเนื่อง เราแนะนำว่าอาจใช้หลักการวงจร PDCA (Plan – Do – Check – Act) มาร่วมด้วยก็ได้ เพราะจะทำให้องค์กรเติบโตได้อย่างมั่นคงต่อไป

PDCA : ความหมาย ประโยชน์ และตัวอย่างใช้ 4 ขั้นตอนเพื่อพัฒนาองค์กรอย่างต่อเนื่อง

FAQ คำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับ 5 ส. / 5S

5ส คืออะไร และ 5 ส มีอะไรบ้าง ?

5 ส. คือแนวทางจัดระเบียบและสร้างมาตรฐานในการทำงาน ประกอบด้วย สะสาง สะดวก สะอาด สุขลักษณะ และสร้างนิสัย หรือ Sort, Set in Order, Shine, Standardize และ Sustain

5 ส. ต่างจาก Big Cleaning Day อย่างไร ?

Big Cleaning Day มักเน้นการทำความสะอาดในช่วงเวลาหนึ่ง ขณะที่ 5 ส. ครอบคลุมการคัดแยก จัดวาง สร้างมาตรฐาน กำหนดผู้รับผิดชอบ และทำอย่างต่อเนื่องเพื่อปรับปรุงกระบวนการทำงาน

กิจกรรม 5 ส. ใช้ได้เฉพาะโรงงานหรือไม่ ?

ไม่จำกัดเฉพาะโรงงาน ออฟฟิศ โรงพยาบาล หน่วยงานบริการ คลังสินค้า ตลอดจนโฟลเดอร์และไฟล์ดิจิทัลสามารถประยุกต์ใช้หลัก 5 ส. ได้ โดยต้องปรับมาตรฐานให้เหมาะกับความเสี่ยงและลักษณะงาน

ควรตรวจ 5 ส. บ่อยแค่ไหน ?

ไม่มีความถี่ตายตัว พื้นที่เสี่ยงสูงหรือมีการเปลี่ยนแปลงบ่อยอาจต้องตรวจทุกวันหรือทุกสัปดาห์ ส่วนพื้นที่ความเสี่ยงต่ำอาจตรวจรายเดือน สิ่งสำคัญคือมีเจ้าของพื้นที่และแก้ไขประเด็นที่พบตามกำหนด

6 ส. หรือ 6S คืออะไร ?

6S คือการเพิ่ม Safety หรือความปลอดภัยเข้าไปใน 5S เพื่อให้การจัดระเบียบเชื่อมกับการลดอันตราย เช่น ทางเดินต้องไม่มีสิ่งกีดขวาง วัตถุดิบจัดเก็บอย่างปลอดภัย และอุปกรณ์ฉุกเฉินเข้าถึงได้

บทสรุป

“A place for everything , and everything in its place”

“มีพื้นที่สำหรับทุกสิ่ง และมีทุกสิ่งภายในพื้นที่”

คือสรุปหลักการของ 5 ส. / 5 S ที่ชัดเจนมากในฐานะเครื่องมือที่ใช้พื้นที่ในองค์กรให้เกิดประโยชน์สูงสุด

ยิ่งในปัจจุบันที่การแข่งขันทางธุรกิจรุนแรงมากขึ้น สิ่งที่จะทำให้องค์กรอยู่รอดได้ก็คือการใช้ศักยภาพที่มีอยู่อย่างเต็มประสิทธิภาพ หลักการ 5 ส. จึงเป็นก้าวแรกที่จะวางรากฐานให้องค์กรของคุณมีระบบระเบียบที่ชัดเจน

ฉะนั้นสิ่งที่องค์กรทุกประเภทต้องถามตัวเองในวันนี้ก็คือ “เราเริ่มดำเนินการตาม 5 ส. แล้วหรือยัง?”