5 หลักการระบบลีน (LEAN) วิธีการใช้งานเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพองค์กร

Highlight

  • ระบบลีน (LEAN) คือ การปรับการบริหารจัดการองค์กรให้มีประสิทธิภาพมากขึ้น ผ่านการลดกระบวนการทำงานที่ไม่สร้างมูลค่า พร้อมความสามารถในการปรับตัวเพื่อสนับสนุนให้เกิดการพัฒนาอย่างต่อเนื่อง
  • ลีนให้ความสำคัญ 3 อย่าง คือ การกำหนดคุณค่าจากมุมมองของลูกค้าเป็นหลัก, การกำจัดสิ่งที่ไม่จำเป็นออกจากกระบวนการธุรกิจ และการพัฒนากระบวนการทำงาน เป้าหมาย และบุคคลการอย่างต่อเนื่อง
  • สำหรับ HR การใช้ระบบลีนในการบริหารจัดการองค์กรคือการลด Cost ไม่ใช่การลดคน โดยคนที่บริษัทต้องการคือคนที่สร้างผลกำไร ส่วนคนที่เป็น Cost ก็จะทำงานต่อได้ยาก
  • ตัวอย่าง NIKE ใช้ระบบลีนในการพัฒนาศักยภาพแรงงาน ผ่านการฝึกอบรมเพิ่มทักษะ เพิ่มคุณค่าในตัวพนักงาน ทำให้มูลค่าโดยรวมของบริษัทสูงขึ้น

ลีน / LEAN เป็นคำยอดนิยมในยุคนี้ก็ว่าได้ เพราะมีการใช้คำดังกล่าวแทบทุกวงการ ไม่ว่าจะเป็นการกินอาหาร การออกกำลังกาย หรือแม้แต่การบริหารจัดการองค์กร

ถ้าแปลตรงตัว Lean จะหมายถึงความผอม เปรียว บาง หรือการกำจัดสิ่งที่ไม่ต้องการออกไป การใช้ในความหมายเชิงสุขภาพจึงหมายถึงการกำจัดไขมันส่วนเกินเพื่อให้ร่างกายแข็งแรง แล้วถ้านำคำนี้มาใช้กับการบริหารจัดการองค์กรล่ะ จะหมายถึงอะไร?

วันนี้เราจึงพูดถึงระบบลีนว่าคืออะไร มีหลักการอะไร และมีวิธีการใช้งานอย่างไร

 

 

ระบบลีน คืออะไร

LEAN HR Note

ระบบลีน (LEAN) คือ การปรับการบริหารจัดการองค์กรให้มีประสิทธิภาพมากขึ้น ผ่านการลดกระบวนการทำงานที่ไม่สร้างมูลค่า พร้อมความสามารถในการปรับตัวเพื่อสนับสนุนให้เกิดการพัฒนาอย่างต่อเนื่อง (Continuous Improvement)

แนวคิดดังกล่าวเริ่มต้นในระบบอุตสาหกรรม หรือ LEAN Manufacturing มีรากฐานมากจากระบบการผลิตรถยนต์ของโตโยต้า หรือที่เรารู้จักกันในนาม Toyota Way เป็นเทคนิคที่ใช้กำจัดความสูญเปล่าของกระบวนการผลิต โดยเน้นไปที่การวิเคราะห์ความต้องการของลูกค้าเป็นหลัก

กล่าวคือเป็นการใช้ต้นทุนการผลิตให้ต่ำที่สุด และใช้เวลาการผลิตให้สั้นที่สุด เพื่อมอบสินค้าและบริการที่มีคุณภาพสูงสุด

ต่อมามีการพัฒนาแนวคิดลีน และนำไปใช้ในสาขาอื่นมากมาย เช่น การพัฒนาซอร์ฟแวร์ (Lean Software Development), สตาร์อัพ (Lean Startup), กระบวนการคิด (Lean Thinking) หรือการจัดการโครงสร้างองค์กร (Lean Organizational Structure)

ทว่าทุกแนวคิดลีนจะให้ความสำคัญ 3 ประการที่เหมือนกัน คือ

  • การกำหนดคุณค่าจากมุมมองของลูกค้าเป็นหลัก
  • การกำจัดสิ่งที่ไม่จำเป็นออกจากกระบวนการธุรกิจ
  • และการพัฒนากระบวนการทำงาน เป้าหมาย และบุคคลการอย่างต่อเนื่อง

 

ความสูญเปล่า (Waste) 8 ประการ

เจฟฟรีย์ ไลเคอร์ (Jeffrey Liker) อธิบายถึงความสูญเปล่า (Waste) ในหนังสือ The Toyota Way ว่ามีดังนี้

  • งานที่ต้องแก้ไข (Defect) – ทำเสร็จแล้ว แต่เสียเวลาแก้ไข
  • การผลิตสินค้ามากเกินความต้องการ (Overproduction) – เปลืองที่จัดเก็บและงบประมาณ
  • การรอคอย (Waiting) – เสียเวลา เสียความรู้สึก
  • ความคิดสร้างสรรค์ของทีมงานที่ไม่ได้นำมาใช้ประโยชน์ (Non-utilized Talent) – เกิดจากการไม่รับฟัง ใช้คนไม่เป็น
  • การขนย้ายบ่อย ๆ (Transportation) – ต้องใช้กำลังคนและเวลา
  • สินค้าคงคลังมากเกินไป (Inventory) – เกิดต้นทุนจม เสียค่าใช้จ่ายเพิ่ม
  • การเคลื่อนไหวที่ไม่จำเป็น (Motion) ยิ่งเคลื่อนไหวมาก ยิ่งสูญแรงเปล่า
  • ขั้นตอนซ้ำซ้อน (Excess Processing) – ทำงานมากเกินความจำเป็น

วีธีการจำง่าย ๆ คือนำอักษรอังกฤษตัวแรกของทุกข้อมาเรียงกัน ก็จะได้คำว่า “DOWNTIME” หมายถึง การเสียเวลาเปล่า นั่นเอง

ประโยชน์ของระบบลีน

การใช้ระบบลีนในแต่ละองค์กรจะสร้างคุณค่าที่แตกต่างกันไป แต่ประโยชน์หลักที่ทุกองค์กรจะได้มีทั้งหมด 5 ข้อ คือ

  • ประสิทธิภาพทำงานดีขึ้น – ลีนเกี่ยวข้องกับกระบวนการทำงานโดยตรง เนื่องจากเป็นการกำจัดความสูญเปล่าของกระบวนการทั้งหมด ทำให้พนักงานได้ทำงานเฉพาะกระบวนการที่มีคุณค่าเท่านั้น
  • ใช้เวลาอย่างมีคุณภาพ – พนักงานไม่ต้องเสียเวลากับกระบวนการที่ไม่จำเป็น ทุกคนจะมีเวลาทำงานมากขึ้นหรือเร็วขึ้น สินค้าและบริการก็จะถึงมือลูกค้าไวขึ้น
  • การบริการลูกค้าดีขึ้น – เพราะลูกค้าคือหัวใจหลักของทุกธุรกิจอยู่แล้ว ระบบลีนจะมุ่งหาความต้องการของลูกค้าจริง ๆ เพื่อนำมาปรับปรุงพัฒนาสินค้าและบริการ ให้ตอบสนองความต้องการอย่างตรงจุด
  • พนักงานมีกำลังใจมากขึ้น ระบบลีนสนับสนุนให้เกิดการสื่อสารระหว่างผู้บริหารและพนักงาน ทำให้พนักงานรู้สึกว่าประสบการณ์และความคิดเห็นของตัวเองมีคุณค่า การรับฟังดังกล่าวจะช่วยให้บรรยากาศการทำงานดีขึ้น
  • ลดต้นทุนสินค้าคงคลัง – ในกรณีอุตสาหกรรม ถ้าเราผลิตสินค้ามากเกินไปก็จะเพิ่มภาระค่าใช้จ่ายในการจัดเก็บสินค้าคงคลัง ซึ่งการเก็บสินค้าไว้นาน ๆ ก็จะเกิดการสูญเสียคุณภาพได้อีก นับเป็นความสิ้นเปลืองอย่างหนึ่งเหมือนกัน

5 หลักการพื้นฐานของระบบลีน

LEAN HR Note

หลักการพื้นฐานของลีน หรือ Basic Principles of Lean Management มีอยู่ 5 ข้อ คือ

  1. กำหนดคุณค่า (Identify Value)
  2. วางแผนดำเนินงาน (Map The Value Stream)
  3. สร้างขั้นตอนการทำงาน (Create Flow)
  4. ใช้ระบบดึง (Establish Pull)
  5. มุ่งสู่ความสมบูรณ์แบบ (Seek Perfection)

1. กำหนดคุณค่า (Identify Value)

ก่อนอื่นทุกธุรกิจต้องตอบให้ได้ว่า “อะไรคือคุณค่าของบริษัทที่จะมอบให้กับลูกค้า” เพื่อตรวจสอบให้ได้ว่าแล้วจริง ๆ ลูกค้าต้องการคุณค่าอะไรจากบริษัทของเรา นั่นคือโจทย์ที่จะต้องแก้ไข เพื่อทำให้เราสร้างสินค้าและบริการที่ตรงตามความต้องการมากที่สุด นำไปสู่การตั้งเป้าหมายที่แท้จริงของบริษัท ซึ่งมีวิธีการได้มามากมาย เช่น สัมภาษณ์ ทำแบบสอบถาม ฯลฯ ข้อมูลเหล่านั้นจะช่วยให้เราเข้าใจว่า ลูกค้าต้องการอะไรกันแน่

2. วางแผนดำเนินงาน (Map The Value Stream)

เป็นการวางแผนกระบวนการทำงานตามคุณค่าที่เรานิยามไว้ ตั้งแต่เริ่มต้นไปจนถึงจุดสิ้นสุดที่สินค้าและบริกาไรไปถึงมือลูกค้า กระบวนการนี้จะทำให้เห็นว่าเราต้องทำอะไรบ้าง อะไรคือขั้นตอนที่จำเป็น อะไรคือขั้นตอนที่ตัดทิ้งได้ ที่สำคัญคือการมองเห็นกระบวนการทั้งหมดว่าใครทำอะไร ทำส่วนไหน ประเมินผลอย่างไร ไปจนถึงกระบวนการพัฒนาปรับปรุง

3. สร้างขั้นตอนการทำงาน (Create Flow)

เป็นการดำเนินงานอย่างต่อเนื่องเพื่อทำให้มั่นใจว่า พนักงานจะทำงานได้อย่างไหลลื่น ต่อเนื่อง ไม่ติดขัด ผ่านกลยุทธ์ที่จะทำให้พนักงานทำงานได้อย่างราบลื่น

4. ใช้ระบบดึง (Establish Pull)

ระบบดึง (Pull System) คือการทำงานตามความต้องการที่เกิดขึ้นจริง เช่น การทำงานตามออร์เดอร์เท่านั้น เพื่อไม่ให้เกิดความสูญเปล่าด้านการผลิตสินค้ามากเกินความต้องการ หรือเกิดสินค้าคงคลังมากเกินไป กระบวนการนี้จะทำให้การทำงานไหลลื่นอย่างต่อเนื่อง รวดเร็ว และใช้ทรัพยากรอย่างคุ้มค่ามากขึ้น

5. มุ่งสู่ความสมบูรณ์แบบ (Seek Perfection)

ข้อสุดท้ายนับเป็นขั้นตอนที่สำคัญที่สุด คือการวัดผลและการปรับปรุงกระบวนการอย่างต่อเนื่อง เพราะการพัฒนาก็คือการไม่ย่ำอยู่กับที่ ฉะนั้นควรหมั่นตรวจสอบเพื่อนำข้อมูลที่ได้มาวิเคราะห์ ปรับปรุง หรือพัฒนากระบวนการทำงานอยู่เสมอ สามารถประยุกต์ใช้เทคนิค PDCA ได้ เพราะสิ่งนี้จะเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน และรักษาระบบ LEAN ให้อยู่กับองค์กรต่อไป

5 ความพิเศษของ LEAN
  • LEAN is proven – ใช้ได้ในองค์กรทุกภาคส่วน ทุกประเภท ทุกขนาด
  • LEAN makes sense – ตอบสนองต่อทุกความท้าทาย ทุกสถานการณ์
  • LEAN is accessible – เข้าถึงและเข้าใจง่าย
  • LEAN is inclusive – ประยุกต์ได้กับทุกแนวคิด
  • LEAN is for everyone – ทุกคนเรียนรู้และนำไปใช้ได้

การใช้งานระบบลีนในการบริหารจัดการองค์กร 

LEAN HR Note

คุณ ปัทมาวลัย รัตนพล หัวหน้าคณะที่ปรึกษาบริหาร บริษัท เอส แอนด์ พี ซินดิเคท จำกัด (มหาชน) ให้สัมภาษณ์ในรายการ The Secret Sauce ในหัวข้อ “บริหารคนอย่างไรให้ Lean และ Agile สิ่งที่ HR ต้องเลิก-เริ่มทำเดี๋ยวนี้” ไว้อย่างน่าสนใจว่า

สำหรับฝ่ายทรัพยากรบุคคล หรือ ฝ่ายทรัพยากรมนุษย์ (Human Resources : HR) ที่ต้องการใช้ระบบลีนในการบริหารจัดการองค์กร ก่อนอื่นต้องเข้าใจว่า ระบบลีนคือ “การลด Cost ไม่ใช่การลดคน” โดยคนที่บริษัทต้องการคือคนที่สร้างผลกำไรให้กับองค์กร ส่วนคนที่เป็น Cost ก็จะทำงานต่อได้ยาก

คุณปัทมาวลัยยังได้กล่าวถึง 3 สิ่งที่องค์กรต้องการจาก HR คือ

  • Performance Management – การกลับมาพิจารณา Organization Chart ทรัพยากรบุคคลเข้าใจโครงสร้างองค์กรทั้งหมด และสามารถช่วยผู้บริหารตัดสินใจว่าแต่ละทีมตรงตามความต้องการขององค์กรหรือไม่ เพราะโครงสร้างองค์กรที่ดีต้องเน้นที่ Productivity และทำให้ทุกคนมี Self-sufficient เพื่อความเป็น Lean Organization ที่แท้จริง
  • Talent Management – เน้นการบริหารคนเก่ง รักษาคนเก่ง และสร้างแรงจูงใจให้คนเก่งอยากจะสร้างผลงานต่อเนื่อง HR จึงต้องโฟกัสและใช้เวลากับคนในองค์กรมากขึ้น
  • Competitive Advantage – เริ่มจากการสร้างบรรยากาศการทำงานให้เกิดการแข่งขันทั้งในองค์กรและคู่แข่งข้างนอก ทุกคนต้องรู้ว่าลูกค้าต้องการอะไร และจะมอบสิ่งที่ลูกค้าต้องการได้อย่างไร หน้าที่ของ HR จึงต้องผสานเข้าไปกับความเป็นองค์กร เพื่อที่จะออกแบบกระบวนการทำงานให้พนักงาน และให้กลับไปให้คำแนะนำที่ตรงจุดแก่ผู้บริหารได้

 

ความแตกต่างระหว่าง LEAN กับ Agile

หลายคนอาจสงสัยว่า Lean vs. Agile แตกต่างกันอย่างไร extremeuncertainty ได้ทำตารางอธิบายความแตกต่างไว้ครบถ้วนดังนี้

LEAN HR Note

ตัวอย่างบริษัทที่ประยุกต์ใช้ระบบลีน

เพื่อให้เห็นการประยุกต์ใช้ระบบลีนให้ชัดเจน หัวข้อนี้เรามีตัวอย่างองค์กรที่ประสบความสำเร็จดังนี้

VT Garment – บริษัทผลิตเสื้อผ้าสำเร็จรูปของไทยที่ประยุกต์ใช้ลีนเพื่อพัฒนาศักยภาพในการผลิตและส่งเสริมให้ผลิตภาพสามารถยืดหยุ่นได้ตามเงื่อนไขด้านเวลาของลูกค้า ผ่าน 2 แนวคิดหลัก คือการผลิตแบบทันเวลาพอดี (just in time) กระบวนการผลิตที่หยุดได้เองเมื่อพบของเสีย (jidoka) ส่งผลให้บริษัทสามารถลดต้นทุน เพิ่มยอดจำหน่ายได้กว่า 140 ล้านบาท

SABINA – บริษัทผลิตเสื้อชั้นในหญิงมีการปรับปรุงกระบวนการเพื่อลดความสูญเสียด้วยการพัฒนาพนักงานให้มีทักษะหลายด้าน ลดเวลาในการปรับตั้งสายการผลิตกรณีเปลี่ยนแปลงรุ่นการผลิต และการใช้ Barcode มาช่วยในกระบวนการบรรจุสินค้า ทำให้ไม่เกิดความผิดพลาด มีความรวดเร็วในการทำงานมากขึ้น ตัวชี้วัดที่เห็นผลอย่างชัดเจนคือ Start-up time จากเดิมใช้เวลา 183 นาที ลดลงเหลือ 70 นาที, สินค้าเตรียมรอการผลิตจากเดิม 4 วันเหลือ 2 วัน และ ความผิดพลาดในการบรรจุภัณฑ์ลดลงจนแทบไม่มี เกิดโอกาสในการสร้างรายได้ที่สูงขึ้น

NIKE – บริษัทผู้ผลิตเครื่องแต่งกายกีฬานำระบบลีนมาประยุกต์ในโรงงานเพื่อลดความสูญเปล่าในกระบวนการผลิต แต่ที่เหนือไปกว่านั้นคือการนำกลยุทธ์การพัฒนาศักยภาพของบุคลากรด้วย HRM มาประยุกต์ใช้ด้วย ผ่านการฝึกอบรมการผลิต สร้างทักษะ การทำงานเป็นหมู่คณะ และสร้างความตระหนักถึงคุณภาพมากกว่าปริมาณ ทำให้ลดการปฏิบัติที่ไม่ดีต่อแรงงานลงได้ถึง 15% เพราะระบบลีนนั้นให้ความสำคัญกับคุณค่าในตัวพนักงาน ส่งผลให้มูลค่าโดยรวมของบริษัทสูงขึ้นเช่นกัน

 

LEAN Canvas

LEAN HR Note

LEAN Canvas เป็นเครื่องมือลีนสำหรับการเขียนโมเดลทางธุรกิจฉบับย่อ เพื่อค้นหาความต้องการที่แท้จริงขอลูกค้า แล้วนำมาพัฒนาสินค้าและบริการที่ตอบโจทย์ คิดค้นโดย แอช มารียา (Ash Maurya) ประกอบด้วย

  • Problem – ปัญหาของผู้บริโภค
  • Customer Segment – กลุ่มเป้าหมายผู้บริโภค
  • Unique Value Proposition – จุดเด่นของธุรกิจ
  • Solution – วิธีการแก้ปัญหาให้ผู้บริโภค
  • Channels – ช่องาทางการสื่อสารกับผู้บริโภค
  • Revenue Streams – ช่องทางรายได้ของบริษัท
  • Cost Structure – ต้นทุนทั้งหมด
  • Key Metrics – ตัวชี้วัดในการประเมิน
  • Unfair Advantage – ข้อได้เปรียบทางธุรกิจ

บทสรุป

“อะไรก็ตามที่ทำไปแล้วไม่ได้สร้างคุณค่าให้กับลูกค้าโดยตรง ถือว่าเป็นความสิ้นเปลือง (Waste) ทั้งหมด”

นี่คือประโยคหนึ่งจากหนังสือ LEAN Software Development ที่อธิบายใจความสำคัญได้ดีที่สุด เพราะพื้นฐานของระบบลีนคือการหาคุณค่าที่มีประโยชน์ที่สุดเท่านั้น ไม่ว่าคุณจะประยุกต์ใช้ระบบลีนการศาสตร์ใดก็ตาม

ทั้งหมดนี้เป็นรายละเอียดเกี่ยวกับระบบลีนที่ช่วยแก้ปัญหาในองค์กรได้ โดยเฉพาะในยุคปัจจุบันที่โลกพัฒนาไปอย่างรวดเร็ว กระบวนการที่สิ้นเปลืองอาจหมายถึงการสูญเสียโอกาสในการพัฒนาองค์กร และคำว่า “ประสบความสำเร็จ”​ ก็จะเลือนรางไกลออกไป

คุณมีปัญหาหรือคำถามที่ต้องการหาคำตอบใช่หรือเปล่า?

หากคุณรู้สึกว่าได้รับเทคนิคดี ๆ จากบทความนี้และอยากได้รับความช่วยเหลือเพิ่มเติมอีก

สามารถตั้งคำถามได้ในชุมชนของเรา ! แล้วคุณจะได้รับคำตอบมืออาชีพจากผู้เชี่ยวชาญ

 

Relation Tags