HIGHLIGHT
|
ลีน / LEAN เป็นคำยอดนิยมในยุคนี้ก็ว่าได้ เพราะมีการใช้คำดังกล่าวแทบทุกวงการ ไม่ว่าจะเป็นการกินอาหาร การออกกำลังกาย หรือแม้แต่การบริหารจัดการองค์กร
ถ้าแปลตรงตัว Lean จะหมายถึงความผอม เปรียว บาง หรือการกำจัดสิ่งที่ไม่ต้องการออกไป การใช้ในความหมายเชิงสุขภาพจึงหมายถึงการกำจัดไขมันส่วนเกินเพื่อให้ร่างกายแข็งแรง แล้วถ้านำคำนี้มาใช้กับการบริหารจัดการองค์กรล่ะ จะหมายถึงอะไร?
วันนี้เราจึงพูดถึงระบบลีนว่าคืออะไร มีหลักการอะไร และมีวิธีการใช้งานอย่างไร
ระบบลีน (LEAN) คืออะไร
ระบบลีน (LEAN) คือ การปรับการบริหารจัดการองค์กรให้มีประสิทธิภาพมากขึ้น ผ่านการลดกระบวนการทำงานที่ไม่สร้างมูลค่า พร้อมความสามารถในการปรับตัวเพื่อสนับสนุนให้เกิดการพัฒนาอย่างต่อเนื่อง (Continuous Improvement)
แนวคิดดังกล่าวเริ่มต้นในระบบอุตสาหกรรม หรือ LEAN Manufacturing มีรากฐานมากจากระบบการผลิตรถยนต์ของโตโยต้า หรือที่เรารู้จักกันในนาม Toyota Way เป็นเทคนิคที่ใช้กำจัดความสูญเปล่าของกระบวนการผลิต โดยเน้นไปที่การวิเคราะห์ความต้องการของลูกค้าเป็นหลัก
กล่าวคือเป็นการใช้ต้นทุนการผลิตให้ต่ำที่สุด และใช้เวลาการผลิตให้สั้นที่สุด เพื่อมอบสินค้าและบริการที่มีคุณภาพสูงสุด
ต่อมามีการพัฒนาแนวคิดลีน และนำไปใช้ในสาขาอื่นมากมาย เช่น การพัฒนาซอร์ฟแวร์ (Lean Software Development), สตาร์อัพ (Lean Startup), กระบวนการคิด (Lean Thinking) หรือการจัดการโครงสร้างองค์กร (Lean Organizational Structure)
ทว่าทุกแนวคิดลีนจะให้ความสำคัญ 3 ประการที่เหมือนกัน คือ
- การกำหนดคุณค่าจากมุมมองของลูกค้าเป็นหลัก
- การกำจัดสิ่งที่ไม่จำเป็นออกจากกระบวนการธุรกิจ
- และการพัฒนากระบวนการทำงาน เป้าหมาย และบุคคลการอย่างต่อเนื่อง
เจฟฟรีย์ ไลเคอร์ (Jeffrey Liker) อธิบายถึงความสูญเปล่า (Waste) ในหนังสือ The Toyota Way ว่ามีดังนี้
- งานที่ต้องแก้ไข (Defect) – ทำเสร็จแล้ว แต่เสียเวลาแก้ไข
- การผลิตสินค้ามากเกินความต้องการ (Overproduction) – เปลืองที่จัดเก็บและงบประมาณ
- การรอคอย (Waiting) – เสียเวลา เสียความรู้สึก
- ความคิดสร้างสรรค์ของทีมงานที่ไม่ได้นำมาใช้ประโยชน์ (Non-utilized Talent) – เกิดจากการไม่รับฟัง ใช้คนไม่เป็น
- การขนย้ายบ่อย ๆ (Transportation) – ต้องใช้กำลังคนและเวลา
- สินค้าคงคลังมากเกินไป (Inventory) – เกิดต้นทุนจม เสียค่าใช้จ่ายเพิ่ม
- การเคลื่อนไหวที่ไม่จำเป็น (Motion) – ยิ่งเคลื่อนไหวมาก ยิ่งสูญแรงเปล่า
- ขั้นตอนซ้ำซ้อน (Excess Processing) – ทำงานมากเกินความจำเป็น
วีธีการจำง่าย ๆ คือนำอักษรอังกฤษตัวแรกของทุกข้อมาเรียงกัน ก็จะได้คำว่า “DOWNTIME” หมายถึง การเสียเวลาเปล่า นั่นเอง
ประโยชน์ของระบบลีน (LEAN)
การใช้ระบบลีนในแต่ละองค์กรจะสร้างคุณค่าที่แตกต่างกันไป แต่ประโยชน์หลักที่ทุกองค์กรจะได้มีทั้งหมด 5 ข้อ คือ
- ประสิทธิภาพทำงานดีขึ้น – ลีนเกี่ยวข้องกับกระบวนการทำงานโดยตรง เนื่องจากเป็นการกำจัดความสูญเปล่าของกระบวนการทั้งหมด ทำให้พนักงานได้ทำงานเฉพาะกระบวนการที่มีคุณค่าเท่านั้น
- ใช้เวลาอย่างมีคุณภาพ – พนักงานไม่ต้องเสียเวลากับกระบวนการที่ไม่จำเป็น ทุกคนจะมีเวลาทำงานมากขึ้นหรือเร็วขึ้น สินค้าและบริการก็จะถึงมือลูกค้าไวขึ้น
- การบริการลูกค้าดีขึ้น – เพราะลูกค้าคือหัวใจหลักของทุกธุรกิจอยู่แล้ว ระบบลีนจะมุ่งหาความต้องการของลูกค้าจริง ๆ เพื่อนำมาปรับปรุงพัฒนาสินค้าและบริการ ให้ตอบสนองความต้องการอย่างตรงจุด
- พนักงานมีกำลังใจมากขึ้น – ระบบลีนสนับสนุนให้เกิดการสื่อสารระหว่างผู้บริหารและพนักงาน ทำให้พนักงานรู้สึกว่าประสบการณ์และความคิดเห็นของตัวเองมีคุณค่า การรับฟังดังกล่าวจะช่วยให้บรรยากาศการทำงานดีขึ้น
- ลดต้นทุนสินค้าคงคลัง – ในกรณีอุตสาหกรรม ถ้าเราผลิตสินค้ามากเกินไปก็จะเพิ่มภาระค่าใช้จ่ายในการจัดเก็บสินค้าคงคลัง ซึ่งการเก็บสินค้าไว้นาน ๆ ก็จะเกิดการสูญเสียคุณภาพได้อีก นับเป็นความสิ้นเปลืองอย่างหนึ่งเหมือนกัน
5 หลักการพื้นฐานของระบบลีน (LEAN)
หลักการพื้นฐานของลีน หรือ Basic Principles of Lean Management มีอยู่ 5 ข้อ คือ
- กำหนดคุณค่า (Identify Value)
- วางแผนดำเนินงาน (Map The Value Stream)
- สร้างขั้นตอนการทำงาน (Create Flow)
- ใช้ระบบดึง (Establish Pull)
- มุ่งสู่ความสมบูรณ์แบบ (Seek Perfection)
1. กำหนดคุณค่า (Identify Value)
ก่อนอื่นทุกธุรกิจต้องตอบให้ได้ว่า “อะไรคือคุณค่าของบริษัทที่จะมอบให้กับลูกค้า” เพื่อตรวจสอบให้ได้ว่าแล้วจริง ๆ ลูกค้าต้องการคุณค่าอะไรจากบริษัทของเรา นั่นคือโจทย์ที่จะต้องแก้ไข เพื่อทำให้เราสร้างสินค้าและบริการที่ตรงตามความต้องการมากที่สุด นำไปสู่การตั้งเป้าหมายที่แท้จริงของบริษัท ซึ่งมีวิธีการได้มามากมาย เช่น สัมภาษณ์ ทำแบบสอบถาม ฯลฯ ข้อมูลเหล่านั้นจะช่วยให้เราเข้าใจว่า ลูกค้าต้องการอะไรกันแน่
2. วางแผนดำเนินงาน (Map The Value Stream)
เป็นการวางแผนกระบวนการทำงานตามคุณค่าที่เรานิยามไว้ ตั้งแต่เริ่มต้นไปจนถึงจุดสิ้นสุดที่สินค้าและบริกาไรไปถึงมือลูกค้า กระบวนการนี้จะทำให้เห็นว่าเราต้องทำอะไรบ้าง อะไรคือขั้นตอนที่จำเป็น อะไรคือขั้นตอนที่ตัดทิ้งได้ ที่สำคัญคือการมองเห็นกระบวนการทั้งหมดว่าใครทำอะไร ทำส่วนไหน ประเมินผลอย่างไร ไปจนถึงกระบวนการพัฒนาปรับปรุง
3. สร้างขั้นตอนการทำงาน (Create Flow)
เป็นการดำเนินงานอย่างต่อเนื่องเพื่อทำให้มั่นใจว่า พนักงานจะทำงานได้อย่างไหลลื่น ต่อเนื่อง ไม่ติดขัด ผ่านกลยุทธ์ที่จะทำให้พนักงานทำงานได้อย่างราบลื่น
4. ใช้ระบบดึง (Establish Pull)
ระบบดึง (Pull System) คือการทำงานตามความต้องการที่เกิดขึ้นจริง เช่น การทำงานตามออร์เดอร์เท่านั้น เพื่อไม่ให้เกิดความสูญเปล่าด้านการผลิตสินค้ามากเกินความต้องการ หรือเกิดสินค้าคงคลังมากเกินไป กระบวนการนี้จะทำให้การทำงานไหลลื่นอย่างต่อเนื่อง รวดเร็ว และใช้ทรัพยากรอย่างคุ้มค่ามากขึ้น
5. มุ่งสู่ความสมบูรณ์แบบ (Seek Perfection)
ข้อสุดท้ายนับเป็นขั้นตอนที่สำคัญที่สุด คือการวัดผลและการปรับปรุงกระบวนการอย่างต่อเนื่อง เพราะการพัฒนาก็คือการไม่ย่ำอยู่กับที่ ฉะนั้นควรหมั่นตรวจสอบเพื่อนำข้อมูลที่ได้มาวิเคราะห์ ปรับปรุง หรือพัฒนากระบวนการทำงานอยู่เสมอ สามารถประยุกต์ใช้เทคนิค PDCA ได้ เพราะสิ่งนี้จะเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน และรักษาระบบ LEAN ให้อยู่กับองค์กรต่อไป
- LEAN is proven – ใช้ได้ในองค์กรทุกภาคส่วน ทุกประเภท ทุกขนาด
- LEAN makes sense – ตอบสนองต่อทุกความท้าทาย ทุกสถานการณ์
- LEAN is accessible – เข้าถึงและเข้าใจง่าย
- LEAN is inclusive – ประยุกต์ได้กับทุกแนวคิด
- LEAN is for everyone – ทุกคนเรียนรู้และนำไปใช้ได้
การใช้งานระบบลีน (LEAN) ในการบริหารจัดการองค์กร
คุณ ปัทมาวลัย รัตนพล หัวหน้าคณะที่ปรึกษาบริหาร บริษัท เอส แอนด์ พี ซินดิเคท จำกัด (มหาชน) ให้สัมภาษณ์ในรายการ The Secret Sauce ในหัวข้อ “บริหารคนอย่างไรให้ Lean และ Agile สิ่งที่ HR ต้องเลิก-เริ่มทำเดี๋ยวนี้” ไว้อย่างน่าสนใจว่า
สำหรับฝ่ายทรัพยากรบุคคล หรือ ฝ่ายทรัพยากรมนุษย์ (Human Resources : HR) ที่ต้องการใช้ระบบลีนในการบริหารจัดการองค์กร ก่อนอื่นต้องเข้าใจว่า ระบบลีนคือ “การลด Cost ไม่ใช่การลดคน” โดยคนที่บริษัทต้องการคือคนที่สร้างผลกำไรให้กับองค์กร ส่วนคนที่เป็น Cost ก็จะทำงานต่อได้ยาก
คุณปัทมาวลัยยังได้กล่าวถึง 3 สิ่งที่องค์กรต้องการจาก HR คือ
- Performance Management – การกลับมาพิจารณา Organization Chart ทรัพยากรบุคคลเข้าใจโครงสร้างองค์กรทั้งหมด และสามารถช่วยผู้บริหารตัดสินใจว่าแต่ละทีมตรงตามความต้องการขององค์กรหรือไม่ เพราะโครงสร้างองค์กรที่ดีต้องเน้นที่ Productivity และทำให้ทุกคนมี Self-sufficient เพื่อความเป็น Lean Organization ที่แท้จริง
- Talent Management – เน้นการบริหารคนเก่ง รักษาคนเก่ง และสร้างแรงจูงใจให้คนเก่งอยากจะสร้างผลงานต่อเนื่อง HR จึงต้องโฟกัสและใช้เวลากับคนในองค์กรมากขึ้น
- Competitive Advantage – เริ่มจากการสร้างบรรยากาศการทำงานให้เกิดการแข่งขันทั้งในองค์กรและคู่แข่งข้างนอก ทุกคนต้องรู้ว่าลูกค้าต้องการอะไร และจะมอบสิ่งที่ลูกค้าต้องการได้อย่างไร หน้าที่ของ HR จึงต้องผสานเข้าไปกับความเป็นองค์กร เพื่อที่จะออกแบบกระบวนการทำงานให้พนักงาน และให้กลับไปให้คำแนะนำที่ตรงจุดแก่ผู้บริหารได้
หลายคนอาจสงสัยว่า Lean vs. Agile แตกต่างกันอย่างไร extremeuncertainty ได้ทำตารางอธิบายความแตกต่างไว้ครบถ้วนดังนี้
ตัวอย่างบริษัทที่ประยุกต์ใช้ระบบลีน (LEAN)
เพื่อให้เห็นการประยุกต์ใช้ระบบลีนให้ชัดเจน หัวข้อนี้เรามีตัวอย่างองค์กรที่ประสบความสำเร็จดังนี้
VT Garment – บริษัทผลิตเสื้อผ้าสำเร็จรูปของไทยที่ประยุกต์ใช้ลีนเพื่อพัฒนาศักยภาพในการผลิตและส่งเสริมให้ผลิตภาพสามารถยืดหยุ่นได้ตามเงื่อนไขด้านเวลาของลูกค้า ผ่าน 2 แนวคิดหลัก คือการผลิตแบบทันเวลาพอดี (just in time) กระบวนการผลิตที่หยุดได้เองเมื่อพบของเสีย (jidoka) ส่งผลให้บริษัทสามารถลดต้นทุน เพิ่มยอดจำหน่ายได้กว่า 140 ล้านบาท
SABINA – บริษัทผลิตเสื้อชั้นในหญิงมีการปรับปรุงกระบวนการเพื่อลดความสูญเสียด้วยการพัฒนาพนักงานให้มีทักษะหลายด้าน ลดเวลาในการปรับตั้งสายการผลิตกรณีเปลี่ยนแปลงรุ่นการผลิต และการใช้ Barcode มาช่วยในกระบวนการบรรจุสินค้า ทำให้ไม่เกิดความผิดพลาด มีความรวดเร็วในการทำงานมากขึ้น ตัวชี้วัดที่เห็นผลอย่างชัดเจนคือ Start-up time จากเดิมใช้เวลา 183 นาที ลดลงเหลือ 70 นาที, สินค้าเตรียมรอการผลิตจากเดิม 4 วันเหลือ 2 วัน และ ความผิดพลาดในการบรรจุภัณฑ์ลดลงจนแทบไม่มี เกิดโอกาสในการสร้างรายได้ที่สูงขึ้น
NIKE – บริษัทผู้ผลิตเครื่องแต่งกายกีฬานำระบบลีนมาประยุกต์ในโรงงานเพื่อลดความสูญเปล่าในกระบวนการผลิต แต่ที่เหนือไปกว่านั้นคือการนำกลยุทธ์การพัฒนาศักยภาพของบุคลากรด้วย HRM มาประยุกต์ใช้ด้วย ผ่านการฝึกอบรมการผลิต สร้างทักษะ การทำงานเป็นหมู่คณะ และสร้างความตระหนักถึงคุณภาพมากกว่าปริมาณ ทำให้ลดการปฏิบัติที่ไม่ดีต่อแรงงานลงได้ถึง 15% เพราะระบบลีนนั้นให้ความสำคัญกับคุณค่าในตัวพนักงาน ส่งผลให้มูลค่าโดยรวมของบริษัทสูงขึ้นเช่นกัน
LEAN Canvas เป็นเครื่องมือลีนสำหรับการเขียนโมเดลทางธุรกิจฉบับย่อ เพื่อค้นหาความต้องการที่แท้จริงขอลูกค้า แล้วนำมาพัฒนาสินค้าและบริการที่ตอบโจทย์ คิดค้นโดย แอช มารียา (Ash Maurya) ประกอบด้วย
- Problem – ปัญหาของผู้บริโภค
- Customer Segment – กลุ่มเป้าหมายผู้บริโภค
- Unique Value Proposition – จุดเด่นของธุรกิจ
- Solution – วิธีการแก้ปัญหาให้ผู้บริโภค
- Channels – ช่องาทางการสื่อสารกับผู้บริโภค
- Revenue Streams – ช่องทางรายได้ของบริษัท
- Cost Structure – ต้นทุนทั้งหมด
- Key Metrics – ตัวชี้วัดในการประเมิน
- Unfair Advantage – ข้อได้เปรียบทางธุรกิจ
บทสรุป
“อะไรก็ตามที่ทำไปแล้วไม่ได้สร้างคุณค่าให้กับลูกค้าโดยตรง ถือว่าเป็นความสิ้นเปลือง (Waste) ทั้งหมด”
นี่คือประโยคหนึ่งจากหนังสือ LEAN Software Development ที่อธิบายใจความสำคัญได้ดีที่สุด เพราะพื้นฐานของระบบลีนคือการหาคุณค่าที่มีประโยชน์ที่สุดเท่านั้น ไม่ว่าคุณจะประยุกต์ใช้ระบบลีนการศาสตร์ใดก็ตาม
ทั้งหมดนี้เป็นรายละเอียดเกี่ยวกับระบบลีนที่ช่วยแก้ปัญหาในองค์กรได้ โดยเฉพาะในยุคปัจจุบันที่โลกพัฒนาไปอย่างรวดเร็ว กระบวนการที่สิ้นเปลืองอาจหมายถึงการสูญเสียโอกาสในการพัฒนาองค์กร และคำว่า “ประสบความสำเร็จ” ก็จะเลือนรางไกลออกไป
| Sources |
