คู่มือ Onboarding เบื้องต้นที่ HR ต้องรู้: รับพนักงานเข้ามาสักคนต้องทำอะไรบ้าง ?

รับพนักงานเข้ามาซักคนต้องทำอะไรบ้าง ?

สุภาษิตที่เราคุ้นเคยกันว่า “เริ่มต้นดี มีชัยไปกว่าครึ่ง” สามารถใช้ได้ในหลากหลายสถานการณ์มากจริงๆ แม้กระทั่งการ Onboard พนักงานใหม่ของออฟฟิสด้วยซ้ำ

ในมุมคนทำงาน พวกเราทุกคนน่าจะจำประสบการณ์ในวันแรกที่เริ่มงานได้ มีทั้งดี ไม่ดี ชอบ ไม่ชอบ แปลกๆ ตื่นเต้น น่าเบื่อ และอีกความรู้สึกมากมาย คนที่มาเริ่มงานใหม่(แม้แต่ผมเอง) สิ่งที่เรามักจะมองก่อนเลยโดยไม่ได้ตั้งใจก็คือเรื่องบรรยากาศและสิ่งแวดล้อมรอบตัวเช่น ที่นั่ง เพื่อนร่วมงาน หัวหน้าเรา ทีมงานเราก่อน ถึงจะไปสนใจเรื่องงาน ซึ่งถึงแม้จะกล้าบอกว่าสนใจเรื่องงานมากกว่า แต่ปฏิเสธไม่ได้เลยว่า สิ่งแวดล้อมก็ส่งผลต่อการทำงานเช่นกัน โดยเฉพาะอย่างยิ่งความสัมพันธ์กับเพื่อนร่วมงาน

ในมุมของบางบริษัทอาจจะคิดว่า 

• การ Onboard คนใหม่ให้เป็นหน้าที่ของหัวหน้างานตรง
• ให้หัวหน้างานเป็นคนสอนงานทั้งหมด
• งานส่วนที่เหลือให้เรียนรู้เอาจากการทำงานจริง

ด้วยหลักการข้างต้น มันก็ไม่ได้เสียหาย และเอาจริงก็สามารถทำได้และเกิดผล แต่บริษัทอาจจะลืมว่าพนักงานก็เป็นคน มีความต้องการทางสังคมและมีอารมณ์ความรู้สึก 

สิ่งที่กำลังจะสื่อก็คือ การ Onboard คนใหม่ ไม่ใช่หน้าที่ของหัวหน้างานเพียงคนเดียว แต่คือหน้าที่ของทุกคนที่ต้องทำงานร่วมกับพนักงานใหม่ ยิ่งถ้าเป็นบริษัทเล็ก ก็อาจถือได้ว่าเป็นหน้าที่ของทุกคนในบริษัทด้วยซ้ำ

องค์กรควรเตรียมพร้อม Onboarding พนักงานอย่างไร

ข้อควรปฏิบัติเมื่อคนใหม่เข้ามาเริ่มงาน ควรมีการเตรียมตัวอย่างไรบ้างสำหรับบริษัท แบ่งได้เป็น ส่วนดังนี้

1.ก่อนพนักงานเข้าทำงาน

1.วิเคราะห์หน้าที่ความรับผิดชอบจาก Job Description อีกครั้งเพื่อหา

a.สิ่งที่ต้องการจากพนักงานใหม่ (Expectation) <- Project ไหน หรือจะให้คนใหม่ทำอะไรเป็นพิเศษ
b.ตัวชี้วัดผลงานขั้นพื้นฐาน (Generic Performance Indication) <- เปลี่ยนแปลงได้เพื่อให้เหมาะกับพนักงาน
c.ทีมงานที่ต้องทำงานด้วย (Contact Point) <- ทั้งในและนอกบริษัท

2.วางตารางนัดเพื่อให้คนใหม่ได้เจอ พูดคุยและประชุมกับทีมงานที่ต้องทำงานด้วย โดยเริ่มวางตามลำดับดังนี้

a.ผู้จัดการโดยตรงของพนักงาน เพื่อนำข้อ 1. ทั้งหมดไปพูดคุยและอาจปรับตามความเหมาะสม
b.ผู้เชี่ยวชาญเฉพาะด้าน (Subject Matter Expert) ใน Product หรือเนื้องานที่พนักงานใหม่จะต้องทำ เช่น Marketing ของ Product A, ผู้เชี่ยวชาญงานและระบบ Payroll
c.ทีมงานที่ต้องร่วมงานด้วยตลอดเวลาหรือมากกว่า 80% เพื่อให้รู้งานคร่าวๆ รวมไปถึงสิ่งที่ทีมอื่นจะช่วยเหลือ และสิ่งที่เราต้องช่วยทีมอื่น
d.ทีมงานที่ดูแลงานอื่นๆ ที่ควรรู้แต่ไม่ได้อยู่ในความรับผิดชอบ เพื่อให้การทำงานของพนักงานใหม่ราบรื่น เช่น หลักการวางแผนของ Finance หรือขั้นตอนการขายสินค้า เป็นต้น

3.กำหนด Buddy: ที่จะคอยช่วยเหลือหลักคือเป็นสะพานเชื่อมความสัมพันธ์กับคนในที่ทำงาน ถ้าเป็นทีมเดียวกันได้จะยิ่งดี และต้องพูดคุยเพื่อให้เกิดความเข้าใจที่ตรงกัน Buddy จะทำหน้าที่ช่วยเหลือในเรื่องงานเล็ก ๆ น้อย ๆ และความเป็นอยู่ทั่วไปในออฟฟิศ เช่น วัฒนธรรมของทีม สถานที่ทานอาหาร สิ่งอำนวยความสะดวกรอบออฟฟิสและบริเวณใกล้เคียง

4.กำหนดชัดเจนว่าใครจะเป็นคนหลักในการรับพนักงานในวันแรก เรียงตามลำดับที่แนะนำดังนี้

a.HR <- ถ้าในองค์กรมี
b.Buddy
c.ผู้จัดการ

5.เตรียมอุปกรณ์การทำงานที่ควรจะมีให้พร้อม และทดสอบว่าสามารถใช้งานได้เต็มที่

6.นัดแนะเวลาให้คนใหม่เข้ามาโดยต้องมีอะไรให้ทำทันทีหรือไม่ต้องรอนานเกินไป สามารถสลับสับเปลี่ยนระหว่างการรับอุปกรณ์การทำงานกับการประชุมได้ เพื่อให้คนใหม่ไม่เข้ามาสายเกินไป และไม่ต้องนั่งรอว่างๆ นานเกินไป

Job Analysis (การวิเคราะห์งาน) คืออะไร ? มาดู 4 ขั้นตอนในการวิเคราะห์งานเพื่อสร้างตำแหน่งงานที่มีประสิทธิภาพ

2.วันแรกที่พนักงานเข้าทำงาน

1. เมื่อพนักงานมาถึง คนที่ไปรับ (ข้อ 4.) ควรพาพนักงานใหม่ไปพบกับปะทักทายกับผู้คนในออฟฟิสทั้งที่ทำงานด้วยและไม่ได้ทำงานด้วย แนะนำ Buddy และพาไปหาหัวหน้างานท้ายสุด
2. รับอุปกรณ์การทำงาน ทั้งบัตรพนักงาน คอมพิวเตอร์ และ Setup Email หรือ Collaboration Tools อื่นๆ ให้ใช้งานได้ปกติ
3. หัวหน้างาน Brief ข้อ 1. ให้พนักงานฟัง และเริ่มลำดับตามแผนการประชุมที่วางไว้
4. Buddy สามารถมาคอยพูดคุยถามไถ่ ช่วยเหลือและแนะนำให้รู้จักกับทีมงานคนอื่นๆ เพื่อเริ่มต้นสร้างความสัมพันธ์ไว้
5. หลังจากทุกการประชุม หัวหน้างานควรเช็คความเข้าใจในงานของพนักงานใหม่ เพื่อให้งานออกมามีประสิทธิภาพมากที่สุด

จะเห็นได้ว่าจริง ๆ แล้ว การรับพนักงานใหม่เข้าทำงาน จะเกี่ยวข้องกับหลายทีม หลายฝ่ายมาก เพราะหากเริ่มไม่ดี จะทำให้พนักงานไม่รู้ว่าเวลาทำงานจริง ต้องไปหาใคร หรือใครจะช่วยเหลือเขาได้ วิธีเหล่านี้จะช่วยให้พนักงานสามารถทำงานได้เร็วขึ้น และไม่รู้สึกประหม่าหรือกดดันเพียงเพราะไม่รู้จักใคร