3 ขั้นตอน Layoff ด้วยจิตเมตตา – จะเตรียมตัวอย่างไรหากต้องจากกันด้วยดี

หลังจากช่วงวิกฤตโควิดในประเทศไทยนั้น ยอดผู้ป่วยอาจจะไม่ได้พุ่งสูงเหมือนที่เคยเป็น แต่ในอีกสิ่งที่มีความน่ากังวลใจพอๆกัน คือทิศทางเศรษฐกิจในอนาคตของประเทศไทยที่หลายฝ่ายคาดการณ์ว่าจะต้องใช้เวลาอีกสักพักใหญ่ๆมากจึงจะสามารถฟื้นคืนสู่ภาวะปกติได้ ซึ่งก่อนที่ธุรกิจจะเงยหัวขึ้นมาได้ หลายธุรกิจจำเป็นต้องปรับตัว ทั้งในแง่กลยุทธ์ การทำงาน

หรือแม้กระทั่งการวางแผนกำลังพล และหลายครั้ง ก็จำเป็นที่จะต้องทำการปลดคนออก (Layoff) หรือไล่คนออก ซึ่งทุกครั้งที่เกิดขึ้น ก็ล้วนแล้วแต่ก่อความลำบากใจ ทั้งพนักงานและ HR แม้ว่าจะเป็นนักทรัพยากรบุคคลผู้ช่ำชองแล้วก็ตามที ดังนั้น บทความนี้จะชวนคุณคิด 3 เรื่อง เพื่อให้การจากกันนั้นเป็นไปได้ด้วยดี

1. ประเมินผลกระทบที่จะเกิดขึ้นจากการปลดคน (Layoff) ด้วยการทำ Stakeholder Analysis

การทำการลดคนทุกครั้งนั้น องค์กรมักจะมีการประเมินผลทางธุรกิจอยู่แล้ว จึงจะมีการตัดสินใจออกนโยบายในการลดคน หรือปรับลดต่างๆ แต่อีกสิ่งหนึ่งที่อาจจะหลงลืมไปคือ การประเมินผลกระทบด้านอื่นๆที่อาจจะเกิดขึ้นนอกเหนือจากทางธุรกิจ โดยขอแนะนำให้ทำ Stakeholder Analysis เพื่อที่จะระบุผู้ที่เกี่ยวข้องกับการที่จะมีการปลดพนักงานออก ไม่ว่าจะเป็น เพื่อนร่วมงาน เพื่อนพนักงานต่างหน่วยงาน ผู้บังคับบัญชา ผู้ใต้บังคับบัญชา ลูกค้า หรือ คู่ค้าที่พนักงานท่านดังกล่าวได้ติดต่อประสานงานอยู่ โดยสามารถแยกออกเป็น 4 ประเภท ดังนี้

1.1 กลุ่มได้รับผลกระทบในงานมาก และมีความสัมพันธ์ใกล้ชิดกับผู้ที่จะถูกปลดออก

ยกตัวอย่างเช่น ตัวพนักงานที่ถูกปลด เพื่อนร่วมงาน เจ้านาย หรือลูกน้องของผู้ที่จะถูกปลดออก และอื่นๆ คนกลุ่มนี้จะต้องได้รับการสื่อสาร และให้กำลังใจ และความช่วยเหลืออย่างใกล้ชิด โดยหากเป็นไปได้ HR ควรตรวจสอบ ลักษณะของงานที่อาจต้องเปลี่ยนแปลง การ Review Job Description การถ่ายเทงานจากคนที่ถูกปลด รวมไปถึง Workload ต่างๆที่เพิ่มขึ้น และมีการสื่อสารไปยังพนักงานที่ได้รับผลกระทบเหล่านั้นให้เตรียมตัวก่อนที่จะต้องเผชิญกับปัญหาเหล่านั้น

1.2 กลุ่มได้รับผลกระทบในงานมาก แต่ไม่ได้มีความใกล้ชิดกับผู้ที่จะถูกปลดออก

ยกตัวอย่างเช่น หน่วยงานต่างแผนกที่ต้องทำงานร่วมกับคนที่ถูกปลดออก หรือแม้กระทั่งลูกค้า หรือคู่ค้าที่พนักงานดังกล่าวได้ประสานงานอยู่ คนกลุ่มนี้จำเป็นที่จะต้องได้รับการสื่อสาร และ HR ในฐานะ Business partner ควรช่วยในการตรวจสอบ Workflow การทำงาน และ Contact point ใหม่ เพื่อให้งานเป็นไปได้อย่างราบรื่น และไม่ก่อให้เกิดภาระที่มากขึ้นมากเกินไปกับคนกลุ่มนี้

1.3 กลุ่มไม่ได้รับผลกระทบต่องานมาก แต่มีความสัมพันธ์ใกล้ชิดกับผู้ที่จะถูกปลดออก

ยกตัวอย่างเช่น เพื่อนร่วมงานต่างแผนกที่สนิทสนม เป็นต้น คนกลุ่มนี้ต้องได้รับการสื่อสารข้อมูลที่ชัดเจน และเที่ยงตรง เพื่อป้องกันการเกิดข่าวลือในองค์กรที่จะนำไปสู่การทำลายขวัญและกำลังใจของพนักงานในบริษัทได้คนกลุ่มนี้ต้องได้รับการสื่อสารข้อมูลที่ชัดเจน และเที่ยงตรง เพื่อป้องกันการเกิดข่าวลือในองค์กรที่จะนำไปสู่การทำลายขวัญและกำลังใจของพนักงานในบริษัทได้

1.4 กลุ่มไม่ได้รับผลกระทบต่องานมาก และไม่ได้มีความใกล้ชิดกับผู้ที่จะปลดออก

ยกตัวอย่างเช่น พนักงานร่วมบริษัท คนกลุ่มนี้ควรได้รับการสื่อสารในภาพใหญ่ทั้งในแง่ของธุรกิจ ทั้งมุมมองของ สาเหตุ ผลกระทบ หรือข้อมูลทางการเงิน และความจำเป็นของบริษัท อย่างตรงไปตรงมา เพื่อไม่ให้เกิดข่าวลือ และให้พนักงานสามารถเตรียมตัวที่จะสู้ไปด้วยกันกับบริษัทได้อย่างถูกทิศทาง

2. มีความเข้าอกเข้าใจ (Empathy) ต่อพนักงานที่ถูกปลดออก (Layoff)

การที่พนักงานถูกปลดออกนั้น เขาได้รับผลกระทบอย่างมากอยู่แล้ว HR เราควรทำความเข้าใจเขา และช่วยเหลือในแง่ต่างๆที่สามารถทำได้ ไม่ว่าจะเป็นการเตรียมการข้อกฎหมายให้ครบถ้วน ด้วยความจริงใจ ให้ข้อมูลเรื่องของสิทธิที่เกี่ยวข้อง

หากเราจำกันได้เมื่อไม่กี่เดือนที่ผ่านมา Brian Chesky CEO ของ Airbnb ได้รับความชื่นชมอย่างมากในการออกจดหมายหาพนักงาน บางคนอาจจะมองว่า มันเป็นเพราะเงินชดเชยจำนวนมหาศาล และสวัสดิการที่ยังให้พนักงานต่อ ทำให้เกิดคำชมเหล่านี้ แต่ก็ปฎิเสธไม่ได้ว่าจุดเริ่มต้นของวิธีคิดที่นำไปสู่การตัดสินใจนี้คือการเข้าอกเข้าใจ (Empathy) พนักงาน เช่น เข้าใจว่าพนักงานต้องหางานใหม่ จึงมีบริการช่วยหางานใหม่ เข้าใจว่าพนักงานต้องมีภาระเรื่องค่ารักษาพยาบาล จึงออกค่ารักษาพยาบาลให้จนสิ้นปี 2020

แต่หากธุรกิจเราไม่ได้มีเงินถุงเงินถังขนาดนั้น สิ่งที่ HR เราสามารถทำได้คือ ให้คำแนะนำเกี่ยวกับกฎหมายที่เกี่ยวข้อง ทั้งในแง่ของเงินชดเชยการเลิกจ้าง การเบิกเงิน หรือการคงเงินในกองทุนสำรองเลี้ยงชีพ รวมไปถึงสิทธิต่างๆในระบบประกันสังคม และอาจหมายรวมถึงการช่วยพนักงานเก่าเหล่านี้ Review CV เพื่อที่เขาเหล่านี้จะนำไปหางานใหม่ได้อีกด้วย

3.วางแผนการสื่อสารอย่างชัดเจน รัดกุม และจริงใจก่อน Layoff

บางครั้งการบอกเลิกจ้างก็เป็นขั้นตอนที่สามารถสร้างความดราม่า ให้กับทั้งพนักงานที่ถูกปลดออก และ  HR ที่ได้รับหน้าที่นั้น ดังนั้น ก่อนที่จะทำการพูดคุยกับเรื่องการเลิกจ้าง ควรวางแผนการสื่อสาร ว่าจะพูดคุยเรื่องอะไรบ้าง ด้านใดบ้าง โดย HR ควรจะใช้แต้มต่อที่รู้จักพนักงานในการพูดคุย และสื่อสารเรื่องดังกล่าว โดยไม่กล่าวโทษทั้งตัวพนักงาน ตัวบริษัท รวมไปถึงผู้บริหาร โดยชี้ให้เห็นสิ่งที่เกิดขี้นต่อองค์กรตามความเป็นจริง ขั้นตอนต่างๆที่จะเกิดขึ้นและความท้าทายที่เขาต้องได้เผชิญในเวลาอันใกล้ และที่สำคัญที่สุดต้องสื่อสารด้วยความจริงใจและปรารถนาดี จะทำให้ขั้นตอนการบอกข่าวร้ายยากๆนี้ ผ่านพ้นไปได้ โดยยังมีมิตรไมตรีที่ดีต่อกัน

สุดท้ายนี้การเลิกจ้าง (Layoff) อาจจะเป็นสิ่งที่จำเป็นเพื่อที่จะรักษาธุรกิจในภาวะวิกฤตนี้ แต่การรักษาความสัมพันธ์ของบริษัท กับพนักงานที่ยังอยู่ และพนักงานที่ได้รับผลกระทบก็เป็นสิ่งที่จำเป็นต่อการเจริญเติบโตของบริษัทในระยะยาวเช่นเดียวกัน จึงควรไตร่ตรองให้รอบคอบ โดยมองบริบทของบริษัทของท่านให้ครบถ้วน ก่อนที่จะลงมือทำอะไรลงไป เพราะสิ่งที่ท่านทำ จะส่งผลต่อความทรงจำของพนักงานทั้งที่ยังอยู่ในองค์กร และที่ออกไปแล้ว ตลอดชั่วชีวิตการทำงานของเขาแน่นอน