PDCA ประโยชน์ และตัวอย่างการใช้เพื่อพัฒนาองค์กร

PDCA ย่อมาจาก Plan-Do-Check-Act หรือ วางแผน-ลงมือทำ-ตรวจสอบ-ปรับปรุง เป็นวงจรบริหารงานคุณภาพที่ช่วยให้องค์กรแก้ปัญหาและพัฒนากระบวนการทำงานอย่างต่อเนื่อง จึงมักเรียกอีกอย่างว่า PDCA Cycle หรือ PDCA Model

หัวใจของ PDCA ไม่ได้อยู่ที่การทำแผนให้สมบูรณ์ตั้งแต่ครั้งแรก แต่อยู่ที่การทดลองในขอบเขตที่ควบคุมได้ วัดผลจากข้อมูลจริง แล้วนำสิ่งที่เรียนรู้กลับมาปรับแผนในรอบถัดไป

ที่ผ่านมา HREX เคยแนะนำเครื่องมือบริหารจัดการหลายรูปแบบ เช่น POCCC, POSDC และ POLC ส่วนบทความนี้จะอธิบายว่า PDCA มีอะไรบ้าง มีประโยชน์อย่างไร พร้อมตัวอย่างการใช้ PDCA ในองค์กรและงาน HR ตลอดจนความแตกต่างระหว่าง PDCA กับ PDSA

PDCA คืออะไร และย่อมาจากอะไร

PDCA คือ วงจรบริหารงานคุณภาพ 4 ขั้นตอน ได้แก่ Plan, Do, Check และ Act ใช้สำหรับปรับปรุงกระบวนการ สินค้า บริการ หรือวิธีทำงานอย่างเป็นระบบ จุดเด่นของ PDCA Cycle คือสามารถทำซ้ำได้ เมื่อจบรอบหนึ่ง ข้อมูลและบทเรียนที่ได้จะกลายเป็นจุดตั้งต้นของรอบใหม่ ทำให้องค์กรเกิดการพัฒนาอย่างต่อเนื่อง (Continuous Improvement) ไม่ใช่แก้ปัญหาเพียงครั้งเดียวแล้วจบ

แนวคิดของวงจรนี้มีรากฐานจากงานของ วอลเตอร์ แอนดรูว์ ชิวฮาร์ท (Walter Andrew Shewhart) และได้รับการพัฒนาเป็น PDCA ในญี่ปุ่นช่วงทศวรรษ 1950 หลังการบรรยายด้านการควบคุมคุณภาพของ ดร.วิลเลียม เอ็ดเวิร์ด เดมิ่ง (Dr. W. Edwards Deming)

อย่างไรก็ตาม The W. Edwards Deming Institute ระบุว่าเดมิ่งให้ความสำคัญกับ PDSA หรือ Plan-Do-Study-Act มากกว่า PDCA เพราะคำว่า Study เน้นการเรียนรู้จากผลลัพธ์และทบทวนสมมติฐาน ขณะที่ PDCA เน้นตรวจสอบผลและปรับปรุงการดำเนินงาน ทั้งสองแนวคิดจึงคล้ายกัน แต่มีจุดเน้นต่างกัน

ประโยชน์ของ PDCA

เรียบง่ายและทำซ้ำได้ คือคุณสมบัติหลักของวงจรบริหารงานคุณภาพ สิ่งนี้ทำให้ PDCA มีประโยชน์เหนือเครื่องมืออื่นดังนี้

• สร้างประสิทธิภาพและประสิทธิผลที่ดีกว่า – เพราะกระบวนการนี้เริ่มต้นที่ปัญหา และต้องการแก้ไขมันเพื่อนำไปสู่เป้าหมายขององค์กร
• เกิดการปรับปรุงพัฒนาอย่างต่อเนื่อง – เพราะเป็นกระบวนการที่ทำซ้ำได้ในระยะยาว จึงเกิดประสิทธิภาพสูงสุดหากปฏิบัติอย่างต่อเนื่อง
• ทำให้ตัดสินใจง่ายขึ้น – เพราะมีการตั้งเป้าหมายและการวัดผลที่ชัดเจน ข้อมูลที่ได้มาสามารถนำมาวิเคราะห์เพื่อพัฒนาองค์กรต่อไป
• ลดความเสี่ยงในการจัดการ – เพราะกระบวนนี้ประยุกต์ใช้กับทีมเล็ก ๆ ก่อน หากเกิดความผิดพลาดก็จะควบคุมสถานการณ์ได้ง่ายกว่า ทั้งยังสามารถอุดรอยรั่วไม่ให้เกิดความเสี่ยงในอนาคต

อย่างไรก็ตาม PDCA ไม่เหมาะกับโครงการที่ต้องการแก้ปัญหาอย่างเร่งด่วน เพราะต้องใช้ระยะเวลายาวนานในการดำเนินการ ฉะนั้นถ้าเป็นโปรเจกต์สั้น ๆ เครื่องมืออื่นอาจจะตอบโจทย์กว่า 

ที่สำคัญ PDCA ต้องการความร่วมมือจากผู้มีส่วนเกี่ยวข้องเป็นอย่างมาก การจูงใจพนักงานให้เข้าใจเป้าหมายเดียวกันจึงสำคัญ

สิ่งสำคัญในการสร้างแรงจูงใจในการทำงานให้กับพนักงานคืออะไร

PDCA มีอะไรบ้าง? 4 ขั้นตอนของ Plan-Do-Check-Act

PDCA ประกอบด้วย 4 ขั้นตอนที่เชื่อมต่อกันเป็นวงจร ดังนี้

P – Plan ระบุและวิเคราะห์ปัญหา

เริ่มต้นการวางแผนจะต้องมีเป้าหมายที่ชัดเจนเสียก่อน โดยขั้นตอนนี้ต้องกำหนดให้ครอบคลุมทั้งกระบวนการตั้งแต่เริ่มไปจนถึงสุดสิ้นสุดว่า มีปัญหาอะไรที่จะต้องแก้ไข ใครเป็นผู้รับผิดชอบที่เกี่ยวข้อง กระบวนการค้นหาข้อมูลคืออะไร กระบวนการแก้ไขคืออะไร โดยเฉพาะระบุตัวชี้วัด เช่น KPIs หรือ OKR ที่ชัดเจน แล้วทำออกมาเป็นแผนการดำเนินงาน (Action Plan) ซึ่งสามารถปรับเปลี่ยนได้ตามความเหมาะสม

ทั้งนี้ เรามีคำถามเล็ก ๆ เอาไว้ถามตัวเองก่อนข้ามไปยังขั้นตอนต่อไปว่า.​..

• ปัญหาสำคัญที่จะต้องได้รับการแก้ไขคืออะไร
• ทรัพยากรที่ต้องการคืออะไร
• ทรัพยากรที่มีอยู่คืออะไร
• อะไรคือทางออกที่ดีที่สุดภายใต้ทรัพยากรที่มีอยู่
• แผนนี้จะสำเร็จด้วยเงื่อนไขอะไรบ้าง
• และอะไรคือเป้าหมายที่แท้จริงที่เราต้องการ

ถ้าสามารถตอบคำถามเหล่านี้ได้อย่างชัดเจน ก็เตรียมพร้อมสู่ขั้นตอนต่อไปได้เลย

D – Do พัฒนาทางออกและดำเนินการตามแผน

หลังจากกำหนดแผนแล้วก็ถึงเวลาที่จะลงมือทำ เพราะเราจะต้องนำแผนดังกล่าวมาใช้จริง ดำเนินการจริง เพื่อให้เห็นผลลัพธ์จริง 

ในขั้นตอนนี้ทุกคนต้องระลึกไว้เสมอว่า การดำเนินการจะเกิดปัญหาอื่นตามมาเสมอ นั่นจึงเป็นเหตุผลว่าควรใช้แผนดังกล่าวกับทีมนำร่องไม่กี่คนหรือเป็นโปรเจกต์เล็ก ๆ เสียก่อน เพราะสภาพแวดล้อมที่ควบคุมได้จะป้องกันความเสียหายที่เกิดขึ้นไม่ให้ส่งผลกระทบไปทั้งบริษัท 

C – Check ประเมินและสรุปผล

เมื่อดำเนินการมาถึงจุดหนึ่งแล้ว เราจะต้องตรวจสอบให้ได้ว่า แผนดังกล่าวมีผลลัพธ์เป็นไปตามตัวชี้วัดที่ต้องการหรือไม่

ถ้าประสบความสำเร็จตามตัวชี้วัด ก็สามารถดำเนินการไปสู่ขั้นตอนสุดท้ายได้เลย แต่ถ้าไม่ประสบความสำเร็จ ก็ควรนำข้อมูลที่ได้มาวิเคราะห์หาสาเหตุของปัญหา แล้วดำเนินการขั้นตอนที่ 1 – 3 ใหม่จนกว่าจะประสบความสำเร็จหรือผ่านตัวชี้วัดที่กำหนดไว้

A – Act ปรับปรุงแก้ไขและวางแผนใหม่ต่อไป

ถ้าการปฏิบัติแผนดังกล่าวประสบความสำเร็จเป็นอย่างดี ก็ถึงเวลานำแผนนั้นมาประยุกต์ใช้กับทุกคนองค์กร ผ่านการประกาศ ประชุม อีเมล หรือการจัดการอบรมภายในบริษัท เพื่อสร้างการเปลี่ยนแปลงจนเกิดตามมาตรฐานใหม่

ทั้งนี้ อย่าลืมว่า PDCA เป็นกระบวนการที่ทำซ้ำได้ ไม่ใช่สำเร็จแล้วจะหยุดเลยทันที ทางที่ดีเราควรต่อยอดแผนใหม่ภายใต้ความคิดว่า “จะต้องดีกว่าเดิมเสมอ” และมองหาวิธีใหม่ ๆ เพื่อปรับปรุงพัฒนาองค์กรไปเรื่อย ๆ อย่างไม่มีวันหยุด

ตัวอย่าง PDCA ในการพัฒนาองค์กรและงาน HR

ฝ่ายทรัพยากรบุคคล หรือ ฝ่ายทรัพยากรมนุษย์ (Human Resources : HR) สามารถนำเครื่องมือนี้ไปใช้ในการพัฒนาศักยภาพสมาชิกองค์กรได้ทุกแง่มุม ไม่ว่าจะเป็นการวางแผนพัฒนาทักษะความรู้ การพัฒนาทักษะทางเทคนิค ไปจนถึงเรื่องของการสร้างวัฒนธรรมองค์กรใหม่ ขึ้นอยู่ว่าอะไรคือปัญหาหรืออุปสรรคสำคัญขององค์กรที่อยากพัฒนาปรับปรุง

ตัวอย่างสมมติ: ลดเวลาการอนุมัติเอกสารภายในองค์กร

สมมติว่าองค์กรใช้เวลาอนุมัติเอกสารเฉลี่ย 3 วัน เพราะมีขั้นตอนซ้ำซ้อน ทีมงานจึงตั้งเป้าลดเวลาเหลือไม่เกิน 1 วันภายใน 8 สัปดาห์ โดยนำ PDCA มาใช้ดังนี้

• P – Plan: ทำแผนผังกระบวนการเดิม ระบุขั้นตอนที่ซ้ำซ้อน กำหนดผู้รับผิดชอบ และใช้ระยะเวลาเฉลี่ยต่อเอกสารกับอัตราเอกสารที่ต้องแก้ไขเป็นตัวชี้วัด
• D – Do: ทดลองขั้นตอนใหม่กับหนึ่งแผนกเป็นเวลา 4 สัปดาห์ พร้อมบันทึกเวลา ปัญหา และข้อเสนอแนะของผู้ใช้งาน
• C – Check: เปรียบเทียบผลกับข้อมูลก่อนทดลอง หากเวลาเร็วขึ้นแต่เอกสารผิดพลาดมากขึ้น แสดงว่ายังไม่ควรขยายผลทันที
• A – Act: หากผลบรรลุเป้าหมาย ให้จัดทำขั้นตอนมาตรฐานและขยายไปยังแผนกอื่น หากยังไม่ถึงเป้าหมาย ให้วิเคราะห์สาเหตุและเริ่มวงจรใหม่

ตัวเลขข้างต้นเป็นเพียงตัวอย่างเพื่อให้เห็นวิธีตั้งเป้าหมาย สิ่งสำคัญคือแต่ละองค์กรต้องใช้ข้อมูลจริงของตนเองเป็นฐานในการวางแผนและประเมินผล

ตัวอย่างการใช้ PDCA ในงาน HR

• การสรรหา: ลดระยะเวลาปิดตำแหน่ง โดยทดลองช่องทางรับสมัครใหม่และวัด Time to Fill กับคุณภาพผู้สมัคร
• Onboarding: เพิ่มสัดส่วนพนักงานใหม่ที่ผ่านรายการเตรียมความพร้อมครบถ้วนภายใน 30 วัน
• การฝึกอบรม: ทดลองหลักสูตรกับกลุ่มเล็ก แล้ววัดผลก่อนเรียน-หลังเรียนและการนำทักษะไปใช้จริง
• Employee Engagement: เลือกประเด็นจากผลสำรวจ ทดลองกิจกรรมกับทีมเป้าหมาย และวัดการเปลี่ยนแปลงก่อนขยายผล

ฉะนั้นหากนำ PDCA มาใช้ในการพัฒนาศักยภาพบุคลากรในองค์กร เช่น วางแผนพัฒนาภาษาอังกฤษ หรือวางแผนเสริมสร้างทักษะคอมพิวเตอร์ ฯลฯ ก็จะทำให้บุคลากรเหล่านั้นเติบโตเป็นพนักงานที่มีศักยภาพสูงขึ้น ทำงานผิดพลาดน้อยลง องค์กรก็จะเดินหน้าสู่เป้าหมายได้อย่างมั่นคง

ข้อผิดพลาดที่พบบ่อยเมื่อนำ PDCA ไปใช้

• วางแผนโดยไม่มีข้อมูลตั้งต้น: ทำให้ไม่รู้ว่าผลลัพธ์ดีขึ้นจริงหรือไม่
• ไม่มีเป้าหมายและตัวชี้วัด: ขั้น Check จึงกลายเป็นการตัดสินจากความรู้สึก
• ทดลองพร้อมกันทั้งองค์กร: หากแผนมีปัญหา ผลกระทบจะกว้างและหาสาเหตุได้ยาก
• ตรวจสอบแต่ไม่วิเคราะห์สาเหตุ: การรู้ว่าไม่สำเร็จยังไม่เพียงพอ ต้องเข้าใจว่าเพราะอะไร
• จบที่ Act แล้วไม่เริ่มรอบใหม่: PDCA จะสร้างการพัฒนาต่อเนื่องได้ก็ต่อเมื่อทำเป็นวงจร

PDCA กับ PDSA ต่างกันอย่างไร

PDSA ย่อมาจาก Plan-Do-Study-Act มีโครงสร้างใกล้เคียงกับ PDCA แต่ต่างกันที่ขั้นตอนที่สาม โดย PDCA ใช้ Check เพื่อตรวจสอบผลเทียบกับเป้าหมาย ส่วน PDSA ใช้ Study เพื่อศึกษาผลลัพธ์ ทบทวนสมมติฐาน และสร้างความรู้ใหม่จากการทดลอง

ในทางปฏิบัติ องค์กรสามารถเลือกใช้ให้เหมาะกับเป้าหมาย โดยไม่จำเป็นต้องมองว่าเครื่องมือใดดีกว่าอีกเครื่องมือหนึ่งเสมอไป

FAQ คำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับ PDCA

PDCA ย่อมาจากอะไร ?

PDCA ย่อมาจาก Plan, Do, Check และ Act หมายถึง วางแผน ลงมือทำ ตรวจสอบ และปรับปรุง เป็นวงจรสำหรับแก้ปัญหาและพัฒนางานอย่างต่อเนื่อง

PDCA Cycle กับ PDCA Model ต่างกันหรือไม่ ?

โดยทั่วไปทั้งสองคำหมายถึงแนวคิดเดียวกัน แต่คำว่า Cycle เน้นว่ากระบวนการต้องวนซ้ำ ส่วนคำว่า Model ใช้เรียกกรอบการทำงานทั้ง 4 ขั้นตอน

PDCA เหมาะกับงานประเภทใด ?

เหมาะกับงานที่มีเป้าหมายและวัดผลได้ เช่น การลดข้อผิดพลาด ลดเวลาทำงาน พัฒนาคุณภาพบริการ ปรับปรุงการสรรหา หรือยกระดับการฝึกอบรม โดยควรเริ่มทดลองในขอบเขตเล็กก่อน

PDCA ต้องทำกี่รอบ ?

ไม่มีจำนวนรอบตายตัว ควรทำซ้ำจนกระบวนการบรรลุเป้าหมายและยังใช้ต่อเพื่อรักษามาตรฐานหรือค้นหาโอกาสพัฒนาใหม่

บทสรุป

แม้ PDCA จะได้รับการพัฒนาและใช้อย่างแพร่หลายมาตั้งแต่ช่วงทศวรรษ 1950 แต่ยังคงประยุกต์ใช้ได้ดีในปัจจุบัน เพราะการทำธุรกิจ, การบริหารงาน, การจัดการทรัพยากรบุคคล หรือแม้แต่การใช้ชีวิตประจำวันของเราหนีไม่พ้นการเผชิญหน้ากับปัญหา อยู่ที่ว่าเราจะรับมือกับมันอย่างไรต่างหาก

PDCA จึงเป็นอีกหนึ่งเครื่องมือที่ช่วยให้ทุกคนแก้ไขปัญหาได้อย่างมีประสิทธิภาพ และสร้างให้เกิดการพัฒนาอย่างต่อเนื่อง ผ่าน 4 ขั้นตอนง่าย ๆ แค่ วางแผน-ปฏิบัติ-ตรวจสอบ-ปรับปรุงแก้ไข ซึ่งสามารถทำซ้ำใหม่ได้เรื่อย ๆ

ไม่แปลกที่ PDCA จะกลายเป็นเครื่องมือสำคัญที่หลายองค์กรนำไปประยุกต์ใช้ กระทั่งเกิดการพัฒนาอย่างไม่มีที่สิ้นสุด