Casual Collision การบังเอิญเจอที่ HR ไม่อยากให้บังเอิญ

ในฐานะของคนทำงาน HR เราจะได้ยินคำว่า Casual Collision บ่อยขึ้นในช่วง 2-3 ปีที่ผ่านมา เพราะสถานการณ์โลกได้บังคับให้คนต้องทำงานแบบตัวคนเดียวอย่างหลีกเลี่ยงไม่ได้ บรรยากาศแบบเดิม ๅ ที่ทุกคนได้สื่อสารกันในออฟฟิศต้องหายไปอย่างฉับพลัน

การระดมสมองต่าง ๆ แม้จะทำได้ผ่านเทคโนโลยีที่เติบโตควบคู่กันมาแต่ก็เทียบไม่ได้เลยกับสิ่งที่เกิดขึ้นในชีวิตประจำวันตามสถานการณ์ปกติ ดังนั้นเพื่อดึงพนักงานทุกคนออกจากความเหงาและเพื่อให้พนักงานทุกแผนกมีความสนิทสนมกลมเกลียวกันมากขึ้น Casual Collision จึงเป็นสิ่งที่ HR ต้องร่วมสร้างให้เกิดภายในองค์กรไม่ว่าจะยากแค่ไหนก็ตาม

Casual Collision คืออะไร มีประโยชน์กับการทำงานมากแค่ไหน อ่านทุกเรื่องที่คุณต้องรู้ได้ที่นี่

Casual Collision หรือการเจอกันโดยบังเอิญของพนักงานคืออะไร ?

คุณ Mirit Cohen ซึ่งเป็น Senior Manager of Global Workplace Experience Programs จาก Adobe กล่าวว่า Casual Collision เป็นคำที่ใช้กันใน Silicon Valley อธิบายโดยง่ายว่ามันหมายถึงการเผชิญหน้าของพนักงาน เพื่อนำไปสู่สิ่งที่ดีขึ้น

และเมื่อพูดถึงคำว่าเผชิญหน้าของพนักงาน เราไม่ได้หมายความถึงการต่อสู้หรือการถกเถียงกันแต่อย่างใด เพราะเรากำลังหมายถึงการที่พนักงานสามารถเจอกันโดยบังเอิญตามจุดต่าง ๆ ภายในออฟฟิศ ซึ่งการพบเจอเหล่านี้จะทำให้เกิดการพูดคุย ไม่ว่าจะเป็นเรื่องชีวิตประจำวัน เรื่อยไปจนถึงเรื่องงาน ซึ่งรู้ไหมว่าการพูดคุยที่เกิดขึ้นในบริบทนี้ จะช่วยพนักงานได้ทั้งเรื่องของสุขภาพกายใจ  ตลอดจนนำไปสู่แนวคิดนวัตกรรมที่จะผลักดันองค์กรให้ก้าวไปอีกขั้นได้เลย

ประเด็นนี้ถูกพูดถึงกันมากขึ้นในโลกหลังโควิด-19 เพราะอย่าลืมว่ามุมมองของคนที่มีต่อออฟฟิศได้เปลี่ยนไปมากอย่างไม่น่าเชื่อ เรามีทั้งคนที่มองว่าการทำงานอยู่คนเดียวมันเปลี่ยวเหงา รวมถึงคนที่รู้สึกว่าการทำงานอยู่คนเดียวมีความคล่องตัวสะดวกสบายมากกว่า แต่ไม้ว่าจะรู้สึกอย่างไร การได้พูดคุยกับเพื่อนร่วมงานมากขึ้นก็จะช่วยลดความเหงา และทำให้เกิดความแน่นแฟ้นระหว่างคนในแต่ละแผนกมากกว่าเดิม ไม่ปล่อยให้เราต้องสู้อย่างโดดเดี่ยวอีกต่อไป

ดังนั้นเมื่อการเจอกันของพนักงานเป็นเรื่องดีขนาดนี้ เหล่า HR จึงเกิดแนวคิดว่าทำไมเราไม่สร้างบรรยากาศในออฟฟิศให้เหมาะสม และกระตุ้นให้เกิดการพบปะกันของพนักงานมากกว่าเดิมไปเลยล่ะ ? เพราะอย่าลืมว่ารากฐานของการพูดคุยแบบสบายใจย่อมมาจากการพบเจอที่ไม่ได้ถูกบังคับ สิ่งที่ได้จาก Casual Collision จึงแตกต่างจากการจับพนักงานมานั่งอยู่ในห้องประชุม

เนื่องจากเราจะได้พูดคุยกันสบาย ๆ ได้สอบถามสารทุกข์สุกดิบ ได้แลกเปลี่ยนความเห็นกันตามความเชื่อที่มีอยู่โดยปราศจากข้อบังคับ เรียกว่าเป็นความเห็นที่เต็มไปด้วยพลังสร้างสรรค์ หรืออย่างน้อยก็ช่วยให้เกิดความรู้สึกผ่อนคลายมากกว่าตอนที่มีกฎเกณฑ์ครอบอยู่อย่างมีนัยสำคัญ

เราจะสร้าง Casual Collision หรือการบังเอิญเจอกันของพนักงานได้อย่างไร

กระบวนการที่ง่ายที่สุดและมักถูกนำมาพูดถึงคือการจัดสรรพื้นที่ภายในออฟฟิศใหม่ โดยเราสามารถอธิบายถึงกระบวนการที่ทำให้เกิด Casual Collision ได้เป็นหัวข้อดังต่อไปนี้

ออกแบบพื้นที่ในออฟฟิศใหม่

แม้เราจะไม่ได้สร้างกำแพงเอาไว้ แต่การออกแบบออฟฟิศที่ไร้ระเบียบ ก็เปรียบเสมือนการตั้งกำแพงล่องหนเอาไว้เพื่อแยกพนักงานออกจากกัน ดังนั้นเราต้องตรวจสอบดูว่าลักษณะการตกแต่งออฟฟิศมีความผ่อนคลายหรือไม่ และการจัดสรรพื้นที่มีความเหมาะสมหรือวางไปโดยที่ไม่ถูกวางแผน เราต้องมีพื้นที่ส่วนกลางให้คนมีโอกาสได้พบเจอกันด้วย เช่นการจัดพื้นที่ให้แคบลง เพื่อกระตุ้นให้เกิดการเดินสวนของพนักงานซึ่งจะนำไปสู่การเผชิญหน้ากัน

Office สมัยนี้ตอบโจทย์กับ Lifestyle ของคนรุ่นใหม่รึยัง ?

จัดสรรพื้นที่ของจุดกดน้ำใหม่

จุดกดน้ำหรือห้องครัว เป็นพื้นที่ส่วนกลางยอดนิยมที่มักนำมาใช้เพื่อสร้าง Casual Collision ดังนั้นแทนที่จะมีจุดกดน้ำจุดเดียว เราอาจใช้วิธีเพิ่มจุดกดน้ำไปในบริเวณที่ครอบคลุมมากขึ้น หรือพิจารณาแล้วว่าจะทำให้เกิดการเผชิญหน้าของคนแต่ละแผนกได้ดีดีกว่าเดิม จุดกดน้ำเป็นเพียงสื่อหนึ่งที่จะช่วยให้เกิดเรื่องนี้ขึ้นเท่านั้น หาก HR พิจารณาแล้วว่ามีอุปกรณ์ส่วนกลางอื่น ๆ ที่สามารถกระตุ้นให้เกิดพฤติกรรมลักษณะเดียวกันได้ ก็สามารถใช้สิ่งนั้นแทนได้เลย

La Marzocco แบรนด์เครื่องชงกาแฟระดับโลกบริหารคนอย่างไร

หาพื้นที่ภายในออฟฟิศเพื่อแสดงความเป็นตัวของตัวเอง

เราสามารถใช้วิธีพื้นฐาน เช่น การเพิ่มบอร์ดเข้าไปในบริเวณพื้นที่ส่วนกลาง โดยข้อมูลบนนั้นคือเรื่องราวส่วนบุคคลของพนักงานในแต่ละแผนกนอกเหนือจากเรื่องที่เกี่ยวกับการทำงาน เช่น เพลงที่ชอบ, ภาพยนตร์ที่ชอบ หรืออื่น ๆ เพื่อกระตุ้นให้คนในองค์กรเห็นว่ายังมีพนักงานอีกหลายท่านที่มีรสนิยมแบบเดียวกันและสามารถพูดคุยกันได้โดยไม่รู้สึกเขิน

วิธีนี้จะช่วยให้เกิดความผ่อนคลาย ไม่รู้สึกกดดันหากต้องเผชิญหน้ากับคนอื่น เหมือนในกรณีที่เราไม่รู้จักอะไรเกี่ยวกับเขาเลย

จัดกิจกรรมเฉพาะของแต่ละแผนก

หากวิธีสร้างบรรยากาศไม่ได้ผล HR ก็สามารถกำหนดให้แต่ละแผนกจัดกิจกรรมขึ้นมาได้เลย เพื่อเปิดโอกาสให้พนักงานจากแผนกอื่นได้สอบถามทุกเรื่องที่สนใจ และสามารถแลกเปลี่ยนความรู้ หรือขอให้ไปเป็นพี่เลี้ยงได้ตามความเหมาะสม

ในที่นี้เราควรเข้าไปกำกับดูแลเพียงหลวม ๆ เท่านั้น อย่าให้พนักงานรู้สึกกดดันจนไม่กล้าเอ่ยปากถามเด็ดขาด

จัดอีเวนท์สนุก ๆ ในออฟฟิศ

Team Building ยังคงเป็นกลไกสำคัญในการสร้างความสัมพันธ์ในองค์กร ในที่นี้เราควรจัดอีเวนท์ที่ไม่ได้อ้างอิงกับงานมากเกินไปนัก เช่นการเลี้ยงเครื่องดื่มพนักงานฟรี, การเลี้ยงอาหารกลางวันฟรี เป็นต้น และภายใต้กระบวนการนี้ หากเราแทรกกิจกรรมบางอย่างเข้าไปเพื่อให้พนักงานมีส่วนร่วม พนักงานก็จะไม่รู้สึกกดดันหรือรู้สึกเครียด

HR ต้องเน้นย้ำให้เห็นว่าการกิจกรรมเหล่านี้มีเป้าหมายเพื่อสร้างความสบายใจ อย่าทำให้พนักงานรู้สึกว่าองค์กรมีวาระแอบแฝงเสมอ เพราะจะทำให้หมดสนุกและไม่ยอมเปิดใจอีกเลย

ประโยชน์ของ Casual Collision มีอะไรบ้าง ?

หากคุณมีคำถามว่าทำไม HR จึงควรให้ความสำคัญกับการจัดระเบียบองค์กรใหม่เพื่อให้เกิดการพบกันโดยบังเอิญ เราสามารถอธิบายถึงประโยชน์ของมันได้ดังนี้

การวิจัยเรื่อง Office Chit-Chat as a Social Ritual ระบุว่าการได้พูดคุยกับคนอื่นเล็ก ๆ น้อย ๆ ระหว่างวันจะช่วยให้เรามีทักษะในการเข้าสังคมมากขึ้น รู้จักวางตัวมากขึ้น และทำให้อารมณ์ดีขึ้น ขณะเดียวกันการได้พูดคุยกับเพื่อนร่วมงานเป็นระยะจะทำให้เรารู้สึกเป็นส่วนหนึ่งขององค์กร ไม่ได้แปลกแยกหรืออยู่ตัวคนเดียวอีกต่อไป สรุปเป็นคำพูดง่าย ๆ ว่าการพูดคุยเล็ก ๆ น้อย ๆ ในออฟฟิศสามารถแปลผันเป็นผลลัพธ์ที่ยิ่งใหญ่ต่อธุรกิจได้เลย

ผลสำรวจนี้นำไปสู่คำถามที่ว่าแม้เราจะทำงานได้ดีด้วยตัวคนเดียว แต่การอยู่ท่ามกลางความเปลี่ยวเหงาถือเป็นผลดีต่อการทำงานจริง ๆ หรือไม่ ? แม้เราจะไม่มีคำตอบที่ฟันธงได้อย่างชัดเจน แต่ก็มีผลสำรวจที่ทำขึ้นในปี 2018 ระบุว่าความความโดดเดี่ยวมีผลต่อประสิทธิภาพการทำงานโดยตรง

ซึ่งผลสำรวจนี้ได้เก็บข้อมูลจากบุคลากรจำนวน 15,000 คน และพบว่าพนักงานที่มีเพื่อนสนิทในออฟฟิศสามารถทำงานได้ดีกว่าคนที่ชอบอยู่คนเดียวถึง 33% และรู้สึกว่าอยากทำงานกับองค์กรต่อไปมากกว่าพนักงานที่ชอบอยู่คนเดียว

กระบวนการ Retention ตรงนี้ถือเป็นองค์ประกอบสำคัญของโลกธุรกิจในปัจจุบัน อันเป็นช่วงที่มีแรงงานในระบบน้อยกว่าที่เคย

คุณ David Burkus ผู้เขียนหนังสือเรื่อง Leading From Anywhere: The Essential Guide to Managing Remote Teams กล่าวว่า “Casual Collision คือสิ่งที่คนทำงานขาดหายไปในช่วงที่เราต้องทำงานอยู่บนโลกออนไลน์ (Virtual) เพราะในโลกที่ทุกอย่างต้องทำผ่านเครื่องมือ เราจะไม่ได้เจอกับสิ่งที่ปราศจากโครงสร้าง (Unstructured) อย่างการบังเอิญเจอเพื่อนร่วมงานใส่เสื้อฟุตบอลทีมโปรด และได้พูดคุยถึงบนการแข่งขันเมื่อคืนที่ผ่านมา” เป็นต้น

เมื่อเราได้เรียนรู้เรื่องราวของเพื่อนร่วมงานนอกเหนือจากในบริบททางธุรกิจ เราก็จะรู้สึกใกล้ชิดกันมากขึ้น (Bonding) กลไกนี้จะเกิดขึ้นไม่ได้เลยในโลกออนไลน์ เพราะพนักงานแต่ละคนต่างมีโลกของตัวเอง เรามักใช้เวลานอกเหนือจากการทำงานพูดคุยกับกลุ่มเพื่อนที่สนิทหรือรู้จักกันอยู่แล้ว และค่อยเปิดงานขึ้นมาทำในเวลาที่จำเป็นเท่านั้น

ประเด็นที่น่าสนใจของเรื่องนี้คืออะไร ? คำตอบคือการพูดคุยแบบนี้เคยถูกมองเป็นเรื่องไร้สาระและเสียเวลาในช่วงที่สถานการณ์โลกยังเป็นปกติ แต่กลับกลายเป็นสิ่งที่ผู้คนนึกถึงและตีค่าว่าเป็นประโยชน์เมื่อสถานการณ์โลกเปลี่ยนไป แปลว่าเราไม่สามารถคาดการณ์อะไรได้เลย มีแต่ต้องเตรียมตัวให้พร้อมรับมือกับทุกสถานการณ์เท่านั้น

ต้องอธิบายก่อนว่าการพูดคุย ในลักษณะของ Casual Collision ต้องไม่ใช่การซุบซิบนินทาเพราะถือเป็นการประพฤติตนไม่เหมาะสมในองค์กรเอสอาร์ทีนอกเหนือจากการสร้างบรรยากาศให้คนสามารถพบปะกันได้ก็ต้องคำนึงถึงความเหมาะสมในการสื่อสารภายในองค์กรด้วย

คุณ Mirit Cohen จาก Adobe ได้ให้คำอธิบายเพิ่มเติมถึงประโยชน์ของ Casual Collision ดังนี้

1. ในแง่การทำงาน (Functional) : การพบเจอกับผู้อื่นโดยบังเอิญจะทำให้เกิดการพูดคุยที่หลากหลาย ได้เห็นมุมมองใหม่ ๆ ที่จะนำไปพลิกแพลงกับการทำงานได้ ลองนึกดูว่าหากคุณพบเจอแต่คนเดิม ๆ วิสัยทัศน์แบบเดิม ๆ ความรู้แบบเดิม ๆ คุณก็จะได้วิธีการแก้ปัญหาแบบเดิม แต่หากคุณได้เจอกับคนใหม่ ได้เห็นแนวคิดใหม่ เราก็อาจพบเจอวิธีการแก้ไขปัญหาแบบอื่นที่มีประสิทธิภาพเทียบเท่าหรือมากกว่าก็ได้

ดังนั้นการพูดคุยกับคนที่ไม่คุ้นเคยจะทำให้กระบวนการทำงานของเราเร็วขึ้นได้จริง นอกจากนี้การได้รู้ว่าเพื่อนร่วมงานกำลังทำอะไรอยู่ก็สามารถเป็นแรงบันดาลใจ และทำให้เรารู้สึกว่าองค์กรมีเป้าหมายที่ยิ่งใหญ่ การได้เป็นส่วนหนึ่งของกระบวนการเหล่านั้นเป็นเรื่องที่มีคุณค่า นำไปสู่ความรู้สึกรักในองค์กร และอยากร่วมกันพัฒนาให้ดีขึ้นต่อไป

2. ในแง่ส่วนบุคคล (Personally) : สิ่งที่ชัดเจนที่สุดคือความเป็นส่วนหนึ่งขององค์กร (Sense of Belonging) โดยมีพนักงานของ Adobe กล่าวว่าการได้ร่วมกินข้าวบนโต๊ะอาหารส่วนกลางทำให้เขาได้พบเจอกับคนใหม่ ๆ ได้ง่ายขึ้น แถมยังรู้สึกมีส่วนร่วม (Feeling Include) มากกว่าเดิม เพราะอย่าลืมว่าไม่ใช่ทุกคนที่มีความสามารถในการเข้าหาผู้อื่น ยังไม่ต้องหมายถึงคนที่เป็น Introvert ก็ได้ แต่สามารถหมายถึงคนที่เป็นพนักงานใหม่ หรือเริ่มทำงานในช่วงที่ยังไม่ต้องเข้าออฟฟิศเป็นประจำก็ได้เช่นกัน

3. ในแง่ของความเชื่อและวัฒนธรรม (Cultural) : เมื่อเราได้เจอกับเพื่อนร่วมงานที่หลากหลาย และต่างฝ่ายต่างมีเรื่องมาแลกเปลี่ยนกันตลอด ก็เป็นเรื่องธรรมดาที่เราจะอยากเก่งขึ้น และอยากเป็นคนฉลาดในหมู่คนเหล่านั้น

เหตุนี้เมื่อวัฒนธรรมองค์กรค่อย ๆ เปลี่ยนไป พนักงานก็จะหมั่นหาความรู้เพื่อให้ตัวเองดูดี และสามารถแลกเปลี่ยนข้อมูลกับคนรอบข้างได้อย่างมีประสิทธิภาพ จากนั้นพอ Casual Collision เริ่มได้ประโยชน์มากขึ้นเท่าไหร่ คนก็จะยิ่งเห็นความสำคัญของการพบเจอแบบนี้มากขึ้นเท่านั้น ถือเป็นอีกกลไกที่เสริมพลังให้องค์กรนอกเหนือจากการประชุมตามวาระทั่วไป

HR ยุคใหม่ต้องไม่หยุดเรียนรู้ ยิ่งค้นคว้า องค์กรก็ยิ่งเติบโตขึ้น

เรามักได้ยินอยู่เสมอว่าเทรนด์ HR ประจำปี 2024 คือการเปลี่ยนฝ่ายบุคคลจากผู้สนับสนุน (Supporter) ไปเป็นผู้นำการเปลี่ยนแปลง (Business Driver) ที่จะคอยผลักดันธุรกิจไปข้างหน้า หมายความว่า HR ในอดีตอาจกลายเป็น HR ที่ตกยุคโดยไม่รู้ตัว หากไม่รู้จักหาความรู้เพิ่มเติม

เพราะเรามีเทคโนโลยีที่เติบโตมากขึ้น มีทัศนคติและวิสัยทัศน์ของคนที่เปลี่ยนไปมากขึ้น HR จึงต้องศึกษาและเก็บข้อมูลว่า พนักงานของเรามีมุมมองต่อเรื่องต่าง ๆ อย่างไร และมีความต้องการที่เปลี่ยนแปลงไปมากแค่ไหน

เราอาจต้องทำแบบสำรวจบ่อยขึ้น โดยมีเป้าหมายสำคัญคือการรู้ว่าสภาพกายและใจของพวกเขาอยู่ในสถานะที่พร้อมทำงานอย่างเต็มที่หรือเปล่า แล้วจึงจัดสรรโครงสร้างขององค์กรให้สอดคล้องกับบริบทเหล่านั้น โดยมีเทคโนโลยีเป็นเครื่องมือที่ช่วยให้ทุกฝ่ายได้ประโยชน์ร่วมกัน

Casual Collision เป็นเพียงอีกกลยุทธ์หนึ่งที่บริษัทชั้นนำของโลกนำมาใช้เพื่อกระตุ้นให้เกิด Engagement ภายในองค์กรผ่านการแลกเปลี่ยนความคิดเห็นของพนักงาน แต่ยังมีอีกหลายวิธีมากที่สามารถนำไปประยุกต์ใช้ตามลักษณะการทำงานและสไตล์ของบุคลากร ส่วนองค์กรของคุณจะเหมาะกับรูปแบบไหน HR มีหน้าที่หาให้เจอ

คุณสามารถหาตัวช่วยได้ง่าย ๆ ที่ HR Products & Services แฟลตฟอร์มที่รวบรวมบริการและผลิตภัณฑ์ HR มากที่สุดในเมืองไทย รับรองว่าแค่คลิกเข้ามา งานของคุณก็จะง่ายขึ้นแน่นอน

บทสรุป

ความสำเร็จของ Casual Collision ที่ทำให้องค์กรชั้นนำทั่วโลกเลือกใช้ คือข้อพิสูจน์ให้เห็นว่าการร่วมแรงร่วมใจ (Collaboration) คือเรื่องสำคัญในองค์กรเสมอแม้เทคโนโลยีจะเติบโตขึ้นมากแค่ไหนก็ตาม เพราะความสัมพันธ์ระหว่างมนุษย์คือกลไกที่ช่วยให้คนหลุดพ้นจากความเหงา รู้สึกว่าตนเองมีคุณค่า และเป็นส่วนหนึ่งที่สำคัญขององค์กร

ลองนึกตามดูว่าหากเราคิดค้นไอเดียใหม่ ๆ ขึ้นมาแต่ไม่รู้จะแชร์กับใคร ไม่รู้ว่าความคิดดังกล่าวจะนำไปต่อยอดให้เกิดประโยชน์ได้ด้วยวิธีไหน ไอเดียดังกล่าวคงเป็นเพียงแนวคิดที่ไม่มีความหมายเลย

ดังนั้นในโลกธุรกิจยุคปัจจุบันที่เรากำลังปรับตัวใหม่พร้อมกันทั่วโลก การเน้นย้ำให้ทุกฝ่ายเห็นความสำคัญของคนรอบข้าง จึงเป็นรายละเอียดเล็ก ๆ น้อย ๆ ที่มามารถสร้างผลลัพธ์อันยิ่งใหญ่ และ HR ควรให้ความสำคัญโดยเร็ว หากยังต้องการให้เกิดแนวคิดนวัตกรรม มีพลังสร้างสรรค์ และทำให้องค์กรสามารถก้าวสู่อนาคตได้อย่างยั่งยืน