HIGHLIGHT
|
การสูญเสียงานเป็นสิ่งที่นำมาซึ่งความรู้สึกเจ็บปวดกับทั้งกับคนที่อยู่และคนที่ไปและเป็นสิ่งที่ไม่มีคนทำงานคนไหนอยากเจอ แต่ในขณะเดียวกันการ จ้างออก หรือ Layoff ก็เป็นสิ่งที่มีโอกาสเกิดขึ้นได้กับชีวิตคนทำงานทุกคน ไม่ว่าจะเป็นสาเหตุมาจากการปรับโครงสร้างขององค์กร การวางแผนกำลังคน หรือแผนการลดค่าใช้จ่ายในการดำเนินธุรกิจ ซึ่งหลายครั้งก็เป็นสิ่งที่หลีกเลี่ยงไม่ได้เพราะเป็นผลมาจากแผนกลยุทธ์จากฝ่ายบริหาร
ในบทความนี้เราจะนำเสนอสิ่งที่ฝ่ายบุคคล ‘ไม่ควรทำ’ ในการสื่อสารกับพนักงานที่ต้องจ้างออกพร้อม ๆ กับเสนอทางเลือกที่ ‘ควรทำ’ จากคำแนะนำของเครือข่ายผู้เชี่ยวชาญด้านทรัพยากรบุคคลของ HREX.asia หากพร้อมแล้วไปหาคำตอบกัน
ทำไมบริษัทถึงเลิกจ้างพนักงาน (Layoff)
1. เทคโนโลยีมีการเปลี่ยนแปลง
เมื่อเทคโนโลยีมีการพัฒนาอย่างไม่หยุดยั้ง สิ่งที่จะตามมาคือระบบอัตโนมัติและหุ่นยนต์จะค่อย ๆ เข้ามามีบทบาทในโลกการทำงานมากขึ้นเรื่อย ๆ ทำให้คนงานหลายคนเริ่มถูกจ้างออก (Layoff)
จากที่เมื่อก่อนเคยอยู่แต่ในภาคการผลิตหรืออุตสาหกรรม เช่น หุ่นยนต์ที่อยู่ในโรงงานผลิตรถยนต์ แต่ในปัจจุบันระบบอัตโนมัติเหล่านี้จะเข้ามามีส่วนร่วมในฐานะผู้ช่วยให้คนทำงานได้ง่ายขึ้น ไวขึ้น มีประสิทธิภาพมากขึ้น
แต่มันก็มาพร้อมกับความเป็นจริงที่น่าเป็นห่วงเพราะระบบอัตโนมัติเหล่านี้จะเข้ามาแทนที่ตำแหน่งงานที่เคยมีมนุษย์เป็นพระเอกหลักมากขึ้นเรื่อย ๆ โดยเริ่มจากงานที่มีลักษณะซ้ำ ๆ คาดเดาได้ ไม่ใช้ความคิดสร้างสรรค์มาก เช่น งานแคชเชียร์ งานเสริฟอาหาร งานแพ็คสินค้า ทำให้ความต้องการแรงงานที่เป็นมนุษย์ในอุตสาหกรรมเหล่านี้ค่อย ๆ ลดลง ซึ่งแน่นอนว่าจะส่งผลกระทบต่อการจ้างงานและนำมาสู่การเลิกจ้างในที่สุด
สำหรับผู้ที่อยากศึกษาเพิ่มเติมว่าตำแหน่งงานแบบไหนเสี่ยงต่อการถูกแย่งงาน หรืออยากศึกษาเกี่ยวกับความเป็นได้ในโลกอนาคตอันใกล้ถึงผลกระทบของเทคโนโลยีต่อโลกการทำงาน สามารถอ่านได้ในบทความสองชิ้นด้านล่างนี้
2. การปรับโครงสร้างองค์กร
ปัจจัยข้อต่อมาเป็นเรื่องที่เกิดขึ้นในระดับกลยุทธ์ในการบริหารองค์กรซึ่งมักจะเกิดขึ้นจากฝ่ายบริหาร ไม่ว่าจะเป็นเรื่องของการควบรวมกิจการ, การปรับโครงสร้างเงินเดือน, การย้ายสถานประกอบกิจการ, การปรับโครงสร้างหนี้ และอื่น ๆ สถานการณ์เหล่านี้ล้วนเป็นสิ่งที่อยู่เหนือความควบคุมเมื่อมองจากมุมคนทำงานหรือแม้กระทั่งฝ่ายทรัพยากรบุคคลเองก็อาจไม่ได้มีอำนาจในการกำหนดทิศทางหรือเปลี่ยนแปลงได้มากนัก เนื่องจากเป็นนโยบายจ้างออก (Layoff) ที่มาจากฝ่ายบริหารซึ่งกระบวนการตัดสินใจมีความสลับซับซ้อนและเกี่ยวข้องกับหลายปัจจัย
3. เพื่อลดค่าใช้จ่าย
อีกหนึ่งในเหตุผลที่องค์กรต้องจ้างออก (Layoff) มีที่มาจากความกดดันด้านเศรษฐกิจ เช่น ผลกำไรไม่เป็นไปตามเป้าหมาย ซึ่งทำให้องค์กรพยายามที่จะลดค่าใช้จ่ายที่เป็นรายจ่ายประจำอย่างเงินเดือนของพนักงานหรืออาจจะมาจากการลดอัตราการผลิตลงเพื่อปรับไปตามภาวะความต้องการของตลาดที่มีขึ้นมีลง รวมถึงองค์กรอาจจะมีการตัดสินใจเพิ่มอัตราส่วนการจ้างพนักงานในรูปแบบไม่ประจำ (Outsource or freelance) เพื่อลดค่าใช้จ่ายด้านสวัสดิการพนักงานที่จะมีข้อดีคือความยืดหยุ่นในการจ้างและเพิ่มความสามารถในการควบคุมค่าใช้จ่าย
ทั้งนี้เมื่อการเลิกจ้างจำต้องเกิดขึ้นอย่างเลี่ยงไม่ได้ ฝ่ายทรัพยากรบุคคลควรจะต้องสื่อสารอย่างไร อะไรคือสิ่งที่ไม่ควรทำอย่างเด็ดขาด และอะไรคือสิ่งที่ควรทำ สามารถหาคำตอบได้ในส่วนถัดไป
สิ่งที่ HR ไม่ควรทำเมื่อต้องเลิกจ้างพนักงาน
ในบทความ ‘9 สิ่งที่ HR ไม่ควรทำ เมื่อต้องเลิกจ้างพนักงานหรือไล่ออก’ HREX.asia ได้สรุปสิ่งที่ไม่ควรทำเมื่อจะจ้างออก (Layoff) พนักงาน เราจึงสรุปย่อหัวข้อที่เกี่ยวข้องกับการเลิกจ้างมาให้อ่านอย่างย่อ 4 ข้อดังนี้
1. ไม่แจ้งการเลิกจ้างแบบตัวต่อตัว
การจ้างออก (Layoff) เป็นกระบวนการที่สำคัญแต่กระทบกระเทือนจิตใจพนักงานมาก ยิ่งปัจจุบันการทำงานแบบ Remote Working มีความแพร่หลายมากขึ้น ทำให้การเผชิญหน้ากันเป็นเรื่องยาก ทว่าการเลิกจ้างไม่ควรกระทำผ่านเทคโนโลยีดิจิทัลเด็ดขาด ทั้งข้อความ อีเมล โทรศัพท์ หรือโปรแกรมสื่อสารอื่น ๆ หนทางที่ดีที่สุดคือการแจ้งให้ทราบผ่านการประชุมเจอหน้ากันตัวต่อตัว ซึ่งเป็นการให้เกียรติพนักงาน เพราะในกรณีที่พนักงานเข้าใจสถานการณ์ก็จะจากลากันด้วยความยินดี แต่หากไม่เป็นเช่นนั้น เราก็สามารถที่จะประเมินสถานการณ์ได้ว่า พนักงานรู้สึกอย่างไร เพื่อที่องค์กรจะได้มีช่วงเวลาในการพูดคุยอธิบายเพื่อปรับความเข้าใจกันต่อไป
2. สนทนานานเกินความจำเป็น
ไม่ว่าความสัมพันธ์ระหว่างนายจ้างกับลูกจ้างจะเป็นอย่างไร การจ้างออก (Layoff) ควรพูดคุยประเด็นนี้ประเด็นเดียว ไม่แนะนำให้พูดคุยแตกประเด็นออกเป็นหลายหัวข้อ พนักงานอาจจะถามคุณว่า “ทำไม” เราควรเตรียมคำตอบที่ตรงไปตรงมาและสรุปสถานการณ์ได้อย่างถูกต้องโดยไม่มีรายละเอียดที่เป็นการตำหนิพนักงาน หลังจากนั้นกล่าวถึงความห่วงใยจากใจจริงและเชื่อมั่นว่าเขาจะพบตำแหน่งที่เหมาะสมกับตัวเองมากกว่าในอนาคต
3. สร้างบรรยากาศกำกวม ไม่ชัดเจน
การแจ้งเรื่องการจ้างออก (Layoff) ควรแจ้งอย่างตรงไปตรงมา เพราะหลายครั้งที่พนักงานมักไม่เชื่อว่าตัวเองจะถูกไล่ออก และไม่คิดว่าตัวเองสมควรถูกไล่ออก ทุกครั้งก่อนยุติการประชุม บทสนทนาต้องครบถ้วนและหนักแน่น ซึ่งต้องดำเนินการด้วยความเมตตาและเคารพพนักงาน แต่ต้องตรงไปตรงมา ว่าคุณได้ตัดสินใจยุติการจ้างงานเป็นที่เรียบร้อย ซึ่งจะดีกว่าการพูดอ้อมค้อมทำให้พนักงานเชื่อว่าตนเองสามารถปรับปรุงเพื่อเปลี่ยนแปลงผลลัพธ์ได้
4. จบการประชุมเลิกจ้างด้วยบรรยากาศเชิงลบ
เป้าหมายของการประชุมจ้างออก (Layoff) ไม่ใช่เป็นการดูถูกดูแคลนหรือทำลายความภาคภูมิใจของพนักงาน ดังนั้นพยายามสิ้นสุดการประชุมด้วยความรู้สึกเชิงบวก เราก็ควรส่งเสริมให้พวกเขาคาดหวังบทต่อไปในชีวิตที่ดีกว่าเดิม ยกตัวอย่าง การแจ้งถึงโอกาสในการหางานใหม่ที่เหมาะสมกับทักษะของเขา จุดแข็ง จุดอ่อนของพนักงาน หรือให้กำลังใจว่า “เรามั่นใจว่าคุณจะหางานที่เหมาะกับคุณได้”
สิ่งที่ HR ควรทำเมื่อต้องเลิกจ้างพนักงาน
หากหัวข้อที่แล้วเราพูดถึงสิ่งที่ไม่ควรทำเมื่อต้องเลิกจ้างพนักงาน แล้วสิ่งที่องค์กรควรทำคืออะไร เราได้ทำการรวบรวมคำแนะนำจาก HREX.asia Expert Partner ทั้ง 6 ท่านมาให้ผู้อ่านได้ลองนำไปปรับใช้ โดยคำถามตั้งต้นของเราคือ
“HR ต้องสื่อสารอย่างไร เพื่อรักษาใจของพนักงานที่ต้องจ้างออก (Layoff)”
1. ดร.เบ็ญจวรรณ บุญใจเพ็ชร วิทยากรที่ปรึกษา & ผู้เชี่ยวชาญด้านระบบงาน HRM & HRD & Learning Development
HR ต้องชี้แจงเพื่ออธิบายถึงเหตุผลและความจำเป็นที่บริษัทต้องจ้างออกพร้อมให้กำลังใจ แสดงความเห็นอกเห็นใจ ขอให้จากกันด้วยดี ทุกปัญหามีทางออก ขอเพียงแต่อย่าสิ้นหวัง อย่าท้อแท้ หนทางข้างหน้ายังมีอนาคตที่ดี ๆ รออยู่ พร้อมให้คำแนะนำการประกอบอาชีพอิสระ หรือมองหางานใหม่ ๆ ที่ยังมีการประกาศรับสมัคร
2. คุณรังษี กอวิวัฒนาการ Head of HR Operations บริษัทค้าปลีก
สำหรับการเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้นในปัจจุบันต้องยอมรับว่ามีเรื่องแบบนี้เกิดขึ้นอยู่ตลอดเวลาทั้งที่กระทบกับเราโดยตรงหรือโดยอ้อม ในกรณีที่ต้องสื่อสารเพื่อรักษาใจของพนักงานที่ต้องจ้างออก ขออนุมานว่าเป็นเหตุจากเศรษฐกิจ ไม่ใช่จ้างออกกรณีธรรมดา
อันดับแรกตัว HR ต้องเข้าใจก่อนว่าเรื่องนี้เป็นหน้าที่ไม่ใช่เรื่องส่วนตัว ดังนั้นคุณต้องทำอย่างมืออาชีพและให้เกียรติพนักงาน คำว่ามืออาชีพคืออะไร คือการเตรียมตัว เตรียมข้อมูล เตรียมเอกสารให้ครบ คิดเผื่อว่าอาจจะโดนถามหรือร้องขออะไรและให้เตรียมเผื่อไป โดยพูดให้กระชับได้ใจความ เตรียมซักซ้อมมาให้เป็นอย่างดีเพื่อให้เกียรติ ระวังเรื่องแสดงออกถึงความเห็นอกเห็นใจมากเกินไป อาจทำให้ HR ตกที่นั่งลำบากเพราะเราอยู่ในสองสถานภาพ
ทางที่ดีก่อนถึงจุดนี้อยากให้มีการสื่อสารเป็นระยะเพื่อให้ทุกคนเตรียมตัวเตรียมพร้อมล่วงหน้า ไม่ปกปิดข้อมูล แชร์เท่าที่แชร์ได้เป็นระยะ ๆ สถานการณ์ทั้งหมดน่าจะดีขึ้น ทุกคนไม่ชอบการ Surprise โดยเฉพาะเรื่องแบบนี้ เราหลายคนมักมองไปที่คนออก แต่ผมอยากจะบอกว่าการดูแลคนที่อยู่นั้นสำคัญไม่แพ้กัน เผลอ ๆ อาจจะมากกว่าด้วยซ้ำเพราะเขาต้องรับงานเพิ่ม(เงินอาจเท่าเดิม)อย่าลืมสื่อสารกับคนกลุ่มนี้ด้วยนะครับ
3. ปิยะ วิทยาวโรจน์กิจ HR Director, Sakol Energy Public Company Limited Head of HR&OD Consultant, CONSYNC Group Co., Ltd.
เรื่องการเลิกจ้าง หรือจ้างออก ต้องเข้าใจว่าเป็นการทำเชิงนโยบายของบริษัท ไม่ใช่เป็นสิ่งที่วางแผนและกระทำจาก HR โดย HR เป็นตัวแทนฝั่งนายจ้างในการสื่อสารกับพนักงาน ดังนั้นต้องสร้างบรรยากาศสื่อสารอย่างจริงใจ ไม่ใส่อารมณ์ความรู้สึกทางลบ หรือการยุยงส่งเสริมให้เกิดการผิดใจระหว่างพนักงานและบริษัท เพราะพนักงานที่โดนจ้างออกส่วนใหญ่จะรับทราบถึงบรรยากาศ หรือสัญญาณก่อนการเลิกจ้างอยู่แล้ว
สิ่งที่ต้องสื่อสารในฐานะ HR คือ “ผลงานของบริษัท ฝ่าย แผนก และผลงานของตัวบุคคลนั้นที่ส่งผลกระทบทำให้ต้องเลิกจ้าง อย่างเป็นธรรม” รวมถึง การส่งมอบใบผ่านงาน การชี้แจงข้อมูลการเลิกจ้างอย่างเป็นธรรม และช่วยวางแผนอนาคตให้พนักงานที่จะต้องทำ เช่น การเตรียมตัวและเตรียมเอกสารขึ้นประกันตนว่างงาน, การวางแผนภาษีในรอบปีที่โดนเลิกจ้าง เป็นต้น รวมถึงสื่อสารในฐานะเพื่อนร่วมงาน คือ “การให้กำลังใจ” เพื่อให้พนักงานก้าวเดินต่อไป ก็น่าจะรักษาใจของพนักงานได้ในระดับหนึ่งครับ
4. ปราการ วงษ์จำรัส Assistant Chief Executive Officer Human Resources
ขอแบ่งปันประสบการณ์แต่อาจไม่ครบทุกมุมนะครับ การจ้างออกเป็นความจริงที่เจ็บปวด หัวใจหลักของ HR คือทำอย่างไรให้พนักงานรู้สึกดีที่สุดบนพื้นฐานที่องค์กรสามารถทำได้ เป็นเรื่องยากที่จะให้พนักงานรู้สึกดีที่สุดแต่ด้วยเหตุผลหลายอย่างทำให้ต้องมีการจ้างพนักงานออก
ดังนั้นสิ่งที่ HR ทำคือ คุยกับพนักงานอย่างจริงใจ และดูแลให้พนักงานได้รับในสิ่งที่พึงได้ครบถ้วนเต็มจำนวน และควรดูแลเพิ่มเติมในฐานะที่ทำงานด้วยกันมานาน กรณีของผมที่บริหารจัดการเรื่องนี้ การจ้างออกเกิดจากเทคโนโลยีเปลี่ยนแปลงไป คนที่มีประสบการณ์ในเทคโนโลยีเดิม ไม่สามารถไปต่อกับเทคโนโลยีใหม่ในระบบการสื่อสารปัจจุบันได้ ทำให้มีการพิจารณาจ้างออก หลังจากที่ขั้นตอนแรกคือการพยายามหาหน่วยงานให้พนักงานแล้ว จะเหลือคนอยู่กลุ่มนึงที่มีตำแหน่ง อายุงานมาก และสมัครใจไม่อยากไปต่อ แต่เลือกรับเงินดูแลที่เหมาะสมกับความทุ่มเทที่ผ่านมา สำคัญคืออย่าเอานโยบายหรือคำสั่ง CEO มาบังคับว่าต้องเลิกจ้าง แต่ต้องบริหารจัดการความรู้สึกของพนักงาน และให้พนักงานมองว่า HR ดำเนินการทุกอย่างด้วยความจริงใจ และสิ่งที่สามารถดูแลได้ และบางครั้งถ้ามีข้อเรียกร้องต้องนำไปหารือกับผู้มีอำนาจจริง ๆ ก็ต้องทำ ไม่ใช่ตัดสินใจด้วยความรู้สึกของตนเองว่าได้หรือไม่ได้ เหมาะสมหรือไม่เหมาะสม ให้พนักงานที่ถูกจ้างออกรู้สึกว่า HR ดูแลเค้าจนนาทีสุดท้าย เพราะการจ้างออกไม่ได้เกิดมาจากเพราะพนักงานทำความผิด แต่เหตุผลทางธุรกิจมันทำให้เป็นไปแบบนั้น
5. ชัญญชิตา ศรีชัย ผู้เชี่ยวชาญด้านการบริหารและพัฒนาทรัพยากรมนุษย์และองค์กรสถาบัน DPeoplePlus
สื่อสารแบบ Foresight seeing ให้คนฟังมองเห็นอนาคตข้างหน้าและเข้าใจความเป็นจริงอย่าง Real present ค่ะ การที่องค์การต้องจ้างพนักงานออก จะต้องมีเหตุปัจจัยหลายอย่างที่ทำให้ต้องนำมาสู่ทางเลือกในการจ้างออก ดังนั้น HR ต้องแจ้งที่มาที่ไปในการทางเลือกที่ต้องให้ออกนี้ ไม่ว่าจะเป็นจากสาเหตุจากองค์กรเอง สภาวะสถานการณ์ ความจำเป็นทางธุรกิจ บริบทสังคมที่เกิดขึ้น และไม่สามารถควมคุมได้ จนถึงเรื่องของพนักงานเอง ไม่ว่าจะเป็นเหตุปัจจัยเรื่องผลการปฏิบัติงาน อายุ ลักษณะงานที่เปลี่ยนแปลงไป สิ่งเหล่านี้เป็นสิ่งที่เกิดขึ้นแล้วและไม่สามารถไปเปลี่ยนแปลงได้ เป็นเรื่องปกติที่วงจรชีวิตการทำงานในองค์การมีวันสิ้นสุด สิ่งสำคัญกับพนักงานและคนในสังคมคือต้องปรับตัว Adaption และฟื้นตัวได้อย่างรวดเร็ว ต้อง Resilience จึงจะอยู่รอดต่อไปได้
ดังนั้นการสื่อสารของ HR ต้องสื่อสารให้พนักงานเข้าใจและยอมรับการสถานการการณ์จริง ณ ปัจจุบัน Real present ว่าเป็นอย่างไร และที่ผ่านมาพนักงานได้เป็นส่วนหนึ่งในการ Drive องค์กรอย่างไรบ้าง และจากนี้ไปที่พนักงานจะไม่อยู่ในองค์กรแล้ว พนักงานวางแผนและมีเส้นทางอย่างไร ให้ทำการ Foresight seeing เพื่อช่วย Reflect รับฟังและช่วยแสดงความคิดเห็นในทางเดินต่อไปของพนักงาน HR ต้องเป็นผู้ที่มี Empathy และรู้จักการสร้างบรรยากาศเชิงบวก ทำให้พนักงานที่กำลังถูกจ้างออกไม่รู้สึกไม่ดี รักษาจิตใจของพนักงาน โดยให้มองเป็นสิ่งธรรมชาติที่เกิดขึ้นในวงจรชีวิต ทำให้เขาเข้าใจและไปต่อกับชีวิตของเขาได้ โดยเฉพาะอย่างยิ่งยุคปัจจุบันที่โอกาสต่าง ๆ เกิดขึ้นจากการปรับตัว เรียนรู้และฟื้นคืนได้อย่างรวดเร็ว เมื่อพนักงานรับรู้ เข้าใจสิ่งที่เป็นปกติของชีวิต หรือสัจธรรมในการทำงานและรู้ตัวว่าจะต้องรีบปรับตัวเอง จะสามารถ Move on และสร้างแผนทางเดินในอนาคตของเขาได้
6. ธีรพร บุนนาค Human Resource Director
ลำดับแรก ควรจะต้องมีข้อมูลข้อเท็จจริงที่เกิดขึ้นว่าเหตุผลอะไรที่เราจำเป็นต้องเลิกจ้าง ซึ่งจะต้องเป็นข้อเท็จจริงที่พิสูจน์ได้หรือเกิดการยอมรับ ไม่ว่าจะเป็นทั้งเรื่องของผลงานหรือพฤติกรรม หลังจากนั้นก็ยื่นการช่วยเหลือในเรื่องต่าง ๆ สำหรับพนักงานแต่ละคนที่อาจมีความจำเป็นหลังจากเลิกจ้างต่างกัน สิ่งสำคัญในมุมขององค์กรจะต้องมั่นใจว่าการเลิกจ้างนั้นเป็นธรรม
จากกันด้วยดี
HR ซึ่งเป็นฝ่ายที่อยู่กึ่งกลางระหว่างบริษัทและพนักงานต้องทำหน้าที่ในการแจ้งข่าวร้ายนี้กับพนักงานที่จำเป็นต้องจากกันไป แน่นอนว่าเราไม่อาจเปลี่ยนข่าวร้ายให้เป็นข่าวดี แต่องค์กรสามารถเลือกที่จะสื่อสารด้วย ‘ท่าที’ ที่จะช่วยลดความรุนแรงของสิ่งที่เกิดขึ้นกับจิตใจของพนักงานรวมถึงการช่วยบรรเทาผลกระทบและเยียวยาให้การจากลาไม่ใช่เรื่องที่เลวร้ายเกินกว่าพนักงานจะรับมือได้เพื่อให้พวกเขามีแรงพลังและกำลังใจเพื่อก้าวสู่บทต่อไปในชีวิต
