ขั้นตอนสำคัญในการสรรหาทรัพยากรบุคคล และคุณลักษณ์ของผู้สมัครที่ไม่ควรมองข้าม

การคัดเลือกบุคลากรนั้นเป็นหน้าที่สำคัญหนึ่งของฝ่ายทรัพยากรบุคคล (HR) ถึงแม้จะพูดว่าเป็นการรับสมัครแบบไม่มีเงื่อนไข แต่ก็ขั้นตอนในหลายๆ จุดก็ต้องระมัดระวังด้วยเช่นกัน ในทางกลับกันเมนุษย์ถือเป็นปัจจัยที่ขาดไม่ได้สำหรับความก้าวหน้าของบริษัท ภายในบริษัทเองก็มีผู้คนจำนวนมากที่ต้องสรรหา จัดจ้าง ตลอดจนอยู่ภายใต้การดูแลขององค์กรด้วยเช่นกัน ดังนั้นวันนี้ผมอยากจะแนะนำกระบวนการตลอดจนขั้นตอนสำคัญของการสรรหาทรัพยากรบุคคลตลอดจนแนะนำข้อสังเกตลักษณะที่ดีของผู้สมัครที่ฝ่ายทรัพยากรบุคคลไม่ควรมองข้าม

ขั้นตอนที่จําเป็นและควรใส่ใจในการคัดสรรบุคคลากร

เพื่อการดำเนินต่อได้ของแต่ละกิจการ บริษัทจึงจำเป็นต้องมีการคัดสรรบุคลากรเข้ามาทำงานตามตำแหน่งหน้าที่ที่ต้องการให้ได้ ฝ่ายทรัพยากรบุคคล (HR) จึงเข้ามามีส่วนสำคัญในหน้าที่ตรงนี้ โดยเฉพาะขั้นตอนสรรหาผู้สมัคร ที่ฝ่ายบุคคลจะต้องพบปะผู้คนมากมาย ตลอดจนสัมภาษณ์พวกเขาแต่ละคนเป็นอย่างดี จากนั้นยังมีขั้นตอนอื่นๆ อีกมากมายนอกเหนือจากนี้ ที่ฝ่ายบุคคลนั้นจะต้องปฏิบัติตามขั้นตอนต่างๆ อย่างชัดเจน ซึ่งจะทำให้สามารถคัดเลือกบุคลากรที่เหมาะสมให้เข้ามาร่วมงานกับบริษัทได้เป็นอย่างดีที่สุด

HR ที่มีข้อสงสัยหรือมีคำถามเกี่ยวกับประเด็นนี้

Q. เราจะสร้าง Candidate Experience ในขั้นตอนการสมัครงานได้อย่างไร

บริษัทอยู่ในอุตสาหกรรมที่มีการแข่งขันสูงมาก เลยคิดว่าอะไรที่พอทำได้ในการที่จะทำให้ Talent ประทับใจได้ก็น่าจะช่วยได้บ้าง เลยอยากจะมาถามเรื่องการพัฒนา Candidate Experience ว่าสามารถที่จะทำในรูปแบบไหนได้บ้างคะ (ขอตัวอย่าง)

A. สร้าง Candidate Experience ที่ดี โดยคำนึงทั้ง Mental และ Physical เช่น Pattern ของอีเมลล์ที่ใช้ส่งหา Candidate, สถานที่นัดสัมภาษณ์งาน, เวลาที่ใช้รอสัมภาษณ์, การจัดการอำนวยความสะดวกในการสัมภาษณ์ เช่นห้องพักรอสัมภาษณ์ เครื่องดื่ม ปากกา กระดาษ…

1. ชี้แจง Job Description ให้ละเอียด

ฝ่ายทรัพยากรบุคคล (HR) ควรจัดทำคำบรรยายลักษณะงาน (Job Description) ให้ละเอียด ชัดเจน ครบถ้วน ทั้งนี้เพื่อเช็คข้อมูลให้ตรงกับความต้องการขององค์กรด้วย และผู้สมัครเองก็จะพิจารณาจากข้อมูลตรงนี้เบื้องต้นว่าตนเองมีความสามารถหรือไม่ หรือเป็นงานที่เหมาะสมกับตนหรือเปล่า รวมถึงผู้สมัครจะรับรู้ข้อมูลของบริษัทเบื้องต้นจากการประกาศรับสมัครงานด้วย การใส่ใจในรายละเอียดตรงจุดนี้จะทำให้กระบวนการสรรหามีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น

2. รอบสัมภาษณ์งานนั้นสำคัญอย่างยิ่ง

รอบสัมภาษณ์นั้นถือเป็นกระบวนการสรรหาบุคลากรที่สำคัญที่สุดกระบวนการหนึ่ง และฝ่ายทรัพยากรบุคคล (HR) ควรใส่ใจขั้นตอนนี้อย่างยิ่ง เพราะเป็นขั้นตอนที่จะทำให้คุณได้พูดคุยและทำความรู้จักกับตัวจริงของผู้สมัคร ในรอบสัมภาษณ์นี้ไม่ใช่เฉพาะเพียงฝ่ายทรัพยากรบุคคล (HR) เท่านั้นที่จะเข้ามาเกี่ยวข้อง แต่ฝ่ายที่ต้องทำงานร่วมกับพนักงานใหม่นี้จะต้องเข้าร่วมสัมภาษณ์ด้วย โดยเฉพาะหัวหน้างานที่ต้องควบคุมดูแลโดยตรง นอกจากจะดูเรื่องความสามารถในการทำงานแล้ว ยังควรต้องดูลักษณะนิสัยตลอดจนทัศนคติว่าสามารถร่วมงานด้วยกันได้หรือไม่ ในส่วนของเพื่อนร่วมงานที่ต้องปฎิบัติงานด้วยกัน ฝ่ายทรัยพากรบุคคล (HR) อาจให้ช่วยเรื่องการตั้งคำถามสัมภาษณ์ที่เกี่ยวกับการทำงานโดยตรง เพราะผู้ปฎิบัติงานจริงจะรู้รายละเอียดได้ลึกที่สุด

3. เตรียมคำถามในการสัมภาษณ์ให้ครบ มีตั้งเกณฑ์การคัดเลือกให้ชัดเจน

ก่อนที่จะมีการนัดสัมภาษณ์เกิดขึ้น ฝ่ายทรัพยากรบุคคล (HR) จะต้องกำหนดคุณสมบัติของผู้สมัครให้ครบถ้วยเสียก่าอน โดยเฉพาะเรื่องทักษะในการทำงาน จากนั้นอาจวาดภาพทีมหรือแผนกที่คาดหวัง เพื่อเป็นเป้าหมายในการสรรหา ในกระบวนการคัดสรรบุคลากรนี้จะต้องมีมาตรฐานในการคัดเลือกเดียวกัน ยุติธรรม โปร่งใส ก่อนการสัมภาษณ์ควรมีการเตรียมตัวเรื่องคำถามให้ดี ครอบคลุม และต้องเข้าใจในตำแหน่งหน้าที่ตลอดจนทักษะของบุคลากรที่ต้องการรับเป็นอย่างดี และชี้แจงเกณฑ์การคัดเลือกให้ชัดเจนตลอดจนเข้าใจตรงกันทุกฝ่าย

4. การสัมภาษณ์คือช่วงเวลาที่จะรู้จักประสบการณ์ตลอดจนค่านิยมของผู้สมัคร

การสัมภาษณ์งานโดยทั่วไปมักกินเวลาเฉลี่ยราว 1 ช.ม. และเวลากว่า 70% จะเป็นช่วงที่เราได้พูดคุยทำการเรียนรู้ซึ่งกันและกัน ในระหว่างนี้ผู้สมัครจะได้นำเสนอประสบการณ์การทำงานตลอดจนประสบการณ์ทางด้านต่างๆ ที่ผ่านมา ไปจนถึงการแสดงทัศนคติ และค่านิยมในด้านต่างๆ ของผู้สมัครแต่ละคน ฝ่ายทรัพยากรบุคคล (HR) จะต้องรวบรวมข้อมูลของผู้สมัครให้ได้มากที่สุดเพื่อนำมาประมวลผลในการตัดสินใจจ้างงาน ข้อมูลนี้ตั้งแต่เรื่องความสามารถ, บุคลิกลักษณะ, ไปจนถึงทัศนติ ที่สามารถเข้ากับวัฒนธรรมองค์กร หรือ เพื่อร่วมงานได้หรือไม่

5. แจ้งข้อมูลเรื่องการทำงานงานให้ชัดเจน

การสรรหาทรัพยากรบุคคลที่มีคุณภาพนั้นจะต้องเริ่มจากการทำข้อมูลในเรื่องตำแหน่ง หน้าที่ ตลอดจนเรื่องราวของบริษัท ให้ชัดเจน และต้องบอกข้อมูลที่ชัดเจนนี้กับผู้สมัครให้ครบถ้วนด้วย เพราะนั่นเป็นปัจจัยสำคัญหนึ่งที่ผู้สมัครจะต้องตัดสินใจ หากข้อมูลไม่ครบถ้วน ไม่ชัดเจน ก็อาจทำให้เกิดการตัดสินใจผิดพลาดได้ เมื่อมาร่วมงานกันแล้วได้ทราบภายหลัง ก็อาจทำให้เกิดความอึดอัด ไม่สบายใจ และเป็นเหตุให้ลาออกได้เช่นกัน

6. ควรเผื่อตัวเลือกไว้สำหรับการตัดสินใจสุดท้ายด้วย

หลักการของการสรรหาทรัพยากรบุคคลนั้นอาจไม่ใช่การเลือกตัวเลือกที่ดีที่สุด แต่คือการเลือกตัวเลือกที่เหมาะสมที่สุดกับองค์กร ในการสัมภาษณ์รอบสุดท้ายนั้นควรหลีกเลี่ยงการคัดเลือกผู้สมัครที่ดีที่สุดให้เหลือเพียงตัวเลือกเดียว แต่ควรเผื่อตัวเลือกสำรองไว้อย่างน้อย 3-4 คน เพื่อที่จะเฟ้นหาผู้สมัครที่เหมาะสมที่สุด

7. ให้ข้อมูลพื้นฐานของบริษัทให้ครบถ้วน ชัดเจน

หลังจากที่มีการตัดสินใจจ้างงานแล้ว ฝ่ายทรัพยากรบุคคล (HR) ควรแจ้งข้อมูลที่จำเป็นทุกอย่างขององค์กรให้กับพนักงานใหม่ได้รู้ ตั้งแต่ข้อมูลทั่วไป, สิทธิประโยชน์, ไปจนถึงรายละเอียดของงานในแผนกนั้นๆ ให้ได้รับทราบ ทั้งนี้เพื่อให้พนักงานสามารถรับรู้ข้อมูลต่างๆ ได้ครบถ้วนเพื่อการปรับตัวสร้างความคุ้นเคยกับองค์กรให้ได้เร็วที่สุด

จุดที่ต้องใส่ใจพิเศษในการสัมภาษณ์งาน

สำหรับบริษัทของคุณ ฝ่ายทรัพยากรบุคคล (HR) ที่เหมาะสมคือแบบไหน แม้ว่าคุณต้องการรับสมัครผู้บริหารฝ่ายทรัพยากรบุคคลที่ยอดเยี่ยมสำหรับบริษัท เพียงแค่ตัดสินด้วยทักษะและประสบการณ์อาจจะไม่ใช่สิ่งที่เหมาะสมเสมอไป สำหรับทักษะและประสบการณ์นั้นเป็นเพียงพื้นฐานให้ค้นหาว่าปัจจัยใดที่คุณควรให้ความสนใจในกระบวนการสรรหาเท่านั้นเอง

1. ตรวจสอบทักษะของผู้สมัครให้แน่ชัด

อย่างแรกคือการสำรวจและค้นหาทักษะของผู้สมัคร ตั้งแต่ประสบการณ์ที่น่าสนใจ ความสามารถที่เขาทำได้ดี ไปจนถึงทัศนติในการทำงานให้สำเร็จ

2. ความสามารถในการสร้างความสัมพันธ์อันดีกับเพื่อนร่วมงาน ตลอดจนลูกค้าขององค์กร

นอกจากทักษะในเรื่องการสร้างความสัมพันธ์ที่ดีกับเพื่อนร่วมงานและหัวหน้างานแล้ว การมีทักษะนี้ที่ดีกับลูกค้าก็มีความสำคัญไม่แพ้กัน ดังนั้นควรพิจารณาลักษณะของผู้สมัครให้ดีว่าเหมาะสมกับบุคลากรในองค์กรรวมถึงลูกค้าขององค์กรหรือไม่

3. การทำงานให้สำเร็จไม่ใช่สิ่งเดียวที่สำคัญ

การทำงานให้สำเร็จไม่ใช่สิ่งเดียวที่สำคัญ แต่ทัศนคติในการตั้งใจทำงาน มีความคิดสร้างสรค์ ตลอดจนรักการเรียนรู้ ก็เป็นสิ่งสำคัญอย่างยิ่ง

4. เช็คผู้สมัครดูว่ามีความมุ่งมั่นในการทำงานหรือไม่

ฝ่ายทรัพยากรบุคคล (HR) ควรจะดูประวัติของผู้สมัครก่อน ดูประวัติการทำงานที่ผ่านมา สิ่งเหล่านี้พอจะเห็นได้ว่าพวกเขามีความมุ่งมั่นในการทำงานมากน้อยเพียงไร เป็นการอ้างอิงเบื้องต้น ก่อนที่จะเช็คในช่วงสัมภาษณ์อีกครั้ง

Reference Checks แบบมืออาชีพ พร้อม 17 ตัวอย่างคำถามที่นำไปใช้ได้จริง

5. กำหนดแนวโน้มและทิศทางของผู้สมัครในระยะยาว

กำหนดแนวโน้มและทิศทางของผู้สมัครเพื่อให้เป็นทิศทางการบริหารงานของบริษัท ตลอดจนเป็นการกำหนดเส้นทางอาชีพของผู้สมัครให้เห็นทิศทางที่เหมาะสม ทั้งในส่วนของภายในองค์กรเอง หรือไว้สำรวจผู้สมัครว่าเป็นทิศทางที่ถูกต้องหรือไม่

6. กำหนดเป้าหมายให้กับพนักงาน และส่งเสริมให้เขาพยายามบรรลุเป้าหมาย

พนักงานที่ไม่มีเป้าหมายในการทำงานชัดเจนมักจะทำงานไปวันๆ โดยอาจไม่สร้างผลลัพธ์ที่ดีให้กับบริษัทแต่อย่างใด ฝ่ายทรัพยากรบุคคล (HR) ที่มีศักยภาพจะมีส่วนร่วมในการกำหนดเป้าหมายกับพนักงานทุกคน รวมถึงพยายามช่วยรักษาเป้าหมายให้ชัดเจน คอยกระตุ้นความมุ่งมั่น ตลอดจนผลักดันให้พนักงานสามารถบรรลุเป้าหมายและประสบความสำเร็จได้สูงที่สุด

บทสรุป

เพื่อให้บริษัทสามารถเติบโตได้อย่างต่อเนื่อง การสรรหาทรัพยากรบุคคลที่มีความสามารถและมีศักยภาพนั้นจึงเป็นปัจจัยสำคัญอย่างหนึ่ง ฝ่ายทรัพยากรบุคคล (HR) ควรตรวจสอบให้แน่ใจว่าองค์กรมีทรัพยากรบุคคลแบบใด และต้องการแบบใดเข้ามาช่วยเสริมให้กับองค์กร ในขณะเดียวกันก็สรรหาบุคคลที่มีพรสวรรค์ (Talent People) ที่เหมาะสมกับองค์กรให้มาร่วมงานด้วยให้ได้ เพื่อที่องค์กรจะได้ประสบความสำเร็จ และพนักงานก็ต้องประสบความสำเร็จตามไปด้วย