Reference Checks แบบมืออาชีพ พร้อม 17 ตัวอย่างคำถามที่นำไปใช้ได้จริง

เชื่อว่าใบสมัครงานของหลาย ๆ บริษัท จะมีช่องให้ผู้สมัครกรอกชื่อบุคคลอ้างอิงกันเป็นเรื่องปกติอยู่แล้ว ซึ่งหลายคนไม่ค่อยใส่ใจเท่าไหร่ ทั้ง ๆ ที่บุคคลอ้างอิงมีความสำคัญมากต่อกระบวนการคัดสรรพนักงานและการจ้างงานโดยตรง โดยเฉพาะฝ่าย HR หรือทรัพยากรบุคคลที่จะต้องทำ Reference Checks ให้แน่ใจก่อนเสนอการจ้างงานให้กับใคร

แล้ว Reference Checks คืออะไร?

วันนี้ HREX จะมาทำความรู้จักกระบวนการอ้างอิงบุคคลให้มากขึ้น พร้อมบอกความสำคัญ วิธีการตรวจสอบ รวมไปถึงวิธีการรับมือหาก HR ตรวจสอบเจอว่า ผู้สมัครงานมีความลับอะไรบางอย่างซ่อนอยู่!

Reference Checks คืออะไร

การตรวจสอบบุคคลอ้างอิง หรือ Reference Checks คือ หนึ่งในขั้นตอนการคัดเลือกพนักงาน โดยใช้วิธีการตรวจสอบจากผู้จัดการ หัวหน้า เพื่อนร่วมงาน หรือแม้กระทั่งลูกน้องเดิมของผู้สมัคร (Candidate) เพื่อสร้างความมั่นใจว่าผู้สมัครให้ข้อมูลที่ถูกต้อง ไม่ได้โกหก หรือเติมแต่งเกินความเป็นจริง

HR ควรตรวจสอบบุคคลอ้างอิงในผู้สมัครทุก ๆ ตำแหน่งแบบไม่มีข้อยกเว้น โดยจะต้องขออนุญาต (Consent) ก่อนเสมอ ไม่ว่าจะเป็นชื่อ นามสกุล ตำแหน่งงาน หน่วยงาน ที่อยู่ หรือเบอร์โทรศัพท์ของบุคคลอ้างอิง เพื่อขอติดต่อไปสอบถามข้อมูลเพิ่มเติม

สิ่งสำคัญที่ทุกคนควรตระหนักไว้ก็คือ ข้อมูลของบุคคลอ้างอิงเหล่านี้ถือว่าเป็นข้อมูลส่วนบุคคล (Personal Data) ที่ต้องขอความยินยอมก่อนเสมอตาม พ.ร.บ. คุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล หรือ PDPA ฉะนั้น HR จะต้องแจ้งและขออนุญาตผู้สมัครถึงการติดต่อไปยังบุคคลอ้างอิงนี้ด้วย

สำหรับ HR ที่ยังไม่วิธีการรับมือ PDPA สามารถอ่านได้จากบทความข้างล่างนี้เลย 

PDPA คือสิ่งที่ HR ต้องรู้ วิธีการรับมือ พ.ร.บ. คุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล

Reference Checks ทำตอนไหน

โดยทั่วไปแล้ว HR จะทำ Reference Checks ในขั้นตอนสุดท้ายของการคัดเลือกพนักงาน เพื่อตรวจสอบให้มั่นใจก่อนเสนอการจ้างงานจริง แต่บางครั้งต้นสังกัดหรือหัวหน้างานก็เป็นคนเลือกผู้สมัครที่ต้องการ ก่อนจะส่งรายชื่อให้ HR ตรวจสอบอีกที

เราจึงแนะนำว่า ช่วงเวลาที่ดีที่สุดในการทำ Reference Checks คือเกิดขึ้นทันทีหลังจากสัมภาษณ์รอบแรกหรือรอบสอง หรือก่อนต่อรองเงินเดือน เพื่อไม่ให้ต้นสังกัดเสียเวลาระหว่างรอการตรวจสอบมากเกินไป และได้ข้อมูลเชิงลึกเชิงการทำงาน (ที่ไม่ใช่ข้อมูลส่วนตัว) มาให้ต้นสังกัดพิจารณาเพิ่มเติม เช่น ถ้า HR พบสิ่งที่น่าสงสัยของผู้สมัคร ก็จะแจ้งต้นสังกัดได้ทันท่วงที

อย่างไรก็ตาม การตรวจสอบต้องใช้เวลาสักระยะหนึ่ง โดยเฉพาะตำแหน่งสำคัญ ๆ ที่ต้องใช้เวลาขุดลึกมากกว่าปกติ ฉะนั้นต้นสังกัดจะต้องเข้าใจและให้เวลาฝ่าย HR ในการตรวจสอบนี้

ทำไมต้องทำ Reference Checks

เพราะการเลือกพนักงานสักคนเข้ามาเสริมทัพองค์กรเป็นสิ่งสำคัญ ถ้าเราได้พนักงานที่ดี คุณสมบัติพร้อม ก็จะพาองค์กรเข้าใกล้ความสำเร็จมากขึ้น ในทางตรงกันข้าม หากได้พนักงานคนนั้นให้ข้อมูลเท็จ สกิลไม่มี ทักษะไม่ได้ อยู่ที่เก่าก็สร้างแต่ปัญหา การรับเข้ามาคงไม่ใช่เรื่องที่ดีแน่

Reference Checks จะช่วยให้ทรัพยากรมนุษย์ยืนยันความถูกต้องของข้อมูลที่ได้มา ไม่ว่าจะเป็นเรื่องระยะเวลาการทำงาน เงินเดือนที่ผู้สมัครแจ้งถูกต้องไหม การลาออกว่าถูกต้องตามระเบียบของบริษัทหรือไม่ รวมไปถึงข้อมูลเชิงลึกในเชิงทักษะ ความรู้ความสามารถ และพฤติกรรรมในการทำงานที่ไม่ใช่ข้อมูลเชิงลึกส่วนตัว

นอกจากนี้ HR ยังสามารถตรวจสอบประวัติอาชญากรรมกับสำนักงานตำรวจแห่งชาติได้อีกด้วย

8 สัญญาณดี ที่ฝ่าย HR ควรรับคนแบบนี้เข้าทำงาน

ประโยชน์ของ Reference Checks

การตรวจสอบบุคคลอ้างอิงจะช่วยให้ทรัพยากรบุคคลตรวจสอบและถ่วงดุลเหตุผลในการจ้างงาน ไม่ใช่แค่ใช้อารมณ์ตัดสินระหว่างสัมภาษณ์งานเพียงอย่างเดียว ซึ่ง Reference Checks มีประโยชน์หลัก 5 ข้อ ดังนี้

• ยืนยันความถูกต้องของข้อมูลที่ผู้สมัครให้มา
• ตรวจสอบว่าผู้สมัครมีประวัติอาชญากรรมร้ายแรงหรือไม่
• ตรวจสอบทักษะผู้สมัครว่าตรงตามสายงานหรือเปล่า
• ระบุถึงพฤติกรรมของผู้สมัครในช่วงทำงานกับนายจ้างคนก่อน
• ทำนายความสำเร็จในการทำงานใหม่ครั้งนี้

นอกจากนี้ ประโยชน์ผลพลอยได้อื่น ๆ ยังทำให้เราทราบเพิ่มเติมอีก 3 ข้อ คือ

• ความเข้ากันทางวัฒนธรรมองค์กร (Cultural Fit) – Jobvite ศึกษาพบว่า 32% ของพนักงานมักลาออกจากงานภายใน 90 วันแรก เนื่องจากต้องเจอวัฒนธรรมองค์กรที่ย่ำแย่ สอดคล้องกับข้อมูลจากบริษัทจัดหางาน Robert Half ที่พบว่า 91% ของผู้จัดการในสหรัฐฯ ให้ความสำคัญกับวัฒนธรรมมากกว่าประสบการณ์และทักษะ HR จึงอาจถามถึงวัฒนธรรมองค์กรที่เหมาะสมกับผู้สมัครเพิ่มเติมได้
• ความเข้ากันทางบุคลิกส่วนตัว (Personality Fit) – ทุกคนมีสไตล์การทำงานที่แตกต่างกัน การล่วงรู้ว่านายจ้างแบบที่เหมาะสมหรือร่วมงานกันได้ดีกับผู้สมัคร ก็จะทำให้คาดเดาอนาคคการร่วมงานใหม่ในครั้งนี้
• ความเข้ากันทางการทำงานงาน (Performance Fit) – ไม่เฉพาะประเด็นประสิทธิภาพ แต่รวมถึงแรงจูงใจในการทำงานด้วย กระบวนการนี้จะทำให้เราทราบถึงวิธีร่วมงานกับผู้สมัครให้ราบลื่นที่สุด หรือวิธีการจัดการหากเกิดปัญหาในการทำงาน

เทคนิคการทำ Reference Checks แบบมืออาชีพ

ย้ำกันอีกสักรอบ ก่อนทำ Reference Checks ต้องขออนุญาตผู้สมัครว่าจะติดต่อบุคคลอ้างอิงก่อนเสมอ นี่เป็นหลักการพื้นฐานที่ไม่ทำถือว่าผิดมหันต์ หลังจากนั้นก็เป็นขั้นตอนการติดต่อบุคคลอ้างอิงเพื่อขอข้อมูลเพิ่มเติม ซึ่งแต่ไหนแต่ไร HR มักใช้วิธีการโทรศัพท์ติดต่อโดยตรง หรือโทรเข้าไปในฝ่าย HR ด้วยกันเองเพื่อโอนสายไปยังบุคคลอ้างอิง 

และนี่ก็คือเทคนิคที่จะทำให้คุณทำ Reference Checks แบบมืออาชีพ

1. ข้อข้อมูลจากทีมสัมภาษณ์ก่อน

ถึงแม้ต้นสังกัดหรือทีมสัมภาษณ์จะเลือกผู้สมัครที่ผ่านการคัดเลือกมาแล้ว แต่การได้ข้อมูลเพิ่มเติมจากพวกเขา จะช่วยให้ HR กำหนดแนวทางในการตรวจสอบข้อมูลได้แม่นยำขึ้น เช่น ทีมสัมภาษณ์กังวลเรื่องทักษะในการทำงานบางอย่าง เราก็สามารถนำข้อกังวลนี้ไปถามบุคคลอ้างอิงเพื่อทราบให้แน่ชัดว่าผู้สมัครมีทักษะดังกล่าวหรือไม่?

2. แนะนำตัวกับผู้อ้างอิงให้ชัดเจน

HR ต้องบอกชื่อ ตำแหน่ง และบริษัทของคุณแก่ผู้อ้างอิงให้ชัดเจน และแจ้งให้ทราบว่าคุณกำลังดำเนินการตรวจสอบการอ้างอิงสำหรับผู้สมัครดังกล่าว เพื่อนำข้อมูลไปพิจารณาสำหรับการจ้างงานต่อไป

3. อธิบายลักษณะงานและความรับผิดชอบ

ก่อนอื่นต้องอธิบายบริบทให้ชัดเจนเสียก่อนว่าเรากำลังจะรับผู้สมัครในตำแหน่งใด และการประสบความสำเร็จในตำแหน่งนั้นต้องการคุณสมบัติอะไรบ้าง ก่อนจะถามผู้อ้างอิงว่า ผู้สมัครมีคุณสมบัติตรงตามที่เราต้องการหรือเปล่า ดีกว่าการถามไปตรง ๆ ว่า “ผู้สมัครทำงานนี้ได้หรือไม่?”

4. เน้นคำถามปลายเปิดที่เฉพาะเจาะจง

การถามแบบ “ใช่หรือไม่?” ไม่ใช่คำถามที่ดีเท่าไหร่ เช่นเดียวกับการถามกว้างเกินไปว่า “ผู้สมัครเป็นอย่างไรบ้าง?”​ ก็ไม่ดีเหมือนกัน คำถามที่ดีต้องเฉพาะเจาะจง ยกตัวอย่างเช่น “ผู้สมัครเคยทำโปรเจกต์นี้กับคุณ ช่วยบอกเพิ่มเติมหน่อยว่าบทบาทของเขามีอะไรบ้าง” 

17 ตัวอย่างคำถาม Reference Checks

แต่ละองค์กร แต่ละตำแหน่งก็ต้องการพนักงานที่มีคุณสมบัติไม่เหมือนกัน ฉะนั้นตัวอย่างคำถามเหล่านี้จะมีประสิทธิภาพมากขึ้น หากนำไปประยุกต์ใช้ให้เข้ากับสถานการณ์ของตัวเอง ซึ่งคำถามที่ดีที่เราคัดเลือกมีดังต่อไปนี้

1. ความสัมพันธ์ระหว่างคุณกับผู้สมัครเป็นอย่างไร
2. ผู้สมัครทำงานกับคุณนานเท่าไหร่
3. บทบาทหรือความรับผิดชอบคืออะไร
4. เหตุผลที่ผู้สมัครเหมาะสมสำหรับงานเดิมคืออะไร
5. ผู้สมัครเคยได้รับการเลื่อนขั้นหรือตำแหน่งหรือไม่
6. จุดแข็งและจุดอ่อนของผู้สมัครคืออะไร
7. ผู้สมัครประสบปัญหาในการทำงานเรื่องอะไรบ้าง
8. ผู้สมัครมีวิธีการจัดการปัญหา แรงกดดัน หรือความขัดแย้งอย่างไร
9. ผู้สมัครเคยได้รับการตักเตือนทางวาจาหรือจดหมายหรือไม่
10. ตัวอย่างผลงานของผู้สมัครที่คุณประทับใจที่สุด
11. ความสัมพันธ์ระหว่างผู้สมัครกับพนักงานคนอื่นเป็นอย่างไรบ้าง
12. ผู้สมัครมีทัศนคติต่อการทำงานและพนักงานคนอื่นอย่างไร
13. เหตุผลที่ผู้สมัครลาออกจากบริษัทของคุณ
14. จากบริบทงานใหม่ คุณคิดว่าผู้สมัครมีคุณสมบัติอะไรที่เหมาะสม
15. ขอคำแนะนำเพิ่มเติมในการจัดการผู้สมัครให้ประสบความสำเร็จ
16. มีอะไรอีกบ้างที่ต้องรู้แต่ยังไม่ได้ถามเกี่ยวกับผู้สมัคร
17. นอกจากคุณแล้ว มีใครอีกบ้างที่สามารถให้ข้อมูลเชิงลึกของผู้สมัครในลักษณะที่แตกต่างกัน

Reference Checks แล้วได้รับ Feedback ไม่ดี ควรทำอย่างไร

ปกติผู้สมัครมักจะเลือกบุคคลอ้างอิงที่มีความสัมพันธ์และทัศนคติที่ดีต่อกันอยู่แล้ว แต่บางครั้ง HR ก็เจอประสบการณ์ Reference Checks ที่ไม่ดีกลับมาบ้าง เพราะไม่ใช่ทุกคนที่จบลงด้วยดีกับที่ทำงานเก่าเสมอไป แล้วถ้าเกิดเหตุการณ์แบบนี้ฝ่ายทรัพยากรมนุษย์จะต้องรับมืออย่างไร

แน่นอนทุกคนจะมีคำถามป๊อปอัพขึ้นมาในหัวทันทีว่า จะบอกผู้สมัครดีไหมนะ? ทางที่ดีคือไม่ควรบอก เพราะข้อมูลจากอ้างอิงถือว่าเป็นความลับ และบุคคลอ้างอิงก็คาดหวังว่าเราจะไม่บอกเรื่องนี้แก่ผู้สมัครด้วย

แต่ถ้าข้อมูลอ้างอิงดังกล่าวส่งผลต่อการปฏิเสธการจ้างงาน เราก็ควรอธิบายให้ผู้สมัครฟังง่าย ๆ ว่า “หนึ่งในผู้อ้างอิงของคุณให้ข้อเสนอแนะเชิงลบมา” แต่ห้ามบอกว่าเป็นใคร

และเป็นเรื่องดีหาก HR เปิดโอกาสให้ผู้สมัครได้แบ่งปันมุมมองของเขาอีกครั้งว่า ปัญหาดังกล่าวมีสาเหตุมาจากอะไรกันแน่ แล้วนำมาเหตุผลของทั้งสองฝ่ายมาช่างน้ำหนักความเชื่อถือเพื่อพิจารณาต่อการจ้างงานอีกครั้ง

บทสรุป

ปัจจุบันหลายองค์กรมองว่า Reference Checks เป็นกระบวนการที่ล้าสมัยแล้ว แต่ขณะเดียวกัน บางองค์กรก็ยังต้องพึ่งพากระบวนการนี้เพื่อมั่นใจว่าเฟ้นหาพนักงานใหม่ที่เหมาะสมที่สุด

เหมือนดั่งที่ เดวิด รีสเชอร์ (David Reischer) ทนายความและ CEO ของ LegalAdvice.com ที่บอกว่า “การตรวจสอบบุคคลอ้างอิงควรใช้ในขั้นตอนสุดท้ายของการยืนยัน และควรเป็นวิธีการที่ได้รับข้อมูลเชิงลึกหรือข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับประสิทธิภาพหรือทักษะความสามารถในการทำงานของผู้สมัคร”

ถึงเวลาแล้วที่ HR จะต้องเห็นความสำคัญของ Reference Checks กันมากขึ้น เพราะผลลัพธ์กระบวนการนี้นำไปสู่ประโยชน์สูงสุดขององค์กร และช่วยให้เรามั่นใจได้ว่า คุณได้เลือกพนักงานที่เหมาะสมกับองค์กรแล้วจริง ๆ