การรับสมัครงานแต่ละครั้ง เป็นไปไม่ได้ที่ HR และองค์กรจะเจอคนที่ใช่ตั้งแต่แรก แน่นอนว่าต้องผ่านการทดลองสัมภาษณ์ และผ่าน Process มากมายกว่าจะเจอตัวเลือกที่ตรงใจที่สุด
แล้วหลังจากกระบวนการเหล่านั้นสิ้นสุดลงแล้ว เราทำอย่างไรกับข้อมูลของกลุ่มคนที่ไม่ถูกเลือกเข้ามาในวันนี้ ? ในทางทฤษฎี ทุกครั้งที่การจ้างงาน หรือการสัมภาษณ์งานสิ้นสุด สิ่งที่ HR ต้องทำเสมอคือการจัดการข้อมูลผู้สมัครที่ไม่ผ่านการคัดเลือกด้วย
อย่างไรก็ตาม บางองค์กรเลือกจะทิ้งข้อมูลเหล่านั้นไปเลย เพราะคิดว่าถ้าไม่ได้รับเข้ามา ก็คงไม่จำเป็นแล้ว หรือไม่รู้จะเก็บไว้ทำไม ในขณะที่บางองค์กรเลือกเก็บไว้ และดำเนินการจัดการอย่างเป็นระบบ จนทำให้พวกเขามีฐานข้อมูลที่พร้อมใช้งาน และสามารถหาคนได้เร็วกว่า
องค์กรเหล่านี้ไม่ได้มีเวทมนตร์อะไร แต่พวกเขาแค่รู้วิธีจัดการข้อมูลผู้สมัครให้มีคุณค่าต่อการสรรหาในอนาคตนั่นเอง
ทำไมองค์กรที่เลือกเก็บข้อมูลผู้สมัครไว้ ถึงมักจะได้เปรียบ ?
คำตอบก็คือ เนื่องจากผู้สมัครที่ไม่ใช่สำหรับวันนี้ อาจกลายเป็นคนที่เหมาะสมที่สุดในวันหน้านั่นเอง
เพราะผู้สมัครบางคน วันที่สมัครงานด้วยอาจยังไม่มีประสบการณ์พอ แต่ในอีก 1–2 ปี เขาอาจพัฒนาขึ้น หรือบางคนอาจไม่พร้อมเริ่มงานตอนนี้ แต่อนาคตเขาอาจกลายเป็นตัวเลือกที่สมบูรณ์แบบ ไปจนถึงบางคนอาจเหมาะกับตำแหน่งอื่นที่กำลังจะเปิดในอนาคต
เหล่านี้คือเหตุผลว่าทำไมองค์กรชั้นนำถึงให้ความสำคัญกับสร้าง Talent Pool อย่างยิ่ง เพราะพวกเขามองว่าข้อมูลผู้สมัครคือทรัพยากรระยะยาว ไม่ใช่ข้อมูลที่หมดค่าไปหลังสิ้นสุดขั้นตอนการคัดเลือก
Talent Pool คืออะไร จะสร้างขึ้นมาได้อย่างไร ?
Talent Pool คือฐานข้อมูลผู้สมัครที่องค์กรจัดระเบียบ และเก็บสะสมไว้อย่างต่อเนื่อง เพื่อใช้เป็นแหล่งอ้างอิงในการสรรหาสำหรับตำแหน่งงานเปิดใหม่ในอนาคต
โดยตัวอย่างของข้อมูลคนที่ควรต้องเก็บมีดังต่อไปนี้
- ผู้สมัครที่ไม่ผ่านการคัดเลือก
- ผู้สมัครที่เคยถูกสัมภาษณ์
- พนักงานเก่าที่เคยทำงานกับองค์กร
- ผู้สมัครที่มีทักษะการทำงานดี
- ผู้สมัครที่มีบุคลิกทัศนคติดี
- หรือแม้แต่คนที่เคยแสดงความสนใจในองค์กรของเรา
สิ่งสำคัญคือการเก็บและจัดการข้อมูลอย่างมีระบบโดย HR เพื่อให้สามารถดึงข้อมูลจากฐานขนาดใหญ่มาใช้งานต่อได้ง่าย และใช้งานได้จริง
3 เทคนิคที่ HR มืออาชีพใช้ในการจัดการ Talent Pool
1️.จัดหมวดหมู่ข้อมูล
HR สามารถจัดหมวดหมู่ข้อมูลแยกย่อยได้มากมาย เช่น ตามกลุ่มทักษะเชิงเทคนิค (Hard Skill) เช่น IT, Sales, Marketing หรือตามกลุ่มบุคลิกภาพ (Persona) เช่น Leadership, Communication หรือแบ่งตามระดับประสบการณ์ (Entry, Mid, Senior) ไปจนถึงตามความพร้อมเริ่มงาน (Available now, 3 months, Passive candidate) เป็นต้น
2️.บันทึกข้อมูลเชิงลึก
เก็บข้อมูลทั้งที อย่าเก็บแค่เรซูเม่ แต่ควรบันทึกเหตุผลที่ผู้สมัครไม่ผ่านการสมัครงาน, ข้อสังเกตจากการสัมภาษณ์, หรือแม้แต่สิ่งที่ผู้สมัครให้ความสนใจ เพราะข้อมูลเหล่านี้ช่วยให้การพิจารณาครั้งต่อไปง่ายขึ้นมาก
3️.หมั่นอัปเดตข้อมูลสม่ำเสมอ
ผู้สมัครบางคนอาจเปลี่ยนงาน หรือเติบโต Upskill ขึ้นเรื่อย ๆ ดังนั้นควรมีการอัปเดตหรือติดตามข้อมูลเป็นระยะ เช่น ส่งอีเมลแนะนำบทความ/งานใหม่ เพื่อรักษาความสัมพันธ์กับองค์กรต่อเนื่อง
ทำอย่างไรให้ Talent Pool ใช้งานได้จริงในองค์กร ?
Talent Pool จะใช้งานได้จริง และใช้ง่าย ต้องเริ่มจากการมีศูนย์กลางข้อมูลที่เก็บรวมรวบไว้ที่เดียว และเป็นระบบ ระเบียบ ซึ่งหลักสำคัญคือการกำหนดให้ชัดว่าองค์กรต้องเก็บข้อมูลอะไรบ้าง (ชื่อ, ทักษะ, เหตุผลไม่ผ่าน ฯลฯ) เพื่อให้มีหลักอ้างอิงในการดึงข้อมูลมาใช้ต่อในอนาคต
ดังนั้นการมีระบบที่สามารถค้นหาและดึงข้อมูลย้อนกลับมาได้สะดวก เช่น ATS (Applicant Tracking System) จึงเป็นเครื่องมือสำคัญต่อการสร้าง Talent Pool รวมถึงกำหนดผู้รับผิดชอบ (PIC) ไว้ดูแลความถูกต้องและติดตามผู้สมัครได้โดยตรง
สำหรับองค์กรที่ยังไม่มีเครื่องมือจัดเก็บข้อมูลอย่างเป็นระบบ หรือสนใจเริ่มต้นใช้เครื่องมือ ATS ไว้จัดการข้อมูลผู้สมัคร และสร้าง Talent Pool ในองค์กร มีหลายเครื่องมือที่สามารถใช้งานได้ตอบโจทย์ และสามารถค้นหาได้ในแพลตฟอร์ม HR Products and Services ของ HREX อาทิ EZHire จาก Reeracoen Thailand ซึ่งมีจุดเด่นเป็น All-in-One Hiring Infrastructure เพราะไม่ได้แค่ช่วยจัดเก็บ – จัดการ แต่ทำให้การจ้างงานง่ายขึ้นตั้งแต่การรับสมัคร
นอกจากนั้นยังรับสมัครงานง่ายด้วยการมี Career Page เป็นของตัวเอง สร้างช่องทางรับสมัครตรงขององค์กรได้เอง ฟรี ไม่ต้องเขียนโค้ด พร้อมใช้งานภายใน 1 วัน โดยผู้สมัครสามารถกรอกใบสมัครเข้ามาโดยตรง และข้อมูลทั้งหมดจะถูกบันทึกเข้าระบบ ATS โดยอัตโนมัติ
ช่วยให้องค์กรมี Talent Pool พร้อมใช้งานได้ทันที โดยไม่ต้องทำงานซ้ำซ้อนจากการคัดลอกข้อมูลกรอกลง Spreadsheet แบบดั้งเดิม
สรุป
ถึงเวลานำข้อมูลที่ทิ้งไป กลับมาจัดระเบียบใหม่ให้กลายเป็นโอกาสขององค์กรและผู้สมัครงาน สิ่งที่แยกองค์กรทั่วไปออกจากองค์กรที่ก้าวหน้าในด้าน HR ไม่ใช่เรื่องโชค แต่คือวิธีจัดการข้อมูลผู้สมัคร ถ้าอยากเป็น HR Recruiter ที่หาคนได้เร็วกว่า และแม่นยำกว่า เริ่มต้นง่าย ๆ แค่เก็บข้อมูลผู้สมัครอย่างมีระบบ
สามารถทดลองสร้าง Career Page และเริ่มต้นมี Talent Pool เป็นของตัวเองได้แล้ววันนี้ ลงทะเบียนใช้งาน EZHire
