HR มาสัมภาษณ์งานสาย ต้องสร้างความเชื่อมั่นให้ผู้สมัครอย่างไร ?

เราต่างรู้ดีว่าในการสัมภาษณ์งานแต่ละครั้ง สิ่งที่ต้องให้ความสำคัญมากที่สุดก็คือเรื่องของภาพลักษณ์และความน่าเชื่อถือ โดยความประทับใจแรก (First Impression) สามารถเป็นจุดตัดสินว่าเราจะได้ร่วมงานกับอีกฝ่ายหรือไม่  ซึ่งแนวคิดตรงนี้หมายรวมถึงทั้งตัวผู้สมัคร (Candidate) และตัวผู้สัมภาษณ์ (HR Recruiter)

อย่างไรก็ตาม เหตุไม่คาดฝันสามารถเกิดขึ้นได้กับการสัมภาษณ์เสมอ ดังนั้นหาก HR Recruiter รู้ตัวว่ากำลังมาสาย หรือเผลอลืมนัดสัมภาษณ์ผู้สมัคร เราก็ต้องมีวิธีรับมือและแก้ไขปัญหาแบบมืออาชีพ มิฉะนั้นก็มีโอกาสที่องค์กรจะสูญเสียคนเก่ง (Talents) ไปให้กับบริษัทคู่แข่ง จากนั้นภาพลักษณ์ที่แย่จะถูกพูดถึงแบบปากต่อปาก (Word of Mouth) จนองค์กรต้องใช้เวลาอีกพักใหญ่กว่าจะกู้ศักดิ์ศรีกลับมา

HR ก็ควรวางตัวในสถานการณ์นี้อย่างไร พี่หาคำตอบไปพร้อมกับเราที่ HREX

ผู้สัมภาษณ์งานมาสายหรือติดต่อไม่ได้ (No-Show) เกิดขึ้นได้เป็นปกติหรือไม่ ?

ต้องอธิบายก่อนว่า โดยปกติแล้วการนัดหมายกับผู้สมัครที่ผ่านการคัดเลือกแล้วนั้น ควรเป็นช่วงเวลาที่เหมาะกับการทำงานของทุกฝ่าย ทางฝั่งของ HR เองก็ต้องแน่ใจว่าไม่มีประชุมหรือมีเนื้อหาอื่น ๆ เข้ามาแทรก เพราะจะทำให้ความแม่นยำในการตัดสินใจลดน้อยลง ขณะเดียวกันตัวผู้สมัครก็ต้องแน่ใจว่าช่วงเวลาดังกล่าวเป็นช่วงเวลาที่ตนมีความพร้อมที่สุด สามารถเดินทางมาได้โดยไม่เจอปัญหารถติดหรือปัญหาส่วนตัวอื่น ๆ

ดังนั้นการมาสายในกระบวนการสัมภาษณ์งานจึงเป็นเรื่องที่เกิดขึ้นได้ยาก เพราะเป็นช่วงที่ต่างฝ่ายต่างต้องการสร้างภาพลักษณ์ที่ดีที่สุดออกมาให้อีกฝ่ายเห็น 

อย่างไรก็ตามไม่ใช่ทุกสถานการณ์ที่เราสามารถควบคุมได้แบบหมดจด เพราะเราต่างก็เป็นมนุษย์ที่อาจเกิดเหตุป่วยในวันดังกล่าวพอดี หรือรถไฟฟ้าที่ใช้เดินทางเป็นประจำอาจเสียกระทันหันเป็นต้น สิ่งสำคัญนอกเหนือจากการตรงเวลาจึง เป็นการสื่อสารให้อีกฝ่ายรับรู้ถึงสถานการณ์ของเราเสมอ 

Indeed ผู้เชี่ยวชาญเรื่องการสมัครงานกล่าวว่าจริง ๆ แล้วการมาสายเป็นเรื่องที่ไม่ควรเกิดขึ้น และปัญหาในลักษณะนี้มักเกิดขึ้นกับการสัมภาษณ์งานแบบออนไลน์หรือการไปเจอกันตามร้านอาหาร ซึ่งเป็นเรื่องที่พอรับได้บ้างเพราะอาจมีปัจจัยที่เราควบคุมไม่ได้มาเกี่ยวข้อง แต่หากเป็นการนัดหมายที่ออฟฟิศของผู้สัมภาษณ์เอง การมาสายในบริบทที่เขาควรเข้ามาทำงานตามหน้าที่ปกติอยู่แล้ว  อาจหมายถึงสัญญาอันตราย (Red Flag) ที่ทำให้ผู้สมัครเลือกปฏิเสธการร่วมงานกับเราทันที

หากผู้สัมภาษณ์งานมาสาย ควรปฏิบัติตัวอย่างไร ?

คุณ Matt Warzel ผู้เชี่ยวชาญด้านการหางานจาก MJW Careers ได้กล่าวว่าก่อนที่จะนัดสัมภาษณ์ผู้สมัครนั้น องค์กรต้องแน่ใจว่ามีผู้คอยตรวจสอบดูแลการสัมภาษณ์นั้น ๆ เรียบร้อยแล้ว (Monitoring) ไม่ควรปล่อยให้ทุกอย่างเป็นหน้าที่ของผู้สัมภาษณ์เพียงอย่างเดียว โดยบุคคลนี้จะมีหน้าที่ย้ำเตือนทางผู้สมัครและผู้สัมภาษณ์อีกครั้ง เพื่อให้แน่ใจว่าทุกอย่างจะเป็นไปได้อย่างราบรื่นที่สุด

องค์กรต้องเปลี่ยนทัศนคติจากการมองว่าตนอยู่ในจุดเหนือกว่า และผู้สมัครมีหน้าที่ขายตัวเองให้บริษัทสนใจ เพราะในปัจจุบันเราอยู่ในยุคที่มีคนในตลาดแรงงานน้อยกว่าที่เคย บริษัทมีหน้าที่ขายตัวเองให้ผู้สมัครสนใจไม่ต่างกัน ดังนั้นนี่คือจุดที่ทั้งสองฝ่ายต้องแสดงความเป็นมืออาชีพออกมา มิฉะนั้นต่างคนก็จะไปมองหาคนที่เป็นมืออาชีพมากกว่าแทน

สิ่งแรกที่ผู้สัมภาษณ์ควรทำก็คือการขอโทษผู้สมัครอย่างจริงใจ ไม่จำเป็นต้องหาข้อแก้ตัว อย่าคิดว่าการขอโทษจะทำให้องค์กรของเราดูอ่อนแอลง แต่มันจะแสดงให้เห็นว่าเราไม่มีการถือตัว ทำผิดแล้วก็สามารถปรับปรุงแก้ไขพูดคุยกันได้ ในที่นี้หากเหตุการณ์เกิดขึ้นที่ออฟฟิศ และมีพนักงานท่านอื่นเห็นว่าการสัมภาษณ์งานดังกล่าวมีปัญหา ก็ควรมีตัวแทนสักคน (Receptionist) เข้ามารับหน้าแทนทันที ไม่ปล่อยให้ผู้สมัครต้องรอสัมภาษณ์อยู่คนเดียว 

บุคคลดังกล่าวสามารถเข้ามาแนะนำภาพรวมของบริษัท, พาเดินทัวร์ออฟฟิศ หรือให้คำแนะนำในด้านอื่น ๆ ที่เกี่ยวกับองค์กรเพื่อรอผู้สัมภาษณ์มาก็ได้ เพราะการพูดคุยที่ไม่ขาดตอน จะทำให้ผู้สมัครเห็นว่าองค์กรใส่ใจและพยายามแก้ไขปัญหาจริง ๆ

แนวคิดสำคัญในการนัดหมายสัมภาษณ์งานหรือแม้แต่การประชุม คือการเข้าใจว่าผู้สมัครต้องการงาน ต้องการรายได้ก็จริง แต่อย่าลืมว่าทุกคนก็มีชีวิตเป็นของตัวเอง และเวลาก็เป็นเรื่องสำคัญมาก ผู้สมัครบางคนอาจต้องยกเลิกงานบางอย่างมาเพื่อเข้าประชุมกับเรา ผู้สมัครบางคนอาจมีงานประจำอยู่แล้ว และต้องใช้ความยากลำบากเพื่อหาเวลาปลีกตัวมาคุยกับเราในช่วงเวลาหนึ่ง บุคคลเหล่านี้จะไม่ได้มีเวลาให้กับเราตลอดไป ยิ่งเรามาสาย การสัมภาษณ์งานและการทำความรู้จักกับอีกฝ่ายก็จะมีรายละเอียดน้อยลง จนทำให้เรามองมองข้ามจุดเด่นและพลาดคนมีฝีมือไปได้ 

ที่สำคัญโลกธุรกิจในปัจจุบันแคบมาก หากเราสร้างภาพลักษณ์ที่ไม่ดีให้กับพนักงานคนหนึ่ง และบุคคลท่านนั้นกลายเป็นคนที่มีฝีมือ หรือกลายเป็นคนที่มีส่วนได้ส่วนเสียกับธุรกิจของเราในอนาคต องค์กรก็จะต้องเสียผลประโยชน์ไปโดยปริยาย

สิ่งสำคัญก็คือหากเรามาสาย เราต้องเข้าใจว่าผู้สมัครมีสิทธิ์ที่จะไม่พอใจหรือรู้สึกว่าตนได้รับการปฏิบัติอย่างเป็นธรรม เราต้องมองสถานการณ์ให้เป็นไม่เอาความโมโหจากส่วนที่เราเองก็เป็นผู้สร้างปัญหาไปตัดสินว่าผู้สมัครขาดคุณสมบัติเด็ดขาด เราต้องเข้าใจเรื่องนี้ก่อนแล้วจึงพิจารณาพิจารณาว่าผู้สมัคร ได้แสดงความหงุดหงิดจนล้ำเส้นของการให้เกียรติกันหรือไม่ หากเกิดกรณีนี้ขึ้นเราก็สามารถตัดสินใจตามความเหมาะสมได้เลย  อย่าเอาทุกเรื่องมาปนกันจนทำให้กระบวนการพิจารณาคัดเลือกผู้สมัครเกิดความคลางแคลงใจเด็ดขาด

นอกจากนี้เรายังสามารถใช้ AI เช่น พวก Chatbot มาสื่อสารกับพนักงานในเบื้องต้นด้วย เพราะนอกจากจะช่วยให้กระบวนการกระบวนการสรรหาในช่วงแรกเป็นไปอย่างละเอียดถี่ถ้วน ปราศจากอคติ ยังทำให้ First Impression ระหว่างการดูเป็นมืออาชีพ กระบวนการตรงนี้ทำให้ผู้สมัครมั่นใจในตัวองค์กรมากขึ้น และพร้อมเข้าใจหากเกิดการมาสายหรือเหตุไม่คาดฝันขึ้นในการสัมภาษณ์รอบต่อไป

ขณะที่คุณ Suzanne Lucas ผู้เชี่ยวชาญจาก Evil HR Lady กล่าวเสริมว่า การสัมภาษณ์งานควรเผื่อเวลาให้อีกฝ่ายอย่างละนิดอย่างละหน่อย เพื่อใช้เป็นสำหรับแก้ไขสถานการณ์ฉุกเฉิน อย่างตัวเธอเองเคยเกิดเหตุการณ์คอมพิวเตอร์พังก่อนเข้าสัมภาษณ์ และใช้เวลาระยะหนึ่งเพื่อลงโปรแกรมใหม่ ซึ่งจริง ๆ เธอจะเข้าไปสัมภาษณ์เลยก็ได้ แต่การมีเครื่องมือที่พร้อม จะช่วยให้การคัดเลือกดีขึ้น เราจึงก็ต้องพิจารณาจากบริบทในภาพรวม สื่อสารให้ชัดเจน และกล้าขอโทษหากตนเป็นฝ่ายผิด

คำถามสัมภาษณ์งานจากฝ่ายบุคคล และการเป็นผู้สัมภาษณ์ที่ดี

หากผู้สัมภาษณ์งานมาสาย ผู้สมัครควรทำอย่างไร ?

ในทางกลับกัน หากผู้สมัครเจอผู้สัมภาษณ์มาสาย ก็ควรตั้งสติ วางตัวให้มืออาชีพที่สุด โดยผู้เชี่ยวชาญแนะนำให้ทำตามขั้นตอนเหล่านี้

1. ตรวจสอบดูนัดหมายอีกครั้งว่ามีการเปลี่ยนแปลงที่เราไม่ทันสังเกตหรือไม่ รวมถึงตรวจสอบความถูกต้องของที่อยู่และเบอร์โทรศัพท์ที่เราให้ไว้
2. รับมือกับทุกเรื่องด้วยความสุภาพที่สุด อย่าถามว่าทำไมอีกฝ่ายถึงมาสาย แต่ให้ทำเหมือนไม่มีเรื่องอะไรเกิดขึ้น แล้วค่อยสังเกตดูพฤติกรรมของอีกฝ่ายเอาไว้พิจารณาว่าควรร่วมงานด้วยหรือไม่ในภายหลัง 
3. หากเวลาผ่านไปประมาณ 10 นาทีแล้วยังไม่มีใครติดต่อกลับมา ให้ลองตรวจสอบในกล่องจดหมายขยะอีกครั้ง เพื่อดูว่าไม่มีใครติดต่อกลับมาในทุกช่องทาง ข้อมูลตรงนี้จะเป็นประโยชน์เวลาใช้ชี้แจงในอนาคต
4. หลังจากผ่านไปประมาณ 30 นาที ให้เราติดต่อโดยใช้โทรศัพท์ เพราะบางทีแม้จะมีการย้ำเตือนที่ดีแล้ว แต่หากมีงานด่วนเข้ามาก็อาจจะเผลอลืมนัดหมายไปโดยไม่ทันรู้ตัว
5. หากลองติดต่อทุกทางแล้ว แต่ยังไม่มีอัพเดทเพิ่มเติม เราสามารถปฏิเสธการสัมภาษณ์ได้เลยโดยแจ้งกลับไปตามช่องทางที่บริษัทติดต่อเรามาในครั้งแรก แต่จะรับนัดสัมภาษณ์อีกครั้งหรือไม่ก็ขึ้นอยู่กับเหตุผลและคำอธิบายซึ่งขึ้นอยู่กับวิจารณญาณของผู้สมัครแต่ละคน

เลือกคนได้เฉียบคมขึ้น ด้วยการใช้ Recruitment Solution แบบมืออาชีพ

HR Solutions UK กล่าวว่าบทบาทของ HR Recruiter ในปัจจุบันเปลี่ยนแปลงจากอดีตอย่างใหญ่หลวง แม้แต่ในบริษัทขนาดใหญ่ เพราะพนักงานที่เป็นคนรุ่นใหม่เริ่มมีความต้องการสร้างธุรกิจด้วยตนเอง ไม่อยากมาทำงานบริษัทเหมือนในอดีต นอกจากนี้การออกแบบสวัสดิการก็มีความเป็นปัจเจกบุคคลมากขึ้น องค์กรจึงต้องรู้จักหาข้อมูลให้มากที่สุดเพื่อเปรียบเทียบกับบริษัทในสายงานเดียวกัน ว่าโครงสร้างที่กำลังทำอยู่นั้นสามารถตอบสนองความต้องการของกระแสสังคมที่เกิดขึ้นตามยุคสมัยได้หรือไม่

ดังนั้นการใช้บริการ Recruitment Agency หรือ Recruitment Solution จึงเป็นคำตอบ แน่นอนว่าแนวทางนี้จะทำให้องค์กรมีค่าใช้จ่ายเพิ่มเติม แต่อย่าลืมว่าหากเรา ทำทุกอย่างด้วยตัวเองตั้งแต่หาข้อมูล, สัมภาษณ์ และตัดสินใจเลือกคน เราก็จะต้องใช้เวลามหาศาลซึ่งจะไปรบกวนเวลาทำงานตามปกติแน่ ๆ แถมหากเราเลือกผิดพลาดเพราะข้อมูลไม่เพียงพอ เราก็จะมีค่าใช้จ่ายแฝงอีกมากมายเพื่อหาพนักงานใหม่ ยังไม่รวมถึงสภาวะสุญญากาศระหว่างที่ขาดแคลนแรงงานคน (Manpower)

สรุปคือถ้าเราเห็นภาพรวมของการจ้างงาน รู้ว่าเป้าหมายขององค์กรคืออะไร รู้ว่าควรใช้เครื่องมือแบบไหน  ปรึกษาผู้เชี่ยวชาญอย่างไร เราก็จะเลือกคนได้เฉียบคมขึ้นเอง

หากคุณไม่รู้ว่าจะหาตัวช่วยให้ถูกต้องได้อย่างไร เราขอแนะนำบริการ HR Products & Services คุณภาพที่รวบรวมผลิตภัณฑ์ และบริการไว้ มากที่สุดในเมืองไทย จะหาคนแบบไหน ที่นี่ก็ตอบโจทย์ได้อย่างสมบูรณ์แบบ คลิกเลย

บทสรุป

หากเราเข้าใจว่าการหาพนักงานใหม่สักคนถือเป็นเรื่องที่ละเอียดอ่อน และส่งผลต่อความสำเร็จขององค์กรโดยตรง เราก็จะให้ความสำคัญกับการทำงานในส่วนนี้มากขึ้น จริงอยู่ที่เหตุการณ์ไม่คาดฝันเกิดเกิดขึ้นได้ แต่คำถามสำคัญคือหากเกิดขึ้น เรามีวิธีรับมือกับปัญหาที่ดีพอหรือยัง มีใครที่สามารถแก้ปัญหาเฉพาะหน้าได้หรือไม่

การสำรวจตัวเองจะกลายเป็นปัจจัยสำคัญในการเติบโตขององค์กรนับจากนี้ HR Recruiter ต้องมองว่าตนเองคือด่านแรก เป็นภาพจำแรกที่ผู้สมัครมีต่อองค์กร หากเรามีข้อผิดพลาด แม้ว่าโครงสร้างภายในจะดีแค่ไหน แต่ก็เหมือนเราติดกระดุมผิดเม็ดแต่วันแรก ที่หากจะแก้ไขกันสักทีก็ต้องแก้ไขใหม่ตั้งแต่ต้น

ดังนั้นเพื่อไม่ให้เสียเวลา เราควรให้ความสำคัญกับเรื่องนี้อย่างจริงจัง มีระบบเตือนความจำ (Reminder System) มีเครื่องมือสื่อสาร (Communication Tools) ที่แข็งแรง แค่นี้ก็รับรองว่า Recruiting Process ของคุณจะราบรื่นไร้ปัญหาแน่นอน