Job Analysis (การวิเคราะห์งาน) คืออะไร ? มาดู 4 ขั้นตอนในการวิเคราะห์งานเพื่อสร้างตำแหน่งงานที่มีประสิทธิภาพ

ประเด็นที่น่าสนใจ 

  • การวิเคราะห์งานคือกระบวนการแรกก่อนที่จะมีการบรรยายลักษณะงาน (Job Description) ซึ่งประกอบไปด้วยขั้นตอนในการวิเคราะห์บทบาท หน้าที่และความรับผิดชอบของตำแหน่งงานต่างๆ
  • ผลลัพธ์ที่ได้จากการวิเคราะห์งานก็คือ คำบรรยายลักษณะงาน (Job Description) และคำบรรยายคุณสมบัติของงาน (Jobการ Specification)
  • ความสำคัญของการวิเคราะห์งานนั้นช่วยให้การประสานงานเป็นไปอย่างเรียบร้อย และทำให้พนักงานตำแหน่งต่างๆรู้หน้าที่ของตัวเองเป็นอย่างดี

การที่พนักงานในแต่ละตำแหน่งในองค์กรสามารถรับรู้หน้าที่หรือขอบเขตและความรับผิดชอบของตัวเองได้นั้น แน่นอนว่าหลักๆแล้วมาจาก คำบรรยายลักษณะงาน (Job Description) ที่ได้รับตั้งแต่วันแรกของการทำงาน และการจะรู้ว่าตำแหน่งที่ตนเองรับผิดชอบอยู่นั้นครอบคลุมคุณสมบัติใดบ้าง ก็สามารถรับรู้ได้จาก คำบรรยายคุณสมบัติของงาน (Job Specification) แต่ทั้งสองสิ่งนี้ไม่สามารถเกิดขึ้นได้ด้วยตัวเองและอาจสร้างความสับสนและซับซ้อนได้หากปราศจาก “การวิเคราะห์งาน” หรือ Job Analysis นั่นเอง

การวิเคราะห์งาน (Job Analysis) คืออะไร ?

ก่อนจะตอบคำถามนั้น อยากให้ผู้ที่ทำงานในฝ่ายทรัพยากรมนุษย์หรือฝ่ายสรรหาบุคลากรลองถามตัวเองดูว่า เคยไหมที่ต้องพบกับปัญหาไม่รู้ว่าจะเขียนคำบรรยายลักษณะงาน (Job Description) หรือคำบรรยายคุณสมบัติพนักงาน (Job Specification) อย่างไรดี ? หรือการจะฝึกอบรมพนักงาน (Training) ควรจะเริ่มต้นอย่างไร ต้องทำอย่างไรบ้าง ? หากเป็นเช่นนั้น การวิเคราะห์งาน (Job Analysis) ถือเป็นขั้นตอนแรกที่เป็นพื้นฐานสำคัญมากๆ

การวิเคราะห์งาน  คือ กระบวนการที่ใช้ในการวิเคราะห์บทบาท หน้าที่ และความรับผิดชอบของแต่ละตำแหน่งในองค์กร รวมถึงวิเคราะห์คุณสมบัติที่จำเป็นสำหรับตำแหน่งงานนั้น ๆ ซึ่งมีปัจจัยประกอบหลายอย่าง เช่น ทักษะที่จำเป็น ความรู้ ความสามารถ และบุคลิกภาพที่เหมาะสม ฯลฯ ซึ่งในการดำเนินกระบวนการนี้ ผู้ดำเนินการจะต้องมีความรู้ ความเข้าใจในลักษณะงานโดยละเอียดถี่ถ้วน และเพื่อให้ได้ข้อมูลโดยละเอียดนั้นก็มีขั้นตอนในการเก็บข้อมูลหลากหลายวิธีด้วยเช่นกัน (ซึ่งจะอธิบายเพิ่มเติมในหัวข้อต่อไป)

เพราะการวิเคราะห์งาน ถือเป็นพื้นฐานทั้งหมดของการตัดสินใจในการประเมินผลและคัดเลือกบุคลากรเข้าทำงาน เพราะฉะนั้นก่อนจะทำการกำหนดผู้ที่เหมาะสมที่สุดสำหรับตำแหน่งงานต่างๆ ก็จำเป็นต้องมีความเข้าใจในลักษณะของงานนั้น ๆ ก่อน การวิเคราะห์งานจึงช่วยให้เข้าใจรายละเอียดของงาน ตำแหน่งงาน คุณสมบัติของงานได้มากขึ้น และสุดท้ายผลลัพธ์ที่ได้จากการวิเคราะห์งานก็คือ คำบรรยายลักษณะงาน (Job Description) และ คำบรรยายคุณสมบัติของงาน (Job Specification) เพื่อนำไปใช้ในระบบบริหารงานบุคคลและพัฒนาบุคลากรในองค์กรต่อไปนั่นเอง

เมื่อไหร่ที่ควรใช้ Job Analysis ?

Job Analysis มักจะใช้เมื่อต้องการกำหนดตำแหน่งงานใหม่ หรือต้องการปรับโครงสร้างขององค์กร ปรับปรุงรูปแบบงานใหม่ หรือมีการเปลี่ยนแปลงงานใหม่อย่างมีนัยสำคัญ ซึ่งต้องใช้การวิเคราะห์งานอย่างละเอียดเพื่อให้ทราบถึงลำดับขั้นตอนในการจ้างงานในลำดับต่อไป ซึ่งการวิเคราะห์งานที่ดีและละเอียดนั้นจะนำไปสู่ความได้เปรียบขององค์กร เพราะนอกจากจะทำให้องค์กรเข้าใจรูปแบบโครงสร้างองค์กรของตัวเองเป็นอย่างดีแล้ว ยังทำให้ผู้สมัครงานมองเห็นขอบเขตหน้าที่ของตำแหน่งตัวเองได้ดีขึ้นด้วย

 ความสำคัญของการวิเคราะห์งาน 

ดังที่ได้กล่าวไปในตอนต้นว่า การวิเคราะห์งานนั้นคือกระบวนการในการวิเคราะห์บทบาท หน้าที่ และความรับผิดชอบของงานแต่ละตำแหน่ง เพราะฉะนั้นการวิเคราะห์งานจึงมีความสำคัญตรงที่เป็นเครื่องมือที่ช่วยให้การทำงานในแต่ละส่วนชัดเจน สามารถควบคุมงานให้บรรลุเป้าหมายได้ตามแต่ละขอบเขตของงานที่กำหนด ช่วยในการประสานงานระหว่างแผนกให้สามารถดำเนินไปได้ด้วยดี และทำให้ผู้ดำรงตำแหน่งรู้หน้าที่และความรับผิดชอบของตัวเองเป็นอย่างดี ซึ่งผลประโยชน์ที่ได้จากการวิเคราะห์งานนั้น สามารถนำไปบันทึกไว้เพื่อเป็นส่วนหนึ่งของ คำบรรยายลักษณะงาน (Job Description) และคุณสมบัติของบุคลากร (Job Specification) ในลำดับต่อไป ซึ่งพอจะอธิบายโดยสรุปได้ ดังนี้

Job Description คือ การแสดงถึงรายละเอียดที่เกี่ยวกับลักษณะงาน และวิธีการในการปฏิบัติงานในตำแหน่งนั้นๆ ประกอบไปด้วยรายละเอียดดังนี้

  • ลักษณะของงาน (Job Identification)
  • สรุปหน้าที่ของงานคร่าวๆ (Job Summary)
  • หน้าที่ที่ต้องทำ (Duties)
  • ความสัมพันธ์กับงานหรือตำแหน่งอื่นๆ (Relation to other job)
  • เครื่องมือ/อุปกรณ์/เครื่องจักร/วัสดุที่ต้องใช้ในการทำงาน (Equipment & Materials)
  • เงื่อนไขในการทำงาน (Condition)

Job Specification คือ การแสดงรายละเอียดเกี่ยวกับคุณสมบัติของบุคลากรที่ต้องการ สำหรับการปฏิบัติงานในตำแหน่งนั้นๆ ประกอบไปด้วยรายละเอียดดังนี้

  • คุณสมบัติทั่วไป
  • ทักษะความรู้ และความสามารถ
  • ประสบการณ์ และความชำนาญ
  • คุณลักษณะพิเศษ
  • สภาพร่างกายและจิตใจ

HR ที่มีข้อสงสัยหรือมีคำถามเกี่ยวกับประเด็นนี้

Q. อยากรู้วิธีเขียน Job Description ดีๆ ดึงดูดคนเก่งครับ

พอจะมีวิธีในการเขียน Job description ให้ดึงดูดดคนที่เก่งๆ ไหมครับ และสามารถคัดคนที่ไม่เก่ง คนที่ไม่ใช่ออกไปได้ไหมครับ ขอบคุณครับ

 

A. ต้องแยกเป็น 2 ประเด็นนะครับ

อันดับแรกคือการเขียนอย่างไรให้ดึงดูด อันนี้สามารถเขียนได้ อยากแนะนำให้ลองเข้าไปศึกษา https://www.linkedin.com/jobs/ โดยส่วนใหญ่จะบอกเรื่องความท้าทายของงาน การใช้ software ขั้นสูง การทำงานที่มีความรับผิดชอบสูงมาก,,,

4 ขั้นตอนในการวิเคราะห์งาน 

เพื่อให้การวิเคราะห์งานเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพและถูกต้อง  ผู้ดำเนินการวิเคราะห์งานก็ต้องมีความเข้าใจในขั้นตอนของการวิเคราะห์งานเป็นอย่างดีด้วย โดยขั้นตอนสำหรับการวิเคราะห์งานนั้นพอจะแบ่งได้เป็น 4 ขั้นตอนด้วยกัน ดังนี้

1.วางแผน (Planning)

นี่เป็นขั้นตอนที่สำคัญมาก คือการวางแผนและกำหนดวิธีการที่จะใช้ในการวิเคราะห์งาน เพราะงานนั้นมีหลายประเภทและมีหลายตำแหน่ง ผู้ดำเนินการต้องทราบว่าต้องการจะวิเคราะห์งานประเภทอะไร ตำแหน่งอะไร ต้องใช้ข้อมูลใดบ้าง และเพื่อให้ได้ข้อมูลที่ชัดเจนและถูกต้อง ต้องทราบถึงวิธีการในการเก็บข้อมูล ในขั้นตอนนี้จึงเป็นการวางแผนว่าจะวิเคราะห์งานใดบ้าง จะใช้ระยะเวลาเท่าไหร่ รวมไปถึงงบประมาณที่ต้องใช้ด้วยเช่นกัน ซึ่งอาจจะต้องมีการร่วมมือกับแผนกอิ่นๆที่เกี่ยวข้องด้วย

2.กำหนดขอบเขตของงาน (Set the scope for Job Analysis)

หลังจากวางแผนว่าจะวิเคราะห์งานประเภทใดรวมไปถึงระยะเวลาที่ต้องใช้ในการวิเคราะห์งานแล้ว ขั้นตอนต่อไปก็คือการกำหนดขอบเขตที่ต้องการจะวิเคราะห์ ซึ่งพอจะแยกได้ออกเป็น 2 ขอบเขตกว้างๆ คือ

กิจกรรมของงาน – ซึ่งได้จากการรวบรวมข้อมูลจากการปฏิบัติงานจริง กิจกรรมนี้จะชี้ให้เห็นว่าพนักงงานทำหน้าที่อะไร และจะปฏิบัติงานเหล่านั้นได้อย่างไร

พฤติกรรมของบุคคล – ซึ่งเป็นข้อมูลของรายบุคคล เช่น ความรู้สึก การสื่อสาร การตัดสินใจ บุคลิกภาพ เป็นข้อมูลที่ได้จากการสังเกต ทำแบบสอบถาม หรือสัมภาษณ์

เมื่อทราบขอบเขตกว้างๆ สำหรับทำการวิเคราะห์งานแล้ว ผู้ดำเนินการวิเคราะห์งาน สามารถแจกแจงขอบเขตของงานให้ละเอียดและชัดเจนขึ้นได้ ดังนี้

1. เนื้องาน

  • หน้าที่ของพนักงาน
  • สิ่งที่พนักงานต้องทำ
  • เครื่องมือ อุปกรณ์ที่พนักงานใช้ในการทำงาน
  • งานที่นอกเหนือจากงานประจำที่ทำ
  • ความคาดหวังจากพนักงาน และระดับผลงานที่ต้องการ
  • การอบรมที่จำเป็นสำหรับพนักงาน

2. สภาพแวดล้อมในการทำงาน

  • ความเสี่ยงและอันตรายที่อาจเกิดขึ้นในงาน
  • ตำแหน่งนี้จำเป็นต้องรายงานกับใคร
  • ใครต้องรายงานตำแหน่งนี้
  • ความต้องการของพนักงานทั้งด้านร่างกายและจิตใจ
  • การประเมินผลพนักงาน

3. ความต้องการ

  • ความรู้และข้อมูลพื้นฐานที่ต้องการเพื่อให้การทำงานสำเร็จ
  • ทักษะเฉพาะทาง เช่น การสื่อสาร สารสนเทศ การผลิต ฯลฯ
  • ความสามารถส่วนบุคคล เช่น การแก้ไขปัญหาเฉพาะหน้า การรับมือกับสถานการณ์คับขัน ทัศนคติในการทำงาน ความสามารถในการจัดการงาน
  • การศึกษา ปริญญาบัตร ประกาศนียบัตร และใบอนุญาต
  • บุคลิกภาพ ความสามารถในการปรับตัว ความอดทน จริยธรรมในการทำงาน ความกระตือรือร้นในการเรียนรู้งาน ความเข้าใจในการทำงาน พฤติกรรมที่แสดงออกต่อเพื่อนร่วมงาน

 

3. ระบุงานให้ชัดเจน (Job Identification)

ขั้นตอนต่อมาคือ การระบุงานให้ชัดเจน เพราะในการวิเคราะห์งานนั้นมีรายละเอียดปลีกย่อยมากมายที่ผู้ทำการวิเคราะห์ต้องคำนึง ผู้ดำเนินการจำเป็นต้องทราบว่าพนักงานแต่ละแผนกต้องทำหน้าที่อะไรบ้าง แตกต่างหรือมีความคล้ายคลึงกันมากน้อยแค่ไหน เพื่อให้การวิเคราะห์งานเป็นไปอย่างถูกต้อง และเพื่อให้ได้ผลลัพธ์สุดท้ายที่ชัดเจน สิ่งที่ผู้ดำเนินต้องระบุให้ชัดเจนมี 3 อย่างหลักๆ ด้วยกัน คือ

1.ตำแหน่ง (Position)
คือ ชื่อเฉพาะหรือชื่อเรียกอาชีพของพนักงาน เช่น ฝ่ายบุคคล ฝ่ายอาคารและสถานที่ ฝ่ายจัดซื้อจัดขาย ฝ่ายบัญชีและการเงิน ฝ่ายไอที เป็นต้น

2.หน้าที่ (Duty)
คือ สิ่งที่พนักงานต้องทำเป็นหลัก เช่น หน้าที่ของฝ่ายบุคคล คือ เข้าใจและเชื่อมโยงความต้องการของบุคลากรกับเป้าหมายของงานได้ หน้าที่ของฝ่ายผลิต คือ วางแผนจัดการการผลิตและรับผิดชอบในการหาซื้อวัตถุดิบ ส่วนหน้าที่ของฝ่ายบัญชีและการเงิน ก็คือ กำหนดนโยบายและวางแผนงานด้านบัญชีและการเงินให้สอดคล้องกับแนวทางการดำเนินงานของบริษัท

3.งาน (Job)
คือ ประเภทของแต่ละตำแหน่งในองค์กร เช่น ในองค์กรมี 9 แผนก คือ แผนกบุคคล แผนกจัดซื้อจัดขาย แผนกบัญชีและการเงิน แผนกติดต่อลูกค้า แผนกไอที แผนกอาคารและสถานที่ แผนกการผลิต แผนกวางแผนเชิงกลยุทธ์ แผนกวิจัยและพัฒนา เป็นต้น

4.รวบรวมข้อมูล (Data Collection)

หลังจากที่ได้วางแผน กำหนดขอบเขตและระบุงานอย่างชัดเจนแล้ว ผู้ดำเนินการก็พอจะทราบเบื้องต้นแล้วว่าจะวิเคราะห์งานอะไรบ้าง วิเคราะห์กี่ตำแหน่ง ต้องใช้ข้อมูลใดบ้าง และแหล่งข้อมูลเหล่านั้นต้องหาได้จากที่ไหน ขั้นตอนต่อไปก็คือขั้นตอนของการรวบรวมข้อมูล ซึ่งขั้นตอนนี้เป็นขั้นตอนที่สำคัญไม่แพ้กัน การวิเคราะห์งานจะสำเร็จและมีประสิทธิภาพก็อยู่ที่ข้อมูลนั้นรวบรวมมาได้ดีแค่ไหน ละเอียดและชัดเจนเพียงใด ซึ่งวิธีในการเก็บรวบรวมข้อมูลก็มีหลายวิธีด้วยกัน ดังนี้

 วิธีการเก็บข้อมูลเพื่อทำการวิเคราะห์งาน

  1. Observation : สังเกตการณ์เพื่อเก็บข้อมูล ซึ่งสามารถทำได้ด้วยการถ่ายวีดีโอแต่ละงานเอาไว้
  2. Performing the Job : ทดลองปฏิบัติงานจริงเพื่อให้ทราบถึงลักษณะงานโดยเฉพาะ
  3. Interviews : สัมภาษณ์ผู้ที่เกี่ยวข้องกับงานนั้น ๆ ทั้งแบบรายบุคคล หรือเป็นกลุ่ม เช่นหัวหน้างาน พนักงาน ลูกค้า และ จากแหล่งข้อมูลอื่น
  4. Critical Incidents :  วิเคราะห์จากเหตุการณ์หรือสถานการณ์ที่เกิดขึ้น เช่น อธิบายตัวอย่างพฤติกรรมทั้งดีและไม่ดีของลักษณะในการปฏิบัติงานและสภาพแวดล้อมของการทำงาน
  5. Diaries : บันทึกการทำงานที่ทำทุกวันของแต่ละตำแหน่ง
  6. Background Records : บันทึกข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับงาน นอกเหนือจากเนื้องาน เช่น โครงสร้างองค์กร คู่มือการฝึกอบรม นโยบายหน่วยงาน คู่มือการปฏิบัติงาน หรือคำอธิบายการออกจากงานเดิม
  7. Questionnaires : ทำเป็นแบบสอบถาม โดยการใช้แบบฟอร์มและตารางตรวจสอบ (Checklists) หรือการใช้คำถามปลายเปิด เป็นต้น

 

บทสรุป

การวิเคราะห์งานนั้นเป็นพื้นฐานสำคัญของการเข้าใจตำแหน่งงานทั้งหมดในองค์กร รวมถึงเป็นพื้นฐานในการเข้าใจโครงสร้างการทำงานและรูปแบบองค์กรด้วยเช่นกัน ซึ่งผู้ที่ดำเนินการในการวิเคราะห์งานก็จำเป็นต้องมีความรู้ความเข้าใจในการเก็บข้อมูล เพราะฉะนั้นการวิเคราะห์งานนั้นไม่สามารถทำได้เพียงระยะเวลาอันสั้น แต่อาศัยการเก็บข้อมูลที่ละเอียด ชัดเจนและถูกต้อง เพื่อให้ได้ข้อมูลทีมีประสิทธิภาพและเป็นข้อมูลสำหรับ Job Description และ Job Specification ในลำดับต่อมา

คุณมีปัญหาหรือคำถามที่ต้องการหาคำตอบใช่หรือเปล่า?

หากคุณรู้สึกว่าได้รับเทคนิคดีๆ จากบทความนี้และอยากได้รับความช่วยเหลือเพิ่มเติมอีก คุณสามารถตั้งคำถามได้ในชุมชนของเรา ! แล้วคุณจะได้รับคำตอบมืออาชีพจากผู้เชี่ยวชาญ

Relation Tags