Who Interview Method เทคนิคสัมภาษณ์งานให้เฉียบคม

ขั้นตอนการสรรหาพนักงาน เป็นขั้นตอนที่ละเอียดอ่อนที่สุดในการทำงาน โดยคุณอภิชาติ ขันธวิธิ จาก QGEN ได้กล่าวในงานเสวนาหัวข้อ The Secret Recipe of Be-loved Company ภายในงาน CTC ว่าการเลือกพนักงานผิดจะทำให้องค์กรสูญเสียทรัพยากรถึง 200% เพราะนอกจากจะต้องลงทุนในกระบวนการค้นหาใหม่แล้ว ยังต้องเสียเวลาพัฒนาทักษะและปรับทัศนคติให้ตรงกับวัฒนธรรมองค์กรอีกด้วย ดังนั้นหากองค์กรมีกลยุทธ์เพื่อการสัมภาษณ์งานที่ดี ก็จะช่วยให้บริษัทรับมือกับสถานการณ์ต่าง ๆ ตามกระแสโลกได้ง่ายขึ้น รวมถึงช่วยสร้างความโดดเด่นในท้องตลาดและสามารถเอาชนะคู่แข่งได้อย่างเป็นรูปธรรม

Who Interview Method คืออะไร สามารถเปลี่ยนองค์กรได้อย่างไร ? หาคำตอบได้จากบทความนี้

Who Interview Method คืออะไร มีประโยชน์อย่างไร

Who Interview Method คือวิธีการสัมภาษณ์ผู้สมัครที่ถ่ายทอดไว้ในหนังสือ Who: The A Method for Hiring ที่ผู้เขียนได้ทำการศึกษาจากสถิติและค้นพบวิธีสัมภาษณ์ผู้สมัครที่ได้ผล โดยกลยุทธ์นี้มีเป้าหมายเพื่อสร้างทีมที่แข็งแกร่งที่สุด (A Team Player)

ผู้เขียนมองว่าการสัมภาษณ์งานแบบเดิมไม่ทำให้องค์กรได้พนักงานที่ตรงโจทย์ และการเลือกพนักงานผิดแต่ละครั้งมีค่าใช้จ่ายแฝงอยู่มากซึ่งส่งผลต่องบการเงินของบริษัทโดยตรง ปัญหาส่วนหนึ่งเป็นเพราะผู้สัมภาษณ์มักทำตามขั้นตอนที่ใช้ต่อเนื่องกันมานานแล้ว ไม่มีการค้นหาวิธีการใหม่ ๆ ให้สอดคล้องกับกระแสโลกที่เปลี่ยนไป หรือบางครั้งก็หลงไปกับบริบทอื่น ๆ ที่ไม่จำเป็นกับตำแหน่งที่สมัครเข้ามาเลยด้วยซ้ำ

Who Interview Method จึงเป็นกลยุทธ์ที่ตอกย้ำว่าเรากำลังสัมภาษณ์ใคร มีเป้าหมายเพื่ออะไร และต้องทำอย่างไรถึงจะพิสูจน์ได้ว่าผู้สมัครมีความสามารถเท่ากับที่พูด ทั้งนี้ HR ต้องพยายามหลีกเลี่ยงคำถามที่ไร้สาระ และระวังไม่ให้หลงไปกับแนวทางที่ต้องเสียเวลาโดยไม่จำเป็น

Voodoo Hiring ปัญหาของการสัมภาษณ์งานที่สร้างปัญหามานับไม่ถ้วน

เมื่อพูดถึงขั้นตอนสัมภาษณ์งานแล้ว HR Recruiter หลายคนมักตกหลุมพรางและมีพฤติกรรมที่ไม่เกิดประโยชน์ต่อการคัดเลือกผู้สมัคร เช่นให้ความสำคัญกับเนื้อหาในใบสมัครงานมากเป็นพิเศษโดยลืมไปว่าข้อมูลเหล่านั้นเป็นข้อมูลที่บันทึกแต่ข้อดี และเป็นเหมือนรายละเอียดเบื้องต้นว่าผู้สมัครมีประสบการณ์ทำงานอย่างไรบ้างเท่านั้น

ขั้นตอนเลือกพนักงานที่ผิดพลาดมักถูกเรียกว่า Voodoo Hiring หมายถึงการคัดเลือกที่ไม่เป็นระบบ มีขั้นตอนที่เป็นปริศนาลึกลับ ไม่เข้าใจว่าทำไปทำไม โดยสามารถแบ่งเป็นหัวข้อต่าง ๆ ได้ดังนี้

THE ART CRITIC APPROACH

การเชื่อมั่นในคำวิจารณ์หรือข้อสรุปของคนใดคนหนึ่งเป็นพิเศษ เหมือนตอนอธิบายงานศิลปะที่ต้องฟังผู้เชี่ยวชาญมาอธิบายในเรื่องที่คนอื่นไม่เข้าใจ วิธีแบบนี้ไม่ควรเกิดขึ้นในการสัมภาษณ์งาน เพราะความเห็นจากคนเพียงหนึ่งคนจะทำให้เราเห็นภาพของผู้สมัครเพียงแง่มุมเล็ก ๆ เท่านั้น

THE SPONGE APPROACH

วิธีที่ผู้บริหารหลายคนชอบใช้ โดยเฉพาะผู้บริหารที่มีงานยุ่งเป็นพิเศษ พวกเขาจะมีความเชื่อว่ายิ่งมีผู้สัมภาษณ์มากขึ้นเท่าไหร่ ก็ยิ่งทำให้การสัมภาษณ์มีประสิทธิภาพมากขึ้นเท่านั้น เปรียบเหมือนการใช้ฟองน้ำไปดูดซับข้อมูลทั้งหมดมาคัดกรองภายในทีมทีหลัง แต่จริง ๆ แล้วจำนวนคนที่เยอะแต่ปราศจากการวางแผนจะไม่มีประโยชน์ต่อการคัดเลือกเลย เพราะข้อมูลที่ได้มาก็มีแต่ข้อมูลขยะหรือข้อมูลที่ถามใกล้เคียงกันทั้งสิ้น

THE PROSECUTOR

คือการสัมภาษณ์ที่ผู้บริหารคิดว่าการตอบปัญหาเชาว์คือกลยุทธ์ที่ทำให้เห็นพนักงานในแง่มุมอื่นซึ่งนำมาประยุกต์ใช้กับการทำงานภายในทีมให้ดีขึ้น แต่จริง ๆ แล้วขั้นตอนนี้เป็นเพียงส่วนประกอบ ไม่สามารถชี้วัดหรือนำมาตัดสินใจจ้างพนักงานได้เลย

THE SUITOR

คือเหตุการณ์ที่ผู้สัมภาษณ์ใช้เวลาส่วนใหญ่ในการขายองค์กรและอธิบายถึงโอกาสที่ผู้สมัครจะได้รับโดยไม่สนใจเนื้อหาที่ผู้สมัครพูดเลย ขั้นตอนนี้จะไม่ทำให้ผู้สมัครรักองค์กร แต่จะเป็นการผลักคนที่มีฝีมือออกไปแทน

THE ANIMAL LOVER

ผู้สัมภาษณ์บางท่านจะเลือกใช้วิธีถามคำถามจิปาถะเพื่อดูทัศนคติของผู้สมัคร เช่น ชอบสัตว์แบบไหน, ที่บ้านเลี้ยงสัตว์หรือไม่ ? คำถามแบบนี้ไม่เกิดประโยชน์ เพราะเป็นเพียงข้อมูลประกอบการตัดสินใจเท่านั้น HR จำเป็นต้องถามข้อมูลที่เกี่ยวกับตำแหน่งงานให้ชัดเจนเสียก่อน

THE CHATTERBOX

“ไม่ต้องเกร็ง คุยกันสบาย ๆ” แต่บางทีผู้สัมภาษณ์ก็ลืมไปว่าการพูดคุยสบาย ๆ แม้จะทำให้บรรยากาศดีขึ้น แต่จะทำให้เราไม่เห็นถึงความจริงจังของการสัมภาษณ์ ซึ่งอาจเป็นบริบทสำคัญในตำแหน่งที่สมัครเข้ามาก็ได้ HR ที่ดีต้องรู้จักแบ่งช่วงของการสัมภาษณ์ หากมีการพูดคุยที่สร้างความสบายใจเกิดขึ้น ก็ต้องรู้ว่าจะขมวดปมเข้าหาจุดที่จริงจังและเกี่ยวกับผลประโยชน์ขององค์กรได้อย่างไร

THE PSYCHOLOGICAL AND PERSONALLY TESTER

กระแสของการทำแบบสำรวจบุคลิกภาพหรือจิตวิทยารายบุคคลได้รับความนิยมมากขึ้นในสังคมปัจจุบัน องค์กรบางแห่งจะให้ความสำคัญกับการพูดคุยเรื่องนี้ขณะสัมภาษณ์งานเป็นพิเศษ ซึ่งแน่นอนว่าบางทีเราก็จะได้พนักงานที่มีทัศนคติและค่านิยมตรงกับวัฒนธรรมองค์กร แต่เคยคิดไหมว่านอกเหนือจากนิสัยส่วนตัวแล้ว ศักยภาพของคนเหล่านั้นคู่ควรกับการทำงานให้กับองค์กรจริงหรือเปล่า

THE FORTUNE TELLER

คือการสัมภาษณ์ที่ยึดติดกับคำถามแบบ What If ? แต่จริง ๆ แล้วหากเราต้องการรู้ว่าผู้สมัครวางแผนเกี่ยวกับอนาคตของตนอย่างไรหรือมี Passion กับงานแค่ไหน ก็ให้ถามอย่างเป็นทางการเกี่ยวกับ Career Path ไปเลย เพราะการถามถึงความน่าจะเป็นไม่ได้ระบุมาถึงสิ่งที่ผู้สมัครสามารถทำได้จริง และทำให้การตัดสินใจเลือกพนักงานของเราไม่เด็ดขาดอย่างที่ควรจะเป็น

จะเห็นว่าปัญหาที่เกิดขึ้นทั้งหมดคือการที่ผู้สัมภาษณ์มองเห็นเป้าหมายไม่ชัดเจน หรือมองเห็นอยู่บ้างแต่ไม่รู้ว่าต้องทำอย่างไรถึงจะได้คำตอบที่นำไปสู่เป้าหมายนั้น นี่คือเหตุผลว่าทำไม HR ต้องหาความรู้อยู่เสมอเพื่อให้เท่าทันกระแสโลกที่ส่งผลโดยตรงต่อพนักงานในแต่ละยุคสมัย   การปฏิบัติตามแนวทาง Who Interview Method จึงเป็นดั่งตัวช่วยในการแก้ปัญหานี้

Who Interview Method มีขั้นตอนอย่างไร

อย่างที่กล่าวไปข้างต้นว่าเป้าหมายของทุกการสัมภาษณ์งานไม่ใช่แค่ “การได้พนักงานใหม่” แต่เป็นการหาพนักงานชั้นยอดที่จะอยู่กับองค์กรในระยะยาวและร่วมสร้างความเปลี่ยนแปลงที่เป็นประโยชน์ผ่านการเป็นทีมที่มีประสิทธิภาพ โดยผู้เขียนและผู้ก่อตั้งบริษัท ghSMART ที่กล่าวว่า “คำว่าพนักงานที่ดีคือคนที่มีอัตราทำงานสำเร็จมากกว่า 90% โดยเฉพาะในเนื้องานที่มีคนประสบความสำเร็จไม่ถึง 10%”

การหาพนักงานที่มีศักยภาพระดับนี้จำเป็นต้องอาศัยกลยุทธ์ที่ละเอียด ต้องวางโครงสร้างองค์กร ตลอดจนเลือกใช้คำถามที่เหมาะสมกับสถานการณ์และเหมาะกับผู้สมัครแต่ละคน (Personalise) 

ขั้นตอนของ Who Interview Method นั้นอธิบายเป็นหัวข้อได้ดังนี้

การสัมภาษณ์งานทุกครั้งต้องมี Scorecard

จุดหมายของการทำตัววัดผล (Scorecard) คือการระบุออกมาให้ได้ว่าสิ่งที่องค์กรต้องการจริง ๆ คืออะไร กล่าวได้ว่า Scorecard คือ “พิมพ์เขียวของความสำเร็จ” องค์กรที่จ้างงานโดยไม่รู้ว่าอยากได้อะไรจากการสัมภาษณ์ถือเป็นจุดเริ่มต้นของความล้มเหลวที่ต้องระวัง

ตัววัดผล (Scorecard) ที่ดีต้องมีองค์ประกอบ 3 อย่างคือ

1. Mission : เขียนอธิบายว่าแก่นของงาน (Job’s Core) คืออะไร เน้นง่ายและกระชับเพื่อให้ทุกฝ่ายเข้าใจร่วมกัน ให้คิดว่าคำอธิบายที่ดีคือคำอธิบายที่ผู้เกี่ยวข้องไม่ต้องเสียเวลาถามเพิ่มเติมระหว่างกระบวนการสัมภาษณ์ ทั้งนี้ควรระบุสิ่งที่ต้องการให้เจาะจงไปเลย เช่น “อยากได้คนที่พูดเก่ง เจรจาเก่ง และปิดดีลได้จำนวน xxx ต่อปี” ไม่ใช่เขียนกว้าง ๆ แบบ “อยากได้พนักงานที่เก่งรอบด้าน” แต่ไม่รู้ว่ามีรายละเอียดอย่างไร

2. Outcomes : ผู้สัมภาษณ์ต้องกำหนดผลลัพธ์ที่ตั้งเป้าเอาไว้โดยอ้างอิงอยู่บนพื้นฐานของความเป็นจริง ให้คิดก่อนว่าเราต้องการพนักงานแบบไหน และถ้าทิศทางความน่าจะเป็นของการสัมภาษณ์ไม่สามารถพาเราไปเจอพนักงานแบบที่หวัง เราอาจลดเป้าหมายลงมาอีกขั้นเพื่อไม่ให้ผู้สมัครระดับรองลงมารู้สึก “กลัว” กับสิ่งที่องค์กรวางแผนเอาไว้ ขณะเดียวกันการระบุผลลัพธ์ที่คาดหวังยังทำให้ผู้สมัครรู้ว่าหากมาทำงานนี่ เขาจะถูกตัดสินภายใต้เงื่อนไขแบบใด

3. Competencies : เมื่อมีแก่นและผลลัพธ์ที่คาดหวังชัดเจนแล้ว ผู้สัมภาษณ์ต้องระบุให้ได้ว่าผู้สมัครต้องมีทักษะที่เฉพาะเจาะจงอย่างไรบ้างเพื่อให้ทำงานสำเร็จ และต้องดูด้วยว่าเมื่อผู้สมัครมีทักษะครบแล้ว พฤติกรรมด้านอื่น ๆ นั้นสอดคล้องกับวัฒนธรรมองค์กรหรือไม่ หากเรารัดกุมตรงนี้ ก็จะได้พนักงานที่เคมีตรงกันทั้งด้านการใช้ชีวิตและการทำงาน

Candidates Comparison วิธีเลือกผู้สมัครเมื่อมีคนโดนใจมากกว่าหนึ่งคน

อย่าหยุดค้นหาพนักงานใหม่ ๆ เด็ดขาด

ต้องเข้าใจว่าในขณะที่กระแสโลกเปลี่ยนไป รูปแบบของพนักงานที่เหมาะสมก็จะเปลี่ยนแปลงตามไปด้วย นั่นแปลว่าการตามหาพนักงานที่มีฝีมือเป็นสิ่งที่ต้องให้ความสำคัญเสมอ การมองหาพนักงานจึงไม่ได้จบลงในวันที่เราได้พนักงานแล้ว แต่เป็นสิ่งที่ต้องทำอย่างต่อเนื่องเพื่อให้องค์กรมีตัวเลือกเมื่อถึงคราวจำเป็น

กลยุทธ์ที่ผู้เชี่ยวชาญมองว่าง่ายและมีอัตราสำเร็จถึง 77% คือการแนะนำบอกต่อ (Referral) ซึ่งสามารถทำได้โดยการตั้งคำถามว่า “มีคนรู้จักคนไหนที่คิดว่าเหมาะกับองค์กรของเราหรือไม่” คำตอบที่ได้จะดีกว่าการตามหาพนักงานที่สมัครเข้ามาตามช่องทางปกติ เพราะคนที่พนักงานแนะนำแบบปากต่อปากจะมีความรู้ความเข้าใจเรื่องวัฒนธรรมองค์กรและเป้าหมายระยะยาวอยู่แล้ว ถือเป็นการคัดกรองเบื้องต้นได้เลย

โครงสร้างการสัมภาษณ์พนักงานใหม่ตามวิธี Who Interview Method

1. ช่วงคัดกรองผู้สมัคร (Screening) : เป็นขั้นตอนที่ใช้เวลาไม่เกิน 30 นาที สามารถทำได้ผ่านทางออนไลน์หรือโทรศัพท์ ไม่จำเป็นต้องมาพูดคุยแบบตัวต่อตัว ขั้นตอนนี้จะทำให้เราเห็นว่าพนักงานสนใจตำแหน่งที่เราตามหาอยู่จริงและมีทักษะพื้นฐานมากพอให้ใช้งาน ช่วยประหยัดเวลาในการสัมภาษณ์ผู้สมัครที่ไร้ประสิทธิภาพได้อย่างมาก

2. ถามข้อมูลการทำงานให้ละเอียด : Who Interview Method คือการหาคำตอบว่าประสบการณ์ทำงานที่ผ่านมานอกเหนือจากใบสมัครเป็นอย่างไร, หน้าที่ในอดีตเป็นแบบไหน, จุดสูงสุด – จุดต่ำสุดในอาชีพที่ผ่านมาเป็นอย่างไร, หัวหน้าเก่าชื่ออะไร ตำแหน่งอะไร สามารถสะกดชื่อได้หรือไม่ และออกจากงานเก่าทำไม งผู้เชี่ยวชาญกล่าวว่าการสัมภาษณ์แบบนี้อาจกินเวลาถึง 3 ชั่วโมงเป็นอย่างน้อย ซึ่งอาจจะฟังดูนาน  แต่การใช้งานมันอย่างถูกต้องจะช่วยประหยัดเวลาที่สูญเปล่าได้มากกว่าเดิมหลายเท่าตัว

3. การถามเจาะ (Focus Interview) : ขั้นตอนนี้คือการถามเจาะจงไปถึงทักษะหรือบริบทที่เกี่ยวข้องกับกระดานวัดผลหรือผลลัพธ์ที่องค์กรตั้งเป้าเอาไว้ เช่นการถามว่ามีงานในอดีตที่ภูมิใจหรือไม่, มีส่วนร่วมกับงานนั้น ๆ อย่างไร ซึ่งผู้ถามควรเน้น “ต้อน” ให้ละเอียดที่สุดโดยการตั้งถามว่า “ทำไม? อะไร? อย่างไร?” และนำคำตอบที่ได้มาพิจารณาโดยอ้างอิงกับวิสัยทัศน์ขององค์กรอีกที

รู้แล้วก็เลือกให้ถูก

หลังจากที่ได้ข้อมูลจากการสัมภาษณ์ครบทุกคนแล้ว สิ่งที่เราต้องพิจารณาแบ่งเป็น 2 ส่วน ได้แก่​ “สิ่งที่ทำได้แล้ว”​ กับ “สิ่งที่สามารถทำได้ในอนาคต” โดยทั้งสองอย่างควรสอดคล้องกับเป้าหมายที่ตั้งเอาไว้ในกระดานวัดผล (Scorecard) หมายความว่าอาจมีผู้สมัครบางคนที่ตอบคำถามได้ดีระหว่างสัมภาษณ์และสร้างความประทับใจให้เป็นพิเศษ แต่เราก็ห้ามหลงกลไปกับตรงนั้น ให้คิดเสมอว่าเรากำลังหาพนักงานในตำแหน่งใดและโฟกัสแค่ทักษะที่สอดคล้องกับวัตถุประสงค์แรกเท่านั้น จากนั้นค่อยกลับมาพิจารณาผู้สมัครที่มีฝีมือแต่ไม่ตรงโจทย์อีกครั้งเมื่อเปิดรับตำแหน่งที่เกี่ยวข้อง

ให้นำข้อมูลทั้งหมดไปเขียนลงใน Scorecard เพื่อให้คะแนนตามความเป็นจริง และเลือกคนที่ได้คะแนนสูงที่สุด

บทสรุป

Who Interview Method คือการเจาะลึกลงไปว่าเรากำลังสัมภาษณ์ใครเพื่อตำแหน่งอะไรและพยายามตีกรอบไม่ให้เราหลุดประเด็นจนได้ผู้สมัครที่ไม่เก่ง หรือได้คนที่มีฝีมือจริง แต่เป็นฝีมือที่เหมาะกับตำแหน่งอื่นมากกว่าตำแหน่งที่กำลังตามหา ซึ่งปัญหานี้อาจเกิดจากการไม่วางแผนหรือตกหลุมพรางของใบสมัครงานที่มีพัฒนาการจนสามารถโน้มน้าวผู้สัมภาษณ์ได้โดยไม่รู้ตัว

จะเห็นว่าการทำงานนั้นมีเรื่องให้เราต้องเรียนรู้เสมอ โดยเฉพาะในการหาพนักงานที่ถือว่ามีส่วนสำคัญต่อการเติบโตขององค์กร หากเราเห็นว่ามีประเด็นที่ไม่แน่ใจหรือต้องการความช่วยเหลือเพิ่มเติม ก็สามารถค้นหาบริการหรือผลิตภัณฑ์ที่เหมาะกับธุรกิจของคุณทาง HREX.asia รับรองว่าจะช่วยให้กระบวนการสรรหามีประสิทธิภาพยิ่งขึ้นแน่นอน