HIGHLIGHTS
|
ในฐานะของคนที่ทำงาน HR โดยเฉพาะคนที่อยู่ในฝ่ายสรรหาพนักงานหนึ่งในปัญหาที่เชื่อว่าทุกคนต้องเคยเจอแน่ ๆ ก็คือการเจอผู้สมัครที่มีศักยภาพใกล้เคียงกันและไม่รู้ว่าควรตัดสินใจเลือกใคร ซึ่งรู้ไหมว่าการเลือกพนักงานผิดจะทำให้องค์กรต้องเสียทรัพยากรเป็นจำนวนมาก ดังนั้นจะดีกว่าไหมถ้าเรามีเคล็ดลับจากผู้เชี่ยวชาญมาอธิบายว่าหลักในการเลือกมีอะไรบ้าง และหากเลือกผิดจะสามารถแก้ปัญหาได้อย่างไร
ถ้าคุณกำลังเจอปัญหาแบบนี้ บทความของเราจะช่วยคุณได้แน่นอน
เคล็ดลับการสรรหาพนักงานของ HR ยุคใหม่
การเกิดขึ้นของโควิด-19 นำไปสู่การลาออกครั้งยิ่งใหญ่ (The Great Resignation) และต่อยอดมาเป็น Boomerang Employees ที่หมายถึงการกลับเข้ามาสู่บริษัทเดิมของอดีตพนักงาน สิ่งเหล่านี้สะท้อนให้เห็นว่าสังคมการทำงานได้เปลี่ยนไปแล้วตามกระแสสังคม, สภาพเศรษฐกิจ ตลอดจนทัศนคติของผู้คนที่พยายามมองหาทางเลือกให้ชีวิตมากกว่าเดิม ดังนั้นหาก HR Recruiter ยังคงคัดเลือกผู้สมัครด้วยวิธีเดิม ๆ ก็ไม่มีทางที่เราจะได้พนักงานใหม่ที่ตรงกับความต้องการขององค์กรอย่างสมบูรณ์แบบหากเทียบกับบริษัทที่มีความเข้มข้นและเข้าใจตลาดแรงงานในปัจจุบันมากกว่า
เราต่างรู้ดีว่าเมื่อต้องสัมภาษณ์พนักงานสักหนึ่งคน เป้าหมายที่ทุกฝ่ายเห็นตรงกันก็คือบริษัทอยากได้พนักงานที่พร้อมลุยงานต่อจากพนักงานคนเก่า หรือสร้างสรรค์งานใหม่ ๆ อย่างเป็นรูปธรรมทันที เพราะหากบริษัทต้องเสียเงินอบรมนอกเหนือจากที่วางแผนเอาไว้ หรือร้ายสุดคือการลาออกของพนักงานที่มีอัตราสูงขึ้นเรื่อย ๆ องค์กรก็ต้องเสียทรัพยากรทั้งด้านงบประมาณและเวลาจนราวกับต้องเริ่มกระบวนการใหม่วนเวียนไปเรื่อย ๆ
ดังนั้น New York Times สื่อชื่อดังจากสหรัฐอเมริกาจึงได้สัมภาษณ์ HR Hiring Manager จำนวน 500 คนเพื่อหาคำตอบว่าการสัมภาษณ์และเลือกพนักงานให้ถูกต้องที่สุดนั้นมีวิธีการอย่างไร โดยมีหลักการเบื้องต้นอยู่ 3 ข้อ ได้แก่
1. HR ต้องมีความคิดสร้างสรรค์ : เวลาสัมภาษณ์งานแต่ละครั้ง ผู้เข้าสัมภาษณ์มักเตรียมตัวอยู่แล้วโดยอ้างอิงจากข้อมูลของคนที่เคยสัมภาษณ์งานที่เดียวกันมาก่อน ผสมเข้ากับคำถามขั้นพื้นฐานที่ทุกองค์กรล้วนถามคล้าย ๆ กัน ดังนั้นทุกคนจึงทำเพียงตอบในสิ่งที่ประดิษฐ์มาให้ดูดีที่สุด หากองค์กรไม่มีวิธีสัมภาษณ์หรือเปิดโอกาสให้ผู้สมัครนำเสนอตัวเองในแง่มุมอื่น ๆ ก็มีความเป็นไปได้สูงว่าเราจะรู้จักอีกฝ่ายเพียงผิวเผินเท่านั้น
2. HR ต้องเพิ่มความท้าทายให้กับการสัมภาษณ์งาน : ทุกคนมีศักยภาพมากกว่าที่ตัวเองคิดเสมอ แต่ศักยภาพเหล่านี้อาจถูกถ่ายทอดออกมาต่อเมื่อถูกกระตุ้นเท่านั้น เหตุนี้ HR Recruiter ควรสั่งการบ้าน หรือหาช่องทางให้พนักงานได้ท้าทายความสามารถดูบ้าง เพราะนอกจากจะได้เห็นฝีมือในด้านอื่น ๆ แล้ว ยังสะท้อนให้เห็นภาพชัดเจนว่าพวกเขามีวิธีรับมือกับสถานการณ์ที่ไม่ได้เตรียมตัวล่วงหน้าอย่างไร
3. HR ต้องเปิดโอกาสให้พนักงานคนอื่น ๆ แสดงความเห็น : อย่าลืมว่าแม้ HR จะมีส่วนในการสรรหาก็จริง แต่คนที่ต้องทำงานกับพนักงานใหม่คือคนในทีมมากกว่า ดังนั้นการเปิดโอกาสให้ผู้สมัครพูดคุยกับคนในทีมก็เป็นอีกวิธีหนึ่งที่จะสังเกตภาพรวมได้ว่าทุกคนมีเคมี, ทัศนคติ, มุมมองต่อการทำงานแบบเดียวกันหรือไม่ เพราะหากเราคัดเลือกผู้สมัครโดยมองเพียงแค่คน ๆ เดียว แม้จะทำงานเก่งแค่ไหน ก็อาจใช้ประโยชน์ไม่ได้จริงหากปราศจากการสนับสนุนของเพื่อนร่วมงาน
หลังจากที่เราเปลี่ยนวิธีการสัมภาษณ์โดยใช้คำถามปลายเปิดที่ทำให้เห็นมุมมองของผู้สมัครมากขึ้นแล้ว สิ่งที่ผู้เชี่ยวชาญแนะนำต่อก็คือให้ก้าวออกจากความเป็นทางการหรือเรื่องวิชาการ แต่ให้ไปโฟกัสกับพฤติกรรมภาพรวมด้านอื่น ๆ แทน ทั้งนี้ให้นึกตามว่าการสัมภาษณ์งานนั้น ยิ่งตำแหน่งสูงขึ้น ศักยภาพในการทำงานของผู้สมัครก็ย่อมสูงตามไปด้วย ดังนั้นข้อแตกต่างด้านทักษะคงเห็นได้ไม่ชัดเจนนัก สิ่งที่จะแบ่งผู้สมัครออกจากกันจึงเป็นเรื่องมารยาทส่วนบุคคลมากกว่า
ผู้สัมภาษณ์สามารถพาพนักงานไปเดินทัวร์รอบ ๆ ออฟฟิศ เพื่อแนะนำแผนก, ข้าวของเครื่องใช้ รวมถึงสวัสดิการต่าง ๆ ภายในตึกที่พนักงานจะได้รับหากผ่านการคัดเลือก ซึ่งขณะที่กำลังเดินอยู่นั้น สิ่งที่ HR ต้องสังเกตเป็นพิเศษประกอบด้วย
– ผู้สมัครสอบถามเรื่องอะไรบ้างขณะกำลังเดินสำรวจออฟฟิศ และมีการออกความเห็นที่น่าสนใจเกี่ยวกับการทำงานหรือไม่
– ผู้สมัครมีปฏิสัมพันธ์กับพนักงานคนอื่น ๆ อย่างเป็นมิตรและมีมารยาทหรือไม่
ทั้งนี้คุณแพตตี้ สโตนไซเฟอร์ (Patty Stonesifer) จากบริษัท Martha’s Table สหรัฐอเมริกาและเคยทำงานกับบริษัทยักษ์ใหญ่อย่าง Microsoft กล่าวว่าการพาผู้สมัครเดินทัวร์รอบออฟฟิศจะทำให้พนักงานคนอื่น ๆ จับสัญชาตญาณได้ว่าพวกเขาอยากทำงานกับผู้สมัครคนนี้หรือไม่ โดยเคล็ดเล็บของเธอคือการแนะนำตัวผู้สมัครกับพนักงานในออฟฟิศสักระยะหนึ่ง และปล่อยให้ผู้สมัครเป็นฝ่ายทักทายเองบ้างเมื่อเริ่มคุ้นชินกับบรรยากาศ วิธีนี้จะช่วยให้ HR ได้ข้อมูลที่ปราศจากการปรุงแต่งโดยแท้จริง
วิธีต่อมาก็คือการพาไปรับประทานอาหาร ผู้นำองค์กรหลายคนมองว่ามื้ออาหารที่ดีสะท้อนตัวตนของผู้สมัครได้มาก ไล่ตั้งแต่มารยาทบนโต๊ะอาหาร, ระดับการเข้าสังคมแบบรายบุคคล รวมถึงทักษะการทำงานเป็นทีม – เห็นอกเห็นใจผู้อื่น ซึ่งสังเกตได้ง่าย ๆ จากพฤติกรรม เช่น มีการช่วยเทน้ำให้ผู้อื่นหรือไม่, ช่วยผู้อื่นตักอาหารหรือไม่, เป็นคนรักษาความสะอาดหรือไม่ เป็นต้น
ในมื้ออาหารนั้น สิ่งที่ HR ต้องให้ความสำคัญประกอบด้วย
– ผู้สมัครให้เกียรติพนักงานเสิร์ฟหรือไม่
– ผู้สมัครมองตาคนอื่นขณะสนทนาหรือไม่ (ศึกษาภาษากาย)
– ผู้สมัครมีปฏิกริยาในแง่บวกหรือลบ เมื่อชวนคุยเรื่องเครียดๆ บนโต๊ะอาหาร
– ผู้สมัครสามารถต่อบทสนทนาด้วยคำถามและเนื้อหาที่ฉลาด มีความรู้ได้หรือไม่
– ผู้สมัครมีพฤติกรรมอย่างไรหลังมื้ออาหาร รีบกลับบ้านเป็นคนแรก หรืออยู่รอขอบคุณ และส่งผู้ร่วมโต๊ะท่านอื่น ๆ กลับบ้านก่อน
วิธีการข้างต้นเป็นเพียงตัวอย่างที่ HR ต้องเข้าใจก่อนที่จะเอาไปพิจารณาผู้สมัครเป็นรายคน เพราะถ้าเราตัดสินคนโดยไม่มีประสบการณ์และไม่รู้ว่าหัวข้อใดบ้างที่ส่งผลกับการทำงานจริง ๆ แล้วไปพลาดตัดสินโดยใช้ความรู้สึก ก็จะยิ่งเพิ่มโอกาสให้เราได้พนักงานที่ไม่ตรงกับความต้องการ เพราะนั่นหมายความว่า HR ได้เผลอตัดสินโดยใช้ความชอบของตัวเองเป็นที่ตั้งโดยลืมไปว่าการสมัครงานครั้งนี้มีวัตถุประสงค์เพื่อหาตัวเลือกที่ดีที่สุดให้กับองค์กร
HR มีข้อสงสัยหรือคำถามเกี่ยวกับประเด็นนี้
Q: เรามีวิธีลดเวลาเฉลี่ยในการจัดหาพนักงานใหม่อย่างไร ?
การลดเวลาเฉลี่ยในการจัดหาพนักงานใหม่เป็นเรื่องที่องค์กรให้ความสำคัญมาก จึงอยากได้แนวทางปฏิบัติที่สามารถนำไปใช้ได้จริง
A: วิธีการที่ผู้เชี่ยวชาญส่วนใหญ่แนะนำคือการทำ Employer Branding
มีการวิเคราะห์ออกมาว่าการหาพนักงานใหม่แต่ละครั้งทำให้มีค่าใช้จ่ายเพิ่มขึ้น 90-200% เพราะบริษัทต้องใช้ต้นทุนทั้งด้านเวลาและงบประมาณในการประชาสัมพันธ์องค์กร อย่างไรก็ตามหากบริษัทมี Employer Branding ที่ดี กลายเป็นบริษัทที่คนอยากร่วมงานด้วย (ให้นึกถึงกูเกิ้ล, แอปเปิ้ล เป็นตัวอย่าง) เราก็จะตัดปัญหาเรื่องงบประชาสัมพันธ์ไปได้ทันทีเพราะมี Resume จากผู้ที่สนใจส่งมาให้พิจารณาเสมอ ดังนั้นแทนที่จะโฟกัสกับการประชาสัมพันธ์เมื่อต้องหาพนักงานใหม่อย่างเดียว HR ควรให้ความสำคัญกับการทำให้องค์กรน่าเชื่อถือ น่าดึงดูด และมีผลงานที่ตรงกับกลุ่มเป้าหมาย (ที่อยากได้มาร่วมงาน)
,,, (คลิกดูคำตอบทั้งหมด👇)
ถ้ามีผู้สมัครที่โดนใจมากกว่า 1 คน HR ต้องเลือกยังไง ?
อย่างที่กล่าวในข้างต้นว่าปัจจุบันกระแสการกลับมาทำงานในบริษัทเดิมของพนักงานมีอัตราที่สูงขึ้นแบบก้าวกระโดด ดังนั้นเทรนด์สำหรับ HR Recruiter ในระยะเวลา 1-2 ปีนับจากนี้คือการตัดสินใจเลือกผู้สมัครเพียงคนเดียวจากบรรดาคนที่มีทักษะตรงกับความต้องการตั้งแต่ 2 คนขึ้นไป ทั้งในแง่ของการเป็นผู้สมัครหน้าใหม่ทั้งสองคน หรือผู้สมัครใหม่ที่มีฝืมือสูงกับอดีตพนักงานที่อาจมีฝีมือไม่มากเท่าแต่เข้าใจวัฒนธรรมองค์กรมากกว่า ซึ่งผู้เชี่ยวชาญรายงานว่าการพิจารณาผู้สมัครในลักษณะนี้อาจต้องใช้เวลาต่อหัวถึง 40 ชั่วโมง และตีเป็นค่าใช้จ่ายหลายพันดอลลาร์ ดังนั้นหาก HR มีความรู้เบื้องต้นในการสรรหา ก็จะช่วยให้องค์กรประหยัดงบประมาณได้เยอะ
HR Recruiter สามารถพิจารณาผู้สมัครทั้ง 2 คน ด้วย 4 ขั้นตอนเหล่านี้
1. ตรวจดูใบสมัครอย่างละเอียด : ด่านแรกที่ HR ทุกคนต้องให้ความสำคัญก็คือใบสมัคร โดยเริ่มจากการตรวจสอบข้อมูล (Reference Check) ว่าข้อมูลเหล่านั้นเป็นเรื่องจริงหรือไม่ เมื่อแน่ใจข้อมูลเบื้องต้นแล้ว ก็ให้สังเกตดูว่าพนักงานดังกล่าวอยู่กับบริษัทแต่ละแห่งนานหรือไม่ (คำว่านานในที่นี้หมายถึงระยะเวลาประมาณ 2 ปี) หรือเป็นคนที่เปลี่ยนงานไปเรื่อย ๆ (Jobs Hopper) หากผ่านจุดนี้ไปได้จึงเริ่มลงในรายละเอียดว่าเขาได้ทำอะไรที่เกิดประโยชน์ต่อบริษัทอย่างเป็นรูปธรรมหรือไม่ จากนั้นค่อยดูว่ามีผลงานใดบ้างที่เป็นการทำหน้าที่นอกเหนือจากตำแหน่งของตนเอง เพื่อหาแง่มุมของผู้สมัครว่ามีความสามารถอื่น ๆ ที่ทำให้โดดเด่นกว่าผู้สมัครอีกท่านหรือไม่
รายละเอียดตรงนี้สำคัญอย่างไร ? คำตอบคือมันสะท้อนให้เห็นว่าพนักงานมีปฏิสัมพันธ์กับองค์กรมากน้อยแค่ไหน เพราะเมื่อเกิดการเปรียบเทียบ เราคงสนใจพนักงานที่พร้อมอยู่และสู้งานมากกว่าคนที่เอาตัวเองเป็นหลักโดยไม่สนเลยว่าเป้าหมายของตน (Career Path) ขัดแย้งกับวิสัยทัศน์องค์กร (Company Vision) หรือไม่
2. จินตนาการถึงองค์กรในอีก 6 เดือนข้างหน้า และตั้งคำถามอีกครั้งว่าพนักงานคนใดเหมาะกับพื้นที่ตรงนั้นมากกว่า : หาก HR มองไม่เห็นภาพว่าพนักงานทั้งสองคนจะสร้างความแตกต่างให้องค์กรแบบปัจจุบันทันด่วนได้อย่างไร ให้ลองเปลี่ยนไปมองอนาคตอันใกล้แทนว่าหากทุกอย่างเป็นไปตามแผนงานที่วางไว้ องค์กรจะเปลี่ยนไปอย่างไร และพอถึงจุดนั้น ความสามารถ, พฤติกรรม, ทัศนคติ, ลักษณะนิสัยของพนักงานของคนใดที่น่าจะเหมาะสมกับเนื้องานมากกว่า ซึ่งอาจเริ่มจากการถามตัวเองง่าย ๆ ว่าคนไหนดูเหมาะกับการเป็นผู้นำ หรือสร้างความสบายใจให้กับพนักงานคนอื่น ๆ ในแผนกได้มากกว่า
3. เปรียบเทียบว่าใครสนใจอนาคตขององค์กรมากกว่ากัน : หากคุณยังเลือกไม่ได้อยู่ดีแม้จะทำตาม 2 ข้อข้างต้นเรียบร้อยแล้ว สิ่งที่ HR ต้องมองต่อมาก็คือการสอบถามโดยตรงเลยว่าพวกเขามีความเห็นเกี่ยวกับการเติบโตขององค์กรอย่างไร
HR สามารถใช้คำถามประเภท “ถ้าหากว่า…” (What if) หรือ “คุณเคยมีประสบการณ์เรื่อง (…………) มาก่อนหรือไม่” เพราะแม้การแก้ไขปัญหาจะเป็นเรื่องที่พนักงานทุกคนต้องทำ แต่ “วิธีแก้ปัญหา” นั้นแตกต่างกัน เช่นบางคนอาจแก้ไขปัญหาเพื่อให้ตัวเองรอด และบางคนอาจแก้ไขปัญหาโดยเลือกให้ตัวเองทำงานหนักขึ้นนิดหน่อยแต่ให้ผลลัพธ์ที่เกิดประโยชน์ต่อองค์กรมากกว่า เป็นต้น ทั้งนี้องค์กรควรเลือกคนที่ให้ความสำคัญกับองค์กรเป็นหลัก
4. หากยังเลือกไม่ได้อีก ! ให้ดูความเป็นมืออาชีพระหว่างกระบวนการสมัครงาน : ถ้าขั้นตอนการสัมภาษณ์กับ HR ยังคงเข้มข้น สูสี จนสร้างความเร้าใจให้กับผู้คัดเลือก สิ่งที่ผู้เชี่ยวชาญแนะนำก็คือให้เราย้อนกลับไปดูเลยว่าผู้สมัครทั้ง 2 คนมีพฤติกรรมในการตอบสนอง HR อย่างไร ทั้งการรับโทรศัพท์, การตอบอีเมล, การเลือกใช้คำ, การติดตามคำตอบหลังจากสัมภาษณ์, การแต่งกาย, การศึกษาข้อมูลบริษัทก่อนมาสัมภาษณ์เพราะบางคนอาจมีทักษะที่ดีเลิศจริง แต่ก็ดูออกว่าไม่ได้ศึกษาข้อมูลจำเพาะขององค์กรมาก่อน ดังนั้น HR ควรเลือกคนที่ดูเป็นมืออาชีพมากกว่า แม้บางคนอาจมองเป็นเรื่องเล็กน้อยก็ตาม
สรุปได้ว่าการพิจารณาผู้สมัครที่มีทักษะสูงและใกล้เคียงกันนั้น สะท้อนให้เห็นว่าองค์กรมีสถานะที่แข็งแรง เป็นที่ดึงดูดต่อผู้สมัครที่มีศักยภาพ อย่างไรก็ตามสิ่งที่ HR ต้องทำและเน้นย้ำเสมอก็คือการคัดเลือกครั้งนี้มีเป้าหมายเพื่อ “เสริมเขี้ยวเล็บ” ให้กับองค์กร ดังนั้นทุกความรู้สึก ทุกการตัดสินใจ ต้องมองให้เห็นวิสัยทัศน์ในภาพรวมเสมอ
ที่สำคัญ HR Recruiter และ Hiring Manager ต้องตระหนักว่าการสัมภาษณ์งานไม่ได้จบแค่วันที่เกิดการตัดสินใจเท่านั้น แต่คือการหว่านเมล็ดสำหรับอนาคต เนื่องจากการตัดสินใจไม่ว่าจะพิจารณาอย่างดีแค่ไหน ก็อาจเกิดความผิดพลาดได้ และผู้สมัครที่เราเคยปฏิเสธ ก็อาจเป็นเพชรเม็ดงามที่เราทำหลุดมือไป ดังนั้น HR ต้องแจ้งผลการสัมภาษณ์และทำให้แน่ใจว่าทั้งสองฝ่ายแยกจากกันด้วยดี
HR ควรเลือกอะไร ระหว่างคนเก่งอยู่ไม่นาน กับคนธรรมดาที่รักองค์กร
มิติของการเปรียบเทียบพนักงานนั้นมีมากมาย แต่สิ่งที่น่าสนใจและ มองข้ามไปไม่ได้ก็คือการเลือกระหว่างคนเก่งที่ดูเหมือนพร้อมจะลาออกเสมอกับคนฝีมือธรรมดาแต่มีความตั้งใจที่จะพัฒนาตัวเองให้เก่งขึ้น
ผู้สมัครทั้งสองแบบมีประโยชน์ในแง่มุมที่แตกต่างกัน ดังนั้นในฐานะของผู้เลือกแล้วเราควรตัดสินใจอย่างไร
Grapevine Surveys อธิบายว่าองค์กรควรเลือกผู้สมัครที่มีความจงรักภักดีมากกว่า เพราะการอยู่กับบริษัทเป็นเวลานานจะทำให้เขามีโอกาสเรียนรู้และได้ซึมซับวัฒนธรรมองค์กร รวมถึงวิสัยทัศน์ที่จะหล่อหลอมให้พร้อมทำงานในแบบที่บริษัทต้องการ ต่างจากคนที่มีฝีมือแต่อยู่เพียงแป๊บเดียว เพราะทักษะเหล่านั้นอาจมีเวลาไม่มากพอในการนำมาใช้เลยด้วยซ้ำ
ตัวแทนจาก Young Entrepreneur Councils ได้ให้ความเห็นเพิ่มเติมว่าความจงรักภักดีและทัศนคติของการทำงานหนักไม่ใช่สิ่งที่สามารถสอนได้ง่าย ๆ ดังนั้นเราต้องคว้าส่วนนี้ก่อนที่จะไปหาวิธีเพิ่มทักษะให้ดีขึ้นตามโอกาส อีกอย่างคนแบบนี้จะมีความต้องการที่จะเรียนรู้ (Willing to Learn) ซึ่งดีกว่าคนเก่ง ๆ ที่มักมาในฐานะของ “น้ำเต็มแก้ว” ที่สร้างพลังลบกับองค์กรโดยไม่รู้ตัว ทั้งนี้ HR ต้องคิดว่าหน้าที่หนึ่งองค์กรคือการสร้างรากฐานที่แข็งแรงเอาไว้ให้พร้อมรับมือกับทุกความเปลี่ยนแปลงที่อาจเกิดขึ้น
หมายความว่าสุดท้ายองค์กรที่ดีก็จะมีระบบบางอย่างที่คอยช่วยเหลือพนักงานไม่มากก็น้อยอยู่แล้ว องค์กรจึงควรให้ความสำคัญกับการพัฒนาระบบดังกล่าวให้ดีขึ้นมากกว่าเลือกจ้างคนเก่งมาแก้ปัญหาแบบชั่วคราวและมองข้ามการวางรากฐานให้กับองค์กร
แต่หากองค์กรของคุณจำเป็นต้องแก้ไขปัญหาอย่างเร่งด่วนและไม่กังวลว่าพนักงานที่เข้ามาจะอยู่กับองค์กรนานหรือไม่ การเลือกคนที่มีฝีมือแบบเฉพาะเจาะจงเข้ามา ก็ถือเป็นทางเลือกที่ดีกว่า แต่อย่าเผลอนำความคาดหวังไปฝากเอาไว้จนปราศจากการเตรียมตัวอย่างถี่ถ้วน หรืออีกนัยหนึ่งผู้เชี่ยวชาญแนะนำว่าองค์กรควรแบ่งพนักงานในทีมออกมาเป็นสองประเภท เริ่มจากการสังเกตุว่าทีมที่มีอยู่แล้วมีลักษณะเป็นอย่างไรและจะเติมเต็มช่องว่างด้วยวิธีไหน
อนึ่งในเบื้องต้นเราสามารถสรุปได้ว่าหากสถานการณ์ทุกอย่างอยู่ในภาวะปกติ การเลือกผู้สมัครที่มีความจงรักภักดีและสนใจองค์กรมากกว่าคือแนวทางที่ดีที่สุด
ถ้า HR เลือกพนักงานผิด องค์กรจะเจอปัญหาอะไรบ้าง ?
ไม่มีองค์ไหนที่อยากเลือกพนักงานผิด เพราะนอกจากจะต้องเสียเวลาหาพนักงานใหม่มาทดแทน หรือจัดอบรมเพิ่มเติมแล้ว พนักงานคนดังกล่าวยังมีโอกาสไปฉุดรั้งการทำงานของผู้อื่นอีกด้วย ที่สำคัญคือ HR โดยทั่วไปมักไม่กล้าที่จะไล่พนักงานออกเพราะมองว่าตนก็เป็นคนที่มีส่วนในการว่าจ้างมาเหมือนกัน ดังนั้นเพื่อแก้ไขข้อผิดพลาดนี้ เขาก็ต้องช่วยยกระดับพนักงานให้มีศักยภาพตรงกับความต้องการโดยเร็วที่สุด ซึ่งไม่ว่าจะด้วยเหตุผลใดก็สิ้นเปลืองทรัพยากรอยู่ดี
การเลือกพนักงานผิดมีข้อเสียอะไรบ้าง
1. ลดทอนประสิทธิภาพในการทำงาน (Productivity Cost) : เมื่อเราเป็นหัวหน้าทีมแล้วมีพนักงานใหม่เข้ามา ไม่ว่าจะมีทักษะสูงแค่ไหน แต่หัวหน้าก็ต้องใช้เวลาในการถ่ายทอดงานอยู่ดี หมายความว่าองค์กรต้องแบ่งเวลาที่ควรจะนำไปพัฒนาการทำงานมาช่วยพนักงานปรับตัวและสอนงานให้เกิดความเป็นทีมโดยเร็วที่สุด ดังนั้นลองคิดตามสิว่าหากพนักงานที่จ้างมาใหม่ดันไม่มีศักยภาพอย่างที่คิด เวลาที่ต้องสูญเปล่าอยู่แล้วจะเพิ่มพูนไปอีกแค่ไหน
วิจัยจาก Robert Half International กล่าวว่าเจ้าหน้าที่ฝ่ายการเงินถึง 39% บอกว่าการเลือกพนักงานผิดทำให้ประสิทธิภาพงานลดลง, 11% บอกว่าทำให้ยอดขายตกลง และผลวิจัยเดียวกันยังบอกว่าการเลือกพนักงานผิดทำให้ผู้นำต้องเสียเวลา 17% ของสัปดาห์ หรือราว 1 วันต่อสัปดาห์เพื่อแก้ไขปัญหาอีกด้วย
2. ลดทอนประสิทธิภาพทางการเงิน (Financial Cost) : เราไม่ได้จ่ายเงินให้กับพนักงานที่เราเลือกมาผิดเท่านั้น แต่ยังรวมถึงค่าฝึกอบรมพิเศษอีกด้วย นอกจากนี้หากเราทำทุกวิถีทางแต่พนักงานดังกล่าวก็ไม่สามารถยกระดับตัวเองขึ้นมาได้จริง ๆ การไล่ออกก็อาจมีค่าชดเชยพิเศษตามมา ต่อเนื่องไปถึงการลงทุนเพื่อประกาศหาพนักงานใหม่จนกว่าจะเจอคนที่ทำงานได้จริง สิ่งเหล่านี้มีการศึกษาจนพบว่าการเลือกพนักงานผิดทำให้องค์กรต้องเสียเงินราว 30% จากรายได้รวมหนึ่งปีของพนักงานที่เลือกมาผิดเลยด้วยซ้ำ
3. ลดทอนความสุขในการทำงาน (Morale Cost) : การที่ผู้นำและ HR เอาแต่หาทางแก้ไขการเซ็นสัญญาที่ผิดพลาดอยู่ตลอดเวลาอาจทำให้พนักงานคนอื่น ๆ รู้สึกว่าหัวหน้างานไม่ใส่ใจกับภาพรวมขององค์กรมากเท่าที่ควรจะรู้สึกหมดไฟ และไม่เชื่อมั่นในการทำงานของทีมอีกต่อไป ซึ่งปัญหานี้แก้ไขได้ยากหากยังมีพนักงานคนใดคนหนึ่งที่จำเป็นต้องถูกดูแลมากกว่าคนอื่นเป็นพิเศษ ซึ่งผลวิจัยย้ำว่ามีพนักงานถึง 95% ที่มองว่าการเซ็นสัญญาผิดทำให้บรรยากาศในทีมแย่ลง
นอกจาก 3 ปัจจัยหลักข้างต้นแล้ว สิ่งที่ HR ต้องให้ความสำคัญมากในยุคที่สังคมการทำงานเข้าสู่โลกออนไลน์อย่างเต็มตัวหลังเกิดโควิด-19 ก็คือเรื่องของ “ชื่อเสียง” (Reputation Cost) เพราะพนักงานที่เราเซ็นพลาดเข้ามาอาจรู้สึกว่าตนไม่ได้ทำอะไรผิด แต่เป็นทางองค์กรที่ไม่สามารถเอาทักษะของเขามาใช้ให้เกิดประโยชน์สูงสุดเองต่างหาก ดังนั้น HR ต้องตรวจสอบให้ดีว่าพนักงานได้นำเรื่องภายในไปพูดเสีย ๆ หาย ๆ จนทำให้องค์กรเสียชื่อเสียงหรือไม่ หากมีก็ให้เข้าไปแก้ไขโดยเร็วที่สุด ก่อนที่บริษัทจะไม่สามารถดึงดูดพนักงานที่มีฝีมือมาแทนที่ได้อีกต่อไป
ถ้า HR เลือกพนักงานผิด จะแก้ไขยังไงดีนะ ?
ต้องยอมรับว่าแม้จะไม่มีใครอยากเลือกพนักงานผิดพลาด และทุกคนก็พยายามทำทุกวิถีทางเพื่อให้เชื่อว่าการตัดสินใจแต่ละครั้งตั้งอยู่บนเงื่อนไขของข้อมูลที่ถูกต้อง อย่างไรก็ตามการเลือกพนักงานไม่ได้มีกฎเกณฑ์หรือหลักการทางวิทยาศาสตร์ใดที่จะยืนยันได้ว่าถูกต้อง 100% ดังนั้น HR ต้องเตรียมพร้อมรับมือเสมอหากเกิดเหตุไม่คาดฝันขึ้น อย่างน้อยก็เพื่อให้องค์กรสามารถเดินหน้าไปได้โดยติดขัดน้อยที่สุด
เมื่อเลือกพนักงานผิด HR สามารถแก้ไขสถานการณ์เบื้องต้นได้ด้วยวิธีเหล่านี้
1. เพิ่มเวลาทดลองงานให้มากขึ้น : ช่วงเวลาทดลองงานอาจมีเรื่องให้ทำเยอะไปหมด แต่อย่างน้อยมันก็เป็นขั้นตอนที่จะทำให้เราได้รู้ว่าพนักงานดังกล่าวเหมาะกับองค์กรจริง ๆ หรือไม่ก่อนที่จะเซ็นสัญญาจริง ๆ และต้องเสียค่ายกเลิกสัญญาหากองค์กรเปลี่ยนใจในภายหลัง ดังนั้นเราควรตีค่าช่วงทดลองงานให้เป็นเหมือนขั้นตอนสรุปจบหลังจากสัมภาษณ์ผู้สมัครเสร็จเรียบร้อย
สิ่งที่ HR ต้องให้ความสำคัญขณะทดลองงานเมื่อรู้สึกว่าพนักงานที่จ้างเข้ามาเป็นตัวเลือกที่ผิดประกอบไปด้วย
– พนักงานดังกล่าวมีแนวโน้มที่จะเติมเต็มสิ่งที่องค์กรขาดหายไปได้หรือไม่ ?
– พนักงานดังกล่าวเข้ากับเพื่อนร่วมงานและวัฒนธรรมองค์กรได้หรือไม่ ?
คำถามสองข้อนี้ไม่สามารถพิสูจน์ได้ขณะสัมภาษณ์ไม่ว่าจะได้รับคำตอบที่สวยหรู หรือผู้สมัครมีประสบการณ์มากแค่ไหนก็ตาม ดังนั้นช่วงทดลองงานจะเป็นการทำให้เห็นอย่างชัดเจนว่าสิ่งที่นำเสนอระหว่างสัมภาษณ์นั้นเป็นความจริงหรือไม่ จากนั้นเราต้องติดตามผลงานเป็นระยะตลอดระยะเวลาของช่วงทดลองงาน เพื่อที่ตัวพนักงานเองจะได้รู้เช่นกันว่าตนมีปัญหาด้านใดบ้าง และเพื่อไม่ให้แปลกใจเมื่อผลการตัดสินออกมา
2. พูดคุยกันโดยตรงว่าแต่ละฝ่ายมีจุดใดบ้างที่ต้องปรับปรุง : การเจรจาคือทางออกที่ดีของทุกปัญหา โดยเฉพาะในที่ทำงาน เราต้องมีทัศนคติก่อนว่าแม้จะอยู่ในตำแหน่งใดก็ตาม การพูดคุยในองค์กรไม่ควรเป็นการพูดอยู่ฝ่ายเดียว แต่ควรเป็นการแลกเปลี่ยนข้อมูล (2-Way Communication) ที่สำคัญองค์กรเองก็ต้องสนับสนุนให้พนักงานสามารถแสดงผลงานออกมาได้อย่างดีที่สุดเช่นกัน
HR คือส่วนสำคัญที่จะแก้ไขปัญหานี้ หากเราทำการสำรวจและพบว่าพนักงานใหม่มีปัญหาในการทำงานและตนสามารถแก้ได้ ก็สามารถลงมือทำได้เลยเพื่อให้งานราบรื่นขึ้น แต่บางองค์กรแม้จะเห็นถึงปัญหานี้แต่ก็เลือกปล่อยให้พนักงานใหม่แก้ไขปัญหาเองเพื่อพิสูจน์ว่าเขามีศักยภาพตรงตามที่พูดหรือไม่ วิธีนี้แม้จะช่วยกระตุ้นพนักงานได้จริง แต่ก็ดู “ผิดที่ผิดเวลา” ไปหน่อยหากนำมาใช้ตอนที่ต้องพิจารณาผลงานของพนักงานที่เพิ่งเข้ามาสู่องค์ไม่นานนัก
สรุปได้ว่าหาก HR ไม่รู้ว่าจะแก้ไขปัญหานี้ด้วยวิธีใด ลองกลับมาถามตัวเองก่อนว่าตนได้เปิดโอกาสให้พนักงานใหม่แสดงฝีมือแล้วหรือยัง เขาได้ใช้เครื่องมือ, อุปกรณ์ และทรัพยากรต่าง ๆ ของบริษัทอย่างเต็มที่แล้วหรือไม่ รวมถึงเจอกับความกดดันและปัญหาการเมืองภายในอะไรอยู่หรือเปล่า
หลังจากนั้นสิ่งที่ HR หรือหัวหน้าทีมต้องทำทันทีก็คือการยอมรับความจริง ไม่ดันทุรัง และกล้าไล่พนักงานที่รู้อยู่แก่ใจว่าต่อให้ผลักดันแค่ไหนก็ไม่มีทางเก่งขึ้นตามเป้าหมายขององค์กร เพราะท้ายสุดแล้วการแยกย้ายและเก็บเอาความผิดพลาดนี้เป็นบทเรียนคือทางเลือกที่จะช่วยให้ทุกฝ่ายได้ออกไปเดินตาม Career Path ของตัวเองอย่างแท้จริง ไม่ต้องจมปลักอยู่กับความพยายามที่ไม่รู้ว่าจะออกดอกออกผลอย่างไรจนเสียสุขภาพจิตและไม่ได้อะไรตอบแทนกลับมาสักนิด
บทสรุป Candidates Comparison
จะเห็นว่าเคล็ดลับในการเลือกคน คือความเข้าใจว่าสิ่งที่องค์กรกำลังมองหาคืออะไร HR จึงต้องเริ่มทำแบบสำรวจตรงนี้ก่อน ทั้งการสำรวจแบบ 360 องศา หรือการสำรวจเป็นรายบุคคลด้วย Stay Interview เพื่อหาคำตอบว่าพนักงานส่วนใหญ่เข้าใจวิสัยทัศน์ขององค์กรหรือไม่ และมีรูปแบบการทำงานในลักษณะใด จากนั้นจึงค่อยจ้างพนักงานที่สอดคล้องกับทีมและพร้อมให้บริษัทบรรลุเป้าหมายโดยเร็ว
นอกจากนี้คนที่เป็นฝ่ายทรัพยากรบุคคลจะต้องมีความรู้รอบด้าน พร้อมรับมือแม้จะตัดสินใจรับพนักงานผิดพลาดก็ตาม ทุกคนต้องยอมรับความจริงไม่ดันทุรังเพื่อพิสูจน์ตัวเองจนบริษัทต้องเสียเวลาและเงินทองอย่างสูญเปล่า
หากเราเข้าใจบริบทเบื้องต้นในส่วนนี้ การตัดสินใจไม่ว่าจะมีผลลัพธ์ในภายหลังอย่างไร องค์กรก็จะสามารถผ่านไปได้อย่างแข็งแรงแน่นอน
