หลายคนคิดว่าฝ่าย ทรัพยากรบุคคล หรือ ทรัพยากรมนุษย์ (HR) นั้นเป็นเสมือนงานเบื้องหลังหรืองานจัดการเอกสารที่ไม่มีความสำคัญอะไรนัก แต่อันที่จริงแล้วงานของฝ่ายนี้มีความสำคัญต่อองค์กรเป็นอย่างมากทีเดียว เพราะทุกองค์กรนั้นล้วนแล้วแต่ขับเคลื่อนด้วยพนักงาน แล้วผู้ที่จะทำหน้าที่คัดสรรตลอดจนดูแลพนักงานขององค์กรนั้นก็คือฝ่ายทรัพยากรมนุษย์ หรือที่เรียกกันง่ายๆ ติดปากว่าฝ่ายบุคคลนั่นเอง อันที่จริงแล้วหน้าที่หลักของฝ่ายบุคคลนั้นมีหลักการง่ายๆ นั่นก็คือ “การเห็นคุณค่าและความสามารถในตัวบุคคล จากนั้นก็สามารถนำสิ่งนี้มาใช้ประโยชน์ในการขับเคลื่อนองค์กรให้เดินไปข้างหน้าให้ได้ และส่งเสริมให้คุณค่าตลอดจนความสามารถเพิ่มมากขึ้นเรื่อย”
การสรรหาบุคลากรที่มีประสิทธิภาพ พันธกิจสำคัญอันดับแรกสุดของฝ่ายทรัพยากรบุคคล (HR)
สิ่งแรกที่องค์กรควรคำนึงถึงเมื่อต้องการคนเข้ามาร่วมทำงานกับองค์กรก็คือ “บริษัทต้องการคนแบบไหน” ฝ่ายบุคคลจะทำหน้าที่ในการรวบรวมข้อมูลจากฝ่ายต่างๆ มาวิเคราะห์ ตลอดจนกำหนดคุณสมบัติ ไปจนถึงประเมินจำนวนคนที่ต้องการ จากนั้นจึงเริ่มกระบวนการสรรหา ซึ่งจะมีขึ้นตอนหลักๆ คือ
- ประกาศรับสมัครงานผ่านสื่อหรือช่องทางต่างๆ อาทิ เว็บไซต์ของบริษัท, การใช้บริการบริษัทจัดหางาน, ประกาศรับสมัครงานในหนังสือพิมพ์ เป็นต้น
- คัดเลือกใบสมัครของผู้สมัครที่มีประวัติน่าสนใจ มีทักษะเหมาะสมกับงาน มีประสบการณ์ที่เป็นประโยชน์ต่อองค์กร
- เรียกผู้สมัครงานที่สนใจมาสัมภาษณ์ โดยเตรียมการสัมภาษณ์ตลอดจนการทดสอบให้เหมาะสม
- ประเมินคะแนนรวมของการสัมภาษณ์กับข้อมูลของผู้สมัครที่มีทั้งหมด
- คัดเลือกผู้สมัครที่เหมาะสมที่สุดมาร่วมงานกับองค์กร จัดปฐมนิเทศพนักงาน ไปจนถึงการฝึกอบรมที่เป็นประโยชน์ต่อการทำงาน
กระบวนการสรรหาพนักงานจะสิ้นสุดเมื่อบริษัทตกลงเซ็นสัญญาจ้างงานตลอดจนบรรจุให้เป็นพนักงานประจำ สำหรับปัจจุบันมีวิธีการสรรหาบุคลากรมากมายหลากหลายรูปแบบ การประกาศก็พัฒนาตามยุคสมัย อย่างเช่นการนำโซเชี่ยลมีเดียมาช่วยในการประกาศตลอดจนรับสมัครงาน เป็นต้น ซึ่งยุคนี้การใช้ประโยชน์ให้ถูกต้องนั้นสามารถช่วยงานฝ่ายบุคคลได้อย่างดีเยี่ยมทีเดียว
คุณลักษณะเด่นของผู้ที่จะทำงานฝ่ายบุคคล (HR)
พูดจาสุภาพ รู้จักกาลเทศะ และมีทักษะในการเจรจา
ฝ่ายทรัพยากรบุคคลเป็นฝ่ายที่ต้องคอยดูแลตลอดจนบริหารจัดการเรื่องที่เกี่ยวกับพนักงานของทั้งองค์กร นอกจากคุณสมบัติการประสานงานที่ดีแล้ว คุณสมบัติการสื่อสารที่ดีก็เป็นสิ่งสำคัญ นอกจากนี้ยังมีการติดต่อสื่อสารกับภายนอกอย่างสม่ำเสมอด้วย โดยเฉพาะส่วนของการสรรหา ที่ต้องติดต่อพูดคุยกับผู้สมัครมากมาย หรือแม้กระทั่งกับบริษัทจัดหางาน ฉะนั้นทักษะสำคัญที่ฝ่ายบุคคลควรมีก็คือทักษะของการเจรจา และควรใช้คำสุภาพให้เหมาะสม เพื่อช่วยให้การติดต่อสื่อสารกับทุกฝ่ายราบรื่น อีกอย่าง ในองค์กรหนึ่งๆ นั้นมีผู้คนหลากหลายระดับ ตั้งแต่ระดับพนักงานทั่วไปจนถึงผู้บริหาร การรู้จักกาลเทศะย่อมเป็นสิ่งสำคัญด้วยเช่นกัน
มีความรู้เกี่ยวกับองค์กรเป็นอย่างดี
ฝ่ายทรัพยากรบุคคล (HR) ควรเป็นฝ่ายที่ต้องมีความรู้เรื่ององค์กรมากที่สุดและดีที่สุด นอกจากจะเป็นฝ่ายที่ต้องเป็นฐานข้อมูลให้กับบริษัทแล้ว ฝ่ายบุคคลเองต้องพร้อมที่จะตอบคำถามต่างๆ ให้กับพนักงานอีกด้วย รวมถึงบริษัทจัดหางานที่ต้องการสอบถามข้อมูลต่างๆ ขององค์กร นอกจากนี้การมีความรู้เกี่ยวกับองค์กรที่ดียังมีส่วนช่วยให้ฝ่ายบุคคลสามารถวิเคราะห์ผู้สมัครงานได้ดียิ่งขึ้น สามารถคัดเลือกคนที่เหมาะสมกับตำแหน่งได้มากยิ่งขึ้น หรือสามารถใช้ข้อมูลจูงใจผู้สมัครให้สนใจที่จะร่วมงานกับบริษัทก็ได้เช่นกัน
มีมนุษยสัมพันธ์ที่ดี
ฝ่ายทรัพยากรบุคคล (HR) ควรมีมนุษยสัมพันธ์ที่ดี สามารถทำงานร่วมกับผู้อื่นได้อย่างมีประสิทธิภาพ เพราะหนึ่งในหน้าที่สำคัญก็คือการประสานงานพนักงานทุกส่วนของบริษัท หรือกรณีที่มีปัญหา ฝ่ายบุคคลจำเป็นจะต้องเข้าใจเหตุการณ์ และลงไปให้ความช่วงเหลือได้ ในเรื่องของการทำงานฝ่ายบุคคลควรเข้าใจลักษะงานของแต่ละแผนก ตลอดจนคุณลักษณะของคนที่เหมาะสมกับการทำงานในแผนกนั้นๆ เพราะนอกจากจะต้องสรรหาคนให้เหมาะสมแล้ว ก็ยังต้องรู้จักประสานงานให้เป็นด้วย ปรับลักษณะให้เหมาะเพื่อให้ทุกคนกล้าที่จะสื่อสารด้วย นอกจากนี้บุคคลที่มีมนุษยสัมพันธ์ที่ดีจะเข้าใจการวิเคราะห์คน สื่อสารได้เข้าใจ และสามารถทำให้อีกฝ่ายเปิดใจให้ข้อมูลที่ถูกต้องและครบถ้วนได้ เป็นผลดีในการสรรหาทรัพยากรบุคคลเป็นอย่างยิ่ง
ความท้าทายในการทำงานด้านการบริหารทรัพยากรบุคคล (HR)
ฝ่ายทรัพยากรมนุษย์ (HR) เป็นฝ่ายที่ต้องติดต่อกับผู้คนมากมาย หลายระดับ ทั้งในและนอกองค์กร งานนี้จึงเหมาะสมกับคนที่ชอบเข้าสังคมและพบปะพูดคุยกับผู้อื่น และท้าทายสำหรับคนที่ชอบบริหารจัดการคน ตลอดจนพบเจอกับผู้คนที่หลากหลายรูปแบบด้วย
นอกจากนี้ฝ่ายบุคคลยังต้องสนใจพัฒนาและเรียนรู้ตลอดเวลา โดยเฉพาะองค์ความรู้ที่เกี่ยวกับองค์กร หรือมีผลต่อพนักงาน รวมถึงเข้าใจลักษะงานของแต่ละแผนก เข้าใจสถานการณ์โดยรวมของบริษัทได้ และเมื่อเกิดปัญหาขึ้นกับพนักงาน ฝ่ายบุคคลก็ควรจะต้องให้คำแนะนำหรือช่วยให้คำปรึกษาได้
ในการสรรหาบุคคล ฝ่าย HR จะต้องวิเคราะห์ถึงความเหมาะสมของผู้ที่มาสมัครในตำแหน่งนั้นๆ ได้ ทั้งยังคอยปฐมนิเทศให้กับพนักงานใหม่และติดตามผลการทำงานได้พร้อมกันด้วย
ถึงแม้งานของฝ่ายบุคคลจะดูเป็นเรื่องที่ยากแต่ก็มีความท้าทายสูงมาก และสามารถพัฒนาศักยภาพในหลายๆ ด้านได้ดีทีเดียว
หน้าที่ของฝ่ายทรัพยากรบุคคล (HR)
หากแบ่งหน้าที่ของฝ่ายทรัพยากรบุคคล (HR) ออกเป็นส่วนต่างๆ เราสามารถแบ่งออกได้เป็น 6 ส่วน ได้แก่ การวางแผนด้านทรัพยากรบุคคล, การสรรหาและคัดเลือกทรัพยากรบุคคล, การศึกษาเพิ่มเติมและการฝึกอบรม, การประเมินผล, แรงงานสัมพันธ์ และ การบริหารจัดการศักยภาพของบุคคล
การวางแผนด้านทรัพยากรบุคคล
หน้าที่นี้เกี่ยวข้องกับการวางแผน/การร่างมาตราเกี่ยวกับฝ่ายทรัพยากรบุคคล เพื่อให้บรรลุเป้าหมายขององค์กร โดยเฉพาะหน้าที่ความรับผิดชอบในการทำให้บริษัทเติบโต รวมถึงการสร้างระบบการศึกษาทรัพยากรบุคคล, การกำหนดนโยบายการสรรหาบุคลากรในแต่ละปีงบประมาณ, การทบทวนมาตรฐานการประเมิน, และการจัดการเรื่องค่าตอบแทนด้านการจัดการทรัพยากรบุคคล
การสรรหาและคัดเลือกทรัพยากรบุคคล
การสรรหาและคัดเลือกทรัพยากรบุคคลเป็นหนึ่งในหน้าที่หลักของฝ่ายทรัพยากรบุคคล (HR) การสรรหาบุคลากรเพื่อเข้ามาทำงานกับบริษัทนั้นมีความจำเป็นจะต้องใส่ใจเป็นอย่างมาก และควรสรรหาบุคลากรที่สามารถทำประโยชน์ให้กับองค์กรได้ และอยากอยู่ร่วมงานกันในระยะยาว การสรรหานี้มีหลากหลายรูปแบบ ตั้งแต่การสรรหาบุคลากรใหม่, การสรรหานิสิตนักศึกษาที่จบใหม่, การสรรหาพนักงานชั่วคราว, การสรรหาพนักงานเต็มเวลา, การสรรหาพนักงานแบบพาร์ทไทม์ เป็นต้น
การศึกษาเพิ่มเติมและการฝึกอบรม
องค์ความรู้ด้านทรัพยากรมนุษย์นั้นเปลี่ยนแปลงเสมอ ฝ่ายบุคคลจำเป็นจะต้องศึกษาข้อมูลเพิ่มเติมตลอดเวลาทั้งในส่วนที่เกี่ยวข้องกับฝ่ายบุคคลเองและส่วนที่มีประโยชน์ต่อการพัฒนาความสามารถตอลดจนศักยภาพของพนักงานในองค์กร รวมถึงการจัดฝึกอบรมให้กับฝ่ายต่างๆ ในบริษัทเพื่อให้ทุกคนมีศักยภาพที่ดีขึ้นด้วย
การประเมินผล
การประเมินผลเป็นกระบวนการสำคัญในการติดตามผลการทำงานของฝ่ายต่างๆ ตลอดจนเป็นตัวเช็คศักยภาพของบุคลากรที่สำคัญ รวมถึงการได้รู้ข้อบกพร่องเพื่อที่จะหาทางปรับปรุงได้อีกด้วย นอกจากนี้การประเมินผลยังมีประโยชน์ต่อการประเมินอัตราจ้าง ไปจนถึงการให้ค่าตอบแทนพิเศษอย่างโบนัสอีกด้วย การประเมินผลนั้นมีตั้งแต่การประเมินด้านทักษะความสามารถ ที่เน้นไปยังเรื่องของการทำงานเป็นหลัก และการประเมินผลทางด้านจิตใจ ที่เน้นไปยังความตั้งใจ, ความเต็มใจ, และทัศนคติในการทำงาน เป็นต้น วิธีการประเมินผลนั้นก็มีมากมาย ตั้งแต่การวัดระดับความสำเร็จของพนักงานตามเป้าหมายที่กำหนดไปจนถึงการประเมินผลรอบด้านแบบ 360 องศา
แรงงานสัมพันธ์
การจัดการเรื่องแรงงานสัมพันธ์ถือเป็นหน้าที่หลักอีกหน้าที่หนึ่งของฝ่ายทรัพยากรบุคคล (HR) แรงงานสัมพันธ์นี้จะเน้นไปยังการดูแลสารทุกข์สุขดิบตลอดจนสิ่งต่างๆ ที่ทำให้พนักงานมีความสุขกายสบายใจได้มากที่สุด เรื่องสำคัญๆ ก็ได้แก่ สวัสดิการพนักงาน, การดูแลเรื่องสุขภาพและสาธารณะสุข, ไปจนถึงเรื่องส่วนบุคคล เช่น การสมรส, การคลอดบุตร, การบวช เป็นต้น เรื่องแรงงานสัมพันธ์นี้ยังเกี่ยวเนื่องถึงเรื่องกฎหมายด้วย ซึ่งจะมีรายละเอียดปลีกย่อยที่แตกต่างกันไป ไม่ว่าจะเป็นกฎหมายแรงงานไปจนถึงกฎหมายหรือ พรบ.ต่างๆ ที่เกี่ยวข้อง
การบริหารจัดการศักยภาพของบุคลากร
ฝ่ายทรัพยากรบุคคล (HR) ที่ดีจะต้องสามารถเข้าใจบุคลากรในบริษัทให้ได้ สามารถเล็งเห็นพรสวรรค์ตลอดจนศักยภาพของพนักงานแต่ละคน เพื่อที่จะบริหารศักยภาพของบุคคลให้ดีที่สุด อาทิ การส่งไปฝึกฝนอบรมเพื่อเพิ่มศักยภาพให้มากยิ่งขึ้น, การโยกย้ายพนักงานให้ไปทำงานในส่วนที่เหมาะสมกับความสามารถที่แท้จริง, หรือแม้แต่การนำเสนองานที่ท้าทายใหม่ๆ ที่คิดว่าพนักงานคนนั้นน่าจะมีศักยภาพในการทำงาน เป็นต้น
ทำไมฝ่ายบุคคล (HR) จึงมีความสำคัญกับบริษัท
การรวบรวมข้อมูลด้านทรัพยากรบุคคลและการจัดตำแหน่งงานให้ถูกต้อง
การรวบรวมข้อมูลด้านทรัพยากรบุคคลและความสามารถในการวิเคราะห์ความแตกต่างของพนักงานแต่ละคนได้นั้น ทำให้เราสามารถช่วยปรับปรุงหรือเปลี่ยนแปลงบุคลากรได้อย่างรวดเร็ว หากไม่มีแผนกทรัพยากรบุคคลอยู่ ข้อมูลต่างๆ อาจกระจัดกระจาย อาจทำให้มีปัญหาต่อการจัดการบุคคล ตลอดจนปรับปรุงเปลี่ยนแปลงไม่ทันกับปัญหาที่เกิดขึ้น
การไม่มีแผนกทรัพยากรบุคคลนั้นจะทำให้องค์กรไม่มีประสิทธิภาพ
การมีแผนกทรัพยากรบุคคลที่มีความเป็นมืออาชีพ บริหารจัดการบัคลากรได้ดี จะช่วยพัฒนาขีดความสามารถของแต่ละบุคคลได้อย่างมีประสิทธิภาพ และช่วยให้องค์กรเติบโตได้ ขณะเดียวกันแผนกอื่นๆ ต่างก็มีหน้าที่ความรับผิดชอบของตน อาจไม่มีเวลามาดูภาพรวมหรือนโยบายองค์กรอย่างละเอียด ฝ่ายทรัพยากรบุคคลจึงจำเป็นจะต้องช่วยดูแลนอกเหนือจากการทำงานของแต่ละฝ่าย เพื่อให้องค์กรก้าวหน้าต่อไป
การสร้างแรงจูงใจให้กับพนักงาน
ทุกธุรกิจย่อมมีความกดดันในการทำงานแทบทั้งสิ้น แต่อาจเป็นความกดดันที่แตกต่างกัน และอาจทำให้พนักงานเกิดการสูญเสียกำลังใจหรือท้อต่อการทำงานได้ ฝ่ายบุคคลอาจมีหน้าที่สร้างแรงจูงใจ หรือเสริมกำลังใจในด้านอื่นๆ เพื่อให้พนักงานสามารถทำงานต่อไปได้ หรือช่วยลดความกดดันลงให้มากที่สุด
ฝ่ายบุคคล (HR) กับบทบาทสำคัญต่อองค์กร
การเฝ้าดูการเติบโตของคนในองค์กร
ฝ่ายทรัพยากรบุคคลมักมีส่วนเกี่ยวข้องกับพนักงานตั้งแต่ต้นจนจบ ตั้งแต่ การสรรหาบุคลากร, การเฝ้าดูการเติบโตของการทำงาน, การขึ้นเงินเดือน, ไปจนถึงเรื่องราวต่างๆ ที่เกิดขึ้นกับพนักงานแต่ละคน สิ่งเหล่านี้ล้วนเป็นความสุขอันยิ่งใหญ่ของฝ่ายบุคคลที่อาจไม่เกี่ยวข้องกับงานโดยตรง แต่เป็นหน้าที่อันยิ่งใหญ่ที่ก่อให้เกิดความภูมิใจได้
การสนับสนุนและพัฒนาองค์กร
ว่ากันว่า “บุคลากร, สินทรัพย์, กองทุน และ ข้อมูล” เป็นองค์ประกอบสำคัญในบริษัท ฝ่ายทรัพยากรบุคคลเป็นผู้สนับสนุนตลอดจนบริหารบริษัทให้เจริญเติบโตผ่านการดูแลทรัพยากรบุคคลนั่นเอง การมีส่วนร่วมในการเติบโตนี้เป็นความภาคภูมิใจของฝ่ายทรัพยากรบุคคล และหน้าที่ในการสรรหาคนเก่ง คนมีความสามารถ มาร่วมงานกับองค์กร รวมถึงการพัฒนาให้คนนั้นเก่งขึ้นไปอีก ล้วนแล้วแต่เป็นภาระกิจของฝ่ายบุคคลที่สร้างความภาคภูมิใจยิ่งนัก
การได้เรียนรู้บุคคลในหลากหลายมิติ
ฝ่ายทรัพยากรบุคคล (HR) เป็นฝ่ายที่มีโอกาสได้พบเจอกับผู้คนมากมายทั้งภายในและภายนอกองค์กร รวมถึงต้องเผชิญหน้ากับบุคคลต่างๆ ที่ต่างพื้นเพและต่างวัฒนธรรม หรือแม้แต่ต้องทำความรู้จักกับคนที่ไม่เคยรู้จักกันมาเลย เพราะหน้าที่สำคัญหนึ่งก็คือการคัดสรรคนที่มีความสามารถให้เข้ามาทำงานในองค์กร แต่สิ่งที่สำคัญไปกว่านั้นก็คือการสามารถวิเคราะห์และพิจารณาได้ว่าแต่ละบุคคลนั้นจะร่วมงานกับองค์กรหรือบุคลากรคนอื่นๆ ได้หรือไม่ ซึ่งหน้าที่การเรียนรู้บุคคลแต่ละคนให้ได้มากที่สุดเป็นหนึ่งในดภาระกิจสำคัญของฝ่ายทรัพยากรบุคคล (HR) เช่นกัน
บทสรุปฝ่าย HR
หลายคนมองว่าฝ่ายทรัพยากรบุคคล (HR) เป็นเหมือนฝ่ายที่ทำงานเบื้องหลัง อันที่จริงแล้วงานเบื้องหลังนี้กลับสำคัญและมีความจำเป็นต่อทุกแผนกขององค์กร รวมถึงมีส่วนสำคัญที่จะนำพาองค์กรให้ไปสู่ความสำเร็จ การทำงานของฝ่ายบุคคลนั้นอาจจะไม่ใช่เรื่องง่าย เป็นงานที่ต้องเรียนรู้อยู่เสมอ พัฒนาตัวเองตลอดเวลา และสั่งสมประสบการณ์ให้เพิ่มขึ้นเรื่อยๆ สำหรับคนที่อยากทำงานในฝ่ายนี้นับว่าเป็นสิ่งที่ท้าทายความสามารถพอสมควร ถ้าหากผ่านความยากลำบากในช่วงต้นไปได้ คุณจะกลายเป็นแรงสนับสนุนที่สำคัญต่อพนักงานทุกคนและต่อองค์กรเลยทีเดียว
