A Complete Guide to Self-Performance Evaluation – เทรนด์การปล่อยให้พนักงานประเมินตัวเองกำลังมา !!!

ประเมินผลงานพนักงานอย่างไรให้ครอบคลุมและรู้สึกว่าเท่าเทียมกันทุกสายงานในบริษัท เพราะมีเสียงบ่นมาจากบางตำแหน่งแล้วว่าการประเมินโดยขึ้นตรงกับหัวหน้าบางครั้งก็ไม่แฟร์ และมีความเหลื่อมล้ำกันอยู่ มีวิธีหรือระบบไหนที่คิดว่ากำลังพอเหมาะ และโปร่งใสมากที่สุด

ช่วง Quarter สุดท้ายของปี มักจะเป็นฤดูแห่งความวุ่นวายในบริษัท บัญชีต้องปิดงบ เซลล์ต้องปิดยอด หลายๆแผนกก็ต้องทำแผนสรุปการทำงานรายปี แต่ที่ทุกคนในบริษัทต้องทำนั้นก็คือ “Performance Review หรือการประเมินผลการปฎิบัติงาน”

อีกหนึ่งปัญหาหนักอกหนักใจของ HR ก็คงหนีไม่พ้นเรื่องของพนักงานไม่พึงพอใจกับผลการประเมินการทำงาน โดยสาเหตุส่วนใหญ่ที่พนักงานไม่พึงพอใจกับผลการประเมินผลงาน เนื่องจากว่ามันอาจจะไม่มีเรื่องของระบบที่แข็งแรง และความโปร่งใสที่ตรวจสอบได้ ทำให้เกิดความคลางแคลงใจเกิดขึ้น บางคนน้อยใจลาออกเลยก็มี โดยบริษัทหลายๆที่อาจจะใช้ระบบให้ Supervisor เป็นผู้ประเมินผลการทำงานของลูกน้องที่ตัวเองดูแลอยู่ ซึ่งหลายๆครั้งก็ต้องยอมรับว่า เมื่อระบบไม่เคลียร์ ทำให้ผู้ถูกประเมินรู้สึกสงสัยซึ่งแน่นอน มันมีผลต่อการปรับเงินเดือน โบนัส และรวมไปถึงการปรับตำแหน่งในอนาคตอีกด้วย

ถ้าหาก HR ท่านไหนอยากจะลองแก้ปัญหาเรื่องระบบของการประเมิน วันนี้ผมมีวิธีมีนำเสนอ ซึ่งเป็นการถอดแบบการประเมินผลการทำงานที่ Google ใช้ประเมินพนักงานจริงๆ โดยอ้างอิงจากบทความเรื่อง “How Google Does Performance Reviews” ที่ถูกเขียนโดย “Francisco S. Homem de Mello” และหนังสือ “Work Rules” โดย “Laszlo Bock” แต่อันนี้เป็นเวอร์ชั่นที่ถูกปรับมาให้เข้าใจง่ายมากขึ้น สื่อสารกับคนในองค์กรได้ง่ายขึ้น และนำไปใช้ได้จริงๆ

ในระบบการประเมินนี้ผมจะแบ่งการประเมินพนักงานออกเป็น 3 กลุ่มใหญ่ เพื่อให้เข้าใจง่ายๆ ตามจุดประสงค์และเป้าหมายของการประเมิน

1.Task Achievement

คือการประเมินผลงานหน้าที่ตามตำแหน่งงานที่ได้รับมอบหมาย และมีความรับผิดชอบโดยตรง หรือพูดง่ายๆก็คือ ทำงานตาม JD ที่ได้รับมอบหมายเนี่ย มี  Performance หรือผลลัพธ์เป็นอย่าง

ไรบ้าง โดยในหมวดนี้ เราจะแบ่งการประเมินเป็น 3 แกน ได้แก่

• 1. Quality = งานตาม JD นั้นมีคุณภาพมากน้อยแค่ไหน
• 2. Completion = งานตาม JD นั้นเสร็จสมบูรณ์ตามที่งานนั้นๆควรจะเป็นอย่างไร
• 3. On time = งานตาม JD นั้นเสร็จสมบูรณ์ทันตามกำหนดอย่างไร

โดยทุกๆงานที่พนักงานนั้นได้ทำ อาจจะต้องมีการแนบบันทึกหลักฐานการทำงานใดๆก็ตาม เพื่อเป็นหลักฐานในการประเมิน

2. How I finished the assigned tasks

เป็นการประเมินวิธีการทำงานที่ทำให้งานนั้นเสร็จ จุดประสงค์หลักๆของการประเมินในกลุ่มนี้ จะประเมินพนักงานในเรื่องของวิธีการทำงานตามหน้าที่ที่ได้รับมอบหมาย โดยแต่ละบริษัทสามารถเพิ่มเติมหัวข้อเพื่อให้เหมาะกับวัฒนธรรมองค์กรได้เช่นกัน  โดยจะแบ่งแกนการประเมินดังนี้

• 1. Job Understanding หมายถึงการประเมินถึงความเข้าใจในเนื้องานที่ตนเองปฏิบัติอยู่
• 2. Communication หมายถึง การสื่อสารในการทำงาน ไม่ว่าจะเป็นในระดับเดียวกัน หรือระดับหัวหน้า
• 3. Responsibility หมายถึง มีความรับผิดชอบและมีความเป็นเจ้าของงานนั้น
• 4. Team Collaboration หมายถึง มีการทำงานเป็นทีมไม่ว่าจะในฐานะหัวหน้าทีมหรือในฐานะสมาชิกทีมก็ตาม
• 5. Urgent Case Management หมายถึงการประเมินการทำงานในกรณีที่มีเหตุการณ์เฉพาะหน้าเกิดขึ้น ว่าพวกเขาสามารถบริหารจัดการเรื่องที่ไม่ได้คาดหมายได้อย่างไร

อย่าลืมว่าเราสามารถเพิ่มหัวข้อที่ใช้ในการประเมินเพื่อให้สอดคล้องกับวัฒนธรรมและรูปแบบการทำงานที่คาดหวังของแต่ละองค์กรได้ แต่อย่าให้การประเมินในหัวข้อนี้มีเกิน 10 หัวข้อ เพื่อป้องกันความซ้ำซ้อนและไม่ชัดเจนของการประเมิน

3.Self-Development

การประเมินในหัวข้อสุดท้าย เป็นการเพิ่มเติมการประเมินที่ผมแนะนำ โดยจุดประสงค์หลักๆของส่วนนี้ ทางบริษัทหรือองค์กรสามารถใช้ประเมินพนักงานที่มีศักยภาพและมีความพร้อมที่จะได้ปรับเลื่อนตำแหน่งให้สูงขึ้่นในอนาคต

.องค์ประกอบหลักๆของหัวข้อการประเมินในช่องนี้ จะเป็นการประเมินนแบบ Open-ended โดยการให้พนักงานแต่ละตำแหน่งนั้น ใส่ข้อมูลในสิ่งที่เขาได้พัฒนา เรียนรู้จากการทำงาน หรือเข้าระบบ Training โดยทางฝั่ง HR และ Supervisor จะมีหน้าที่  Monitor และเก็บข้อมูล เพื่อการทำ Talent Management ในอนาคต โดยสามารถกำหนดได้ทั้ง Soft Skills และ Hard Skills ได้ แต่ไม่ควรเกิน 5 หัวข้อ ตัวอย่างเช่น

• ความสามารถในการใช้ภาษาอังกฤษ หรือ ญี่ปุ่น หรือ จีน โดยใช้ Score จาก Standardized test ที่เป็นมาตรฐาน
• Development Project ที่พนักงานคนนั้นๆมีโอกาสได้เป็นสมาชิกทีม หรือเป็ร leader และผลของ project นั้นส่งผลให้การทำงานดีขึ้น
• Coding / Produce new tools หรือเข้าใจการใช้ Tools ใหม่ๆที่ช่วยให้การทำงานมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น
• Volunteering หลายๆครั้งในบริษัท Startup มักจะมีงานหลายๆส่วนที่เป็นงานสีเทา ไม่มีเจ้าภาพรับผิดชอบที่ชัดเจน แล้วพนักงานคนนั้นๆ อาสาตัวรับผิดชอบดูแล และทำผลงานเป็นอย่างไร
• Presentation / Pitching Skills
• Public Speaking

ต่อมาเรามาทำความเข้าใจวิธีการให้คะแนนและวิธีการประเมินกันครับ

เกณฑ์การให้คะแนน จะเป็น Scale ตั้งแต่ 1 จนถึง 5 โดยที่

แล้วการประเมินหล่ะ ควรออกมาในรูปแบบไหน ?

รูปแบบของการประเมินนี้ เหมาะสำหรับให้พนักงานนั้นทำการประเมินตนเอง ( Self-Evaluation ) โดยให้พนักงานกรอกข้อมูลตามหน้าที่ความรับผิดชอบของตนเอง ตามหัวข้อต่างๆ พร้อมกับให้คะแนนตนเอง รวมถึงทำการรวมรวมหลักฐานในการทำงาน หรือสิ่งที่บ่งชี้ประสิทธิภาพการทำงานของตนเองได้

โดย Model การให้พนักงานประเมินตนเองหรือ Self-Development เป็น  Model ที่ถูกใช้ประเมินพนักงานในบริษัทหลายๆ ที่ ไม่ว่าจะเป็น Apple, Google, Samsung, Microsoft UK หรือ Statoil ซึ่งแต่ละบริษัทก็จะมีวิธีการปรับใช้การ Self- Evaluation ที่แตกต่างกันไป

โดยข้อดีของการให้พนักงานประเมินงานด้วยตัวเอง

• เป็น First-Hand reviews ที่ให้พนักงานได้ทบทวนและรวบรวมผลงานที่ตนเองได้ทำมาตลอดระยะเวลาการประเมินเทียบกับ เป้าหมาย หรือ OKRs ที่กำหนดไว้ตอนต้นเทอมการประเมิน
• ให้พนักงานมีสิทธิ์ในการรวบรวม ชี้แจง ผลงานในเพื่อให้หัวหน้างานมองมีข้อมูลจากทั้งฝั่งของพนักงานเองและจากตัวหัวหน้างาน เพื่อทำการเปรียบเทียบ
• ลดคำถาม ข้อโต้แย้ง เพราะตัวอย่างแบบประเมินด้านบนจะโฟกัสที่ “ผลงาน” ไม่ใช่ “ตัวบุคคล” ซึ่งการประเมินตนเองเปรียบเสมือนการมีพื้นที่ให้พนักงานได้ใช้สิทธิ์ในการยืนยันผลงานของตัวเอง
• ลดการประเมินแบบอคติ ( Personal Bias ) จากหัวหน้างานเอง ซึ่งเรื่องนี้เป็นปัญหาใหญ่ในองค์กรมาช้านาน
• ลดปัญหาจากการประเมินโดยการถามบุคคลที่สาม ( Evaluator’s Prejudices ) ในบางกรณีที่หัวหน้างานมีลูกน้องในมือจำนวนมากอาจจะทำให้หัวหน้างานไม่สามารถเข้าถึงผลลัพธ์ จึงมักอาศัยถามบุคคลที่ใกล้ชิด ซึ่งนั้นอาจจะทำให้การประเมินผิดเพี้ยนไปจากความเป็นจริง
• สร้างวัฒนธรรมองค์กรผ่านการประเมิน โดยในแบบประเมินจะเน้นย้ำเรื่องของผลลัพธ์ วิธีการทำงาน และการพัฒนาตนเอง เป็นการสร้างความเข้าใจ และแนวทางให้กับพนักงานว่าบริษัทให้ความสำคัญกับเรื่องใด และบริษัทกำลังมองหาคนแบบไหน
• HR สามารถเก็บรวบรวมข้อมูลที่เข้าไม่ถึง เช่น พนักงานบางคนไปลงเรียนภาษา, Skills ต่างๆ เพิ่มเติมเป็นการส่วนตัว บริษัทสามารถรวบรวมข้อมูลได้ว่าพนักงานคนใด ได้มีการฝึกทักษะใดๆ เพิ่มเติม เพื่อการสร้าง Talent Management หรือ Training Module ที่จำเป็นในอนาคต

หลังจากทำแบบประเมินตนเองเรียบร้อบแล้ว พนักงานคนนั้นๆ มีหน้าที่ นำแบบประเมินนี้ไป Defense กับหัวหน้างานสายตรง โดยที่หัวหน้างานสายตรง มีสิทธิ์ที่จะ Agree หรือ Disagree เกณฑ์คะแนนที่พนักงานคนนั้นให้กับตัวเอง โดยยึดเอาจากการพิจารณาหลักฐานประกอบเป็นที่ตั้ง หัวหน้างานสามารถ เห็นด้วยกับคะแนนของพนักงาน หรือไม่เห็นด้วยในกรณีประเมินเกินกว่าเกณฑ์หรือต่ำกว่าเกณฑ์ได้

ข้อเสนอแนะและข้อควรระวัง

1. รูปแบบฟอร์มของแบบประเมินจะใช้รูปแบบเดียวกันทุกๆ Function ไม่มีการแยก Pattern ใดๆ โดยทาง  HR จะต้องเป็นผู้เตรียมแบบฟอร์มประเมินมาตรฐาน แล้วให้พนักงานไปดาวน์โหลดและทำการกรอกประเมิน
2. ในหัวข้อการประเมินของแต่ละตำแหน่งย่อมมีความแตกต่างกัน โดยการกำหนดทิศทางการประเมินของแต่ละตำแหน่งใน

• 2.1 Task Achievement นั้น จะมาจาก OKRs หรือ KPIs ที่ทางแผนกนั้นรับผิดชอบ โดยหัวหน้างาน หรือผู้ที่รับผิดชอบในโครงสร้างแต่ละแผนกๆ จะต้องเป็นผู้รับผิดชอบในการกำหนดเป้าหมาย โดย HR จะเป็นผู้ตรวจสอบว่า เป้าหมายที่หัวหน้างานแต่ละแผนกวางไว้ให้กับพนักงานนั้นอยู่ในของเขตของ Job Description ของแต่ละตำแหน่งหรือไม่ (ตรงนี้ลิงค์ไปบทความของคุณบัสเรื่องการตั้งเป้าหมายได้)
• 2.2 How I finished the assigned tasks คือการกำหนดวิธีการทำงานที่ทางบริษัทนั้นให้ความสำคัญ การกำหนดหัวข้อและแนวทางการประเมินต้องเกิดจากการประชุมของหัวหน้าแต่ละแผนก จนไปถึงผู้บริหารว่า เราจะกำหนดวิธีการทำงานที่เหมาะสมในองค์กรอย่างไร อย่าลืมว่า ในหัวข้อนี้ ไม่ควรมีเกิน 10 หัวข้อนะครับ พยายามให้น้อยแต่ชัดเจน จะเห็นภาพได้ชัดเจนมากกว่า ซึ่งตัวอย่างหัวข้อการประเมินผมได้แนะนำไปแล้ว 5 ตัวอย่างซึ่งเป็นที่นิยมใช้กันในกลุ่มบริษัท Startups หลายๆที่ด้วยกัน
• 2.3 Self-Development เป็นการประเมินแบบ Open-ended โดย HR มีหน้าที่กำหนดจำนวนหัวข้อการประเมินในกลุ่มนี้ให้อยู่ตั้งแต่ 3-5 หัวข้อ เพื่อป้องกันคะแนนเฟ้อ

3. ฟอร์มการประเมินของพนักงานทุกท่าน “จำเป็น” ต้องเปิดเป็นสาธารณะเท่านั้น ข้อมูลการประเมินผลงาน จะไม่บรรจุตัวเลขเงินเดือน หรือโบนัสหรือฐานเงินเดือนใหม่แต่อย่างใด ถามว่าทำไม เพราะหากมีพนักงานคนใดสงสัยในคะแนนการประเมินของพนักงานท่านอื่นๆ สามารถร้องขอเพื่อตรวจสอบข้อมูลได้ นี่เป็นการแสดงให้เห็นถึงความตั้งใจที่เราจะให้ระบบนี้โปร่งใส ตรวจสอบได้ และลดการตั้งคำถาม

4. ในกรณีที่พนักงานรู้สึกว่าไม่ได้รับความเป็นธรรมจากการประเมิน หัวหน้าของหัวหน้างานมีสิทธิ์ชี้ขาดในการให้คะแนนการประเมิน ( Escalation )

5. แผนก  HR จำเป็นที่จะสร้างตัว Guidance ของการให้คะแนนในแต่ละช่องอย่างละเอียด ว่าในช่องนั้นๆจะมีเงื่อนไขของการได้คะแนนอย่างไร เพื่อเป็นมาตรฐานในการให้คะแนนแบบเดียวกันทั้งบริษัท สิ่งนี้สำคัญมาก

ตัวอย่างตาราง Guidance ที่  HR จะต้องระบุถึงเกณฑ์การให้คะแนนว่าในแต่ละ Criteria นั้นจะได้คะแนนเท่าไหร่ เมื่อมีผลลัพธ์อย่างไร ในตารางด้านล่างผมจะยกตัวอย่างสั้นๆเพื่อให้เข้าใจมากขึ้นแต่เมื่อ HR นำไปร่างกำหนดแล้ว มีความจำเป็นที่จะต้องเขียนอธิบายอย่างละเอียดเพื่อสร้างความเข้าใจที่ตรงกันทุกฝ่ายของคนในองค์กร

โดยคะแนนสุทธิที่พนักงานแต่ละคนได้นั้น สามารถนำไปเข้าสูตรคำนวณเพื่อปรับฐานเงินเดือนประจำปี จ่ายโบนัส หรือ แม้กระทั่งปรับเลื่อนตำแหน่งได้อย่างไร มีวิธีการคำนวณแบบไหน และรายละเอียดเป็นอย่างไร ติดตามได้กับบทความต่อไป HR Note.asia ครับ

—————————

เจนภพ ชาญธนภณ วัฒนธเนศ
Business Consultant
Guest Lecturer
Former Director Edtech Firm

ด้วยประสบการณ์กว่า 11 ปี ในการทำงานทั้งใน Big Corporate และ Startups
เชี่ยวชาญด้าน People Analytics, HRBP, People and Culture Building
เคยร่วมงานกับบริษํททั้งในประเทศไทย เวียดนาม สิงค์โปร เและเยอรมัน
ร่วมงานกับชาวต่างชาติมาแล้วมากกว่า 25 ชาติ
สัมภาษณ์ Candidate มาแล้วมากกว่า 600 คน