Q&A of the Month: 5 คำถามเด็ด HR ประจำเดือนสิงหาคม 2021

Highlight

  • ลักษณะคน Introvert จะเก็บตัว ชอบสันโดษ แต่หากว่าการทำงานแบบเงียบคนเดียวกระทบต่อผลงาน แนะนำให้จัดกิจกรรมที่ในทีมจะได้รู้จักกันมากขึ้น เพื่อให้แต่ละคนแสดงความเป็นตนเอง เรียนรู้ความแตกต่าง เข้าใจซึ่งกันและกัน
  • การใช้คำถามสัมภาษณ์เป็นสิ่งที่สำคัญ ผู้สมัครงานไม่ใช่คนผิดที่มาถูกสักฟอกด้วยคำถามหรือบุคลิกลักษณะที่เฉพาะตัวของตนเอง
  • การพัฒนาการทำงานของพนักงานต้องทำตั้งแต่การอบรม การติดตามแต่งตั้งพี่เลี้ยง และการส่งเสริมมอบหมายงานที่สอดคล้องกับการอบรม เพื่อให้พนักงานได้รับการฝึกฝนอย่างต่อเนื่อง
  • เราสามารถนำ Gamification ไปใช้ใน 2 วัตถุประสงค์คือ 1. กระตุ้นการเรียนรู้แบบ Self Learning กับ 2. นำไปใช้ในการรักษาขวัญกำลังใจและบรรยากาศของทีม
  • LinkedIn เป็น Professional Working Network ที่ใช้หางาน สมัครงาน สร้างคอนเทนต์ ขายของ หาลูกค้า แชร์ความรู้ โดยมีจำนวนผู้ใช้งานมากมายทั่วโลก

คำถามเป็นสิ่งที่ต้องการคำตอบ หากไร้ซึ่งการตอบรับ ก็จะเกิดอุปสรรคตามมา โดยเฉพาะคำถามในการทำงานที่ทุกคนล้วนเผชิญหน้ากับปัญหามากมาย เราจึงต้องการที่ปรึกษาหรือผู้เชี่ยวชาญที่จะมาไขข้อสงสัยปัญหานั้น ๆ

ด้วยเหตุนี้ HR NOTE.asia จึงได้เปิดเว็บไซต์ใหม่ HR Board เว็บบอร์ดถาม-ตอบ (Q&A Forum) ที่จะช่วยกระชับช่องว่างระหว่างคนทำงานสาย HR เข้าด้วยกัน และเป็นชุมชนแห่งใหม่ของ HR ที่จะเปิดพื้นที่ให้ทุกคนได้แลกเปลี่ยนความรู้ซึ่งกันและกัน

เพราะเราเชื่อว่าการแบ่งปันความรู้ (Knowledge sharing) คือพลังอันยิ่งใหญ่ ที่จะช่วยให้ HR ทุกคนก้าวผ่านอุปสรรคในทำงานไปด้วยกัน และก่อเกิดความรู้ใหม่ ๆ ต่อไปอย่างไม่มีที่สิ้นสุด 

Q&A August 2021 สำหรับเดือนสิงหาคม 2021 ยังคงเต็มไปด้วยคำถามเกี่ยวกับการจ้างงาน, Work From Home และสถานการณ์ Covid-19 อาทิ กรณีไม่มีประเมินพนักงานเพราะ WFH บริษัทจะขอขยายเวลาทดลองงานเพิ่มได้ไหม?,พนักงานติดโควิค ไล่ออกโดยไม่จ่ายชดเชยเลยได้ไหม หรือ ขอแนวทางการพัฒนา ทีมที่ดูแลสุขภาพจิตของพนักงานในองค์กร

อย่างไรก็ตาม สำหรับ Q&A of the month 5 ข้อที่เราคัดสรรในที่นี้ เราเลือกจากคำถามที่ประโยชน์ เข้าถึงทุกคน โดยมีคำถามที่สามารถใช้งานได้จริงจากผู้เชี่ยวชาญที่เป็น partner ของเรา โดยมีคำถามและคำตอบที่น่าสนใจ ดังนี้

Q1: ลูกน้องเป็นคนเก็บตัว ทำอะไรคนเดียว กินข้าวคนเดียว ทำยังไงดี (ด้วยความเป็นห่วง)

Q&A August 2021

ลูกน้องใหม่เป็นคนบุคลิกแบบ introvert ทำอย่างไรดีครับ เราไม่ได้จะพยายามเข้าไปยุ่งเกี่ยวนิสัยส่วนตัวเขานะครับ เพราะคนแต่ละแบบก็มีจุดแข็งจุดอ่อนแตกต่างกันไป แต่การที่เป็นแบบนี้มันค่อนข้างส่งผลกระทบต่อการทำงานของทีม แบบนี้ผมควรจะเข้าไปพูดกับเขาตรง ๆ ว่าให้พยายามปฏิสัมพันธ์กับทีมมากขึ้นดีไหมครับ กลัวว่าเขาจะอึดอัดด้วยครับ หรือจะใช้วิธีการสร้างกฎของทีม เช่น จะต้องมาแชร์เรื่องการทำงานกันอย่างน้อยวันละ 1 ครั้ง และอาจจะมีกิจกรรมประจำสัปดาห์ที่ทุกคนต้องเข้าร่วม

แต่ละท่านมีความคิดเห็นอย่างไรกับเรื่องนี้หรือมีประสบการณ์ที่ใกล้เคียงรบกวนแชร์ด้วยครับ

A: โดย ชัญญชิตา ศรีชัย

ลักษณะคน Introvert จะเก็บตัว ชอบสันโดษ ไม่อยากพูดคุยกับคนมาก ชอบทำอะไรคนเดียว ไม่ชอบจุกจิกและยุ่งกับคนเยอะค่ะ โดยลักษณะนี้อยากถามหัวหน้างานต่อว่า งานเขาได้ผลลัพธ์ตามที่ตั้งไว้หรือไม่

ถ้าผลลัพธ์เกิดโดยความเป็นตัวของเขาเอง ไม่ควรจะพยายามเปลี่ยนเขาค่ะ คนแต่ละคนมีลักษณะแตกต่างกัน นี่คือสิ่งที่หัวหน้างานต้องบริงานความแตกต่างกันของลูกน้อง

แต่หากว่าการทำงานแบบเงียบคนเดียวกระทบต่อผลงาน แนะนำให้จัดกิจกรรมที่ในทีมจะได้รู้จักกันมากขึ้น เพื่อให้แต่ละคนแสดงความเป็นตนเอง เรียนรู้ความแตกต่าง เข้าใจซึ่งกันและกัน และขอความร่วมมือเพื่อทำงานร่วมกันให้ได้ตามเป้าหมายของทีมและองค์กร ปรับการสื่อสาร บอกความต้องการ เพื่อให้ทุกคนปรับตัวร่วมกัน มิใช่แค่หนึ่งคนที่ต้องปรับตัวค่ะ ตรงนี้น่าจะ win win มากกว่าการอยากให้ใครต้องปรับตัวเพื่อเป็นอย่างที่เราต้องการนะคะ

A: โดย เอื้อมพร วรรณยิ่ง

จากประสบการณ์เคยเจอเพื่อนร่วมงานรุ่นน้องและลูกน้องที่มีนิสัยแบบนี้เหมือนกัน โดยส่วนตัวจะพยายามเข้าไปพูดคุยกับพนักงานคนนั้นให้มากที่สุด และพยายามสังเกตว่าเค้าชอบอะไรหรือสนใจอะไรมากเป็นพิเศษก็จะพยายามหาเรื่องที่เค้าชอบมาชวนพูดคุยด้วยเพื่อให้เกิดความคุ้นเคยและความไว้ใจ และพยายามขอความช่วยเหลือเค้าในเรื่องที่เค้าน่าจะสามารถทำได้ดี เพื่อให้เกิดความมั่นใจในตนเอง

ไม่แนะนำให้พูดตรง ๆ ค่ะ คิดว่านอกจากจะไม่ได้ผลลัพธ์ที่ดีก็จะยิ่งทำให้พนักงานยิ่งไม่พูด เก็บตัวมากขึ้น ไม่ควรกดกันนะค่ะ เพราะพนักงานคนนั้นอาจเครียดจนไม่มาทำงานเลยก็ได้ ควรใช้แรงจูงใจและการมีส่วนร่วมในการทำงานมากกว่า โดยทางหัวหน้าและเพื่อนร่วมงานต้องพยายามเข้าหาคนบุคลิกแบบ introvert ก่อนและพยายามเข้าใจนะค่ะ อาจใช้เวลาหน่อยแต่คิดว่าจะดีขึ้นในเวลาต่อมาค่ะ

 

Q2: เพิ่งเป็น HR ครั้งแรก มีแนวทางสัมภาษณ์ผู้สมัครอย่างไรบ้างคะ? รบกวนแนะนำหน่อยนะคะ

สวัสดีคะ ดิฉันเพิ่งเริ่มงานเป็น HR ครั้งแรกคะ อยากสอบถามรูปแบบการสัมภาษณ์งานคะ เราควรจะสัมภาษณ์พนักงานไปในแนวทางใดบ้างคะ หรือถ้าอยากรู้ความต้องการของพนักงาน เราควรทำแบบสำรวจสอบถามไหมคะ ซึ่งทางบริษัทอนุมัติยากมากเลยคะ เกี่ยวกับสวัสดิการพนักงาน แต่ดิฉันอยากให้พนักงานที่บริษัทมีคุณภาพมากขึ้นคะ

A: โดย Pramote Lab.

การเตรียมตัวเบื้องต้นก่อนสัมภาษณ์ โดย HR

  1. ศึกษาและทำความเข้าใจในวัฒนธรรมของบริษัทและวัฒนธรรมของฝ่าย/แผนกที่ต้องการรับสมัครงาน เพื่อที่จะช่วยทำให้คัดเลือกผู้สมัครงานที่มีอุปนิสัยที่สามารถเข้าทำงานในฝ่าย/แผนกนั้นได้ ว่าเพื่อนร่วมงาน หัวหน้างาน มีอุปนิสัยอย่างใด
  2. สอบถามผู้บริหารหรือหัวหน้างานที่จะรับพนักงานในตำแหน่งนั้น ๆ ว่ามีโฟกัส หรือมีความต้องการพิเศษสำหรับผู้สมัครงานอะไรบ้าง
  3. ศึกษา Job Description ของตำแหน่งงานนั้น ๆ / Organization ขององค์กร และโครงสร้างรายได้และสวัสดิการในตำแหน่งงานนั้น ๆ
  4. สรุปรายละเอียดงาน และหน้าที่หลักของตำแหน่งงานนั้น ๆ
  5. กำหนดโจทย์หรือแบบสอบถามหรือแบบทดสอบวัดความรู้ในของตำแหน่งงานนั้น ๆ
  6. อ่านรายละเอียดใบสมัคร ประวัติ ของผู้สมัครงานก่อนสัมภาษณ์
  7. ทำเช็คลิสต์ลำดับคำถามเพื่อช่วยในการสัมภาษณ์ ป้องกันการถามไม่ครบประเด็น และป้องกันการสลับไปสลับมาไม่ต่อเนื่อง
  8. หมั่นศึกษาดูคลิปหรือข้อมูลเทคนิคการสัมภาษณ์งานต่าง ๆ ซึ่งมีอาจารย์หลาย ๆ ท่านได้นำไปลงไว้ใน YouTube หรือ Google และพยายามพัฒนาตนเองอย่างสม่ำเสมอครับ

A: โดย Poonnie HR

HR Recruiter เป็นด่านแรกหรือตัวแทนภาพลักษณ์ขององค์กรในการสร้างความรู้สึกที่ดีของคนนอกที่มองต่อองค์กรของเรา ตั้งแต่ Pre-screen ทางโทรศัพท์ครั้งแรกเพื่อพูดคุยเบื้องต้น สำคัญมากนะครับ การใช้คำถามสัมภาษณ์เป็นสิ่งที่สำคัญ ผู้สมัครงานไม่ใช่คนผิดที่มาถูกสักฟอกด้วยคำถามหรือบุคลิกลักษณะที่เฉพาะตัวของตนเอง ส่วนใหญ่จะเจอตอนสัมภาษณ์กับ Line Manager

ในมุมของ Recruiter ต้องสามารถบริหารจัดการบรรยากาศในการสัมภาษณ์เพื่อรักษาภาพลักษณ์ที่ดีจากอารมณ์และความรู้สึกของคนสมัครงานด้วย และการแก้ปัญหาเฉพาะหน้าในการตัดบทจบกรณีที่ผู้สมัครไม่ตรงตามคุณสมบัติ เราจะบริหารจัดการอย่างไรเพื่อไม่ให้เกิดการคุยไปเรื่อยเปื่อยแล้วปิดจบไม่ได้ เราอาจถูก Line Manger บ่นได้เช่นกันว่าเราไม่สามารถบริหารจัดการผู้สมัครได้

ส่วนการอยากรู้ความต้องการของพนักงาน ก็ต้องสอบถามพนักงานแล้วนำมาวิเคราะห์ผลว่าพนักงานต้องการอะไร สามารถใช้แบบสอบถามความพึงพอใจมีให้โหลดฟรีใน Google ลองปรับคำถามให้เหมาะสมกับองค์กรดูนะครับ สำหรับส่วนตัวผมใช้ของ AON มาปรับให้เหมาะกับองค์กรที่ผมทำอยู่ครับ แต่ของ AON อธิบายผลยากสักหน่อย แต่ส่วนตัวผมชอบครับมันชัดเจนดี ยังมีอีกหลายสำนักให้ใช้ได้ครับ

ส่วนสุดท้ายที่สำคัญคือ Exit Interview ถ้าเราสามารถคุยให้พนักงานไว้วางใจในความเป็น HR ที่เก็บรักษาความลับส่วนบุคคลได้ เราจะได้คำตอบที่ดี และสามารถนำมาพัฒนาองค์กรได้เช่นเดียวกัน แต่อาจจะไม่ครอบคลุมเหมือนแบบสอบถามความพึงพอใจ แต่ผมจะใช้ข้อมูลจาก Exit Interview มาพัฒนาองค์กรควบคู่กับผลการสำรวจความพึงพอใจครับ 

แต่ขอให้เข้าใจว่า ความพึงพอใจสามารถแก้ไขเพิ่มเติมปรับปรุงได้ แต่ไม่ทุกอย่างนะครับ บางหัวข้อติดกับคำว่านโยบายขององค์กร เราเองอาจทำอะไรไม่ได้มากนัก เช่น หัวข้อสุดคลาสสิค ที่พนักงานส่วนใหญ่ไม่พึงพอใจคือเรื่อง Pay เราต้องวิเคราะห์ดี ๆ ส่วนสรุปผลและดำเนินการใด ๆ นะครับ เพราะนโยบายเกี่ยวกับโครงสร้างเงินเดือน มันกระทบภาพใหญ่ขององค์กร เป็นต้นครับ

Q3: ปัจจัยใดที่ส่งผลต่อการพัฒนาการทำงานของพนักงาน

Q&A August 2021

ปัจจัยใดที่ส่งผลต่อการพัฒนาการทำงานของพนักงาน นอกจากอบรมแล้วก็ยังไม่มีวี่แววว่าพนักงานจะทำงานดีขึ้นเท่าไหร่ บางครั้งกลับทำงานแย่ลง สาเหตุเกิดจากอะไรได้บ้าง แล้วควรมีวิธีไหนที่จะพัฒนาพนักงานให้สามารถทำงานได้ดีขึ้น

A: โดย Poonsawat Keawkaitsakul

ในการพัฒนาการทำงานของพนักงาน จากแนวคิดการพัฒนาการเรียนรู้ 70 : 20 : 10 คือ การพัฒนาพนักงานจากการลงมือปฏิบัติ : การพัฒนาพนักงานจากระบบการแนะนำ การติดตามเช่นระบบพี่เลี้ยง : การพัฒนาาพนักงานจากการอบรมตามลำดับ ดังนั้นการพัฒนาการทำงานของพนักงานต้องทำตั้งแต่การอบรม การติดตามแต่งตั้งพี่เลี้ยงภายหลังการอบรม และการส่งเสริมมอบหมายงานที่สอดคล้องกับการอบรมเพื่อให้พนักงานได้รับการฝึกฝนอย่างต่อเนื่องทั้งกระบวนการ

นอกจากการพัฒนาการทำงานตามแนวคิด 70 : 20 : 10 แล้ว บริษัทยังต้องคำนึงถึงขั้นตอนก่อนและหลังการพัฒนาการทำงานด้วย คือก่อนการพัฒนาการทำงานต้องมีการสร้างแรงจูงใจ ปรับทัศนคติของพนักงาน หาจุดเชื่อมโยงระหว่างความต้องการของบริษัทและพนักงานเพื่อพัฒนาไปในทิศทางเดียวกัน ส่วนหลังการพัฒนาเมื่อเห็นการเปลี่ยนแปลงหรือพัฒนาต้องมีการมอบรางวัลทั้งที่เป็นตัวเงินและไม่เป็นตัวเงิน เช่น การให้เงินรางวัล การยกย่องเชิดชู รวมทั้งสร้างแรงจูงใจทันทีที่เห็นผลการพัฒนาเพื่อให้เกิดพนักงานตัวอย่างกับพนักงานท่านอื่นและการพัฒนาอย่างต่อเนื่อง

สรุป การพัฒนาการทำงานของพนักงานประกอบด้วย

  1. การเตรียมการก่อนการพัฒนาการทำงาน คือ การหาความต้องการพัฒนาของพนักงานและบริษัท รวมถึงการสร้างแรงจูงใจและทัศนคติที่ดีในการพัฒนาการทำงาน
  2. กระบวนการพัฒนาการทำงาน คือ การออกแบบกิจกรรมการพัฒนาการทำงานทั้งระบบตามแนวคิด 70 : 20 : 10
  3. การสนับสนุนการพัฒนาการทำงาน คือ การให้รางวัลและการสร้างแรงจูงใจ

Q4: แนวคิด Gamification ในการพัฒนาพนักงานช่วง WFH

Q&A August 2021

กำลังจะออกแบบการพัฒนาพนักงานในช่วง WFH ครับ เลยอยากรู้ว่า แต่ละท่านได้มีการนำแนวคิด Gamification มาใช้บ้างหรือไม่ แล้วมีข้อแนะนำ หรือ ป้องกันปัญหาที่เกิดขึ้นอย่างไรครับ

A: โดย ปถิตา ชูพันธ์ดิลก

เราสามารถนำ Gamification ไปใช้ใน 2 วัตถุประสงค์ค่ะ

1) กระตุ้นการเรียนรู้แบบ Self Learning ของพนักงานในช่วง WFH เพื่อทำให้พนักงานยังมีแรงจูงใจในการพัฒนาตนเอง ไม่เฉื่อย และได้แลกเปลี่ยน Skill กับเพื่อนร่วมงาน

กับ 2) นำไปใช้เป็น gimmick ของหัวหน้างานในการ maintain ขวัญกำลังใจและบรรยากาศของทีมให้ยัง Active อยู่

ในการเอาไปใช้สำหรับกระตุ้น Self Learning นั้น ต้องมั่นใจว่า Game หรือ Tools นั้น ๆ ทุกคนเข้าถึงได้ และมีความเข้าใจในการร่วมเล่นอย่างดี (อาศัยสื่อสารและทำสื่อ PR) รวมทั้งระบบการรายงานผลคะแนน การ Update สถานะและการ Claim รางวัลหรือ Score ต้องโปร่งใส (ของรางวัลต้องน่าสนใจ) อาจทำในลักษณะ Peer Pressure ให้แข่งขันกันได้ทุกคน มีการแสดงผลแบบ Real Time หรือแบบไต่ระดับคะแนน (score champion) ก็ได้

ในการเอาไปใช้ สำหรับการ Maintain ขวัญกำลังใจและความ Active ของทีม สามารถเอา Gamification ไปช่วยในกระบวนการ Check-in , Tracking หรือแข่งขันกันเข้าไปรายงาย Activities ที่ทำไปแล้วหรือการแชร์ Issues, Lesson learn จากงาน  ข้อแนะนำในการเอาไปใช้แบบนี้คือ ต้องทำให้เป็นเชิงสนุกสนาน ไม่บังคับ ไม่ซีเรียส อารมณ์ว่า ไม่ทำไม่ว่า แต่ใครทำก็ได้ของรางวัลเล็ก ๆ น้อย ๆ ไป (ไม่มีผลต่อการประเมิน) แต่การทำก็ต้องดู style ของทีมงาน ความชอบ ลักษณะงานว่าสามารถเอื้อให้พนักงานมีเวลาเล่นด้วย

Q5: มีใครเคยประกาศสมัครงานใน LinkedIn บ้างคะ? ได้ผลเป็นอย่างไรบ้าง เวิร์คมั้ยคะ

Q&A August 2021

รบกวนเพื่อน ๆ HR แนะนำวิธีประกาศรับสมัครงานจากใน LinkedIn ที่ได้ผล หรือแนะนำขั้นตอนตั้งแต่ต้นสำหรับมือใหม่ให้หน่อยได้ไหมคะ ?

พอดีที่ผ่านมาก็มีประกาศรับสมัครพนักงานในเว็บไซต์บ้าง Facebook Group บ้าง หรือใน Jobsdb แต่ผลที่ได้คือมีผู้สมัครมาเยอะเลยค่ะ แต่เป็นลักษณะหว่านแหซะเป็นส่วนใหญ่ ยังไม่ค่อยเจอคนที่ตอบโจทย์ ก็เลยสนใจอยากจะลองประกาศใน LinkedIn ดูค่ะ เพราะเป็นช่องทางที่เฉพาะเจาะจงกว่า และเข้าถึงผู้สมัครที่ต้องการได้ง่ายกว่า จึงอยากขอคำแนะนำเพิ่มเติมค่ะ

หากเพื่อน ๆ มีคำแนะนำหรือประสบการณ์ที่ผ่านมาประสบความสำเร็จอย่างไร มาเล่าให้ฟังได้นะคะ : )

A: โดย ปถิตา ชูพันธ์ดิลก

จากการที่เคยใช้งาน LinkedIn มาประมาณ 3 ปีมองว่า Work นะคะ เนื่องจากมีข้อดี จุดแข็งหลายอย่าง

1) LinkedIn เป็น Professional Working Network ที่ใช้หางาน สมัครงาน สร้างคอนเทนต์ ขายของ หาลูกค้า แชร์ความรู้ โดยมีจำนวนผู้ใช้งานมากมายทั่วโลก (ระบบหลังบ้านเป็น AI และมี Machine สำหรับทำ Analytics)

2) Feature การสรรหาก็ใช้ง่าย สามารถ Post Job, กรอง Candidate, Matching, Group Profile ได้

3) Process การ approach, message, email หาผู้สมัคร ส่งนัดสัมภาษณ์ก็สามารถทำได้

4) หากเป็น LinkedIn ที่มีค่าใช้จ่าย ก็จะมีลูกเล่นอื่น ๆ อีกมากมายเช่น Career Page, Talent Analytics, Sponsored Ads

5) LinkedIn สามารถเชื่อมกับระบบ ATS (Application Tracking System) ได้มากมายหลากหลายกว่า 20 ระบบ

 

การใช้งานและต่อยอด

1) มีทั้งแบบผู้ใช้งานส่วนตัว (ฟรี/Premium)

2) ผู้ใช้งานแบบองค์กร (Corporate License)

3) LinkedIn มีระบบงาน HR อื่น ๆ ที่น่าสนใจ เช่น LinkedIn Learning, Employee Experience Platform ที่ชื่อว่า Viva

 

HR Board HR NOTE

คุณก็สามารถเป็น HR Partner กับเราได้นะ!

เพียงเข้ามาร่วมกิจกรรมตอบคำถามกับเราที่นี่: https://bit.ly/3uvO3EA
คำตอบของคุณจะได้รับการจัดอันดับ หากคุณเป็น 1 ใน 10 ที่ร่วมกิจกรรมมากที่สุด
ทีมงานจะคัดเลือกคำตอบและหัวข้อที่โดนใจมาเผยแพร่ในเพจ HR NOTE.asia

คลิกด้านล่างเพื่อสมัครเป็น HR Partner ได้เลย!

HR Board HR NOTE Partner

 

Relation Tags