รู้ว่าทีม Recruitment ของบริษัทคุณทำงานได้ดีขึ้นหรือแย่ลงด้วยการวัด Time to Fill เมตริก

อะไรจะเกิดขึ้นถ้าตำแหน่งสำคัญๆ ที่เป็น Key Position ขององค์กรเช่นนักเขียนของบริษัทมีเดีย วิศวกรรมคอมพิวเตอร์ของบริษัทเทคโนโลยี ‘เกิดว่าง’ และยังหาคนเข้ามาทำงานไม่ได้
ถ้าเปรียบคนแต่ละคนต่างเป็นวงล้อที่จะช่วยขับเคลื่อนวงล้อใหญ่ชององค์กรหมุนต่อไปได้ การขาดคนทำงานย่อมเป็นปัญหาแน่
นั่นจึงเป็นเหตุผลว่าหนึ่งในเมตริกสำคัญที่ HR ที่ทำงานด้าน Recruitment ควรจะคอยติดตามเสมอคือ “Time to Fill” ซึ่งเป็นค่าที่จะบ่งบอกว่าทีมสรรหาพนักงานทำงานได้มีประสิทธิภาพมากแค่ไหน
.
โดยหลักการก็ตรงไปตรงมาคือ ถ้าการหาคนเป็นไปอย่างรวดเร็ว ตำแหน่งก็ว่างไม่นาน ค่าเมตริก Time to Fill ก็จะมีค่าน้อย
โดยบทความนี้จะแบ่งออกเป็น 3 ส่วนคือ
โดยบทความนี้จะแบ่งออกเป็น 3 ส่วนคือ
1.สูตรการคำนวน
2.การตีความเมตริก
3.วิเคราะห์ปัญหา

1.สูตรการคำนวน

สูตรการคำนวน Average Time to Fill คือ
“sum of all roles’ time to fill ÷ total # of openings filled”
หรือ ผลรวมของระยะเวลาที่ตำแหน่งงานทุกงาน ‘ขาดคน’ หารด้วย จำนวนตำแหน่งงานที่เปิดทั้งหมด
เช่น ถ้าปี 2019 ที่ผ่านมาจำเป็นต้องหาคนเพิ่มแทนตำแหน่งงานที่ว่างทั้งหมด 3 ตำแหน่ง โดยแต่ละตำแหน่งใช้เวลาในการหาคนได้แก่ 45, 19 และ 32 ตามลำดับ เราจะได้ Average Time to Fill เป็น (45+19+32)/3 = 32
.
แปลว่าแต่ละตำแหน่งงานที่เกิดการว่างขึ้นทีม Recruitment จะใช้เวลาเฉลี่ย 32 วันในการหาคน (เข้าใจหรือยังครับว่าทำไมค่านี้ยิ่งต่ำยิ่งดี)
.
ปล.ระยะเวลาที่ขาดคนอาจนับจากวันที่เราเริ่มลงประกาศหาพนักงานอย่างเป็นทางการถึงวันที่พนักงงานคนใหม่เข้ามาเซ็นสัญญา
.
.
.

2.การตีความเมตริก

เมื่อเราได้ตัวเลขมาแล้ว การตีความตัวเลขก็ง่ายตรงไปตรงมาคือถ้ารอบปีใดค่าเฉลี่ย Time to Fill สูงขึ้นอย่างก้าวกระโดด เราอาจจะต้องมานั่งคิดว่าสาเหตุเกิดจากอะไร เช่น เว็บไซต์ที่ใช้ประกาศรับสมัครงานเริ่มใช้ไม่ได้ผลหรือเปล่า หรือว่าตำแหน่งที่มีเกิดการว่างมีการแข่งขันเพื่อแย่งชิงตัวกันสูงขึ้นระหว่างองค์กร (Talent War)
..
ค่าเมตริกที่เปลี่ยนแปลงไปในแต่ละปีเหล่านี้ (หรือจะกำหนดให้แคบลงให้เหลือรายไตรมาสเพื่อเปรียบเทียบในปต่ละช่วงเวลาของปีก็ได้) จะเป็นเหมือน ‘Red flag’หรือสัญญาณเตือนว่ามี ‘บางสิ่ง’ ที่กำลังผิดปกติอยู่
..
ต้องบอกก่อนว่าการคำนวนค่า Time to Fill เป็นเพียงจุดเริ่มต้นเท่านั้น เพื่อหาสาเหตุที่ลึกลงไปของปัญหา สิ่งที่สำคัญมากกว่าคือ ‘การสมมติฐาน’ ต่อถึงสิ่งที่เป็นต้นเหตุ
.
สิ่งที่อาจส่งผลต่อค่า Time to Fill คือ
1.ระดับของตำแหน่งงาน ยิ่งเป็นตำแหน่งงานที่ต้องการประสบการณ์สูง ( Senior) ก็ยิ่งมีแนวโน้มที่จะใช้ระยะเวลานานกว่าในการสรรหา เช่น อาจจะเป็นเรื่องปกติสำหรับตำแหน่ง Senior Sales Director ที่ใช้เวลามากถึง 3- 4 เดือน
.
2.ความเชี่ยวชาญเฉพาะทาง ยิ่งเป็นตำแหน่งงานที่มีความจำเพาะเจาะจงของความรู้และทักษะมากก็จะใช้เวลานานเช่นกัน
.
.
.

3.วิเคราะห์ปัญหา

เราจะรู้ได้อย่างไรว่าค่า Time to Fill มีค่าสูงเกินไปหรือเปล่า ซึ่งสิ่งที่ทำให้ค่าเมตริกค่านี้สูงขึ้นมีความเป็นไปได้สองทางคือ

หนึ่ง อาจจะเกิดจากปัจจัยภายในบริษัทเอง

เช่นทีมสรรหาพนักงงานอาจทำงานได้ประสิทธิภาพลดลง หรือเรามีปัญหาในการรักษาพนักงานที่อยู่ในตำแหน่งงานสำคัญๆ ที่ใช้เวลาในการหาคนทดแทนได้ไม่ดีพอ
.
ส่วนนี้ขึ้นอยู่กับการบริหารจัดการภายในของบริษัทเอง ไม่สามารถโทษใครได้

สอง เกิดจากปัจจัยของอุตสาหกรรม

เช่น เป็นเทรนด์ของภาพใหญ่ทั้งอุตสาหกรรม เช่น ตำแหน่งงานบางตำแหน่งกลายเป็นสาขาที่ขาดแคลนเนื่องจากเป็นที่ต้องการของหลายๆ อุตสาหกรรม ตัวอย่างเช่น นักวิทยาศาสตร์ข้อมูล (Data Scientist) ที่กลายเป็นตำแหน่งงานที่ถูกเรียกว่า ‘the sexiest job of the 21st Century’ เพราะกลายเป็นทักษะที่หากองค์กรไหนมีก็จะทำให้สามารถใช้ประโยชย์จากข้อมูลทำให้เกิดความได้เปรียบในการแข่งขันทางธุรกิจอย่างมาก
.
สำหรับปัจจัยข้อนี้เราทำอะไรไม่ได้มากไปกว่าการวางแผนรับมือ หรือหากลยุทธ์ เช่น สำหรับบางตำแหน่งงานที่สำคัญมากๆ กับองค์กรและมีการแข่งขันเพื่อแย่งตัวผู้สมัครสูง เราอาจจะทำสิ่งที่เรียกว่า ‘Talent pool’ หรือการวางแผนโครงการจำเพาะเพื่อดึงดูดและรักษาคนเก่งในตำแหน่งนั้นๆ ให้เข้ามาทำงานกับองค์กร
.
โดย HR จะต้องไม่มองว่าเป็นแค่เรื่องของปัจจุบัน แต่มีการเตรียมการไปยัง “อนาคต” เช่น การทำโครงการเฟ้นหาหรือประกวดผู้มีความสามารถเพื่อเป็นเวทีในการคัดคนบางตำแหน่งโดยเฉพาะ ตัวอย่างอีกกรณีเช่น การเข้าไปพาร์ทเนอร์กับมหาวิทยาลัยเพื่อสร้างสัมพันธ์กับนักศึกษาตั้งแต่ยังเรียนไม่จบ เพื่อทำให้เป็นที่รู้จักและกลายเป็นหนึ่งตัวเลือกในใจของนักศึกษาเหล่านั้น เป็นต้น
.
เมื่อพูดตามความเป็นจริงแล้ว ที่เราต้องหาพนักงานคนใหม่ก็เพราะเราไม่สามารถรักษาพนักงานคนเก่าเอาไว้กับองค์กรได้
.
ค่าเมตริก Time to Fill จึงเป็นเหมือนผลลัพธ์ปลายทางอันสืบเนื่องมาจากปัจจัยอื่นอีกที ซึ่งปัจจัยนั้นก็คือ เมตริกอีกตัวหนึ่งที่เราเรียกว่า ‘Turnover Rate’ หรือค่าเมตริกที่บอกว่าพนักของเรามีการไหลเวียนออกจากองค์กรไปมากแค่ไหนในกรอบระยะเวลาหนึ่ง
.
จะเห็นได้ว่าหลายๆ ความท้าทายของ HR จำเป็นที่จะต้องทำงานแบบ Cross-functionalเพื่อร่วมมือกับคนที่มีหน้าที่แตกต่างกัน สำหรับในกรณีนี้ ‘Recruitment team’ ที่พบว่าค่าเมตริก Time to Fill เริ่มมีปัญหา อาจจะต้องไปคุยกับ ‘Talent management team’ ว่าจะปรับปรุงประสบการณ์การทำงานของพนักงานได้อย่างไรเพื่อแก้ปัญหาการลาออกซึ่งเป็นต้นเหตุตั้งแต่ทีแรก
.
สำหรับคนที่คิดว่าบทความนี้มีประโยชน์สามารถร่วมแชร์ปัญหาและความยากลำบากใน comment กันได้ และรอพบกับบทความตอนหน้าที่เราจะชวนมาพูดคุยเกี่ยวกัย HR Metrics ที่เกี่ยวข้องอื่นๆ อีก
Cover Photo by Veri Ivanova on Unsplash
.
HR NOTE คือมีเดียสำหรับ HR ที่เชื่อในการพัฒนาตัวเองเพื่อพัฒนาโลก เรานำเสนอ Content คุณภาพที่เกี่ยวกับเทรนด์การบริหารงานบุคคล เทคโนโลยีในแวดวง HR และกรณีศึกษาเจ๋งๆ จากองค์กรที่น่าสนใจ และในปี 2020 เรายังเพิ่มในส่วนมุมมองจาก HR People ระดับโลกทั้งในและต่างประเทศ เพื่อช่วยให้ HR มืออาชีพนำไปต่อยอดสร้างสรรค์เพื่อพัฒนาประสบการณ์สำหรับพนักงานในองค์กรก่อกำเนิดเป็นการงานที่มีคุณค่า มีความหมาย และงดงาม