ในครั้งนี้ผมจะแนะนํา “การจัดการบริหารเวลาเข้าทํางาน” ซึ่งจะมีผลกระทบโดยตรงต่อเงินเดือน และเป็นสิ่งสําคัญต่อพนักงาน
การจัดการบริหารจัดการเวลาเข้าทํางานเป็นสิ่งที่ขาดไม่ได้และมีความสําคัญสําหรับการจัดการพนักงานอย่างเหมาะสม ซึ่งการละเลยการจัดการเวลาก่อให้เกิดผลกระทบเชิงลบอย่างมีในสําคัญต่อบริษัท
1.การจัดการบริหารเวลาเข้าทํางานเริ่มต้นอย่างไร
การจัดการการบริหารเวลาเป็นความเข้าใจของบริษัท และการจัดการสถานะการบริหารเวลาของพนักงานอย่างถูกต้อง
โดยเฉพาะสิ่งนี้หมายถึงการบันทึกเวลาเริ่ม และสิ้นสุดเวลาทํางาน การพักเบรค การทํางานล่วงเวลา จํานวนวันหยุด เป็นต้น เพื่อให้บริษัทเข้าถึงสถานะการเข้าทํางานของพนักงาน
ทําไมการจัดการบริหารเวลาจึงมีความจําเป็น
เหตุใดบริษัทจึงจําเป็นที่จะต้องมีการบริหารจัดการเวลาของพนักงาน
ข้อแรกคือเพื่อเป็นการจ่ายเงินที่เหมาะสมให้กับพนักงาน อะไรที่เป็นพื้นฐานในการคํานวนเงินเดือนของพนักงาน นั่นคือจํานวนชั่วโมงการทํางาน และนี่เป็นเพราะค่าจ้างที่ค้างชําระและสิ่งที่คล้ายกันเกิดขึ้น และเป็นไปไม่ได้ที่จะจ่างเงินอย่างถูกต้องให้กับพนักงานหากการจัดการชั่วโมงไม่ถูกต้อง
1.เมื่อมีการบริหารจัดการเวลาเข้าทํางาน และรายการประเภทใดที่ควรจะต้องการจัดการ
เพื่อที่จะดําเนินการจัดการบริหารเวลาได้อย่างถูกต้อง จึงมีวามจําเป็นที่จะต้องรู้ว่ารายการประเภทใดที่จะต้องมีการจัดการ
โดยเฉพาะรายการที่จําเป็นในการบริหารจัดการเวลาดังนี้
- เริ่มต้นเข้าทํางานและสิ้นสุดเวลาทํางาน
- จํานวนชั่วโมงทํางาน
- เวลาพัก
- ล่วงเวลา
- จํานวนชั่วโมงทํางานตอนดึก
- จํานวนชั่วโมงทํางานในช่วงวันหยุด
- จํานวนวันที่เข้าทํางาน
- จํานวนวันที่ขาด
- จ่ายเงินวันหยุด
- จํานวนวันหยุดที่เข้าทํางาน
- จํานวนครั้งและชั่วโมงที่เหลือก่อน/มาสาย
- จํานวนที่เหลือจ่าย/วันที่เหลือ
เกี่ยวกับรายการข้างต้น การจัดการจํานวนชั่วโมงทํางานที่ถูกต้อง ทําให้เราสามารถจ่ายเงินเดือนและค่าล่วงเวลาของพนักงานได้อย่างถูกต้อง ซึ่งนําไปสู่การป้องกันชั่วโมงที่ยาวนาน และวิธีการทํางานที่มีประสิทธิภาพมากขึ้น
2.อะไรคือผลกระทบด้านลบจากการละเลยการจัดการบริการเวลา
ผลกระทบด้านลบประเภทใดที่บริษัทอาจเผชิญหน้าเนื่องจากการเพิกเฉยต่อการการจัดการบริหารเวลาในประเทศไทย และผลกระทบเชิงลบที่มีการพิจารณามีดังนี้
2.1 ไม่สามารถจ่ายเงินให้พนักงานได้อย่างถูกต้อง
บริษัทโดยธรรมชาติไม่สามารถจ่ายเงินเดือนตรงกับจํานวนชั่วโมงที่ทํางานให้กับพนักงานได้ หากไม่สามารถเข้าใจจํานวนชั่วโมงการทํางานของพนักงานได้อย่างถูกต้อง
ลองคิดดูว่ามันจะก่อให้เกิดความไม่พอใจของพนักงานได้อย่างไร และซึ่งนําไปสู่ปัญหาด้านแรงงานสัมพันธ์
2.2 ความเป็นไปได้ของการละเมิดกฎหมายคุ้มครองแรงงาน
บริษัทไม่สามารถจ่ายเงินเดือนที่เป็นไปตามกฎหมายหากไม่สามารถเข้าใจจํานวนชั่วโมงการทํางานของพนักงานคนนั้นได้อย่างถูกต้อง
ตัวอย่างเช่น การไม่จ่ายเงินเดือนที่ถูกต้องซึ่งละเมิดกฎหมายคุ้มครองแรงงาน อาจนําไปสู่การถูกจําคุกไม่เกิน 6 เดือนหรือไม่ปรับเกิน 100,000 บาท หรือทั้งจําทั้งปรับ
2.3 ความเป็นไปได้ของการเพิ่มความไม่ถูกต้องของพนักงาน
ถ้าไม่มีการเข้าใจชั่วโมงการทํางานพนักงานอย่างถูกต้อง ซึ่งพนักงานอาจมีการปลอมแปลงเวลาสิ้นสุดของวันทํางาน ในความที่พนักหวังจะได้ค่าล่วงเวลา หรือ บริษัทอาจถูกบังคับให้จ่ายเงินเดือนและค่าล่วงเวลา แม้พนักงานอยู่ที่บริษัทและไม่ได้ทํางานก็ตาม
ในอีกด้านหนึ่งพฤติกรรมที่ไม่เหมาะสมเช่นนี้อาจจะเพิ่มขึ้นและความปรารถนาของพนักงานที่จริงจังในการทํางานอาจนําไปสู่การลาออกของพวกเขา
3.มีวิธีการบริหารจัดการเวลาแบบได้บ้าง
เรามาดูวิธีการบริหารจัดการเวลาในประเทศไทยกัน
การจัดการบริหารเวลาโดยใช้กับหนังสือ
วิธีนี้คือการใช้ระบบการรายงานตนเอง ซึ่งเกี่ยวข้องกับพนักงานลงบันทึกการเข้างานด้วยตนเอง และบริษัทจะตรวจสอบอีกที
ไม่มีค่าใช้จ่ายใดๆ แต่อาจกล่าวได้ว่ามากยากมากสําหรับบริษัทที่จะยืนยันความถูกต้องว่าจํานวนชั่วโมงทํางานที่พนักงานรายงานนั้นทํางานจริงหรือไม่
การจัดการบริหารเวลาโดยการใช้บัตรเวลา
บัตรเวลาเป็นวิธีการบันทึกวัตถุประสงค์ทั่วไป ด้วยบัตรลงเวลาการ์ดเฉพาะจะถูกวางในเครื่องบันทึกเวลาเพื่อบันทึกเวลา
ในขณะที่ข้อได้เปรียบคือ ไม่ต้องเสียค่าใช้จ่ายมาก และเป็นเรื่องที่ง่าย แต่จําเป็นต้องมีการรวบรวมบัตรเวลาเพื่อการรวบรวมข้อมูลการเข้าทํางาน และถ้ายิ่งมีพนักงานจํานวนมากเท่าไร ก็จะต้องใช้เวลาและความพยายามอย่างมากในการตรวจสอบ
การจัดการบริหารเวลาโดยใช้ Excel
ข้อได้เปรียบที่ดีที่สุดของการใช้ Excel สําหรับการจัดการเข้างานคือมันจะช่วยให้การวบรวมจํานวนชั่วโมงการทํางานและการทํางานล่วงเวลาโดยอัตโนมัติ โดยพนักงานจะป้อนเวลาการเริ่มต้นทํางานแบะการสิ้นสุดเวลาการทํางาน
นอกจากนี้การจัดเก็บข้อมูลจะไม่ยากเพราะได้มีการลงบันทึกข้อมูลนั้นเอาไว้แล้ว
อย่างไรก็ตามการคํานวนผิดวิธีคือจํานวนชั่วโมงทํางานไม่ถูกต้อง และนําไปสู่การจ่ายเงินเดือนที่ไม่ถูกต้องเช่นกัน
นอกจากนี้ยังต้องมีการตรวจสอบสอบข้อมูลในการป้อนข้อมูลว่าถูกต้องหรือไม่ สิ่งนี้จะต้องใช้เวลาในการตรวจสอบเช่นกัน
การจัดการบริหารเวลาโดยใช้ระบบการจัดการเวลา
ระบบการจัดการบริหารเวลาการเข้างานเป็นระบบที่จะช่วยในการบันทึกและการจัดการข้อมูลของพนักงานโดยใช้บัตร IC การจดจําโดยลายนิ้วมือ สมาร์ทโฟนและแท็บเล็ต อื่นๆ แทนบัตรลงเวลา
ไม่ว่าจะเป็นการตอกบัตร ข้อมูลการเข้างานจะถูกรวมโดยอัตโนมัติ ไม่จําเป็นต้องใช้เวลาในการรวบรวมบัตรลงเวลา เพราะข้อมูลการเข้างานสามารถยืนยันได้แบบเรียวไทม์ และข้อมูลการเข้าทํางานของพนักงานสามารถเข้าใจได้อย่างถูกต้องตามเวลาจริง
 |
4.ระบบการจัดการบริหารเวลาล่าสุด คือระบบการจัดการแบบการใช้คลาวด์เป็นหลักในการจัดการ
เมื่อเร็วๆนี้ระบบการจัดการเวลาทํางานโดยใช้คลาวด์ได้กลายเป็นกระแสหลัก เป็นหนึ่งในคุณสมบัติของระบบการจัดการบริหารเวลา โดยระบบต่างๆสามารถเลือกได้ตามสถานการณ์การทํางาน
วิธีการตอกบัตรโดยใช้ระบบการจัดการแบบคลาวด์
ตอกบัตรแท็บเล็ต
นอกจากนี้ยังสามารถใช้ในไซต์งานก่อสร้าง และอาจจะยากที่จะทําการติดตั้งเครื่องบันทึกเวลาเนื่องจากการตอกบัตรทําได้โดยใช้อุปกรณ์แท็บเล็ต
การตอกบัตรสมาร์ทโฟน
การตอกบัตรเวลาเริ่มทํางานและสิ้นสุดเวลาทํางานสามารถทําได้ทุกที่ เช่น ตําแหน่งฝ่ายการขาย ที่ต้องกลับบ้านเลยเป็นเรื่องธรรมดา เพราะสามารถตอกบัตรสมาร์ทโฟน
นอกจากนี้ การจัดการบริหารเวลาที่แม่นยําสามารถทําได้ เพราะบริษัทยังรู้ตําแหน่งตอกบัตรผ่านฟังก์ชั่น GPS
นอกจากนี้การจัดการบริหารเวลาที่แม่นยําสามารถทําได้เพราะบริษัทสามารถรู้ตําแหน่งตอกบัตรผ่านฟังก์ชั่น GPS
การตอกบัตร IC
ไม่เหมือนกับบัตรเวลา การตอกบัตรนี้สามารถทําได้มากเท่ากับบัตรและไม่จําเป็นต้องเตรียมบัตรลงเวลาใหม่ทุกวัน
นอกจากนี้การรวบรวมข้อมูลไม่ต้องใช้เวลามาก เพราะข้อมูลจะสะท้อนให้เห็นเป็นข้อมูลในเวลาจริง
การตอกบัตรแบบจดจําลายนิ้วมือ
ตอกบัตรระบบนี้สามารถทําได้โดยใช้เครื่องยืนยันลายนิ้วมือโดยเชื่อมต่อเครื่องตรวจสอบลายนิ้วมือเข้ากับอินพุต เช่น สิ่งนี้ช่วยในการป้องกันการตอกบัตรโดยไม่ถูกต้องโดยการมอบให้ผู้อื่นตอกบัตรให้
การตอกบัตรแบบจดจําใบหน้า
สิ่งนี้สามารถป้องกันการตอกบัตรที่ไม่ถูกต้องหรือไม่เหมาะสมโดยพร็อกซี่ เนื่องจากการตอกบัตรเข้าสามารถทําได้โดยการจดจําใบหน้าโดยใช้กล้องในเทอร์มินัล
ข้อดี 5 ประการของระบบการจัดการบริหารเวลาเข้าทํางาน
คราวนี้ผมจะแนะนํานําข้อดี 5 ประการของระบบการจัดการบริหารเวลาเข้าทํางาน
ความสามารถในการเลือกวิธีตอกบัตรที่เหมาะสมที่สุดสําหรับสถานการณ์การทํางาน
การจัดการบริหารเวลาเข้างานที่แม่นยําสามารถทําได้โดยทุกอาชีพเนื่องจากวิธีการตอกบัตรที่ระบุไว้ข้างต้นสามารถเลือกให้เข้ากับสถานการณ์การทํางานได้
นอกจากนี้ยังนําไปสู่การป้องกันการผิดพลาดข้อมูลการตอกบัตรและการตอกบัตรที่ไม่เหมาะสมหรือการมอบฉันทะ
ความสามารถในการเข้าใจการเข้างานของพนักงานในเวลาจริง
ผู้ที่รับผิดชอบสามารถทราบว่าพนักงานมาทํางานหรือออกกี่ชั่วโมงที่เขาทํางาน และยืนยันว่ามีข้อผิดพลาดการตอกบัตรทุกที่ทุกเวลาเพราะสถานการณ์เข้างาน รวมถึงเวลาที่พนักงานมาหรือออกไปสามารถยืนยันได้แบบเรียลไทม์
ดังนั้นจึงช่วยป้องกันการใช้เวลานานและกระจายบุคลากรที่ถูกต้อง
ความสามารถในการลดต้นทุนการจัดการแรงงาน
เวลาและความพยายามที่ผู้รับผิดชอบในการรวบรวมและการรวบรวมบัตรลงเวลาสามารถลดลงอย่างมีนัยสําคัญเพราะการรวบรวมข้อมูลการเข้าทํางานจะทําโดยอัตโนมัติ
นอกจากนี้เวลาสามารถลดลงอย่างมีนัยสําคัญเช่นเดียวกับงานธุรการในการคํานวนเงินเดือนเพราะมันเชื่อมโยงกับซอฟต์แวร์การคํานวนเงินเดือน
ความสามารถในการปรับปรุงสู่แนวทางปฏิบัตรงานที่มีประสิทธิผลมากขึ้น
มีฟังก์ชั่นต่างๆรวมถึงฟังก์ชั่นที่ช่วยให้คุณจัดการแบบเรียลไทม์ ฟังก์ชั่นการจัดการเวลาทํางานต่อพนักงานตามกฎการจ้างงานและฟังก์ชั่นของ leave management ซึ่งสามารถรวบรวมข้อมูลได้
สิ่งนี้จะนําไปสู่การปฏิบัติงานที่มีประสิทธิผลมากขึ้น
รองรับการแก้ไขกฎหมาย
หากมีการแก้ไขกฎหมายที่เกี่ยวข้องกับการจัดการบริหารเวลา เราต้องมีวิธีการจัดการและการแก้ไข
ในกรณีของระบบการจัดการเวลาคลาวด์ ความเสี่ยงของการละเมิดกฎหมายจะลดลงเนื่องจากการอัปเดตเวอร์ชั่นและการเปลี่ยนแปลงระบบเพื่อตอบสนองต่อการแก้ไขกฎหมายทุกครั้งที่เกิดขึ้น
ในประเทศไทยผู้ที่อยู่ฝ่าย HR จําเป็นต้องระวังจุดนี้ เนื่องจากมีการแก้ไขกฎหมายคุ้มครองแรงแงนในปี 2560 และกําลังอยู่ในระหว่างการศึกษาแก้ไขเพิ่มเติม
ให้เราใช้ระบบการจัดการบริหารเวลาเข้างานให้เหมาะสมกับแนวทางปฏิบัติงานของบริษัท
พนักงานไม่ได้ผิดหวังเพราะพวกเขาสามารถได้รับเงินเดือนที่ถูกต้องหากจํานวนชั่วโมงทํางานได้รับการจัดการอย่างถูกต้อง
นอกจากนี่เรายังสามารถกระตุ้นการทํางานให้มีประสิทธิผลมากขึ้นโดยใช้ข้อมูลการเข้าทํางาน เช่น ความสามาถในการแก้ไขปัญหาการขาดแคลนบุคลากรในอนาคต
การจัดการบริหารเวลาเป็นรากฐานของการจัดการแรงงานและแนะนําระบบเป็นขั้นตอนแรกของการจัดการเวลาเข้างาน คราวนี้ลองเริ่มด้วยการค้นหาระบบการจัดการเวลาที่เหมาะสมกับการทํางานของคุณกัน
