|
ประเด็นสำคัญ
|
หลายๆ องค์กรคงประสบปัญหากับการประเมินผลที่ใช้ทั้งเวลาและแรงคนอย่างมากในการกระเมินแต่ละครั้ง และยังไม่ได้ช่วยเพิ่มแรงจูงใจหรือทักษะในการทำงานให้กับพนักงานด้วย เพราะถึงแม้เราอยากจะเปลี่ยนระบบประเมินที่ใช้มานาน ก็ไม่ใช่เรื่องที่ทำได้ง่ายๆ
โดยเฉพาะ ในกรณีที่อยากนำระบบการประเมินผลแบบใหม่เข้ามาปรับใช้กับองค์กรแต่ก็ไม่มั่นใจว่าจะได้ประสิทธิภาพดังที่หวังไว้หรือไม่ ทำให้หลาย องค์กรยังไม่กล้าที่จะก้าวผ่านความกังวลออกมาทดลองระบบใหม่ๆ
ดังนั้นในครั้งนี้ เราจะขอแนะนำ การประเมินผลแบบ Check-In ของ Adobe บริษัทด้านการผลิตและจำหน่ายโปรแกรมกับแอพพลิเคชั่นสำหรับการดีไซน์หรือการออกแบบเพื่อสร้างสรรค์ ที่คุณสามารถมั่นใจในประสิทธิภาพของระบบได้
การประเมินผลแบบ Check-in ของ Adobe คืออะไร
Check-in คือระบบการประเมินผลที่จะทำให้หัวหน้าและพนักงานให้ฟีดแบคแก่กันและกันได้ผ่านการพูดคุย
โดยการประเมินแบบนี้จะเป็นการเพิ่มโอกาสให้หัวหน้าและลูกน้องได้มาพูดคุยกันและให้ฟีดแบคแก่กัน นอกจากนั้นแล้วยังเป็นระบบที่จะทำให้ผู้ใช้งานสามารถวางแผนพัฒนาทักษะและเพิ่มแรงจูงใจให้พนักงานได้อีกด้วย
จุดเริ่มต้นของ Check-in ของ Adobe
จุดเริ่มต้นของ Check-in เริ่มมาจากที่ทาง Adobe ได้เจอปัญหาเกี่ยวกับการประเมินผลที่มีมาอย่างยาวนาน
โดยการประเมินผลในอดีตนั้นคือการที่หัวหน้าเพียงแค่ดูผลประเมินจากใบประเมินผลที่ได้จากพนักงาน โดยไม่มีการพูดคุยกับพนักงาน ก่อนจะส่งผลประเมินไปให้ฝ่ายบุคคล และผลประเมินที่ส่งไปอาจไม่ใช่ผลกรประเมินที่มาจากพนักงานจริงๆ อาจมีการเปลี่ยนแปลงแก้ไขได้ หรือการประเมินไม่มีความเที่ยงตรง แม่นยำมากพอ เพราะผู้ประเมินอาจไม่ได้ประเมินจากผลงานเพียงอย่างเดียว แต่ใช้อารมณ์ในการประเมินด้วย
นอกจากนั้นแล้ว หัวหน้ายังต้องใช้เวลาไปกับประเมินผลอย่างมาก ยกตัวอย่างจากการประเมินที่แล้วมาของ Adobe เอง จากการสำรวจหัวหน้าจำนวนสองพันคนได้ใช้เวลาไปกับการตัดสินใจประเมินผลพนักงานไปมากกว่า 80,000 ชั่วโมง/ปี
นอกจากจะใช้เวลาไปมากแล้ว ความพึงพอใจของพนักงานต่อผลการประเมินยังน้อยตามอีกด้วย และผลการประเมินนั่นเองที่เป็นอีกสาเหตุหนึ่งที่ทำให้พนักงานตัดสินใจลาออก
เพื่อปรับปรุงความพึงพอใจของพนักงานต่อการประเมินผล จึงได้มีการสำรวจความคิดเห็นของหัวหน้าต่อการประเมินผลขึ้น และผลที่ได้นำไปสู่การพัฒนา Check-in ขึ้นมานั่นเอง
จุดเด่นของ Check-in ของ Adobe
Check-in ที่ Adobe ได้พัฒนาขึ้นมานั้นมีจุดเด่นอยู่สองอย่างคือ
อย่างแรกคือ การพูดคุยตัวต่อตัว โดยที่ Adobe ใช้ระบบประเมิน Check-in นี้ 3 เดือนครั้งโดยการประเมินจะพูดคุยเกี่ยวกับผลงานที่ผ่านมาในไตรมาสที่แล้ว และเป้าหมายต่อจากนี้ ซึ่งในการพูดคุยนั้นจะไม่เหมือนการพูดคุยทั่วไปที่หัวหน้าจะเป็นฝ่ายแสดงความคิดเห็นเพียงฝ่ายเดียว แต่พนักงานหรือลูกน้องสามารถแสดงความคิดเห็นของตัวเองได้เช่นกัน
อย่างที่สองคือ ผลจากการพูดคุยตลอดระยะเวลาหนึ่งปี หัวหน้าที่ตัดสินใจขึ้นเงินเดือนให้กับพนักงานจะได้รับงบเพิ่มขึ้นด้วย และยังสามารถแบ่งให้พนักงานได้อีกด้วย
การประเมินผลแบบ Check-in ของ Adobe แตกต่างจากการประเมินแบบอื่นอย่างไร
เริ่มแรก Adobe เองก็ใช้ระบบการประเมินบุคคลที่ประเมินพนักงานตามผลลัพธ์ของพวกเขา แต่ดังที่กล่าวมาข้างต้น เนื่องจากปัญหาที่เกิดขึ้นหลายๆ อย่าง ทำให้เกิดการพัฒนาและนำ Check-in เข้ามาปรับใช้ในองค์กร ซึ่ง Check-in มีความแตกต่างจากระบบประเมินสมัยก่อนดังนี้
ความเร็วที่คอยหมุน วงจร PDCA
การประเมินแบบเก่าโดยส่วนมากมักจะทำเพียงปีละครั้ง หรือครึ่งปีครั้งหนึ่งเท่านั้น ซึ่งข้อเสียของการประเมินแบบนี้คือ ความรวดเร็วในการทำ PDCA (PDCA คือ Plan วางแผน Do ปฏิบัติตามแผน Check ตรวจสอบการปฏิบัติตามแผน Act ปรับปรุงแก้ไข ) ช้าลง
นอกจากนั้น กว่าจะแจ้งผลการประเมินแก่พนักงานได้ยังต้องใช้เวลาและขั้นตอนที่มากมาย อย่างเช่น ต้องมีการเตรียมตั้งเป้าหมาย มีการประเมินตนเอง พูดคุยกันระหว่างหัวหน้าและพนักงาน หรือการให้ฟีดแบค เป็นต้น ส่งผลให้การทำ PDCA ของพนักงานใช้เวลานานขึ้น
แต่ Check-in จะทำทุกๆ สามเดือน โดยจะมีการเพิ่มการพูดคุยระหว่างหัวหน้าและพนักงานเข้าไปด้วยหนึ่งครั้ง นอกจากนี้ในทุกๆ อาทิตย์จะยังมีการสนทนาระหว่างหัวหน้าและพนักงานแบบ 1on1 อีกด้วย
การจัดให้มีการพูดคุยกันบ่อยๆ เช่นนี้ จะทำให้พนักงานสามารถทำ PDCA ได้เร็วขึ้น เสียเวลาและขั้นตอนน้อยลง
วิธีการให้รางวัล ค่าตอบแทน
ในการประเมินแบบเก่าโดยทั่วไป จะให้พนักงานเป็นคนประเมินตนเองก่อนแล้วถึงค่อยส่งผลประเมินให้หัวหน้าประเมินอีกที สิ่งที่ควรระวังคือ ในการประเมินแบบนี้ สิ่งที่จะบ่งบอกถึงความสำเร็จคือ ผลจากการประเมิน
ซึ่งผลลัพธ์ที่ได้นั้นจะตัดสินทุกอย่าง ทั้งความสำเร็จของงาน หรือความคืบหน้าของงานที่ได้รับมอบหมาย ได้บรรลุเป้าหมายที่ตั้งไว้หรือไม่ และสิ่งสำคัญอีกอย่างคือ อย่าพยายามนำความรู้สึกส่วนตัวเข้าไปปะปนกับการประเมิน
สำหรับ Check-in นั้น จะไม่มีการให้รางวัลหรือค่าตอบแทนเพิ่มเติมจากการประเมินหรือจัดอันดับพนักงาน
หัวหน้าสามารถคิดวิธีในการให้รางวัลหรือค่าตอบแทนแก่พนักงานได้อย่างอิสระ เช่น หัวหน้าจะได้งบประมาณจากผู้บริหารแล้วนำไปปันส่วนให้กับเมมเบอร์ในทีม เป็นต้น
ผลที่ได้จากการนำ Check-in มาปรับใช้
Adobe ต้องเจอกับปัญหา เสียเวลา ขั้นตอนการทำงานที่เยอะ และความพึงพอใจของพนักงานลดลงจากการประเมินแบบก่อน
แล้วผลลัพธ์จากการที่ Adobe นำ Check-in เข้ามาใช้นั้น เป็นอย่างไร
ลดชั่วโมงการทำงานไปกว่า 100,000 ชั่วโมง
หลังจากที่ Adobe นำ Check-in เข้ามาปรับใช้กับองค์กร ข้อดีที่เห็นได้ชัดข้อแรกคือ สามารถลดชั่วโมงการทำงานไปได้กว่าแสนชั่วโมง ซึ่งก่อนการนำ Check-in เข้ามาปรับใช้นั้น การประเมินผลแบบเก่าต้องใช้เวลานานและมีหลายขั้นตอน
แต่ Check-in นั้นไม่จำเป็นต้องเขียนประเมินลงในแบบฟอร์มเหมือนกับการประเมินแบบเก่า แต่สามารถสร้างฟอร์มของตัวเองได้ และยังสามารถปรับให้เข้ากับการทำงานในองค์กรของคุณได้
เมื่อสามารถประเมินผ่านระบบออนไลน์ได้แล้ว ก็ไม่จำเป็นต้องประเมินหรือทำแบบสอบถามผ่านกระดาษและไม่จำเป็นต้องเสียเวลาเก็บรวบรวมข้อมูลเพราะระบบจะรวบรวมให้เราเอง ซึ่งผลลัพธ์ที่ได้จากการใช้ Check-in คือ สามารถลดเวลาที่ใช้ไปกับการประเมินได้ประมาณแปดหมื่นชั่วโมง และถึงแม้พนักงานจะเพิ่มขึ้น เมื่อสรุปผลการใช้งานในหนึ่งปีพบว่าสามารถลดชั่วโมงในการทำงานไปได้มากถึงหนึ่งแสนชั่วโมง
เพิ่มความพึงพอใจให้พนักงานได้มากกว่า 10%
นอกจากลดชั่วโมงในการทำงานลงไปได้แล้ว ยังเหลือปัญหาอีกอย่างหนึ่งคือ ความพึงพอใจของพนักงานที่ลดลง
จากการทำแบบสอบถามประจำปี เมื่อปี 2012 ถึง 2015 พนักงานที่จะแนะนำ Adobe ว่าเป็นบริษัทที่น่าเข้ามาทำงานเพิ่มขึ้นกว่า 10% รวมไปถึงพนักงานที่ตอบว่า จะปรับปรุงการทำงานจากคำแนะนำอย่างต่อเนื่องก็เพิ่มขึ้นมากกว่า 10% เช่นกัน นอกจากนี้หัวหน้าที่ได้รับฟีดแบคจากพนักงานก็มีความกระตือรือร้นในการทำงานเพิ่มขึ้นอีก 5 %
เพราะการนำ Check-in เข้ามาปรับใช้ในองค์กร ทำให้ Adobe สามารถเพิ่มความพึงพอใจในการทำงานให้กับพนักงานได้ และประสบความสำเร็จในการลดอัตราการลาออกของพนักงาน
บทสรุป
การนำ Check-in เข้ามาปรับใช้ในการทำงาน ส่งผลดีกับ Adobe เป็นอย่างมาก
ต่อจากนี้ไป Adobe เองก็คงกลายมาเป็นต้นแบบให้กับบริษัทอื่นๆ ในการหยุดใช้สิ่งที่มีมานานและนำสิ่งใหม่ๆ เข้ามาใช้แทนที่
ถึงแม้การเปลี่ยนแปลงและการนำสิ่งใหม่ๆ มาปรับใช้จะมีความยากลำบาก แต่ถ้าหากระบบนั้นเหมาะสมกับการทำงานของเราแล้ว ผลลัพธ์ที่คุ้มค่าก็จะตามมาอย่างแน่นอนครับ
