9-Box Grid เครื่องมือการบริหารจัดการบุคลากรที่ใคร ๆ ก็รู้จัก 

ในวงการ HR เครื่องมืออย่าง 9-Box Grid นับเป็นหนึ่งในเครื่องมือที่ใคร ๆ ก็รู้จัก เพราะเป็นกลยุทธ์การจัดการบุคลากรที่ใช้งานง่ายและประยุกต์ใช้ได้หลากหลาย ตั้งแต่การสรรหา Talent, การวางแผนพัฒนาบุคลากร หรือกระทั่งการค้นหาผู้สืบทอดตำแหน่ง

9-Box Grid จึงเป็นเครื่องมือแรก ๆ ที่ HR ในหลายองค์กร จะหยิบมาใช้เป็นเครื่องแรก ๆ ในทุกสถานการณ์เสมอ

วันนี้ HREX จะพาไปรู้จัก 9-Box Grid กันอีกครั้ง และดูว่าเราสามารถใช้ประโยชน์อะไรจากเครื่องมือนี้ได้บ้าง

9-Box Grid คืออะไร

9-Box Grid เป็นเครื่องมือการบริหารจัดการบุคลากรที่มีชื่อเสียงมาก ได้รับการนำเสนอครั้งแรกในปี 1970 โดยบริษัท McKinsey & Company โดยเป็นเครื่องมือสำหรับประเมินศักยภาพและประสิทธิภาพการทำงานของพนักงาน

และนับตั้งแต่นั้นมา เครื่องมือนี้ก็ได้รับความนิยมและถูกใช้กันอย่างแพร่หลายโดยองค์กรต่าง ๆ ทั่วโลก

9-Box Grid ใช้ระบบเมทริกซ์ 3×3 ในการจัดกลุ่มพนักงานออกเป็น 2 มิติ คือ 

• แนวนอน – ผลการปฏิบัติงาน (Performance): วัดจากผลลัพธ์และความสำเร็จในการทำงานตามเป้าหมายที่กำหนด
• แนวตั้ง – ศักยภาพ (Potential): วัดจากความสามารถในการพัฒนาทักษะและความสามารถในการรับผิดชอบงานที่ใหญ่ขึ้นในอนาคต

ขณะเดียวกัน เมทริกซ์ขนาด 3×3 เมื่อตัดกันก็จะแบ่งออกเป็น 9 ช่อง โดยทั้งแนวนอนและแนวตั้ง จะไล่เลียงลำดับต่ำ กลาง และสูง เท่า ๆ กัน เกิดเป็นช่อง 9 ช่องนั่นเอง

ส่วนประกอบของ 9-Box Grid และความหมายทั้ง 9 ช่อง

1) Low Performance/Low Potential = Risk: พนักงานในกลุ่มนี้ต้องการปรับปรุงหรือเปลี่ยนตำแหน่งงานใหม่ นับเป็นกลุ่มเสี่ยงที่อาจไม่เหมาะกับองค์กรต่อไป

2) Low Performance/Medium Potential = Inconsistent Player:  พนักงานในกลุ่มนี้ต้องการการพัฒนาเพิ่มเติมเพื่อปรับปรุงผลการปฏิบัติงานให้ดีขึ้น

3) Low Performance/High Potential = Potential Gem: พนักงานในกลุ่มนี้มีศักยภาพในการเติบโต แต่ต้องการการฝึกอบรมและการพัฒนาเพิ่มเติมเพื่อขัดเกลาให้เฉิดฉายในอนาคต

4) Medium Performance/Low Potential = Average Performer : พนักงานในกลุ่มนี้มีผลการปฏิบัติงานที่ดี แต่ขาดศักยภาพในการพัฒนา ซึ่งหากทิ้งไว้ระยะยาวอาจกลายเป็น Deadwood ได้

5) Medium Performance/Medium Potential = Core Player : พนักงานกลุ่มหลักในองค์กรที่มีความสามารถในการพัฒนา สร้างสรรค์ผลงาน และเติบโตไปพร้อม ๆ กับองค์กรได้

6) Medium Performance/High Potential = High Potential: พนักงานกลุ่มที่มีศักยภาพในการเป็นผู้นำโดยรอการโปรโมทในอนาคต 

7) High Performance/Low Potential = Solid Performer : พนักงานที่มีผลการปฏิบัติงานที่ดี แต่ขาดศักยภาพในการพัฒนาเพิ่มเติม ส่วนมากจะเป็น Specialist ในด้านนั้น ๆ โดยเฉพาะ

8) High Performance/Medium Potential = High Performer : พนักงานกลุ่มที่มีความสามารถในการพัฒนาเพิ่มเติม ทำงานได้ดีมาก และสามารถเป็นผู้นำในอนาคต

9) High Performance/High Potential = Stars : พนักงานในกลุ่มนี้เป็นผู้ที่มีทั้งผลการปฏิบัติงานที่ดีและมีศักยภาพในการเติบโตสูง หรือก็คือ Star Talent นั่นเอง

ขั้นตอนการใช้ 9-Box Grid ในองค์กร

ขั้นตอนที่ 1: การประเมินผลการปฏิบัติงานและศักยภาพ

ผู้บริหารและฝ่ายทรัพยากรบุคคลควรร่วมกันประเมินผลการปฏิบัติงานและศักยภาพของพนักงานแต่ละคน โดยใช้ข้อมูลจากการประเมินผลงานและการสัมภาษณ์เชิงลึก

ขั้นตอนที่ 2: การวางตำแหน่งพนักงานใน 9-Box Grid

นำข้อมูลที่ได้จากการประเมินมาวางตำแหน่งพนักงานใน 9-Box Grid เพื่อดูภาพรวมของสถานะของพนักงานในองค์กร

ขั้นตอนที่ 3: การวางแผนการพัฒนาและการจัดการ

ใช้ผลลัพธ์จาก 9-Box Grid ในการวางแผนการพัฒนาและการจัดการพนักงาน เช่น การฝึกอบรม การหมุนเวียนตำแหน่งงาน และการจัดการผลงาน

ขั้นตอนที่ 4: การติดตามและประเมินผล

ติดตามผลการดำเนินงานและปรับปรุงแผนการพัฒนาและการจัดการตามความเหมาะสม เพื่อให้แน่ใจว่าพนักงานได้รับการพัฒนาอย่างต่อเนื่อง

การประยุกต์ใช้ 9-Box Grid ในงาน HR

หลังจากประเมินพนักงานตามหลัก 9-Box Grid แล้ว เราสามารถประยุกต์ใช้ในกระบวนการจัดการบุคลากรหลาย ๆ ด้าน รวมถึงการเฟ้นหาบุคลากรที่มีศักยภาพ การพัฒนา การวางแผนการสืบทอดตำแหน่ง และการจัดการผลการปฏิบัติงาน ดังนี้

1. การหาบุคลากรที่มีศักยภาพ (Talent Identification)

9-Box Grid สามารถช่วยระบุพนักงานที่มีศักยภาพสูง หรือที่เรียกว่า Star Talent หรือผู้ที่สามารถเลื่อนตำแหน่งได้ (Promotable) ซึ่งเหมาะสมกับตำแหน่งผู้นำและบทบาทสำคัญ โดยองค์กรสามารถมุ่งเน้นการพัฒนาพนักงานกลุ่มนี้เพื่อเพิ่มศักยภาพให้สูงสุด

2. การพัฒนาบุคลากรเพิ่มเติม (Development)

9-Box Grid สามารถช่วยให้องค์กรมองเห็นว่า ‘ใคร’ เป็นจุดแข็งหรือจุดอ่อนขององค์กร โดยเราสามารถวางแผนทำเส้นทางการฝึกอบรม (Training Roadmap) แก่กลุ่มที่ตกอยู่ใน Low Performance หรือ Low Potential

3. การวางแผนการสืบทอดตำแหน่ง (Succession Planning)

9-Box Grid สามารถช่วยองค์กรในการวางแผนการสืบทอดตำแหน่งในอนาคต โดยการระบุพนักงานที่มีศักยภาพสูงและมีความพร้อมสำหรับบทบาทผู้นำ High Performance หรือ High Potential โดยการวางแผนการสืบทอดตำแหน่งจะช่วยให้องค์กรมีบุคลากรที่มีความสามารถพร้อมรับบทบาทสำคัญในอนาคต

4. การจัดการผลการปฏิบัติงาน (Performance Management)

9-Box Grid สามารถช่วยผู้จัดการในการให้ข้อเสนอแนะและการโค้ชชิ้งที่ตรงจุดแก่พนักงาน เช่น พนักงานในกลุ่มดาวรุ่งและผู้ที่สามารถเลื่อนตำแหน่งได้ อาจต้องการรงานที่ท้าทายและโครงการสำคัญ ๆ เพื่อเพิ่มศักยภาพสูงสุด ขณะที่พนักงานในกลุ่มผลงานต่ำหรือต้องพัฒนา อาจต้องได้รับข้อเสนอแนะ หรือหากไปต่อไม่ได้จริง ๆ ก็อาจต้องเข้าโปรแผนการปรับปรุงผลการปฏิบัติงาน (PIP)

บทสรุป

9-Box Grid จึงเป็นเครื่องมือที่มีประสิทธิภาพในการจัดการบุคลากรในองค์กร ช่วยให้องค์กรสามารถระบุและพัฒนาพนักงานที่มีศักยภาพสูงได้อย่างมีประสิทธิภาพ ซึ่งผู้บริหารสามารถมองเห็นภาพรวมของสถานะของพนักงานและวางแผนการพัฒนาที่เหมาะสมเพื่อนำไปสู่ความสำเร็จขององค์กรในอนาคตแน่นอน