Intern Management : องค์กรที่ดีบริหารจัดการเด็กฝึกงานอย่างไร

“เด็กฝึกงาน” คือสิ่งที่องค์กรชั้นนำส่วนใหญ่ต้องพบเจอ เพราะหากคุณเป็นองค์กรที่มีชื่อเสียงและได้รับการยอมรับในวงการ ก็ไม่แปลกที่จะกลายเป็นเป้าหมายของเหล่านักศึกษาที่อยากมาหาประสบการณ์เพื่อต่อยอดให้กับอนาคตดูบ้าง แต่รู้ไหมว่าการฝึกงานนั้นไม่ได้เป็นเรื่องของเหล่านักเรียนนักศึกษาเพียงอย่างเดียว แต่องค์กรเองก็สามารถใช้ประโยชน์จากเรื่องนี้ได้อย่างเต็มที่เช่นกัน ดังนั้น HR ควรศึกษาวิธีรับมือกับเด็กฝึกงานเอาไว้ เพื่อไม่ให้ผิดจริยธรรมทางธุรกิจ ตลอดจนร่วมสร้างประสบการณ์ทำงานที่ดีระหว่างกัน

การบริหารจัดการ เด็กฝึกงาน หรือ Intern Management มีวิธีการอย่างไร หาคำตอบได้ที่นี่

HR จะสรรหาเด็กฝึกงานที่ฝีมือได้อย่างไร

แม้การหาเด็กฝึกงานสักคนจะไม่ได้เข้มข้นเหมือนกับการเลือกพนักงานประจำ แต่องค์กรไม่ควรปล่อยให้การรับเด็กฝึกงานกลายเป็นเรื่องสูญเปล่า เพราะเด็กฝึกงานที่ดีสามารถต่อยอดเป็นพนักงานประจำได้ดีต่อองค์กรมากกว่าการว่าจ้างพนักงานใหม่จากที่อื่นเพราะมีความรู้ความเข้าใจในเรื่องวัฒนธรรมองค์กรดีอยู่แล้ว

ดังนั้นแทนที่จะปล่อยให้เด็กฝึกงานมีหน้าที่พื้นฐานแค่ชงกาแฟหรือจัดการเอกสารแล้วเซ็นใบรับรองกลับไปที่มหาวิทยาลัย องค์กรควรใช้โอกาสนี้เพื่อโชว์ศักยภาพทีม (Branding) ให้เด็กฝึกงานประทับใจและนำไปพูดต่อในด้านบวก ซึ่งการหาเด็กฝึกงานที่ดีสามารถทำได้ตามขั้นตอนเหล่านี้

1. เลือกเด็กฝึกงานที่ศึกษาเรื่ององค์กรมาก่อน : HR ทุกคนรู้ดีว่าหนึ่งในการอบรมที่ต้องทำมากที่สุดก็คือการสอนพนักงานเรื่องวัฒนธรรมองค์กร (Company Culture) ดังนั้นเราไม่ควรเสียทรัพยากรแบบเดียวกันไปกับเด็กฝึกงานอีกครั้ง องค์กรจึงควรเลือกเด็กฝึกงานที่เข้าใจรูปแบบการทำงานและวัฒนธรรมองค์กรเบื้องต้นมาบ้างจากข้อมูลที่เปิดเผยต่อสาธารณะ

คุณจอร์ดาน่า โคเฮ็น (Jordana Cohen) ผู้จัดการฝ่ายการตลาดของ MTV กล่าวว่าสิ่งแรกที่เธอจะทำคือการพิสูจน์ว่าเด็กฝึกงานที่มาสัมภาษณ์รู้จักองค์กรดีแค่ไหน และบ่อยครั้งที่เธอพบว่าผู้สมัครแต่ละคนไม่รู้เรื่องอะไรเลยสักนิด

เธอแนะนำอีกว่าเมื่อได้ผู้สมัครฝึกงานที่รู้เรื่ององค์กรในระดับที่เหมาะสมแล้ว ขั้นตอนต่อมาคือการสังเกตว่ามีคนไหนบ้างที่กล้าออกความเห็นอย่างมีเหตุมีผลโดยอ้างอิงจากข้อมูลของบริษัทตามความเป็นจริง องค์กรสามารถให้การบ้านเล็ก ๆ น้อย ๆ เพื่อสังเกตวิธีการทำงาน ตลอดจนทักษะการระดมสมอง (Brainstroming) ขณะร่วมงานกับคนอื่น วิธีนี้จะช่วยให้เราเห็นผู้สมัครแบบรอบด้านมากขึ้น ทั้งนี้ให้มองข้ามคนที่พูดเก่งแต่ไม่มีสาระและไม่เกิดประโยชน์กับการทำงานไปเลย

2. เลือกคนที่เคยใช้ผลิตภัณฑ์ของบริษัทจริง ๆ : หากผู้สมัครทุกคนมีความรู้เกี่ยวกับองค์กรในระดับที่ใกล้เคียงกัน สิ่งที่ HR ต้องวิเคราะห์ต่อก็คือการหาคำตอบว่ามีใครบ้างที่เคยใช้งานผลิตภัณฑ์จริง ๆ เพราะแม้จะศึกษาเรื่องราวจากอินเตอร์เน็ตหรืออะไรก็ตามมามากแค่ไหน แต่หากไม่เคยใช้จริงก็ไม่มีทางเข้าใจอย่างถ่องแท้แน่นอน 

คุณดอริส ท็อง (Doris Tong) Intern Manager จาก LinkedIn Group กล่าวว่าการแยกระหว่างคนที่เคยใช้ผลิตภัณฑ์จริง ๆ กับคนที่ไม่เคยใช้แต่พยายามพูดให้สวยหรูเป็นเรื่องง่ายมาก ๆ โดย HR สามารถสังเกตได้จากการที่ผู้สมัครแต่ละคนพูดข้อมูลเชิงลึกขององค์กรออกมาอย่างไร อย่างกรณีของ LinkedIn เธอมองว่าผู้สมัครที่ดีควรบอกได้ว่าประสบการณ์ของตนกับ LinkedIn เป็นอย่างไร, เคยได้ประโยชน์จากมันหรือไม่ เป็นต้น

ทั้งนี้เธอเน้นย้ำว่าแม้ผู้สมัครดังกล่าวจะมีประสบการณ์มามากแค่ไหนก็ไม่สำคัญเท่ากับการบอกได้ว่าจุดอ่อนขององค์กรคืออะไร, มีด้านใดบ้างที่อยากให้ปรับปรุง และแม้คำแนะนำบางอย่างจะไม่ได้มีประโยชน์มากด้วยเหตุผลด้านประสบการณ์และฝีมือ แต่ก็แสดงให้เห็นถึงความใส่ใจที่เหมาะกับการต่อยอดเพราะแม้จะเป็นเด็กฝึกงาน สุดท้ายหากองค์กรรับเข้ามา ก็จะได้สิทธิ์เข้าถึงข้อมูลเท่ากับพนักงานประจำอยู่ดี

3. ความมุ่งมั่นสำคัญกว่าเกรด : สิ่งที่องค์กรต้องมองหาจากเด็กฝึกงานก็คือคนที่พร้อมทำงานโดยอาจได้ค่าจ้างไม่เทียบเท่ากับพนักงานประจำ ดังนั้นจึงต้องมองหาคนที่มีแพสชั่นกับงานมากที่สุด แต่จะรู้ได้อย่างไร ? ผู้เชี่ยวชาญแนะนำให้สังเกตจากใบสมัครงานว่าผู้สมัครแต่ละคนใช้เวลาว่างอย่างไร ส่งเสริมกับสายงานที่สมัครมาหรือไม่

เช่น หากมีเด็กฝึกงานเข้ามาสมัครเป็นผู้พัฒนาโปรแกรม ให้ HR ดูว่าเขาเคยลองออกแบบโปรแกรมเป็นของตัวเองบ้างหรือไม่ ไม่ใช่ดูแค่คนที่ผ่านการเข้าคลาสเรียนเป็นหลัก เพราะการเป็นผู้เรียนไม่ว่าจะจบมากี่หลักสูตร ก็ไม่ได้แสดงถึงแพสชั่นของการทำงานมากเท่ากับคนที่ลงมือเองจริง ๆ มาก่อน ทั้งนี้ HR สามารถเปิดโอกาสให้แต่ละคนได้เล่าเรื่องหากไม่ปรากฏข้อมูลดังกล่าวในเอกสารสมัครงาน

เหตุผลที่ต้องสร้าง Career Path ให้กับพนักงานในองค์กร

เด็กฝึกงานมีประโยชน์กับองค์กรอย่างไร

การจ้างเด็กฝึกงานเกิดขึ้นได้กับองค์กรทุกรูปแบบไม่ว่าจะเล็กหรือใหญ่ ซึ่งหากองค์กรมีกระบวนการเลือกเด็กฝึกงานที่มีประสิทธิภาพก็จะช่วยให้การทำงานราบรื่น มีประสิทธิภาพจากกำลังคนที่เข้ามาสนับสนุนเพิ่มเติม การลงทุนกับเด็กฝึกงานยังถือเป็นการวางรากฐานสำหรับอนาคตที่เปิดโอกาสให้องค์กรเข้าถึงคนที่ฝีมือได้ดีกว่าการเป็นผู้รอหรือไปแข่งขันในตลาดแรงงาน นอกจากนี้เด็กฝึกงานยังช่วยเรื่องการนำมุมมองที่สดใหม่มาปรับใช้ แถมยังเปิดโอกาสให้เหล่าพนักงานประจำมีเวลามาโฟกัสกับงานมากชึ้นอีกด้วย

เราสามารถอธิบายประโยชน์ของเด็กฝึกงานได้ดังนี้

1. เด็กฝึกงานช่วยให้องค์กรมีกำลังคนมากขึ้น : แม้หน้าที่ของเด็กฝึกงานจะไม่ได้เป็นงานที่ยากเท่ากับพนักงานประจำ แต่การแบ่งงานบางส่วนออกไปจะทำให้ทีมมีเวลาในการสร้างสรรค์สิ่งใหม่ ๆ หรือนำเวลาไปฝึกอบรมพัฒนาทักษะให้มากขึ้น การบริหารจัดการเด็กฝึกงานจึงเป็นอีกหนึ่งกลไกสำคัญที่สร้างประโยชน์ให้กับงานได้จริง

2. เด็กฝึกงานช่วยให้ทีมฝึกฝนการเป็นผู้นำ : ปัญหาสำคัญอย่างหนึ่งขององค์กรคือการเลื่อนตำแหน่งให้กับพนักงานแต่พนักงานดังกล่าวกลับไม่มีทักษะการเป็นผู้นำมากพอ ดังนั้นการมีเด็กฝึกงานจึงเปิดโอกาสให้ทีมเรียนรู้วิธีนำคนและรู้จักถ่ายทอดวัฒนธรรมองค์กรออกไปก่อนจะถึงเวลาทึ่ได้เลื่อนได้ตำแหน่งจริง ๆ นอกจากนี้การสร้างบรรยากาศที่ทุกคนพร้อมพูดคุยแลกเปลี่ยนกันคือรากฐานที่จะช่วยให้ความสัมพันธ์ของพนักงานแน่นแฟ้นขึ้นอีกด้วย

Visionary Leadership รู้จักปัจจัยที่ช่วยสร้างผู้นำที่มีวิสัยทัศน์

3. เด็กฝึกงานช่วยให้องค์กรได้เห็นมุมมองใหม่ ๆ ทางธุรกิจ : ในบางองค์กรที่งานหนักมากจนพนักงานไม่มีเวลาไปเรียนรู้เรื่องราวใหม่ ๆ การรับเด็กฝึกงานเข้ามาจะทำให้เห็นมุมมองของคนรุ่นใหม่มากขึ้น ซึ่งอาจเป็นคนที่เคยใช้ผลิตภัณฑ์และบริการของบริษัทมาก่อน มุมมองเหล่านี้สามารถนำไปสู่แนวทางแก้ปัญหาที่ต่างออกไป หรือนำไปสู่สินค้าใหม่ที่ต่อยอดมาจากความต้องการของผู้ใช้จริง ที่สำคัญเด็กฝึกงานรุ่นใหม่มักมาพร้อมกับทักษะด้านเทคโนโลยีที่ถือเป็นไม้เบื่อไม้เมาของบางองค์กร เรียกได้ว่าการมีเด็กฝึกงานที่เหมาะสมจะช่วยพัฒนางานได้แบบรอบด้านเลยทีเดียว

4. เด็กฝึกงานช่วยสร้างภาพลักษณ์ที่ดีให้องค์กร : ในการทำธุรกิจนั้น การสร้างแบรนด์ที่ดีเป็นปัจจัยสำคัญที่จะทำให้บริษัทเติบโตได้ดีขึ้น การรับเด็กฝึกงานพร้อมกับดูแลให้ความรู้อย่างดีที่สุดจึงเป็นวิธีสำคัญในการสร้างความน่าเชื่อถือให้กับองค์กร เด็กฝึกงานที่มีประสบการณ์เชิงบวกกับองค์กรจะนำเรื่องราวไปเล่าต่อให้กับกลุ่มเพื่อนและชุมชนของตัวเองซึ่งเป็นกลุ่มเดียวกับที่ HR ใช้เพื่อหาพนักงานรุ่นใหม่ ความน่าเชื่อถือตรงนี้ยังช่วยให้องค์กรหาลูกค้าง่ายขึ้นอีกด้วย

5. เด็กฝึกงานทำให้องค์กรมีตัวเลือกในการหาพนักงานมากขึ้น (Candidate Pool) : เมื่อหัวหน้าทีมเจอเด็กฝึกงานที่ตรงกับความต้องการ การประสานให้ HR สอบถามความเป็นไปได้ในการว่าจ้างเป็นพนักงานประจำในอนาคตถือเป็นเรื่องสำคัญ ทั้งนี้องค์กรสามารถนำเด็กฝึกงานเข้าร่วมการฝึกอบรม, สัมมนา หรืออื่น ๆ เพื่อเตรียมพร้อมและสร้างความเข้าใจด้านวัฒนธรรมองค์กรล่วงหน้าได้เลย

HR มีข้อสงสัยหรือคำถามเกี่ยวกับประเด็นนี้

Q: บริษัทต้องการรับสมัครนักศึกษาฝึกงาน ควรเริ่มต้นอย่างไรดี

ในการหาเด็กฝึกงานแต่ละครั้งควรวางแผนเงินเดือนและสวัสดิการอย่างไร หรือมีจุดไหนที่ต้องใส่ใจเป็นพิเศษบ้าง ?

A: ต้องพิจารณาก่อนว่าองค์กรต้องการตัวช่วยในส่วนใดเป็นพิเศษ

จากนั้นสามารถติดต่อโดยตรงไปที่มหาวิทยาลัยที่มีคณะหรือหลักสูตรนั้น ๆ ได้โดยตรง และชี้แจงรายละเอียดฝึกงาน, ระยะเวลา, ค่าตอบ เป็นต้น เมื่อคุยเรียบร้อยแล้วมหาวิทยาลัยจะทำหนังสือส่งตัวให้องค์กรทราบอย่างละเอียดอีกครั้ง

,,, (คลิกดูคำตอบทั้งหมด👇)

HR ควรสัมภาษณ์พนักงานด้วยคำถามแบบใด

การรับเด็กฝึกงานสักคนหนึ่งถือเป็นดาบสองคม หากได้เด็กฝึกงานที่ดี องค์กรก็จะมีกำลังคนมากพอให้พนักงานประจำหันไปสนใจเนื้องานอื่น ๆ ที่สร้างประโยชน์ให้องค์กรมากขึ้น แต่หากได้เด็กฝึกงานที่ไม่เหมาะสม นอกเหนือจากบรรยากาศในแง่ลบแล้ว องค์กรยังต้องใช้เวลาเพิ่มเติมสำหรับการฝึกอบรมเพื่อพัฒนาทักษะเด็กฝึกงาน หากไม่ต้องการให้พวกเขามีหน้าที่เพียงงานจิปาถะแบบผ่านไปวัน ๆ เท่านั้น

การสัมภาษณ์เด็กฝึกงานจึงเป็นปัจจัยสำคัญไม่ต่างจากการสัมภาษณ์พนักงานประจำแต่อาจลดความเข้มข้นลงมาบ้าง ทั้งนี้หัวข้อที่หัวหน้าทีมและ HR ต้องให้ความสำคัญเป็นพิเศษสามารถแยกย่อยออกมาได้ดังนี้

คำถามสัมภาษณ์เมื่อคุณต้องการตรวจสอบฝีมือของเด็กฝึกงาน

1. รบกวนช่วยเล่าเกี่ยวกับสายที่เรียนมาหน่อย คิดว่าสิ่งที่เรียนมาตลอดเกี่ยวข้องกับงานที่สมัครเข้ามาอย่างไร : HR ต้องรับฟังข้อมูลของเด็กฝึกงานให้ครบถ้วน ไม่จำกัดอยู่แค่ว่าเด็กฝึกงานสมัครมาทำงานตรงกับสายที่เรียนหรือไม่ เพราะการเรียนรู้ในปัจจุบันเป็นแบบบูรณาการที่ผู้เรียนสามารถใช้ประโยชน์จากเนื้อหาแบบโดยตรง (Direct) และทางอ้อม (Indirect) เสมอ ดังนั้นตราบใดที่ผู้สมัครสามารถตอบคำถามได้อย่างมีเหตุมีผล ทีม HR ก็สามารถพิจารณาได้เลย

2. รบกวนเล่าถึงประสบการณ์ทำงานให้ฟังหน่อย : ประสบการณ์ทำงานจริงเป็นเรื่องสำคัญมาก และอาจสำคัญกว่าการเรียนรู้แค่ตัวหนังสือด้วยซ้ำ ทั้งนี้ประสบการณ์ดังกล่าวไม่จำเป็นต้องเป็นงานที่หรูหราหรือมาจากบริษัทใหญ่ อาจเป็นเพียงกิจกรรมชมรมในมหาวิทยาลัยก็ได้ ขอเพียงให้มีทักษะในการทำงานร่วมกับผู้อื่นและสามารถอธิบายประโยชน์จากกิจกรรมดังกล่าวได้ก็พอ

3. รบกวนเล่าให้ฟังหน่อยว่าคุณคาดหวังอะไรกับการฝึกงานครั้งนี้ และคุณคิดว่าตัวเองจะช่วยองค์กรได้อย่างไรบ้าง : บางครั้งการถามตรง ๆ ก็จะได้คำตอบที่ชัดเจนที่สุด เพราะไม่ใช่เด็กฝึกงานทุกคนที่จะมีประสบการณ์ทำงานหรือเข้าคลาสเพิ่มทักษะใด ๆ มาก่อน ดังนั้นหากสิ่งที่ผู้สมัครตอบอ้างอิงอยู่กับความเป็นจริง และทำให้ผู้สัมภาษณ์เห็นถึงความตั้งใจได้ ก็ถือเป็นคำตอบที่สะท้อนถึงตัวตนของผู้สมัครได้เช่นกัน

คำถามสัมภาษณ์เมื่อคุณต้องการรู้ว่าทำไมผู้สมัครถึงอยากฝึกงานกับองค์กร

1. รบกวนอธิบายเหตุผลที่คุณอยากมาฝึกงานที่นี่ : บางครั้งนักศึกษาแค่อยากหาสถานที่ฝึกงานสักแห่งตามหลักสูตรโดยไม่ได้สนใจเนื้อหาของการฝึกงานเลยด้วยซ้ำ ดังนั้นหากเราต้องการเด็กฝึกงานที่มีประสิทธิภาพ นี่คือคำถามสำคัญที่ผู้สมัครต้องแสดงถึงความต้องการอย่างชัดเจนที่สุด ยิ่งหากสามารถอธิบายได้เป็นฉาก ๆ ว่าการฝึกงานที่นี่จะต่อยอดให้กับสิ่งที่สนใจอย่างไร ก็ถือเป็นเด็กฝึกงานชั้นยอดที่จะมองข้ามไปไม่ได้เด็ดขาด

2. รบกวนเล่าให้ฟังหน่อยว่ารู้จักองค์กรของเราในด้านใดบ้าง และมีเรื่องอะไรที่อยากแนะนำหรือไม่ : ไม่ว่าจะเป็นเด็กฝึกงานหรือการหาพนักงานประจำ ทุกองค์กรย่อมต้องการพนักงานที่มีความรู้เกี่ยวกับองค์กรมากกว่าคนที่ต้องเสียเวลามานั่งอธิบายใหม่ตั้งแต่ต้น คำถามนี้จะช่วยพิสูจน์อีกขั้นว่าผู้สมัครเข้าใจองค์กรในเชิงลึกจริง ๆ หรือเป็นเพียงคนที่ท่องจำข้อมูลทั่วไปมาเป็นอย่างดีเท่านั้น 

คำถามสัมภาษณ์เมื่อคุณต้องการรู้ว่าเด็กฝึกงานมีทัศนคติเหมาะกับองค์กรหรือไม่

1. รบกวนเล่าให้ฟังหน่อยว่าคุณรู้จักอะไรเกี่ยวกับสายงานนี้บ้าง : แม้จะเป็นเด็กฝึกงาน แต่เมื่อเข้ามาเป็นส่วนหนึ่งขององค์กรแล้ว การพบเจอกับลูกค้าหรือผู้บริหารจากหน่วยงานอื่น ๆ เป็นสิ่งที่สามารถเกิดขึ้นแบบเลี่ยงไม่ได้ ดังนั้นนอกเหนือจากความรู้เกี่ยวกับองค์กรที่ตนสังกัดอยู่แล้ว การเข้าใจบริบทของสายงานนั้น ๆ จะยิ่งทำให้เด็กฝึกงานสามารถตอบคำถามที่ชาญฉลาด ทำให้ผู้อื่นเห็นว่าองค์กรของเรามีรากฐานที่แข็งแรง ช่วยสร้างความเชื่อมั่นด้านการบริหารธุรกิจได้เป็นอย่างดี

2. รบกวนเล่าให้ฟังหน่อยว่าคุณมีแผนงานเกี่ยวกับอนาคตหลังเป็นเด็กฝึกงานอย่างไร : การเข้าใจเด็กฝึกงานเบื้องต้นว่าเขาวาง Career Path ของการทำงานไว้อย่างไรจะช่วยให้ HR และหัวหน้าทีมรู้ว่าควรรับมือและโน้มน้าวจิตใจแบบใดเมื่อถึงคราวจำเป็น เช่นหากผู้สมัครบอกว่าเมื่อฝึกงานจบแล้วอยากไปทำงานในบริษัทระดับประเทศขณะที่คุณเป็นเพียงบริษัทขนาดกลาง เราก็จะรู้ได้ว่าทันทีว่าการเปลี่ยนบุคคลดังกล่าวจากเด็กฝึกงานให้เป็นพนักงานประจำไม่ใช่เรื่องง่ายแน่นอน

HR และหัวหน้าทีมมีวิธีดูแลเด็กฝึกงานอย่างไร

ทักษะเรื่อง Intern Management เป็นทักษะที่ทุกองค์กรควรให้ความสำคัญ เพราะเด็กฝึกงานไม่ใช่คนที่เหมาะกับการทำหน้าที่พื้นฐานเช่นงานเอกสารหรือคอยชงกาแฟให้ผู้บริหารอีกต่อไป เราควรปฏิบัติกับเด็กฝึกงานเหมือนพนักงานประจำ ต้องให้สวัสดิการตามความเหมาะสมเพื่อร่วมกันสร้างประสบการณ์ดี ๆ และเพิ่มประสิทธิภาพให้กับองค์กรอย่างเป็นรูปธรรม โดยทีม HR สามารถเริ่มดูแลเด็กฝึกงานที่ผ่านการคัดเลือกด้วยวิธีเหล่านี้

HR ต้องให้ข้อมูลกับเด็กฝึกงานอย่างครบถ้วน

ราวหนึ่งสัปดาห์ก่อนที่การฝึกงานจะเริ่มต้นขึ้น HR ควรส่งอีเมลแจ้งข้อมูลที่จำเป็นสำหรับเด็กฝึกงาน เช่นพื้นที่จอดรถ, วิธีเดินทางด้วยระบบขนส่งสาธารณะ รวมถึงรายละเอียดงานเบื้องต้นของการทำงานช่วงแรก การวางแผนตรงนี้จะช่วยให้องค์กรวัดผลง่ายขึ้นว่าเด็กฝึกงานสามารถทำตามวัตถุประสงค์ที่ตั้งไว้ได้หรือไม่

HR ต้องจัดการฝึกอบรมที่จำเป็นให้กับเด็กฝึกงาน

การฝึกอบรมสามารถจัดขึ้นภายในทีมที่เด็กฝึกงานสังกัดอยู่ก็ได้ โดยวัตถุประสงค์คือให้เด็กฝึกงานเข้าใจรูปแบบการทำงานขององค์กรให้ครอบคลุมที่สุดภายใต้แนวคิดว่ายิ่งเด็กฝึกงานมีความรู้ตรงนี้มากเท่าไหร่ การตั้งคำถามและปฏิบัติงานก็จะยิ่งมีประสิทธิภาพมากขึ้นเท่านั้น การอบรมนี้ต้องทำตั้งแต่ช่วงแรกก่อนที่เด็กฝึกงานจะคุ้นเคยกับรูปแบบการทำงานแบบอื่น ซึ่งแม้ไม่ใช่เรื่องผิด แต่การทำงานให้สอดคล้องกับคนอื่น ๆ จะช่วยให้งานราบรื่นมากกว่า

HR ต้องประสานงานกับหัวหน้าทีมเพื่อแนะนำเด็กฝึกงานกับคนอื่น ๆ

การแนะนำเด็กฝึกงานต้องทำกับทุกแผนก ไม่ใช่แค่เฉพาะกับทีมที่สังกัดเท่านั้น เพราะเมื่อถึงเวลาแล้วเด็กฝึกงานก็ต้องประสานงานกับหน่วยงานอื่น ๆ เช่นกัน วิธีนี้จะทำให้เด็กฝึกงานรู้ว่าหัวข้องานแต่ละประเภทต้องขอความช่วยเหลือจากพนักงานท่านไหน แถมยังสะท้อนให้เห็นถึงความสัมพันธ์อันดีของคนในองค์กรอีกด้วย

ทีมต้องตั้งเป้าหมายที่ชัดเจนให้กับเด็กฝึกงาน

แม้องค์กรจะไม่จำเป็นต้องคาดหวังกับเด็กฝึกงานเท่ากับพนักงานประจำที่มีส่วนสำคัญในการขับเคลื่อนองค์กร แต่อย่างน้อยทีมต้องตั้งเป้าหมายเพื่อช่วยกระตุ้นให้เด็กฝึกงานมีหน้าที่ตามความเหมาะสม โดยอาจแบ่งเป็น 3 ระยะ ได้แก่ 30 วัน, 60 วัน, 90 วัน จากนั้นก็ให้ติดตามความคืบหน้าเป็นระยะ พร้อมให้ความเห็นอย่างจริงใจ อย่ากลัวที่จะถ่ายทอดงานที่ยาก ตราบใดที่เล็งเห็นถึงศักยภาพและมีการกำกับดูแลอย่างใกล้ชิด

HR ต้องประเมินผลงานของเด็กฝึกงาน

องค์กรบางแห่งจะเลือกปล่อยให้เด็กฝึกงานทำหน้าที่ไปเรื่อย ๆ ตามระยะเวลาที่สถานศึกษากำหนด และประเมินผลงานเพียงครั้งเดียวก่อนที่ช่วงเวลาดังกล่าวจะหมดลง วิธีนี้ไม่ถูกต้องเพราะองค์กรจะไม่สามารถใช้ประโยชน์จากเด็กฝึกงานได้อย่างเต็มที่ ขณะเดียวกันเด็กฝึกงานก็จะไม่ได้ประโยชน์จากการฝึกงานอย่างที่เขาควรจะได้รับ ดังนั้นเพื่อให้ทุกฝ่ายได้ประโยชน์สูงสุด องค์กรควรประเมินผลงานของเด็กฝึกงานโดยอ้างอิงจากประเด็นสำคัญเหล่านี้

• คุณภาพของงาน (Quality) : หัวหน้าทีมต้องดูว่าเด็กฝึกงานสามารถทำงานได้ตามที่ตั้งเป้าหมายไว้หรือไม่ หากไม่ได้ ต้องอธิบายและช่วยเหลือเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานให้ดียิ่งขึ้น
• ความแม่นยำ (Accuracy) : นอกจากทำงานเสร็จตามเวลาแล้ว เด็กฝึกงานยังจำเป็นต้องทำงานให้ผิดพลาดน้อยที่สุดด้วย เพราะหากงานเสร็จเร็วแต่ไม่สามารถใช้งานได้จริงหรือต่ำกว่ามาตรฐาน ก็ถือว่าเป็นงานที่ไม่ก่อให้เกิดประโยชน์ใด ๆ เช่นกัน

HR ควรติดตามข่าวคราวของเด็กฝึกงานหลังออกจากองค์กรไปแล้ว

ปกติแล้วองค์กรทั่วไปจะมีระบบดูแลพนักงานเก่า (Alumni Management) ซึ่งระบบนี้ควรนำมาใช้กับเด็กฝึกงานด้วยเช่นกัน ทั้งนี้หากเด็กฝึกงานดังกล่าวมีศักยภาพมาก องค์กรสามารถชวนมาทำงานเป็นพนักงานประจำเมื่อเรียนจบ หรือแม้แต่ช่วยเขียนหนังสือแนะนำตัวหากเด็กฝึกงานอยากลองไปหาโอกาสจากที่อื่นก่อน ให้คิดเสมอว่าองค์กับเด็กฝึกงานต้องจากกันด้วยดี เพราะในโลกของการทำงานนั้น จะช้าหรือเร็วก็มีโอกาสกลับมาเกี่ยวข้องกันแน่นอน

เด็กฝึกงานควรได้รับค่าจ้างหรือไม่

นี่คือปัญหาที่เกิดข้อถกเถียงกันมาตลอด เพราะแม้การฝึกงานที่ไม่มีการจ่ายค่าจ้างจะถือเป็นเรื่องธรรมดา โดยเฉพาะการฝึกงานที่เป็นส่วนหนึ่งของหลักสูตรการศึกษา แต่ก็มีคำถามตามมาว่าองค์กรควรจะมีสวัสดิการบางอย่างมาทดแทนตามความเหมาะสมเพื่อตอบสนองกับความตั้งใจของเด็กฝึกงานหรือไม่ ทั้งนี้เพื่อป้องกันการสั่งงานอย่างไม่เหมาะสมของบางองค์กรที่เลือกเอาประเด็น “จบการศึกษา” มาเป็นตัวประกันไว้ใช้งานอย่างไม่เป็นธรรม 

ผู้เชี่ยวชาญแนะนำว่าก่อนที่จะมองเรื่องสวัสดิการอื่น ๆ ตัวบริษัทและเด็กฝึกงานต้องสร้างการรับรู้ร่วมกันก่อนว่าการฝึกงานครั้งนี้มีหน้าที่ต้องรับผิดชอบและมีการตอบแทนอย่างไร และถ้าองค์กรต้องการให้เด็กฝึกงานทำหน้าที่นอกเหนือจากนั้น ก็จำเป็นต้องแสดงความเป็นมืออาชีพด้วยการสอบถามความสมัครใจและพิจารณาเรื่องสิ่งตอบแทนกันอีกครั้ง อย่างไรก็ตามหากองค์กรไม่มีนโยบายเรื่องค่าใช้จ่ายตรงนี้จริง ๆ ก็สามารถปรับเป็นสวัสดิการด้านอื่น ๆ เช่นให้สิทธิ์ในการฝึกอบรม, เลี้ยงอาหาร, ช่วยเหลือค่าเดินทาง เป็นต้น ทั้งนี้องค์กรสามารถพิจารณาการให้ค่าจ้างเป็นรายกรณีหากเห็นว่าเด็กฝึกงานมีศักยภาพเพียงพอสำหรับการต่อยอดในอนาคตจริง ๆ

องค์กรสามารถเปลี่ยนเด็กฝึกงานให้กลายเป็นพนักงานประจำได้อย่างไร

อธิบายก่อนว่าการหาพนักงานใหม่แต่ละครั้ง องค์กรต้องใช้งบประมาณมากขึ้นจากฐานเงินเดือนพนักงานทั่วไปถึงราว 200% เพราะต้องลงทุนเพื่อประกาศรับสมัครงาน,​ สัมภาษณ์ผู้สมัคร, ฝึกอบรมเพื่อช่วยปรับตัวให้เข้ากับองค์กร และต้องเสี่ยงต่อการลาออก (ยิ่งปัจจุบันที่ต่อยอดมาจากช่วง The Great Resignation) ดังนั้นการเปลี่ยนเด็กฝึกงานมาเป็นพนักงานประจำจะช่วยประหยัดทรัพยากรตรงส่วนนี้ได้เป็นอย่างด

สิ่งที่ทุกองค์กรต้องทำเมื่อรับเด็กฝึกงานและตั้งเป้าว่าอยากเปลี่ยนเด็กฝึกงานคนดังกล่าวให้กลายเป็นพนักงานประจำก็คือการทำให้มั่นใจได้ว่าเด็กฝึกงานมีประสบการณ์ในด้านดีกับองค์กรจริง ๆ ไม่ว่าจะเป็นความสัมพันธ์กับเพื่อนร่วมงาน, โอกาสในการเรียนรู้และต่อยอดตามเป้าหมายที่ตั้งไว้ รวมถึงโอกาสในการเพิ่มพูนทักษะใหม่ ๆ ให้เป็นคนที่เก่งขึ้น ดังนั้นองค์กรเองก็ต้องให้เด็กฝึกงานแบกภาระที่ยากลำบากดูบ้าง เพื่อพิสูจน์ทักษะการแก้ปัญหาและบริหารจัดการชีวิต การเพิ่มพูนทักษะตรงนี้เรื่อย ๆ จะช่วยให้เด็กฝึกงานมีความพร้อมเมื่อเวลาเปลี่ยนผ่านมาถึงจริง ๆ

การประเมินแบบ 360 องศา (360-Degree Feedback)

เมื่อองค์กรแน่ใจแล้วว่าเด็กฝึกงานที่รับมาดีพอสำหรับการเปลี่ยนเป็นพนักงานประจำจริง ๆ สิ่งที่ HR ต้องทำก็คือการร่าง Job Description ใหม่เพื่อชี้แจงว่างานที่ทำจะเปลี่ยนจากโหมดฝึกงานมาเป็นโหมดทำงานจริง ไม่ใช่เพียงทำหน้าที่เหมือนเดิมแต่เปลี่ยนสถานะเท่านั้น และควรทำการสัมภาษณ์แบบ 360 องศาโดยสอบถามจากทั้งตัวเด็กฝึกงานและพนักงานคนอื่นที่มีประสบการณ์ทำงานร่วมกัน หากมีข้อกังวลใจใด ๆ ก็ให้สอบถามกันตามตรงว่าสามารถแก้ไขปัญหาดังกล่าวได้หรือไม่ ห้ามมองข้ามขั้นตอนนี้เด็ดขาด

นอกจากนี้องค์กรยังจำเป็นต้องศึกษาข้อเสนอ (Offer) ของบริษัทคู่แข่งในสายงานเดียวกันด้วยว่ามีแนวทางด้านการรับพนักงานใหม่อย่างไร และข้อเสนอขององค์กรแข็งแรงพอต่อสู้กับคู่แข่งรายอื่น ๆ หรือไม่ เราไม่สามารถโน้มน้าวให้คนเซ็นสัญญากับองค์กรโดยอ้างอิงกับความดีความชอบและชื่อเสียงเก่า ๆ ขององค์กรเด็ดขาด

บทสรุป Intern Management

ไม่ว่าจะเป็นเด็กฝึกงานหรือพนักงานประจำ สิ่งที่องค์กรต้องทำคือการบริหารจัดการบุคคลเหล่านั้นอย่างมืออาชีพตามสิทธิ์ที่ควรได้รับ ไม่คิดเอาเปรียบเด็กฝึกงานโดยคิดว่าเป็นผู้ที่มีประสบการณ์น้อยกว่า เพราะปัจจุบันโลกของการทำงานเปลี่ยนไปตามแนวคิด “การเรียนรู้ไร้พรมแดน”​ (Learning is Boundaryless) ความรู้ของคนรุ่นเก่าอาจไร้ประโยชน์ และความคิดของคนรุ่นใหม่อาจกลายเป็นพลังขับเคลื่อนที่ยกระดับองค์กรให้ก้าวไกลไปอีกขั้นได้เช่นกัน

การคัดเลือกเด็กฝึกงานเป็นหน้าที่ใหญ่อีกอย่างหนึ่งของ HR Recruitment ดังนั้นหากองค์กรของคุณต้องการคนมาดูแลตรงนี้แต่ไม่รู้จะปรึกษาผู้เชี่ยวชาญที่ไหน เราขอแนะนำบริการ HREX แพลตฟอร์มแรกของเมืองไทยที่รวบรวมผลิตภัณฑ์และบริการ HR เอาไว้มากที่สุดในประเทศ ไม่ว่าคุณจะต้องการพนักงานแบบไหน ก็ครบจบปิดงานได้ในคลิกเดียว