HR ต้องทำอะไรบ้าง เมื่อรู้ว่าพนักงานลาออกแน่นอน

ในกระบวนการทำงานของฝ่ายทรัพยากรบุคคล หนึ่งสถานการณ์ที่หลีกเลี่ยงได้ยากก็คือ การลาออกของพนักงาน ซึ่งถือเป็นสิทธิขั้นพื้นฐานที่ทุกคนสามารถตัดสินใจลาออกได้ ไม่ว่าจะอยู่ในตำแหน่งเล็กหรือใหญ่เพียงใดก็ตาม

ทว่าสิ่งที่ทำให้ HR หลายคนปวดหัวตามมาก็คือ กระบวนการหลังจากนี้ที่จะต้องจัดการสารพัดสิ่งที่เกี่ยวข้องกับพนักงานคนนั้น ทั้งเรื่องเอกสารข้อมูล เรื่องระบบเทคโนโลยีสารสนเทศ เรื่องการพูดคุยกับเพื่อนร่วมงาน ไปจนถึงเรื่องเข้ม ๆ อย่างกฎหมาย

วันนี้ HREX เลยจะมาแนะนำข้อควรปฏิบัติพื้นฐานของฝ่ายทรัพยากรบุคคล เมื่อเรามั่นใจแล้วว่า พนักงานที่รักของเรานั้นกำลังจะออกแน่นอน 100%

พนักงานลาออกเพราะอะไรได้บ้าง

การลาออกของพนักงานถือเป็นสิ่งที่อยู่เหนือการควบคุม แม้แต่บริษัทที่ดีที่สุด เจ้านายเก่ง สวัสดิการเจ๋งก็อาจไม่สามารถเหนี่ยวรั้งให้พนักงานทำงานกับเราได้ตลอดชีวิต เพราะสาเหตุที่ทำให้พนักงานคนหนึ่งลาออกนั้นมีสารพัดเหตุผล เช่น ลาออกเพราะไปเรียนต่อ ลาออกเพราะต้องกลับบ้านต่างจังหวัด หรือบางทีก็เป็นการลาออกแบบไม่มีเหตุผลด้วยซ้ำ ซึ่ง 3 ปัญหาหลักที่มักมีเหมือนกันคือ

• ปัญหาเงิน: เงินเดือนน้อยเกินไป มีบริษัทอื่นเสนอเงินสูงกว่า ไม่มีโบนัส ค่าคอมมิชชั่นหดหาย
• ปัญหางาน: งานหนักจนเกินไป งานล้นมือจนเกินเหตุ งานเกินที่ตกลงไว้ งานกดดันจนเครียด
• ปัญหาคน: ทะเลาะกัน ความเห็นไม่ลงรอย ไม่มีใครยอมใคร ไม่ทำงานเป็นทีม

ทั้งนี้ HR NOTE.asia เคยเขียนบทความ 15 สาเหตุหลักที่พนักงานจะขอลาออกไปแล้ว สามารถอ่านบทความนี้ก่อนเพื่อเข้าใจ insight พนักงาน และพิจารณาดูว่าพนักงานของเรานั้นอาจลาออกเพราะเหตุผลใด เผื่อว่า HR จะได้พูดคุย ทำความเข้าใจ หรือแม้กระทั่งแก้ไขปัญหาให้เขาเปลี่ยนใจได้ นำไปสู่วิธีแก้ปัญหา ถ้าไม่อยากให้พนักงานลาออกนั่นเอง 

วิธีแก้ปัญหา ถ้าไม่อยากให้พนักงานลาออก

การรับมือขั้นแรกของ HR เมื่อพนักงานลาออก

การลาออกทำให้กระบวนการทำงานหยุดชะงัก โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อพนักงานคนนั้นเป็นพนักงานทรงคุณค่า เป็นผู้เชี่ยวชาญ หรือมีทักษะเฉพาะทางที่หาคนแทนได้ยาก แต่เมื่อพวกเขาตัดสินใจแน่วแน่แล้วว่าจะลาออก HR ต้องตั้งสติตัวเองให้ได้ก่อน แล้วกล้าเผชิญหน้ากับการลาออกครั้งนี้

เพราะหลายครั้งที่ HR มักพยายามบ่ายเบี่ยงและเยื้อพนักงานเกินความจำเป็น หรือแม้กระทั่งยื่นข้อเสนอ Counteroffer แทบจะทันที  ซึ่งก่อให้เกิดความลำบากใจไปจนถึงความน่ารำคาญใจแก่พนักงาน กลายเป็นว่าการลาออกครั้งนี้เกิดความเข้าใจผิดกัน

โดยเมื่อเรารับรู้ว่าพนักงานต้องการลาออกจริง ๆ 100% สิ่งแรกที่ต้องทำคือการให้เขียนจดหมายลาออกอย่างเป็นทางการ ระบุถึงวันสิ้นสุดการทำงานให้ชัดเจน เพื่อที่ว่าจดหมายการลาออกนี้จะเป็นเอกสารสำคัญที่ใช้ระบุความประสงค์ลาออกเองของพนักงาน และป้องกันไม่ได้เกิดการเรียกร้องค่าชดเชยที่บริษัทไม่จำเป็นต้องจ่าย รวมไปถึงการแนะนำให้พนักงานไปลงทะเบียนผู้ประกันตนกรณีว่างงานต่อไป

HR มีข้อสงสัยหรือคำถามเกี่ยวกับประเด็นนี้

Q: การยื้อพนักงานเก่งๆ โดยการเอาเงินอัด (counter offer) มันเวิร์คมั๊ยครับ

ในฐานะหัวหน้า ผมอยากปรึกษาหน่อยครับว่าการที่ลูกน้องที่ทำงานกับเรามาหลายปีมาคุยว่าอยากลาออก แต่เราไม่อยากเสียเค้าไปเลยคิดว่าจะลองไปต่อรองกับผู้บริหารเพื่อเพิ่มเงินเดือนให้ ถ้าตัดสินใจแบบนี้ถือว่ามีความเสี่ยงรึเปล่า และจะได้ผลระยะยาวมากน้อยแค่ไหนครับ

A: การ offer ให้พนักงานอยู่กับองค์กรโดยใช้สิ่งจูงใจในรูปที่เป็นตัวเงิน สามารถใช้ในการจูงใจพนักงานสำหรับพนักงานบางคน แต่ไม่สามารถแก้ไขถึงปัญหาต้นเหตุของปัญหาที่แท้จริง 

และความต้องการของแต่ละคนที่ไม่เหมือนกัน ดังนั้นฝ่าย HR ต้องหาสาเหตุที่พนักงานลาออกเพื่อนำเสนอให้กับผู้บริหารในการปรับปรุงสิ่งจูงใจได้อย่างเหมาะสมครับ

8 ขั้นตอนพื้นฐานที่ HR ต้องกระทำ เมื่อพนักงานลาออก

มีเว็บไซต์มากมายที่แนะนำขั้นตอนการทำงานของทรัพยากรบุคคลเมื่อพนักงานลาออก ซึ่งเราได้รวบรวมและกลั่นออกมาเป็นพื้นฐานแบบฉบับ HREX ที่สามารถหยิบไปประยุกต์หรือปรับแต่งเพิ่มเติมได้ดังนี้

1. ขอจดหมายลาออกอย่างเป็นทางการ

การขอให้พนักงานลงนามในหนังสือลาออกอย่างเป็นทางการ ก็เพื่อบันทึกว่าพนักงานคนนั้นตัดสินใจออกโดยความสมัครใจ ไม่ใช่การบีบบังคับหรือการเลิกจ้าง โดยรายละเอียดต้องมีการระบุวันที่มีผลบังคับด้วย เอกสารดังกล่าวจะเป็นรักษาผลประโยชน์ของบริษัทและตัวพนักงานเอง

2. ถ่ายโอนความรู้และความรับผิดชอบให้กับพนักงานคนอื่น

พูดคุยกับพนักงานและหัวหน้างานเพื่อกำหนดสถานะของโครงการปัจจุบันที่รับผิดชอบ เพื่อสร้างแผนมอบหมายหน้าที่หรือแผนผู้สืบทอดให้พนักงานใหม่รับช่วงต่อโดยไม่มีการสะดุด บันทึกกระบวนการทำงานที่สำคัญ และหากมีเวลาเอื้ออำนวยก็สามารถให้พนักงานฝึกอบรมเพื่อนร่วมงานที่เกี่ยวข้องกับความรับผิดชอบหลักนั้น ๆ ในฐานะพี่เลี้ยงเฉพาะกิจได้ 

3. แจ้งข้อมูลที่เป็นประโยชน์แก่พนักงานที่ลาออก

เป็นสิ่งสำคัญที่ HR จะต้องแจ้งสิทธิประโยชน์ทางกฎหมายให้แก่พนักงานที่ลาออก เนื่องจากทุก ๆ ประเทศจะมีกฏหมายต่าง ๆ ที่รองรับ เช่น ประกันสังคมที่บริษัทเอกชนส่วนใหญ่จะดำเนินการให้เสมอ ซึ่งจะมีการจ่ายเงินชดเชยสำหรับผู้ประกันตนกรณีว่างงานจากการเลิกจ้างและลาออกปกติด้วย

โดยกรณีถูกเลิกจ้าง จะได้รับเงินทดแทนระหว่างการว่างงานปีละไม่เกิน 180 วัน ในอัตราร้อยละ 50 ของค่าจ้างเฉลี่ย โดยคำนวณจากฐานเงินสมทบขั้นต่ำเดือนละ 1,650 บาท และฐานเงินสมทบสูงสุดไม่เกิน 15,000 บาท เช่น ผู้ประกันตนมีเงินเดือนเฉลี่ย 10,000 บาท จะได้รับเดือนละ 5,000 บาท

ส่วนกรณีลาออกเองหรือสิ้นสุดสัญญาจ้างตามกำหนดระยะเวลา ได้รับเงินทดแทนระหว่างการว่างงานปีละไม่เกิน 90 วัน ในอัตราร้อยละ 30 ของค่าจ้างเฉลี่ย โดยคำนวณจากฐานเงินสมทบขั้นต่ำเดือนละ 1,650 บาท และฐานเงินสมทบสูงสุดไม่เกิน 15,000 บาท เช่น ผู้ประกันตนมีเงินเดือนเฉลี่ย 10,000 บาท จะได้รับเดือนละ 3,000 บาท แถมพนักงานที่ลาออกจะยังสามารถใช้สิทธิประกันสังคมต่อได้อีก 6 เดือน โดยมิต้องเสียค่าใช้จ่าย (กรณีเจ็บป่วยหรือประสบอันตราย กรณีคลอดบุตร กรณีทุพพลภาพและกรณีเสียชีวิต)

สามารถขึ้นทะเบียนออนไลน์และรายงานตัวว่างงานที่เว็บไซต์ของกรมการจัดหางาน ภายใน 30 วันหลังลาออกที่ https://empui.doe.go.th/auth/index

4. รับคืนทรัพย์สินของบริษัท

วันสุดท้ายของการทำงานควรให้พนักงานคืนทรัพย์สินของบริษัททั้งหมด เช่น บัตรประจำตัว อุปกรณ์อิเล็กทรอนิก โทรศัพท์มือถือ แล็ปท็อป หรือกุญแจอาคาร จากนั้นประสานงานกับฝ่ายไอทีเพื่อปิดใช้งานรหัสต่าง ๆ เช่น รหัสเข้าอาคาร คอมพิวเตอร์ หรือข้อมูลความลับ เพื่อรักษาความปลอดภัยของบริษัท

5. จ่ายเงินเดือนครั้งสุดท้าย

เป็นการปฏิบัติตามกฎหมายซึ่งต้องครบกำหนดรวมไปถึงสวัสดิการอื่น ๆ (ถ้ามี) ก่อนจะดำเนินการปิดระบบการจ่ายเงินสำหรับพนักงานคนนั้นผ่านผู้ให้บริการที่บริษัทเลือกใช้ รวมไปถึงการยืนยันที่อยู่หรืออีเมลส่วนตัวพนักงาน เพื่อส่งสลิปเงินเดือนงวดสุดท้ายด้วย

6. ออกหนังสือรับรองการทำงาน

หากพนักงานเรียกขอให้ทำหนังสือรับรองการทำงาน ก็ต้องออกให้ในวันสุดท้ายของการทำงานไม่ว่ากรณีใดก็ตาม เพราะกรณีการออกหนังสือรับรองการทำงานมีกฎหมายระบุไว้ชัดเจนตามประมวลกฎหมายแพ่งและพาณิชย์ มาตรา 585 บัญญัติว่า “เมื่อการจ้างแรงงานสิ้นสุดลงแล้ว ลูกจ้างชอบที่จะได้รับใบสำคัญแสดงว่าลูกจ้างนั้นได้ทำงานมานานเท่าไร และงานที่ทำนั้นเป็นงานอย่างไร” โดยแตกต่างจากการออก หนังสือรับรองเงินเดือน

7. แจ้งเพื่อนร่วมงานที่เกี่ยวข้อง เจ้าหน้าที่ และผู้ที่เกี่ยวข้องกับทำงานทั้งหมด

เป็นการแจ้งพนักงาน เพื่อนร่วมงาน รวมไปถึงลูกค้าหลักถึงการลาออกให้ทุกคนได้ทราบ พร้อมทั้งให้รายละเอียดพนักงานคนใหม่ที่จะเข้ามาทำงานต่อในอนาคต แน่นอนว่าควรหลีกเลี่ยงการเปิดเผยเหตุผลของการลาออกของพนักงานด้วย และสามารถนัดแนะช่วงเวลาให้พนักงานได้บอกลาทุก ๆ คนด้วย

8. ดำเนินการ Exit Interview

Exit Interview ถือเป็นขั้นตอนที่สำคัญมาก ๆ แต่หลายองค์กรกลับมองข้ามแบบไม่สนใจใยดี ทั้ง ๆ ที่เป็นเครื่องมือที่มีประโยชน์มากในการได้มาซึ่งข้อมูล ทั้งนี้องค์กรสามารถเลือกวิธีการสัมภาษณ์ได้หลากหลาย ตามแต่วัฒนธรรมและความสะดวกใจ เพราะข้อมูลที่ได้มานั้น สามารถทำให้เรามองเห็นจุดแข็ง จุดอ่อน หรือกระทั่งสาเหตุที่แท้จริงที่พนักงานลาออก แล้วนำมาต่อยอดสร้างมาตรการหรือกลยุทธ์ป้องกันไม่ให้พนักงานลาออกได้

ทำไม Exit Interview จึงเป็นสิ่งสำคัญ

บทสรุป

แน่นอนว่าคงไม่มีใครอยากสูญเสียพนักงานคนเก่งของบริษัทไปหรอก แต่เมื่อวันนั้นมาถึง HR ก็ต้องทำหน้าที่ของตัวเองตามขั้นตอนอย่างสุดความสามารถ ก่อนจะโบกมือลาพวกเขาด้วยความเสียดาย

ฉะนั้นหากองค์กรไม่อยากให้มีสถานการณ์แบบนี้ การป้องกันย่อมดีกว่าการแก้ไข โดยเฉพาะฝ่ายทรัพยากรบุคคลที่เป็นหัวใจขององค์กรในฐานะผู้บริหารคน สิ่งที่ทำได้คือการใช้กลยุทธ์ในการรักษาพนักงานฝีมือเยี่ยมให้อยู่กับองค์กร (Employee Retention Strategy) และสร้างมาตรการรักษาพนักงานให้อยู่กับองค์กร นี่จึงเป็นวิธีการที่ดีกว่ามาเยื่อยื้อในวันที่สายไป การรักษาความสัมพันธ์ระหว่างที่ยังเป็นพนักงานจึงอาจเป็นทางออกที่ดีที่สุด