การออกหนังสือรับรองเงินเดือน และเหตุผลที่ HR ต้องขอดูระหว่างการสมัครงาน

Highlight

  • HR เป็นตำแหน่งที่ทำงานเกี่ยวข้องกับหนังสือรับรองเงินเดือนในหลายแง่มุม ตั้งแต่เป็นฝ่ายที่มีอำนาจในการออกหนังสือรับรองเงินเดือน และเป็นฝ่ายที่เรียกขอดูเวลารับสมัครงาน
  • การออกหนังสือรับรองเงินเดือนจำเป็นต้องถามหาวัตถุประสงค์เพื่อระบุไว้ในเอกสารด้วย เพื่อป้องกันมิให้พนักงานนำไปใช้ในกรณีอื่นที่ไม่ได้แจ้งไว้
  • ถ้าพนักงานยังมีสภาพเป็นลูกจ้าง องค์กรมีสิทธิไม่ออกหนังสือรับรองเงินเดือนได้ แต่ถ้าหากพนักงานพ้นสภาพลูกจ้างแล้ว องค์กรจำเป็นต้องออกหนังสือรับรองเงินเดือนหรือหนังสือรับรองการทำงาน ตาม พ.ร.บ. คุ้มครองแรงงาน
  • ส่วนในมุมการรับสมัครงาน HR ควรเรียกขอดูหนังสือรับรองเงินเดือน เพื่อใช้ในการคำนวณค่าตอบแทนที่เหมาะสม ซึ่งผู้สมัครเองก็มีสิทธิ์ไม่เปิดเผยให้ HR ได้เช่นกัน

การออกหนังสือรับรองเงินเดือน และเหตุผลที่ HR ต้องขอระหว่างการสมัครงาน

เป็นธรรมเนียมอย่างหนึ่งไปแล้วที่ฝ่ายทรัพยากรบุคคลหรือ HR มักเรียกขอดู หนังสือรับรองเงินเดือน หรือ ใบรับรองเงินเดือน ในฐานะเอกสารประกอบสำคัญในกระบวนการสรรหาพนักงานใหม่ ทำให้ผู้สมัครหลายคนเกิดความสงสัยว่า ทำไม HR ต้องขอหนังสือรับรองเงินเดือนระหว่างการสมัครงานด้วย?

เพื่อไขข้อสงสัยทั้งฝ่ายพนักงานว่าทำไมต้องขอ? และฝ่าย HR ว่าขอเพื่อดูอะไร? 

วันนี้ HR NOTE จึงคุยกับผู้เชี่ยวชาญฝ่ายทรัพยากรมนุษย์โดยตรงว่า ทำไมต้องขอหนังสือรับรองเงินเดือนตอนรับสมัครงาน รวมไปถึงสิ่งสำคัญในการออกหนังสือรับรองเงินเดือนที่ HR ทุกคนควรรู้

Contents

หนังสือรับรองเงินเดือน คืออะไร

หนังสือรับรองเงินเดือน (Salary Certificate) เป็นเอกสารสำคัญที่องค์กรมีหน้าที่ออกให้แก่พนักงาน เพื่อระบุตัวตนและค่าตอบแทนว่าเป็นบุคลากรของบริษัทจริง โดยพนักงานไม่สามารถออกหนังสือรับรองเงินเดือนเองได้ ต้องให้เจ้าของกิจการหรือผู้ที่ได้รับมอบหมาย เช่น ฝ่ายทรัพยากรบุคคลเป็นผู้ออกเอกสารเท่านั้น หากพนักงานหรือลูกจ้างทำเอกสารด้วยตัวเอง จะถือว่าทุจริตปลอมแปลงเอกสารได้

ส่วนมากพนักงานจะขอหนังสือรับรองเงินเดือนเพื่อนำไปใช้ในธุรกรรมกับสถาบันทางการเงินหรือหน่วยงานราชการ เช่น การขอสินเชื่อ การขอวีซ่า หรือการสมัครบัตรเครดิต เป็นต้น ฉะนั้น HR ต้องถามหาวัตถุประสงค์ทุกครั้งที่พนักงานมาขอเอกสารนี้ 

หนังสือรับรองเงินเดือน VS. หนังสือรับรองการทำงาน

หนังสือรับรองเงินเดือน องค์กรสามารถออกให้พนักงานระหว่างปฏิบัติงานอยู่ และยังไม่สิ้นสุดการจ้าง เพื่อสิทธิประโยชน์ของพนักงานในการทำธุรกรรมต่าง ๆ

หนังสือรับรองการทำงาน องค์กรจะออกให้เพื่อรับรองการปฏิบัติงานของพนักงาน โดยให้พนักงานในวันสุดท้ายที่มาปฏิบัติงานไม่ว่ากรณีใดก็ตาม เช่น ลาออก เลิกจ้าง หรือเลิกกิจการ

องค์ประกอบของหนังสือรับรองเงินเดือน

การออกหนังสือรับรองเงินเดือน และเหตุผลที่ HR ต้องขอระหว่างการสมัครงาน

หนังสือรับรองเงินเดือน (Salary Certificate) จะแตกต่างจากสลิปเงินเดือน (Salary Slip) ตรงที่องค์ประกอบในเอกสารจะแตกต่างกัน โดยสลิปเงินเดือนจะมีการรวมรายได้ทั้งหมด รวมไปถึงการหักภาษีมาให้ แต่หนังสือรับรองเงินเดือนจะบอกแต่รายได้ต่อเดือนแบบไม่หักภาษี ทั้งนี้เจ้าของกิจการหรือ HR ควรออกหนังสือรับรองให้กับพนักงาน โดยมีองค์ประกอบสำคัญ ดังนี้

  • การระบุเอกสารว่าเป็น “หนังสือรับรองเงินเดือน” อย่างชัดเจน
  • ชื่อ-นามสกุลของพนักงาน
  • ชื่อองค์กร
  • ตำแหน่งงาน
  • วัน/เดือน/ปีที่เริ่มต้นทำงาน จนถึงวันที่ออกหนังสือรับรองเงินเดือน
  • อัตราเงินเดือนโดยไม่รวมค่าตอบแทนอื่น
  • วัตถุประสงค์ในการออกเอกสาร เช่น ใช้สำหรับการขอสินเชื่อ / การสมัครบัตรเครดิต
  • วันที่ออกเอกสาร
  • ลงชื่อผู้ออกเอกสาร หรือผู้ที่มีอำนาจในการออกหนังสือเงินเดือนพร้อมตำแหน่ง
  • ตราประทับของบริษัท (ขึ้นอยู่กับนโยบายของบริษัท)

 

HR มีข้อสงสัยหรือคำถามเกี่ยวกับประเด็นนี้ 

Q: HR เซ็นหนังสือรับรองเงินเดือนของตัวเองได้หรือไม่

รบกวนสอบถามค่ะ เราเป็นฝ่ายบุคคล สามารถเซ็นหนังสือรับรองเงินเดือนของตัวเองเพื่อทำเรื่องกับธนาคารได้ไหมคะ

 

A: โดยปกติแล้ว หนังสือรับรองเงินเดือนควรให้นายจ้าง หรือ กรรมการผู้มีอำนาจในบริษัทเซ็นรับรอง

ควรให้ผู้ที่อำนาจสูงกว่า หรือไม่ก็นายจ้างไปเลย,,,

 

 

ตัวอย่างการออกหนังสือรับรองเงินเดือน

ตัวอย่างหนังสือรับรองเงินเดือน: บริษัทเอกชน

การออกหนังสือรับรองเงินเดือน และเหตุผลที่ HR ต้องขอระหว่างการสมัครงาน

ที่มา kasikornbank

ตัวอย่างหนังสือรับรองเงินเดือน: หน่วยงานข้าราชการ 

การออกหนังสือรับรองเงินเดือน และเหตุผลที่ HR ต้องขอระหว่างการสมัครงาน

ที่มา cmi4.go.th

ข้อกฎหมายกับการออกหนังสือรับรองเงินเดือน

การออกหนังสือรับรองเงินเดือน และเหตุผลที่ HR ต้องขอระหว่างการสมัครงาน

จริง ๆ แล้ว การขอหนังสือรับรองเงินเดือนไม่ได้มีกฎหมายรองรับว่าองค์กรจำเป็นต้องออกให้พนักงาน ฉะนั้นการจะออกหนังสือรับรองเงินเดือนจึงเป็นสิทธิของนายจ้างที่จะให้หรือไม่ก็ได้ อย่างไรก็ตาม ปกติแล้วพนักงานจะขอหนังสือรับรองเงินเดือนเพื่อทำธุรกรรมต่าง ๆ หากพนักงานมาขอให้ HR ออกใบรับรองเงินเดือน ก็ควรถามวัตถุประสงค์ที่ต้องการให้ชัดเจน เพื่อระบุไว้ในหนังสือเช่นกัน

ทั้งนี้ HR ห้ามสับสนกับ หนังสือรับรองการทำงาน เด็ดขาด เพราะกรณีการออกหนังสือรับรองการทำงานมีกฎหมายระบุไว้ชัดเจนตามประมวลกฎหมายแพ่งและพาณิชย์ มาตรา 585 บัญญัติว่า “เมื่อการจ้างแรงงานสิ้นสุดลงแล้ว ลูกจ้างชอบที่จะได้รับใบสำคัญแสดงว่าลูกจ้างนั้นได้ทำงานมานานเท่าไร และงานที่ทำนั้นเป็นงานอย่างไร”

นั่นหมายถึงเมื่อการจ้างงานสิ้นสุดลง เช่น ลาออก เลิกจ้าง หรือเลิกกิจการ องค์กรมีหน้าที่ออกหนังสือรับรองการทำงานให้กับลูกจ้าง และพนักงานก็มีสิทธิร้องขอไม่ว่าจะสิ้นสุดสัญญาจ้างเป็นเวลานานเท่าใด หากองค์กรฝ่าฝืนไม่ออกหนังสือรับรองการทำงานให้ ลูกจ้างเองก็สามารถรักษาสิทธิประโยชน์ตนเองได้โดยการยื่นคำร้องต่อพนักงานตรวจแรงงาน เพื่อให้มีคำสั่งให้นายจ้างปฏิบัติตาม พ.ร.บ. คุ้มครองแรงงาน นั่นเอง

 

ทำไม HR ต้องขอหนังสือรับรองเงินเดือนระหว่างการสมัครงาน

อย่างที่รู้กันในกระบวนการสรรหา ฝ่ายทรัพยากรบุคคลหลาย ๆ องค์กรมักเรียกขอหนังสือรับรองเงินเดือน หรือ สลิปเงินเดือนที่เก่ากันตลอด ทำให้หลายคนสงสัยว่าจะเรียกทำไม ในเมื่อบางครั้งบริษัทก็ตั้งเกณฑ์เงินเดือนที่ต้องการไว้แล้ว หรือทางพนักงานเองก็มีเงินเดือนที่คาดหวัง จนเกิดคำถามว่า HR จำเป็นต้องขอหนังสือรับรองเงินเดือนอีกหรือไม่?

คำตอบในมุม HR คือ จำเป็นต้องโชว์หนังสือรับรองเงินเดือนให้ทราบด้วย นั่นก็เพราะ HR ต้องใช้ฐานเงินเดือนเพื่อคำนวณค่าตอบแทนใหม่ที่ต้องการนำเสนอ เช่น กรณีที่ต้องการตัวพนักงานอาจมีการเพิ่มเงินเดือน 15%-20% นอกจากนี้ยังเป็นการตีค่าความสามารถพนักงานไม่ให้มากเกินไปกว่าที่องค์กรจะรับไหว นำไปสู่กระบวนการต่อรองเงินเดือนในระยะต่อไป

เพื่อความชัดเจนในคำตอบ เราจึงไปถาม HR ผู้เชี่ยวชาญดูว่า แท้จริงแล้วฝ่ายทรัพยากรมนุษย์เรียกขอหนังสือรับรองเงินเดือนระหว่างการสมัครงานเพราะอะไรกันแน่?

ธีรพร บุนนาค ผู้เชี่ยวชาญและผู้บริหารองค์กรสายงานทรัพยากรบุคคล

“หนังสือรับรองเงินเดือนเป็นข้อมูลสำคัญของฝ่ายทรัพยากรบุคคลที่จะพิจารณาถึงการให้ค่าจ้างของพนักงานที่ผ่านการคัดเลือกเข้าทำงาน เพราะฝ่ายทรัพยากรบุคคลเองจะต้องคำนึงถึงค่าจ้างของพนักงานในปัจจุบันไม่ให้เกิดความเหลื่อมล้ำมากเกินไปในตำแหน่งที่ใกล้เคียงกัน
โดยปกติแล้วการย้ายงานจะมีการเรียกเงินเดือนที่สูงกว่าที่เคยได้อยู่ ทำให้มีโอกาสที่ค่าจ้างอาจจะสูงกว่าคนที่ทำงานอยู่ในองค์กรปัจจุบัน ซึ่งในความเป็นจริงการขอหนังสือรับรองทางที่ยังไม่ได้ลาออกอาจมีความเสี่ยงในเชิงความรู้สึก เช่น เกรงว่าขอแล้วถามผู้บังคับบัญชา/ฝ่ายทรัพยากรบุคคลในองค์กรปัจจุบันจะรู้ว่าไปสมัครงานใหม่หรือไม่ โดยอาจจะใช้หลักฐานการรับรายได้อื่นๆ เช่น ประวัติเงินเข้าประจำของธนาคารแทนได้”

ดร.เบ็ญจวรรณ บุญใจเพ็ชร วิทยากรที่ปรึกษา & ผู้เชี่ยวชาญด้านระบบงาน HRM & HRD & Learning Development

“โดยทั่วไปหลายคนที่ออกจากงานก็อยากได้หนังสือรับรองเงินเดือนไว้เป็นหลักฐานซึ่งอาจใช้ประโยชน์ได้ในอนาคต ไม่ว่าจะไปสมัครงาน หรือนำไปใช้ประโยชน์อื่นใดก็ตาม หรืออีกความเห็นหนึ่ง หนังสือรับรองเงินเดือนก็ไม่จำเป็น เพราะสามารถดูจาก Slip เงินเดือน หรือสมุดธนาคารที่บริษัทโอนเงินเดือนเข้ามา หรือให้ดูจากหนังสือรับรองการหักนำส่งประกันสังคม สรุปขึ้นอยู่กับความเห็นแต่ละบุคคลค่ะ”

พลกฤต โสลาพากุล Coach & HROD Mentor Certified OKR Professional by The KPI Institute, Lead Auditor ISO

“การขอหนังสือรับรองเงินเดือนเป็นกรณีที่ HR ต้องมีการสรรหาพนักงานเพื่อเข้ามาปฏิบัติงานในบริษัท เหตุที่ HR ขอ ก็มีหลายปัจจัย เช่น ผู้ที่มาสมัครงานนั้นเขียนเงินเดือนตามจริงหรือไม่ หาก HR สงสัยย่อมมีสิทธิขอกับทางผู้สมัครงานได้ครับ แต่ทั้งนี้ทางผู้สมัครงานก็มีสิทธิไม่ให้ได้เช่นกัน (โดยจะสอดคล้องกับ พ.ร.บ.ข้อมูลส่วนบุคคล 2562) โดยอ้างว่าที่ทำงานเก่าไม่ออกให้ หรือจะด้วยเหตุผลใดก็ตาม แต่ทางผู้สมัครก็อาจจะหมดสิทธิในการพิจารณาเพื่อคัดเลือกให้เป็น Candidate ได้
เขียนถึงตรงนี้ ผมอยากขอแบ่งปันความรู้อีกด้านในการขอหนังสือรับรองเงินเดือนจากบริษัทเดิมที่พนักงานลาออกมาแล้ว HR หรือตัวแทนนายจ้างย่อมมีหน้าที่ในการออกหนังสือรับรองเงินเดือน /หนังสือรับรองการทำงาน  ถ้าหาก HR หรือตัวแทนนายจ้างไม่ออกให้ ลูกจ้างสามารถไปยื่นคำร้องต่อพนักงานตรวจสอบแรงงานให้นายจ้างปฏิบัติตาม พ.ร.บ. คุ้มครองแรงงาน พ.ศ.2541 มาตรา 14 ได้”

ปราการ วงษ์จำรัส Assistant Chief Executive Officer Human Resources

“เอกสารรับรองเงินเดือน ใช้เป็นการยืนยันรับรองการทำงานและรับรองเงินเดือนที่ได้รับจากบริษัท เป็นการสร้างความน่าเชื่อถือ เพราะบางบริษัทไม่ได้ใช้สลิปคาร์บอน หรือบางบริษัทระบบ payroll ยังไม่ได้ทำผ่านระบบที่ธนาคารให้บริการด้าน payroll ดังนั้นจึงต้องมีเอกสารอื่นประกอบ และในหนังสือรับรองเงินเดือนจะมีเบอร์ฝ่าย HR ให้สามารถสอบถามข้อมูลเพิ่มเติมได้ด้วย กรณีมีข้อสงสัย” 

ปราโมทย์ ลาภธนวิรุฟห์ ที่ปรึกษาด้านกฎหมายแรงงานและการบริหารทรัพยากรบุคคล

“เพื่อใช้เป็นหลักฐานแสดงถึงการทำงาน และนำไปใช้สำหรับการทำธุรกรรมทางการเงิน หรือธุรกรรมส่วนตัวอื่น ๆ เป็นขั้นตอนการตรวจสอบประวัติการทำงานและรายได้ของผู้สมัครงาน เพื่อป้องกันการให้ข้อมูลที่ไม่เป็นจริง และใช้ในการพิจารณากำหนดตำแหน่ง และรายได้ที่เหมาะสมในการจ้างเข้าทำงาน”

บทสรุป

จะเห็นว่า HR เป็นฝ่ายที่ทำงานเกี่ยวข้องกับหนังสือรับรองเงินเดือนในหลายแง่มุม ตั้งแต่เป็นฝ่ายที่มีอำนาจในการออกหนังสือรับรองเงินเดือน และเป็นฝ่ายที่เรียกขอดูเวลารับสมัครงาน ทั้งนี้การออกหนังสือรับรองเงินเดือนจำเป็นต้องถามหาวัตถุประสงค์เพื่อระบุไว้ในหนังสือด้วย เพื่อป้องกันมิให้พนักงานนำไปใช้ในกรณีอื่นที่ไม่ได้แจ้งไว้

และถ้าพนักงานยังมีสภาพเป็นลูกจ้างอยู่ องค์กรก็มีสิทธิไม่ออกหนังสือรับรองเงินเดือนได้ แต่ถ้าหากพนักงานพ้นสภาพลูกจ้างแล้ว องค์กรจำเป็นต้องออกหนังสือรับรองเงินเดือน หรือหนังสือรับรองการทำงานด้วย เพราะกรณีนี้มีกฎหมายที่กำหนดไว้

ส่วนในมุมของการรับสมัครงาน HR ควรจะเรียกขอหนังสือรับรองเงินเดือนเพื่อใช้ในการคำนวณค่าตอบแทนที่เหมาะสม ซึ่งผู้สมัครเองก็มีสิทธิ์ไม่เปิดเผยให้ HR ได้เช่นกัน นี่คือสิ่งที่ทุกคนควรเข้าใจเกี่ยวกับหนังสือรับรองเงินเดือน

 

คุณมีปัญหาหรือคำถามที่ต้องการคำตอบใช่หรือเปล่า?

หากคุณรู้สึกว่าได้รับเทคนิคดี ๆ จากบทความนี้และอยากได้รับความช่วยเหลือเพิ่มเติมอีก

สามารถตั้งคำถามได้ในชุมชนของเรา ! แล้วคุณจะได้รับคำตอบมืออาชีพจากผู้เชี่ยวชาญ

Q&A HR Board

 

Relation Tags