Job Evaluation ทำไมต้องมีการประเมินค่างาน เครื่องมือสร้างค่าตอบแทนที่ยุติธรรม

ปัญหาอย่างหนึ่งที่ทุกองค์กรต้องเจอก็คือ เสียงบ่นของพนักงานที่คิดว่าตัวเองได้รับเงินเดือนไม่เหมาะสมกับตำแหน่งหรือความรับผิดชอบที่มี ซึ่งหนึ่งในกระบวนการทำงานของ HR ที่จะช่วยคลี่คลายปัญหานั้นได้คือ Job Evaluation หรือ การประเมินค่างาน เพื่อช่วยให้เกิดความเท่าเทียมทางรายได้ในองค์กร

ทั้งนี้ การประเมินค่างาน (Job Evaluation) เป็นกระบวนการที่ซับซ้อนแต่มีความสำคัญมาก บทความนี้จึงค่อนข้างยาว โดยจะอธิบายให้เข้าใจที่สุดถึงความหมาย ความสำคัญ วิธีการ และเหตุผลที่ต้องทำการประเมินค่างานในองค์กรอย่างเต็มรูปแบบ

Job Evaluation การประเมินค่างาน คืออะไร

การประเมินค่างาน (Job Evaluation) คือ กระบวนการที่จัดทำขึ้นมาเพื่อตีค่างานต่าง ๆ ภายในองค์กรแล้วนำมาเปรียบเทียบกัน โดยจะมีการให้คะแนนสำหรับตำแหน่งงานต่าง ๆ ทุกตำแหน่งตามปัจจัยที่กำหนด ซึ่งเป็นกระบวนการที่ต้องทำอย่างเป็นทางการ

การกำหนดค่าของงานดังกล่าวนั้น จะกระทำโดยการพิจารณาที่วัตถุประสงค์ของการจ่ายเงินเป็นสำคัญโดยเฉพาะอย่างยิ่งพิจารณาให้สัมพันธ์กันระหว่างจำนวนการจ่ายค่าตอบแทนที่ให้กับคนงานตามขนาดที่พนักงานคนนั้นได้กระทำ ซึ่งจะมีผลโดยตรงต่อประสิทธิภาพขององค์กรด้วย

ผลลัพธ์การประเมินค่างานจะสามารถนำมาเป็นแนวทางการจัดกลุ่มงานตามความสำคัญของตำแหน่ง และนำมาใช้ในการจัดทำโครงสร้างเงินเดือนต่อไป

ความแตกต่างระหว่าง Job Evaluation และ Employee Evaluation

การประเมินค่างาน (Job Evaluation) เป็นเครื่องมือของ HR ที่จะกำหนดระดับตำแหน่ง และกำหนดอัตราค่าตอบแทนที่เหมาะสมและเป็นธรรมในโครงสร้างเงินเดือน โดยการประเมินนั้นจะเปรียบเทียบว่า ตำแหน่งงานหนึ่ง ๆ กับตำแหน่งงานอื่น มีค่าเหมือนหรือแตกต่างกันอย่างไร ผ่านปัจจัยทั้งความซับซ้อนของงาน ความยากของงาน หรือความรับผิดชอบของงาน ฯลฯ ซึ่งจะแตกต่างกันไป เช่น งานของโปรแกรมมีค่าอย่างไรเมื่อเทียบกับงานของฝ่ายเซลล์ เป็นต้น

ขณะที่ การประเมินพนักงาน (Employee Evaluation) จะเป็นระบบประเมินผลรายบุคคลที่ไม่มีการเปรียบเทียบข้ามแผนกหรือข้ามฝ่าย แต่จะประเมินผลปฏิบัติงานโดยอาศัยหลักเกณฑ์และวิธีการต่าง ๆ ที่ปราศจากอคติ เพื่อดำเนินการตัดสินใจปรับปรุง ส่งเสริม หรือพัฒนาพนักงานให้มีคุณภาพมากขึ้นต่อไป นับเป็นการเปิดโอกาสให้พนักงานเห็นช่องทางความก้าวหน้าของตัวเองด้วยเช่นกัน

ฉะนั้น Job Evaluation จะเป็นการเปรียบเทียบคุณค่างานแต่ละตำแหน่ง เพื่อหาค่าตอบแทนที่เป็นธรรมและลดอคติในเรื่องการจ่ายค่าตอบแทนให้ลดลง

การประเมินผลการปฎิบัติงาน (Performance Appraisal : PA) หนึ่งในเครื่องมือสำคัญขององค์กรที่ประสบผลสำเร็จ

ทำไมการประเมินค่างาน (Job Evaluation) จึงสำคัญ 

เพราะองค์กรส่วนใหญ่มีการกำหนดค่าตอบแทนพนักงานตามตำแหน่งและลำดับขั้น ทว่าเป็นการกำหนดด้วยความเคยชินเป็นหลัก แต่นั่นไม่ใช่ความผิดของผู้กำหนดอัตราเงินเดือนที่จะแบ่งตามลำดับชั้น อายุงาน หรือตามความพึงพอใจ เพียงแต่ว่าพวกเขายังไม่ทราบวิธีการกำหนดที่มีเหตุผลและเป็นวิทยาศาสตร์มากกว่าใช้ความรู้สึก

สอดคล้องกับการสำรวจจาก Cordis ที่ทำ R&D ร่วมกับสหภาพยุโรปพบว่า กว่า 49% ขององค์กรเอกชนในยุโรปมีการทำ Job Evaluation เป็นประจำ ขณะที่ธุรกิจ SMEs ประเมินค่างานน้อยกว่า 3% นำมาซึ่งแนวโน้มในการจ่ายค่าตอบแทนแบบไม่มีโครงสร้าง พนักงานขาดคุณสมบัติตามพื้นฐานอาชีพ และขาดการพัฒนาทักษะ

นั่นจึงเป็นเหตุผลที่ผู้รับผิดชอบ เช่น ฝ่ายทรัพยากรบุคคล (HR) ต้องอธิบายหลักการหรือเหตุผลในการกำหนดอัตราเงินเดือน และนำวิธีการประเมินค่างานไปใช้ในองค์กร เพื่อสร้างความยุติธรรทในการจ่ายค่าตอบแทนให้เกิดขึ้นในองค์กร ตามคอนเซปต์ที่บอกว่า “Equal Pay for Work of Equal Value” นั่นเอง

ทั้งนี้ ผลที่ได้จากการประเมินค่างานจะนำมาใช้ในการออกแบบหรือปรับปรุงโครงสร้างเงินเดือนขององค์กรให้ เกิดความเสมอภาคและเป็นธรรมกับผู้คนในองค์กร ทั้งยังสามารถใช้ประโยชน์ในกระบวนการบริหารจัดการทรัพยากรบุคคล เช่น การพิจารณาปรับเงินเดือน การพัฒนาอาชีพให้พนักงานเก่งมากกว่าเดิม (Career Development), การวางแผนผู้สืบทอดตำแหน่ง (Succession Plan), การบริหารจัดการคนเก่งในองค์กร (Talent Management) หรือแม้กระทั่ง การวาง Training Roadmap ฯลฯ

องค์กรควรประเมินค่างาน (Job Evaluation) ตอนไหน

ช่วงเวลาองค์กรจะทำการประเมินค่างานนั้น ส่วนใหญ่จะเกิดขึ้นเมื่อมีการเปลี่ยนแปลงสำคัญ ๆ ในเชิงโครงสร้างองค์กร หรือมีการขับเคลื่อนครั้งใหม่ในองค์กร เช่น การนำเทคโนโลยีมาใช้ การเพิ่มความรับผิดชอบให้พนักงาน การเกิดตำแหน่งงานใหม่ การปรับฐานเงินเดือน การลดจำนวนพนักงาน การเลิกจ้าง การเกิดขึ้นของโครงการใหม่ กระบวนการใหม่ เป็นต้น

วิธีประเมินค่างานแบบพื้นฐาน (Methods of Job Evaluation)

วิธีการประเมินค่างานแบ่งออกได้เป็น 4 วิธีใหญ่ ๆ คือ

1. วิธีการจัดลำดับ (Job Ranking Method)
2. วิธีการจำแนกตำแหน่งงาน (Job Classification Method) หรือการจัดชั้นงาน (Job Grade Method)
3. วิธีการเปรียบเทียบส่วนประกอบของงาน (Factor Comparison Method)
4. วิธีการให้แต้มหรือค่าคะแนน (Point Method)

โดยมีวิธีการใช้และเปรียบแตกต่างกันตามปัจจัยในตารางดังนี้

1. วิธีการจัดลำดับ (Job Ranking Method)

นับเป็นการประเมินที่ง่ายและเก่าแก่ที่สุด ทว่าต้องแลกมาด้วยความละเอียดที่น้อยที่สุดเช่นกัน เป็นวิธีที่นิยมใช้ในองค์กรเล็ก ๆ เพราะไม่ได้ซับซ้อนมากนัก โดยเป็นเพียงการนำงานทุกอย่าง ทุกตำแหน่งมาจัดอันดับร่วมกันแล้วเปรียบเทียบหรือประเมินโดยพิจารณาถึงความสำคัญกับองค์กรเป็นสำคัญ วิธีการนี้จะไม่มีการแยกรายละเอียดหรือน้ำหนัก แต่ผู้ประเมินจะมีเกณฑ์หรือปัจจัยในใจเสมอ เช่น ความยากง่าย ความรับผิดชอบ ฯลฯ ดังนั้นการประเมินประเภทนี้จะสำเร็จผลมากน้อยแค่ไหน ก็ขึ้นอยู่กับเกณฑ์ที่ถูกต้อง ได้มาตรฐานในการพิจารณา

ตัวอย่างวิธีการจัดลำดับ (Job Ranking Method)

บริษัทมีตำแหน่งเพียง ผู้จัดการ, พนักงานพิมพ์ดีด พนักงานบัญชี, สมุห์บัญชี และพนักงานพัสดุ เมื่อจัดลำดับแบบ Job Ranking ก็จะได้ดังนี้

2. วิธีการจำแนกตำแหน่งงาน (Job Classification Method)

มีอีกหนึ่งชื่อเรียกการจัดชั้นงาน (Job Grade Method) เป็นวิธีการที่มีแนวความคิดว่างานหลาย ๆ งานสามารถจัดกลุ่มและจำแนกออกเป็นชั้น ๆ โดยยึดถือเกณฑ์บางอย่างเพื่อการจัดแบ่ง เช่น ความยากง่ายของงาน (ง่ายมาก – ธรรมดา – ยาก – ซับซ้อน), ปริมาณงาน (น้อย – ปานกลาง –  มาก), ความรับผิดชอบ (มากน้อยตามจำนวนเงิน  – จำนวนคนในบังคับบัชญา) หรือ ประสบการณ์ (ไม่มี  – 10 ปี – มากกว่า 10 ปี) ฯลฯ ฉะนั้นแนวทางการจัดแบ่งชั้นจึงควรจัดแบ่งชั้นที่คลุมงานต่าง ๆ พร้อมระบุคุณสมบัติโดยละเอียด ให้ราคางานแต่ละชั้นงาน โดยจะต้องมีการจัดระบบการตรวจสอบเป็นครั้งคราวด้วย ซึ่งถึงแม้จะจัดเกณฑ์ได้หยาบ ๆ และลดความขัดแย้งลงได้ แต่ก็ยังเหมาะกับกิจการขนาดเล็กเท่านั้น

ตัวอย่างวิธีการจำแนกตำแหน่งงาน (Job Classification Method)

3. วิธีการเปรียบเทียบส่วนประกอบของงาน (Factor Comparison Method)

เป็นหนึ่งในวิธีที่ใช้งานกันแพร่หลายโดยเฉพาะบริษัทใหญ่ ๆ แต่ก็สามารถใช้เฉพาะบริษัทที่คนงานและฝ่ายจัดการเข้าใจกันได้ โดยวิธีการงานทุกอย่างจะต้องมีการนำไปเปรียบเทียบและประเมินตามปัจจัยสำคัญ (Critical factors) ที่ใช้วัด เช่น ความชำนาญ, ความรับผิดชอบ, การใช้แรงกาย หรือ การใช้ความคิด ซึ่งมักกระทำโดยอาศัยการวิเคราะห์จากงานหลัก (Key Jobs) ที่ไม่ค่อยเปลี่ยนแปลง และสามารถยึดถือเป็นบรรทัดฐานได้เสมอ เพราะเป็นงานหลักที่จะคงอยู่ในบริษัทเรื่อยไป

ตัวอย่างวิธีการเปรียบเทียบส่วนประกอบของงาน (Factor Comparison Method)

*ตัวเลขเป็นเพียงการสมมติ

4. วิธีการให้แต้มหรือค่าคะแนน (Point Method)

เป็นวิธีที่เข้าใจง่ายและนิยมใช้มากที่สุดในปัจจุบัน ผ่านแนวคิดที่ว่า ในบรรดางานต่าง ๆ ที่จะทำการประเมินนั้นจะมีปัจจัยที่ใช้สำหรับประเมินที่ครอบคลุมอยู่ในงานเหล่านั้น ดังนั้นถ้าหากสามารถแยกและกำหนดปัจจัยต่าง ๆ ที่จะประเมินเหล่านี้ได้ ก็จะเป็นที่ตกลงยอมรับโดยทั่วไป นอกจากนี้ปัจจัยแต่ละอย่างจะสามารถกำหนดค่าด้วยวิธีการให้แต้มเป็นคะแนน แบ่งแยกออกเป็นเกรดหรือดีกรีสำหรับใช้เป็นเครื่องวัดในการดำเนินการประเมิน เพราะฉะนั้นงานแต่ละอย่างก็จะถูกนำมาวัดกับเครื่องวัดหลาย ๆ อันที่จัดทำขึ้นโดยแยกเป็นเครื่องวัดของปัจจัยแต่ละประเภทตามแต่ละองค์กร

ตัวอย่างวิธีการให้แต้มหรือค่าคะแนน (Point Method)

ที่มาจาก edoc.

บทสรุป

เพราะ Job Evaluation หรือการประเมินค่างาน เกิดขึ้นมาเพื่อให้มีการจ่ายค่าตอบแทนที่ยุติธรรมสำหรับงานแต่ละตำแหน่ง ซึ่งถึงแม้จะเป็นกระบวนการที่ซับซ้อน แต่นั่นก็เป็นกระบวนการที่สำคัญที่ทุกองค์กรควรให้ความสนใจ

อย่าลืมว่าการประเมินค่างานจะสำเร็จผลได้ ก็ต่อเมื่อผู้รับผิดชอบในการจัดการ เช่น HR จะต้องมีการจัดการหลักเกณฑ์ที่เชื่อถือได้สำหรับใช้ทบทวน ปรับปรุง หรือจัดทำโครงสร้างค่าตอบแทน และเป็นวิธีในการควบคุมไม่ให้มีการจ่ายค่าตอบแทนที่ผิดแปลกไป

ท้ายที่สุดเมื่อองค์กรมีโครงสร้างการจ่ายค่าตอบแทนที่ชัดเจน ก็จะสามารถตอบคำถามข้อสงสัยจากพนักงานในองค์กรได้อย่างมีหลักการ ทำให้องค์กรสามารถควบคุมค่าใช้จ่ายด้านบุคลากรได้เป็นอย่างดี มีโครงสร้างเงินเดือนที่ชัดเจน และดึงดูดคนเก่ง ๆ มีความสามารถเข้ามาร่วมงานได้กับเราได้ในระยะยาวต่อไป