เปลี่ยนออฟฟิศสู่ยุคดิจิตอล ปรับการบันทึกเวลาเข้า-ออกงานสู่ระบบออนไลน์ (Online Time Attendance Management))

ฝ่ายทรัพยากรบุคคล (HR) ยังคงมีความจำเป็นที่จะต้องใช้ข้อมูลจากการบันทึกเวลาเข้า-ออกงานของพนักงานเพื่อนำไปใช้ประโยชน์อีกหลายด้านอยู่ แต่จะทำอย่างไรดีเมื่อวิถีการทำงานยุคนี้เริ่มปรับเปลี่ยนสู่วิถีดิจิตอลที่ข้อมูลนั้นแม่นยำ รวดเร็ว ว่องไว แถมเชื่อมโยงได้ง่ายดาย และสร้างความสะดวกสบายให้ชีวิตเราในหลายๆ ด้าน หนึ่งในสิ่งที่ฝ่ายทรัพยากรบุคคล (HR) สามารถปรับเปลี่ยนตัวเองสู่การเป็น HR ยุค 4.0 ที่จะเอื้อประโยชน์ให้ออฟฟิศยุคใหม่ได้มหาศาลก็คือการปรับระบบฐานข้อมูลสู่ระบบออนไลน์ที่เชื่อมต่อกันได้กับฐานข้อมูลกลางอย่างระบบคลาวด์ (Cloud System) แล้วอีกหนึ่งอย่างที่โลกแห่งการทำงานทุกวันนี้กำลังเปลี่ยนไปก็คือการนำเอาเทคโนโลยีมาใช้กับบุคลากร โดยเฉพาะเทรนด์ล้ำสมัยที่กำลังมาอย่างระบบการเช็คเวลาเข้า-ออกงานแบบออนไลน์ที่จะเอื้อประโยชน์ให้กับทุกฝ่ายตั้งแต่พนักงานยันฝ่าย HR กันเลยทีเดียว มาลองดูกันดีกว่าว่าระบบที่กำลังน่าสนใจนี้เป็นอย่างไร และเริ่มมีบริการไหนที่น่าสนใจที่ให้บริการในเมืองไทยกันบ้าง เพื่อที่จะได้เตรียมพร้อมเปลี่ยนแปลงสู่การเป็นออฟฟิศยุคดิจิตอลในอนาคต

ระบบบันทึกเวลาเข้า-ออกงานผ่านระบบออนไลน์ (Online Time Attendance Management) คืออะไร

ระบบบันทึกเวลาเข้า-ออกงานผ่านระบบออนไลน์ (Online Time Attendance Management) ก็คือระบบลงเวลาเข้าออกงานโดยผ่านอุปกรณ์ดิจิตอลต่างๆ ตั้งแต่ เครื่องสแกนลายนิ้วมือ (Finger Scanner), สมาร์ทโฟน (Smart Phone), แทบเล็ต (Tablet), ตลอดจนอุปกรณ์ต่างๆ ที่สามารถยืนยันตัวตนผู้ใช้งานได้อย่างชัดเจน ปลอดภัย และเชื่อมต่อสู่ระบบข้อมูลกลางอย่างระบบคลาวด์ (Cloud System) ได้ ซึ่งการยืนยันตัวตนในรูปแบบนี้สามารถเข้าระบบที่ไหนก็ได้ในโลก เป็นการบันทึกเวลาทำงานได้แบบ Real Time ที่เชื่อมต่อข้อมูลสู่ฐานข้อมูลกลางเดียวกัน แถมยังระบุตำแหน่งได้ชัดเจน สามารถเป็นหลักฐานประกอบได้อย่างมีประสิทธิภาพ ซึ่งจะช่วยลดปัญหาการเก็บข้อมูลโดยระบบสแกนนิ้วแบบเดิมที่ไม่เชื่อมต่อสู่ระบบออนไลน์หรือระบบตอกบัตรได้เป็นอย่างดี ทั้งยังสามารถประมวลผลข้อมูลได้หลากหลายรูปแบบ แม่นยำ ชัดเจน และรวดเร็วอีกด้วย

ความแตกต่างระหว่างเครื่องตอกบัตรกับเครื่องสแกนลายนิ้วมือแบบใหม่

ประโยชน์ของการบันทึกเวลาเข้า-ออกงานผ่านระบบออนไลน์และแอปพลิเคชั่นบริหารจัดการบุคคล

การนำเอาเทคโนโลยีสมัยใหม่เข้ามาประยุกต์ใช้กับการทำงานขององค์กรให้เหมาะสมนั้นจะช่วยให้แต่ละฝ่ายทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น ซึ่งประโยชน์ของการบันทึกเวลาเข้าออกงานผ่านแอปพลิเคชั่นบริหารจัดการบุคคล (Attendance Management Application) นั้นมีมากมายเช่นกัน

• 1.บริหารจัดการข้อมูลได้รวดเร็ว ว่องไว สะดวกสบาย : การบันทึกเวลาการทำงานในรูปแบบเดิมอย่างเช่นการตอกบัตรนั้นทำให้เสียเวลามาก และต้องใช้เวลามากในการนำเอาข้อมูลไปใช้ประโยชน์ การบันทึกเวลาการทำงานในรูปแบบใหม่นี้จะทำให้บริหารจัดการข้อมูลเป็นไปแบบอัตโนมัติ โดยเฉพาะการคำนวนต่างๆ ตั้งแต่การคำนวนชั่วโมงการทำงาน, การคำนวนชั่วโมงที่ไม่ได้ทำงาน, การคำนวนอัตราเงินเดือนของพนักงานแต่ละคน, ไปจนถึงการวิเคราะห์ข้อมูลต่างๆ นั้น ทำได้อย่างรวดเร็วผ่านโปรแกรม สามารถทราบข้อมูลได้แบบ Real Time และสามารถประมวลข้อมูลได้หลากหลายลักษณะตามต้องการอย่างทันท่วงที
• 2.ทุกอย่างรวมอยู่ในที่เดียว และ เบ็ดเสร็จในจุดเดียว (All in One & One Stop Service) : การเข้าออกงานแบบบันทึกเวลาระบบดั้งเดิม อย่างการตอกบัตร หรือ สแกนนิ้วมือนั้นเป็นเพียงแค่การบันทึกเวลาเข้าออกเฉยๆ การขาด-ลา-มาสาย หรือการดำเนินการเรื่องชั่วโมงการทำงานอื่นๆ นั้นยังคงเป็นระบบใช้มนุษย์จัดการบันทึกอยู่เช่นเคย แต่สำหรับการบันทึกเวลาเข้าออกงานผ่านแอปพลิเคชั่นบริหารจัดการบุคคล (Attendance Management Application) นั้นสามารถทำทุกอย่างได้ในที่เดียวทั้งในส่วนของพนักงานเองและฝ่ายทรัพยากรบุคคล ทำผ่านระบบฐานข้อมูลกลางที่ผ่านระบบ Cloud ซึ่งเป็นข้อมูลหนึ่งเดียวกัน ไม่ซับซ้อน ไม่ต้องมีข้อมูลหลายแหล่ง และเป็นบริการแบบ One Stop Service คือเข้ามาใน App เดียวแล้วจัดการได้ทุกเรื่อง ทุกอย่าง
• 3.สะดวกทุกที่ ทุกเวลา (Anywhere & Anytime) : พนักงานตลอดจนฝ่ายทรัพยากรบุคคล (HR) เองสามารถเข้า App ได้ทุกที่ทุกเวลาในการบันทึกเวลาเข้างานตามจริง และเหมาะสม ทั้งข้อมูลยังถูกต้องชัดเจนด้วย สามารถเข็คอินได้ทุกแห่งทั่วโลก ทุกเวลา แม้เวลาต่าง Time Zone กัน ซึ่งบางครั้งต้องไปทำงานยังต่างประเทศ ก็สามารถบันทึกเวลาทำงานตามจริงได้ ไม่ต้องรบกวนฝ่าย HR
• 4.หลักฐานที่ชัดเจนแน่นอน มีข้อมูลอ้างอิงที่น่าเชื่อถือ (Working Hours Evidence) : การบันทึกเวลาเข้าออกงานผ่านแอปพลิเคชั่นบริหารจัดการบุคคล (Attendance Management Application) นั้นยังทำให้ข้อมูลชัดเจน แน่นอน ถูกต้อง ไม่ได้อ้างอิงจากคำบอกเล่าของพนักงาน ซึ่ง App จะทำงานร่วมกับเทคโนโลยีระบบระบุตำแหน่งและเวลาได้ด้วย ทำให้มีหลักฐานแน่นอนจริงว่าอยู่ ณ สถานที่นั้น เวลานั้นจริงหรือเปล่า เป็นหลักฐานที่ดีกว่าการบอกปากเปล่า
• 5.พนักงานสามารถบริหารจัดการวันลาได้ด้วยตัวเอง : พนักงานทุกคนจะมีโควต้าในการลางานประจำตัวอยู่แล้ว เมื่อใช้ App แล้วจะทำให้เรารู้โควต้าที่ใช้ไป ตลอดจนโควต้าที่เหลือ รวมถึงจัดการการลาต่างๆ ได้ด้วยตนเอง ไม่จำเป็นต้องไปถามฝ่ายบุคคลซ้ำไปซ้ำมาถึงเรื่องโควต้าวันลา หรือสิทธิต่างๆ เพราะทุกอย่างจะคำนวนและปรากฎข้อมูลใน App ให้อัตโนมัติ ทำให้ง่ายต่อการบริหารวันลาของตนด้วยตัวเอง โดยไม่ต้องไปรบกวนคนอื่นหรือฝ่ายบุคคลจนเกินไป
• 6.ไม่สร้างความขัดแย้งให้กับบุคลากรในองค์กร : ระบบการบันทึกเวลาแบบเดิมเป็นเพียงการบันทึกเวลาเฉยๆ เท่านั้น การขาด-ลา-มาสาย ยังคงมีการตามข้อมูลกัน หรือโทรสอบถามกัน ซึ่งบางเรื่องก็ไม่มีใครอยากรบกวน หรือยุ่งเรื่องที่ไม่เกี่ยวกับตนเอง ตลอดจนซักถามข้อมูลความเป็นจริงเพื่อบันทึกลงในเอกสาร ซึ่งการสื่อสารระหว่างกันด้วยอารมณ์ในบางครั้งอาจทำให้เกิดการทะเลาะเบาะแว้ง และขัดแย้งกันได้ การใช้ App บันทึกเวลานั้นอาจลดการปะทะหรือทะเลาะในส่วนนี้ไปได้เยอะ และไม่สร้างความบาดหมางหรือความแตกแยกให้กับบุคลากรในองค์กรได้ด้วย
• 7.ประหยัดทรัพยากร : การใช้เทคโนโลยีเข้ามาช่วยบันทึกเวลาเข้าออกงานผ่านแอปพลิเคชั่นบริหารจัดการบุคคล (Attendance Management Application) นั้นจะช่วยทำให้องค์กรประหยัดทรัพยกรไปได้หลายอย่าง อย่างเช่น กระดาษในการบันทึกเอกสารต่างๆ ซึ่งยุคนี้เป็นยุคที่ทุกคนพยายามช่วยกันลดการใช้ทรัพยากรให้น้อยลง เพื่อโลกที่ยั่งยืนด้วย นอกจากนี้ก็ยังไม่จำเป็นต้องซื้อเครื่องมือต่างๆ เพิ่มเติม อย่างเช่น เครื่องมือตอกบัตร หรืออื่นๆ ใช้เพียงแค่เทคโนโลยีที่ไม่จำเป็นต้องใช้ทรัพยากรใดเดิ่ม
• 8.ประหยัดงบประมาณ : การประหยัดทรัพยากรนั้นส่งผลต่อการประหยัดงบประมาณโดยตรง ไม่ต้องมีงบจัดซื้ออุปกรณ์ให้สิ้นเปลือง หรืองบในการบำรุงรักษาซ่อมแซม ใช้เพียงแค่งบในการซื้อเทคโนโลยีเท่านั้น กรณีนี้องค์กรใหญ่มักจะเห็นผลในการประหยัดงบประมาณได้ชัดเจนกว่า
• 9.ไม่จำเป็นต้องใช้บุคลากรเยอะ : เมื่อมีเทคโนโลยีเข้ามาช่วยแบ่งเบาภาระการทำงาน ทำให้ลดอัตราจ้างพนักงานลงได้ เมื่อทุกคนร่วมกันใช้ App และระบบ Cloud ก็จะช่วยให้การทำงานสะดวกสบายขึ้น การจัดการง่ายขึ้น และไม่จำเป็นต้องใช้คนจัดการมาก ลดปริมาณคนในฝ่ายทรัพยากรมนุษย์ได้ องค์กรสามารถบริหารงานและเงินได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น
• 10.สามารถอัพเดท (Update) เทคโนโลยีใหม่ได้เสมอ : การอัพเดทเทคโนโลยีตลอดจนสิ่งที่เป็นประโยชน์สมัยใหม่กับซอฟท์แวร์ต่างๆ นั้นทำได้ง่าย สะดวก รวดเร็ว และประหยัดกว่าการอัพเดทฮาร์ทแวร์ โดยเฉพาะเทคโนโลยีดิจิตอลที่มีการ Update ได้แบบ Real Time ไม่ยุ่งยากเสียเวลา ทำให้ระบบสามารถมีอะไรใหม่ๆ มาเป็นตัวช่วยที่ดีได้เสมอ ประหยัดกว่าการใช้ฮารด์แวร์หรือซอฟท์แวร์ระบบปิด
• 11.พักงานเกิดความสบายใจ สุขภาพจิตดี เพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน : เมื่อพนักงานไม่ต้องมาหงุดหงิดกับเรื่องการตอกบัตรหรือบันทึกเวลาที่ออฟฟิศก็จะทำให้พนักงานรู้สึกเป็นอิสระมากขึ้น ไม่ต้องมากังวัลกับปัญหาที่ไม่เกี่ยวกับการทำงานในเรื่องที่ไม่เป็นเรื่อง ทำให้ชีวิตมีความสุข สุขภาพจิตดี ทำงานได้มีประสิทธิภาพขึ้น
• 12.บริษัทยังคงสร้างวินัยให้กับการทำงานขององค์กรได้เช่นเดิม : การบันทึกเวลาเข้าออกงานผ่านแอปพลิเคชั่นบริหารจัดการบุคคล (Attendance Management Application) ในระบบใหม่นี้ยังคงมีการบันทึกข้อมูลที่องค์กรจำเป็นต้องใช้เหมือนเดิม และยังคงสร้างวินัยให้กับพนักงานได้เช่นเดิม เพียงแต่ว่าจะเป็นวินัยในการบริการจัดการเวลาแบบยุคใหม่ที่ไม่จำเป็นจะต้องอยู่กับที่เสมอไป แต่ฝึกความรับผิดชอบในการทำงานและการใช้เวลาให้คุ้มค่าได้ดี มีวินัยในการบันทึกข้อมูล วินัยในการทำงานที่ชัดเจน และมีหลักฐานในการทำงานที่ชัดเจนขึ้นอีกด้วย เป็นข้อมูลอ้างอิงที่น่าเชื่อถือขึ้นได้ด้วย

บริษัทในเมืองไทยที่ให้บริการระบบบันทึกเวลาการเข้า-ออกงานผ่านระบบออนไลน์

เทรนด์ของการบันทึกเวลาเข้า-ออกงานผ่านระบบออนไลน์นี้กำลังเป็นกระแสนิยมที่กำลังมา หลายองค์กรเริ่มปรับเปลี่ยนหันมาใช้ระบบนี้กันบ้างแล้ว และช่วยให้ฝ่ายทรัพยากรมนุษย์ทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น และทำให้องค์กรมีศักยภาพขึ้นเช่นกัน ปัจจุบันมีหลายบริษัทที่เปิดให้บริการระบบบันทึกเวลาเข้าออกงานผ่านระบบออนไลน์ในเมืองไทย ซึ่งมีการให้บริการโปรแกรมตั้งแต่แบบให้ใช้ฟรี, ทดลองใข้ฟรีระยะสั้น, ไปจนถึงเสียค่าสมาชิกตลอดจนค่าดำเนินการ ซึ่งก็จะมีส่วนทำให้โปรแกรมแต่ละประเภทมีศักยภาพที่แตกต่างกันด้วย เรามาลองดูบริษัทที่ให้บริการในด้านนี้ในเมืองไทยกันดีกว่าว่ามีความน่าสนใจอย่างไรกันบ้าง

1. PAYDAY

4. Orisoft

5. WE-LA-DEE

6. OneDee

7. SMART TA

8. Cloud-TA

9. TimeMint

10. Face time stamp

11. Biosoft cloud

12. HumanOS

13. Fusion

บทสรุป

ระบบบันทึกเวลาเข้า-ออกงานยังคงมีความจำเป็นกับองค์กรอยู่ แต่การจะปรับตัวให้ทันตามยุคดิจิตอลนั้นสามารถปรับระบบนี้ให้มีความทันสมัยและสะดวกสบายขึ้นได้ ซึ่งเทรนด์แห่งออฟฟิศยุคดิจิตอลที่กำลังมานั้นก็คือการปรับระบบบันทึกเวลาเข้า-ออกงานสู่ระบบออนไลน์ (Online Time Attendance Management) ที่เชื่อมต่อกับระบบคลาวด์ (Cloud System) ที่เป็นฐานข้อมูลกลางเดียวกัน และมีการเชื่อมต่อกับอุปกรณ์หลากหลายรูปแบบเพื่ออำนวยความสะดวกให้กับพนักงานในการบันทึกเวลาเข้าออกงานด้วย ตั้งแต่การสแกนลายนิ้วมือผ่านสมาร์ทโฟน, การใช้ GPS ช่วยยืนยันและระบุตำแหน่งเพื่อเป็นหลักฐาน, ไปจนถึงการสามารถใช้สมาร์ทโฟนในการบริหารจัดการงานบุคคลต่างๆ อาทิ วันขาด-ลา-มาสาย ที่สามารถส่งขออนุมัติผ่านทางสมาร์ทโฟนได้ และฝ่ายบุคคลตลอดจนผู้บริหารก็สามารถกดอนุมัติผ่านสมาร์ทโฟนได้ทันทีเช่นกัน นอกจากความสะดวกสบายแล้วข้อมูลยังมีความปลอดภัยอีกด้วย และสามารถประมวลผลได้หลากหลายรูปแบบ ทั้งยังมีความถูกต้อง แม่นยำ และรวดเร็ว ซึ่งนี่คือเทรนด์ของออฟฟิศยุคดิจิตอลอย่างแท้จริง